Operation Management
Studi kasus
Eastern Gear, Inc.
A. LATAR BELAKANG1
Eastern Gear, Inc merupakan perusahaan manufaktur gear yang
pembuatannya berdasarkan permintaan dan kebutuhan pelanggan
(customized product). Produk gear yang dihasilkan berdasarkan
permintaan pelanggan ini mempunyai jenis bahan baku yang
berbeda-beda dan dapat mencapai 40 jenis bahan baku baja dan logam,
berat gear yang dapat dihasilkanpun bervariasi dari yang ringan
(ons) sampai yang berat (pon). Penerimaan pesanan / order Proses
penyediaan gear di Eastern Gear yaitu menggunakan sistem make to
order, dimana penyediaan gear berdasarkan pesanan dari pelanggan.
Sistem ini dapat meminimalkan jumlah stok selama proses pembuatan
dan produk jadi. Pemesanan gear di Eastern Gear dapat digambarkan
sebagai berikut:
Customer order
Design product Receive Order Purchase raw materials Receive raw
materials Sales & Marketing
Manufacturing
Shipment
1.
Pemesanan dari pelanggan
Pelanggan memberikan desain gear yang diinginkan, blue print
atau sketsa, jumlah gear yang akan di pesan, spesifikasi jenis
bahan yang di gunakan
2.
Penerimaan pesanan2
Vice president marketing & sales akan menerima pesanan, dan
formulir pemesanan akan diberikan kepada bagian controller dan
supervisor produksi. 3. Pemesanan bahan baku Pemesanan bahan baku
dilakukan oleh controller. Waktu yang diperlukan dari pemesanan
sampai dengan bahan baku datang memakan waktu 1 sampai 2 minggu. 4.
Proses pembuatan Proses pembuatan memerlukan waktu 2 minggu sejak
bahan baku di terima. Proses manufaktur yang ada di Eastern Gear
menggunakan sistem work center, dimana mesin dikelompokan
berdasarkan jenis yang sama pada satu work center. Misalkan
mesin-mesin drill dijadikan satu dalam satu work center / satu
ruangan dan mesin-mesin milling berada di work center lainnya.
Dengan sistem seperti ini aliran bahan dari satu work center ke
work center lain tergantung dari proses sebelumnya. Dapat
digambarkan sebagai berikut:
Tata ruang dan aliran barang / material Ruang produksi gear di
Eastern Gear menggunakan sistem work center dimana mesin yang
mempunyai fungsi yang sama dijadikan satu dalam satu ruangan,
dengan tata ruang dan aliran proses sebagai berikut:
3
Aliran dan waktu yang dibutuhkan dalam proses pembuatan gear di
bagian produksi yang normal:
4
Purchase raw material Receiving raw material Milling
Drilling
Order lead time 1 - 2 minggu
GrindingProduction time 2 mingguNeed heat treating ?
Yes
Heat treating
No Inspection
Shipment
Proses manufacturing pada masing-masing work center di Eastern
GearReciv Reciand dock Matesor O O OS OS OS OS OS OS OS OS M m OS12
OS34 OS810 OS1520 OS25 OS304 OS405 OS102 OS407 Drilng OS12 OS34
OS810 OS1520 OS25 OS304 OS405 OS102 OS407 OS10 O S12 S34 S810 1520
25 ngFish& vingawHet shipfn ilngSh Grindg rialgeTtn gostra
achine dock 304 405 102 407 10 S10 edng& ipng dsge
1. Receiving raw material5
Penerimaan dan penyimpan bahan baku 2. Milling Bahan baku berupa
gear blank dikirim dari ruang penyimpanan ke ruang milling. Di sini
gear di potong sesuai dengan spesifikasi yang diberikan oleh
pelanggan. 3. Drilling Setelah gear blank di potong, kemudian di
kirim ke drilling untuk dibor 4. Grinding Setelah gear blank dibor
kemudian dilakukan proses pemasangan roda gigi dan menghaluskan
permukaannya 5. Heat treating Heat treating dilakukan jika
dibutuhkan oleh pelanggan 6. Inspection Proses pemeriksaan gear
yang telah jadi terhadap spesifikasi yang diminta 7. Shipment Jika
tidak diperlukan proses pemanasan maka gear yang telah jadi dapat
disimpan di gudang produk jadi dan kemudian dikirim. Saat pertama
menjalani bisnis manufaktur gear, Eastern Gear mengalami kerugian
pada dua tahun pertama, kemudian pada tahun berikutnya perusahaan
sudah mendapatkan keuntungan. Penjualan diperkirakan meningkat.
Berdasarkan survey pasar penjualan dapat mencapai US$ 5 juta pada
tahun 1988 jika waktu penyelesaian pembuatan gear berkisar antara 5
sapai 6 minggu. Tapi jika waktu penyelesaian pembuatan gear dapat
diturunkan menjadi 3 sampai 4 minggu maka penjualan dapat mencapai
US$ 5.5 juta. B. PERTANYAAN UNTUK DISKUSI 1. Apa masalah utama yang
di hadapi oleh Eastern Gear? 2. Apa yang harus dilakukan oleh Mr.
Rhodes untuk memecahkan masalahnya?
6
3. Bagaimana kasus ini dapat dihubungkan dengan strategi
operasional dan konsep desain proses? C. PEMBAHASAN Masalah utama
yang dihadapi oleh Easter Gear adalah: 1. waktu yang lama untuk
pemesanan barang hingga barang tersebut jadi dan dikirim ke
konsumen membutuhkan waktu 5-6 minggu.2. Adanya hambatan atau
bottle neck pada proses produksi di eastern gear 3. Tidak adanya
system yang standard untuk penghitungan biaya/cost di tiap
order secara sistematis. Untuk dapat memberikan solusi terhadap
masalah yang ada di Eastern Gear perlu dilihat apa saja yang dapat
menjadi penyebab terjadinya lead time produksi yang lebih panjang
sebelumnya kita lihat bagan berikut ini :Purchase raw material
Receiving raw material Milling DrillingTotal dari 3 4 minggu
Menjadi 5 6 minggu Order time 1 - 2 minggu
Grinding
Need heat treating ?
Yes
Heat treating
Production time 2 minggu Menjadi 4 minggu
No Inspection
Shipment
7
-
Saat supervisor produksi (Joe Irvine) menerima pesanan
pelanggan, pesanan tersebut di review kemudian diarsip sampai bahan
baku datang. Saat proses produksi berlangsung, orang teknikal dari
pelanggan dapat melakukan perubahan desain sehingga proses
pembuatan gear terhenti karena harus menunggu bahan baku baru yang
akan digunakan dan terkadang perlu adanya klarifikasi dan
pemeriksaan ulang terhadap desain gear.
-
-
Pelanggan memberikan cetakan tidak selalu menyertakan toleransi
yang diperbolehkan selama pembuatan produk gear, sehingga pelanggan
dihubungi langsung jika informasi tersebut diperlukan
-
Proses manufaktur dengan sistem work center.
Dengan adanya urutan
proses sistem work center dapat menghabiskan 90% dari waktu yang
ada untuk menunggu antrian ketersediaan mesin. Sebenarnya hanya 10%
dari waktu dihabiskan untuk melakukan proses. yang relatif lama
yaitu 4 minggu untuk order.-
Akibatnya dibutuhkan waktu
Tidak ada perbedaan alur proses pembuatan gear ukuran kecil dan
gear ukuran besar. Proses pengerjaan dibagi menjadi 2 yaitu
pengerjaan biasa dan pengerjaan yang ditangani terburu-buru (Rush
basis). Pekerjaan yang rush order ini ratarata sebesar 10% dari
total order dan proses produksi rush ini diselesaikan hanya dalam 4
hari. Dengan adanya rush order ini, proses penyelesaian pengerjaan
yang rutin menjadi terganggu karena menunggu pengerjaan rush order
yang harus diselesaikan dalam waktu 4 hari saja.
-
Yang dapat dilakukan oleh Mr. Rhodes sebagai pemilik Eastern
Gear untuk mengatasi masalah proses manufaktur yang menjadi lebih
panjang dari 2 minggu menjadi 4 minggu adalah dengan melakukan
perbaikan dalam aspek: 1. Desain produk untuk manufaktur 2. Proses
manufaktur
8
Desain produk untuk manufaktur Pada proces penerimaan order
perlu penyediaan informasi yang lebih akurat tentang :a)
Order sheet yang jelas, detil dan terperinci mengenai desain,
material,
kualitas, dan prosedur perubahan yang terjadi selama masa
produksi. Sebagai perusahaan manufaktur yang menyediakan produk
sesuai kebutuhan pelanggan (customized product), Eastern Gear
mempunyai variasi standar gear yang sedikit, karena pembuatan gear
berdasarkan pesanan dari pelanggan. Dengan demikian desain produk
yang ajukan oleh pelanggan menjadi sangat penting dan menjadi dasar
utama dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dapat dilihat pada bagan
berikut (jika dilihat dari sudut pandang Eastern gear sebagai
manufaktur)
Dari bagan di atas dapat dilihat yang menjadi input bagi Easter
Gear adalah design detail, oleh karena itu saat pelanggan
mengajukan pemesanan kepada Marketing & Sales Vice President,
pelanggan harus memberikan desain produk yang diinginkan secara
terperinci mulai dari pola, dimensi / ukuran fisik, bahan yang akan
digunakan, batas toleransi yang diperbolehkan, dan desain kontrol
secara lengkap agar selama proses pembuatan berlangsung tidak ada
penghentian proses yang dapat menghambat dan memperlambat
penyediaan produk. Dengan adanya desain produk yang jelas dan
terperinci diharapkan akan mempercepat proses pembuatan gear.
9
Selain itu perlu dilakukan tahap diskusi teknis antara pelanggan
dengan bagian produksi untuk melihat apakah desain gear yang
dipesan dapat dibuat dengan mesin yang ada (manufacturability) di
Eastern Gear. Dengan adanya diskusi teknis ini kemudian dapat
dilakukan pengaturan kembali terhadap desain maupun material yang
di gunakan. Karena desain yang dibuat pelanggan tidak memperhatikan
sisi proses produksi yang mempunyai keterbatasan kemampuan
mesin.b)
Penetapan urutan pekerjaan (routing)
Penetapan urutan pekerjaan ini dimaksudkan untuk menetapkan
operasi disetiap work station untuk menghasilkan satu jenis produk
atau order agar lebih efisien di waktu dan tenaga kerja dengan
melakukan aktivitas yang parallel. Pada tahapan yang ideal setelah
desain dipelajari dan didiskusikan kemudian dilanjutkan dengan
tahap mencoba dan menyesuaikan (testing and refinement), pada tahap
ini dilakukan proses transfer merubah dari desain ke produk jadi
menggunakan mesin. Disinilah dilakukan penyesuaian desain dengan
proses manufaktur yang akan dipakai, harapannya dengan adanya tahap
ini, saat proses produksi berlangsung tidak terjadi masalah dan
jika ada masalah hanya perlu sedikit dilakukan penyesuaian
Tahap-tahap ini tidak ada di Eastern Gear, supervisor produksi
hanya melakukan review sendiri dan kemudian di arsip tanpa
didiskusikan dengan pelanggan yang membuat desain. kemudian setelah
bahan baku datang langsung dilakukan proses produksi bersama dengan
pelanggan. Mereka melakukan langsung bersamaan saat proses produksi
berlangsung dimana orang teknikal dari pelanggan dapat menghentikan
proses produksi karena adanya perubahan desain dan bahan yang
digunakan sehingga proses pembuatan menjadi tertunda. Untuk dapat
mengakomodasi tahap ini Eastern Gear dirasa perlu mempunyai tenaga
teknis yang ahli dan berpengalaman10
dalam proses manufaktur gear sehingga dapat berdiskusi dengan
pelanggan dari sisi desain gear dengan proses pembuatan agar tidak
banyak melakukan perubahan saat proses produksi berlangsung. Tidak
hanya itu saja Eastern Gear juga perlu mengadakan fasilitas kecil
yang dapat digunakan sebagai testing dan refinement sebelum proses
produksi berlangsung, namun pengadaan fasilitas ini membutuhkan
investasi yang cukup besar, dan perlu di hitung terhadap nilai
tambah yang diperoleh.c)
Melakukan penugasan pada setiap urutan kerja (job)
Penugasan ini dapat dilakukan eastern gear dengan cara melakukan
penomoran produksi untuk memastikan spesifikasi, jumlah produksi,
jadwal produksi hingga kapan produk dapat diselesaikan. Ini
ditujukan untuk mengurangi interupsi atau pengehentian produksi di
tengah jalan.d) e)
Melakukan persiapan supply material kedalam setiap route
Melakukan penjurnalan setiap aktivitas yang berkaitan dengan
biaya,
material dan sumber daya yang digunakan sebagai bahan untuk
cross cek dan administratif. Proses manufaktur Proses manufaktur
yang ada di Eastern Gear terdiri dari beberapa tahap (multistage)
menggunakan sistem work center, dimana mesin dikelompokan
berdasarkan jenis yang sama pada satu work center. Misalkan
mesin-mesin drill dijadikan satu dalam satu work center / satu
ruangan (jika dilihat dari layout) dan mesin-mesin milling berada
di work center lainnya. Dengan sistem seperti ini aliran bahan dari
satu work center ke work center lain tergantung dari proses
sebelumnya, dan bottleneck akan ada work center yang berbeda-beda
tergantung dari jenis gear yang di buat.Recivn Recivand dock
Materisog OS12 OS34 OS810 OS1520 OS25 OS304 OS405 OS102 OS407 OS10
Milng machin OS12 OS34 OS810 OS1520 OS25 OS304 OS405 OS102 OS407
OS10 Driln OS OS OS1 OS12 OS2 OS3 OS45 OS12 OS47 OS10 Finsh& He
gshipfn ngwS Grind Trea gsto l dock e 0 0 0 0 12 34 80 50 5 g ing
at ing ting 04 0 0 0 0 ping&shed hipng odsrage
Jika melihat dari bagan diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh Eastern Gear :11
1. Semakin banyak variasi produk yang diproduksi, maka akan
menyebabkan
antrian makin panjang dan menyebabkan waktu produksi makin lama
akibat bottle neck disetiap work centre yang ada. Bottleneck ini
akan menghambat peningkatan produksi perusahaan.2. Layout dan
penjadwalan produksi mempunyai peranan yang penting untuk
mengurangi bottle neck dan proses yang panjang. ILUSTRASI Jika
dimisalkan sistem work center yang saat ini yang ada di Eastern
Gear adalah sebagai berikut: Jika rata-rata cycle time 1 mesin di
masing-masing work center:Work center Milling 1 mesin 60 menit /
order Drilling 30 menit / order Grinding 40 menit / order Heat
treating 20 menit / order
Maka output 1 hari (8 jam) di masing-masing work center dengan 1
mesin adalah:Output per hari (gear / hari) 1 mesin 8 16 12 24
Work Center Milling Drilling Grinding Heating
Jika diasumsikan dalam 1 work center terdapat 2 mesin maka
output dalam 1 hari (8 jam) adalah 2 kali nya
Work Center Milling Drilling Grinding Heating
Output per hari (gear / hari) 2 mesin 16 32 24 48 12
Dengan perumpamaan diatas maka waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pesanan gear akan berbeda-beda, tergantung pada
jumlah gear yang dipesan:
Jumlah order gear 1 2 3 4 5 10 100 Milling 60 menit 60 menit
Waktu yang diperlukan (hari = 8 jam) di tiap work center @ 2
mesin Drilling Grinding 30 menit 30 menit 60 menit 60 menit 90
menit 150 menit 1500 menit 40 menit 40 menit 80 menit 80 menit 120
menit 200 menit 2000 menit Heating 20 menit 20 menit 40 menit 40
menit 60 menit 100 menit 1000 menit
Total waktu proses 150 menit 150 menit 300 menit 300 menit 450
menit 750 menit 7500 menit
120 menit 120 menit 180 menit 300 menit 3000 menit
Dari tabel di atas menunjukan bahwa dengan sistem work center
waktu yang diperlukan untuk pembuatan gear sangat panjang, contoh
order 100 gear diperlukan waktu 7500 menit (kira-kira 15.5 hari)
dari tahap milling sampai heating. Waktu yang panjang dikarenakan
harus menunggu masing-masing tahap work center selesai. Untuk
mengatasi masalah ini dapat dilakukan beberapa cara, antara lain:a.
Jika tetap menggunakan sistem proses work center, untuk menaikan
output
gear dapat menambah waktu kerja menjadi 2 shift (2 kali 8 jam)
atau 3 shift (3 kali 8 jam) sehingga output dapat meningkat 2
sampai 3 kali nya dan waktu proses berkurang 2 3 kalinya
Work Center Milling Drilling Grinding Heating
Output (gear / hari) dengan 2 mesin per work center 1 shift 2
shift 3 shift 16 32 24 48 32 64 48 96 48 96 72 144
13
b. Meningkatkan proses produksi dari work centre ke dalam
manufacturing cell, untuk mengantisipasi pesanan dan produksi yang
lebih besar. Sistem proses ini dilakukan dengan merangkaikan tahap
milling, drilling, dan grinding, menjadi satu lini tanpa perlu
menunggu masing-masing tahap selesai. Dengan cara ini maka 2 mesin
yang terdapat dalam 1 work center dapat dijadikan 2 lini dan
memungkinkan untuk membuat 2 jenis gear yang berbeda Tetapi sistem
ini memerlukan perubahan lay out produksi dan desain pekerjaan
untuk tenaga kerja.Work Center Milling 1 2 Milling 1 Lini Milling
1
Drilling 1 2 Drilling 1 Drilling 1
Grinding 1 1 2 2 Mesin
Grinding 1
Grinding 1
14
Perubahan layout produksi:
Gambaran waktu proses dengan sistem work center dan lini:
15
Dari gambaran di atas jika jumlah order sebanyak 5 gear
menggunakan sistem work center dan masing-masing work center
terdapat 2 mesin terlihat waktu yang diperlukan adalah 450 menit.
Sedangkan dengan sistem lini waktu yang diperlukan adalah 390 menit
dan hanya menggunakan 1 mesin di masingmasing tahap. Dengan
menggunakan cara ini waktu yang di gunakan untuk membuat gear dalam
jumlah besar akan mempunyai waktu yang lebih pendek, waktu tunggu
tidak lama dan lebih efisien. Dengan menggunakan lini juga sangat
memungkinkan untuk memproduksi gear ukuran kecil dan besar secara
terpisah sehingga output produk akan meningkat
PR3. Bagaimana kasus ini dapat dihubungkan dengan strategi
operasional dan konsep desain proses? Eastern gear memberikan kita
pelajaran bahwa setiap kegiatan produksi baik itu dalam skala kecil
maupun besar dibutuhkan suatu sistem yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kepada customer. Semakin efektif
dan efisien
high16
suatu proses, maka akan memberikan nilai lebih bagi konsumen dan
perusahaan itu sendiri. Oleh karenanya Terdapat hubungan yang
sangat erat kaitannya antara informasi, material, proses produksi,
lay out dan sumber daya manusia untuk menciptakan managemen operasi
dan produksi yang sistematis, efektif dan efisien. Kegiatan
produksi berkenaan dengan kegiatan ekonomi, yaitu kegiatan yang
dilakukan untuk memproses (barang dan jasa) menjadi barang jadi
(bisa digunakan, dipakai atau diperjualbelikan). Kegiatan produksi
ini menyangkut aspek hasil dari proses, waktu, dan biaya. yang
lebih bersifat melakukan perencanaan pembentukan hasil produksi,
biaya, dan waktu kerjanya. Sistem produksi digunakan untuk merekam
kegiatan dalam perencanaan jadwal produksi, pencatatan bahan
mentah, dan pelaksanaan kegiatan yang terkontrol sejak bahan baku
sampai pengiriman ke gudang atau pelanggan. Sistem membantu untuk
mengatur jadwal produksi, menggroup dan mencatat biaya-biaya,
mencatat penggunaan bahan dan menjurnalnya ke dalam sistem
akuntansi perusahaan, serta mengevaluasi skedul produksi untuk
mencapai hasil yang optimum.
17
TERIMA KASIH
18
