Kako

se v

zadn

jem m

esec

u lot

iti uv

edbe

e-ra

čuna

12–1

4Ba

nke i

n pon

udni

ki e-

poti

so pr

ipra

vljen

i 16

Novo

poslo

vanj

e bo t

emel

jilo n

a e-d

okum

entih

26–2

9Pr

iložn

ost z

a cen

ejše

in bo

lj in

ovat

ivno p

oslo

vanj

e 32–

34

NOVEMBER 2014

www.fin

ance.si/p

it

Prvi januar bo šele Prvi korak

e-računi

2 e-računi

uvodnik

E-RAČUNI so posebna priloga časnika Finance.Iz dAl IN zA lo žIl: ČAs NIk FI NAN cE, d. o. o.www.fi nan ce.si Ured ni k priloge: Miran VargaTel.: 040 427 333Faks: 01 30 91 545E-poš ta: miran.varga@fi nan ce.siNas lov ni ca: Andrej NagodeTeh nič na ured ni ca: Maja VolkJe zi kov ni pregled: Špela križoglas no tr že nje: Boris SavićTel.: 01 30 91 534E-poš ta: boris.savic@finance.si Na roč ni ne: Svetlana MitrićTel.: 080 15 80

di rek tor Čas ni ka Fi nan cein glavni ured nik: Pe ter Frankl odgovorna urednica: Simona Toplak

Redakcijski sistem: StoryEditor

Tisk: de lo, d. d., Tiskarsko središče, ljub lja naNo vi nar ji upo šte va jo ko deks Čas ni ka Fi nan ce in in ter na pra vi la fi nanč ne ga no vi nar stva, ob jav lje na na splet ni stra ni ( http://www.fi nan ce.si/ko deks). Port fe lji čla nov re dak ci je Čas ni ka Fi nan ce so ob jav lje ni na splet ni stra ni ( http://www.fi nan ce.si/port fe lji). Na tis ni li smo: 11.820 iz vo dov

Drugo polovico leta je v slovenskih poslovnih okoljih zaznamovala be-seda e-računi. Za podje-tja, ki so e-poslovanje že

osvojila, ni bila nikakršen bavbav niti strošek, spet druga si pred njo še danes zatiskajo oči. A zakon-ska podlaga – ta vsem, ki posluje-jo s proračunskimi uporabniki, po 1. januarju 2015 nalaga izdajo e-ra-čunov – je pravzaprav odlična ra-zvojna priložnost za celotno go-spodarstvo. Gre za kamenček, ki bo sprožil plaz in množičen pre-hod podjetij na izdajo e-računov ter njihovo hrambo, od tu pa ven-darle ni prav daleč do obsežnejše rabe digitalnih dokumentov in ele-ktronskega poslovanja med podje-tji in kupci.

Pravzaprav je kar malce ironič-no, da se je poslovanje med poslov-nimi subjekti v papirni obliki ohra-nilo vse do danes. Podjetja so za-dnja desetletja v poslovanje pospe-šeno uvajala informacijske sisteme in poslovne aplikacije, med kateri-mi podatki in informacije potujejo v digitalni obliki, prav tako so di-gitalizirala svoje interne poslovne procese. Zakaj torej naša »obsede-nost« s papirjem? »Papirologija«, kot bomo pogosto slišali pisarni-ške (in druge) delavce označeva-ti papirno poslovanje, ni le časov-no neučinkovita, je tudi presneto draga in podvržena (ne)namernim napakam. V praksi torej zmanjšu-je vitkost in prilagodljivost poslo-vanja ter mu niža konkurenčnost.

Kdor si je vzel uro časa in se malce poglobil v delovanje siste-ma e-računov, bo ugotovil, da ta prinaša zelo veliko koristi. Avto-matizacija procesa izdaje in obde-

lave elektronskega računa pospe-ši poslovne procese, zmanjša šte-vilo napak, izboljša nadzor in po-enostavi revizijsko sledljivost ele-ktronskih dokumentov. Elektron-sko poslovanje je torej precej bolj kakovostno in učinkovito. Hkrati pa prinaša veliko razvojno prilo-žnost podjetjem in organizacijam vseh velikosti – te lahko razvijejo številne elektronske storitve, s ka-terimi ustvarijo nove prihodke in znižajo stroške, mogoče izboljša-jo raven podpore strankam in po-skrbijo za izboljšanje njihovega za-dovoljstva.

Naj v razmislek dodam nekaj številk. Zamenjava papirnega ra-čuna z elektronskim dokumen-tom ima globoke korenine in dol-go brado. Strokovnjaki so izraču-nali, da papirni račun stane pod-jetje do 14 evrov (seveda so pri tem upoštevani stroški infrastrukture, opreme, varne dolgoročne hram-be ter delo, potrebno za nastanek računa), medtem ko elektronski račun ta znesek zniža na evro. O tem, kako najceneje uvesti rešitve za izdajo, prejemanje in hrambo e-računov v poslovanje, pišemo v nadaljevanju, vsekakor pa se vlo-žek v e-račune povrne oziroma je ena boljših možnih naložb vsake-ga poslovnega subjekta.

V Sloveniji imamo več kot 2.800 proračunskih uporabnikov, s kate-rimi posluje prek 20 tisoč stalnih dobaviteljev in še precej več obča-snih dobaviteljev blaga in storitev. Pričakujem, da bo elektronsko ko-taleči se kamenček sprožil uvaja-nje aktivnega e-poslovanja ne sa-mo v javnem, temveč tudi v zaseb-nem sektorju. In to nadvse podpi-ram in pozdravljam.

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Kamenček, ki bo sprožil plaz strokovnjaki so

izračunali, da papirni račun stane podjetje do 14 evrov (seveda so pri tem upoštevani stroški infrastruk ture, opreme, varne dolgoročne hrambe ter delo, potrebno za nastanek računa), elektronski račun pa ta znesek zniža na evro.

Aleksandra Miklavčič, generalna direktorica uJP:»Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se proračunski uporabnik lahko obrne na novega dobavitelja.« 6–8

Preprostost eSloga ima pomanjkljivostiNekateri odkrito priznavajo, da so v želji narediti uporabo čim bolj preprosto izbrali preveč poenostavljeno obli-ko eSloga. 20

Zaton nacionalnega standarda že čez dobri dve leti?Slovenija bo morala leta 2017 sprejeti vseevropski standard za izdajanje elek-tronskih računov. 22, 23

Gospodinjstva bolj dovzetna za novostV Mariborskem vodovodu so e-račune prej sprejele fizič-ne kot pravne osebe. 42

181x240mm_oglas.indd 1 11/19/14 1:26 PMUntitled-2 1 20. 11. 14 13:04

SODELOVANJE Z DEŽELNO BANKO SLOVENIJE PRINAŠA IZDAJATELJEM E-RAÈunov NASLEDNJE KORISTI:

• smo najugodnejši posrednik e-raèunov, • v sistem E-raèun smo vkljuèili tudi samostojne podjetnike in osebe z

dopolnilno dejavnostjo,• sodelujemo z izdajatelji in jim nudimo pomoè pri testiranju in

vzpostavitvi sistema E-raèun,• razvijamo sistem roènega vnosa e-raèunov za male izdajatelje.

Poslovanje z e-raèuni prinaša PREDNOSTI tako za IZDAJATELJE kot za PREJEMNIKE e-raèunov.

Kako postanete izdajatelj e-raèunov pri Deželni banki Slovenije?ZELO ENOSTAVNO:V eni izmed 85 poslovalnic po vsej Sloveniji odprete TRR, po aktiviranju elektronske banke vas bomo v roku 24 ur vkljuèili v centralni register izdajateljev e-raèunov. In že boste lahko zaèeli pošiljati elektronske raèune vašim kupcem izdelkov in storitev.

Pridružite se nam in izkoristite številne ugodnosti, ki smo jih pripravili za nove stranke:

Mi znamo z ljudmi.

Cena za posredovan e-raèun že od 15 centov.

Posebno pozornost posveèamo malim izdajateljem, samostojnim podjetnikom, kmetovalcem in osebam z dopolnilno dejavnostjo, ki so s spremembami zakonodaje s 1. 1. 2015 primorani izdajati raèune v elektronski obliki.

Uporabnikom zagotavljamo testno okolje, v katerem lahko sami ali z našo pomoèjo preizkusijo delovanje svojega zalednega sistema. Pri tem jim nudimo strokovno svetovanje in tehnièno pomoè.

Po 1. 1. 2015 bomo razvili program za roèni vnos elektronskih raèunov, ki bo primeren za tiste male izdajatelje, ki nimajo lastne zaledne podpore.

Prednosti za IZDAJATELJE:

• nižji stroški: zaradi optimizacije procesa pri pripravi in izdaji e-raèunov ter prihranka pri materialnih stroških,

• preglednost: pregled prejetih in plaèanih e-raèunov na enem mestu, • enostaven uvoz iz raèunovodskih aplikacij: uvažanje pripravljenih e-raèunov je enostavno in hitro,• avtomatizacija: samodejno zapiranje knjigovodskih postavk,• manjše število reklamacij: plaèilo se kreira na podlagi poslanih raèunov,• skrb za okolje: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.

Prednosti za PREJEMNIKE:

• enostaven prejem: prejem raËunov neposredno v elektronsko banko,• nižji stroški: racionalizacija spremljanja prejetih e-raËunov in priprave plaËil,• urejen arhiv: evidenca raËunov na enem mestu, • enostavna in hitra obdelava: proces zajemanja prejetih e-raËunov je enostaven in hiter, izvozite

jih lahko v svoj raËunovodski program, • enostavno plaèilo: iz e-raËuna se samodejno oblikuje plaËilni nalog, ki se ga potrdi z 1 klikom v

elektronski banki, kar zmanjša možnosti vnosnih napak,• hitro naroèanje: prejemnik se na e-raËune posameznega izdajatelja naroËi enostavno preko

elektronske banke,• odgovoren odnos do okolja: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.

Pridružite se nam in izkoristite številne ugodnosti, ki smo jih pripravili za nove stranke:

Mi znamo z ljudmi.

Na vaša vprašanja o e-raèunih vam bomo z veseljem odgovorilipo telefonu (01 4727 389) ali e-pošti (dbsnet@dbs.si).

Sistem e-raèunov izdajateljem omogoèa enostavno pošiljanje elektronskih raèunov, prejemnikom pa njihovo preprosto plaèevanje v elektronski banki. Od 1. 1. 2015 jih bodo morali zaèeti izdajati vsi, ki poslujejo s proraèunskimi uporabniki (spremembe in dopolnitve ZOPSPU-A).

SODELOVANJE Z DEŽELNO BANKO SLOVENIJE PRINAŠA IZDAJATELJEM E-RAÈunov NASLEDNJE KORISTI:

• smo najugodnejši posrednik e-raèunov, • v sistem E-raèun smo vkljuèili tudi samostojne podjetnike in osebe z

dopolnilno dejavnostjo,• sodelujemo z izdajatelji in jim nudimo pomoè pri testiranju in

vzpostavitvi sistema E-raèun,• razvijamo sistem roènega vnosa e-raèunov za male izdajatelje.

Poslovanje z e-raèuni prinaša PREDNOSTI tako za IZDAJATELJE kot za PREJEMNIKE e-raèunov.

Kako postanete izdajatelj e-raèunov pri Deželni banki Slovenije?ZELO ENOSTAVNO:V eni izmed 85 poslovalnic po vsej Sloveniji odprete TRR, po aktiviranju elektronske banke vas bomo v roku 24 ur vkljuèili v centralni register izdajateljev e-raèunov. In že boste lahko zaèeli pošiljati elektronske raèune vašim kupcem izdelkov in storitev.

Pridružite se nam in izkoristite številne ugodnosti, ki smo jih pripravili za nove stranke:

Mi znamo z ljudmi.

Cena za posredovan e-raèun že od 15 centov.

Posebno pozornost posveèamo malim izdajateljem, samostojnim podjetnikom, kmetovalcem in osebam z dopolnilno dejavnostjo, ki so s spremembami zakonodaje s 1. 1. 2015 primorani izdajati raèune v elektronski obliki.

Uporabnikom zagotavljamo testno okolje, v katerem lahko sami ali z našo pomoèjo preizkusijo delovanje svojega zalednega sistema. Pri tem jim nudimo strokovno svetovanje in tehnièno pomoè.

Po 1. 1. 2015 bomo razvili program za roèni vnos elektronskih raèunov, ki bo primeren za tiste male izdajatelje, ki nimajo lastne zaledne podpore.

Prednosti za IZDAJATELJE:

• nižji stroški: zaradi optimizacije procesa pri pripravi in izdaji e-raèunov ter prihranka pri materialnih stroških,

• preglednost: pregled prejetih in plaèanih e-raèunov na enem mestu, • enostaven uvoz iz raèunovodskih aplikacij: uvažanje pripravljenih e-raèunov je enostavno in hitro,• avtomatizacija: samodejno zapiranje knjigovodskih postavk,• manjše število reklamacij: plaèilo se kreira na podlagi poslanih raèunov,• skrb za okolje: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.

Prednosti za PREJEMNIKE:

• enostaven prejem: prejem raËunov neposredno v elektronsko banko,• nižji stroški: racionalizacija spremljanja prejetih e-raËunov in priprave plaËil,• urejen arhiv: evidenca raËunov na enem mestu, • enostavna in hitra obdelava: proces zajemanja prejetih e-raËunov je enostaven in hiter, izvozite

jih lahko v svoj raËunovodski program, • enostavno plaèilo: iz e-raËuna se samodejno oblikuje plaËilni nalog, ki se ga potrdi z 1 klikom v

elektronski banki, kar zmanjša možnosti vnosnih napak,• hitro naroèanje: prejemnik se na e-raËune posameznega izdajatelja naroËi enostavno preko

elektronske banke,• odgovoren odnos do okolja: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.

Pridružite se nam in izkoristite številne ugodnosti, ki smo jih pripravili za nove stranke:

Mi znamo z ljudmi.

Na vaša vprašanja o e-raèunih vam bomo z veseljem odgovorilipo telefonu (01 4727 389) ali e-pošti (dbsnet@dbs.si).

Sistem e-raèunov izdajateljem omogoèa enostavno pošiljanje elektronskih raèunov, prejemnikom pa njihovo preprosto plaèevanje v elektronski banki. Od 1. 1. 2015 jih bodo morali zaèeti izdajati vsi, ki poslujejo s proraèunskimi uporabniki (spremembe in dopolnitve ZOPSPU-A).

intervju

6 e-računi

Za vsa podjetja, ki poslujete s prora-čunskimi uporabniki, se 1. januar-ja napovedujejo spremembe. Po tem datumu jim boste namreč lah-ko izdali le še elektronske račune.

To pomeni, da se bo od šest do osem milijo-nov računov izdajalo le še po elek tronskih poteh, a to je le prvi korak do tega, da bi ele-ktronske račune za poslovanje uporabljala vsaj večina gospodarskih subjektov.

uuPrvega januarja se uvajajo e-računi pri poslovanju s proračunskimi upo-rabniki. Kaj to pomeni za podjetja, ki poslujejo z njimi?Vsi, ki račune izdajajo proračunskim upo-rabnikom, bodo morali te račune od leta 2015 pošiljati v elektronski obliki. Treba je opozoriti, da presečni datum za poslane račune ni 1. januar. Če račun do prejemnika prispe 1. januarja, mora biti izdan že kot e-račun. Presečni datum je torej 31. decem-ber. Po 1. januarju morajo biti vsi računi, ki jih dobijo proračunski uporabniki, v elektronski obliki.

uuKaj pravzaprav je e-račun?E-račun je navaden račun, le v elektronski obliki in ima zato drugačno pot do preje-mnika, drugačno obdelavo, a enako vsebino in vrednost.

Špela Mikušspela.mikus@finance.si

E-računi za proračunske

uporabnike so le prvi korak

Aleksandra Miklavčič, generalna direktorica uprave za javna plačila

Če proračunski uporabniki prejmejo papirnat račun, gre za kršenje zakona, ni pa prekršek. Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se proračunski uporabnik lahko obrne na novega dobavitelja, ki je e-račune sposoben izdajati.

uuKako so podjetja že zdaj pripra-vljena na e-račune?Že nekaj časa sodelujemo z Gospodarsko zbornico Slovenije v okviru Nacionalnega foruma za eRačun in prek tega tudi dobi-vamo informacije, kako so podjetja sezna-njena z e-računi. Nekatera velika podjetja že poslujejo z e-računi, jih prejemajo in izdajajo. Najtežji pri vsem je začetek. Po mojih pričakovanjih bo zahteva, da morajo podjetja proračunskim uporabnikom iz-dajati e-račune, prelomnica in bodo tudi med seboj začela poslovati z e-računi.

uuTa ureditev torej pomeni, da si bo tudi zasebni sektor med sabo lahko začel izdajati e-račune?Menimo, da se bo to zgodilo. Naš sistem omogoča prejetje e-računa prek bančne-ga sistema, kjer je že utečen sistem za izmenjave, prek določenih ponudnikov elektronskih poti in prek portala uprave za javna plačila (UJP). To vse bo tudi podlaga za izmenjavo e-računov med gospodar-skimi subjekti. Poti so že postavljene in prepričana sem, da se bo zelo malo podjetij odločilo za prejemanje in izdajo računov tako v elektronski kot tudi papirni obliki.

uuTorej, izdajanje e-računov pro-računskim uporabnikom je le prvi korak?Da. Končni cilj je, da bi se e-računi razširili tudi med poslovnimi subjekti.

E-računi 7

Aleš Beno Slovenija ni med prvimi državami, ki uvajajo e-račune, a nismo niti med zadnjimi. Želimo urediti tudi to, da bo mogoče izmenjevati e-račune s tujino, a to načrtujemo šele v drugi fazi.��� Aleksandra Miklavčič, direktorica Uprave za javna plačila Ljubljana

uu�Na koliko podjetij vpliva uvedba elektronskih računov za poslovanje s proračunskimi uporabniki?Števila podjetij ne poznam, ocenjujemo pa, da gre za šest do osem milijonov ra-čunov na leto.

uu�Omenili ste tri različne možnosti za izdajanje e-računa. Kako bo to vide-

ti v praksi, če ima podjetje na primer urejeno pot prek bančnega sistema, prejemnik pa ima ponudnika elek-tronske poti? Kako bo pot usklajena, da pri izdajanju in prejemanju ne bo težav?Zdaj izdate račun na papirju, ga v ovoj-nici oddate na pošto, pošljete in ste prepričani, da pride do prejemnika.

Izmenjavo e-računov smo postavili po-dobno. Kot izdajatelj imate možnost, da e-račun izdate neposredno prek našega portala UJP, kjer ga vpišete. Če pa izdajate veliko računov, izberete banko ali enega izmed ponudnikov ele-ktronskih poti glede na njihove pogoje. Ko e-račun oddate, brez težav pride do prejemnika.

intervju

8 e-računi

uuTorej ni možnosti, da bi se račun vmes izgubil oziroma poti ne bi bili usklajeni?Ne, saj se program povezuje izključno z elektronsko potjo. Na končnih postajah se bo s sistemom povezovalo veliko računo-vodskih sistemov, dokumentnih sistemov in tako naprej.

uuKako se odločiti za pravega, kate-ra merila so najpomembnejša? Kje so glavne razlike med ponudniki?Gre za poslovno odločitev podjetja. Od-visno je od števila izdanih in prejetih računov ter cene. Vsak naj se pozanima o tem, katere možnosti ima, in si izbere najprimernejšo pot.

uuKako podjetje ve, katerega ponu-dnika izbrati?Na spletni strani UJP imamo objavlje-no bazo ponudnikov elektronskih poti, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo in s katerimi je mogoče izmenjavati e-račune. Imamo objavljen tudi seznam bank, ki so-delujejo v izmenjavi. Oba seznama sproti posodabljamo. Če izberete kateregakoli izmed ponudnikov v bazi, pomeni, da lah-ko že danes račun pride do proračunskega uporabnika. Če z nami ponudnik elek-tronskih poti nima podpisane pogodbe, pa to ni gotovo.

uuSistemi bodo najverjetneje uskla-jeni. Torej če neko podjetje e-račun pošilja proračunskemu uporabniku, lahko isti sistem uporabi za izdajo e-računa drugemu podjetju?Da. Ne vem sicer, ali so vsi ponudniki elek-tronskih poti povezani z bankami ali med seboj, medtem ko banke med sabo so. Torej, katerikoli banki račun oddate, do prejemni-ka pride brez težav. Cilj je, da e-račun prispe do prejemnika naslednji dan, a izkušnje ka-žejo, da večinoma lahko pride že isti dan.

uuPonudnikov elektronskih poti je že zdaj več. Ali pričakujete, da se bo njihovo število še povečevalo?Gotovo se bodo ponudniki še spreminjali. Zdaj so se vključili tisti, ki so te storitve že ponujali, in tisti, ki v e-računih vidijo priložnost. Ker gre še vedno za nekakšno novost na trgu, mislim, da se bo konku-renca še razvijala.

uuKje so še neznanke pred uvedbo e-računov?Največ vprašanj je prav o tem, katera pot je najugodnejša. O tem se je treba pozanimati pri ponudnikih. Menim pa, da težave ne bodo tehnične, temveč povezane s pristo-pom k prenovi procesov.

uuMeja za izdajanje e-računov prek vašega portala je pet računov na mesec. Je ta meja trdno določena?Ne. Pri analizi izdajateljev računov smo opazili veliko zelo malih izdajateljev, ki bi imeli visoke stroške in težave s pripra-vo računa v elektronski obliki. Tu gre za kmete, samostojne podjetnike in druge. Portal, ki bo začel delovati januarja in bo od konca septembra na voljo v preizkusni različici, je rešitev tega. Pet računov na mesec je naša trenutna ocena. Želimo, da bi velika podjetja in veliki izdajatelji z iz-dajo e-računov pozitivno vplivali na razvoj izmenjave e-računov tudi med poslovnimi subjekti, česar pa z izkoriščanjem portala ne bi zagotovili.

uuKako podjetja vedo, ali je tisti, ki mu izdajajo račun, med proračunskimi uporabniki?Že januarja smo proračunske uporabnike opomnili, naj svoje izdajatelje računov opozorijo na to novost. Sodelujemo tudi na različnih seminarjih o tej temi. UJP je objavil seznam proračunskih uporabnikov. Pripravljamo brezplačen register, iz kate-rega bo razvidno, kdo vse je proračunski uporabnik. Če torej podjetje ni prepričano, ali je prejemnik računa proračunski upo-rabnik, mu bodo tu na voljo vsi potrebni podatki.

uuKako daleč smo še od tega, da bodo proračunski uporabniki izdajali le še e-račune?Zakon določa, da je izdaja e-računa mogo-ča, če se s tem strinja prejemnik računa. Država je z dopolnitvami zakona o opra-

vljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike izrazila strinjanje, da e-račune prejema. Pravnih in predvsem fizičnih oseb v to ni mogoče prisiliti. Prihranek, ki ga omogočajo e-računi, pa bi lahko privedel do tega, da bi bilo v Sloveniji 70 odstotkov poslovanja pokritega z e-računi. A to se bo zgodilo šele čez nekaj let.

uuKako ima tujina urejeno področje e-računov? Ste se po kom zgledovali?Avstrija ima področje e-računov za javni sektor že urejeno, Italija prav tako. Vse-binsko in strukturno so med nami neke razlike. Slovenija ni med prvimi država-mi, ki uvajajo e-račune, a nismo niti med zadnjimi. Želimo urediti tudi to, da bo mogoče izmenjevati e-račune s tujino, a to načrtujemo šele v drugi fazi. Pri po-stavitvi sistema smo se zgledovali tako po izkušnjah drugih držav kot po lastnih izkušnjah. Od leta 2006 sodelujemo v raz-ličnih skupinah v Sloveniji. In z leti smo prišli do te rešitve. Ko smo ugotovili, da se da dober rezultat doseči z ne prevelikimi naložbami, smo se odločili za ureditev tega področja z zakonom.

uuKako bo z nadzorom nad uporabo elek tronskih računov?Kazenske sankcije za prejem e-računa so predvidene le, če ga prejemnik – prora-čunski uporabnik – dobi mimo vstopne točke UJP. Ni pa prekršek, če je račun prejet v drugi obliki, recimo papirni. To ni sankcionirano. Verjamemo pa, da bodo proračunski uporabniki zahtevali e-račun, saj je to ceneje. Če proračun-ski uporabniki prejmejo papirnat račun, gre za kršenje zakona, ni pa prekršek. Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se proračunski uporabnik lahko obrne na novega dobavitelja, ki je e-račune spo-soben izdajati.

uuKakšni so stroški z uvedbo sistema za e-račune?Gre za različne aplikacije, zato so stroški različni. Pri svojem procesu izdajanja ele-ktronskega računa mora vsako podjetje ugotoviti, prek katerega sistema ga izdaja. Ali je to računovodski ali dokumentni sis-tem. Podjetje mora tudi ugotoviti, kako se lahko zdajšnji sistem nadgradi. Nekateri sistemi že omogočajo izdajanje e-raču-nov, spet pri drugih so potrebne celostne spremembe. Zato so stroški lahko zelo različni. Največji prihranki pa bodo prav pri obdelavi računov in pri elektronski hrambi računov.

Intervju je bil 11. septembra objavljen v časniku Finance.

Prihranek, ki ga omogočajo e-računi, bi lahko privedel do tega, da bi bilo v Sloveniji 70 odstotkov poslovanja pokritega z e-računi. A to se bo zgodilo šele čez nekaj let.

6-8milijonov papirnih računov se bo z novim letom spremenilo v e-račune.

Sistem E-račun prek centralnega pos-rednika Bankart so postavile slovenske banke že septembra 2011. S tem so omogočile izmenjavo e-računov tako med komitenti slovenskih bank kot tudi med komitenti Uprave RS za javna plačila (UJP). Podjetja pa lahko prek svoje elek-tronske banke izdajo ali prejmejo račun oziroma oboje v elektronski obliki ne gle-de na to, pri kateri banki imajo odprt ra-čun. Prav tako lahko elektronske račune prejemajo tudi fizične osebe.

REŠITEV, KI JO PONUJAJO V ABANKIAbanka svojim strankam – pravnim ose-bam in podjetnikom – omogoča izdaja-nje in prejemanje e-računov prek ele-ktronske banke Abacom že od začetka delovanja sistema E-račun. V banki so se za uvedbo sistema izmenjave e-računov odločili, ker so v tem videli nove poslov-ne priložnosti pri vstopu na nove trge, pridobivanju novih partnerjev, napre-dek z ekološkega vidika in konkurenčno prednost v slovenskem bančnem pro-storu.

E-računi so zdaj na voljo širokemu kro-gu podjetij in gospodinjstev in izdaja-telju omogočajo optimizacijo stroškov, delovnih procesov in preprostejše za-piranje izdanih računov, prejemniku pa prihranek denarja in časa, preprosto plačevanje in zapiranje prejetih e-ra-čunov v računovodstvih, neposredno pripravo plačilnega naloga z e-računa in možnost dolgoročne, zakonsko skla-dne elektronske hrambe e-računov.

KAKO ZAČETI POSLOVANJEČe želi podjetje postati izdajatelj e-ra-čunov, mora te pripraviti v skladu s teh-nično dokumentacijo in z banko, prek katere želi pošiljati e-račune, podpisati izjavo za vključitev v sistem. Vsi izdajate-lji so vpisani v centralni register izdaja-

teljev e-računov, ki je javno objavljen na spletni strani družbe Bankart.

Podjetjem, ki vsak mesec izdajo manj ra-čunov in se jim razvoj lastnih aplikacij za vključitev v sistem izmenjave e-računov preprosto ne splača, ponujajo v Abanki tako imenovani ročni vnos e-računov ter posredovanje teh s prilogami po bančnih poteh do prejemnikove elek-tronske banke pri katerikoli slovenski banki, vključeni v sistem. Na prejemanje elektronskega računa se stranke Abanke naročijo prek Abacoma ali spletne ban-ke Abanet tako, da oddajo »e-prijavo/odjavo« pri izdajateljih računov, ki to omogočajo.

Če je prejemnik e-računa podjetje, lahko preprosto s klikom pripravi plačilni nalog ali pa e-račun pred plačilom uvozi v svoj informacijski sistem (ERP) in poskrbi za njegovo likvidacijo. Kadar je prejemnik e-računa fizična oseba, prejme e-račun v spletno banko Abanet in ga preprosto poravna s klikom. Tako se izogne pre-tipkavanju vsebine e-računa v plačilni

nalog, s tem pa prihrani čas in se izogne morebitnim napakam pri vnosu.

HRANJENJE E-RAČUNOV V E-ARHIVU V SKLADU Z ZAKONOM V Abanki podjetjem omogočajo tudi vlaganje elektronskih računov v varen in zakonsko skladen e-arhiv pri podjetju Mikrocop. Vlaganje e-računov naročijo ob prijavi na storitev e-račun. V dolgoroč-no hrambo lahko oddajo tako prejete kot izdane e-račune. Pogodbo za Arhiviraj.si e-račun podjetje sklene neposredno z arhivarjem.

Sistem za izmenjavo e-računov je to-rej sklenjen, vendar se razvoj nadaljuje. Infrastrukturo e-računov bodo namreč podjetja v prihodnosti lahko uporabljala tudi za prenos drugih e-dokumentov in izmenjavo e-računov s tujino. Prihodnost e-računov vidimo tudi v mobilni banki pri plačevanju z mobilnim telefonom.

Sprejeti zakon o obveznem prejemanju računov v elektronski obliki, ki ga bodo začeli izva-jati 1. januarja 2015, bo na eni strani za vse proračunske uporabnike, na drugi pa za podjetja in tudi banke pomenil velik premik v elektronskem poslovanju.

Med prejemniki e-računov od 1. januarja 2015 obvezno tudi proračunski uporabniki

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Storitve Pošte Slovenije na področju e-računov so zanimive za samostojne podjetnike in podjetja vseh velikosti. Izdajatelji bodo lahko svoje e-raču-ne pripravljali v spletni aplikaciji ali v lastnem informacijskem sistemu.

PRIPRAVA ERAČUNOV ZA MALE IZDAJATELJE Priprava e-računa, skladnega s predpi-si in standardom eSlog, pomeni izziv predvsem majhnim izdajateljem, ki so do zdaj račune pripravljali v različ-nih urejevalnikih besedil ali manjših namenskih programih. Nakup novih ali nadgradnja uveljavljenih rešitev za pripravo e-računa v eSlogu je lahko za male izdajatelje višji strošek, saj so tudi rešitve ta hip zaradi večjega povpraše-vanja praviloma dražje.Elegantnejša možnost za uporabnike, ki iščejo preprosto, dostopno in cenov-no ugodno rešitev za pripravo e-raču-nov, je spletna aplikacija eRačun. Pri-merna je za izdajatelje, ki vsak mesec izdajo manjše število e-računov (na primer okoli sto), saj jim poenostavi in pospeši pripravo e-računov. Uporab-nik e-račun pripravi iz vnaprej priprav-ljene predloge, vgrajen šifrant postavk pa omogoča dodajanje postavk za opravljene storitve z enim klikom. Ob posredovanju e-računa po e-pošti se izdela še PDF-dokument, zato preje-mnik zlahka prebere vsebino prejetega e-računa. Spletna aplikacija je priprav-ljena tako, da lahko uporabnik do te dostopa tudi prek mobilnega telefona ali tablice.

AVTOMATIZACIJA PROCESOV ZA VEČJE IZDAJATELJECilj večjih izdajateljev je predvsem av-tomatizacija procesov izdajanja in pre-

jemanja e-računov. Informacijski sis-temi, ki jih za fakturiranje uporabljajo večji izdajatelji, večinoma že podpirajo obliko eSlog. Ti za pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom potrebu-jejo le še ponudnika e-poti. To vlogo lahko prevzame storitev eRačun Pošte Slovenije. Podjetja preprosto pripravi-jo e-račune v svojem okolju oziroma aplikaciji in te posredujejo v sistem Pošte Slovenije, kjer se izvede verifika-cija e-računa, tega po potrebi digitalno podpišejo in posredujejo Upravi Repu-blike Slovenije za javna plačila (UJP). Če izdajatelj nima ustrezne rešitve za fakturiranje, mu v Pošti Slovenije po-nudijo storitev po meri in pripravo mo-dula za pretvorbo podatkov za račun v obliko eSlog.

VARNE E-POTIPoština storitev omogoča različne poti pošiljanja e-računov. Poleg posredo-vanja na UJPnet omogoča dostavo e-računov drugim prejemnikom. Za zanesljivo dostavo e-računov preje-mnikom se pošiljatelj lahko odloči za storitev e-vročanja v varne e-predale (moja.posta.si) ali uporabo registrira-ne e-pošte. Zadnja storitev omogoča dostavo sporočila z e-povratnico na prejemnikov e-naslov, s tem pa odpa-dejo (ne)namerne »izgube« e-računov v e-poštnem sistemu in morebitno do-datno delo, povezano z vnovično izda-jo. Obvladovanje izdanih e-računov je tako zanesljivejše.

HRAMBA V CERTIFICIRANEM EARHIVUOrganizacije in samostojni podjetniki so zavezani hraniti prejete in izdane račune. Če je bil račun izdan v elek-tronskem zapisu oziroma v standardu eSlog, je to njegova izvirna oblika, ki ji je treba zagotavljati celovitost in av-tentičnost za obdobje 10, v nekaterih primerih pa tudi 20 let. Zato lahko upo-rabniki svoje prejete in izdane e-račune tudi varno hranijo v certificirani (in od Arhiva RS akreditirani) storitvi varne hrambe eArhiv. Pošta Slovenije zagota-vlja, da bodo e-računi uporabnikov var-no shranjeni brez bojazni pred izgubo.

TESTIRANJE STORITVEStoritev eRačun je možno pred upora-bo tudi celovito preizkusiti v testnem okolju. Tako lahko uporabniki preverijo funkcionalnosti in delovanje spletne aplikacije ali pa svoj informacijski sis-tem povežejo s storitvijo. S tem se lah-ko pred odločitvijo prepričajo, ali stori-tev izpolnjuje njihova pričakovanja.

Do e-računa s preprosto in ugodno rešitvijoPošta Slovenije je svojo ponudbo informacijskih storitev dopolnila z rešitvijo eRačun, v okvi-ru katere ponuja pripravo e-računa v eSlogu, posredovanje e-računa po različnih e-poteh in varno hrambo tega.

Poština nova rešitev eRačun omogoča pripravo e-računa v standardu eSlog ter njegovo posredovanje po različnih e-poteh in hrambo. Zanimiva je za sa-mostojne podjetnike in podjetja vseh velikosti.

POSTA_2x203x271.indd 2-3 25. 11. 14 13:46

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Storitve Pošte Slovenije na področju e-računov so zanimive za samostojne podjetnike in podjetja vseh velikosti. Izdajatelji bodo lahko svoje e-raču-ne pripravljali v spletni aplikaciji ali v lastnem informacijskem sistemu.

PRIPRAVA ERAČUNOV ZA MALE IZDAJATELJE Priprava e-računa, skladnega s predpi-si in standardom eSlog, pomeni izziv predvsem majhnim izdajateljem, ki so do zdaj račune pripravljali v različ-nih urejevalnikih besedil ali manjših namenskih programih. Nakup novih ali nadgradnja uveljavljenih rešitev za pripravo e-računa v eSlogu je lahko za male izdajatelje višji strošek, saj so tudi rešitve ta hip zaradi večjega povpraše-vanja praviloma dražje.Elegantnejša možnost za uporabnike, ki iščejo preprosto, dostopno in cenov-no ugodno rešitev za pripravo e-raču-nov, je spletna aplikacija eRačun. Pri-merna je za izdajatelje, ki vsak mesec izdajo manjše število e-računov (na primer okoli sto), saj jim poenostavi in pospeši pripravo e-računov. Uporab-nik e-račun pripravi iz vnaprej priprav-ljene predloge, vgrajen šifrant postavk pa omogoča dodajanje postavk za opravljene storitve z enim klikom. Ob posredovanju e-računa po e-pošti se izdela še PDF-dokument, zato preje-mnik zlahka prebere vsebino prejetega e-računa. Spletna aplikacija je priprav-ljena tako, da lahko uporabnik do te dostopa tudi prek mobilnega telefona ali tablice.

AVTOMATIZACIJA PROCESOV ZA VEČJE IZDAJATELJECilj večjih izdajateljev je predvsem av-tomatizacija procesov izdajanja in pre-

jemanja e-računov. Informacijski sis-temi, ki jih za fakturiranje uporabljajo večji izdajatelji, večinoma že podpirajo obliko eSlog. Ti za pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom potrebu-jejo le še ponudnika e-poti. To vlogo lahko prevzame storitev eRačun Pošte Slovenije. Podjetja preprosto pripravi-jo e-račune v svojem okolju oziroma aplikaciji in te posredujejo v sistem Pošte Slovenije, kjer se izvede verifika-cija e-računa, tega po potrebi digitalno podpišejo in posredujejo Upravi Repu-blike Slovenije za javna plačila (UJP). Če izdajatelj nima ustrezne rešitve za fakturiranje, mu v Pošti Slovenije po-nudijo storitev po meri in pripravo mo-dula za pretvorbo podatkov za račun v obliko eSlog.

VARNE E-POTIPoština storitev omogoča različne poti pošiljanja e-računov. Poleg posredo-vanja na UJPnet omogoča dostavo e-računov drugim prejemnikom. Za zanesljivo dostavo e-računov preje-mnikom se pošiljatelj lahko odloči za storitev e-vročanja v varne e-predale (moja.posta.si) ali uporabo registrira-ne e-pošte. Zadnja storitev omogoča dostavo sporočila z e-povratnico na prejemnikov e-naslov, s tem pa odpa-dejo (ne)namerne »izgube« e-računov v e-poštnem sistemu in morebitno do-datno delo, povezano z vnovično izda-jo. Obvladovanje izdanih e-računov je tako zanesljivejše.

HRAMBA V CERTIFICIRANEM EARHIVUOrganizacije in samostojni podjetniki so zavezani hraniti prejete in izdane račune. Če je bil račun izdan v elek-tronskem zapisu oziroma v standardu eSlog, je to njegova izvirna oblika, ki ji je treba zagotavljati celovitost in av-tentičnost za obdobje 10, v nekaterih primerih pa tudi 20 let. Zato lahko upo-rabniki svoje prejete in izdane e-račune tudi varno hranijo v certificirani (in od Arhiva RS akreditirani) storitvi varne hrambe eArhiv. Pošta Slovenije zagota-vlja, da bodo e-računi uporabnikov var-no shranjeni brez bojazni pred izgubo.

TESTIRANJE STORITVEStoritev eRačun je možno pred upora-bo tudi celovito preizkusiti v testnem okolju. Tako lahko uporabniki preverijo funkcionalnosti in delovanje spletne aplikacije ali pa svoj informacijski sis-tem povežejo s storitvijo. S tem se lah-ko pred odločitvijo prepričajo, ali stori-tev izpolnjuje njihova pričakovanja.

Do e-računa s preprosto in ugodno rešitvijoPošta Slovenije je svojo ponudbo informacijskih storitev dopolnila z rešitvijo eRačun, v okvi-ru katere ponuja pripravo e-računa v eSlogu, posredovanje e-računa po različnih e-poteh in varno hrambo tega.

Poština nova rešitev eRačun omogoča pripravo e-računa v standardu eSlog ter njegovo posredovanje po različnih e-poteh in hrambo. Zanimiva je za sa-mostojne podjetnike in podjetja vseh velikosti.

POSTA_2x203x271.indd 2-3 25. 11. 14 13:46

aktualno

12 e-računi

Samostojni podjetniki in podjetja v različnem obsegu uporabljajo so-dobno tehnologijo. Nekateri med njimi je celo sploh ne. Elektronski račun pa že s svojim imenom daje

vedeti, da nastane med elektronskim obli-kovanjem dokumentov. Ogledali smo si ne-kaj primerov, kako v zadnjem mesecu dni pred zakonodajnim rokom uvesti rešitev za izdajo e-računov.

Mali izdajatelji z velikimi izziviNajmanj pripravljeni na izdajo računov v ele-ktronski obliki so številni kmetje in obrtniki ter samostojni podjetniki. Ti pri svojem delu ne uporabljajo računalnikov in navadno iz-dajo le manjše število računov na mesec, za-to utegne biti za te zahteva za pošiljanje ele-ktronskih računov proračunskim uporab-nikom nekoliko večji zalogaj. Ali pa tudi ne.

Vzemimo primer kmeta, ki vrtcu, šoli ali domu starejših občanov prodaja svoje pri-delke. Do zdaj je vse račune napisal na ro-ko ali pa jih je celo oblikoval v urejevalniku besedil na računalniku in izpisal na tiskal-nik. V zadnjem primeru se zanj prav veliko ne bo spremenilo, saj mu bo na voljo poseb-na predloga v programu za urejanje doku-mentov, ki mu bo omogočala natančen vnos podatkov in shranjevanje e-računa v obliki, primerni za pošiljanje po e-poti oziroma ne-posredno oddajo na spletnem mestu uprave za javna plačila (UJP). Prav omenjeno sple-tno mesto se zdi idealna rešitev, saj bo upo-rabnik preprosto sedel za računalnik, odprl namensko spletno stran UJP, se identificiral (dostop je podobno kot pri spletnem bančni-štvu omogočen s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od slovenskih overiteljev digitalnih certifikatov), vnesel svoje podat-ke in znesek, izbral proračunskega uporab-nika in poslal e-račun. So pa na Upravi RS za javna plačila (UJP) postavili jasne omeji-tve pri tako imenovanih malih izdajateljih računov. Ti bodo lahko prek njihove spletne strani vnesli le do pet računov na mesec. De-lo z UJP.net spominja na elektronsko ban-čništvo oziroma plačevanje položnic, le da je tukaj vloga obrnjena. Uporabnik na sple-tnem mestu vnese ustrezne podatke za iz-dajo e-računa proračunskemu uporabniku.

Računalnika nevešči uporabniki bodo lahko pooblastili drugo osebo, da zanje iz-da e-račun. Tako bi lahko v primeru našega kmeta račun oblikovali in na UJP oddali nje-

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Kako se v zadnjem mesecu lotiti uvedbe e-računaProračunskih uporabnikov v državi je okoli tri tisoč, število njihovih stal-nih dobaviteljev pa več kot 20 tisoč;

govi digitalno pismeni otroci ali znanci ozi-roma kakšna druga pooblaščena oseba, na primer računovodja. Sodelovanje z računo-vodskim servisom je tudi ena izmed bolj za-nesljivih možnosti, da bo delo z e-računi glad-ko steklo, in jo lahko manj veščim uporabni-kom računalnikov in spleta v začetku tudi pri-poročimo, vsaj dokler ne spoznajo, da izda-ja e-računov ni pretirano zahtevno opravilo.

Podjetja, ki se še ne gredo e-poslovanjaProračunski uporabniki smejo e-račun pre-jeti le prek UJP, neposredna izdaja e-računa ne pride v poštev (izjema so mali izdajatelji). Podjetje lahko e-račun proračunskemu upo-rabniku pošlje po več poteh. Praksa kaže, da se bo velik delež malih in srednjih podjetij odločil za pošiljanje e-računov prek bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-raču-nov, kar bo zanje verjetno najlažje, čeprav morda ne najceneje. Tudi v tem primeru bo

Če mala in srednja podjetja pri svojem poslovanju že uporabljajo informacijsko podporo, lahko to prilagodijo za izdajo e-računov; paziti morajo le, da nadgradijo obliko računov na standard eSlog 1.5 ali 1.6.

E-računi 13

Kako se v zadnjem mesecu lotiti uvedbe e-računastrokovnjaki ocenjujejo, da jih bo v zadnjem mesecu tega leta področje e-računov urejala vsaj tretjina

izdaja e-računa spominjala na delo s sple-tno banko, zaposleni, ki v podjetju skrbi za finančno poslovanje, pa bo vodil tudi eviden-co izdanih (in morebiti tudi prejetih) e-raču-nov. Takšna podjetja se bodo zelo verjetno odločila tudi za storitev elektronske hrambe e-računov, ki jo bo večina bank (samostojno ali skupaj s partnerji) ponudila v okviru svo-jih storitev. Delo z e-računi tako za podjetje ne bi smelo pomeniti večjega stroška, saj bo denar, ki bi ga porabilo za pripravo in pošilja-nje papirnih dokumentov, preprosto name-nilo izobraževanju ustrezne osebe.

Nekateri ponudniki rešitev za vodenje poslovanja so v zadnjih letih uvedli storitve programov za vodenje poslovanja iz obla-ka, podpirajo tudi izdajo in prejetje e-ra-čunov. Programi, ki podjetje stanejo nekaj deset evrov na mesec, samostojnemu pod-jetniku ali manjšemu podjetju omogočajo lažje vodenje evidence računov in drugih poslovnih virov.

Nekateri informacijsko podporo poslovanja že uporabljajoČe mala in srednja podjetja pri svojem po-slovanju že uporabljajo informacijsko pod-poro, lahko to prilagodijo za izdajo e-raču-

nov. Pri tem morajo paziti le, da nadgradijo obliko računov na standard eSlog 1.5 ali 1.6, zatem pa lahko poiščejo ponudnika stori-tev e-poti za pošiljanje e-računov UJP. Ti po-nudniki so podjetja, ki jim je država zaupa-la uvedbo sistema za posredovanje e-raču-nov v tako imenovano glavno vozlišče. Za-nje lahko v tem hipu zapišemo, da so more-biti še najbolj pripravljeni na najrazličnejše scenarije in ugoditev potrebam in zahtevam podjetij. Za prihodnje izdajatelje e-računov v vrstah malih in srednjih podjetij so namreč že oblikovali več različnih paketov, prilago-jenih potrebam teh podjetij.

Podjetja, ki na mesec izdajo 10 do 20 ra-čunov, bodo pri teh ponudnikih lahko upo-rabila storitev, ki jim bo podobno kot UJP malim izdajateljem omogočala uporabo ustreznega spletnega obrazca (ta bo spet po-doben elektronski položnici v spletni ban-ki) za izdelavo in pošiljanje e-računov pro-računskim uporabnikom in drugim poslov-nim subjektom. Zaradi občutne konkuren-ce med ponudniki bo tudi takšno mesečno nadomestilo za storitev sorazmerno nizko, pogosto nižje od desetih evrov.

Izbor ponudnika je prepuščen podje-tjem in njihovi lastni presoji, katera rešitev ali storitev je zanje najbolj ugodna ali prak-tična. Ponudniki informacijske podpore in e-izmenjave ta hip ponujajo pestro ponud-bo storitev, mobilnih ter drugih rešitev za iz-dajo, podpisovanje, kontrolo, vizualizacijo, prevzem, plačilo ter vodenje elektronskih računov. Pomembno je, da se vsako podje-tje zaveda možnosti proste izbire rešitev za podporo funkcij priprave, izdaje, distribuci-je, prevzema in uporabe e-računov.

Veliki zamudniki bodo odprli svojo mošnjoVečja podjetja, ki še niso uvedla e-poslova-nja oziroma izmenjave e-računov, morajo najprej poskrbeti za ureditev elektronske-ga dela poslovanja. Večina podjetij se v tem primeru obrne na ponudnika IT-rešitev in podpore, pogosto tistega, ki mu že zdaj za-gotavlja poslovno programsko opremo, s ka-tero izdaja račune. V večini primerov ima-jo ponudniki aplikativne podpore že razvi-te ustrezne nadgradnje – te nekatera podje-tja prejmejo brezplačno, druga pa morajo zanje plačati (odvisno pač od obsega in vse-bine vzdrževalnih pogodb).

Podjetja z velikim številom mesečno izda-nih računov se seveda usmerjajo k vključitvi storitve e-račun v lastno informacijsko oko-lje in (skoraj) popolni avtomatizaciji. Cilj je na-

Thinkstock

Strokovnjaki ocenjujejo, da bodo imela podjetja, ki na leto pošljejo ali prejmejo več tisoč ali deset tisoč računov, precej nižje stroške z uporabo e-računa, in sicer od 10 do 15 centov na e-račun.

14 e-računi

mreč urediti delo z e-računi v dokumentnem sistemu, računovodsko-knjigovodski aplika-ciji ali vseobsežnem informacijskem sistemu tako, da bo samodejno opravil večino dela ob izdajanju in prejemanju e-računa. Strokovnja-ki ocenjujejo, da bodo podjetja, ki na leto po-šljejo ali prejmejo več tisoč ali deset tisoč ra-čunov, imela precej nižje stroške z uporabo e-računa, in sicer od 10 do 15 centov na e-ra-čun. V omenjenih zneskih pogosto ni vklju-čena storitev varne elektronske hrambe e--računov, ki jih morajo podjetja v skladu z za-konodajo hraniti vsaj 10 oziroma 11 let (v izjemnih primerih pa tudi 20). Podjetja sicer storitev akreditirane hrambe ne potrebujejo zaradi zako-nodaje, temveč je ta bolj priporočlji-va z vidika obvladovanja tveganj pri informacijski varnosti (tudi e-doku-menti naj bodo na varnem).

Na seznamu podjetij, ki podpi-rajo pošiljanje in prejemanje e-ra-čunov, še vedno pogrešamo ne-kaj velikih imen. Nekatera velika podjetja se namreč v zadnjem me-secu večinoma še pogajajo za naj-boljšo ponudbo za pošiljanje e-ra-čunov prek ponudnikov elektron-ske poti, s katerimi ima UJP sklenje-ne pogodbe. Velikani, ki na mesec pošljejo nekaj deset tisoč računov,

namreč želijo doseči kar najnižjo ceno, ponudniki pa se tudi ob pre-cej nižji marži za svoje storitve pre-nosa e-dokumentov po e-poti ne bi branili največjih strank.

Zadrege proračunskih uporabnikovTako kot se po tehničnih in orga-nizacijskih sposobnostih med se-boj ločijo podjetja, podobno ve-lja tudi za proračunske uporabni-

ke. Ti se pospešeno pri-pravljajo na zagotavlja-nje prejemanja e-raču-nov, pri čemer jih veči-na, predvsem tisti, ki nimajo lastnega oddel-ka informatike, poišče zunanjo pomoč.

Na pomoč jim prisko-čijo predvsem ponudni-ki e-poti ter skrbniki nji-hove poslovne programske opre-me, ki poskrbijo za ustrezno pri-lagoditev poslovnoinformacijske-ga sistema ter aplikacij. Proračun-ski uporabniki, ki pri svojem po-slovanju večinoma uporabljajo in-formacijsko podporo (velika veči-na), se zato v sistem UJP pogosto

prijavljajo kot prejemniki in tudi kot izdajatelji e-računov. Za storitve iz-menjave e-računov navadno izbere-jo ponudnika e-poti, ki zanje opravi tudi prilagoditve e-poti, registracijo v sistemu UJP.net, skupaj s skrbnikom programske opreme pa še prilagodi-tev posameznih procesov novi obli-ki e-poslovanja.

Proračunskih uporabnikov v dr-žavi je okoli tri tisoč, število njihovih stalnih dobaviteljev pa več kot 20 ti-soč. Strokovnjaki ocenjujejo, da jih bo v zadnjem mesecu tega leta po-dročje e-računov urejala vsaj tretjina. V prihodnjem letu, za e-račune pre-lomnem, pa naj bi proračunski upo-rabniki prejeli kar od šest do osem milijonov e-računov.

Ob pregledu ponudbe na trgu smo opazili poplavo rešitev in stori-tev. Podjetjem, ki se še niso odločila za e-račune, lahko le svetujemo, naj

ne hitijo z uvedbo aplikacije ali storitve. Ta-kšen poseg zahteva temeljit premislek in pri-lagoditev poslovnih procesov, z januarjem pa naj začnejo izdajo e-računov s pomočjo aplikacije UJP.net. Zgovoren je tudi komen-tar strokovnjaka, ki brez dlake na jeziku po-ve: »Kdor res želi, lahko področje e-računov uredi v enem dnevu!«

aktualno

Velik delež malih in srednjih podjetij se bo odločil za pošiljanje e-računov prek bank.

Mali izdajatelji računov bodo lahko prek spletne strani UJP vnesli le do pet računov na mesec.

Pravne podlage in evidence ter praktični

primer vsebine dokumentacije, ki jo ob

izkoriščanju olajšave za raziskave in razvoj

zahteva Furs.

30. januar 2015, GZS v Ljubljani

PREDAVATELJICA: Mag. Barbara Guzina, davčna svetovalka

Več na: www.finance-akademija.si/davcna-olajsava

Zgodnjaprijava

do -30%

IZ PROGRAMA

• Pravne podlage za davčno olajšavo za R & R• Pogoji za uveljavitev olajšave• Za katere stroške in nakupe sredstev velja olajšava• Prenos v druga davčna obdobja• Zakonodaja OECD• Priprava poslovnega načrta• Dokumentiranje izdatkov za olajšavo med letom• Priprava podporne dokumentacije• Sestavine dokumentacije s praktičnim primerom• Ugotovitve inšpekcij dokumentacije za R & R

PRIPRAVA DOKUMENTACIJE ZA NAMENE DAVCNIH OLAJŠAV ZA RAZISKAVE IN RAZVOJ (R & R)

Če primerjamo današnje delo v organiza-cijah s tistim pred 10 ali 20 leti, opazimo pomembno spremembo. Gre za veliko po-večanje hitrosti pridobivanja in uporabe informacij, ki je tako pomembno, da odloča o obstoju na trgu. »Podjetja se morajo pri-lagoditi novim oblikam poslovanja tako, da hitreje obdelajo informacije in dokumen-tacijo v poslovnem procesu,« je povedal Sandi Boršo, direktor prodaje in trženja v SAOP. Na voljo so jim nove tehnologije in informacijski pristopi, na primer spletno, brezpapirno in mobilno poslovanje, ki so v rešitvah družbe SAOP združene in poveza-ne v enovit poslovni sistem.

NORIŠNICA S TRGA NARAVNOST NA DELOVNO MIZOPovečanje hitrosti in pogostosti poslovnih dogodkov se iz prodaje prenaša na celotno podjetje – v nabavo, proizvodnjo oziroma izvajanje storitev in v poslovodstvo. »Rast podjetja navadno pomeni veliko rast po-slovnih dokumentov. Podjetja to večinoma prenašajo brez dodatnih zaposlitev, kar po-meni precejšnje povečanje delovnih obve-znosti,« je pojasnil Boršo. S tehnologijo, kot jo uporabljajo podjetja in ustanove zadnjih 10 let, zaposleni v resnici niso več kos vse večjim delovnim zahtevam. V družbi SAOP na povečanje delovnih obremenitev, ki se dogajajo tako v manjših kot večjih poslov-nih okoljih, odgovarjajo s programskimi re-šitvami iCenter in miniMAX, ki zagotavljajo avtomatizirane procese tako pri poslovanju s partnerji kot interno.

SODOBNE TEHNOLOGIJE SO REŠITEV, NE GROŽNJAV svetu, kjer je v uporabi več mobilnih te-lefonov kot zobnih ščetk, je digitalizacija poslovanja samo še vprašanje časa. »Brez-papirno poslovanje lahko zniža stroške ob-vladovanja poslovne dokumentacije tudi za več kot 50 odstotkov, ob tem pa se močno poveča tudi delovna učinkovitost,« je pou-daril Boršo. V podjetju SAOP poleg rešitve

za brezpapirno poslovanje eRegistrator, ki povečuje produktivnost in neposredno znižuje stroške poslovanja, kupcem poma-gajo tudi z mehkimi prijemi. Tako pri zapo-slenih zmanjšajo strah pred spremembami in nezaupanje v nove informacijske rešitve ter jim pomagajo, da večjo produktivnost izkoristijo za bolj kakovostno in ustvarjalno delo. Podobno tudi pri vodstvih spodbu-jajo razumevanje vrednosti IT-naložb. Prek avtomatiziranih opravil, informacij za po-slovno odločanje in sledljivih delovnih po-stopkov jim rešitve družbe SAOP omogo-čajo kakovostno in pregledno poslovanje, tako z vidika vodenja in izvedbe kot tudi prevzemanja odgovornosti.

POSTATI KONKURENČEN ZA KAKOVOSTNE KADRENoben menedžer si na delovnih mestih ne želi nemotiviranih zaposlenih, pri čemer se čedalje bolj zavedajo, da je za ohranja-nje najsposobnejših kadrov pomembno mnogo več kot samo plača. »Delovno oko-lje ima največji vpliv na zadovoljstvo zapo-

slenih. S tem, ko jim zmanjšamo obreme-nitev z individualnimi rutinskimi nalogami in jih povežemo v ustvarjalne time, dobi-mo od istih zaposlenih precej več,« je še povedal Boršo. SAOP iCenter in miniMAX uvajata sodob-no delovno okolje, v katerem zaposleni svoje naloge opravijo hitreje. Poleg tega njihove izvedbe ne veže na fizično lokaci-jo, temveč zaposlenim omogoča delo od povsod in v obliki, ki jim najbolj ustreza. »Podjetja lahko le s kakovostnim in prila-godljivim delovnim okoljem zagotavljajo razmere za pridobivanje in ohranjanje dobrih kadrov,« je še poudaril Boršo. Brez-papirno poslovanje, podprto z avtoma-tizacijo procesov, skupinskim delom in mobilnimi tehnologijami, je danes že med temeljnimi pričakovanji najsposobnejših kadrov.

Norišnica s trga naravnost na delovno mizo

Podjetja se morajo prilagoditi novim oblikam poslovanja tako, da hitreje obdelajo informacije in dokumentacijo v poslovnem procesu,« Sandi Boršo, direktor prodaje in trženja v SAOP.

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

trenutne razmere

16 e-računi

razmere na področju elektronskih raču-nov v gospodarstvu so se samo v mesecu dni precej izboljšale.

V medbančnem sistemu je bilo sredi novembra že registriranih več kot dva tisoč izdajateljev, po-nudniki e-poti pa ugotavljajo, da jih je še precej več. Po pričakova-njih bodo poslovanje z državo in e-računi zadnja uredila podjetja.

Proračunski uporabniki so v manj kot letu dni pričakovano naredili največji napredek pri prejemanju e-računov. Januarja letos je 13 proračunskih uporab-nikov prejelo 45 e-računov, sredi novembra pa so 1.104 proračun-ski uporabniki prejeli 2.915 e-ra-čunov. Pričakovati je, da bo pred-vsem število prejetih računov z ja-nuarjem skokovito zraslo, saj bo-do številni samostojni podjetni-ki, kmetje in tudi mala podjetja, ki poslujejo z državo, z izdajo e-ra-čunov čakali skoraj do zadnjega.

Skoraj vsi proračunski upo-rabniki so se ob sicer nujni uved-bi prejemanja računov v elek-tronski obliki odločili tudi za iz-dajanje e-računov. Sredi novem-bra je tako 1.044 organizacij v jav-nem sektorju izdalo 3.407 elek-tronskih računov. V začetku te-ga leta bi jih lahko prešteli na pr-ste ene roke.

Poplava izdajateljev med podjetjiNovember je pokazal, da pripra-va na izdajo e-računov v poslov-nih okoljih le ni tako grob po-seg v poslovanje, kot so nekate-ra podjetja sprva menila. Ponu-dniki e-poti so vsak teden med izdajatelje e-računov vključili več tisoč podjetij, pri čemer so ponudniki veliko časa porabi-li za preverjanje izpolnjevanja pogojev in odobritve. Po bese-dah poznavalcev bi bilo izdaja-teljev še precej več, če bi bilo ad-

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Banke in ponudniki e-poti pripravljeni, obrtniki malo manj

Le manjši del podjetij je poskrbel za čim višjo stopnjo avtomatizacije z e-računi povezanih procesov, čeprav prav ta prinaša največje prihranke in dvig učinkovitosti.

Januarja letos je 13 proračunskih uporabnikov prejelo 45 e-računov, sredi novembra pa so 1.104 proračunski uporabniki prejeli 2.915 e-računov.

Skoraj vsi proračunski uporabniki so se ob sicer nujni uvedbi prejemanja računov v elektronski obliki odločili tudi za izdajanje e-računov.

ministrativnih postopkov manj oziroma bi bili ti poenostavljeni.

Prav tako so v zadnjih mese-cih ponudniki rešitev (naj)več pozornosti namenili prav orga-nizacijam v javni upravi in se še-le pred nedavnim začeli posveča-ti podjetjem. Nato pridejo na vr-sto dobavitelji in kupci, zato dela ponudnikom e-poti ter rešitev s področja e-računov ne bo manj-kalo še vse prihodnje leto.

Sledi avtomatizacija z e-računi povezanih procesovDo popolnega uspeha e-računov je še daleč. Narejen je le prvi ko-rak, večina podjetij in organiza-cij je ta hip že sposobna ustvari-ti in sprejeti račune v elektronski obliki. Le manjši del med njimi je poskrbel za čim višjo stopnjo av-tomatizacije z e-računi poveza-nih procesov, čeprav prav ta pri-naša največje prihranke in dvig učinkovitosti. Strokovnjaki ob tem opozarjajo, da je še vedno sorazmerno malo popolnoma urejenih povezav med poslovni-mi partnerji, ki bi omogočale ek-spresno izdajanje, prejemanje in knjiženje e-računov.

Med zamudniki bo največ »malih izdajateljev«Kot ugotavljajo tako ponudniki in banke kot tudi uprava za javne prihodke (UJP), bo največ zamu-dnikov med samostojnimi pod-jetniki, obrtniki, kmeti in mali-mi podjetji. Ti so, še posebno eno-članski poslovni subjekti, pogo-sto preobremenjeni in ne sledijo spremembam zakonodaje. Prav mogoče je, da bo kdo za e-račune slišal šele januarja. A ti tako ime-novani mali izdajatelji niso težav-ni, saj lahko zaradi majhnega ob-sega izdanih računov uporabijo rešitev UJP.net. Če niso računalni-ško pismeni, jim lahko na pomoč priskočijo družinski člani in pri-jatelji ali pa se v začetku za nasvet obrnejo na računovodski servis.An

drej

Nag

ode

Storitev obvladovanja e-računa torej ni omejena le na pošiljanje tega, ob naje-mu storitve pošiljanja e-računa se skrb za tega še ne konča, saj je po zakonu e-ra-čune treba hraniti v njihovi izvorni, torej elektronski obliki. Zato je pomembno, da še pred prvim poslanim e-računom podjetje poskrbi za njegovo varno, dol-goročno e-hrambo. Mikrografija je po-nudnik e-hrambe mSef, ki deluje v skladu s certifikatom ISO 27001 (informacijska varnost) in ISO 9001 (standard kakovosti), storitev pa je že več let certificirana tudi pri državnem arhivu.

E-POT BREZ OMEJITEVPošiljanje računov prek Mikrografije kot ponudnika e-poti ne postavlja nikakršnih omejitev pri velikosti priloženih datotek, podjetje ima rešen tudi postopek zavra-čanja računa ter omogoča posredovanje računa na različne transakcijske račune ene same organizacije (možnih je več TRR za eno davčno številko). V Mikrografiji so poskrbeli tudi za manjše uporabnike in tiste, ki s prvim januarjem na izziv z ime-nom e-račun še ne bodo pripravljeni. Za te so pripravili spletno mesto, ki jim poe-nostavi izdajo e-računa, lahko pa se odlo-čijo tudi za zunanje izvajanje te storitve. V tem primeru celoten postopek priprave in izdaje e-računa opravi kar Mikrografija, ne nazadnje ji podjetniki in obrtniki lahko račun pošljejo tudi v ovojnici.

MIKROGRAFIJA PRIPRAVILA CELOVIT PAKETRešitev za pošiljanje e-računov prek sple-tnega portala je namenjena manjšim iz-dajateljem, ki proračunskim uporabnikom pošljejo le po nekaj računov na mesec. Ti

lahko z le nekaj kliki pripravijo in pošlje-jo e-račun proračunskemu uporabniku, hkrati pa se ta račun zapiše tudi v dol-goročno e-hrambo. Dveri že delujejo na spletni strani https://eracuni.mikrografija.si. Za te uporabnike kakršnokoli združe-vanje ali prilagajanje rešitev za pripravo in pošiljanje e-računov v ustreznem formatu finančno ni smiselno, zato upravičeno pri-čakujejo rešitev, pri kateri bodo na enem mestu izdelali datoteke XML v eSlogu, pripravili PDF za vizualizacijo in ga tudi poslali prek ponudnika e-poti na UJP. Upo-rabnikom spletno mesto v vsakem trenut-ku omogoča tudi vpogled v stanje izdanih računov ter neposredni vpogled v e-hram-bo za celotno obdobje zakonsko določe-nega roka hrambe. Kot celovit ponudnik je Mikrografija pripravila celovit paket – mesečno nadomestilo za osnovni paket za naročnike storitve dolgoročne hrambe e-računov, ki zadostuje za hrambo okoli 2.500 računov, stane le 20 evrov. Vanj je že vključena neomejena uporaba portala za izdelavo e-računa in pošiljanje na UJP.

Mikrografija je ponudnik certificiranih storitev s področja ravnanja z dokumenti in ima tudi svoj lasten dokumentni sistem, ki ga uspešno trži podjetjem vseh velikosti. Družba je že pred leti v svoj portfelj uvrstila možnost obvladovanja e-računov, saj je razvila ustrezen modul v dokumentnem sistemu, ki opravlja proces likvidacije oziroma potrjevanja računov v elektronski ali fizični obliki. V zadnjih letih so tem rešitvam dodali številne druge in za-konsko skladno, certificirano e-hrambo mSef, letos pa so ponudbo dopolnili še s storitvijo ponudnika e-poti.

Če iščete, iščite celovitega ponudnika rešitev

Pošiljanje e-računov prek Mikrografije je resnično preprosto • Velikost e-računa ni omejena,• pošiljanje e-računa proračunskim

uporabnikom je brezplačno ob najetju certificirane e-hrambe,

• omogočen je postopek zavračanja e-računa,

• omogočeno je pošiljanje e-računa na več TRR znotraj ene pravne osebe.

• na voljo je portal za manjše uporabnike in tiste, ki na e-račun z novim letom še ne bodo pripravljeni,

• že delujoče integracije e-poti in e-hrambe mSef z več računovodskimi programi.

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

E-računi so računi, ki izvorno nastanejo v elektronski obliki in se izmenjajo po ele-ktronski poti. V najboljši različici so sesta-vljeni iz dveh delov – podatkov in slike. Vendar na račune z vidika poslovanja ne moremo gledati posamično, temveč je treba gledati celovito – kot proces, ki ga njihova izdelava/sprejetje/obravnava/potrjevanje/arhiviranje zahteva. Življenj-ski cikel posameznega računa tako ni prav kratek, izmenjava e-računov pa pro-ces spreminja skoraj v vseh korakih.

E-RAČUNE JE TREBA HRANITI VSAJ 10 LETDelo z izdanim računom se torej začne z njegovo izdelavo oziroma takrat, ko ga podjetje/posameznik prejme. Na tej stopnji morata izdajatelj in prejemnik za izdan oziroma prejet e-račun zagotoviti primerno rešitev za varno dolgoročno hrambo. Izvorna oblika e-računa je elek-tronski zapis, za katerega je nujno zago-toviti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost ter dostopnost za celotno ži-vljenjsko obdobje, torej najmanj za 10 let.

HRAMBA V OBLAKUUreditev lastnega arhiva za dolgoročno hrambo elektronskih dokumentov je draga in za številna podjetja ekonom-sko neučinkovita rešitev. Celo podjetja, ki imajo opravka z velikanskimi količina-mi dokumentov, se zaradi enostavnosti uporabe in uvedbe odločajo za najem storitev dolgoročne hrambe dokumen-tov, kakršna je Arhiviraj.si. Gre za stori-tev v tako imenovanem računalniškem oblaku, ki jo upravlja družba Mikrocop v svojem varnem podatkovnem centru. Storitev ob visokih varnostnih standar-dih zagotavlja še skladnost z veljavno arhivsko zakonodajo. Hramba dokumen-tov v sistemu Arhiviraj.si se izvaja v skladu s potrjenimi notranjimi pravili, storitev pa

je tudi certificirana pri Arhivu RS. Arhivi-raj.si poleg e-računov omogoča še hram-bo drugih vrst poslovnih dokumentov, kot so pogodbe, naročilnice, dobavnice ter najrazličnejši digitalizirani dokumenti, ki pridejo v podjetje po drugih poteh in/ali v drugih pojavnih oblikah, od papirja, dokumentov PDF ... Vsi dokumenti se ob uvozu v sistem pretvorijo v ustrezen for-mat za dolgoročno hrambo. Storitev odli-kujejo pregledni vmesniki, mogoče pa je tudi povezovanje z drugimi poslovnimi rešitvami, ki so že v uporabi v podjetju. Predvsem mala in srednja podjetja z upo-rabo storitev v oblaku pridobijo največ, saj jim programska oprema v oblaku od-pira možnost, da postanejo učinkovitejša in s tem tudi konkurenčnejša na trgu.

ARHIVIRAJ.SI POVEZAN Z MEDBANČNIM SISTEMOM IZMENJAVEStoritev Arhiviraj.si je v nekaterih ban-kah povezana tudi z medbančnim sis-temom izmenjave e-računov, ki je eden bolj razširjenih kanalov za izmenjavo e-računov. Izdajatelji in prejemniki, ki si elektronske račune izmenjujejo po elek-tronskih bančnih poteh, tako lahko le v nekaj korakih poskrbijo tudi za njihovo varno in zakonsko skladno hrambo v sistemu Arhiviraj.si. Z uporabo storitve »Arhiviraj.si e-račun«, ki jo ponuja druž-ba Mikrocop, so namreč e-računi ob prejetju in izdaji prek elektronske banke samodejno posredovani v sistem Arhivi-raj.si, ki zagotavlja hrambo dokumentov v skladu z zakoni.

Uvedba e-računov dviguje veliko prahu tako pri izdajateljih kot prejemnikih, čeprav prinaša številne prednosti. Podjetja se srečujejo s številnimi vprašanji, povezanimi z upravljanjem in hrambo e-računov.

Ne pozabite na varno dolgoročno hrambo e-računov

Mikrocop d. o. o.Industrijska cesta 11000 LjubljanaTel.: (01) 587 42 80info-si@mikrocop.com

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Izkoristite prednosti, ki jih e-računi prinašajo v vaše poslovanje, že danes!

Uporabniki elektronskih bank lahko e-račune izmenjujete že danes, preko medbančnega kanala. Za njihovo zakonsko skladno hrambo pa poskrbite z uporabo storitve Arhiviraj.si e-račun.

Arhiviraj.si e-račun zagotovi, da se vaši e-računi ob prejemu in pošiljanju preko elektronske banke samodejno posredujejo v sistem Arhiviraj.si.

Mikrocop je ponudnik certificiranih storitev zajema in hrambe Arhiviraj.si ter spremljevalnih storitev (e-ARS 2014/AS002). Na vaša vprašanja o izmenjavi ter hrambi e-računov in drugih dokumentov bomo z veseljem odgovorili. Pokličite (01) 587 42 80 ali obiščite www.mikrocop.si.

Mikrocop d.o.o., Industrijska cesta 1, Ljubljana, T: + 386 (0)1 587 42 80, F: + 386 (0)1 587 42 99, E: info-si@mikrocop.com

Saved by Mikrocop.www.mikrocop.si

Ne čakajte na januar...

1JAN

dileme

20 e-računi

Šesto srečanje Nacionalnega foru-ma za eRačun je postreglo z več pomembnimi vprašanji, na kate-ra Uprava RS za javna plačila (UJP), banke in ponudniki e-poti in reši-

tev za delo z e-računi še vedno iščejo ustre-zne odgovore. Vprašanj je sicer iz dneva v dan manj, odgovori na nekatera pa bodo znani šele prihodnje leto.

UJP ima v sistemu e-računov najpomemb-nejšo vlogo, zato je od njenega sodelovanja z bankami in ponudniki aplikativnih rešitev od-visen napredek uvajanja e-računov v praksi. Uporabniki sistema e-računov so UJP v minu-lih mesecih zasuli z najrazličnejšimi vpraša-nji in tehnična podpora urada, ki rešuje mo-rebitne težave ponudnikov in podjetij, je te dni pod velikimi pritiski. Zato podjetja čaka-jo tudi več kot teden dni na odgovor, to pa za-vira iskanje in razvoj rešitev. Kot so pojasnili na UJP, nenehno krepijo ekipo tehnične po-moči in ta bo decembra dobila nove sodelavce.

UJP komentira le izmenjavo, ne pa tudi vsebine e-računovNepotrebno delo UJP povzročajo tudi števil-na vprašanja, ki nimajo neposredne poveza-ve s sistemom e-računov, so namreč s podro-čja zakonodaje ter računovodskih standar-dov. Tako uprava niti ne namerava odgovar-jati na vprašanja v zvezi z zavrnitvijo in knji-ženjem e-računov ter o tem, ali med e-raču-ne spadajo tudi predračun, avansni račun, dobropisi in drugi dokumenti. UJP namreč komentira le izmenjavo e-računov, ne pa vse-bine in priprave teh. Podjetjem pa predla-ga, naj tesneje sodelujejo s ponudniki apli-kativne podpore in računovodskimi servisi.

Organizacije imajo več računov – kako ravnati?Predstavniki bank in tudi razvijalci rešitev so odprli vročo temo, kako ravnati v primeru, ko ima organizacija, ki je proračunski upo-rabnik, več računov, v registru proračun-skih uporabnikov pa pomeni samostojno enoto oziroma davčno številko (čeprav z več transakcijskimi računi). Bančniki so omenili primer univerz z veliko fakultetami, ki imajo svoje lastne račune in pogosto še ločene raču-ne za posamezne projekte. Hkrati tudi pro-računski uporabniki želijo prejemati nakazi-la na različne račune in bodo po vsej verje-tnosti to prakso in zahtevke nadaljevali tudi v prihodnje. Ponudniki aplikativnih rešitev so hitro pripomnili, da je takšnih primerov zelo veliko tudi v gospodarstvu. Kopja se lo-mijo predvsem pri bankah, saj te ne morejo zagotavljati oziroma avtomatizirati takšne-ga »ciljanja« e-računov, temveč po »pravi-lih igre« najdejo v registru prvi ustrezen ra-čun, ki pripada posameznemu proračunske-mu uporabniku, in opravijo transakcijo. Na

UJP odgovarjajo, da bo treba zadrego rešiti sistemsko, saj morajo tudi proračunski upo-rabniki ustrezno urediti svoje e-poslovanje.

Težave zaradi preveč poenostavljene oblike eSlogaNekateri deležniki, ki so sodelovali pri pri-pravi eSloga, so odkrito priznali, da so v že-lji po čim večji preprostosti uporabe za ma-la podjetja in samostojne podjetnike izbra-li preveč poenostavljeno obliko. Izdajanje računov za borze, vrednostni papirji, raz-lične valute in valutni preračuni, ki spadajo med posebnosti poslov, pomenijo velik izziv. Prav tako tudi primer obrnjene davčne obve-znosti in še nekatere izjeme, za katere bodo banke in UJP prave rešitve najbrž našli šele prihodnje leto, ko bo teorija postala praksa.

Stiske ponudnikov programske opremePrecej pomoči potrebujejo tudi podjetja, ki razvijajo IT-podporo. Med domačimi ponu-dniki so predvsem v nemilosti manjši proi-zvajalci programske opreme za vodenje (fi-nančnega dela) poslovanja, medtem ko tu-ji razvijalci IT-rešitev v želji, da bi ustrezno prilagodili svoje rešitve novim zakonodaj-nim zahtevam, naslavljajo zahteve po vsaj angleškem prevodu navodil za uporabo eSloga. A prevoda ni, saj UJP za takšen pro-jekt nima denarja. Začasno rešitev je ponu-dil eden izmed ponudnikov: delni prevod strukture eSloga bo dal na voljo vsem, ki ga potrebujejo.

Ponudniki rešitev so ob tem izrazili za-skrbljenost nad uporabo eSloga in poslova-njem s tujino, saj lahko izvozniki in uvozni-ki v prihodnjih mesecih zaradi poenosta-vljene oblike, ki ne predvideva vnosa raz-ličnih posebnih postavk, pričakujejo manj-še ali večje težave.

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Preprostost eSloga ima tudi pomanjkljivostiUJP nima denarja za prevod navodil v angleščino

nekateri deležniki, ki so sodelovali pri pripravi eSloga, so odkrito priznali, da so v želji po čim večji preprostosti uporabe za mala podjetja in samostojne podjetnike izbrali preveč poenostavljeno obliko.

Že poslujete z e-računi?

www.abanka.si l Abafon 080 1 360

Če še ne, je zdaj pravi čas za razmislek. Za preprostejše izdajanje in prejemanje računov uporabite prijazen sistem izmenjave e-računov v elektronski banki Abacom, ki vam ga ponujamo v Abanki. Prihraniliboste čas in stroške, vaše poslovanje pa bo postalo veliko preglednejše, hitrejše in učinkovitejše.

Za več informacij o poslovanju z e-računi pokličite poslovnega skrbnika v Abanki ali se oglasite v eni od 40 poslovalnic banke.

E-RAČUN

zgodovina

22 e-računi

e lektronsko poslovanje ni novost. Za-četki segajo v pozna šestdeseta leta prejšnjega stoletja in so povezani s prihodom računalniških omrežij in interneta. V sedemdesetih letih

so banke in velika podjetja začeli elektron-ske finančne prenose prek varnih zaseb-nih omrežij. Slovenske banke so na primer vključene v svetovno bančno mrežo SWIFT že od leta 1988.

Prvi finančni prenosi so bili temelj za razvoj standarda za računalniško izme-njavo podatkov (EDI/RIP). Povezoval je izbrane poslovne partnerje, ki so si prek zasebnega omrežja izmenjevali poslovne podatke (na primer naročila, račune, pla-čilne naloge …). Takšna oblika izmenjave podatkov je zahtevala velike naložbe in vi-soko usposobljene strokovnjake v podje-tjih. Mala in srednja podjetja tako niso ime-la dostopa do e-poslovanja. Večji premiki so se zgodili z razširitvijo interneta in sve-tovnega spleta.

Splošen preboj e-poslovanja je začel stan-dard XML 1.0, ki ga je krovna mednarodna organizacija za standardizacijo spleta W3C priporočila v začetku leta 1998. Gre za ozna-

čevalni jezik oziroma datoteke, namenjene predstavitvi poljubnih podatkovnih struk-tur, s tem pa se je precej poenostavila izme-njava podatkov prek medmrežja. XML je na-to kot tehnologijo osvojila organizacija EAN International in na tej postavila standard za elektronsko izmenjavo sporočil oziroma do-kumentov v oskrbnih verigah EANCOM.

Rojstvo eSlogaLeta 2001 so pod pokroviteljstvom EAN Slo-venija (zdaj GS1 Slovenija) ustanovili delovno skupino, v kateri so sodelovala podjetja Kr-ka, Lek, Mercator, Merkur, Petrol, Pivovarna Laško in Atlantis. Pripravljati je začela vsebi-ne in dokumentacijo standardnih dokumen-tov za poslovanje med podjetji, kot so naro-čilnica, dobavnica in račun s pripadajočimi kontrolnimi dokumenti.

Kot izhodišče pri izdelavi vsebinskih standardov je bil uporabljen EANCOM, le-ta 2002 pa je delovna skupina naredila iz-vleček sheme zbirnega računa. Leta 2003 je pripravila še XML-shemo enostavnega računa in to so takrat tudi začeli uporablja-ti. V drugi polovici leta 2003 so naredili iz-vleček iz standarda EANCOM kot podlago za pripravo XML-shem za naročilo in potr-dilo naročila, temu je po uskladitvi sledila priprava sheme za kompleksno naročilo in

Jaka ŽorŽfinance@finance.si

Od RIP do evropskih e-računovSlovenija se bo morala kljub svojim lastnim standardom za e-poslovanje pri javnem naročanju do leta 2017 prilagoditi zahtevam EU

Zaradi eSloga ima Slovenija veliko prednost�� Dušan Zupančič, direktor Združenja za informatiko in

telekomunikacije pri GZS: »Prav zaradi skupnega pro-jekta eSlog ima Slovenija na področju e-poslovanja veliko prednost, saj smo zgodaj začeli uveljavljati enotne standarde. Zato smo pri e-poslovanju dose-gli v primerjavi z drugimi državami EU sorazmerno visoko stopnjo uporabe predvsem na področju B2B. Uporaba e-poslovanja omogoča gospodarstvu in državi v celoti nižje stroške poslovanja, predvsem pa preglednejše in hitrejše poslovanje med posamezni-mi subjekti. Ponosni smo lahko tudi na Nacionalni forum

za e-račune, v katerem izvajamo dejavnosti za zmanjševanje ovir in hitrejše uvajanje e-računov. Pričakujemo, da se bo

v letu 2015 zelo razširila tudi izmenjava e-računov med podjetji ter zaradi velike praktičnosti tudi sprejemanje e-računov pri prebivalcih Slovenije. Na GZS želimo, da se poleg e-računa začnejo uporabljati še drugi dokumenti – naročilnica in dobavnica, naša naloga pa je tudi, da v skladu z usmeritvami v EU tudi v Sloveniji

sledimo razvoju in v prihodnjih letih naredimo preskok na standarde elektronskega poslovanja, ki se bodo uvelja-

vili v EU.«

potrditev naročila ter nato še za enostav-no naročilo. Leta 2004 so pripravili kom-pleksno in enostavno dobavnico ter izda-li novo različico sheme enostavnega raču-na z elementi digitalnega podpisa, ki so ga vključili še v sheme za naročilo in potrdi-tev naročila. Zadnjo različico enostavnega računa (1.6), ki se uporablja danes, so pred-stavili poleti 2012.

Digitalno podpisovanje in hramba e-dokumentovLeto 2004 je bilo zelo živahno za elektron-sko poslovanje. Jeseni smo dobili zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), namenjen prenosu direk-tive 1999/33/ES (direktiva o elektronskem podpisu) v slovenski pravni red. Hkrati je država želela spodbuditi razvoj in uporabo storitev elektronskega poslovanja v zaseb-nem in javnem sektorju.

Za številne nesrečni ZEPEP je imel veliko pomanjkljivost, saj ni opredelil hrambe ele-ktronskih računov in druge nabavne oziro-ma prodajne dokumentacije. To so zakon-sko uredili z zakonom o varstvu dokumen-tarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), sprejetim spomladi leta 2006, ki pa je zaradi administrativne prezahtev-nosti zavrl razvoj e-poslovanja, tako ponud-be storitev varne hrambe poslovnih e-doku-mentov kot tudi uvajanja v organizacijah.

Pravzaprav niti nova davčna zakonoda-ja, ZDDV-1G, ki je začela veljati z letom 2013 in je bila posledica direktive sveta 2010/45/EU, ni mogla vnovič zagnati širjenja elek-tronskega poslovanja, čeprav je opredeli-la pogoje za izdajanje in hrambo e-računov v celoti in brez vezave na predpise, kot sta ZEPEP in ZVDAGA. Preveliko zapletenost ZVDAGA so le spoznali tudi zakonodajal-

E-računi 23

Od RIP do evropskih e-računov

Vseevropski standard za izdajanje elektronskih računov bo uveljavljen do 27. maja 2017, kar bo po pričakovanjih povzročilo zaton uporabe našega nacionalnega standarda za e-poslovanje eSlog.

ci in v letošnji noveli ZVDAGA-A izločili do-kumentarno gradivo iz postopka akredita-cije, hkrati pa so poenostavili pogoje za po-nudnike storitve varne hrambe.

Znameniti prvi januar 2015Renesanso elektronskega poslovanja je sprožil zakon o spremembah in dopolni-tvah zakona o opravljanju plačilnih stori-tev za proračunske uporabnike (ZOPSPU--A), ki je začel veljati 11. januarja 2014. Naj-pomembnejša novost je, da bodo s 1. janu-arjem 2015 morali proračunski uporabni-ki prejemati račune in spremljajoče doku-mente izključno v elektronski obliki. Druga-če povedano, pravne in fizične osebe bodo morale proračunskim uporabnikom za do-bavljeno blago, izvedene storitve ali izvede-ne gradnje pošiljati e-račune. Pri tem se bo uporabljalo digitalno podpisane e-račune v standardnem formatu enostavnega računa eSlog (1.5 in 1.6) s priponkami, ki jih bodo dobavitelji pošiljali prek ponudnikov sto-ritev e-izmenjave oziroma drugih registri-ranih ponudnikov elektronskih poti ali pa jih bodo ročno vnesli prek spletnega porta-la Uprave Republike Slovenije za javna pla-

��� Standardni e-račun eSlog je zapisan v datoteki XML (levo), ki pa za človeka ni berljiva. Zato se poleg takega računa pošilja še datote-ko PDF (desno) za vizualizacijo vsebine v postopkih pregledovanja in potrjevanja.

čila (UJP). Na drugi strani bodo morale tu-di javne ustanove drugim proračunskim uporabnikom izdajati e-račune prek UJP.

Standardizacija e-računov na ravni EUEvropska komisija je leta 2008 začela pro-jekt Pan-European public procurement on-line (PEPPOL), ki je začel delovati 1. septem-

bra 2012. Projekt je namenjen poenotenju e-naročanja v javni upravi, predvsem z mo-žnostjo poenostavitve čezmejnega naroča-nja. V konzorcij je bilo na začetku vključenih 17 vodilnih agencij za javno e-naročanje iz 11 držav: Avstrije, Danske, Finske, Francije, Gr-čije, Nemčije, Italije, Norveške, Portugalske, Švedske in Velike Britanije, do 31. oktobra le-tos pa se je v skupnost OpenPEPPOL vključilo 120 agencij oziroma ponudnikov storitev ter organizacij. PEPPOL danes zagotavlja speci-fikacije za e-račune pri čezmejnem poslova-nju ter odprto platformo za izmenjavo doku-mentov, njegove specifikacije pa že upora-bljajo v 18 državah, vključno z ZDA in Kana-do – ter za zdaj brez Slovenije. Prav na pod-lagi dosežkov PEPPOL in delovne skupine CEN Workshop za interoperabilne vmesni-ke v javnem naročanju v Evropi sta 16. aprila letos evropski parlament in svet sprejela di-rektivo 2014/55/EU o izdajanju elektronskih računov pri javnem naročanju. Ta predvide-va, da bo vseevropski standard za izdajanje elektronskih računov uveljavljen do 27. maja 2017, kar bo po pričakovanjih povzročilo za-ton uporabe našega nacionalnega standarda za elektronsko poslovanje eSlog.

Untitled-3 1 26. 11. 14 12:22

Untitled-3 1 26. 11. 14 12:22

tehnologija

26 e-računi

če potegnemo vzporednico z izde-lavo papirnih računov, so pri ele-ktronskih skoraj enake zahteve, le da izdelava in potrjevanje po-tekata v elektronski obliki. Pri pa-

pirnih računih podjetje v svojem obračun-skem sistemu pripravi račun, ga natisne, na-to pa ga odgovorna oseba pregleda oziroma podpiše. Račun se pred kuvertiranjem nava-dno še žigosa. Nato frankiran roma na pošto, ta pa ga dostavi kupcu. Ni odveč poudariti, da podjetja računov ne pošiljajo priporoče-no, še manj pa s povratnico, ki bi zagotavlja-la povratno informacijo, da je kupec račun res prevzel in kdaj ga je prevzel.

Kako se naredi e-računE-račun naj bi izdelali podobno kot papirne-ga, če seveda obračunski sistem zna pripra-viti XML-datoteko v obliki eSlog enostaven račun različice 1.5 ali 1.6 in poleg te še datote-ko PDF za vizualizacijo. Račun je za UJP tre-ba digitalno podpisati in ga skupaj s priloga-

mi spraviti v ovojnico. Prav pri tem se lahko pojavijo težave, k sreči pa je na voljo veliko scenarijev, kako jih rešiti. Če obračunski sis-tem ne podpira računov eSlog, mora podje-tje uvesti zunanjo aplikacijo, ki izvorno da-toteko računa premeni v obliko eSlog. To na primer omogočajo nekateri ponudniki e-iz-menjave pa tudi dokumentnih sistemov. Ne-kateri ponudniki aplikacij za izdelavo e-ra-čunov sicer omogočajo izdelavo e-računa iz datoteke PDF ali drugih datotek (najpogoste-je uporabljanih pisarniških programov), ki jih podjetja pridobijo iz sistema ERP oziro-

ma obračunskega sistema ali pa jih pripra-vijo ročno. V zadnjem obdobju so sicer sko-raj vsi vodilni ponudniki poslovnoinforma-cijskih sistemov uporabnikom ponudili do-polnitve za izdajo standardnih e-računov, tako da se omenjene težave večinoma poja-vljajo v podjetjih, v katerih uporabljajo nišne sisteme ERP, namenske obračunske sisteme ali celo kombinacijo sistemov.

Naslednji korak, ki zahteva tehten premi-slek, je postopek potrjevanja e-računa. Gre tako za vsebinski nadzor kot tudi za finanč-ni. Postopek, ki je prej temeljil na papirnih dokumentih, je treba zdaj spraviti v elektron-sko obliko. Za to se zdijo najprimernejši do-kumentni sistemi ali namenske aplikacije, ki imajo vgrajen postopek potrjevanja izda-nih računov in možnost dodajanja različnih priponk (poročil o opravljeni storitvi, speci-fikacij, dobavnic …). Ob tem je treba pouda-riti, da za splošno uporabo v gospodarstvu računov ni treba digitalno podpisovati in ča-sovno žigosati. To je obvezno le za račune, ki jih podjetja izdajo proračunskim uporabni-kom, torej za tiste, ki jih posredujejo v UJP.net, in za tiste, ki gredo skozi bančne kanale.

Jaka ŽorŽfinance@finance.si

Nova doba poslovanja bo temeljila na

elektronskih dokumentih

E-računi so le vrh ledene gore tehnično-poslovne rešitve, ki podpira elektronsko poslovanje

Thinkstock

ob uvedbi e-računov je prav, da podjetja razmislijo tudi o tem, kako jih bodo shranjevala.

E-računi 27

Thin

ksto

ck

��� Papirnati dokumenti v poslov-nih okoljih bodo prej ali slej stvar preteklosti. Mize računovodij se ne bodo več šibile pod težo kla-sičnih računov.

tehnologija

28 e-računi

Kako pošiljati e-računePodjetja lahko svojim partnerjem e-račune pošiljajo po e-pošti, najbolj kakovostno pa je pošiljanje prek sistema e-izmenjave, ki je tudi zahtevana za pošiljanje računov prora-čunskim uporabnikom, prek UJP.net.

Prav e-izmenjava e-računov je morda med najslabše razumljenimi deli sistema elektron-skega poslovanja. Poglejmo si njene temelj-ne značilnosti. E-izmenjava skrbi za prenos računa od dobavitelja do kupca prek varne poti. Transportni sistem je z uporabnikovi-mi aplikacijami navadno povezan prek tako imenovanih spletnih storitev, kar avtomati-zira prenos iz dobaviteljevih aplikacij na vho-dni strani v kupčeve sisteme na izhodni stra-ni. Storitev lahko obsega tudi pretvorbo iz-vornih podatkov računa v datoteki XML in PDF, digitalno podpisovanje, izbiro naslovni-ka, pošiljanje in sledenje pošiljke brez doda-tnega ročnega dela. Takšna je na primer sto-ritev ZZI BizBox. Elektronske banke pa zah-tevajo ročni izvoz ter ročni prenos e-računa v izdajateljevo spletno banko ter še nekaj kora-kov podpisovanja, izbire prejemnika ter po-šiljanja. Banke uporabljajo za posredovanje identifikator TRR, večina drugih omrežij pa lokacijske kode ali davčne številke.

Glavne koristi storitve e-izmenjave so za-nesljiva in verodostojna dostava, avtomatiza-

cija procesa od pretvorbe do pošiljanja ele-ktronskih računov in prejema ter varnost in kakovost storitve. V nasprotju s pošiljanjem po navadni e-pošti zagotavlja tudi preverjanje pošiljatelja, sledljivost ter povratnico oziro-ma informacijo, kdaj je kupec prevzel račun.

Storitve e-izmenjave se povezujejo s sis-temi ERP in drugimi obračunskimi siste-mi, z rešitvami in storitvami za izdajo e-ra-čunov (SETCCE eNvoices, Genis i-Računi,

Bass eBilling …). Ponudnika najpogosteje uporabljenih storitev e-izmenjave sta po-leg ZZI BizBox še Pošta Slovenije in Pante-on.net. Nekateri ponudniki dokumentnih sistemov in aplikacij za izdajo e-računov so svojim uporabnikom ponudili storitev e-po-ti v UJP.net brez širše uporabe elektronske izmenjave. Na seznamu ponudnikov elek-tronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov, je zdaj 38 podjetij, med katerimi so ponudniki odpr-tih omrežij za e-izmenjavo, proizvajalci po-slovnoinformacijskih in dokumentnih sis-temov, namenskih aplikacij za izdajo elek-tronskih računov ter večji dobavitelji pro-računskim uporabnikom, ki bodo svoje račune izdajali v UJP.net brez posrednika.

Za podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje tudi na partnerje iz gospodarstva in pri tem zagotavljati sledljivost pošiljanja in prejema-nja e-računov, je najbolj smiselno, da izbere-jo enega od ponudnikov storitev e-izmenja-ve. V prednosti so ponudniki odprtih omre-žij, saj so bolj prilagodljivi pri združevanju s poslovnimi sistemi ter z drugimi storitvami e-izmenjave v oskrbni verigi.

Kam z e-računiIzdaja e-računov odpira vprašanje varne hrambe elektronskih dokumentov, ki je

Za splošno uporabo v gospodarstvu računov ni treba digitalno podpisovati in časovno žigosati. To je obvezno le za račune, ki jih podjetja izdajo proračunskim uporabnikom.

Kateri kupci so dobičkonosni za vaš posel v 2015?

• Kazalniki dobičkovnosti kupca• Prepoznavanje trenutne in dolgoročne perspektivnosti, finančne

trdnosti in zdravja kupca• Poslovna in finančna tveganja v poslovanju s kupcem in kako jih

zaobiti - definiranje blagovnih limitov do kupcev• Kdaj tvegati v poslovanju s kupcem, kje je meja? • Uporaba ugotovitve finančne analize pri pogajanjih s kupcem• Partnerji za globlje poslovne in kapitalske povezave• Kako v dobavitelju in drugih poslovnih

partnerjih najti prihodnjega kupca• Uporaba poslovnih mrež za

pridobivanje novih kupcev

5. december 2014, GZS, Ljubljana

IZ PROGRAMA:

Več na: www.finance-akademija.si/kupci

PREDAVATELJICA:

Dr. Nadja Zorko, finančna direktorica in

pooblaščenka uprave za upravljanje s tveganji v

Eti d.d.

Kupci so gonilo prodaje, denarnega toka in kapitalske moci podjetja. Kdo so naši dobickovni kupci in kdo so tisti perspektivni kupci, s katerimi se splaca graditi prihodnje poslovanje?

SETCCE d.o.o. | Tehnološki park 21, 1000 Ljubljana | 01 62 04 500 | info@setcce.si

Prednosti storitve SETCCE eNvoices®:• Izdelava zakonsko skladnih e-računov ter ostalih (računo-

vodskih) dokumentov;

• Zakonsko skladna e-hramba dokumentov;

• Distribucija e-dokumentov preko različnih elektronskih poti (UJP.net, e-banka, e-pošta, eNvoices® portal, Bizbox, B2B izmenjava s poslovnimi partnerji, …);

• Z uporabo dodatnega modula eNvoices® INBOX je omogo-čen enostavni prejem e-računov iz različnih elektronskih poti (e-banka, e-pošta, B2B, eNvoices portal, Bizbox,...). Modul eNvoices® INBOX prav tako:- preveri pravilnosti podatkov v prejetem e-računu,- preveri avtentičnost e-računa in njegov izvor,- zagotovi enotni uvoz e-računov v dokumentni (DMS) ali

računovodski (ERP) sistem.

• Modul eNvoices® Reverse e-invoicing omogoča enostavno in avtomatizirano pripravo e-računov v imenu dobaviteljev oz. poslovnih partnerjev, kateri imajo v portalu eNvoices® pravico tako pripravljene račune potrditi oz. zavrniti. Za tako izdelane in potrjene e-račune s strani dobavitelja oz. partner-ja, prejemniku ni potrebno izvesti postopka likvidacije.

Setcce3_203x130.indd 1 26. 11. 14 13:11

zadnja leta razburjala podjetja predvsem zaradi administrativne prezahtevnosti. Področje e-računov ureja ZDDV-1G, ki ra-zen revizijske sledljivosti in zagotavljanja istovetnosti ne opredeljuje niti oblike da-toteke niti distribucije, ne zahteva pa niti e-podpisovanja.

Ob uvedbi e-računov pa je le prav, da pod-jetja razmislijo, kako jih bodo shranjevala. Izdane račune sicer lahko shranjujejo v do-kumentni sistem ali pa kar na datotečni stre-žnik. Če za svoje podatke skrbijo v duhu do-brega gospodarja in upoštevajo dobre pra-kse upravljanja informacijskih tveganj, se jim ni treba bati izgube računov.

Prehod na e-poslovanje lahko povzroči hitrejši prirast podatkov ter vzbudi zahte-vo po dodatnih procesnih in pomnilniških zmogljivostih, kar zahteva nove naložbe v informacijsko infrastrukturo. Da bi se izo-gnila nenehnemu nakupovanju dodatnih zmogljivosti, se podjetja velikokrat odlo-čijo za politike shranjevanja podatkov, pri katerih na diskih uporabljajo podatke, sta-re do dveh ali treh let, starejše pa selijo na trakove. To pa onemogoča hitro pridobiva-nje podatkov o starih računih, na primer za poslovne analize in revizije ali za sodne po-stopke. Zato postajajo vse bolj zanimive sto-ritve varne hrambe, ki jih danes lahko izva-

jajo ponudniki z akreditiranimi storitvami ter potrjenimi notranjimi pravili. Z uvedbo takšne hrambe e-računov podjetja precej zmanjšajo informacijska tveganja. Ponu-dniki namreč zagotavljajo revizijske sledi, nespremenljivost dokumentov, redno var-nostno shranjevanje, zrcaljenje podatkov na več oddaljenih lokacij, hkrati pa imajo pre-izkušene postopke za zagotavljanje dolgo-ročne dostopnosti in berljivosti shranjenih dokumentov. Z vidika tveganj in tudi cene shranjevanja je tako uporaba storitve varne hrambe primerna izbira.

Omeniti je treba še dodaten vidik shra-njevanja e-računov. Pri e-računih za prora-

čunske uporabnike sta zahtevani digitalno podpisovanje in časovno žigosanje. Izziv pa se skriva v tem, da imajo digitalni certifikati in časovni žigi omejen čas veljavnosti. V ča-su hrambe je zato treba s časovnim žigosa-njem e-računu večkrat formalno podaljševa-ti veljavnost (za ohranitev istovetnosti in ori-ginalnosti), za kar imajo ponudniki e-hram-be že pripravljene postopke, podjetja v svo-jih lokalnih rešitvah pa to težje zagotovijo.

Sistemska rešitev e-poslovanjaE-računi odpirajo novo dobo poslovanja, ki bo temeljilo na uporabi elektronskih doku-mentov in postopkov ter digitalni komuni-kaciji. Razen če podjetje gasi tekoče težave pri izdaji e-računov proračunskim uporab-nikom, je priporočljivo, da e-poslovanje ure-di procesno z jasnimi cilji izboljšanja svoje-ga delovanja v vrednostni verigi. Razmišlja-nje o izdaji e-računov naj razširi še na preje-manje ter e-poslovanje vključi kot sestavni del prodajnega oziroma nabavnega proce-sa. Šele tako se dodana vrednost e-računov ne bo merila le s prihranki zaradi zmanjša-nja ali opustitve papirnih računov (brezpa-pirno poslovanje), temveč se bo izražala v iz-boljšanju razvojno-inovacijskega potencia-la podjetja ter njegove dolgoročne poslovne kondicije in uspešnosti.

Podjetja lahko e-račune pošiljajo po e-pošti, najbolj kakovostno pa je pošiljanje prek sistema e-izmenjave, ki je sicer obvezno za pošiljanje računov v omrežje UJP.net.

01 252 89 50 prodaja@datalab.siwww.datalab.si

080 70 70poslovni@telekom.siwww.telekom.si

eRačunovodstvo v oblaku

PANTHEON vam omogočaeRačunovodstvo v oblaku!

• lažjainvarnaizmenjavapodatkov• varnostshranjenihpodatkov• hitrejšaobdelavainprihranekčasa• veččasazaanalizoinsvetovanjestrankam• enostaveninhiterdostopkjerkoli• prejemanjeinizdajanjeračunov

velektronskiobliki• elektronskoarhiviranjepodatkov• redneposodobitveinstalnaskladnost

zzakonodajo• delopomednarodnihračunovodskih

standardih• možnostprejemanjainpošiljanjaeRačunov• širokapaletapodporeinpomoči• delobrezinvesticijoz.plačilopouporabi• primernotudizavodenjekmetij

Tele

kom

Slo

veni

je, d

.d.,

Ljub

ljana

PANTHEON je sodoben poslovni informacijski sistem, v katerem je samodejno vključena funkcija poslovanja z eRačuni. Te je ceneje izdajati in distribuirati, enostavneje je nadzirati njihovo pravilnost, brezplačen prevzem je lahko samodejen, dostavi se jih lahko na več naslovov in še kaj.

enostavno dostopno hitro varno varčno

ZA VELIKE IN MAJHNEStoritev je še posebej primerna za delo v računovodskih ser-visih, ki si vsakodnevno izmenjujejo podatke in dokumente s svojimi strankami. Prav tako je storitev primerna za no-voustanovljena podjetja, ki se želijo čim prej posvetiti svoji dejavnosti, ne pa izgubljati časa in denarja z vzpostavitvijo poslovnega programa.

DOSEGLJIVOST KJERKOLI IN KADARKOLIBaza podatkov je ena in tako imata računovodski servis in stranka možnost hkratnega dostopa do podatkov prek inter-neta, kjerkoli in kadarkoli. S tem optimizirate delovni proces, saj vam ostane več časa za svetovanje in analizo, manj pa ga porabite za vnos podatkov. Podatki so varno shranjeni v po-datkovni sobi Telekoma Slovenije, za dostop do njih pa potre-bujete le računalnik in internetno povezavo.

PRILAGODLJIVOSTRešitev je zasnovana modularno. Začnete lahko z osnovnimi moduli, ki vsebujejo blagajno, elektronsko in spletno poslo-vanje, izdajanje in prejem računov. Kasneje, ko se posel razši-ri, pa lahko dodate module, kot so poslovanje s tujino, potni nalogi, računovodstvo, obračun plač, kadrovska evidenca itd.

ANALITIKA IN POROČILAV napredne verzije programa je vgrajena zmogljiva poslov-na analitika, ki omogoča pregledovanje poslovanja na vseh ravneh. Poročila za pregled stanja, analize in načrtovanje so enostavno narejena in se jih lahko izvozi v Excel, Adobe PDF ali elektronsko pošto.

MODULARNOSTRešitev PANTHEON je sestavljena iz več modulov, ki jih lah-ko poljubno dodajate ali odstranjujete. Program prilagodite svojemu načinu dela in potrebam, ki rastejo s širitvijo posla.

eRAČUNOVODSTVO Poslovanje z e-računi je samodejno vključena funkcija v pro-gramu PANTHEON. Omogoča vam prejemanje in izdajanje ra-

čunov v elektronski obliki, elektronsko arhiviranje podatkov, redne posodobitve in stalno skladnost z zakonodajo ter delo po mednarodnih računovodskih standardih, podatki pa so varno shranjeni in hkrati dosegljivi računovodskemu servisu in stranki.

PANTHEON FARMING IN MOBILNA APLIKACIJANajnovejše orodje PANTHEON Farming je posebej name-njeno kmetovalcem, saj poleg finančnih in računovodskih funkcij omogoča, da neposredno na polju, njivi ali v hlevu beležite podatke o letini, škropljenju, zdravstvenem stanju živali, brejosti … Podatki se samodejno posodabljajo z bazo podatkov v oblaku, do te baze pa lahko dostopata računo-vodja in uporabnik prek svojega računalnika. Iz vnesenih podatkov lahko pripravita računovodske izkaze in poročila FADN. Program je letos na kmetijsko-živilskem sejmu AGRA prejel zlato medaljo v kategoriji (novi) proizvodi domače proizvodnje.

Za več informacij o storitvi pišite na poslovni@telekom.si ali info@datalab.si, pokličite 080 70 70 ali 01 25 28 940 ali obiš-čite www.telekom.si oziroma www.datalab.si/gostovanje.

Računovodstvo za vsakogarPANTHEON je sodoben informacijski sistem za vodenje, upravljanje in razvoj podjetja, naja-mete pa ga pri Telekomu Slovenije kot rešitev v oblaku. S tem se izognete začetni investiciji nakupa programa in strojne opreme. Program pokriva vse poslovne procese: od naročil in fakturiranja prek računovodstva in plač do upravljanja proizvodnje in poslovne analitike. Z vami je od majhnih začetkov, ko morda potrebujete le izdajo računov, do vodenja večjega podjetja z več podružnicami in mednarodnim poslovanjem.

TELEKOM_2x203x271.indd 2-3 25. 11. 14 13:47

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

01 252 89 50 prodaja@datalab.siwww.datalab.si

080 70 70poslovni@telekom.siwww.telekom.si

eRačunovodstvo v oblaku

PANTHEON vam omogočaeRačunovodstvo v oblaku!

• lažjainvarnaizmenjavapodatkov• varnostshranjenihpodatkov• hitrejšaobdelavainprihranekčasa• veččasazaanalizoinsvetovanjestrankam• enostaveninhiterdostopkjerkoli• prejemanjeinizdajanjeračunov

velektronskiobliki• elektronskoarhiviranjepodatkov• redneposodobitveinstalnaskladnost

zzakonodajo• delopomednarodnihračunovodskih

standardih• možnostprejemanjainpošiljanjaeRačunov• širokapaletapodporeinpomoči• delobrezinvesticijoz.plačilopouporabi• primernotudizavodenjekmetij

Tele

kom

Slo

veni

je, d

.d.,

Ljub

ljana

PANTHEON je sodoben poslovni informacijski sistem, v katerem je samodejno vključena funkcija poslovanja z eRačuni. Te je ceneje izdajati in distribuirati, enostavneje je nadzirati njihovo pravilnost, brezplačen prevzem je lahko samodejen, dostavi se jih lahko na več naslovov in še kaj.

enostavno dostopno hitro varno varčno

ZA VELIKE IN MAJHNEStoritev je še posebej primerna za delo v računovodskih ser-visih, ki si vsakodnevno izmenjujejo podatke in dokumente s svojimi strankami. Prav tako je storitev primerna za no-voustanovljena podjetja, ki se želijo čim prej posvetiti svoji dejavnosti, ne pa izgubljati časa in denarja z vzpostavitvijo poslovnega programa.

DOSEGLJIVOST KJERKOLI IN KADARKOLIBaza podatkov je ena in tako imata računovodski servis in stranka možnost hkratnega dostopa do podatkov prek inter-neta, kjerkoli in kadarkoli. S tem optimizirate delovni proces, saj vam ostane več časa za svetovanje in analizo, manj pa ga porabite za vnos podatkov. Podatki so varno shranjeni v po-datkovni sobi Telekoma Slovenije, za dostop do njih pa potre-bujete le računalnik in internetno povezavo.

PRILAGODLJIVOSTRešitev je zasnovana modularno. Začnete lahko z osnovnimi moduli, ki vsebujejo blagajno, elektronsko in spletno poslo-vanje, izdajanje in prejem računov. Kasneje, ko se posel razši-ri, pa lahko dodate module, kot so poslovanje s tujino, potni nalogi, računovodstvo, obračun plač, kadrovska evidenca itd.

ANALITIKA IN POROČILAV napredne verzije programa je vgrajena zmogljiva poslov-na analitika, ki omogoča pregledovanje poslovanja na vseh ravneh. Poročila za pregled stanja, analize in načrtovanje so enostavno narejena in se jih lahko izvozi v Excel, Adobe PDF ali elektronsko pošto.

MODULARNOSTRešitev PANTHEON je sestavljena iz več modulov, ki jih lah-ko poljubno dodajate ali odstranjujete. Program prilagodite svojemu načinu dela in potrebam, ki rastejo s širitvijo posla.

eRAČUNOVODSTVO Poslovanje z e-računi je samodejno vključena funkcija v pro-gramu PANTHEON. Omogoča vam prejemanje in izdajanje ra-

čunov v elektronski obliki, elektronsko arhiviranje podatkov, redne posodobitve in stalno skladnost z zakonodajo ter delo po mednarodnih računovodskih standardih, podatki pa so varno shranjeni in hkrati dosegljivi računovodskemu servisu in stranki.

PANTHEON FARMING IN MOBILNA APLIKACIJANajnovejše orodje PANTHEON Farming je posebej name-njeno kmetovalcem, saj poleg finančnih in računovodskih funkcij omogoča, da neposredno na polju, njivi ali v hlevu beležite podatke o letini, škropljenju, zdravstvenem stanju živali, brejosti … Podatki se samodejno posodabljajo z bazo podatkov v oblaku, do te baze pa lahko dostopata računo-vodja in uporabnik prek svojega računalnika. Iz vnesenih podatkov lahko pripravita računovodske izkaze in poročila FADN. Program je letos na kmetijsko-živilskem sejmu AGRA prejel zlato medaljo v kategoriji (novi) proizvodi domače proizvodnje.

Za več informacij o storitvi pišite na poslovni@telekom.si ali info@datalab.si, pokličite 080 70 70 ali 01 25 28 940 ali obiš-čite www.telekom.si oziroma www.datalab.si/gostovanje.

Računovodstvo za vsakogarPANTHEON je sodoben informacijski sistem za vodenje, upravljanje in razvoj podjetja, naja-mete pa ga pri Telekomu Slovenije kot rešitev v oblaku. S tem se izognete začetni investiciji nakupa programa in strojne opreme. Program pokriva vse poslovne procese: od naročil in fakturiranja prek računovodstva in plač do upravljanja proizvodnje in poslovne analitike. Z vami je od majhnih začetkov, ko morda potrebujete le izdajo računov, do vodenja večjega podjetja z več podružnicami in mednarodnim poslovanjem.

TELEKOM_2x203x271.indd 2-3 25. 11. 14 13:47

izzivi

32 e-računi

uvedba e-računov pri poslovanju z državnimi organi ni le kaprica za-konodajalca, temveč spodbuda elektronskemu poslovanju. Pod-jetja, ki na e-račune gledajo kot na

dodaten strošek, so že danes v nemilosti. Ele-ktronsko poslovanje namreč ni izjemno po-membno le za javni sektor, kjer morajo or-ganizacije zadostiti zahtevanim zakonskim podlagam v zvezi z brezpapirnim poslova-njem. Je rešitev, ki podjetjem omogoča hi-trejše in cenejše poslovanje.Razlika med ponudbo sodobnih program-skih rešitev in številom uveljavitev teh v slovenskih podjetjih zbuja skrb. Napre-

dnejši domači in tuji ponudniki poslovnih programskih rešitev že vrsto let ponujajo celovite sisteme in aplikacije. Z njimi pod-jetja na enem mestu dobijo tesno poveza-no procesno, dokumentno in arhivsko re-šitev, ki jim omogoča, da prav vse z doku-menti povezane postopke izvedejo izključ-no v elektronski obliki, v skladu z vsemi zakonskimi zahtevami, tehničnimi pripo-ročili in dobrimi praksami. Zakaj torej ta-kšnih rešitev v praksi ne najdemo v prav vsakem podjetju?

Cena ne more biti razlogOdgovorov je več in so večplastni. Najpre-prostejši, a pogosto tudi najbolj napačen je cena. Vse sodobne rešitve so res med draž-jimi, a znajo svojo ceno tudi upravičiti. Pod-

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Priložnost za hitrejše, cenejše in bolj inovativno poslovanje Z uvedbo rešitev s področja elek-tronskega in mobilnega poslovanja lahko svojo storitev precej nadgra-dijo tudi cvetličarka, dimnikar ali vzdrževalec peči in grelnikov vode

E-računi 33

jetja pa pogosto ne znajo izračunati, kaj vse bi s sodobnimi elektronskimi rešitvami pri-dobila v poslu. Tiste organizacije, ki so to le znale izračunati, sodobne dokumentne ter poslovno-informacijske sisteme in druge re-šitve že dolgo s pridom uporabljajo. Precej bolj tehten izgovor je neznanje in nepozna-vanje tehnologij, a zadnje na primer direk-torja podjetja še vedno ne ustavi, da si ne bi privoščil najnovejšega (morda celo električ-nega) avtomobila, prenosnika, tablice ali te-lefona. Pa čeprav vseh njihovih funkcij niti približno ne zna uporabljati. A ker jih ima, sproti odkriva nove možnosti. Z malce dalj-novidnosti bi kazalo tudi zaposlenim pri-voščiti novejša orodja in kakšno izobraže-vanje, dvomim, da to ne bi bilo učinkovito. Večina zaposlenih ima rada dobre izzive in jih vidi kot dokazovanje svojih lastnih spo-sobnosti. Poslu je torej treba dati priložnost, stvari vendarle ne moremo v nedogled de-lati po starem.

Optimizacija in avtomatizacija procesovRešitve za elektronsko poslovanje v podje-tja prinašajo spremembe. Podjetja morajo novi obliki dela prilagoditi poslovne pro-cese ter delovne in dokumentne tokove. Vse našteto bi morala opravljati tudi sicer v okviru stalnega nadgrajevanja in posoda-bljanja poslovanja, a se marsikje zaposleni in vodstvo (pre)hitro zadovoljijo z manj in povprečnostjo. To pa nikakor ni dober po-slovni obet, kaj šele v prihodnost usmerje-no poslovanje.

Uvedba e-računov je tako odlična prilo-žnost za prevetritev z dokumenti povezane-

Thin

ksto

ck

��� Tudi cvetličarka lahko naročilo prej-me na svojo mobilno napravo, takoj po opravljeni storitvi pa stranki v podpis pošlje delovni nalog (na primer izpisan na tablici). Že v naslednjem hipu infor-macijski sistem po zaslugi avtomati-zacije teh opravil izda e-račun.

E-računi so temelj sodobnega obračunavanja pri oskrbnih verigah, v katerih tako rekoč vsi udeleženci poslujejo le z elektronskimi dokumenti.

izzivi

34 e-računi

ga poslovanja in njegovo nadgraditev. Elek-tronska izmenjava dokumentov in njihova takojšnja dostopnost prideta prav vsake-mu oddelku v podjetju. S prenovo poslov-nih procesov lahko ta odpravijo zamude in pomanjkljivosti, ki so se v poslovanje v za-dnjih letih prikradle z birokratizacijo posa-meznih področij, ter poiščejo in odpravijo ozka grla poslovanja. To se preprosto spla-ča, čeprav ni poceni.

Razširjena izmenjava elektronskih do-kumentov s partnerji in dobavitelji hitro ponudi tudi odgovor, katera podjetja so bolj primerna za nadaljnje sodelovanje. V časih, ko je poslovni darvinizem še kako krut, preživijo le tista podjetja, ki se znajo bolje in/ali hitreje prilagoditi novim raz-meram. Že odzivnost, natančnost in ka-kovost elektronske komunikacije s par-tnerji in dobavitelji so lahko v pomoč pri ocenjevanju njihove odličnosti oziroma primernosti.

E-poslovanje je temelj vitkega poslovanjaStrateški dobavitelji si že danes med se-boj izmenjujejo elektronske dokumente kar med poslovnoinformacijskimi siste-mi in tako skrbijo za samodejno knjiže-nje glede na posamezne naročilnice, ko-sovnice, dobavnice … Cilj doseganja vit-kega poslovanja pa gre lahko še precej dlje. V želji, da bi podjetja kupcem ponu-dila kar najnaprednejše storitve in ino-vacije, bodo morala najprej optimizirati interno poslovanje. IT-podpora tega je le prvi korak in je temelj večje prilagodlji-vosti poslovanja. Sodobna tehnologija se danes zdi vsemogočna – in to skoraj tudi je. Njeno povsod navzočo uporabo najpo-gosteje zavira kratkovidnost zaposlenih in vodstev, pa tudi že omenjeno »prehi-tro zadovoljstvo«. A to še ne pomeni, da inovacij ni, jih je pa zato vsekakor manj, kot bi jih lahko bilo.

E-računi so tudi temelj sodobnega ob-računavanja pri oskrbnih verigah, v kate-

Priložnosti ponudnikov e-potiPovršen pogled na sistem e-računov bi lahko pri posamezniku vzbudil mnenje, da v tem sis-temu še najmanj zaslužijo ponudniki e-poti, čeprav imajo tako rekoč stalen vir prihodka (vsaj dokler podjetja prek njihovih omrežij izmenjujejo elektronske dokumente). A e-računi so odlična poslovna priložnost tudi za ponudnike e-poti, kar se pozna že v ponudbi. Nekateri po-nudniki so namreč spretno izkoristili svoja znanja in tehnologije, zato podjetjem ponujajo sto-ritve pretvorbe oblik dokumentov. V svetu elektronskih dokumentov in e-računov namreč v Evropi poznamo več kot 400 različnih in uradno bolj ali manj priznanih oblik. Podjetja, ki veli-ko poslujejo s tujino, to še predobro vedo. Ponudniki jim zato poleg izmenjave ponujajo še sa-modejno pretvorbo dokumentov v želeno obliko in tako dosegajo višjo ceno storitve, podje-tja pa podatke v svoj informacijski sistem ali aplikacijo prejmejo v prav takšni obliki, kot jo ta potrebuje.

Uvedba e-računov je tako odlična priložnost za prevetritev z dokumenti povezanega poslovanja in njegovo nadgraditev.

Podjetja pogosto ne znajo izračunati, kaj vse bi s sodobnimi elektronskimi rešitvami pridobila v poslu.

rih tako rekoč vsi udeleženci poslujejo le z elektronskimi dokumenti. Tako vsi postop-ki tečejo avtomatizirano in hitreje, manj je napak, kakovost opravljenih storitev je viš-ja, pa tudi zadovoljstvo končnega uporab-nika ali stranke je večje. Sodobno poslo-vanje pa gradi predvsem na uporabniški izkušnji – boljša bo ta, pogosteje se bodo stranke vračale in izdelek ali storitev pri-poročale naprej.

Danes med nami odraščajo tako imeno-vani digitalni domorodci, ki so jim spletne storitve nekaj čisto samoumevnega, hkra-ti pa iščejo pozornost na vsakem koraku. Prav zato so personalizirani izdelki in sto-ritve pri tej populaciji (pa tudi vseh dru-gih) toliko uspešnejši. Zadnji čas je, da se novi dobi prilagodijo direktorji podjetij in svojim strankam ob pravem času na pra-vem mestu in prek pravega kanala ponu-dijo prav tisto, kar te pričakujejo.

Hitrejša plačila in dodatne storitveElektronski računi najočitnejše predno-sti prinašajo na področju različnih stori-tev, povezanih z naročili in plačili. Podje-tja za zdaj na te gledajo precej preozko, saj e-računi ne pospešijo le poslovanja sple-tnih trgovin, temveč skoraj vseh dejav-nosti, posebno storitvenih. Z uvedbo re-šitev s področja elektronskega in mobil-nega poslovanja lahko svojo storitev pre-cej nadgradijo tudi cvetličarka, dimnikar ali vzdrževalec peči in grelnikov vode. Vsi lahko naročilo prejmejo na svojo mo-bilno napravo, takoj po opravljeni stori-tvi pri stranki pa ji ponudijo v podpis de-lovni nalog (na primer izpisan na tablici). Že v naslednjem hipu informacijski sis-tem po zaslugi avtomatizacije teh opra-vil stranki izda e-račun. Pri tem se stran-ke tudi ne morejo izgovarjati, da ga niso prejele, saj jih e-povratnica hitro postavi na laž. Ne le da e-računi in e-poslovanje prinašajo stroškovne prihranke, skrbijo tudi za hitrejše pridobivanje plačil ter li-kvidnost poslovanja.

Prihaja internet stvariE-računi in e-poslovanje so tudi del poslo-vanja prihodnosti, ki sliši na ime internet stvari. Večina naših poslovnih in zasebnih elektronskih naprav bo namreč povezana v medmrežje (internet) in bo tudi komunicira-la med seboj. Tako bo denimo pametni hla-dilnik na podlagi učenja navad gospodinj-skih članov poznal porabo posameznih ži-vil, hrane in pijače ter bo ob ustreznih nasta-vitvah to samodejno naročal v spletni trgovi-ni. Glava gospodinjstva bo izdelano naroči-lo potrdila (in na koncu tudi plačala), zapo-sleni (ali roboti) v trgovini pa bodo naroče-no blago pripravili in dostavili na dom. Čla-ni gospodinjstva bodo sicer morali nakuplje-no blago še vedno sami zložiti v hladilnik, a ta bo ob pomoči pametnih senzorjev in sis-temskih podatkov vedel, katera živila hra-ni in kdaj jim poteče rok trajanja.

Primerov izjemno dodelane rabe ekosis-temov in omrežij v dobi interneta stvari zle-pa ne bo zmanjkalo, vsak mesec se bo poja-vila nova zgodba o uspehu. Internet stvari se ne bo dokazal le na področju trgovine, temveč tudi v proizvodnji ter posebno logi-stiki, saj bodo številne s senzorji opremlje-ne naprave v vsakem hipu sporočale, kaj in kako delajo ter ali potrebujejo še kaj (vzdr-ževanje, material, pogonsko energijo ...) za svoje neovirano delo. Poleg teh informacij se bodo po internetu prenašali tudi spremni dokumenti ter dokumenti za opravljene na-loge ali storitve.

Podjetje Panteon Group je največji po-nudnik storitev s področja elektronske-ga poslovanja trgovskih verig v regiji, saj mu zaupajo številni veliki trgovci, vključno z družbami Baumax, Billa, Delhaize, dm – drogerie markt, DIS, Douglas, Engrotuš, Kaufland, Konzum, KTC, Mercator, Metro C & C, Müller in Spar. Panteon Group ima z elektronsko izmenjavo podatkov več kot 15 let iz-kušenj, njegovemu sistemu in omrežju Panteon.net® pa dokumente zaupa več kot 800 poslovnih uporabnikov v regiji Adriatic. Za svoje stranke podjetje opra-vlja varno in zanesljivo izmenjavo elek-tronskih dokumentov in sporočil s po-slovnimi partnerji. Slovenska trgovska in druga podjetja si danes večino elek-tronskih dokumentov, vključno z e-ra-čuni, izmenjajo s kupci in dobavitelji na Hrvaškem, v Srbiji, Bosni in Hercegovini ter Makedoniji.

E-POSLOVANJE KOT STORITEVPanteon Group svojim strankam ponu-ja tudi tako imenovano skrbništvo nad e-poslovanjem oziroma oddajo tega v zunanje izvajanje. Omogočajo namreč operativno spremljanje in upravljanje e-procesov. Deset let izkušenj pri pod-

pori e-procesov v trgovini in več kot 13 let izkušenj v logistiki in transportu so zagotovilo, da lahko podjetje svojim strankam reši katerikoli izziv s področ-ja e-poslovanja. Strokovnjaki podjetja Panteon Group obvladajo načrtovanje in gradnjo sistemov za e-poslovanje med partnerskimi podjetji, posame-znim družbam pa ponujajo tudi sve-tovanje, analizo in študijo pri prenovi poslovnih procesov na podlagi med-narodnih standardov in priporočil (GS1, ECR, GCI, OAGI ...) .

Prenos elektronskih dokumentov pod-jetje opravlja prek svojega lastnega poslovnega omrežja Panteon.net®, pri čemer po potrebi zagotovi tudi prilago-ditev oziroma pretvorbo podatkov med različnimi sistemi e-poslovanja.

PANTEON GROUP IN E-RAČUNIPodjetje Panteon Group svojim stran-kam ponuja več poti za izdelavo, po-šiljanje ter izmenjavo ali prejemanje e-računov. Uporabniki lahko v svojem in-formacijskem sistemu preprosto izdelajo e-račun v obliki eSlog, ga elektronsko podpišejo in prek omrežja Panteon.net® pošljejo prejemniku. Rešitve podjetja omogočajo tudi pretvorbo dokumentov v zahtevano obliko eSlog, ustrezen zapis v PDF/A ter dodajanje e-podpisa. Stran-kam, ki rešitve s področja e-računov ni-majo v svojem informacijskem sistemu, pa ponujajo posebno spletno aplikacijo, v katero bodo vnesle ustrezne podatke za izdajo e-računa (ali pa iz te prevzele prejet e-račun).

ARHIV JE DEL ENAČBEPodjetje Panteon Group je registrirano tudi za arhiviranje elektronskih doku-mentov, izmenjanih med različnimi poslovnimi partnerji v okviru poslov-ne rešitve Panteon.net® e-ARCHIVE™. Za popolno varnost arhiviranih elek-tronskih dokumentov skrbi napreden sistem varovanja varnosti informacij (SVVI), ki je že od leta 2009 certificiran po standardu ISO27001.

Elektronska izmenjava dokumentov je že dalj časa uveljavljena oblika poslovanja največjih trgovskih in logističnih podjetij v regiji Adriatic. Uporaba mednarodnega standarda EAN-COM omogoča enostavno komunikacijo prek meja regije in širše, uporaba storitev elektron-skega arhiviranja pa brezpapirno fakturiranje.

Izmenjava e-računov in drugih e-dokumentov v regiji Adriatic

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Podjetja vedno bolj ugotavljajo, da bi s prejemom elektronskih računov ve-liko prihranila. Vendar imajo za uve-ljavitev e-poslovanja za dobavitelje precej nerešenih vprašanj. Največja težava je, da dobavitelji ne pošiljajo računov v formatu eSlog, niti domači, kaj šele tuji. »Danes je de facto format elektronskih računov datoteka pdf, ki jo podjetja pošiljajo po e-pošti. Gre za najbolj enostavno rešitev, ki od podje-tij ne zahteva posegov v informacijske sisteme,« je povedal Janko Štefančič, direktor Genisa. Pošiljanje pdf-datotek po e-pošti je skladno tudi s slovensko zakonodajo, ki ureja področje e-raču-nov, torej z ZDDV-1G.Vendar ima račun v datoteki pdf bi-stveno pomanjkljivost, saj v nasprotju z xml-datoteko podatkov z računa ni možno računalniško zajeti brez upora-be posebnih orodij. To pomeni, da je v likvidacijskem postopku za tak račun še vedno potrebna zamudna ročna ob-delava, ki poteka praktično enako kot pri skeniranih računih.

NAJBOLJ ENOSTAVNO DO E-RAČUNA PRI NABAVIV Genisu so letos izdelali povsem novo informacijsko storitev i-Računi, ki je

namenjena izdelavi in pošiljanju e-ra-čunov. Podjetjem je glede na obseg izdanih računov na voljo v paketnih različicah List, Veja, Drevo in Gozd. Za podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje z dobavitelji, je zanimiv predvsem pa-ket Gozd. Ta naročniku v osnovi omo-goča, da poleg lastne uporabe ponudi storitev i-Računi do sto dobaviteljem, ki mu brez kakršnih koli dodatnih stro-škov izstavljajo e-račune v formatu xml eSlog in pdf. »i-Računi Gozd so se izkazali kot pri-vlačna rešitev za srednja in velika podjetja, ki želijo v čim večji preje-mati e-račune. Probleme imajo pred-vsem z manjšimi dobavitelji, ki ni-majo ustrezne računalniške podpore za izdajo e-računov. Sistem pa lahko ponudijo tudi dobaviteljem v tujini, kjer ne poznajo eSloga,« je pojasnil Štefančič.Dobavitelji, ki brezplačno uporablja-jo storitev Gozd, se lahko naknadno naročijo na paket Drevo ter izdajo e-računov razširijo še na ostale kupce ali pa uvedejo Gozd še za svoje doba-vitelje. Na prodajni strani jim i-Računi omogočajo izdajo računov glede na želje kupcev, v zapisu pdf ali xml ali na papirju, pri čemer je podprto tudi

poslovanje s proračunskimi uporab-niki.

AVTOMATIZACIJA POSLOVANJA Z DOBAVITELJIV Genisu so paradigmo enkratne-ga vnosa podatkov povzdignili na novo raven. Prek sistema i-Računi se namreč podatki računa vnesejo samo enkrat v celotnem procesu, in to pri dobavitelju. Vsi nadaljnji de-lovni postopki so avtomatizirani, od prevzema računa v kupčev ERP ali dokumentni sistem do odobravanja in knjiženja. »Dobavitelj elektronski račun prek i-Računov pošlje na pri-mer v Genis e-Pisarno ali e-Račune pri kupcu, kjer se brez kakršnega koli dodatnega vnašanja podatkov potrdi glede na vsebino in poslovna pravi-la ter po odobritvi prenese v glavno knjigo,« je dodal Štefančič. Poleg av-tomatizacije poslovanja z dobavitelji tako podjetja pri Genisu dobijo tesno povezan sistem internega elektron-skega poslovanja, s katerim optimi-zirajo notranje poslovne procese in ustvarijo dodatne prihranke in izbolj-šave.

Inovativen ekosistem e-poslovanja med poslovnimi partnerjiGenis je s storitvijo i-Računi ponudil nov model učinkovitega elektronskega poslovanja med dobavitelji in kupci

Koristi storitve i-Računi Gozd

Za naročnike – kupce:- Cena dva evra po dobavitelju za neomejeno število ra-

čunov mesečno – drastično nižji stroški poslovanja z do-bavitelji,

- enkraten vnos podatkov pri dobavitelju – manj napak pri obdelavi prejetih računov,

- do 90 odstotkov hitrejša obdelava prejetih računov – boljše obvladovanje finančnega toka,

- popolna sledljivost od izdelave računa s priponkami pri dobavitelju do knjiženja v kupčev poslovni sistem.

Za dobavitelje: - Celovite zmožnosti za izdelavo in pošiljanje e-računov,

vključno s priponkami,- posredovanje e-računov v UJP,- vodenje računov ne glede na format in način pošiljanja,- vodenje cenikov, evidence partnerjev in plačil,- uporaba takoj, brez začetnih naložb in uvedbe,- dobavitelj, ki je uporabnik Gozda, pošilja naročniku ra-

čune popolnoma brezplačno.

GENIS_2x203x271.indd 2-3 26. 11. 14 17:37

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Podjetja vedno bolj ugotavljajo, da bi s prejemom elektronskih računov ve-liko prihranila. Vendar imajo za uve-ljavitev e-poslovanja za dobavitelje precej nerešenih vprašanj. Največja težava je, da dobavitelji ne pošiljajo računov v formatu eSlog, niti domači, kaj šele tuji. »Danes je de facto format elektronskih računov datoteka pdf, ki jo podjetja pošiljajo po e-pošti. Gre za najbolj enostavno rešitev, ki od podje-tij ne zahteva posegov v informacijske sisteme,« je povedal Janko Štefančič, direktor Genisa. Pošiljanje pdf-datotek po e-pošti je skladno tudi s slovensko zakonodajo, ki ureja področje e-raču-nov, torej z ZDDV-1G.Vendar ima račun v datoteki pdf bi-stveno pomanjkljivost, saj v nasprotju z xml-datoteko podatkov z računa ni možno računalniško zajeti brez upora-be posebnih orodij. To pomeni, da je v likvidacijskem postopku za tak račun še vedno potrebna zamudna ročna ob-delava, ki poteka praktično enako kot pri skeniranih računih.

NAJBOLJ ENOSTAVNO DO E-RAČUNA PRI NABAVIV Genisu so letos izdelali povsem novo informacijsko storitev i-Računi, ki je

namenjena izdelavi in pošiljanju e-ra-čunov. Podjetjem je glede na obseg izdanih računov na voljo v paketnih različicah List, Veja, Drevo in Gozd. Za podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje z dobavitelji, je zanimiv predvsem pa-ket Gozd. Ta naročniku v osnovi omo-goča, da poleg lastne uporabe ponudi storitev i-Računi do sto dobaviteljem, ki mu brez kakršnih koli dodatnih stro-škov izstavljajo e-račune v formatu xml eSlog in pdf. »i-Računi Gozd so se izkazali kot pri-vlačna rešitev za srednja in velika podjetja, ki želijo v čim večji preje-mati e-račune. Probleme imajo pred-vsem z manjšimi dobavitelji, ki ni-majo ustrezne računalniške podpore za izdajo e-računov. Sistem pa lahko ponudijo tudi dobaviteljem v tujini, kjer ne poznajo eSloga,« je pojasnil Štefančič.Dobavitelji, ki brezplačno uporablja-jo storitev Gozd, se lahko naknadno naročijo na paket Drevo ter izdajo e-računov razširijo še na ostale kupce ali pa uvedejo Gozd še za svoje doba-vitelje. Na prodajni strani jim i-Računi omogočajo izdajo računov glede na želje kupcev, v zapisu pdf ali xml ali na papirju, pri čemer je podprto tudi

poslovanje s proračunskimi uporab-niki.

AVTOMATIZACIJA POSLOVANJA Z DOBAVITELJIV Genisu so paradigmo enkratne-ga vnosa podatkov povzdignili na novo raven. Prek sistema i-Računi se namreč podatki računa vnesejo samo enkrat v celotnem procesu, in to pri dobavitelju. Vsi nadaljnji de-lovni postopki so avtomatizirani, od prevzema računa v kupčev ERP ali dokumentni sistem do odobravanja in knjiženja. »Dobavitelj elektronski račun prek i-Računov pošlje na pri-mer v Genis e-Pisarno ali e-Račune pri kupcu, kjer se brez kakršnega koli dodatnega vnašanja podatkov potrdi glede na vsebino in poslovna pravi-la ter po odobritvi prenese v glavno knjigo,« je dodal Štefančič. Poleg av-tomatizacije poslovanja z dobavitelji tako podjetja pri Genisu dobijo tesno povezan sistem internega elektron-skega poslovanja, s katerim optimi-zirajo notranje poslovne procese in ustvarijo dodatne prihranke in izbolj-šave.

Inovativen ekosistem e-poslovanja med poslovnimi partnerjiGenis je s storitvijo i-Računi ponudil nov model učinkovitega elektronskega poslovanja med dobavitelji in kupci

Koristi storitve i-Računi Gozd

Za naročnike – kupce:- Cena dva evra po dobavitelju za neomejeno število ra-

čunov mesečno – drastično nižji stroški poslovanja z do-bavitelji,

- enkraten vnos podatkov pri dobavitelju – manj napak pri obdelavi prejetih računov,

- do 90 odstotkov hitrejša obdelava prejetih računov – boljše obvladovanje finančnega toka,

- popolna sledljivost od izdelave računa s priponkami pri dobavitelju do knjiženja v kupčev poslovni sistem.

Za dobavitelje: - Celovite zmožnosti za izdelavo in pošiljanje e-računov,

vključno s priponkami,- posredovanje e-računov v UJP,- vodenje računov ne glede na format in način pošiljanja,- vodenje cenikov, evidence partnerjev in plačil,- uporaba takoj, brez začetnih naložb in uvedbe,- dobavitelj, ki je uporabnik Gozda, pošilja naročniku ra-

čune popolnoma brezplačno.

GENIS_2x203x271.indd 2-3 26. 11. 14 17:37

praksa

38 e-računi

adria Mobil, eden največjih evrop-skih proizvajalcev počitniških prikolic in avtodomov, ki 99 od-stotkov svojih izdelkov izvozi, od svojih večinoma domačih doba-

viteljev vsako leto prejme več kot 30 tisoč ra-čunov. Polovico jih prejme v elektronski obli-ki, kar jim precej poenostavi, pospeši in po-ceni delo z računi.»Trideset tisoč računov na letni ravni pome-ni več kot 270 tisoč različnih postavk, ki jih je treba ročno vnesti v informacijski sistem,« je razložila Mira Šetina, pomočnica general-ne direktorice, odgovorna za ekonomiko in kontroling. Zato so se v podjetju odločili za pogovore z največjimi dobavitelji in uved-bo prejemanja računov v elektronski obli-ki, pri tem pa je nujno zagotoviti tudi var-no arhiviranje.

Uspešna mesečna digitalizacijaV Adrii Mobilu so se želeli izogniti visokim stroškom naložb v dodatne nestandardne povezave s svojimi dobavitelji, zato so se odločili za uporabo e-bančnih poti, ki jih za opravljanje plačilnega prometa redno upo-rablja več kot 80 odstotkov slovenskih pod-jetij, torej tudi vsi njihovi pomembnejši do-bavitelji.

Rešitev za e-bančništvo so Adria Mobil in njeni največji dobavitelji v sodelovanju z Abanko Vipa nadgradili tako, da jo lahko zdaj uporabljajo tudi za pošiljanje in pre-jemanje računov. »V poskusni fazi projek-ta uvedbe, ki je trajala le tri mesece, smo v izmenjavo e-računov najprej vključili tri dobavitelje, nato pa postopoma dodajali druge. V štirih mesecih od konca posku-sne faze smo tako vključili večino naših največjih dobaviteljev, od katerih na leto prejmemo polovico vseh računov,« je do-dala Mira Šetina.

Znižali stroške hranjenja in iskanjaDanes Adria Mobil uporablja Halcomov sistem izmenjave elektronskih računov. Dobavitelji pripravijo e-račun v formatu

enostavni eSlog, ga uvozijo v svojo e-ban-ko in s tem digitalno podpišejo ter ga prek banke pošljejo družbi Adria Mobil. V pod-jetju nato podatke brez odvečnega ročne-ga dela izvozijo iz e-banke v svoj informa-cijski sistem, v katerem odgovorne osebe odobrijo plačilo računa. Po odobritvi lah-ko zaposleni iz e-računa izdelajo plačilni nalog ter ga izvozijo nazaj v e-banko. Ta-

ko so se v podjetju izognili zamudnemu in nezanesljivemu pretipkavanju podatkov. Po likvidaciji e-račune shranijo v interni elektronski arhiv, s čimer so pomembno znižali stroške hranjenja in iskanja doku-mentov.

Primerne za prenos denarja in e-računov»Že uveljavljene e-bančne poti so za nas in naše dobavitelje pomenile enostavno in hi-tro uvedbo sistema za izmenjavo elektron-skih računov. Taki obliki izmenjave popol-noma zaupamo – če je bančna infrastruktu-ra dovolj varna za denar, je tudi za račune,« ugotavlja sogovornica.

Izkušnje, ki so jih pridobili v Adrii Mobi-lu, kažejo na to, da je projekte uvedbe elek-tronskih računov ob trdem delu in sodelo-vanju vseh vpletenih mogoče končati zelo hitro. Uspeh projekta in oprijemljive koristi (predvsem nižji stroški obdelave dokumen-tov in olajšana izmenjava podatkov) za Adrio Mobil so spodbudili tudi dobavitelje te druž-be, da se s poslovnimi partnerji dogovorijo za prejemanje e-računov po bančnih elek-tronskih poteh.

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Adria Mobil je izbrala e-bančne potiUvedbo e-računov je mogoče končati zelo hitro

Če je bančna infrastruktura dovolj varna za denar, je tudi za račune.��� Mira Šetina, pomočnica generalne

direktorice, odgovorna za ekonomiko in kontroling

praksa

E-računi 39

V podjetju Špica International so o uvedbi izdajanja elektronskih računov razmišljali že pred le-ti, vendar so takrat zaradi po-sledic gospodarske krize pred-

nost dobili drugi projekti. Objava 26. čle-na ZOPSPU je idejo o uvedbi izdaje elek-tronskih računov vnovič oživila in tako so septembra letos začeli projekt eRačuni. V okviru tega so prilagodili notranji proces izdajanja računov, nadgradili informacij-ski sistem ter uvedli orodja, ki zagotavlja-jo izdajo e-računov v skladu z veljavno za-konodajo.

V začetni fazi projekta so izvedli ana-lizo kupcev ter ugotovili, da 15 odstotkov domačih kupcev pomenijo proračunski uporabniki. Zaradi izsledkov analize in dejstva, da so predpisi, zahteve in, ne nazadnje, orodja za pripravo, izdajo in izmenjavo enaki za vse elektronske ra-čune, so se odločili za izvedbo projekta hkrati za vse kupce. »Pričakovati je, da bodo dolgoročno papirne račune v celoti nadomestili e-računi, zato smo se odlo-čili za uvedbo celovitega sisteam za nji-hovo izdajo. K tej odločitvi so nas poleg sprejetega zakona spodbudile predno-sti e-računov,« je povedala Sabina Sre-brič, vodja projekta eRačuni v Špici in-ternational.

Kako so se lotiliProjekta eRačuni so se lotili enako kot drugih projektov. Tako so postavili ci-lje, oblikovali projektno skupino, izve-dli oceno tveganj, pripravili časovni na-črt izvedbe projekta ter določili potreb-ne dejavnosti za izvedbo.Analizi kupcev je sledila analiza pro-cesa izdajanja računov in razmer na tr-gu. Na podlagi tega so izbrali partner-je, ki so jim zagotovili ustrezna orod-

Jaka ŽorŽfinance@finance.si

Vsem kupcem ponudili e-računeŠpica International je k izmenjavi e-računov povabila tudi partnerje iz gospodarstva

Pričakovati je, da bodo papirne račune v celoti nadomestili elektronski, zato smo se odločili za postavitev celovitega sistema za izdajo teh. k tej odločitvi so nas poleg sprejetega zakona spodbudile tudi prednosti, ki jih prinašajo e-računi.��� Sabina Srebrič, vodja projekta eRačuni v

Špici International

ja za uvedbo sistema za izdajo e-raču-nov. Ker so se odločili, da bodo e-raču-ne ponudili vsem kupcem, so vzpore-dno z uvedbo ustreznih orodij izvedli še obveščanje kupcev. »Ker je učinko-vitost projekta med drugim odvisna od odziva naših kupcev, smo jih pisno ob-vestili o sistemu in jih pozvali k izpol-nitvi obrazca za prejem e-računov. Na izpolnjenem obrazcu so vse potrebne informacije za izdajo in izmenjavo e-ra-čunov,« je pojasnila Sabina Srebrič. No-ve kupce bodo o tej možnosti obveščali sproti ob prejetju naročil in jih posku-sili v čim večjem številu usmeriti k pre-jemanju e-računov.V sklepnem delu projekta so pripravili šolanje zaposlenih, ki bodo izdajali e-ra-čune, ter obvestili vse zaposlene o novo-stih, ki jih e-računi prinašajo v podjetje. Zadnja koraka sta bila preizkus in prehod v produkcijo novembra letos.

Rešitev v okviru sistema ERPZa izdajo računov so ohranili sistem ERP in tega nadgradili s posebnim mo-dulom za izdajo e-računov, ki zagota-vlja pripravo računa v predpisanem standardu eSlog in njihovo pošiljanje na elektronski naslov kupca. Za poši-ljanje e-računov proračunskim uporab-nikom so se odločili za sodelovanje s podjetjem ZZI in njihovo aplikacijo Biz-Box, ki zagotavlja formalno elektron-sko izmenjavo računov.

Pričakovane poslovne koristi:

� Hitrejše izdajanje računov, � nižji stroški izdaje računov, � hitrejša dostava računov kupcem, � večji nadzor nad izdanimi računi.

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

Elektronski računi za izmenjavo med podjetji postajajo nepogrešljivo orodje za doseganje hitrejšega in cenejšega procesa nabavne verige, boljše uravna-vanje denarnih tokov podjetij ter po-sledično hitrejšega in učinkovitejšega odločevanja podjetij. Izračuni kažejo, da lahko elektronsko procesiranje računov prihrani med 60 in 80 odstotki stroškov v primerjavi s tradicionalno obravnavo papirnih računov. Stopnje rasti elek-tronskih računov so izredno visoke, pa vendar trenutna pokritost ne presega 10 odstotkov vseh računov. Izkušnje v EU kažejo, da se naložbe v projekte e-ra-čunov povrnejo prej kot v dveh letih. Če bi v EU nadomestili večino papirnih ra-čunov z e-računi, bi to letno pomenilo prihranek 40 milijard evrov.

Pred nami je torej velika sprememba iniciativa javne uprave, da januarja 2015 začne obvezno uvedbo e-raču-

nov. Ta odločitev je odločilnega pome-na za pospešeno uvedbo e-računov v vsej državi. Novo leto, ko bodo morali proračunski uporabniki Republike Slo-venije prejemati račune in spremljajo-če dokumente izključno v elektronski obliki, prinaša nove priložnosti in od podjetij je odvisno, koliko jih bodo iz-koristila.

Optimizacija poslovnih procesov je cilj, za katerega si prizadeva vsako podjetje. Ena izmed metod je gotovo avtomatizacija poslovanja, s katero podjetje prihrani čas in stroške, kar pomeni pozitivne spremembe poslo-vanja. Podjetja lahko dodano vrednost avtomatiziranega e-bančnega poslo-vanja izkoristijo s Halcomovo rešitvijo za e-bančništvo, Hal E-Bank/B2B, ki sledi sodobnim potrebam finančnega poslovanja in omogoča tudi avtoma-tizacijo poslovanja z e-računi kot tudi

avtomatizacijo podpisovanja e-raču-nov. Vsak uporabnik Halcomove rešit-ve za e-bančništvo Hal E-Bank ima že danes možnost uporabe e-računov v okviru rešitve Hal E-Bank; uporabniki naj se o tej možnosti pozanimajo pri svoji banki.

Hal E-Bank/B2B je nadgradnja Hal E-Bank/Corporate in pravnim osebam omogoča avtomatsko neposredno iz-menjavo dokumentov plačilnega pro-meta med informacijskim sistemom podjetja (ERP) in informacijskim siste-mom banke v Sloveniji in tujini brez roč-nega dela. Pomeni nepogrešljivo orodje tako za večja podjetja in organizacije z velikim številom transakcij kot tudi za manjša napredna podjetja, ki želijo ime-ti stalen nadzor nad svojo likvidnostjo. Vsaka sprememba v banki se namreč prenese neposredno v informacijski sis-tem podjetja.

Glavno vprašanje, s katerim se dandanes srečujejo podjetja, je, kako čim bolj optimizirati in poceniti proces v nabavni verigi. Tržno okolje postaja iz dneva v dan bolj zahtevno. Hi-trejši in cenejši so procesi, več časa in truda lahko podjetje nameni svoji osnovni dejavnosti. Račun je glavna komponenta povezovanja in katalizator optimizacije nabavnega procesa. Elektronski računi v tem primeru lahko precej olajšajo in pocenijo delo v nabavni verigi.

S Halcomovimi rešitvami avtomatizirajte postopke in optimizirajte poslovanje

Hal E-Bank/B2B vsako spremembo v banki avtomatsko prenese v informacijski sistem podjetja – in nasprotno – ter tako zamenjuje delo zaposlenega.

Najvidnejša prednost je gotovo poveča-nje udobja poslovanja. Velika podjetja, za katera je pomembna hitrost poslovanja, lahko pridobijo dragoceni čas. S Halco-movo rešitvijo so vsi podatki na enem mestu, zato se tudi vsi procesi avtomatizi-rajo in povezujejo z informacijskim siste-mom v podjetju. Podjetja imajo prav tako nenehen dostop do ažurnih podatkov. Uporabniki Hal E-Bank/B2B avtomatsko prevzamejo podatke od banke v tistem trenutku, ko so ti pripravljeni. Tako izvršu-jejo avtomatsko prevzemanje tudi pred začetkom delovnega časa, podatki pa se shranjujejo v zalednem sistemu podjetja.

Rešitev Hal E-Bank/B2B avtomatsko iz-važa podatke iz e-banke. Podatke, kot so plačilni nalogi in e-računi, izmenjuje z ERP-sistemom podjetja. Tako podjetja precej zmanjšajo število napak, ki so posledica ročnega uvoza podatkov v e-banko ali izvoza iz nje ali pa napačne izbire transakcijskega računa.

Uvedba e-računov prinaša pozitivne spremembe javnemu sektorju, saj bo ta

pridobil z velikimi prihranki pri sprejema-nju, predvsem pa oddajanju mno-žičnih računov. Prav tako bodo pridobili dobavi-telji blaga in storitev z možnostjo optimi-zacije financiranja svojih dobav. Pozi-tivne spremembe bodo čutili tudi naročniki, saj se jim bodo znižali stroški pri ob-delavi preje-tih računov. Z uporabo rešitve za elektronsko bančništvo, ki postopke a v t o m a t i -zira, lahko podjetja prihranijo tako čas kot denar ter se posledično z več sredstvi posvetijo svoji glavni dejavnosti in uspešneje raz-vijajo svoje konkurenčne prednosti na tekmovalnem trgu.

Že preverjena in uspešna rešitev avtomatizacije e-bančnega poslovanja

Optimizacija poslovanja z avtomatizacijo procesov

Avtomatska izmenjava podatkov med informacijskim sistemom (ERP) in e-banko

Avtomatizacija poslovanja z e-računi

Halcom d.d., Tržaška 118, 1000 Ljubljana, Tel: 01 200 33 40, E-pošta: prodaja@halcom.si, Splet: www.halcom.si

Halcom_oglas_B2B_203x130 copy.pdf 1 11/26/14 10:45 AM

Papirnati računi se selijo na računalniške ekrane.

HALCOM_pr_406x271.indd 2-3 26. 11. 14 16:31

Elektronski računi za izmenjavo med podjetji postajajo nepogrešljivo orodje za doseganje hitrejšega in cenejšega procesa nabavne verige, boljše uravna-vanje denarnih tokov podjetij ter po-sledično hitrejšega in učinkovitejšega odločevanja podjetij. Izračuni kažejo, da lahko elektronsko procesiranje računov prihrani med 60 in 80 odstotki stroškov v primerjavi s tradicionalno obravnavo papirnih računov. Stopnje rasti elek-tronskih računov so izredno visoke, pa vendar trenutna pokritost ne presega 10 odstotkov vseh računov. Izkušnje v EU kažejo, da se naložbe v projekte e-ra-čunov povrnejo prej kot v dveh letih. Če bi v EU nadomestili večino papirnih ra-čunov z e-računi, bi to letno pomenilo prihranek 40 milijard evrov.

Pred nami je torej velika sprememba iniciativa javne uprave, da januarja 2015 začne obvezno uvedbo e-raču-

nov. Ta odločitev je odločilnega pome-na za pospešeno uvedbo e-računov v vsej državi. Novo leto, ko bodo morali proračunski uporabniki Republike Slo-venije prejemati račune in spremljajo-če dokumente izključno v elektronski obliki, prinaša nove priložnosti in od podjetij je odvisno, koliko jih bodo iz-koristila.

Optimizacija poslovnih procesov je cilj, za katerega si prizadeva vsako podjetje. Ena izmed metod je gotovo avtomatizacija poslovanja, s katero podjetje prihrani čas in stroške, kar pomeni pozitivne spremembe poslo-vanja. Podjetja lahko dodano vrednost avtomatiziranega e-bančnega poslo-vanja izkoristijo s Halcomovo rešitvijo za e-bančništvo, Hal E-Bank/B2B, ki sledi sodobnim potrebam finančnega poslovanja in omogoča tudi avtoma-tizacijo poslovanja z e-računi kot tudi

avtomatizacijo podpisovanja e-raču-nov. Vsak uporabnik Halcomove rešit-ve za e-bančništvo Hal E-Bank ima že danes možnost uporabe e-računov v okviru rešitve Hal E-Bank; uporabniki naj se o tej možnosti pozanimajo pri svoji banki.

Hal E-Bank/B2B je nadgradnja Hal E-Bank/Corporate in pravnim osebam omogoča avtomatsko neposredno iz-menjavo dokumentov plačilnega pro-meta med informacijskim sistemom podjetja (ERP) in informacijskim siste-mom banke v Sloveniji in tujini brez roč-nega dela. Pomeni nepogrešljivo orodje tako za večja podjetja in organizacije z velikim številom transakcij kot tudi za manjša napredna podjetja, ki želijo ime-ti stalen nadzor nad svojo likvidnostjo. Vsaka sprememba v banki se namreč prenese neposredno v informacijski sis-tem podjetja.

Glavno vprašanje, s katerim se dandanes srečujejo podjetja, je, kako čim bolj optimizirati in poceniti proces v nabavni verigi. Tržno okolje postaja iz dneva v dan bolj zahtevno. Hi-trejši in cenejši so procesi, več časa in truda lahko podjetje nameni svoji osnovni dejavnosti. Račun je glavna komponenta povezovanja in katalizator optimizacije nabavnega procesa. Elektronski računi v tem primeru lahko precej olajšajo in pocenijo delo v nabavni verigi.

S Halcomovimi rešitvami avtomatizirajte postopke in optimizirajte poslovanje

Hal E-Bank/B2B vsako spremembo v banki avtomatsko prenese v informacijski sistem podjetja – in nasprotno – ter tako zamenjuje delo zaposlenega.

Najvidnejša prednost je gotovo poveča-nje udobja poslovanja. Velika podjetja, za katera je pomembna hitrost poslovanja, lahko pridobijo dragoceni čas. S Halco-movo rešitvijo so vsi podatki na enem mestu, zato se tudi vsi procesi avtomatizi-rajo in povezujejo z informacijskim siste-mom v podjetju. Podjetja imajo prav tako nenehen dostop do ažurnih podatkov. Uporabniki Hal E-Bank/B2B avtomatsko prevzamejo podatke od banke v tistem trenutku, ko so ti pripravljeni. Tako izvršu-jejo avtomatsko prevzemanje tudi pred začetkom delovnega časa, podatki pa se shranjujejo v zalednem sistemu podjetja.

Rešitev Hal E-Bank/B2B avtomatsko iz-važa podatke iz e-banke. Podatke, kot so plačilni nalogi in e-računi, izmenjuje z ERP-sistemom podjetja. Tako podjetja precej zmanjšajo število napak, ki so posledica ročnega uvoza podatkov v e-banko ali izvoza iz nje ali pa napačne izbire transakcijskega računa.

Uvedba e-računov prinaša pozitivne spremembe javnemu sektorju, saj bo ta

pridobil z velikimi prihranki pri sprejema-nju, predvsem pa oddajanju mno-žičnih računov. Prav tako bodo pridobili dobavi-telji blaga in storitev z možnostjo optimi-zacije financiranja svojih dobav. Pozi-tivne spremembe bodo čutili tudi naročniki, saj se jim bodo znižali stroški pri ob-delavi preje-tih računov. Z uporabo rešitve za elektronsko bančništvo, ki postopke a v t o m a t i -zira, lahko podjetja prihranijo tako čas kot denar ter se posledično z več sredstvi posvetijo svoji glavni dejavnosti in uspešneje raz-vijajo svoje konkurenčne prednosti na tekmovalnem trgu.

Že preverjena in uspešna rešitev avtomatizacije e-bančnega poslovanja

Optimizacija poslovanja z avtomatizacijo procesov

Avtomatska izmenjava podatkov med informacijskim sistemom (ERP) in e-banko

Avtomatizacija poslovanja z e-računi

Halcom d.d., Tržaška 118, 1000 Ljubljana, Tel: 01 200 33 40, E-pošta: prodaja@halcom.si, Splet: www.halcom.si

Halcom_oglas_B2B_203x130 copy.pdf 1 11/26/14 10:45 AM

Papirnati računi se selijo na računalniške ekrane.

HALCOM_pr_406x271.indd 2-3 26. 11. 14 16:31

praksa

42 e-računi

V Mariborskem vodovodu sodobne IKT-tehnologi-je vidijo kot konkurenčno prednost, zato jih uspešno uporabljajo že vrsto let,

pravilnost njihove usmeritve pa potr-jujejo tudi številne nagrade in prizna-nja. Za obračun vodarine uporabljajo programsko opremo podjetja Bass iz Celja. Njihova aplikacija za obračun ko-munalnih storitev Inkasso je storitev e--račun podprla že v začetku leta 2010. Mariborski vodovod je bil med prvi-mi komunalnimi podjetji, ki je zače-lo omenjeno storitev že istega leta po-nujati strankam s sloganom »E-račun: prijazen do okolja, udoben za uporab-nike, učinkovit za podjetja«.

E-račun v družbi klasičnega računaVendar je bila pot uvajanja elektron-skih računov vse prej kot lahka. IT--podjetja in zakonodaja so storitev iz-menjave e-računov sicer hitro podprli, a so zaostajali drugi deležniki, vključ-no z bankami in drugimi podjetji, po-sebno pa država. Prav kmalu naj bi se to spremenilo. Od 45 tisoč izdanih ra-čunov na mesec v Mariborskem vodo-vodu je zdaj pristnih e-računov še ve-dno malce več kot 500, približno pet tisoč pa jih imajo v dvojni – tako papir-ni kot elektronski obliki.

»Postavili smo si izziv približanja končnim uporabnikom, ki razmišlja-jo in delajo čedalje bolj digitalno. Vsi imajo internet in so torej ciljna skupi-

Miran Vargamiran.varga@finance.si

Od 45 tisoč izdanih računov na mesec je pristnih e-računov malce več kot 500, približno pet tisoč pa jih imajo v dvojni – tako papirni kot elektronski obliki.

Mariborski vodovod z e-računi posluje že več letPreprostost e-plačevanja je najprej prepričala gospodinjstva

E-račun ne prinaša le organizacijskih sprememb, temveč postavlja tudi nove

standarde komuniciranja, tako s podjetji kot končnimi uporabniki.

��� Bojan Erker, vodja informatike v Mariborskem vodovodu

na za e-račune. Ugotovili smo, da ve-čina že plačuje položnice prek elek-tronske banke. Zakonodaja v zvezi z e-računi še ni bila dodelana, zato smo ubrali svoj pristop, njegov rezultat je tudi dvojna izdaja. Stranke so račun dobile po e-pošti in v pisni obliki. Zdaj je skoraj vsem jasno, kaj je e-račun, za-to tega ne počnemo več,« razlaga Bo-jan Erker, vodja informatike v Mari-borskem vodovodu.

Odločilna vloga razvojnega partnerjaŠe preden pa so v Mariborskem vodo-vodu zagnali veliko kampanjo, s kate-ro so e-račun približali končnim upo-rabnikom, so v sodelovanju s podje-tjem Bass pripravili vso potrebno in-frastrukturo. Omenjeno podjetje je namreč v sodelovanju z naprednejši-mi partnerji razvilo specializirano po-slovno rešitev, ki jo danes uporablja že več kot 70 odstotkov slovenskih komu-nalnih podjetij.

Prejemnik računa za komunalne storitve se je že na začetku lahko od-ločil, ali bo e-račun prejemal prek ele-ktronske banke ali sistema www.ko-munala.info. Preprostost e-plačeva-nja komunalnih storitev je prepriča-la predvsem gospodinjstva, medtem ko poslovni subjekti šele zdaj razume-jo pomen e-računov in imajo tudi več posluha za te, pred leti pa so e-račun posvojila le redka podjetja.

»E-račun ne prinaša le organizacij-skih sprememb, temveč postavlja tudi nove standarde komuniciranja, tako s podjetji kot končnimi uporabniki,« do-daja Erker. Mariborski vodovod danes e-račune pripravlja v svoji lastni aplika-ciji, pri čemer je večina dela avtoma-tiziranega, saj merilniki samodejno sporočajo porabo, sistem pa preraču-na ceno storitve. Za pošiljanje e-raču-nov do UJP podjetje uporablja omrež-je družbe Bass, enega od ponudnikov elektronskih poti. Vsak mesec namreč prek omrežja Bass do računskega sti-čišča potuje približno štiri tisoč raču-nov, to število pa bo v prihodnjem le-tu precej večje.

Paleto Gradovih produktov, ki podpirajo e-poslovanje, sestavljajo programi:

• Meč SQL za uvoz elektronskih računov,

• Cekin SQL za izdajo elektronskih računov,

• spletna aplikacija eMeč, ki omogoča likvidacijo dokumentov tudi z odda-ljenih lokacij (prek interneta). Pro-gram hkrati omogoča večnivojsko li-kvidiranje dokumentov, kar pomeni, da lahko za določen račun določite več likvidatorjev (skrbnikov).

Vse programe odlikujejo preglednost, enostavnost za uporabo ter številne možnosti skeniranja in izvažanja oziro-ma uvažanja dokumentov.

Programska paketa Meč SQL (za prejete račune) in Cekin SQL (za izdane račune) hkrati zagotavljata arhiviranje (e-arhiv) v skladu z določili zakona o DDV, ki pred-pisuje hranjenje računovodskih listin. Zato uporabniki navedene programske opreme ne potrebujejo dodatnega zu-nanjega hranjenja in nimajo dodatnih stroškov arhiviranja. Zagotoviti je treba le dovolj prostora na izbranem mediju.

Oba programa omogočata izmenjavo računov po elektronski pošti že vrsto let. Najnovejši predpisi pa so elektron-sko izmenjavo računov uzakonili za jav-ni sektor in določili pot izmenjave prek UJP.net. V skladu s tem smo že poleti uporabnike Gradovih programov po-vabili, naj začnejo postopke prijave za prejemanje e-računov na UJP.net in iz-vedejo prve uvoze že pred uradnim pre-hodom na novo obliko poslovanja.

Oktobra je polovica Gradovih uporabni-kov iz javnega sektorja uspešno opravila prve uvoze e-računov v Meč SQL. Ob tem se je potrdilo pričakovanje, da po-sebnih težav pri prevzemu e-računov ni. Verjetno je razlog tudi to, da imajo vsi izdajatelji, ki že omogočajo pripravo e-računov, ustrezno programsko opre-

mo. Vse potrebne prilagoditve v zvezi z e-poslovanjem so v obliki novih različic vsi uporabniki z veljavno vzdrževalno pogodbo prejeli brezplačno.

Za večje uporabnike so pripravili še vme-snik, ki omogoča neposreden dostop iz programa do ponudnikov elektronskih poti.

S pravočasno pripravo uporabnikov na novo obliko poslovanja bo januarski prehod preprost in brez stresa. Poleg uporabnosti programskih rešitev so k temu pripomogla strokovna izobraže-vanja za Gradove uporabnike v minulih mesecih.

Podjetje Grad d.d. je specializirano za razvoj programske opreme za računovodstvo in vodenje poslovanja.

Gradovi programi in e-poslovanje

prom

ocijs

ko b

esed

ilo

praksa

44 e-računi

V osnovni šoli Draga Bajca Vipava so v nasprotju z drugimi javnimi zavodi priprave na elektronsko poslovanje zače-li že lansko poletje. Z uvedbo e-poslovanja so pohiteli tu-di zato, ker je ta zahtevala nove naložbe v računalniško opremo, ki jih zaradi ZUJP morda ne bi mogli zagotoviti

pravočasno. »Kupiti smo morali nov strežnik, dodatne osebne ra-čunalnike za hišnika, kuhinjo in knjižnico ter dodatno programsko opremo,« je povedala računovodkinja Neva Čibej.Najprej so začeli elektronski zajem papirnih računov ter elektron-sko odobravanje. Za to so uvedli dokumentni sistem SAOP eRegi-strator in knjigo prejetih računov, ki je povezana z glavno knjigo v poslovnoinformacijskem sistemu. Marca letos so sistem razširili še s prejetjem elektronskih računov iz banke UJP, pri čemer so se pri-javili za prejetje elektronskih računov sicer zelo majhnega števila re-gistriranih izdajateljev, na primer Telekoma Slovenije, Elektra Pri-morske oziroma E 3 ter Adriaplina.

Avtomatizacija procesaKot napoveduje Čibejeva, bo s prejemanjem elektronskih računov poslovanje še hitrejše in preprostejše. Odpadeta namreč skeniranje računov in ročno vnašanje podatkov. Ko pride e-račun v banko UJP, ga računovodkinja najprej pregleda, sprejme oziroma zavrne, potr-di in nato uvozi v knjigo prejetih računov v dokumentnem sistemu. Uvoženemu računu se v knjigi prejetih računov samodejno dodeli številka računa, pokaže se slika, hkrati pa se prepišejo vsi glavni po-datki, kot so sklici, zneski in valuta. »Pri elektronsko prejetih raču-

nih samo še določim podpisnike in konte, kamor se bo zadeva po-knjižila. Ne gre samo za prihranek časa, temveč tudi za izogibanje napakam, predvsem pri sklicnih številkah, ki so zelo dolge,« je pou-darila Čibejeva. Pri nekaterih dobaviteljih imajo že nastavljene poti knjiženja in se po odobritvi podpisnika račun samodejno poknjiži.

Odobravanje e-računov poteka enako kot odobravanje skenira-nih. Iz knjige prejetih računov se po določanju potrjevalcev računi samodejno preusmerijo v ustrezne nabiralnike, kjer jih potrjeval-ci prevzamejo in odobrijo. Kot pravi Čibejeva, je program zelo pre-prost za uporabo, tudi za računalnika nevešče zaposlene, kot sta hi-šnika in kuharica. Prejete račune podpisujejo na petih točkah. Pod-pisnik pregleda račun v zapisu PDF in ga podpiše z digitalnim cer-tifikatom. Po potrditvi se račun samodejno prenese v glavno knji-go, ob tem pa se izdelajo še plačilni nalogi.

Prehod na e-hramboVse račune, tudi elektronske, za zdaj še arhivirajo v papirni obliki, z novim letom pa bodo predvidoma v celoti prešli na elektronsko hrambo. »Pri elektronski hrambi nas čaka še sprejetje notranjih pra-vil. Ob nabavni dokumentaciji ter izdanih računih želimo namreč prek elektronskih map v eRegistratorju voditi tudi drugo prejeto po-što in poslovno dokumentacijo, skupaj s plačilnimi listami ter dru-gimi dokumenti zaposlenih,« je pojasnila Čibejeva.

Šola je sicer naklonjena elektronskemu poslovanju, saj poleg po-slovnega dela uvaja še sistem eAsistent za elektronsko podporo uč-nemu procesu in sodelovanje s starši.

Jaka ŽorŽfinance@finance.si

Prihranijo čas in se izognejo napakamV osnovni šoli Draga Bajca Vipava so se že zgo-daj pripravili na elektron-sko poslova-nje

��� »S prejemanjem elektronskih računov je poslovanje še hitrejše in preprostejše. Odpadeta namreč skeniranje računov in ročno vnašanje podatkov,« pravi Neva Čibej, računovodkinja v osnovni šoli Draga Bajca Vipava.

praksa

E-računi 45

V medijski hiši Pro Plus – POP tv, Kanal A, Kino, Brio, Oto, Voyo, 24ur.com in tematski portali – so elektron-sko poslovanje začeli v nabavi, lani pa so ga razširili še na prodajo. »Čas podpisovanja in potrjevanja vho-dnih računov smo skrajšali vsaj za polovico, računi

pa so pri kupcih še v istem dnevu, ko so poknjiženi,« je povedal Boštjan Rigler, tehnični direktor v Pro Plusu. E-poslovanje jim omogoča tudi lažjo analizo poslovanja in hiter vpogled v raču-ne za zaposlene, saj so vsi podatki dostopni prek računalnika. Iskanje po fasciklih je tako preteklost, hkrati pa sistem omogo-ča popolno revizijsko sledljivost dogajanja v nabavnem procesu za potrebe notranjih in zunanjih revizijskih postopkov ter prav-no veljavno e-poslovanje.

Izboljšal se je tudi denarni tok»Poudariti je treba, da se s pošiljanjem računov v eni izmed elek-tronskih oblik skrajša čas za obravnavo in pripravo za plačilo, kar je pri našem poslovanju zelo pomembno, saj so naše največje stran-ke agencije, ki morajo vsak prejeti račun pregledati in posredova-ti končnemu naročniku oglasa,« razlaga Rigler. Vse skupaj se kaže v krajšem času, potrebnem za poravnavo obveznosti, in s tem bolj-šem denarnem toku. Brezpapirno poslovanje ne nazadnje pripo-more tudi k varstvu okolja. V Pro Plusu so namreč že nekaj let de-javni na področju trajnostnega razvoja, katerega pomemben del je tudi ekologija.

Zaokrožena rešitev za izdajo računov v PDFSistem e-poslovanja uvajajo postopoma, pri čemer ga sproti nadgra-jujejo z novimi rešitvami in prilagajajo svojim potrebam. S kranjskim podjetjem Genis in Microsoftovimi produkti so tako razvili doku-mentni sistem, povezan z aplikacijo, ki pokriva vse poslovne proce-se podjetja. Knjiženje izhodnih računov poteka v informacijskem sistemu Axapta, s katerim so letos zamenjali Navision. Ob knjiženju se ustvari datoteka PDF, ki se skupaj z najpomembnejšimi podatki o računu samodejno prenese v dokumentni sistem.

»Za zapis PDF smo se odločili zaradi njegove razširjenosti. Na-ši partnerji ne potrebujejo novih programov za sprejemanje naših računov,« je pojasnil Rigler. V dokumentnem sistemu sledi kontro-la, račune v sistemu potrdi kontroling. Program ima shranjene na-stavitve o obliki pošiljanja računov za posamezne stranke, s čimer so zmanjšali možnosti za njihovo napačno dostavo. Račune iz do-kumentnega sistema pošljejo po elektronski pošti ali pa natisnejo in pošljejo po klasičnih poteh (kurir, pošta).

Elektronski proces bo v celoti potekal elektronskoDokumentni sistem bodo v Pro Plusu razvijali tako, da bo celoten poslovni proces – od ponudbe, naročila in izvedbe do izdaje faktur – potekal elektronsko, tako pri prodaji kot nakupu. »Pripravljamo razširitev za pošiljanje računov v obliki eSlog, za to smo se odloči-li predvsem zaradi učinkovitejšega poslovanja z javnimi ustanova-mi,« je dodal Rigler.

Sistem nameravajo še razširiti, da bo omogočal tudi spremljanje naročil in pogodb na prodajni strani, prevzem in aktivacijo osnov-nih sredstev in samodejni prenos podatkov v sistem ERP ter obra-čun vračunanih stroškov na podlagi podatkov o naročenih in opra-vljenih, a še nefakturiranih storitvah.

Jaka ŽorŽfinance@finance.si

Na poti do celovitega e-poslovanja pri prodaji Pro Plus je elektronsko poslovanje z dobavitelji in kupci začel zaradi pospešitve procesov in znižanja stroškov pisarniškega materiala

Število kupcev, ki uporabljajo e-poslovanje, se je povečalo. Prizadevamo si, da bi se jih v prihodnosti čim več odločilo za tako obliko prejemanja računov. ��� Boštjan Rigler, tehnični direktor Pro

Plusa

4th Office, inovativna poslovna rešitev v ob-laku, je del globalnega trenda, ki postavlja nove standarde za poslovanje podjetij, saj ustvarja prilagodljivo delovno okolje za za-poslene, ki spodbuja inovacije in podpira dinamično vodenje podjetja. »Jasno nam je, da imamo platformo, ki pomeni velik preobrat v dozdajšnjem na-činu dela in vodenja. Vzpostavlja namreč delovno okolje, ki je najboljši približek kla-sične pisarne, le da lahko v 4th Office sku-paj 'sedijo' in delajo posamezniki, ne da bi morali dejansko biti v isti pisarni. Najboljše pri tem pa je, da je rešitev tako prepro-sta, da jo lahko katerokoli podjetje začne uporabljati praktično takoj, brez dodatne

naložbe ali uvajanja,« pove Boštjan Bregar, idejni oče rešitve.

DOSTOP DO DOKUMENTOV OD KODERKOLI, TUDI Z MOBILNEGA TELEFONA4th Office podpira agilne poslovne proce-se, sodelovanje in hitro komunikacijo med sodelavci, preprosto izmenjavo dokumen-tov ter učinkovito vodenje projektov – vse to na enem mestu, dostopno od koderkoli in kadarkoli prek računalnika, tablice ali mobilnega telefona. Pri tem zaposlenim omogoča, da svoje delo opravijo kjerkoli: v pisarni, doma ali na poti. V podjetju se zmanjša poraba pa-pirja, manj je neproduktivnih sestankov, nižji pa so tudi stroški telefona in službe-nih potovanj.

ZNALI SO PRISLUHNITI POTREBAM STRANK»Iz pogovorov s strankami nam je postalo jasno, da ni več pomembno, kje je nekdo lociran, temveč da sodelavce izbirajo na podlagi njihovega znanja. Želeli so reši-tev, s katero bodo poenostavili medse-bojno komunikacijo ter pretok znanja in dokumentov. Pri tem pa so želeli izkoristiti sodobno tehnologijo za to, da jim ne bi bilo treba preživljati več toliko časa v pi-sarni, temveč bi lahko opravili svoje delo od koderkoli. 4th Office na enem mestu združuje vse, kar potrebuje odzivno pod-jetje,« pove Bregar.

DIREKTOR VEDNO VE, KAJ SE DOGAJA V PODJETJU 4th Office je spletno orodje za sodobnega menedžerja, ki v podjetju spodbuja agil-nost, zaposlenim pa omogoča prilagodljivo delo od koderkoli, saj so povezani prek pi-sarne v oblaku. »Direktor ima ves čas pre-gled nad poslovanjem, tudi takrat, ko ni osebno v podjetju. Tako je podjetje bolj od-zivno in se hitreje prilagaja zahtevam trga,« pove Bregar. Ni čudno, da 4th Office osvaja srca uporabni-kov – njihovo število narašča iz dneva v dan. Ta podjetja se namreč zavedajo, da so hit-ro prilagajanje trgu, stalno izboljševanje in popolno preglednost poslovanja glavni pogoji za uspešno poslovanje, ki podjetju zagotavljajo prednost pred konkurenco.»O tem govorijo globalni mnenjski vodje, kot sta Harvard Business Review in revija Forbes, o tem govori CEO podjetja Google in milijonar Richard Branson, lastnik podje-tja Virgin, tako vodijo podjetje Wordpress z 260 zaposlenimi in številna druga,« razlaga Bregar.

Kaj razlikuje uspešna podjetja od preostalih? Uspešna podjetja skrbijo za agilne procese in dinamično povezovanje ekip. Enosmerno komunikacijo od zgoraj navzdol nadomeščajo z in-teraktivnimi pogovori med različnimi ravnmi, papirne dokumente pa izpodrivajo e-dokumen-ti, do katerih lahko zaposleni dostopajo od koderkoli in kadarkoli. Vse to omogoča 4th Office.

4th Office – e-poslovanje za podjetja, ki si prizadevajo za uspeh v letu 2015

4th Office zaposlenim prihrani kar 25 od-stotkov delovnega časa, ki ga sicer pora-bijo za iskanje informacij in dokumentov med e-pošto. (Vir: raziskava Marg 2013, 133 podjetij)

Uporabnike navdušujeta preprostost in prijaznost rešitve, saj lahko e-poslovanje uvedejo tako rekoč čez noč. Boštjan Bregar, idejni oče rešitve 4th Office

Rešitve, ki jih razvija ekipa zaposlenih v podjetju Marg, uporablja že več kot 12 tisoč uporabnikov v Sloveniji, Veliki Britaniji in ZDA. www.4thoffice.sipr

omoc

ijsko

bes

edil

o

GET IT TOGETHER.

prejem in izdaja e-računov e-arhiv likvidacija računov povezava z računovodskim sistemom dokumentni sistem projektno vodenje sodelovanje med ekipami, sodelavci, poslovnimi partnerji

www.4thOffice.si

PakET SmaRT že za 99€! PReIzKUSITe BRezPLaCNO!

PISaRNa

V VaŠEm žePU! 4thOffice™ deluje na računalniku, tablici in mobilnem telefonu.

oglas_4thoffice_eposlovanje-203x271-v2.indd 1 11/26/14 2:44 PM