COMO PRODUZIR

UM SHOW DE SUCESSO Um guia prtico para quem quer comear do jeito certo!

PRODUZINDO EVENTOS

O Produzindo Eventos um portal de produo e

organizao de eventos.

O objetivo principal do portal oferecer informaes de

qualidade para que eventos de pequeno, mdio ou grande

porte sejam realizados com sucesso.

So abordados assuntos desde a contratao de equipe,

quantidade de comida e bebidas at a venda de ingressos

online e offline e boas prticas de promoo de eventos na

internet.

O Produzindo Eventos uma iniciativa do RockBee, uma

plataforma de venda de ingressos e divulgao de eventos. O

RockBee sabe a importncia dos profissionais de produo

de eventos no Brasil e os v como parceiros importantes que

proporcionam entretenimento para tantas pessoas que no

sabem o grande trabalho por traz do espetculo.

www.produzindoeventos.com.br

3

COMO PRODUZIR

UM SHOW DE SUCESSO?

Se essa for a pergunta que est na sua

cabea agora, ento voc est no lugar

certo. A seguir vamos falar sobre tudo o

que compreende a produo de um show,

seja de pequeno, mdio ou grande porte.

Esse guia traz diversos contedos

fundamentais para o antes, o durante e o

ps-evento, ensinando como contratar

artistas, como contratar equipe, como

organizar as finanas, estrutura do evento,

divulgao, como definir o preo, entre

outros assuntos relacionados.

Por fim, voc tambm recebe

gratuitamente um check-list que vai ajud-

lo a se organizar melhor na produo dos

seus eventos.

Se voc est iniciando agora no ramo de

produo de eventos, ver que preciso

ter controle sobre tudo antes mesmo de

comear a planejar seu evento. E se j

est no ramo h mais tempo, poder

contar com esse guia completo para no

deixar nada de fora e poder produzir um

show de sucesso.

Boa leitura!

NDICE

Tipos de shows

Como contratar

Organizao financeira

Check-list

Etapas

Fatores decisivos

Captao de recursos

Segurana

Divulgao

Quanto cobrar

5

13

17

21

26

36

41

46

50

57

TIPOS DE SHOWS

6

TIPOS DE

SHOWS

Para produzir um show de sucesso, importante ter

clareza sobre o tipo de show que ser organizado por

voc, afinal, no faltam opes de jeitos diferentes para a

produo de eventos musicais e cada tipo requer

medidas especficas.

Se voc ainda no sabe quais so os principais tipos de

shows, basta conferir as informaes a seguir.

7

SHOWS

PEQUENOS

O primeiro tipo de show que voc deve conhecer

aquele que no vai atrair multides. Isso mesmo, no

necessrio elaborar um evento gigantesco para voc

alcanar o seu objetivo. Sendo assim, um bom produtor

precisa saber como comear do princpio, ou seja, a

partir da produo de apresentaes pequenas.

Em geral, shows menores esto associados presena

de artistas que no so to famosos. No entanto, isso

no uma regra, pois voc pode organizar a

apresentao de um cantor ou uma banda de grande

reconhecimento, desde que seja um evento mais

intimista e adequado ao seu oramento, claro.

Outro fator que voc deve levar em conta ao preparar

shows pequenos o espao disponvel, visto que esse

tipo de evento exige um ambiente capaz de comportar o

pblico, por menor seja o nmero de pessoas previstas.

SHOWS

MDIOS

Existem eventos musicais que no so destinados a uma

quantidade expressiva de pessoas, ao mesmo tempo em que

tambm no so voltados para um pblico to pequeno como

os shows menores. Estamos falando dos shows de mdio porte,

que precisam de tudo que comentamos anteriormente, mas com

preocupao maior com a abrangncia da apresentao.

Ao contratar mais artistas ou grupos de renome, por exemplo,

possvel ter uma visibilidade maior. No caso de shows de nvel

intermedirio, no h aquela presso para fazer tudo no menor

escopo possvel, como ocorre com shows pequenos, ao passo

que tambm no preciso se preocupar com elementos que

fazem parte apenas de grandes shows.

Porm, isso no quer dizer que os shows de mdio porte so a

melhor opo. Lembre-se de que a opo ideal de show varia

de acordo com as suas necessidades e todos os tipos possuem

suas dificuldades especficas.

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SHOWS

GRANDES

Chegamos aos shows que contam com a presena de um

mar de pessoas. Em funo do aumento do nmero de participantes, a produo desse tipo de evento musical

apresenta uma srie de desafios, sendo que muitos nem

fazem parte dos eventos pequenos ou mdios.

Alm de novas medidas relacionadas gesto do pblico,

os shows maiores costumam estar associados a

exigncias maiores para a sua realizao. Nada mais

coerente, no ? Ficou assustado com essas

informaes? Pois pode se acalmar, afinal, produzir

grandes shows no um bicho de sete cabeas.

Se voc prestar ateno aos fatores que contribuiro para

a realizao tranquila do evento, basta ser cauteloso para

que tudo d certo. Desse modo, organize-se, a fim de

atender s requisies dos artistas, da prefeitura, entre

tantas outras.

Impacto de grandes eventos para o setor no Brasil

O que um produtor de eventos pode aprender com a vinda do papa ao Brasil

10 tendncias para pequenos e mdios eventos que voc deve ficar de olho

9

SHOWS NACIONAIS

OU INTERNACIONAIS?

No, no impossvel ter a ilustre presena de um

artista internacional em seu evento. Claro que

produtores que esto comeando dificilmente

conseguiro uma estrela do pop, por exemplo, mas isso

no significa que voc no tenha condies de

proporcionar atraes de outros pases para o pblico de

um evento.

No, no estamos incentivando voc a menosprezar

artistas do Brasil, apenas salientamos que possvel

contar com artistas estrangeiros em seu evento, desde

que voc saiba o quanto pode gastar e tenha uma boa

habilidade de negociao para atrair determinado artista.

Caso voc queira produzir somente shows com cantores

brasileiros, no h problema algum nisso, pois no

faltam excelentes grupos e cantores solo no nosso pas.

10 eventos internacionais que voc deve ir antes de morrer

O mercado de shows internacionais em 2013 no estado de So Paulo

10 eventos nacionais que voc deve ir antes de morrer

Dicas para produo de um evento internacional

10

SHOWS EM LUGARES

ABERTOS OU FECHADOS?

Normalmente, os shows em locais fechados no so de

grande porte, a no ser que o local tenha capacidade

para o pblico estimado. Ao optar por uma casa de

shows, por exemplo, imprescindvel levar em conta a

infraestrutura com base no seu planejamento, para evitar

contratempos.

Por sua vez, os shows musicais em lugares abertos

tendem a ser maiores, tanto em funo do custo da

locao quanto para o estilo de evento. Um festival de

rock underground, por exemplo, pode combinar mais

com locais fechados, enquanto um festival de bandas de

rock maiores tende a atrair um pblico mais expressivo,

no mesmo?

8 dicas para eventos em locais abertos

10 dicas teis para escolher o local do seu evento

11

SHOWS PARA TODOS

OS GOSTOS Agora a vez de abordar os eventos musicais de nichos, que

contemplam apresentaes de artistas de segmentos de

mercado especficos. Mas todos os shows no so assim? Se

voc acabou de fazer essa indagao, saiba que h eventos

em que artistas de segmentos distintos se apresentam em

seguida ou at juntos, como em alguns festivais de msica.

E j que citamos os festivais, vale lembrar que existem

inmeros festivais para pblicos de um nicho particular. Daqui

a pouco abordaremos mais os festivais em si; por enquanto,

vamos dar alguns exemplos de shows de nichos, a comear

pelas apresentaes gospel. Esse tipo de msica possui uma

variedade enorme de cantores e at estilos diversificados,

como bandas de rock gospel, DJs de gospel eletrnico, etc.

O mesmo vale para a msica eletrnica, que possui suas

prprias ramificaes, desde os estilos mais acessveis ao

grande pblico at os estilos que poucos conhecem.

Alm disso, possvel surgir a oportunidade de produzir

outros shows de nichos, como funk, sertanejo, gospel, bandas

cover, msicos independentes e muito mais.

Como prometido, aqui est a parte em que citaremos os

festivais de msica, que podem englobar artistas que esto

apenas comeando, msicos experientes ou uma mistura

musical. No importa qual seja o nicho e o tamanho do

festival, essencial que voc tenha em mente que esse tipo

de evento pode ser ainda mais complexo do que um show

tradicional, pois voc ter que produzir no apenas um, mas

inmeros shows para a mesma data e o mesmo lugar.

Por mais que seja um desafio e tanto produzir festivais, s

agir com disciplina e organizao para que as coisas no

saiam do seu controle. Alm disso, a equipe de produo

deve estar em plena sintonia, com a finalidade de garantir o

sucesso de todas as apresentaes.

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PORTANTO...

Independentemente do tipo de evento, lembre-se de que

a logstica de cada show deve ser considerada com base

nas caractersticas do pblico e no objetivo do evento.

Alm disso, nada impede que um nico show tenha

caractersticas mistas, como a apresentao de artistas

nacionais e internacionais juntos e de estilos diferentes.

O que importa garantir um resultado que satisfaa a

audincia.

PASSO A PASSO:

COMO CONTRATAR ARTISTAS

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PASSO A PASSO COMO

CONTRATAR ARTISTAS

Contar com boas atraes primordial para qualquer

evento. No caso de shows musicais, essa importncia

ainda maior, afinal, os artistas contratados sero os

principais fatores que levaro as pessoas ao evento.

Entretanto, a contratao de artistas requer uma srie de

medidas, que nem sempre garantem que o artista

desejado faa parte do evento organizado por voc.

Como o bsico que voc deve fazer saber como agir

ao contratar artistas, separamos uma espcie de

check-list, com instrues passo a passo para que seus

esforos no sejam em vo ao tentar despertar o

interesse de potenciais artistas contratados para

apresentaes em eventos especficos.

Com esse guia, voc ter menos dificuldade para o

temido momento de correr atrs de msicos e garantir a

contratao deles.

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1. DEFINA O ARTISTA QUE VOC QUER NO EVENTO claro que o primeiro passo definir qual artista voc deseja contratar. Para tanto, faa uma pesquisa com o pblico-alvo do

evento a fim de identificar os gostos musicais de grande parte dos possveis participantes. Assim, a probabilidade de acertar na

hora de escolher e contratar o artista ser bem mais expressiva.

2. BUSQUE CANAIS DE COMUNICAO OFICIAIS

Todos os canais de comunicao so vlidos e a internet veio para facilitar o nosso acesso s celebridades. Busque-o atravs do

site oficial, agncia responsvel pelos seus contatos, fanpage, e-mail, twitter, etc.

3. CONVERSE PESSOALMENTE OU DIRETAMENTE ONLINE Alm de deixar mensagens privadas, tambm possvel conversar pessoalmente, indo at um local onde o artista costuma

frequentar. Lembre que essa medida indicada para artistas no to famosos, cujo acesso mais fcil, ou se voc j tiver

tentado falar com os artistas, mas no obteve sucesso por meio dos canais tradicionais.

Seja qual for a forma escolhida para travar contato com o artista ou banda, assuma uma postura profissional e apresente-se

imediatamente dizendo o motivo do seu contato.

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4. BASEIE-SE EM MODELOS DE CONTRATO

Se o seu contrato no contar com todas as clusulas necessrias para estabelecer um acordo satisfatrio para ambas as partes,

voc queimar o seu filme e arriscar o xito do evento. Sendo assim, tenha como base um modelo de contrato voltado para o

tipo de evento e a forma de apresentao.

5. CUIDADO COM A LEGISLAO Antes da contratao de artistas, fique atento s leis relacionadas ao uso de msicas, como a taxa do ECAD (Escritrio Central de Arrecadao de Direitos Autorais), as eventuais multas por quebra de contrato e muitas outras questes legais relacionadas a locao, entre outras.

6. DEFINA CONDIES DE TRABALHO E EQUIPAMENTOS Como voc deve proporcionar um ambiente saudvel e propcio para apresentaes eficazes, outro passo na contratao

estabelecer as condies de trabalho para os contratados. E no se esquea de deixar claro o que voc oferecer e o que o

artista ter que trazer, como equipamentos e equipe para concretizar o show.

7. PREO VANTAJOSO PARA TODOS

Claro que incrvel quando voc consegue um artista bastante conhecido para se apresentar no seu evento, assegurando uma

grande visibilidade. Porm, no adianta gastar o que no deve para obter tal artista se os gastos com a celebridade prejudicar o

pagamento de outras coisas. Portanto, o ltimo passo para contratar artistas diz respeito definio de um preo que seja

vantajoso tanto para o artista quanto para voc.

ORGANIZAO FINANCEIRA

PARA EVENTOS

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ORGANIZAO FINANCEIRA

PARA EVENTOS

A organizao financeira para eventos fundamental

para o seu sucesso, qualquer passo em falso pode levar

a problemas que vo complicar bastante a sua situao.

Alm disso, estar plenamente organizado para

determinado evento requer cuidados com uma grande

variedade de fatores, os quais voc deve incluir no seu

planejamento, que pode ser materializado em forma de

planilhas financeiras.

Antes de saber como utilizar planilhas para a

organizao financeira de eventos, fundamental

conhecer algumas medidas indispensveis para evitar

problemas relacionados a custos e gastos de eventos.

Pensando nisso, separamos uma listinha para voc se

guiar na hora de planejar suas aes. Confira a seguir..

19

ORGANIZAO FINANCEIRA

PARA EVENTOS Agora que voc sabe quais so as medidas bsicas para

assegurar a eficcia do seu planejamento financeiro,

chegou a hora de descobrir como criar uma planilha para

um evento, levando em conta alguns fatores que voc

no deve esquecer ao montar a sua planilha.

Bem, a primeira coisa que voc precisa definir o

percentual direcionado para cada despesa. No caso da

divulgao do evento, determine qual ser o percentual

para anncios em meios de comunicao e qual ser o

percentual destinado divulgao em mdias sociais, por

exemplo. Lembre-se de que o percentual varia de acordo

com cada tipo de evento, bem como com o pblico-alvo e

os valores disponveis. Por exemplo: um show voltado

para o pblico jovem deve ter um percentual maior para

a disseminao do evento na internet, em comparao

com o percentual de anncios e flyers.

Controlar o fluxo de caixa medida que o cliente

fizer o pagamento

Registrar todas as despesas, incluindo gastos

teoricamente insignificantes

Analisar os resultados de eventos anteriores

Verificar o quanto o cliente pode gastar para

realizar cada evento

1 2

3 4

20

ORGANIZAO FINANCEIRA

PARA EVENTOS

Em geral, o percentual separado para cada item costuma ser

bastante equilibrado, ou seja, nada de gastar 70% com o

local e o restante com os outros custos, s para citar um

cenrio equivocado. O ideal que os inmeros quesitos que

requerem gastos tenham percentuais similares, para voc

no passar por aperto, mesmo com a organizao da

planilha. Sendo assim, defina suas despesas de uma forma

balanceada:

Claro que os fatores e valores acima oscilam de evento para

evento. Alm disso, dentro de cada fatore, necessrio

separar diferentes percentuais.

A sua planilha financeira para eventos tambm precisa

incluir dbitos e crditos que devem ser contabilizados. E

uma coisa que muitos produtos esquecem a montagem de

uma coluna para a despesa estimada e outra para a

despesa real de cada elemento. Ao deixar essas colunas

lado a lado, ser mais fcil ter uma noo de quanto voc

poder economizar nos prximos gastos.

Levando em considerao tudo o que acabamos de

abordar, voc ter mais chance de conseguir resultados

excepcionais ao criar sua planilha financeira e,

consequentemente, ao colocar as nossas sugestes em

prtica.

Qual a melhor forma de precificar seu evento

Dicas de como fazer o planejamento financeiro do seu evento

CHECK-LIST PARA

PRODUZIR UM SHOW

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CHECK-LIST PARA

PRODUZIR UM SHOW

Para voc fazer um show de qualidade, imprescindvel saber

quais itens devem ser confirmados em seu check-list. Mas, o que

precisa ser includo nesse check-list? Se essa uma dvida

constante, prepare-se para conferir um guia que criamos para

facilitar o seu trabalho.

Bom, antes de ver a nossa lista dos fatores que voc deve checar

ao produzir um show, lembre-se de ficar atento a particularidades

de cada tipo de evento, pois enquanto alguns itens so

essenciais para qualquer produo, h determinados detalhes

exigidos para tipos especficos de shows.

Alm disso, no adianta nada seguir a listinha abaixo risca sem

levar em conta os resultados dos eventos anteriores. Ao efetuar

um monitoramento das suas estratgias, voc ter condies de

conseguir xito ao aplicar as nossas recomendaes nos

prximos eventos musicais, uma vez que voc saber o que

realmente funciona e o que precisa de alteraes.

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1. NOME

Ao produzir eventos musicais, o nome de cada evento deve ser escolhido o quanto antes, para que voc elabore os

materiais de divulgao com mais agilidade. A eficcia do nome vai depender da facilidade para compreend-lo. Alm

disso, ele deve ser lembrado quase que instantaneamente pelo pblico-alvo, que precisa ficar intrigado e atrado pelo

nome do evento.

2. OBJETIVO

Outro item que no pode faltar em sua lista o objetivo do evento. Dependendo do show, possvel at ter mais de

um objetivo ou um principal e outros derivados deste. O clculo do pblico estimado tem relao com o alcance de

objetivos, pois muitos eventos tm como objetivo conseguir a presena de um nmero especfico de participantes.

3. DATA

Definir a data com bastante antecipao tambm primordial. Logo, trata-se de um fator que deve ser riscado do seu

check-list sem demora. Para tanto, certifique-se de que no haver outro evento similar no mesmo dia programado,

evitando a perda de frequentadores em potencial. A escolha do dia da semana e do ms, a proximidade de feriados e

a seleo do horrio interferem no sucesso da data de um show.

4. LOCAL

Assim como a data decisiva para o xito do evento, o local tambm afeta o seu desempenho. Por isso, deve existir uma espcie de sintonia entre a data e o evento, afinal, nem sempre h disponibilidade do local desejado na data marcada, e vice-versa. Verifique ainda a capacidade do local e todas as condies dos ambientes, como as instalaes e tudo o que for necessrio para a realizao do evento, inclusive a questo geogrfica e os meios de acesso.

24

5. CONTRATAES

Outro passo da sua listinha fazer as contrataes dos profissionais que atuaro antes, durante e at aps o evento.

Confira a qualificao da equipe, checando as experincias de cada um. Isso vale para desde os artistas at os

demais funcionrios.

6. ECAD

Como shows no ocorrem sem msica, fundamental ter cuidado com a fiscalizao dos direitos autorais. Sendo

assim, consulte o ECAD para voc saber quais taxas devem ser pagas para a execuo das msicas no evento.

7. CONTATOS

O seu check-list tambm precisa conter os contatos de todos os fornecedores e profissionais que contribuiro para a

realizao do evento. Alm do telefone fixo e do nmero do celular, no se esquea de anotar e-mail, endereo,

fanpage e demais contatos.

8. EQUIPAMENTOS

Ao definir os artistas que se apresentaro no show e os tcnicos que ficaro responsveis pelo controle dos

equipamentos, v atrs dos materiais de som e iluminao exigidos para as apresentaes, sem se esquecer de

programar um perodo para a passagem de som.

25

9. DIVULGAO

Assim que todos os detalhes estiverem definidos, comece a divulgar o evento de formas diferentes, sempre levando

em conta as preferncias do pblico que voc pretende atingir. E a fase de divulgao tambm quando comeam a

disponibilizao de convites e a venda de ingressos.

10. PAGAMENTOS

Um item importantssimo da lista de aes a situao dos pagamentos de todos os servios contratados, desde

aluguel de equipamentos at cach dos msicos. Organize-se para no ficar perdido diante de todas as informaes

referentes aos pagamentos, como prazos e valores.

Ao riscar cada item da lista acima, voc vai notar que o andamento do seu evento musical est fluindo sem problemas.

ETAPAS DO EVENTO

MUSICAL

27

ETAPAS DO

EVENTO MUSICAL

Independente do tipo de show, fundamental se

preocupar com as diferentes etapas do evento, dando o

seu melhor em cada um delas, no adianta estar com a

cabea nas aes que devem ser feitas aps o evento se

voc no agir como precisa durante o evento, por

exemplo. Lembre que se todos os passos forem dados

na hora e do jeito certos, dificilmente voc ter

problemas nas fases seguintes, podendo evitar e at

solucionar contratempos com facilidade.

Pensando nas medidas que voc precisa aplicar nas

diversas etapas do evento musical, confira o que

essencial fazer em todas as fases da produo do show.

E nada de tentar pular uma ou outra etapa, pois isso

pode prejudicar o andamento de todo o evento.

PR-EVENTO

29

Conferir cada item do seu

check-list indispensvel,

essa listinha que vai permitir um

planejamento mais organizado

e eficaz.

No se esquea de manter o

check-list atualizado, visto que

uma pequena mudana em um

fator pode gerar um grande

tumulto e muita dor de cabea

em outros momentos, inclusive

enquanto o evento estiver

acontecendo, o que poder

pegar mal para a sua reputao

como produtor de eventos.

Mais do que ter um bom

nome e saber claramente quais

so seus objetivos, voc deve

pensar no conceito para seu

show, pois o conceito de um

evento pode ser crucial para as

outras etapas e at para

despertar o interesse do

pblico-alvo.

Para tanto, faa pesquisas e

recorra a parcerias, com o

intuito de se inspirar na criao

de um conceito adequado para

cada tipo de evento.

Refletir sobre algumas

perguntas bsicas guiar seu

planejamento nos prximos

passos com mais praticidade e

foco.

O que fazer para o evento ser

um sucesso? Para quem o

evento destinado? Como o

show pode ter mais xito? Por

que o evento ir acontecer?

Essas so as principais

indagaes que serviro de

auxlio pois importante

relembrar os seus objetivos

constantemente para colocar

tudo nos eixos.

Nada impede que voc tenha

seu modo de colocar todos os

planos em prtica, sem muita

organizao.

Porm, o ideal que a

checagem do check-list e

outras aes sejam

previamente agendadas, o que

poupar muito tempo e ainda

passar a impresso de que

voc sabe exatamente o que ir

fazer, o que muito importante

para quem trabalha com voc

se sinta mais confiante.

CHEK-LIST DEFINIO DO

CONCEITO

PERGUNTAS

BSICAS CRONOGRAMA

30

A comunicao entre voc e

sua equipe deve acontecer a

todo instante, mas tambm

necessrio separar um tempo

do seu cronograma para

reunies antes do evento.

Assim, voc vai conseguir ter

um panorama geral de tudo o

que j foi feito e o que ainda

falta, bem como manter um

dilogo entre diversos setores,

que podero se integrar durante

os encontros.

No adianta fazer tudo com

capricho sem prestar ateno

em fatores como o cumprimento

de determinadas leis. o caso

das seguintes

regulamentaes:

Lei Geral do Turismo;

Legislao para artistas tcnicos em espetculos;

Lei do Direito Autoral;

Entre outras questes

relacionadas legislao

brasileira.

Que tal criar uma planilha

exclusiva para o planejamento

financeiro? Bem, essa dica s

funcionar se voc incluir todos

os detalhes na planilha de

maneira organizada.

o caso dos custos, as

despesas, os crditos e tudo

mais que envolver a situao

financeira do evento.

REUNIES ANLISE DE

LEGISLAO

PLANEJAMENTO

FINANCEIRO

Enquanto o evento acontece,

toda a preparao das etapas

anteriores resulta em um

acmulo de tarefas, que podem

te enlouquecer e prejudicar o

andamento da programao se

voc no estiver devidamente

preparado.

O primeiro passo para evitar

problemas durante o evento

conferir se a bilheteria est

funcionando conforme voc

tinha planejado. E tenha em

mente que venda online sempre

o melhor caminho para o seu

pblico.

VENDA DE

INGRESSOS

DURANTE O EVENTO

32

A entrada dos participantes

deve ser analisada em funo

da entrega dos convites e

ingressos, alm do ponto de

vista da segurana. na

bilheteria que possveis

ameaas podem ser barradas.

Sendo assim, esteja atento

para resolver rapidamente

eventuais problemas nesse

setor.

A divulgao de um evento

pode ocorrer j durante as

apresentaes com a

participao da imprensa.

O contato com jornalistas deve

ser o mais delicado possvel,

visto que um passo em falso

seu pode comprometer a

visibilidade do evento.

Publicidade negativa na

imprensa sobre o show faro as

pessoas pensarem duas vezes

antes de irem aos prximos

eventos musicais produzidos

por voc.

Assim como no perodo

anterior ao evento, no d para

deixar de se comunicar com

sua equipe durante a realizao

do show.

No perca o contato com sua

equipe durante todo o tempo,

contatando-os periodicamente

para confirmar e tomar decises

pontuais.

CONTROLE DE

ENTRADA

CONTATO COM A

IMPRENSA

COMUNICAO

COM A EQUIPE

Para completar as aes

durante o evento, mantenha os

canais oficiais atualizados

sobre o show, alimentando-os

com informaes a cada

instante, inserindo trechos em

vdeo, gravando entrevistas,

etc.

TRANSMISSO DO

EVENTO

33

A sade de todos os

frequentadores do evento deve

ser garantida por voc. Como?

Basta oferecer uma equipe

mdica para que desmaios,

acidentes ou outros problemas

que ameacem a sade dos

envolvidos sejam solucionados

por profissionais

especializados.

Dependendo do evento, voc pode incluir buffet, quiosques, lanchonetes, lojas de convenincias, entre outros servios alimentcios.

Pensando nisso, reserve um tempo para checar pessoalmente as condies de limpeza e conservao da comida e da bebida disponibilizadas.

E se a quantidade no for suficiente para o nmero de pessoas, no se desespere. Ideal ter garantia dos contratos de servios e pense tambm num plano B. (como contato reserva com empresas de buffet, etc).

Outra parte que no deve ser

menosprezada a questo

tcnica do show.

Como imprevistos podem surgir

a qualquer instante, voc

precisa manter a calma para

lidar com os contratempos.

Nesse caso, ter uma equipe

tcnica capacitada essencial

para resolver logo qualquer

defeito em equipamentos e

outros problemas tcnicos de

iluminao, som, etc.

EQUIPE MDICA

DISPONVEL

CUIDADOS COM A

ALIMENTAO

DETALHES

TCNICOS

PS-EVENTO

35

Quando o evento acaba, o

trabalha no termina, pois

hora de realizar uma vistoria

detalhada, com o objetivo de

conferir as condies dos

materiais, a limpeza dos

ambientes e outros elementos

capazes de prejudicar sua

credibilidade caso voc no

tome as atitudes necessrias e

programadas, como a entrega

de equipamentos alugados ou

emprestados do jeito

combinado, por exemplo.

Outro momento que requer

cuidado o pagamento de

todas as pessoas que atuaram

no evento, sempre

considerando as condies de

trabalho estabelecidas nos

contratos de cada profissional.

Claro que aquela planilha l do

comeo deve ser checada

frequentemente, mas no final

que voc vai ter uma viso mais

ampla do evento musical,

depois de todos os

pagamentos.

Antes de se entregar ao

prximo evento, voc deve ter

aquele momento de balano,

em que uma anlise do evento

vai proporcionar as informaes

relacionadas ao que deu certo e

ao que poderia ter acontecido

de maneira mais satisfatria.

Para ter certeza se o saldo foi positivo ou negativo, considere realizar o acompanhamento e monitoramento do evento nas mdias sociais. Caso ocorram reclamaes, use-as a seu favor, considerando o ponto de vista do pblico para aprimorar os prximos eventos. Lembre-se de que voc depende desse pblico para que seu show seja um sucesso.

Mais do que ver tal feedback, tente compreender a natureza das possveis reclamaes, com a finalidade de melhorar nos prximos shows ou at se desculpar por algo que ocorreu no evento, dependendo da situao.

VISTORIA FECHAMENTO

FINANCEIRO ANALISE FEEDBACK

FATORES DECISIVOS PARA

UM EVENTO DE SUCESSO

37

ANTES DE COMEAR UM

EVENTO MUSICAL

Depois de toda a preparao para produzir um evento

musical, a hora de colocar as nossas dicas pode ser

assustadora, principalmente se voc um produtor

inexperiente.

Com dedicao e esforo, possvel iniciar o trabalho de

organizao de shows sem erros, desde que voc saiba

exatamente como agir antes de comear um evento

musical, pois a etapa inicial decisiva para tudo o que

vir a seguir.

38

COMO DEFINIR O

PBLICO-ALVO?

Essa questo precisa ser respondida o quanto antes, para

voc poder passar para outras medidas com base nas

informaes do pblico que se deseja alcanar. Assim

sendo, leve em conta seu objetivo principal considerando o

tipo de evento programado.

No caso de um show aberto, ou seja, para um pblico sem

muitas especificaes, voc ficar margem do gosto

popular de uma forma generalizada. Porm, no deixe a

abrangncia te intimidar e tente afunilar o pblico ao

mximo, classificando as pessoas por grupos, como jovens,

adultos, moradores de determinado bairro, pais com filhos,

entre outros diferenciais. A partir de ento, comece a

averiguar as preferncias e at necessidades de cada grupo.

Para ter um panorama mais apurado, nada melhor do que

entrar em contato com os participantes potenciais de um

evento.

Isso pode acontecer via pesquisas em e-mails, enquetes em sites, interaes em redes sociais e at pelo dilogo ao vivo, dependendo do seu oramento.

Quando o pblico fechado, isto , quando j h um nicho especfico para voc focar suas aes de produo, o processo mais simples. Entretanto, isso no quer dizer que voc no tenha que se empenhar para descobrir os interesses do pblico. Assim como um pblico-alvo mais aberto, o pblico fechado requer diversos dados para que seja possvel a definio de fatores como o porte do evento, a logstica para o show, entre outros elementos.

E h ainda o pblico fiel, que no exige uma definio como os anteriores, pois j existe um perfil e uma quantidade de pessoas mensurados para determinado evento. Esse tipo de pblico comum em eventos que acontecem com frequncia, como festivais e convenes. Contudo, sempre mantenha suas informaes atualizadas, uma vez que existe a possibilidade de mudanas nesse pblico de um evento para o outro.

39

QUAIS SO OS CRITRIOS

PARA A ESCOLHA DO LOCAL?

Existem inmeros critrios que influenciam a escolha do

lugar em que um evento ocorrer.

Acredite, o local da realizao de um evento determina muito

a adeso e disposio do pblico em comparecer. Afinal,

quem quer ficar horas no trnsito, ou ser assaltado, ou ficar

em um local tumultuado e quente, ou no escutar a banda,

ou ainda no conseguir chegar?

Para evitar que seu pblico passe por todos esses

transtornos, confira na lista a seguir os principais pontos que

devem ser considerados antes de fechar o local do show.

10 dicas teis para escolher o local do seu evento

Dimenso do pblico

Datq

Segurana interna e externa

Facilidade de acesso

Alvar de funcionamento

Caractersticas de som e iluminao

Condies sanitrias adequadas

Palco e espao para bastidores

Local aberto ou fechado

Camarim e espao de produo

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COMO ACERTAR NA

LISTA DE TAREFAS?

Outro requisito para o perodo anterior ao evento criar uma

lista de tarefas que permita uma organizao de tudo o que

deve ser feito.

Para acertar nessa lista seja o mais direto possvel, inclua

todos os detalhes necessrios e coloque cada informao

separada por categorias, facilitando a leitura por qualquer

pessoa.

Alm disso, faa um backup da lista em vrios locais: e-mail,

pen drive, rea de trabalho, etc. Jamais confie em uma lista

impressa sem cpias, pois caso a perca o trabalho ser

triplicado.

COMO DETALHAR AS

METAS DO EVENTO?

Antes de saber como fazer o detalhamento das metas, voc

sabe dizer qual a diferena entre meta e objetivo? Essa

diferenciao imprescindvel para evitar confuso.

Basicamente, objetivo o propsito de determinada ao,

como a realizao do evento de uma forma especfica. J a

meta a definio de pontos que precisam ser completados

em prazos especficos, contribuindo para o alcance do

objetivo final. Assim sendo, voc deve detalhar as metas

com base no check-list e na lista de tarefas, levando em

considerao fatores variados, como a definio do perfil do

pblico, a locao de equipamentos de som, o teste da

acstica do local e outros mais.

Agora, basta se organizar para no deixar todas as tarefas

se acumularem, comprometendo o processo de criao do

evento.

CAPTAO DE RECURSOS

PARA SHOWS

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CAPTAO DE RECURSOS

PARA SHOWS

Por que falar sobre captao de recursos? Simplesmente

porque nem sempre d para produzir eventos com o dinheiro

do cliente, o que requer uma srie de medidas a fim de

assegurar a realizao do evento, sem que este fique muito

diferente do que havia sido planejado.

Pensando nisso, que tal conferir as principais fases da

captao de recursos para eventos?

Financie seu evento usando o crowdfunding

43

PROSPECO

O primeiro passo para captar os recursos necessrios para a

produo de shows pesquisar a respeito de parcerias e

patrocnios em potencial.

Alm disso, sempre interessante estar aberto para outras

possibilidades de angariar dinheiro (calma, pois

abordaremos esse tpico daqui a pouco).

Na etapa de prospeco, essencial verificar se os

possveis colaboradores financeiros esto de acordo com o

conceito do evento.

Alm disso, confira se realmente h recursos disponveis

para o evento em questo e entenda os objetivos do

potencial patrocinador.

Em geral, os patrocinadores se interessam por esse tipo de

parceria porque o sistema de patrocnio muito vantajoso

para quem tem a verba desejada, no s para voc, para os

artistas que se apresentaro, para os demais profissionais

envolvidos no show e para o pblico do evento.

O grande benefcio para os patrocinadores, alm da

associao com o evento e tudo o que diz respeito a este,

o aumento da visibilidade para um pblico especfico, o que

pode proporcionar muitos resultados positivos em funo da

relao com o evento.

44

DIAGNSTICO E

CONTATO

Ao criar uma lista com os patrocinadores em potencial, voc

estar fazendo o chamado diagnstico, que deve incluir as

informaes sobre os profissionais e as empresas dispostas

a estabelecer parcerias.

Depois disso, no perca tempo para se comunicar

diretamente com os contatos, pois no h como prever at

quando eles se interessaro por sua proposta de patrocnio.

O ideal que o contato entre vocs seja por meio de um

encontro agendado, permitindo que ambos tenham

condies de se preparar.

Claro que h outros meios de dilogo, mas o mais indicado

a interao ao vivo, tirar sem pegar a pessoa desprevenida.

Lembre que deixar uma tima impresso indispensvel.

Logo, nada de encurralar a pessoa.

NEGOCIAO

Por mais que voc no veja a hora de fechar o patrocnio e

dar continuidade ao trabalho de produo do evento, seja

paciente para que a empresa que pretende patrocinar o

show tenha tempo para analisar a sua proposta.

Logo, evite ficar pressionando, como se o mundo fosse

acabar amanh e como se voc estivesse desesperado

porque no possui mais nenhuma alternativa. Caso voc

realmente no tenha outros interessados, importante se

valorizar, mas sabendo dar o brao a torcer para no

parecer orgulhoso e acabar perdendo a oportunidade.

Durante a negociao mantenha uma postura profissional,

mas amistosa. Alm disso, ressalte os benefcios para os

investimentos no evento. E antes de fechar o negcio,

lembre que todos os direitos e obrigaes de ambas as

partes precisam estar em um contrato.

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CAPTAO

EM SI E RESULTADOS

Acompanhar a captao dos recursos muito importante,

principalmente com base em um controle prprio, que pode

ser feito a partir de uma lista ou uma planilha financeira. Em

seguida, os resultados devem ser analisados e necessrio

fazer uma prestao de contas.

Bom, agora que vimos como funciona a captao de

recursos por meio de patrocnio, que tal conhecer outras

maneiras de arrecadar verbas?

J pensou em economizar uma grana a partir de doaes?

Ento, esse tipo de auxlio muito vlido para arrecadao

de verbas, principalmente se voc est preparando um

evento de pequeno ou mdio porte. Alm de utilizar as

doaes no prprio evento, como equipamentos e at

alimentos, possvel aproveitar as doaes e vender os

itens, o que vai fazer voc ter um dinheiro que pode ser

usado para a compra ou o aluguel de materiais.

Para tanto, essencial que os prmios sejam atraentes e,

claro, todos os envolvidos devem se esforar para que

muitas rifas sejam vendidas. No caso dos leiles, escolha

itens de valor para leiloar a divulgue bem quando e onde

ocorrer o leilo, ou opte pelo leilo virtual.

No se esquea de que brindes tambm garantem uma

tima arrecadao. Seja criativo com produtos customizados

que podem ser comercializados para o pblico-alvo do

evento e para quem tambm deseja que o show acontea.

Por fim, voc pode montar um projeto e disponibiliz-lo em

portais de crowdfunding. Um exemplo o Catarse, atravs

dele o pblico quem patrocina o evento, em troca de

benefcios que variam de acordo com o valor doado.

Financie seu evento usando o crowdfunding

SEGURANA EM SHOWS

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SEGURANA

EM SHOWS

A segurana em eventos engloba diversos elementos. Como

a proteo de cada um dos participantes de um show

precisa ser garantida pelos responsveis pela organizao

do evento, voc deve conhecer os fatores que interferem na

segurana em shows. Quais so os riscos envolvidos em

eventos?

Para responder a essa questo, vamos abordar os principais

aspectos ligados proteo das pessoas que comparecem

em um evento.

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AMBIENTE

O primeiro risco est relacionado ao ambiente escolhido

para sediar o evento. No caso de um local aberto, voc no

pode deixar de conferir a previso do tempo, tendo sempre

um plano B para agir se as condies climticas no dia no

colaborarem. Caso seja um local fechado, esse tipo de

cuidado no to crtico. Porm, mesmo assim,

fundamental ficar de olho na previso do tempo, pois ela

pode ser decisiva em eventuais mudanas nas formas de

acesso ao lugar, por exemplo.

Ao escolher um local, voc tambm deve considerar a

quantidade de pessoas que preencher o espao disponvel,

respeitando as leis referentes capacidade do local em

questo. E ainda h a possibilidade de usar espaos

pblicos para apresentaes, o que requer algumas

autorizaes de rgos cabveis, que precisam ser

solicitadas o quanto antes, visto que o processo para

liberao pode ser demorado.

E j que citamos o respeito s leis, no se esquea de

seguir todas as normas sanitrias. Isso que dizer que o

lugar do show deve contar com um espao exclusivo

para o uso como banheiro. Alm disso, os ambientes

para a disponibilizao de alimentos precisa ser

criteriosamente checado, com o intuito de garantir as

condies de limpeza exigidas, o que vale tambm

para outras instalaes.

Outro risco que pode ser facilmente evitado a

possibilidade de problemas em equipamentos de luz,

som, entre outros. Basta checar tudo antes do uso, a

fim de fazer correes para se prevenir de curtos-

circuitos e outros contratempos tcnicos.

Assim como em qualquer situao envolvendo a

presena de muitas pessoas reunidas em um nico

espao, o risco de furtos grande em um evento.

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MONITORAMENTO

O monitoramento pode acontecer de inmeras formas. Alm da atuao de seguranas especializados, possvel recorrer ao auxlio da Polcia Militar. Nesse caso, separe os documentos necessrios para conseguir um efetivo da Polcia Militar, sempre checando as normas regentes no estado onde o evento ocorrer.

Ao protocolar um pedido de policiamento ostensivo, no esquea de que a apresentao da estimativa de pblico indispensvel. O mesmo deve ser feito no caso da contratao de uma equipe de segurana privada, que deve trabalhar em sintonia com os policiais.

Para finalizar, considere a necessidade de contar com uma unidade Brigada de Incndio, afinal, nenhum evento est imune a focos de incndio. Ao ter uma brigada de prontido, a chance de algo sair do controle ser bem menor.

Para evitar esse tipo de ao, indispensvel adotar

medidas preventivas. E caso roubos aconteam, deve-se

proporcionar o auxlio imediato s vtimas, na tentativa de

resolver logo o problema.

Para finalizar a parte de segurana do ambiente, no se

esquea que a rea de acesso ao local usada pelo grande

pblico deve ser monitorado por profissionais to

capacitados quanto os seguranas dispostos em outros

pontos do evento. Assim sendo, providencie seguranas

para fiscalizar estacionamentos e at regies prximas de

pontos de txi e de meios de transporte pblico.

DIVULGAO PARA

EVENTOS

51

DIVULGAO

PARA EVENTOS

Em geral, os eventos s so divulgados depois que est

tudo definido, como data, local, entre outros detalhes.

Porm, tambm possvel comear a divulgao desde os

primeiros passos, por meio de teasers, que so materiais

que servem apenas para instigar e despertar o interesse do

pblico.

Independente da sua abordagem na divulgao, que pode

ser gradual ou mais agressiva, comeando relativamente

tarde, importante conhecer as opes para disseminar as

informaes do show que voc est produzindo.

Para tanto, a identificao do pblico-alvo deve ocorrer logo

de cara, afinal, sero os gostos desse pblico que guiaro

os materiais propagados de diversas maneiras.

52

DIVULGAO

PARA EVENTOS

Basicamente, podemos separar a divulgao de um evento

em duas categorias: online e offline. A vantagem da

divulgao offline o alcance de um pblico que no

costuma acessar a internet com frequncia. Em

contrapartida, a divulgao online beneficia aquelas pessoas

que esto conectadas com bastante regularidade.

Alm disso, necessrio destacar a possibilidade de

compartilhamento de informaes na divulgao online, o

que garante uma visibilidade muito maior, podendo at ser

muito rpida quando as mensagens se tornam virais. E outro

grande benefcio da divulgao online o preo, afinal, os

gastos com esse tipo de propagao de informaes so

muito menores que os valores que costumam ser cobrados

para outras formas de divulgao.

S para voc ter uma noo de custos, anncios de uma

pgina indeterminada em uma revista podem custar em

torno de R$ 3 mil a R$ 230 mil. Com esses valores, voc

pode pagar os profissionais para produzirem os materiais e

pagar pela divulgao destes em diversos sites, com a

possibilidade de ainda sobrar dinheiro. Entretanto,

dependendo do seu oramento e do tipo de pblico, pode

ser vlido investir em meios tradicionais. Por exemplo: um

show voltado para o pblico feminino pode ganhar muita

visibilidade se voc divulgar em pginas de revistas com

contedos para mulheres.

A seguir, voc vai conferir formas distintas de divulgar o seu

evento

DIVULGAO ONLINE

54

Todo evento possui seus canais oficiais,

mesmo que os seus investimentos de

divulgao no sejam to focados no meio

virtual um site e ou um blog so

ferramentas bsicas e indispensveis

Mais do que criar um portal visualmente

atraente, voc deve garantir um contedo

atraente, alm de incluir todas as

informaes de que o pblico vai precisar

para saber mais sobre o show.

E no se esquea de manter os canais

atualizados, sem que as pginas paream

abandonadas.

O pblico jovem tambm est

dominando o uso de redes sociais, mas

tais mdias no se restringem a esses

usurios.

O ideal fazer uma pesquisa para notar

onde esto os potenciais frequentadores

do evento produzido por voc, visto que

existe uma enorme variedade de mdias

sociais, cada uma com caractersticas que

agradam a um pblico diferenciado.

E depois de saber quais plataformas voc

ir utilizar para divulgar os shows, lembre

que os resultados s sero satisfatrios se

voc souber como aplicar os recursos das

redes de relacionamentos escolhidas.

Um meio que se mostra cada vez mais

eficaz para atingir o pblico alvo so os

canais de publicidade online.

Os principais veculos como redes sociais,

mecanismos de buscas hoje dispem de

ferramentas que com um oramento

mnimo permitem a publicidade

segmentada e com alto ndice de

converso.

Por isso muito interessante que voc

reserve em seu planejamento financeiro

uma verba destinada a publicidade online.

Assim voc conseguir resultados rpidos

e de alta qualidade no alcance do seu

pblico.

MDIAS SOCIAIS CANAIS OFICIAIS PUBLICIDADE ONLINE

DIVULGAO OFFLINE

56

Como j citamos, uma maneira de

divulgar seu evento investir em anncios

em pginas de jornais e revistas, ou

recorrer a anncios em rdios e emissoras

de TV.

O que voc no pode fazer escolher a

plataforma sem pesquisar bem antes, visto

que o preo dos anncios no barato.

Portanto, fundamental ter certeza de que

o pblico-alvo ser alcanado a partir de

determinado anncio.

Outra forma muito utilizada para a

divulgao de eventos so as mdias

fsicas. Uma estratgia as vezes

condenada porm se utilizada de forma

criativa pode gerar bons resultados.

Flyers, banners, cartazes, outdoors entre

outras, so as formas mais convencionais.

O segredo desse formato no est na

mdia em si, o papel propriamente dito e

sim a estratgia. O local, contedo e

utilidade do material distribudo devem ser

feitos com cuidados. importante sempre

manter as estratgias online e off-line

alinhadas ento no se esquea disso no

momento da criao.

Aes criativas que no evolvem

diretamente mdias como as citadas

anteriormente so hoje uma das melhores

estratgias que podem ser utilizadas no

universo off-line.

Alm de ter um adeso maior ao pblico

no fim das contas so estratgias mais

baratas.

Iterao com o pblico alvo, pontos de

venda ambulantes, iterao entre os

artistas envolvidos o pblico alvo entre

outras diversas formas.

Como o prprio nome j diz, quanto mais

criativo melhor o resultado.

MDIAS FSICAS MDIA CONVENCIONAL AES CRIATIVAS

QUANTO COBRAR?

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QUANTO COBRAR

EM EVENTOS?

Uma das grandes dvidas de produtores de eventos tem

relao com um fator que pode exercer forte influncia na

deciso dos potenciais participantes.

Estamos nos referindo seguinte dvida: quanto cobrar em

eventos? Se voc costuma ficar indeciso ao considerar os

preos cobrados por ingressos, caso o show tenha ingresso,

basta conferir os fatores que voc precisa levar em conta na

hora de precificar os ingressos.

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QUANTO COBRAR

EM EVENTOS?

Bom, antes de qualquer coisa, voc deve prestar ateno em todos os custos presentes na sua planilha de organizao financeira. a partir dos dados da planilha que voc ser capaz de quantificar valores de ingressos e at possveis descontos para os frequentadores do show. S no esquea que o valor dos ingressos precisa cobrir todos os custos do evento e, claro, proporcionar lucros.

Pensar no nmero de pessoas que ir comparecer imprescindvel, pois por meio dessa quantidade que voc ter condies de calcular os valores com mais preciso. Porm, s considerar o nmero de participantes no basta; necessrio tambm verificar o perfil do pblico, a fim de descobrir quanto as pessoas esto dispostas a pagar.

Depois de fazer essa anlise, comece a separar os ingressos por setores, estabelecendo preos mais altos conforme as regalias de cada setor. Em geral, eventos musicais tm ingressos separados em pista, camarote e outros ambientes.

J a venda por lotes uma estratgia indicada para estimular a compra antecipada, o que permitir conhecer a real demanda pelo evento. E no se esquea de calcular os ingressos considerando a possibilidade de pagamentos em meia entrada e at de modo parcelado, o que pode afetar suas despesas, caso voc no se programa adequadamente.

E o que ser feito com o valor recebido? Isso vai depender do tipo de evento e, claro, dos gastos previstos, como cach de artistas, pagamento de aluguel de materiais, entre outras despesas que voc j tinha includo na sua planilha financeira. Como h eventos em que sobra bastante dinheiro dos ingressos, possvel aplicar essa grande de vrias maneiras, desde doaes a instituies, no caso de eventos beneficentes, at investimentos em outros shows.

O importante ser o mais transparente possvel, para que ningum se sinta lesado ou que surjam suspeitas de aes ilegais envolvendo o lucro do seu evento.

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FINALIZANDO...

Ufa! Quanta coisa hein? Pois apesar de ter uma lista enorme

de tarefas, pelo menos voc sabe exatamente os caminhos

que devem ser seguidos para a produo de eventos de

sucesso. Lembre que quanto mais organizado voc for, melhor

ser o seu resultado.

S para recapitular, vimos os principais tipos de shows, as

formas de contratao de artistas, como fazer a sua

organizao financeira, como fazer um check-list, as etapas de

um evento, o que fazer antes de comear, como captar

recursos, dicas de segurana e divulgao, alm de

recomendaes para voc cobrar o preo mais justo.

Para finalizar, no se esquea de que o que voc acabou de

ler foi s a ponta do iceberg, pois estamos preparando

materiais ainda mais completos e cheios de informaes

embasadas por profissionais da rea de eventos!

Compre e venda ingressos online para qualquer tipo de evento.

No importa se seu evento um show de rock, um workshop, uma pea de teatro ou at mesmo uma pequena confraternizao entre amigos.

Nosso objetivo fazer com que mais pessoas participem do seu evento.

CONHEA O ROCKBEE

www.gorockbee.com