EBS UserGuide

EEBBΕΕnntteerrssoofftt BBuu

ΕΕΕγγγχχχεεειιιρρρίίίδδδιιι

UUUssseeerrrsss

SS ssiinneessss SSuuiittee οοο χχχρρρήήήσσστττηηη
GGGuuuiiidddeee

ENTERSOFT BUSINESS SUITE Εγχειρίδιο χρήστη

2 / 132 Ver 1.1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

1. ΣΚΟΠΟΣ ............................................................................................................ 5 2. ΠΩΣ ΑΝΟΙΓΩ ΝΕΑ ΚΑΡΤΕΛΑ ...................................................................................... 6

2.1. Άνοιγµα νέου πελάτη .................................................................................6 2.2. Άνοιγµα νέου προµηθευτή ..........................................................................8 2.3. Άνοιγµα νέου πιστωτή.............................................................................. 10 2.4. Άνοιγµα νέου χρεώστη ............................................................................. 11 2.5. ∆ηµιουργία είδους αποθήκης..................................................................... 13 2.6. Ορισµός υπηρεσίας προς πώληση............................................................... 19 2.7. Ορισµός δαπανών.................................................................................... 20 2.8. Άνοιγµα νέου Παγίου ............................................................................... 22 2.9. Άνοιγµα λ/σµού Χρηµατικών ∆ιαθεσίµων .................................................... 24

3. ΑΝΟΙΓΜΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ....................................................................... 26 4. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ...................................................... 28

4.1. Καταχώριση Tιµολογίου ή Απόδειξης .......................................................... 28 4.2. Τιµολόγηση ∆ελτίου Αποστολής ................................................................. 37 4.3. Καταχώριση Παραγγελίας πελάτη............................................................... 39 4.4. Εκτέλεση Παραγγελίας ............................................................................. 40 4.5. Παροχή Υπηρεσιών .................................................................................. 43

5. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ & ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ..................................................... 44 5.1. Καταχώριση Είσπραξης............................................................................. 44 5.2. Παραλαβή εισπρακτέου αξιογράφου ........................................................... 47

6. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΑΓΟΡΕΣ .................................................................................. 50 6.1. Καταχώριση Παραλαβής από προµηθευτή.................................................... 50 6.2. Καταχώριση Παραλαβής προµηθευτή.......................................................... 55 6.3. Τιµολόγιο αγορών έναντι Παραλαβής.......................................................... 56

7. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ................................................................................. 59 7.1. Καταχώριση Παραλαβής από προµηθευτή.................................................... 59 7.2. Αγορές από χώρες Ε.Ε. ............................................................................ 60

8. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΞΟ∆Α .................................................................................... 61 8.1. Καταχώριση Τιµολογίου ή Απόδειξης ∆απάνης.............................................. 61

9. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΑΓΟΡΑ ΠΑΓΙΟΥ .......................................................................... 65 9.1. Καταχώριση Αγοράς Παγίου ...................................................................... 65

10. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΩΛΗΣΗ ΠΑΓΙΟΥ ......................................................................... 68 10.1. Καταχώριση Πώλησης Παγίου ................................................................. 68

11. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΛΗΡΩΜΕΣ & ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ ...................................................... 71 11.1. Καταχώριση Πληρωµής.......................................................................... 71 11.2. Έκδοση πληρωτέου αξιόγραφου.............................................................. 74

12. ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ – ΕΞΟΦΛΗΣΕΙΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ ..................................................... 76 12.1. Μεταφορά αξιογράφων.......................................................................... 76 12.2. Μαζική εξόφληση αξιογράφων ................................................................ 78 12.3. Ακύρωση εξόφλησης εισπρακτέων αξιογράφων ......................................... 79 12.4. Επιστροφή αξιογράφου από προµηθευτή .................................................. 79 12.5. Επιστροφή εισπρακτέου αξιογράφου στον πελάτη ...................................... 80

13. ΕΝ∆Ο∆ΙΑΚΙΝΗΣΕΙΣ-ΣΥΜΨΗΦΙΣΜΟΙ ΕΙ∆ΩΝ ................................................................. 81 13.1. Ενδοδιακινήσεις ειδών ........................................................................... 81 13.2. Συµψηφισµοί ειδών .............................................................................. 83

14. ΠΩΣ ΥΠΟΛΟΓΙΖΩ ΑΠΟΣΒΕΣΕΙΣ ΠΑΓΙΩΝ ...................................................................... 85 15. ΠΩΣ ΕΝΗΜΕΡΩΝΩ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ .......................................................................... 86


3 / 132 Ver 1.1

15.1. ∆ηµιουργία λογιστικών εγγραφών ........................................................... 86 15.2. Λογιστικοποίηση ενδιάµεσων εγγραφών ................................................... 88

16. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ .................................................... 89 17. ΠΩΣ ΠΑΙΡΝΩ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ................................................................. 90

17.1. Καρτέλα πελάτη ................................................................................... 90 17.2. Καρτέλα προµηθευτή ............................................................................ 91 17.3. Υπόλοιπα αποθήκης .............................................................................. 91 17.4. Ανεξόφλητες απαιτήσεις πελατών............................................................ 92 17.5. Ανεξόφλητες υποχρεώσεις σε προµηθευτές............................................... 93 17.6. Ηµερήσιο Ταµείο .................................................................................. 93 17.7. Πρόβλεψη χρηµατοροής ........................................................................ 94 17.8. Ισοζύγιο Αποθήκης ............................................................................... 94 17.9. Ισοζύγιο Πελατών................................................................................. 95 17.10. Ισοζύγιο Προµηθευτών.......................................................................... 96 17.11. Ηµερολόγιο εγγραφών Λογιστικής ........................................................... 96 17.12. Βιβλίο Εισπρακτέων ή Πληρωτέων αξιογράφων ........................................ 97 17.13. Ιστορικό Αξιογράφων ............................................................................ 98 17.14. Κατάσταση Απογραφής Αξιογράφων ........................................................ 99 17.15. Εκκαθάριση Φ.Π.Α. Εισροών & Εκροών .................................................... 99 17.16. Intrastat Αφίξεων............................................................................... 100

18. ΠΩΣ ΠΑΙΡΝΩ ΘΕΩΡΗΜΕΝΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ....................................................... 101 18.1. Βιβλίο αποθήκης................................................................................. 101 18.2. Ισοζύγιο Γενικού & Αναλυτικών καθολικών ............................................. 101 18.3. Κατάσταση Απογραφής........................................................................ 103

19. ΕΙ∆Η ΜΕ ΧΡΩΜΑ-ΜΕΓΕΘΟΣ ........................................................................... 104 19.1. Πώς δηµιουργώ Χρώµατα-Μεγέθη ......................................................... 104 19.2. Πώς δηµιουργώ Χρωµατολόγια-Μεγεθολόγια........................................... 105 19.3. Υπόλοιπα ειδών κατά διάσταση ............................................................ 106 19.4. Ισοζύγιο ειδών κατά διάσταση .............................................................. 106 19.5. Καρτέλες κατά διάσταση αποθήκης ........................................................ 107

20. ΕΙ∆Η ΜΕ SERIAL NUMBER.................................................................................. 108 20.1. Εκτύπωση αριθµών σειράς ................................................................... 108 20.2. Ευρετήτιο αριθµών σειράς.................................................................... 109 20.3. Ιστορικό αριθµών σειράς...................................................................... 110

21. ΕΙ∆Η ΜΕ ΠΑΡΤΙ∆ΕΣ ....................................................................................... 111 21.1. Εκτύπωση ειδών µε παρτίδες ................................................................ 111 21.2. Υπόλοιπο ειδών µε παρτίδες ................................................................. 112 21.3. Ισοζύγιο ειδών µε παρτίδες .................................................................. 113

22. SET ΕΙ∆ΩΝ ..................................................................................................... 114 22.1. Πώς ορίζω set ειδών ........................................................................... 114 22.2. Πώς δηµιουργώ συνταγή set ................................................................ 114 22.3. Πώς καταχωρώ παραστατικά πωλήσεων µε σετ ειδών ............................... 115 22.4. Εκτυπώσεις πωλήσεων µε set ειδών ...................................................... 115

23. ∆ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ............................................................................... 117 24. ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ & ΣΕΙΡΩΝ ΑΡΙΘΜΗΣΗΣ......................................... 118 25. ΟΡΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ........................................................... 119 26. ΟΡΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΗΣ & ΠΕΡΙΟ∆ΩΝ .................................................................... 120 27. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΝΑΡΞΗΣ ΜΕ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ.................................................. 122

27.1. Απογραφή συναλλασσοµένων............................................................... 122 27.2. Απογραφή αποθήκης........................................................................... 124 27.3. Απογραφή χρηµατικών διαθεσίµων........................................................ 125 27.4. Απογραφή αξιογράφων........................................................................ 126


4 / 132 Ver 1.1

27.5. Απογραφή Λογιστικού σχεδίου .............................................................. 127 27.6. Απογραφή αξίας κτήσης Παγίων............................................................ 128 27.7. Απογραφή αποσβέσεων Παγίων ............................................................ 129

28. ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΝΟΜΕΣ.............................................................................. 131 28.1. Κανόνες κατανοµής ............................................................................ 131 28.2. Καταχώριση λογιστικής εγγραφής µε on-line κατανοµή............................. 131 28.3. Μαζική κατανοµή................................................................................ 132


5 / 132 Ver 1.1

1. ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός αυτού του εγχειριδίου είναι να περιγράψει απλά & σύντοµα τις βασικές καθηµερινές λειτουργίες, αυτές δηλαδή που χρησιµοποιούνται συχνότερα. Προϋπόθεση για την απρόσκοπτη εκτέλεση των καθηµερινών εργασιών είναι

η γνώση του περιβάλλοντος της εφαρµογής και του τρόπου χρήσης του πληκτρολογίου και του mouse, καθώς και η διαµόρφωση των επιθυµητών µενού και γραµµών συντοµεύσεων, σύµφωνα µε τις γενικές οδηγίες που υπάρχουν στο αντίστοιχο εγχειρίδιο (συνεργασία χρηστών και υπεύθυνου εγκατάστασης-εκπαίδευσης)

η εκτέλεση όλων των απαραίτητων ενεργειών εκκίνησης (µεταφορά στοιχείων από προηγούµενο σύστηµα, ορισµός σειρών αρίθµησης παραστατικών, µορφής κωδικών, λογιστικού σχεδίου & κανόνων λογιστικοποίησης παραστατικών, απογραφές, διαµόρφωση τιµοκαταλόγων κλπ.) από τον υπεύθυνο εγκατάστασης και τους υπεύθυνους λειτουργιών της εγκατάστασης, σύµφωνα µε τις οδηγίες που υπάρχουν στο αντίστοιχο εγχειρίδιο

το σωστό στήσιµο του εξοπλισµού που χρησιµοποιείται και της παραµετροποίησης του εξυπηρετητή εφαρµογής, των τερµατικών, της βάσης δεδοµένων, των εκτυπωτών κλπ. από τεχνικό που έχει εκπαιδευτεί και προτείνεται από την Entersoft.


2. ΠΩΣ ΑΝΟΙΓΩ ΝΕΑ ΚΑΡΤΕΛΑ

2.1. Άνοιγµα νέου πελάτη

Υπάρχουν οι εξής τρόποι να κληθεί αυτή η εργασία

i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Νέο»

ii) Από µια λίστα πελατών (∆ιαχείριση/Εισπρακτέοι λογαριασµοί/Πελάτες) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα

iii) Από τη λίστα συντοµεύσεων αν έχει οριστεί κατάλληλη ενέργεια

6 / 132 Ver 1.1

Η οθόνη καταχώρισης που εµφανίζεται είναι η ακόλουθη:


Τα πεδία που πρέπει να συµπληρωθούν (που προτείνουµε και φαίνονται χρωµατισµένα στα δείγµατα οθονών) είναι τα παρακάτω ...

Στην πρώτη σελίδα (ταυτότητα) 1. Κωδικός 2. ΑΦΜ 3. Επωνυµία/Ονοµατεπώνυµο 4. ∆ΟΥ 5. Επάγγελµα 6. Στοιχεία κύριας ∆ιεύθυνσης (έδρας). Αν υπάρχουν κι άλλες διευθύνσεις, µπορείτε

να τις καταχωρίσετε στη σελίδα «Υποκαταστήµατα».

Στη δεύτερη σελίδα (λογιστικά στοιχεία)

1. Καθεστώς ΦΠΑ π.χ. κανονικό, µειωµένο 2. Καθεστώς ΚΕΠΥΟ π.χ. υπόχρεος 3. Τµήµα κωδικού Λογιστικής π.χ. Πελάτες εσωτερικού

Στην τρίτη σελίδα (εµπορικοί όροι)

1. Τιµοκατάλογος (αν ο τρόπος λειτουργίας βασίζεται σε τιµοκαταλόγους) 2. Τρόπος πληρωµής (αν έχουν προκαθοριστεί τρόποι πληρωµής) 3. Πωλητής (αν υπάρχουν στην επιχείρηση πωλητές)

7 / 132 Ver 1.1


Τα υπόλοιπα στοιχεία µπορούν να συµπληρωθούν άλλη στιγµή ή σύµφωνα µε τις οδηγίες του υπεύθυνου οργάνωσης εργασιών.

2.2. Άνοιγµα νέου προµηθευτή



ii) Από µια λίστα προµηθευτών (∆ιαχείριση/Πληρωτέοι λογαριασµοί/Προµηθευτές) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα


Πριν προχωρήσετε, ελέγξτε αν ο συναλλασσόµενος που θα καταχωρήσετε είναι Προµηθευτής όντως ή είναι Πιστωτής. Αν είναι Πιστωτής, η εφαρµογή προβλέπει ειδικό υποσύστηµα διαχείρισης Πιστωτών που εξυπηρετεί σωστότερα τις ανάγκες για αναζήτηση, πληροφόρηση, προέλευση υποχρεώσεων, συµφωνία µε Λογιστική


8 / 132 Ver 1.1



Στην πρώτη σελίδα (ταυτότητα) 1. Κωδικός 2. ΑΦΜ 3. Επωνυµία/Ονοµατεπώνυµο 4. ∆ΟΥ 5. Επάγγελµα 6. Στοιχεία κύριας ∆ιεύθυνσης (έδρας). Αν υπάρχουν κι άλλες διευθύνσεις, µπορείτε

να τις καταχωρίσετε στη σελίδα «Υποκαταστήµατα».

Στη δεύτερη σελίδα (στοιχεία συναλλαγών)

1. Χρέωση ΦΠΑ (Ναι ή Οχι) 2. Καθεστώς ΚΕΠΥΟ π.χ. υπόχρεος 3. Τµήµα κωδικού Λογιστικής π.χ. Προµηθευτές εσωτερικού

Τα υπόλοιπα στοιχεία µπορούν να συµπληρωθούν κάποια άλλη στιγµή ή σύµφωνα µε τις οδηγίες του υπεύθυνου οργάνωσης εργασιών.

9 / 132 Ver 1.1


2.3. Άνοιγµα νέου πιστωτή



ii) Από µια λίστα πιστωτών (∆ιαχείριση/Πληρωτέοι λογαριασµοί/Πιστωτές) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα




10 / 132 Ver 1.1


Στην πρώτη σελίδα (ορισµός λ/σµού) 1. Κωδικός 2. Επωνυµία 3. Σύνδεση µε πρόσωπο (Ναι ή Οχι) 4. Καθεστώς ΦΠΑ π.χ. Κανονικό (χρεώνει ΦΠΑ) 5. Καθεστώς ΚΕΠΥΟ (π.χ. Υπόχρεος) 6. Τµήµα κωδικού Λογιστικής (π.χ. Πιστωτές ∆ιάφοροι)

Στη γενική περίπτωση πρέπει να ορίσετε ότι ΣΥΝ∆ΕΕΤΑΙ µε ΠΡΟΣΩΠΟ (οπότε θα ενεργοποιηθεί η δεύτερη σελίδα µε τα στοιχεία Προσώπου). Είναι δε απαραίτητο για να συµµετάσχει στις Συγκεντρωτικές ΚΕΠΥΟ ή να παρακολουθήσετε στοιχεία ΑΦΜ, ∆ιεύθυνσης κλπ. Οµως, η εφαρµογή δίνει τη δυνατότητα να ΜΗΝ συνδέεται µε πρόσωπο, για την περίπτωση που δεν είναι παρά ένας απλός λ/σµός π.χ. Τράπεζες

Στη δεύτερη σελίδα (πρόσωπο)

1. ΑΦΜ 2. ∆ΟΥ 3. Επάγγελµα 4. Στοιχεία κύριας ∆ιεύθυνσης (έδρας)

Τα υπόλοιπα στοιχεία µπορούν να συµπληρωθούν κάποια άλλη στιγµή ή σύµφωνα µε τις οδηγίες του υπεύθυνου οργάνωσης εργασιών.

2.4. Άνοιγµα νέου χρεώστη

Η κλήση της εργασίας «καταχώριση χρεώστη» γίνεται µε αντίστοιχους τρόπους όπως και για τον πιστωτή. Είναι ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ. Η οθόνη καταχώρισης είναι πανοµοιότυπη µε του Πιστωτή και στο πεδίο «Φύση» έχει την τιµή «Χρεώστης»

11 / 132 Ver 1.1


12 / 132 Ver 1.1


2.5. ∆ηµιουργία είδους αποθήκης



ii) Από µια λίστα ειδών (∆ιαχείριση/Αποθέµατα/∆ιαχείριση ειδών) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



13 / 132 Ver 1.1


Στο παραπάνω δείγµα είναι χρωµατισµένα τα ελάχιστα απαραίτητα πεδία που προτείνουµε να συµπληρώνονται στην πρώτη σελίδα µε ανοικτό µπλε και µε γκρί τα πεδία που απαιτούνται σε κάποιες περιπτώσεις. Ολα τα υπόλοιπα είναι πληροφοριακά πεδία.

«Ταυτότητα» - Βασικά πεδία πρώτης σελίδας είδους

1. Κωδικός 2. Περιγραφή 3. Τύπος (Εµπόρευµα, Προϊόν, Είδος συσκευασίας κλπ.) αφορά κυρίως τη λογιστική

οµάδα του είδους και χρησιµεύει για κατηγοριοποιήσεις στα Ισοζύγια και συµφωνία µε τη Λογιστική

4. Προµηθευτής. Εχοντας εισάγει τους Προµηθευτές, εδώ ορίζετε από ποιον βασικά προµηθεύεστε το είδος. Υπάρχει η δυνατότητα να εισαχθούν πάνω από ένας προµηθευτές για το είδος. Αν το είδος παράγεται, µην συµπληρώσετε το πεδίο.

«Ταυτότητα» - Πρόσθετα πεδία πρώτης σελίδας είδους

1. Φορολογικός κωδικός. Αν για λόγους σωστής «διοίκησης» των αποθεµάτων έχετε ανοίξει πολλά είδη για τον ίδιο «επίσηµο» κωδικό (δηλαδή στα επίσηµα βιβλία, η πληροφόρηση θέλετε να είναι ενιαία για πάνω από ένα είδη), εδώ επιλέγετε τον «φορολογικό» κωδικό. Είναι η «επίσηµη µερίδα αποθήκης» στην περίπτωση που δεν είναι ο ίδιος ο κωδικός είδους. Αν δεν έχετε τέτοια περίπτωση, δεν χρειάζεται να συµπληρωθεί.

2. Κωδικός συνδυασµένης ονοµατολογίας. Χρησιµεύει για τις περιοδικές καταστάσεις Intrastat όπου τα στοιχεία δίδονται µε συγκεκριµένη κωδικοποίηση δηµοσιευµένη από την Eurostat. Αν δεν έχετε συναλλαγές εντός Ευρωπαϊκής Ενωσης, δεν χρειάζεται να συµπληρωθεί.

3. Χαρακτηρισµός. Ενα είδος προτείνεται µε χαρακτηρισµό «Απλό». Μπορεί όµως να είναι «Σετ» ή «Παραγόµενο».

• Σετ δηµιουργούνται µε αντίστοιχη «συνταγή σετ» (βλ. Παραµετροποίηση ή «δεξί κλικ-διαχείριση-εισαγωγή» στο πεδίο «Βασική συνταγή») για είδη που εµφανίζονται µεν στην τιµολόγηση, όµως τα «περιεχόµενα» του σετ είναι εκείνα που αθροίζονται, ενηµερώνονται και γι’αυτά τηρείται «υπόλοιπο» στην αποθήκη. Μπορεί να χρησιµοποιηθεί για προσφορές ή για είδη που εµφανίζονται στον τιµοκατάλογο ως «σετ ειδών» µε δική τους τιµή, ανεξάρτητη από τις επί µέρους τιµές

14 / 132 Ver 1.1


• Τα Παραγόµενα είναι είδη που δεν αγοράζονται, αλλά παράγονται είτε µε συναρµολόγηση είτε µε Παραγωγή. Γι’ αυτά δεν καταχωρούνται Αγορές αλλά το υπόλοιπο εισάγεται στην Αποθήκη µέσω συµψηφιστικών ∆ελτίων Παραγωγής, το δε κόστος τους προκύπτει µέσω Κοστολόγησης Παραγωγής, αφού οριστικοποιηθεί το κόστος των Α’υλών. Για να είναι ευκολότερη η διαχείριση των Παραγωγών, πρέπει να συµπληρωθεί εδώ η βασική συνταγή µε την οποία παράγεται το είδος

4. Οµαδοποιήσεις (Οικογένεια, Οµάδα, Κατηγορία, Υποκατηγορία). Στην περίπτωση που υπάρχουν πολλά είδη, είναι σηµαντικό να γίνονται οµαδοποιήσεις που χρησιµεύουν στην ευκολότερη πληροφόρηση, αναζήτηση κλπ. Αν έχουν µάλιστα οριστεί σχέσεις µεταξύ των διαφόρων οµαδοποιήσεων, µπορείτε µε χρήση του πλήκτρου να ορίσετε ταυτόχρονα όλες τις οµάδες µε χρήση ιεραρχικού ορισµού, για παράδειγµα...

∆ιαλέγοντας δηλαδή ένα «κλαδί» του δέντρου της ιεραρχικής οµαδοποίησης, µε «ΑΠΟ∆ΟΧΗ» στην οθόνη του είδους, προσδιορίζονται ταυτόχρονα και τα 4 πεδία οµαδοποιήσεων

5. Κωδικοποίηση είδους προµηθευτή. Συµπληρώνοντας αυτό το πεδίο, δίνεται η δυνατότητα χρήσης του ΑΝΤΙ ΤΟΥ ΚΩ∆ΙΚΟΥ ΕΙ∆ΟΥΣ κατά την καταχώριση παραστατικών. Ετσι, γίνεται εύκολη η αντιγραφή από ένα τιµολόγιο ή δελτίο αποστολής προµηθευτή των ειδών που περιέχει.

Στο παρακάτω δείγµα της δεύτερης σελίδας του είδους είναι χρωµατισµένα τα ελάχιστα απαραίτητα πεδία που προτείνουµε να συµπληρώνονται µε ανοικτό µπλε, µε γκρί τα πεδία που απαιτούνται σε κάποιες περιπτώσεις και µε σκούρο γκρι τα πεδία που ενεργοποιούν ελέγχους και ειδική λειτουργικότητα. Ολα τα υπόλοιπα είναι πληροφοριακά πεδία.

«∆ιαχείριση» - Απαραίτητα πεδία δεύτερης σελίδας είδους

1. Μέθοδος αποτίµησης

2. Κωδικοί Γενικής Λογιστικής π.χ. Εµπορεύµατα

15 / 132 Ver 1.1


16 / 132 Ver 1.1

3. Τιµή Χονδρικής και Τιµή Λιανικής. Για κάθε µία από τις τιµές, η εφαρµογή προτείνει τη ρύθµιση «αν περιλαµβάνει ΦΠΑ». Μπορείτε όµως να το αλλάξετε π.χ. να ορίσετε «καθαρές» τιµές Λιανικής.

4. Κατηγορία ΦΠΑ.

«∆ιαχείριση» - Πρόσθετα πεδία δεύτερης σελίδας είδους

1. Τιµολογιακή ζώνη. Αν χρησιµοποιούνται τιµοκατάλογοι, τότε, είναι πιθανό να µην έχουν αναγραφεί οι µειώσεις ή επιβαρύνσεις της βασικής τιµής ΑΝΑ ΕΙ∆ΟΣ, αλλά κατά τιµολογιακή ζώνη. Σε αυτή την περίπτωση, για να έχουµε σωστή τιµολόγηση, είναι απαραίτητο να συµπληρωθεί η τιµολογιακή ζώνη σε κάθε είδος.

2. Κατηγορία ειδικών φόρων. Αν το είδος επιβαρύνεται µε πρόσθετους φόρους π.χ. ΕΦΚ, τότε, έχουν σχεδιαστεί «κατηγορίες φόρων» και πρέπει στα αντίστοιχα είδη να συµπληρωθεί οπωσδήποτε για να έχουµε σωστή τιµολόγηση. Το ίδιο ισχύει αν υπάρχουν άλλου τύπου επιβαρύνσεις π.χ. standard µεταφορικά βάσει όγκου, οπότε πρέπει να συµπληρωθεί η «κατηγορία επιβαρύνσεων?».

3. ∆ασµολογική κλάση. Αν το είδος εισάγεται από το εξωτερικό, και µε σκοπό να υπάρξει σωστή κοστολόγηση, πρέπει να συµπληρωθεί η δασµολογική κλάση.

«∆ιαχείριση» - Πεδία ελέγχων & ενεργοποίησης δεύτερης σελίδας είδους

1. Σχέδιο ελέγχου διακινήσεων. Είναι η πολιτική που περιγράφει πώς εξασφαλίζεται η σωστή διαχείριση του είδους στην τιµολόγηση. Ελέγχει το αν, πώς και πότε γίνεται έλεγχος αρνητικού υπολοίπου, ελέγχει το πλαφόν των εκπτώσεων, των ποσοτήτων, διαχειρίζεται τα «υπό απόσυρση είδη», καθορίζει την προτεινόµενη µονάδα µέτρησης ανά τύπο συναλλαγής κλπ. Αν έχουν σχεδιαστεί τέτοιες πολιτικές, πρέπει να επιλεγεί η κατάλληλη για το συγκεκριµένο είδος, είτε κατά την αρχική καταχώριση είτε αργότερα από τον υπεύθυνο διαχείρισης αποθεµάτων.

2. Μέγιστη έκπτωση. Το µέγιστο % έκπτωσης το οποίο επιτρέπεται στο είδος (αν αθροιστούν όλες οι πιθανές εκπτώσεις λόγω πελάτη, λόγω ποσότητας, λόγω κατηγορίας είδους κλπ. Ελέγχεται µέσω Πολιτικής διακινήσεων.

3. Ελάχιστο Μικτό κέρδος. Το ελάχιστο % µικτού κέρδους το οποίο επιτρέπεται στην πώληση είδους (αν αφαιρεθεί το «στιγµιαία υπολογιζόµενο κόστος κατά µέση τιµή» από την τιµή πώλησης). Ελέγχεται µέσω Πολιτικής διακινήσεων.

4. Ελάχιστη παραγγελία. Η ελάχιστη ποσότητα που απαιτούµε να παραγγείλει ένας πελάτης. Ελέγχεται µέσω Πολιτικής διακινήσεων.

5. Αριθµοί σειράς. Αν το είδος παρακολουθείται µε ανάλυση αριθµών σειράς ή όχι. Το αν αυτοί θα ορίζονται και πότε θα είναι απαιτητοί καθορίζεται µέσω Πολιτικής ∆ιακινήσεων.

6. Παρτίδες. Αν το είδος παρακολουθείται µε ανάλυση σε παρτίδες ή όχι. Το αν αυτές θα ορίζονται και πότε θα είναι απαιτητό να ορίζονται, καθορίζεται µέσω Πολιτικής ∆ιακινήσεων.

7. Χρώµα. Αν το είδος παρακολουθείται κατά χρώµα ή όχι. Αν έχουµε παρακολούθηση χρώµατος, πρέπει να συµπληρωθεί και το σχετικό «Χρωµατολόγιο», ώστε να οργανώνεται σωστά ο τρόπος συµπλήρωσης των πληροφοριών κατά την καταχώριση διακινήσεων, πωλήσεων κλπ. Το αν το χρώµα πρέπει να προσδιορίζεται από το χρήστη και πότε, σε τι είδους διακινήσεις (για τα είδη που έχουν διαχείριση χρώµατος), καθορίζεται µέσω Πολιτικής ∆ιακινήσεων.


8. Μέγεθος. Αν το είδος παρακολουθείται κατά µέγεθος ή όχι. Αν έχουµε παρακολούθηση µεγέθους, πρέπει να συµπληρωθεί και το σχετικό «Μεγεθολόγιο», ώστε να οργανώνεται σωστά ο τρόπος συµπλήρωσης των πληροφοριών κατά την καταχώριση διακινήσεων, πωλήσεων κλπ. Το αν το µέγεθος πρέπει να προσδιορίζεται και πότε, σε τι είδους διακινήσεις (για τα είδη που έχουν διαχείριση µεγέθους), καθορίζεται µέσω Πολιτικής ∆ιακινήσεων.

Στο παρακάτω δείγµα της τρίτης σελίδας του είδους είναι χρωµατισµένα τα ελάχιστα απαραίτητα πεδία που προτείνουµε να συµπληρώνονται µε ανοικτό µπλε και µε γκρί τα πεδία που απαιτούνται σε κάποιες περιπτώσεις. Ολα τα υπόλοιπα είναι πληροφοριακά στοιχεία.

«Αποθήκευση» - Απαραίτητα πεδία τρίτης σελίδας είδους

1. Βασική µονάδα µέτρησης. Στην περιοχή «µονάδες µέτρησης-συσκευασίες» µπορεί κανείς να ορίσει τις διάφορες µονάδες µέτρησης ή συσκευασίες µε τις οποίες µπορεί να διακινηθεί ένα είδος. Η ΠΡΩΤΗ από όσες οριστούν τοποθετείται αυτόµατα στο πεδίο «Βασική µονάδα παρακολούθησης υπολοίπου» δεξιά. ΕΝΑ ΕΙ∆ΟΣ ∆ΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΘΕΙ ΑΝ ∆ΕΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ Η ΒΑΣΙΚΗ ΜΟΝΑ∆Α ΜΕΤΡΗΣΗΣ.

Επίσης, ΑΝ ΤΟ ΕΙ∆ΟΣ ΚΙΝΗΘΕΙ, η βασική µονάδα ∆ΕΝ ΜΕΤΑΒΑΛΛΕΤΑΙ.

«Αποθήκευση» - Πρόσθετα πεδία τρίτης σελίδας είδους

2. Εναλλακτική µονάδα µέτρησης. Η δεύτερη µονάδα που πιθανώς θα επιλεγεί, τοποθετείται στην εναλλακτική µονάδα δεξιά (µπορεί όµως να αλλάξει). Αυτό σηµαίνει όχι απλώς ότι θα µπορεί να χρησιµοποιηθεί στα παραστατικά αυτή η εναλλακτική µονάδα, αλλά θα ακολουθεί ΠΑΝΤΑ το είδος σε όλες τις διακινήσεις, ενηµερώνοντας (όπως και η βασική µονάδα) το υπόλοιπο, τις πωλήσεις, τις αγορές κ.ο.κ. στη ∆ΕΥΤΕΡΗ (εναλλακτική µονάδα). ΑΝ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΣΕ ∆ΕΥΤΕΡΗ ΜΟΝΑ∆Α ΜΕΤΡΗΣΗΣ θα ΠΡΕΠΕΙ ΟΠΩΣ∆ΗΠΟΤΕ ΝΑ ΟΡΙΣΤΕΙ ΠΡΙΝ ΥΠΑΡΞΕΙ ΟΠΟΙΑ∆ΗΠΟΤΕ ∆ΙΑΚΙΝΗΣΗ ΤΟΥ ΕΙ∆ΟΥΣ.

ΑΝ ΤΟ ΕΙ∆ΟΣ ΚΙΝΗΘΕΙ, η εναλλακτική µονάδα ∆ΕΝ ΜΕΤΑΒΑΛΛΕΤΑΙ.

«Αποθήκευση» - Πληροφοριακά στοιχεία τρίτης σελίδας είδους

1. Μονάδες βάρους & όγκου. Χρησιµεύουν στον αυτόµατο υπολογισµό βάρους και όγκου. Εϊναι ειδικά πεδία στα παραστατικά που τυπώνονται στα ∆.Αποστολής.

17 / 132 Ver 1.1


2. Αποθηκευτικοί χώροι. Στην κάτω αριστερά περιοχή, εµφανίζονται οι διάφοροι Αποθηκευτικοί χώροι στους οποίους µπορεί να κινηθεί το είδος (αν έχει οριστεί να ενεργοποιούνται αυτόµατα). Για καθέναν ΑΧ µπορεί στη λίστα αυτή να ορίσει κανείς όριο ασφάλειας και όριο αναπαραγγελίας. Το αν η διακίνηση σε «επιτρεπόµενους» Αποθηκευτικούς χώρους ελέγχεται κατά την καταχώριση παραστατικών και πότε, καθώς και το αν λαµβάνονται υπόψη τα όρια υπολοίπου (ασφάλειας) στον έλεγχο υπολοίπου, καθορίζεται σε επίπεδο Πολιτικής ∆ιακινήσεων, αλλιώς, είναι καθαρά πληροφοριακά στοιχεία.

3. Θέσεις αποθήκευσης. Στην κάτω δεξιά περιοχή, µπορούν για πληροφοριακούς λόγους να οριστούν οι θέσεις οποίες µπορεί να τοποθετηθεί το είδος.

Αν στη γραµµή εργαλείων της λίστας αυτής,επιλέξουµε το πλήκτρο «επιλογή»

τότε, εµφανίζεται διάλογος για πολλαπλή επιλογή των θέσεων που έχουν (µε ιεραρχικό τρόπο) οριστεί για τους Αποθηκευτικούς χώρους όπου µπορεί να κινηθεί το είδος. Με «Αποδοχή» µεταφέρονται όλες οι επιλεγµένες θέσεις, στη λίστα θέσεων του είδους. Μπορεί να χρησιµοποιηθεί για ταξινόµηση λίστας προς ΦΥΣΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ

Τέλος, ΑΝ η σχετική γενική παράµετρος είναι ενεργοποιηµένη, µε κάθε καταχώριση είδους δηµιουργείται αυτόµατα ένα «είδος καταλόγου» µε την ίδια περιγραφή. Μέσω του είδους καταλόγου µπορούν να οριστούν σχέσεις µεταξύ ειδών (ισοδύναµα, ανταλλακτικά, παρελκόµενα, συµβατά κλπ.), καθώς και οσεσδήποτε ιδιότητες ή τεχνικά χαρακτηριστικά.

18 / 132 Ver 1.1


2.6. Ορισµός υπηρεσίας προς πώληση



ii) Από µια λίστα ειδών (∆ιαχείριση/Γενικά είδη-Υπηρεσίες/∆ιαχείριση) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



Στο παραπάνω δείγµα είναι χρωµατισµένα τα ελάχιστα απαραίτητα πεδία που προτείνουµε να συµπληρώνονται στην πρώτη σελίδα µε ανοικτό µπλε. Ολα τα υπόλοιπα είναι πληροφοριακά πεδία.

«∆ιαχειριστικά στοιχεία» - Βασικά πεδία πρώτης σελίδας υπηρεσίας

1. Κωδικός. Προτείνουµε να χρησιµοποιείτε διαφορετική κωδικοποίηση για τις Υπηρεσίες από ό,τι για τα Εξοδα, Αγοραζόµενες Υπηρεσίες, ∆απάνες, αφού το υποσύστηµα παρακολούθησής τους είναι ΚΟΙΝΟ.

2. Περιγραφή 3. Κατηγορία ΦΠΑ π.χ. κανονικό 4. Λ/σµός Λογιστικής

19 / 132 Ver 1.1


Αν για τη διαµόρφωση των τιµών, χρησιµοποιείται τιµοκατάλογος, είναι πιθανό να απαιτείται η συµπλήρωση του πεδίου «Τιµολογιακή κατηγορία»

Επίσης µπορείτε για πληροφοριακούς λόγους να συµπληρώσετε το πεδίο «Πρότυπη τιµή κόστους», ώστε να µπορεί on-line να υπολογίζεται το µικτό κέρδος ανά συναλλαγή.

Τα υπόλοιπα είναι πληροφοριακά πεδία που συµπληρώνονται ανάλογα µε τις ανάγκες.

2.7. Ορισµός δαπανών

Ο τρόπος κλήσης της οθόνης καταχώρισης είναι Ι∆ΙΟΣ όπως και για τις Υπηρεσίες προς Πώληση (Εσοδα).

Επειδή στο λογιστικό σχέδιο είναι πλήρως αναπτυγµένα όλα τα είδη εξόδων, προκειµένου

• Να διευκολύνεται η καταχώριση των εξόδων µέσω των παραστατικών που δίνει άµεση πληροφόρηση για ΤΑΜΕΙΟ & υπόλοιπα πιστωτών

• Να µη διπλοανοιχτούν όλα τα έξοδα ένα προς ένα όπως στη Λογιστική

Προτείνουµε την καταχώριση των διαφόρων ειδών κατά ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ µε ελάχιστη ανάπτυξη κατά κατηγορία ΦΠΑ. Μερικά έξοδα για τα οποία θέλουµε άµεση πληροφόρηση, καρτέλα, απόδοση ΦΠΑ ανεξάρτητα από το λογιστικό σχέδιο, µπορούµε να τα ανοίξουµε αναλυτικά, τα υπόλοιπα δε µπορούµε να τα ανοίξουµε κατά κατηγορία ΦΠΑ.

Πρέπει να συµπληρωθούν ο Κωδικός, η Περιγραφή, η Κατηγορία ΦΠΑ, ο Λογαριασµός Λογιστικής (που µεταφέρεται στη γραµµή του παραστατικού και ΜΠΟΡΕΙ κάθε φορά ΝΑ ΑΛΛΑΖΕΙ, οπότε και θα ενηµερώνεται διαφορετικός λ/σµός Λογιστικής), το Λογιστικό Τµήµα (αν ακολουθήσετε τη λύση (1) στην αντιµετώπιση του µη εκπιπτόµενου ΦΠΑ) και αν το συγκεκριµένο έξοδο συµµετέχει στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις ΚΕΠΥΟ ή όχι.

Οσον αφορά τις ∆ΑΠΑΝΕΣ στις οποίες ο ΦΠΑ δεν εκπίπτει, δύο τρόποι διαχείρισης υπάρχουν...

1. Είτε ορίζονται ξεχωριστά τα είδη που δεν εκπίπτουν ανάλογα µε το αν θέλουµε το ΦΠΑ τους να βαρύνει τον ίδιο το λ/σµό του εξόδου ή αν το ΦΠΑ τους ενηµερώνει ειδικό λογαριασµό «ΦΠΑ µη εκπιτόµενος» (π.χ. 63.98), ορίζοντάς τους διαφορετική «λογιστική κατηγορία»

20 / 132 Ver 1.1


Σε αυτή την περίπτωση οι κατηγορίες ΦΠΑ ορίζονται κατά τον προτεινόµενο τρόπο, δηλαδή ΜΙΑ κατηγορία για κάθε συντελεστή.

Κατά την καταχώριση τιµολογίου ή απόδειξης εξόδου, επιλέγουµε το αντίστοιχο είδος-δαπάνη, χρησιµοποιώντας την standard κατηγορία ΦΠΑ.

2. Είτε ορίζονται ξεχωριστές κατηγορίες ΦΠΑ για τον Ι∆ΙΟ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΗ, ανάλογα µε το αν ο ΦΠΑ θέλουµε να πάει σε λογαριασµό ΦΠΑ ή σε ειδικό λ/σµό «ΦΠΑ µη εκπιπτόµενος». Στο είδος ορίζουµε µία από τις δύο (τη συνηθέστερη)

και στο παραστικό, έχουµε διαθέσιµη τη στήλη «Κατηγορία ΦΠΑ» και αλλάζουµε αν χρειαστεί, την τιµή της, χρησιµοποιώντας το Ι∆ΙΟ ΕΙ∆ΟΣ.

21 / 132 Ver 1.1


2.8. Άνοιγµα νέου Παγίου



ii) Από µια λίστα παγίων (∆ιαχείριση/Πάγια στοιχεία/∆ιαχείριση) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



«Ταυτότητα» - Βασικά πεδία πρώτης σελίδας παγίου

1. Κωδικός. 2. Περιγραφή 3. Τύπος 4. Λ/σµός Παγίου 5. Κατηγορία ΦΠΑ π.χ. κανονικό

22 / 132 Ver 1.1


6. Κανόνας Αποσβέσεων 7. Μονάδα Μέτρησης 8. Βασικό πάγιο. Αν κάποιο πάγιο δεν οριστεί ως Βασικό πρέπει να επιλέξουµε

σε ποιό βασικό πάγιο ανήκει, τα στοιχεία του νέου παγίου θα εµφανίζονται ως προσθήκη στο ήδη υπάρχον.

«∆ιαχείριση» - Βασικά πεδία δεύτερης σελίδας παγίου

1. Λογιστικοί κωδικοί παγίου 2. Λογιστικοί κωδικοί αποσβέσεων 3. Λογιστικοί κωδικοί αποσβεσθέντων 4. Κανόνας Εξωλογιστικών αποσβέσεων 5. Κανόνας Εναλλακτικών αποσβέσεων

23 / 132 Ver 1.1


2.9. Άνοιγµα λ/σµού Χρηµατικών ∆ιαθεσίµων

Στο υποσύστηµα Χρηµατικών ∆ιαθεσίµων πρέπει να ανοιχτούν οι εξής λογαριασµοί:

1) Oλοι οι Τραπεζικοί λογαριασµοί για να καταχωρούνται οι δοσοληψίες, οι καταθέσεις, οι αναλήψεις, οι εξοφλήσεις επιταγών κλπ. Εδώ µπορούν να ανοιχτούν οι λογαριασµοί καταβολής δόσεων πιστωτικών καρτών, οι λ/σµοί καταθέσεων, όψεως κλπ.

2) Ολοι οι λογαριασµοί µετρητών που τηρεί η έδρα και τα υποκαταστήµατα. Μπορεί να χρησιµοποιηθεί ΕΝΑΣ και µόνο λ/σµός µετρητών, αφού το σύστηµα τηρεί πολλαπλή καρτέλα ΑΝΑ υποκατάστηµα. Αν πάλι θέλετε, για λόγους τάξης, µπορείτε να ανοίξετε ξεχωριστούς λ/σµούς µετρητών ανά κατάστηµα ή/και νόµισµα ή/και θέση εργασίας.

3) Τουλάχιστον ένας λ/σµός ΠΡΟΒΛΕΨΗΣ εισπράξεων-πληρωµών ανά ΝΟΜΙΣΜΑ. Ο λ/σµός αυτός θα χρησιµοποιείται από το σύστηµα σε όσες περιπτώσεις ∆ΕΝ χρησιµοποιείται τρόπος είσπραξης ή πληρωµής στην τιµολόγηση, για να ενηµερώσει τα προβλεπόµενα (ανεξόφλητα) χρηµατικά υπόλοιπα.

ΠΡΟΣΟΧΗ !

Το υποσύστηµα αυτό παρακολουθεί ΚΑΘΑΡΑ τα χρηµατικά διαθέσιµα. ∆εν είναι σκόπιµο να ανοιχτούν εδώ οποιοιδήποτε λ/σµοί αφορούν ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ. Τα αξιόγραφα είναι ξεχωριστό υποσύστηµα και δίνει όλη την απαραίτητη πληροφόρηση για τα χαρτοφυλάκια της επιχείρησης.

∆είτε στο αντίστοιχο κεφάλαιο πως κατά την έκδοση ή παραλαβή αξιογράφου ορίζεται ο «προβλεπόµενος λ/σµός εξόφλησης». Η σύνδεση λοιπόν υπάρχει ως προς τα «αναµενόµενα» εισροών και εκροών, αλλά η παρακολούθηση του χαρτοφυλακίου (λογαριασµοί αξιογράφων εισπρακτέων και πληρωτέων) γίνεται από τα αξιόγραφα.

Υπάρχουν οι εξής τρόποι να κληθεί η εργασία ανοίγµατος Χρηµατικού λ/σµού.


ii) Από µια λίστα χρηµατικών λογαριασµών (∆ιαχείριση/Χρηµατοοικονοµικά/Χρηµατικοί λογαριασµοί) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα

24 / 132 Ver 1.1



Τα απαραίτητα να οριστούν πεδία έχουν χρωµατιστεί στο παραπάνω δείγµα οθόνης

1. Κωδικός

2. Περιγραφή

3. Υποκατάστηµα

4. Νόµισµα

5. ∆εσµευτικό νόµισµα. Αν ενεργοποιηθεί, θα απαγορεύεται να µεταβληθεί το νόµισµα κατά την καταχώριση των χρηµατικών συναλλαγών, αλλιώς, θα είναι ελεύθερο προς µεταβολή. Θυµίζουµε πως έτσι κι αλλιώς το σύστηµα τηρεί τα υπόλοιπα χρηµατικών λογαριασµών κατά νόµισµα (πολλαπλή καρτέλα). Αν όµως πρόκειται για παράδειγµα για ένα λ/σµό συναλλάγµατος σε USD, χρειαζόµαστε οπωσδήποτε το ποσό σε USD για συµφωνία µε την Τράπεζα, άρα, θα το ορίσουµε ως «δεσµευτικό».

6. Αυτόµατης πρόβλεψης. Προτείνουµε να ανοιχτεί ΞΕΧΩΡΙΣΤΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΕΨΗΣ για χρήση στις προβλέψεις που παράγει µε τις τιµολογήσεις αυτόµατα η εφαρµογή. ∆εν επιτρέπεται να οριστεί πάνω από ένας λ/σµός αυτόµατης πρόβλεψης για το ίδιο νόµισµα και το ίδιο υποκατάστηµα.

7. Λογαριασµός Λογιστικής. Ο αντίστοιχος λ/σµός Χρηµατικών ∆ιαθεσίµων της οµάδας «38»

8. Τράπεζα. Αν είναι Τραπεζικός λ/σµός, εδώ καταχωρείται η Τράπεζα στην οποία ανήκει. Στα υπόλοιπα πεδία µπορούν να οριστούν τα επί πλέον στοιχεία (κατάστηµα, ειδικός κωδικός, αριθµός λ/σµού)

Στην περίπτωση που ο λ/σµός αφορά δόσεις πιστωτικών καρτών, επιλέγετε το πεδίο «Αφορά κάρτα», τον συνήθη αριθµό ηµερών valeur, τον αντίστοιχο λ/σµό ΧΡΕΩΣΤΗ (Απαιτήσεις από πιστωτικές κάρτες) και το µοντέλο υπολογισµού κρατήσεων πιστωτικών καρτών

25 / 132 Ver 1.1


3. ΑΝΟΙΓΜΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ



ii) Από µια λίστα λογαριασµών (∆ιαχείριση/Λογιστική/Γενική Λογιστική) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



Τα απαραίτητα να οριστούν πεδία έχουν χρωµατιστεί στο παραπάνω δείγµα οθόνης

1. Κωδικός

2. Περιγραφή

3. Συγκεντρωτικός. ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ. Για να επιτρέπεται να κινηθεί ένας λογαριασµός, πρέπει να ΜΗΝ είναι συγκεντρωτικός. Αρα, όλοι οι κατωτεροβάθµιοι

26 / 132 Ver 1.1


λογαριασµοί (λ/σµοί ΑΝΑΛΥΤΙΚΩΝ ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ) πρέπει να έχουν απενεργοποιηµένο το πεδίο αυτό

4. Ανήκει στον (ανωτεροβάθµιο). Αν τηρείται κωδικοποίηση ΕΓΛΣ συµπληρώνεται αυτόµατα, δεν χρειάζεται να τον συµπληρώσει ο χρήστης. Κάθε «ανωτεροβάθµιος λογαριασµός» πρέπει να είναι «συγκεντρωτικός».

Αν τηρείται Αναλυτική Λογιστική, τότε σε κάποιους λ/σµούς (επιµεριζόµενους) πρέπει να οριστούν επί πλέον πεδία στη δεύτερη σελίδα «∆ιοικητικά στοιχεία»

1. Εγγραφή προορισµού. Για λ/σµούς που προαιρετικά κατανέµονται την ώρα της καταχώρισης ορίστε «επιτρέπεται», για λ/σµούς που δεν έχει νόηµα η κατανοµή ορίστε «απαγορεύεται» και για όσους απαιτείται οπωσδήποτε ορίστε «επιβάλλεται». Πάντως, τις ανεπιµέριστες εγγραφές τις εντοπίζει η διαδικασία µαζικών κατανοµών και εποµένως, µπορείτε εκ των υστέρων να συµπληρώσετε τις ελλείψεις µέσω της µαζικής αυτής διαδικασίας.

2. Λ/σµός άµεσης αντιστοιχίας. Για περιπτώσεις όπου επιβαρύνεται πάντα συγκεκριµένος λ/σµός Αναλυτικής Λογιστικής πχ. 94, 96 κ.ο.κ. αλλά και έξοδα που πηγαίνουν άµεσα σε 1 µόνο κέντρο κόστους

3. Αντίθετος λ/σµός. Ο αντικρυζόµενος λογαριασµός που χρησιµοποιείται για το κλείσιµο του άρθρου Αναλυτικής Λογιστικής.

4. Σχέδιο κατανοµής. Το σχέδιο κατανοµής που υπολογίζει την προτεινόµενη κατανοµή και αντιπροσωπεύει (στις περιπτώσεις των δαπανών) το «κλειδί µερισµού».

27 / 132 Ver 1.1


4. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

4.1. Καταχώριση Tιµολογίου ή Απόδειξης


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»

ii) Από µια λίστα παραστατικών πωλήσεων (Εγγραφές/Πωλήσεις-Εσοδα) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



28 / 132 Ver 1.1


H oθόνη χωρίζεται σε 3 τµήµατα, την επικεφαλίδα, τις γραµµές ειδών & τα σύνολα

Επικεφαλίδα

Γραµµές

Σύνολα

«Επικεφαλίδα» - Απαραίτητα στοιχεία

1. Τύπος παραστατικού. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του επιθυµητού παραστατικού

2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί πάνω από µία. Η σειρά καθορίζει και το υποκατάστηµα. ∆εν υπάρχει πρόσβαση στο πεδίο «Υποκατάστηµα». Εµφανίζεται αυτόµατα η τιµή του. Αν τυχόν η σειρά είναι «χειρόγραφη» υπάρχει πρόσβαση και στο πεδίο «Αριθµός».

3. Ηµ/νία. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου. Αν στη σειρά ορίζεται ότι ελέγχεται η ηµ/νιακή διαδοχή, δεν θα επιτραπεί ηµ/νία προγενέστερη του τελευταίου παραστατικού της σειράς.

4. Πελάτης. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο πελάτης δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση πελάτη. Επίσης, αν θέλουµε να ελέγξουµε µε µια µατιά την οικονοµική κατάσταση του πελάτη, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο και το πλήκτρο µε το οποίο καλείται ο διάλογος άµεσης εποπτείας υπολοίπων:

29 / 132 Ver 1.1


«Επικεφαλίδα» - Πρόσθετα στοιχεία

Στην επικεφαλίδα υπάρχει ένα εικονίδιο πάνω δεξιά που µας επιτρέπει να δουλέψουµε µε µορφή

• πλήρη

• συντοµευµένη

Στην πλήρη µορφή δίνεται πρόσβαση σε επί πλέον πληροφορίες

1. Πωλητής

2. Τρόπος πληρωµής

Καθώς και σε άλλες «σελίδες πληροφοριών». Αν χρειάζεται συµπληρώνουµε π.χ. τα «Στοιχεία ∆ιακίνησης» στην 3η σελίδα πληροφοριών. Εχουν προτεινόµενες τιµές.

3. ∆ιεύθυνση παράδοσης.

4. Τρόπος αποστολής

5. Σκοπός διακίνησης

«Είδη» - Συµπλήρωση των ειδών

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα είδη.

Η αναζήτηση ενός είδους γίνεται µε κωδικό ή περιγραφή

Μετά τον προσδιορισµό του είδους, προτείνεται η µονάδα µέτρησης, ποσότητα 1 και η τιµή. Επιβεβαιώνουµε την ποσότητα, υπολογίζεται το ΦΠΑ και η συνολική αξία και συνεχίζουµε για όλα τα είδη της απόδειξης.

Στις αξιακές στήλες βλέπουµε σύνολα και στο κάτω µέρος του τµήµατος των ειδών, το συνολικό πλήθος γραµµών.

«Είδη» - ∆ιαχείριση ειδών σετ

Oταν το επιλεγόµενο είδος είναι σετ, τότε, αυτόµατα αναπτύσσεται η αντίστοιχη «συνταγή σετ» και παράγονται γραµµές µε τα είδη που περιέχει.

30 / 132 Ver 1.1


Το είδος σετ αλλάζει χρώµα και αν µεν είναι «στατικό», οι τιµές των περιεχοµένων του προσαρµόζονται ανάλογα µε την τιµή του σετ (αναλογικά), υπερισχύει δηλαδή η τιµή πώλησης του σετ, αν δε είναι «δυναµικό», η αξία του προκύπτει µε άθροιση των αξιών των επί µέρους ειδών.

«Είδη» - ∆ιαχείριση επιστρεφόµενων ειδών

Αν στην πρακτική των πωλήσεων δεχόµαστε επιστροφές επί του ιδίου ∆ελτίου, η δυνατότητα αυτή δίνεται, µε συµπλήρωση µιας ακόµη στήλης «ΤΥΠΟΣ ΓΡΑΜΜΗΣ», όπου πριν περάσουµε τον κωδικό είδους, επιλέγουµε «Αντίθετη διακίνηση είδους» (αντί για το απλό «Είδος» που προτείνει η εφαρµογή). Συµπληρώνουµε κανονικά τα στοιχεία (χωρίς χρήση αρνητικών ποσών) και...

οι αξίες του παραστατικού ενηµερώνονται ΑΦΑΙΡΟΥΜΕΝΩΝ των επιστρεφοµένων ειδών.

Η λειτουργικότητα αυτή επιτρέπει τη σωστότερη ενηµέρωση της Λογιστικής, αλλά και το διαχωρισµό των επιστροφών σε επίπεδο πληροφόρησης.

Στη δεξιά πλευρά της λίστας των ειδών υπάρχει µια στήλη εργαλείων που δίνει επί πλέον δυνατότητες:

Εισαγωγή νέας γραµµής

∆ιαγραφή τρέχουσας γραµµής

Πλήρη στοιχεία γραµµής

Οδηγεί σε µενού επιλογών µε χρήσιµα βοηθήµατα την ώρα της τιµολόγησης (βλ. «Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα)

Αν το επιλεγµένο είδος διαχειρίζεται διαστάσεις, αυτή η επιλογή καλεί δευτερεύουσα οθόνη για τη συµπλήρωση των στοιχείων (βλ. «Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων)

«Σύνολα» - Κλείσιµο της συναλλαγής

Στην περιοχή των συνόλων όπως και στην επικεφαλίδα υπάρχει ένα εικονίδιο κάτω δεξιά που µας επιτρέπει να δουλέψουµε µε δύο εναλλακτικές µορφές

• πλήρη

31 / 132 Ver 1.1



Η Απόδειξη Λιανικής εµφανίζεται ως πρόταση στην πλήρη µορφή, διότι έτσι επιτρέπει τον έλεγχο της εξόφλησης, τα Τιµολόγια και τα υπόλοιπα παραστατικά Πωλήσεων σε συντοµευµένη µορφή, αλλά αυτό µπορεί εύκολα να αλλάξει.

Η εξόφληση γίνεται µε το ίδιο παραστατικό, στην ίδια οθόνη συµπληρώνοντας το ποσό είσπραξης, οπότε και ενηµερώνεται το «υπόλοιπο» αριστερά. Η εξόφληση µπορεί να γίνει είτε µε απλή πληκτρολόγηση (Χρηµατικού λ/σµού και ποσού) είτε µε εφαρµογή τρόπου πληρωµής. Αν στην επικεφαλίδα επιλέξουµε «ΕΦΑΡΜΟΓΗ» µε το πλήκτρο που βρίσκεται δίπλα στον τρόπο πληρωµής,

εµφανίζεται αυτόµατα στην περιοχή της εξόφλησης, η προβλεπόµενη πληρωµή (στο παράδειγµα παραπάνω 100% του ποσού ΜΕΤΡΗΤΑ)

Αν ο τρόπος πληρωµής είναι µε πιστωτική κάρτα,

αφενός υπάρχει η δυνατότητα ΑΜΕΣΗΣ ΕΓΚΡΙΣΗΣ (αν περιλαµβάνεται το σύστηµα on-line σύνδεσης µε τις Εγκρίσεις Πιστωτικών Καρτών)...

αφετέρου, στα σύνολα του παραστατικού παράγονται οι προβλέψεις ανάλογα µε τον ορισµό του τρόπου πληρωµής (ηµ/νίες λήξης – ποσά) και τον ορισµό του σχετικού Χρηµατικού λ/σµού (κρατήσεις, σχετικός χρεώστης), µε αποτέλεσµα να υπάρχει µια πλήρης εικόνα των αναµενόµενων καταβολών από την Τράπεζα.

Κλείνοντας (είτε µε έξοδο είτε µε «Νέο» για αποθήκευση και επαναληπτική καταχώριση) γίνεται η εκτύπωση του παραστατικού στον εκτυπωτή και µε τη φόρµα που έχουν δηλωθεί στη σειρά παραστατικού.

Αν η εκτύπωση γίνει µε φορολογική σήµανση, η µεταβολή του παραστατικού δεν επιτρέπεται, τουλάχιστον όσον αφορά τα στοιχεία που εκτυπώθηκαν.

«Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα

32 / 132 Ver 1.1


Το αναδιπλούµενο µενού που εµφανίζεται µε τη διαθέσιµη πρόσθετη λειτουργικότητα στις γραµµές µε επιλογή του , περιέχει κάποιες λειτουργίες που χρειάζονται σε ειδικές περιπτώσεις

•

• Σππ

• Πκ

• ΠΑΟπ

• Π«

• Ε«

•

ύµπτυξη γραµµών. Αν έχει χρησιµοποιηθεί άνω από µία φορά το ίδιο είδος ή αν έχει ροκύψει µε µετασχ/σµό πολλών ∆.Αποστολής

ροσθήκη µε πολλαπλά κριτήρια. Αναζήτηση αι επιλογή ειδών βάσει ΟΠΟΙΑΣ∆ΗΠΟΤΕ ΟΨΗΣ

ροσθήκη βάσει πολλαπλών κωδικών. ναζήτηση και επιλογή ειδών βάσει ΠΟΙΟΥ∆ΗΠΟΤΕ ΚΩ∆ΙΚΟΥ (προµηθευτή, αλιότερου κωδικού, BarCode)

ροσθήκη βάσει σχέσεων. Για προσθήκη παρελκόµενων» ειδών

πιλογή βάσει σχέσεων. Για αντικατάσταση από ισοδύναµο» ή «εναλλακτικό» είδος

Προσθήκη µέσω βοηθητικής συνταγής. Πρόκειται για «συνταγές» που δεν αντιστοιχούν σε «κύριο» είδος µε «περιεχόµενα» αλλά απλά για ένα «τίτλο» σε ένα σύνολο ειδών, που συχνά πωλούνται ΟΛΑ µαζί, οπότε έχουµε δηµιουργήσει τη συνταγή, ως ένα είδος «πολυεντολής». Ανοίγει ένας διάλογος όπου ορίζουµε ποια συνταγή θέλουµε και σε ποια ποσότητα

και αυτόµατα παράγονται οι γραµµές της συνταγής ως γραµµές του παραστατικού

Υπόλοιπα είδους. Για έλεγχο αν και πού υπάρχει το συγκεκριµένο είδος της τρέχουσας γραµµής, καθώς και αν αναµένεται παραλαβή, εµφανίζεται η ακόλουθη πληροφοριακή οθόνη

Αναφέρει ακόµη την τελευταία τιµή κόστους καθώς και την τελευταία τιµή πώλησης.

33 / 132 Ver 1.1


• Προηγούµενες κινήσεις είδους. Εµφανίζονται τα παραστατικά του συγκεκριµένου πελάτη που περιείχαν το συγκεκριµένο είδος της γραµµής, µε την τιµή και την έκπτωση που είχαν δοθεί.

Το εικονίδιο πάνω δεξιά, παρέχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο παραστατικό εκείνο.

• Ιστορικό µεταβάσεων. Αν η γραµµή προέρχεται από παραγγελία ή αν γι’αυτή τη γραµµή υπήρξε επόµενος µετασχηµατισµός (π.χ. παραλαβή σε τιµολόγιο κλπ.), µε την επιλογή αυτή εµφανίζονται όλες οι ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΙΣ µε άλλα παραστατικά «προέλευσης» ή «εξέλιξης». Φυσικά, κατά την καταχώριση τέτοια πληροφορία δεν υπάρχει. Αφορά γενική λειτουργικότητα για προβολή, έλεγχο παραστατικών.

• Αιτιολόγηση χρήσης τιµοκαταλόγου. Οταν χρησιµοποιούνται τιµοκατάλογοι, η επεξήγηση του γιατί ένα είδος πήρε τη συγκεκριµένη τιµή εµφανίζεται σε ένα διάλογο που δείχνει ποια γραµµή τιµοκαταλόγου και µε ποια στοιχεία της (όρια ποσοτήτων, νόµισµα, εµπορικός τοµέας κ.ο.κ.) έδωσε τιµή ή έκπτωση στο είδος.

«Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων

Οταν ένα είδος παρακολουθείται µε διαστάσεις στην αποθήκη, και αν προβλέπεται συµπλήρωσή τους στο συγκεκριµένο παραστατικό, η γραµµή αλλάζει χρώµα και στο προειδοποιητικό σήµα, εµφανίζεται σχετικό σχόλιο για τη συµπλήρωση διαστάσεων.

Με F12 ή µε το καλείται διάλογος συµπλήρωσης των διαστάσεων

34 / 132 Ver 1.1


Αν το είδος παρακολουθείται σε αριθµούς σειράς, εµφανίζεται αυτός ο διάλογος συµπλήρωσης. Υπάρχει και δυνατότητα να δηµιουργηθούν εκείνη τη στιγµή αριθµοί σειράς (τη στιγµή της πώλησης και όχι της εισαγωγής στην αποθήκη)

Αν το είδος παρακολουθείται παρτίδες, εµφανίζεται αυτός ο διάλογος συµπλήρωσης. Υπάρχει και δυνατότητα να δηµιουργηθούν εκείνη τη στιγµή παρτίδες µε

Αντίστοιχος διάλογος εµφανίζεται ανάλογα µε τη διάσταση που παρακολουθείται π.χ. µέγεθος. Σε όλους τους διαλόγους (πλην εκείνου που αφορά serial numbers που δεν τηρούν υπόλοιπο), µε το πλήκτρο µπορεί κανείς να ελέγξει τα υπόλοιπα παρτίδας, µεγέθους κ.ο.κ. ανά αποθηκευτικό χώρο.

Οταν έχουµε παρακολούθηση χρώµατος και µεγέθους, ο διάλογος που εµφανίζεται είναι διαφορετικός. Εχουµε πίνακα 2 διαστάσεων σε κάθε κελί του οποίου συµπληρώνεται η ποσότητα. Στην επικεφαλίδα εµφανίζεται η ποσότητα της γραµµής προς συµπλήρωση

Μεγεθολόγιο

Χρωµατολόγιο

35 / 132 Ver 1.1


Καταχώριση ∆ελτίου Αποστολής

Η καταχώριση ενός ∆ελτίου Αποστολής, όπως και οποιουδήποτε άλλου από τα ποσοτικά δελτία, δεν διαφέρει σε χειρισµό και σε δυνατότητες από ένα Τιµολόγιο ή Απόδειξη (1). Καλείται πάλι από την επιλογή «Πωλήσεις».

Η διαφορά είναι ότι θα πρέπει να συµπληρώσετε ή να ελέγξετε τα «Στοιχεία ∆ιακίνησης» της επικεφαλίδας.

Εκείνο στο οποίο θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, είναι ο ΤΥΠΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ που θα επιλέξετε.

Μην καταχωρείτε όλα τις Αποστολές µε ένα τρόπο, σε ένα τύπο παραστατικού, αν δεν είστε βέβαιοι ότι είναι σχεδιασµένο για αυτή τη χρήση. Για παράδειγµα ένα «∆ελτίο Αποστολής Πωλήσεων» αναµένει «Τιµολόγιο», ενώ το «∆ελτίο Αποστολής χωρίς χρέωση» όχι. Επίσης, η «∆ωρεάν Χορήγηση» δεν είναι ούτε ∆ελτίο Αποστολής ούτε Τιµολόγιο στο οποίο βάζετε µηδέν στην τιµή. Είναι ΕΙ∆ΙΚΟ παραστατικό (∆ΧΓ).

36 / 132 Ver 1.1


4.2. Τιµολόγηση ∆ελτίου Αποστολής Υπάρχουν 3 τρόποι να κάνετε Τιµολόγηση ∆ελτίων Αποστολής. 1. Από τις «Ενέργειες» στη γραµµή εργαλείων της οθόνης του ίδιου του

παραστατικού (∆.Αποστολής), µε την επιλογή «Μετάβαση».

2. Από µία λίστα παραστατικών Πωλήσεων στην οποία έχετε επιλέξει κάποια

παραστατικά και από την επιλογή «Ενέργειες» της γραµµής εργαλείων της όψης, καλείτε «Μετάβαση παραστατικών».

3. Από την επιλογή του κεντρικού µενού «Εγγραφές»/«Μεταβάσεις-Μετασχηµατισµοί»

Και στις 3 περιπτώσεις, εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη επιβεβαίωσης...

37 / 132 Ver 1.1


Πρόκειται για τη διαδικασία µετασχηµατισµού µε προεπιλεγµένο στις 2 πρώτες περιπτώσεις το σενάριο «Τιµολόγηση ∆ελτίων Αποστολής».

Αν χρειάζεται, αλλάζουµε την ηµ/νία (πρόκειται για την ηµ/νία έκδοσης του ή των παραστατικών που θα δηµιουργηθούν αυτόµατα) και την Αιτιολογία και επιλέγουµε «Επόµενο».

Μετά από µία επιβεβαίωση και επιλογή του πλήκτρου «Εκτέλεση», η διαδικασία προχωρά και δηµιουργεί το παραστατικό (ή τα παραστατικά αν πρόκειται για πάνω από ένα ∆.Αποστολής). Υπάρχει η δυνατότητα στο τέλος της διαδικασίας να επιλέξετε...

• Οριστικοποίηση. Με αυτή την επιλογή, απλώς οριστικοποιείται χωρίς άλλη διαδικασία ελέγχου το σύνολο των παραστατικών που παρήχθησαν.

• Αποτελέσµατα. Με αυτή την επιλογή, εµφανίζονται σε λίστα τα παραχθέντα παραστατικά, από την οποία υπάρχει άµεση πρόσβαση σε καθένα Τιµολόγιο, για πιθανή αλλαγή ή έλεγχο τιµών, εκπτώσεων κλπ.

Αν περάσετε από αυτή την προσωρινή οθόνη αποτελεσµάτων και αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο, µπορείτε να επιλέξετε «οριστικοποίηση». Επίσης, αν η διαδικασία αυτή θέλετε να είναι άµεση και να συντοµεύσετε τα βήµατα εκτέλεσής της, µπορείτε, στο αντίστοιχο σενάριο µετασχηµατισµού να το δηλώσετε (τρόπο εκτέλεσης -> αυτόµατο).

38 / 132 Ver 1.1


Τώρα, αν έχετε επιλέξει τον τρίτο τρόπο µετασχηµατισµού (µε άµεση κλήση διαδικασίας µετασχηµατισµού από το µενού), αφενός θα πρέπει να επιλέξετε το µετασχηµατισµό που θα εκτελέσετε, αφετέρου, αµέσως µετά, θα εµφανιστεί λίστα επιλογής των προς τιµολόγηση ∆ελτίων, µε τα κριτήρια επιλογής που χρειάζονται και το γνωστό τρόπο χειρισµού των όψεων...

όπου πρέπει να επιλέξετε ποια θα µετασχηµατιστούν. Η στήλη που δείχνει τα επιλεγµένα είναι η πρώτη . Η συνέχεια της διαδικασίας είναι ακριβώς όπως περιγράφτηκε (επιβεβαίωση, αποτελέσµατα, οριστικοποίηση).

4.3. Καταχώριση Παραγγελίας πελάτη

Η καταχώριση µιας Παραγγελίας δεν διαφέρει σε χειρισµό και σε δυνατότητες από ένα Τιµολόγιο ή Απόδειξη (1).

Καλείται από την επιλογή «Παραγγελιοληψία» από τη γραµµή εργαλείων «Συναλλαγές».

Η οθόνη καταχώρισης είναι όπως να περιέχει προς συµπλήρωση ΚΑεµφανίζεται η περιοχή των πληρω

39

και στα υπόλοιπα παραστατικά πωλήσεων, µπορεί όµως Ι την ηµ/νία (προβλεπόµενης) παράδοσης και επίσης, µών, για πιθανή άµεση καταχώριση προκαταβολής.

/ 132 Ver 1.1


4.4. Εκτέλεση Παραγγελίας

Υπάρχουν 3 τρόποι κλήσης της διαδικασίας εξυπηρέτησης παραγγελίας όπως ακριβώς και στην Τιµολόγηση ∆ελτίου Αποστολής.

1. Από τις «Ενέργειες» στη γραµµή εργαλείων της οθόνης του ίδιου του παραστατικού (Παραγγελίας), µε την επιλογή «Μετάβαση».

2. Από µία λίστα Παραγγελιών στην οποία έχετε επιλέξει κάποια παραστατικά και από την επιλογή «Ενέργειες» της γραµµής εργαλείων της όψης, καλείτε «Μετάβαση παραστατικών».


Για την εκτέλεση της Παραγγελίας, υπάρχουν σενάρια µετασχηµατισµού:

• Aποστολή Παραγγελίας (δηµιουργία ∆.Αποστολής) και

• Τιµολόγηση Παραγγελίας (δηµιουργία Τιµολογίου-∆.Αποστολής)

Μια βασική διαφορά που υπάρχει εδώ αν επιλέξουµε τον τρίτο τρόπο κλήσης είναι ότι (τουλάχιστον κατά την προτεινόµενη παραµετροποίηση) αφού επιλεγούν τα βασικά στοιχεία από τον αρχικό διάλογο...

40 / 132 Ver 1.1


41 / 132 Ver 1.1

εµφανίζεται λίστα επιλογής των προς επιλογή ΕΙ∆ΩΝ µε δυνατότητα και τµηµατικής εκτέλεσης των επιλεγµένων παραγγελιών, ειδών και ποσοτήτων

Η λίστα έχει όλες τις δυνατότητες των όψεων, µε δυνατότητα οµαδοποίησης κατά πελάτη, κατά ηµεροµηνία παράδοσης, κατά κωδικό είδους κ.ο.κ. Προβάλει όπως βλέπουµε και το διαθέσιµο στοκ στον κάθε κωδικό. Αν µάλιστα δεν υπάρχει ή είναι αρνητικό εµφανίζεται µε κόκκινο χρώµα.

Επιλέγοντας κάποια γραµµή (στην πρώτη στήλη µε το ) η εφαρµογή προτείνει προς εξυπηρέτηση ολόκληρη την διαθέσιµη ποσότητα, στη στήλη «Ποσότητα εξυπηρέτησης». Αυτή είναι η ποσότητα που θα µεταφερθεί στο παραγόµενο παραστατικό, η δε υπόλοιπη (στη στήλη «Υπολειπόµενη ποσότητα») θα µείνει back order. Αυτό σηµαίνει πως επιλέγοντας όλες τις εκκρεµείς παραγγελίες την επόµενη φορά, θα εµφανιστεί προς εκτέλεση πλέον (στη στήλη «ζητούµενη ποσότητα») η υπολειπόµενη από εκκρεµείς παραγγελίες (back orders). Αφού δοθούν ή επιλεγούν οι κατάλληλες γραµµές, είδη, ποσότητες, παραγγελίες, µε «Επόµενο», εµφανίζεται η οθόνη επιβεβαίωσης µε τα στοιχεία των επιλεγµένων ειδών και ποσοτήτων...


42 / 132 Ver 1.1

και µετά την «Εκτέλεση» από αυτό το σηµείο, παράγονται τα παραστατικά και εµφανίζεται ο γνωστός διάλογος για προβολή ή µεταβολή των «αποτελεσµάτων» και οριστικοποίηση. Η πληροφόρηση γύρω από τις εκκρεµείς παραγγελίες είναι διαθέσιµη από το µενού «Πληροφορίες/Πωλήσεις-Εσοδα» όπου µπορείτε να δείτε Ανοικτές Παραγγελίες και Καθυστερηµένες (βάσει ηµ/νίας παράδοσης), αλλά και µέσα στη φόρµα πελάτη, τις εκκρεµείς παραγγελίες του συγκεκριµένου πελάτη.


4.5. Παροχή Υπηρεσιών

Η καταχώριση Απόδειξης Παροχής Υπηρεσιών ή Τιµολογίου Παροχής Υπηρεσιών γίνεται ακριβώς όπως και ένα οποιοδήποτε άλλο Τιµολόγιο ή Απόδειξη (1).

Η περιοχή των ειδών σε αυτή την περίπτωση είναι διαφορετική και µπορεί να οριστεί µε διαφορετικές στήλες (λογαριασµό, σχόλια, ηµ/νία και αριθµός σχετικού εσωτερικού δελτίου εργασιών κ.ο.κ.).

Σε οποιοδήποτε παραστατικό, µπορεί να οριστεί να συνυπάρχουν είδη αποθήκης και υπηρεσίες, οπότε θα εµφανίζονται 2 «σελίδες» στην περιοχή των ειδών.

Υπάρχει η δυνατότητα µετασχηµατισµών σε παραστατικά Παροχής Υπηρεσιών (π.χ. τιµολόγιο σε πιστωτικό ή παραγγελία σε τιµολόγιο ή τιµολόγιο σε πληρωµή κ.ο.κ.)

Υπάρχουν 3 τρόποι κλήσης των διαδικασιών µετασχηµατισµού όπως ακριβώς και στην Τιµολόγηση ∆ελτίου Αποστολής.

43 / 132 Ver 1.1


5. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ & ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ

5.1. Καταχώριση Είσπραξης



ii) Από µια λίστα παραστατικών πωλήσεων (Εγγραφές/Εισπράξεις/Πληρωµές) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



H oθόνη χωρίζεται σε 3 τµήµατα, την επικεφαλίδα, τις γραµµές µε τους τρόπους και τα ποσά είσπραξης & τα σύνολα


Γραµµές

Σύνολα

44 / 132 Ver 1.1






4. Συναλλασσόµενος. Αναζήτηση γίνεται µε κωδικό, µε επωνυµία ή µε AΦΜ.



• πλήρη


Στην πλήρη µορφή δίνεται πρόσβαση σε επί πλέον πεδία και σελίδες πληροφοριών. Αµεσα (χωρίς αλλαγή σελίδας) δίνονται τα ακόλουθα:

1. ΑΦΜ – Υποκατάστηµα πελάτη

2. Eισπράκτορας

3. Εφαρµογή τρόπου πληρωµής. Πατώντας το πλήκτρο δίπλα στον Εισπράκτορα, εµφανίζεται διάλογος άµεσης εφαρµογής ενός προσχεδιασµένου τρόπου πληρωµής που κάνει αυτόµατη συµπλήρωση των γραµµών όταν αναφέρονται σε «Ταµείο» µε βάση το πληκτρολογούµενο ποσό. Αυτό µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την περίπτωση πιστωτικής κάρτας για παράδειγµα.

«Χρηµατικοί λ/σµοί» - Συµπλήρωση των εισπρατόµενων ποσών

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται ποσά σε χρηµατικούς λ/σµούς (π.χ. Κεντρικό Ταµείο, Ταµείο Υποκαταστήµατος, Τραπεζικός λ/σµός για την περίπτωση εµβασµάτων )

45 / 132 Ver 1.1


Μετά τον προσδιορισµό του χρηµατικού λ/σµού, προτείνεται το νόµισµα και ο χρήστης συµπληρώνει την αξία. Αν είναι Τραπεζικός ο λ/σµός, εµφανίζονται η Τράπεζα και ο αριθµός του λογαριασµού.


Στην περιοχή των συνόλων όπως και στην επικεφαλίδα υπάρχει ένα εικονίδιο κάτω δεξιά που µας επιτρέπει να δούµε δύο εναλλακτικές µορφές


• πλήρη

Στην πλήρη µορφή, δίνεται η δυνατότητα καταγραφής των παρακρατήσεων που µπορεί να υπάρχουν είτε σε τραπεζικές συναλλαγές (προµήθειες, παρακρατήσεις διαφόρων ειδών) είτε σε περίπτωση συναλλαγών µε ∆ηµόσιους οργανισµούς. Καλώντας ένα λ/σµό κράτησης (∆ΕΞΙ ΤΜΗΜΑ), η εφαρµογή υπολογίζει το ποσό επί συνόλου και διαµορφώνει το σύνολο που ενηµερώνει το συναλλασσόµενο (ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΜΕΡΟΣ).

Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε ειδικό παραστατικό που εµφανίζεται πάντα µε την πλήρη µορφή.

46 / 132 Ver 1.1


5.2. Παραλαβή εισπρακτέου αξιογράφου

Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε δύο τρόπους καταχώρισης

i) είτε ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»

ii) είτε απλή ΑΠΟ∆ΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ

Και στις δύο περιπτώσεις χρησιµοποιείται η «σελίδα» γραµµών εισπρατόµενων ποσών µε τίτλο «αξιόγραφα». Αυτή η σελίδα είναι η µόνη διαθέσιµη στα πινάκια και προαιρετικά διαθέσιµη στις αποδείξεις είσπραξης

Η µορφή της οθόνης και των γραµµών καταχώρισης αξιογράφων είναι η εξής:

Για να εισάγετε ΝΕΟ αξιόγραφο χρησιµοποιείστε είτε το πλήκτρο «Insert», είτε το εικονίδιο

ΜΗΝ ΕΙΣΑΓΕΤΕ ΑΞΙΟΓΡΑΦΟ αυτόνοµα (από τη διαχείριση αξιογράφων) διότι δεν θα έχετε τους κατάλληλους αυτοµατισµούς στη συµπλήρωση των πεδίων, και δεν θα πραγµατοποιηθεί ενηµέρωση κανενός υποσυστήµατος ώσπου να εισάγετε κάποιο παραστατικό (πινάκιο ή απόδειξη) µε το αξιόγραφο αυτό.

47 / 132 Ver 1.1


Η οθόνη καταχώρισης των στοιχείων αξιογράφου είναι η ακόλουθη:

Προτείνεται εκδότης και εκχωρητής ο πελάτης του παραστατικού και κοµιστής (κάτοχος ή θέση) η έδρα ή το υποκατάστηµα του παραστατικού. Αν ο εκδότης είναι άλλος, µπορείτε να δώσετε τα στοιχεία του. Μπορείτε να συµπληρώσετε τα στοιχεία εγγυητή αν υπάρχει, την Τράπεζα έκδοσης κλπ. χαρακτηριστικά. Τα απαραίτητα να συµπληρωθούν στοιχεία είναι

1. Ο κωδικός & ο αριθµός του αξιογράφου

2. Τύπος 3. Η ηµεροµηνία λήξης

4. Το ποσό 5. Ο προβλεπόµενος λ/σµός πληρωµής

Με αυτά τα στοιχεία θα δηµιουργηθεί η πρόβλεψη είσπραξης του αξιογράφου στην ηµ/νία λήξης του και θα ενηµερωθούν το cash flow και οι ανοικτές υποχρεώσεις του εκχωρητή.

Επιλέγοντας ΑΠΟ∆ΟΧΗ στην οθόνη του αξιογράφου, επιστρέφετε στην οθόνη της απόδειξης, όπου η γραµµή έχει τα στοιχεία του αξιογράφου και µπορείτε να συνεχίσετε µε το επόµενο.

Με την ίδια απόδειξη µπορείτε να παραλάβετε συναλλαγµατικές ή/και επιταγές ιδίας έκδοσης (του πελάτη) ή τρίτων και αν έχετε διαθέσιµη τη σελίδα των λ/σµών χρηµατικών διαθεσίµων, µπορείτε να εισπράξετε και µετρητά

48 / 132 Ver 1.1


49 / 132 Ver 1.1

Το σύνολο της απόδειξης ενηµερώνει το υπόλοιπο του πελάτη και το σύνολο των αξιογράφων τα εκκρεµή του αξιόγραφα (εµπορικό υπόλοιπο).


6. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΑΓΟΡΕΣ Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

6.1. Καταχώριση Παραλαβής από προµηθευτή


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»/ «Αγορές»

ii) Από µια λίστα παραστατικών αγορών (Εγγραφές/Αγορές-Εξοδα) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα





Γραµµές

Σύνολα



50 / 132 Ver 1.1




4. Προµηθευτής. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο προµηθευτής δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση προµηθευτή. Επίσης, αν θέλουµε να ελέγξουµε µε µια µατιά την οικονοµική κατάσταση του προµηθευτή, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο και το πλήκτρο µε το οποίο καλείται ο διάλογος άµεσης εποπτείας υπολοίπων:

5. Εναλλακτικό παραστατικό & Ηµ/νία εναλ.παρ/κού. Είναι ο αριθµός και η ηµ/νία του πρωτογενούς παραστατικού που έχει εκδόσει ο προµηθευτής. Είναι διαθέσιµο σε όλες τις καρτέλες και τα Ηµερολόγια και µεταφέρεται στη Λογιστική.



• πλήρη


51 / 132 Ver 1.1


Στην πλήρη µορφή δίνεται πρόσβαση σε επί πλέον πληροφορίες όπως Τρόπος πληρωµής, τρόπος αποστολής, σκοπός διακίνησης κλπ.



Η αναζήτηση ενός είδους γίνεται µε κωδικό ή περιγραφή

Μετά τον προσδιορισµό του είδους, προτείνεται η µονάδα µέτρησης, ποσότητα 1 και η τιµή. Επιβεβαιώνουµε την ποσότητα, υπολογίζεται το ΦΠΑ και η συνολική αξία και συνεχίζουµε για όλα τα είδη του τιµολογίου, στις αξιακές στήλες βλέπουµε σύνολα.





Οδηγεί σε µενού επιλογών µε χρήσιµα βοηθήµατα την ώρα της καταχώρισης (βλ. «Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα)

Αν το επιλεγµένο είδος διαχειρίζεται διαστάσεις, αυτή η επιλογή καλεί δευτερεύουσα οθόνη για τη συµπλήρωση των στοιχείων (βλ. «Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων)



• πλήρη



52 / 132 Ver 1.1


Κλείνοντας (είτε µε έξοδο είτε µε «Νέο» για αποθήκευση και επαναληπτική καταχώριση) γίνεται η αποθήκευση του παραστατικού.

«Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα

Το αναδιπλούµενο µενού που εµφανίζεται µε τη διαθέσιµη πρόσθετη λειτουργικότητα στις γραµµές µε επιλογή του , περιέχει κάποιες λειτουργίες που χρειάζονται σε ειδικές περιπτώσεις όπως...

• Προσθήκη µε πολλαπλά κριτήρια. Αναζήτηση και επιλογή ειδών βάσει ΟΠΟΙΑΣ∆ΗΠΟΤΕ ΟΨΗΣ

• Προσθήκη βάσει πολλαπλών κωδικών. Αναζήτηση και επιλογή ειδών βάσει ΟΠΟΙΟΥ∆ΗΠΟΤΕ ΚΩ∆ΙΚΟΥ (προµηθευτή, παλιότερου κωδικού, BarCode)

• Υπόλοιπα είδους. Για έλεγχο αν και πού υπάρχει το συγκεκριµένο είδος της τρέχουσας γραµµής, καθώς και αν αναµένεται παραλαβή, εµφανίζεται η ακόλουθη πληροφοριακή οθόνη

Αναφέρει ακόµη την τελευταία τιµή κόστους καθώς και την τελευταία τιµή πώλησης.

• Προηγούµενες κινήσεις είδους. Εµφανίζονται τα παραστατικά του συγκεκριµένου προµηθευτή που περιείχαν το συγκεκριµένο είδος της γραµµής, µε την τιµή και την έκπτωση που είχαν δοθεί.

Το εικονίδιο πάνω δεξιά, παρέχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο παραστατικό εκείνο.

• Ιστορικό µεταβάσεων. Αν η γραµµή προέρχεται από παραγγελία ή αν γι’αυτή τη γραµµή υπήρξε επόµενος µετασχηµατισµός (π.χ. παραλαβή σε τιµολόγιο κλπ.), µε την επιλογή αυτή εµφανίζονται όλες οι ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΙΣ µε άλλα παραστατικά «προέλευσης» ή «εξέλιξης». Φυσικά, κατά την καταχώριση τέτοια πληροφορία δεν υπάρχει. Αφορά γενική λειτουργικότητα για προβολή, έλεγχο παραστατικών.

53 / 132 Ver 1.1


«Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων

54 / 132 Ver 1.1

Οταν ένα είδος παρακολουθείται µε διαστάσεις στην αποθήκη, και αν προβλέπεται συµπλήρωσή τους στο συγκεκριµένο παραστατικό, η γραµµή αλλάζει χρώµα και στο προειδοποιητικό σήµα, εµφανίζεται σχετικό σχόλιο για τη συµπλήρωση διαστάσεων.

Με F12 ή µε το καλείται διάλογος συµπλήρωσης των διαστάσεων

Αν το είδος παρακολουθείται σε αριθµούς σειράς, εµφανίζεται αυτός ο διάλογος συµπλήρωσης.

Αν το είδος παρακολουθείται παρτίδες, εµφανίζεται αυτός ο διάλογος συµπλήρωσης. Υπάρχει και δυνατότητα να δηµιουργηθούν εκείνη τη στιγµή παρτίδες µε

Αντίστοιχος διάλογος εµφανίζεται ανάλογα µε τη διάσταση που παρακολουθείται π.χ. µέγεθος. Σε όλους τους διαλόγους (πλην εκείνου που αφορά serial numbers που δεν τηρούν υπόλοιπο), µε το πλήκτρο µπορεί κανείς να ελέγξει τα υπόλοιπα παρτίδας, µεγέθους κ.ο.κ. ανά αποθηκευτικό χώρο.


Οταν έχουµε παρακολούθηση χρώµατος και µεγέθους, ο διάλογος που εµφανίζεται είναι διαφορετικός. Εχουµε πίνακα 2 διαστάσεων σε κάθε κελί του οποίου συµπληρώνεται η ποσότητα. Στην επικεφαλίδα εµφανίζεται η ποσότητα της γραµµής προς συµπλήρωση Μεγεθολόγιο

Χρωµατολόγιο

6.2. Καταχώριση Παραλαβής προµηθευτή

Η καταχώριση ενός ∆ελτίου Παραλαβής, όπως και οποιουδήποτε άλλου από τα ποσοτικά δελτία, δεν διαφέρει σε χειρισµό και σε δυνατότητες από ένα Τιµολόγιο Αγοράς (1). Καλείται πάλι από την επιλογή «Αγορές».

Εκείνο στο οποίο θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, είναι ο ΤΥΠΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ που θα επιλέξετε.

55 / 132 Ver 1.1


Μην καταχωρείτε όλες τις Παραλαβές µε ένα τρόπο, σε ένα τύπο παραστατικού, αν δεν είστε βέβαιοι ότι είναι σχεδιασµένο για αυτή τη χρήση. Για παράδειγµα ένα «∆ελτίο Παραλαβής Αγορών» αναµένει «Τιµολόγιο Αγορών», ενώ το «∆ελτίο Παραλαβής (χωρίς χρέωση)» όχι.

6.3. Τιµολόγιο αγορών έναντι Παραλαβής Υπάρχουν 3 τρόποι να κάνετε Τιµολόγηση ∆ελτίων Παραλαβής Αγορών. 1. Από τις «Ενέργειες» στη γραµµή εργαλείων της οθόνης του ίδιου του

παραστατικού (∆.Παραλαβής Αγορών), µε την επιλογή «Μετάβαση».

56 / 132 Ver 1.1

2. Από µία λίστα παραστατικών Αγορών στην οποία έχετε επιλέξει κάποια παραστατικά και από την επιλογή «Ενέργειες» της γραµµής εργαλείων της όψης, καλείτε «Μετάβαση παραστατικών».



Και στις 3 περιπτώσεις, εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη επιβεβαίωσης...

Πρόκειται για τη διαδικασία µετασχηµατισµού µε προεπιλεγµένο στις 2 πρώτες περιπτώσεις το σενάριο «Τιµολόγηση ∆ελτίων Παραλαβής Αγορών».

Αν χρειάζεται, αλλάζουµε την ηµ/νία (πρόκειται για την ηµ/νία έκδοσης του ή των παραστατικών που θα δηµιουργηθούν αυτόµατα) και την Αιτιολογία και επιλέγουµε «Επόµενο».

Μετά από µία επιβεβαίωση και επιλογή του πλήκτρου «Εκτέλεση», η διαδικασία προχωρά και δηµιουργεί το παραστατικό (ή τα παραστατικά αν πρόκειται για πάνω από ένα ∆.Παραλαβής Αγορών). Υπάρχει η δυνατότητα στο τέλος της διαδικασίας να επιλέξετε...

• Οριστικοποίηση. Με αυτή την επιλογή, απλώς οριστικοποιείται χωρίς άλλη διαδικασία ελέγχου το σύνολο των παραστατικών που παρήχθησαν.

• Αποτελέσµατα. Με αυτή την επιλογή, εµφανίζονται σε λίστα τα παραχθέντα παραστατικά, από την οποία υπάρχει άµεση πρόσβαση σε καθένα Τιµολόγιο, για πιθανή αλλαγή ή έλεγχο τιµών, εκπτώσεων κλπ.

57 / 132 Ver 1.1


Αν περάσετε από αυτή την προσωρινή οθόνη αποτελεσµάτων και αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο, µπορείτε να επιλέξετε «οριστικοποίηση». Επίσης, αν η διαδικασία αυτή θέλετε να είναι άµεση και να συντοµεύσετε τα βήµατα εκτέλεσής της, µπορείτε, στο αντίστοιχο σενάριο µετασχηµατισµού να το δηλώσετε (τρόπο εκτέλεσης -> αυτόµατο).

Τώρα, αν έχετε επιλέξει τον τρίτο τρόπο µετασχηµατισµού (µε άµεση κλήση διαδικασίας µετασχηµατισµού από το µενού), αφενός θα πρέπει να επιλέξετε το µετασχηµατισµό που θα εκτελέσετε, αφετέρου, αµέσως µετά, θα εµφανιστεί λίστα επιλογής των προς τιµολόγηση ∆ελτίων, µε τα κριτήρια επιλογής που χρειάζονται και το γνωστό τρόπο χειρισµού των όψεων...

όπου πρέπει να επιλέξετε ποια θα µετασχηµατιστούν. Η στήλη που δείχνει τα επιλεγµένα είναι η πρώτη . Η συνέχεια της διαδικασίας είναι ακριβώς όπως περιγράφτηκε (επιβεβαίωση, αποτελέσµατα, οριστικοποίηση).

58 / 132 Ver 1.1


7. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

7.1. Καταχώριση Παραλαβής από προµηθευτή


iv) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»/ «Αγορές»

v) Από µια λίστα παραστατικών αγορών (Εγγραφές/Αγορές-Εξοδα) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα

vi) Από τη λίστα συντοµεύσεων αν έχει οριστεί κατάλληλη ενέργεια


59 / 132 Ver 1.1



Γραµµές

Σύνολα

7.2. Αγορές από χώρες Ε.Ε. Υπάρχουν 3 τρόποι να κάνετε Τιµολόγηση ∆ελτίων Παραλαβής Αγορών.

60 / 132 Ver 1.1


8. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΕΞΟ∆Α Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

8.1. Καταχώριση Τιµολογίου ή Απόδειξης ∆απάνης


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «∆απάνες» / «Έξοδα»





Γραµµές

Σύνολα

61 / 132 Ver 1.1







4. Πιστωτής. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο πιστωτής δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση πιστωτή. Επίσης, αν θέλουµε να ελέγξουµε µε µια µατιά την οικονοµική κατάσταση του πιστωτή, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο και το πλήκτρο µε το οποίο καλείται ο διάλογος άµεσης εποπτείας υπολοίπων:

5. Εναλλακτικό παραστατικό & Ηµ/νία εναλ.παρ/κού. Είναι ο αριθµός και η ηµ/νία του πρωτογενούς παραστατικού που έχει εκδόσει ο πιστωτής. Είναι διαθέσιµο σε όλες τις καρτέλες και τα Ηµερολόγια και µεταφέρεται στη Λογιστική.



• πλήρη

62 / 132 Ver 1.1




«Υπηρεσίες-Γενικά Είδη» - Συµπλήρωση των υπηρεσιών

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται οι υπηρεσίες ή τα γενικά είδη.

Η αναζήτηση υπηρεσίας ή γενικού είδους γίνεται µε κωδικό ή περιγραφή

Μετά τον προσδιορισµό του είδους, συµπληρώνουµε την καθαρή αξία. Υπολογίζεται το ΦΠΑ ανάλογα µε την κατηγορία (υπάρχει δυνατότητα αλλαγής κατηγορίας) και εµφανίζεται ο Λογαριασµός Λογιστικής που µπορεί να µεταβληθεί.





Οδηγεί σε µενού επιλογών µε χρήσιµα βοηθήµατα την ώρα της καταχώρισης (βλ. «Είδη» - Πρόσθετη λειτουργικότητα)



• Πλήρη



Κλείνοντας (είτε µε έξοδο είτε µε «Νέο» για αποθήκευση και επαναληπτική καταχώριση) γίνεται η αποθήκευση του παραστατικού.

63 / 132 Ver 1.1


64 / 132 Ver 1.1


9. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΑΓΟΡΑ ΠΑΓΙΟΥ Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

9.1. Καταχώριση Αγοράς Παγίου


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»/ «Αγορές»






Γραµµές

Σύνολα


65 / 132 Ver 1.1




3. Ηµ/νία. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου. Αν στη σειρά ορίζεται ότι ελέγχεται η ηµ/νιακή διαδοχή, δεν θα επιτραπεί ηµ/νία προγενέστερη του τελευταίου παρ/κού της σειράς.

4. Προµηθευτής. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο προµηθευτής δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση προµηθευτή.

5. Εναλλακτικό παραστατικό & Ηµ/νία εναλ.παρ/κού. Είναι ο αριθµός και η ηµ/νία του πρωτογενούς παραστατικού που έχει εκδόσει ο προµηθευτής. Είναι διαθέσιµο σε όλες τις καρτέλες και τα Ηµερολόγια και µεταφέρεται στη Λογιστική. ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΟΠΩΣ∆ΗΠΟΤΕ διότι το παραστατικό αυτό απαιτείται να τυπώνεται στο ΜΗΤΡΩΟ ΠΑΓΙΩΝ καί από την ηµ/νία εναλ.παρ/κού ενηµερώνεται η ηµεροµηνία έναρξης αποσβέσεων.



• πλήρη



«Πάγια» - Συµπλήρωση των παγίων

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα πάγια.

Η αναζήτηση ενός παγίου γίνεται µε κωδικό ή περιγραφή. ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΠΡΟΗΓΗΘΕΙ ΤΟ ΑΝΟΙΓΜΑ ΤΗΣ ΒΑΣΙΚΗΣ ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΠΑΓΙΟΥ.

Μετά τον προσδιορισµό του παγίου, προτείνεται η µονάδα µέτρησης, ποσότητα 1 και η τιµή. Επιβεβαιώνουµε την ποσότητα, υπολογίζεται το ΦΠΑ και η συνολική αξία.

Αν επιλέξουµε κάποιο από τα υπάρχοντα πάγια τότε δηµιουργείται µιά νέα Απόκτηση.

66 / 132 Ver 1.1



Με «Αποθήκευση» ολοκληρώνεται η καταχώριση. Αν έχουµε περίπτωση εξόφλησης µε το ίδιο παραστατικό, η λειτουργία είναι δυνατή µέσω της «πλήρους» µορφής των συνόλων και περιγράφεται στο προηγούµενο κεφάλαιο των εξόδων.

Μετά το τέλος της καταχώρισης, η εφαρµογή έχει δηµιουργήσει στη βασική καρτέλα παγίου τα στοιχεία της κτήσης προς απόσβεση, στα οποία υπάρχει πρόσβαση για να συµπληρώσουµε επί πλέον στοιχεία που δεν περιλαµβάνονται στο παραστατικό αγοράς.

Κάνοντας «Ανανέωση» (F5) παρατηρούµε πως η γραµµή του παγίου έχει ένα νέο στοιχείο «Αποσβεστέα κτήση» µε τον αριθµό του πρωτογενούς παραστατικού αγοράς µε τον οποίο θα εµφανίζεται στο Μητρώο (εναλλακτικό παραστατικό)

Με δεξί κλικ στον κωδικό του παγίου στη γραµµή του παραστατικού

Εµφανίζεται η οθόνη του παγίου όπου στα στοιχεία κτήσεων µπορούµε να συµπληρώσουµε τα πρόσθετα στοιχεία, αν χρειάζεται...

1. Αναπτυξιακός νόµος ή ευεργετική φορολογική διάταξη που αφορούν την απόκτησή του

2. Πηγή και ποσό χρηµατοδότησης/επιχορήγησης

3. Υπολειµµατική αξία (µη αποσβενόµενη) όπου προτείνεται 0,01€ (επί την ποσότητα)

4. Εναρξη αποσβέσεων που πιθανώς να είναι µεταγενέστερη του παραστατικού απόκτησης

5. Αν αποσβένεται ολοσχερώς µέσα στη χρήση

Τα στοιχεία αυτά χρησιµοποιούνται στις διαδικασίες που σχετίζονται µε τις αποσβέσεις και σε αναφορές σχετικές µε το Μητρώο Παγίων.

67 / 132 Ver 1.1


10. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΩΛΗΣΗ ΠΑΓΙΟΥ Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.

10.1. Καταχώριση Πώλησης Παγίου


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»/ «Πωλήσεις»

ii) Από µια λίστα παραστατικών πωλήσεων (Εγγραφές/Πωλήσεις-Έσοδα) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα





Γραµµές

Σύνολα




68 / 132 Ver 1.1


3. Ηµ/νία. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου. Αν στη σειρά ορίζεται ότι ελέγχεται η ηµ/νιακή διαδοχή, δεν θα επιτραπεί ηµ/νία προγενέστερη του τελευταίου παρ/κού της σειράς.

4. Πελάτης. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο πελάτης δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο

για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση πελάτη.



• πλήρη




Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα πάγια.

Η αναζήτηση ενός παγίου γίνεται µε κωδικό ή περιγραφή.

Μετά τον προσδιορισµό του παγίου, προτείνεται η µονάδα µέτρησης, ποσότητα 1 και η τιµή. Συµπληρώνουµε την ποσότητα, υπολογίζεται το ΦΠΑ και η συνολική αξία. Επιβεβαιώνουµε την αποσβεστέα κτήση ή αν το πάγιο έχει παραπάνω από µία επιλέγουµε την σωστή.Κατά την πώληση παγίου πρέπει να υπολογιστεί η Άµεση απόσβεση του παγίου είτε επιλέγοντας το εικονίδιο καί από το µενού που εµφανίζεται την εργασία «Άµεση απόσβεση κτήσης» είτε µέσα από την καρτέλα του παγίου επιλέγοντας «Άµεση απόσβεση».

69 / 132 Ver 1.1


70 / 132 Ver 1.1


Με «Αποθήκευση» ολοκληρώνεται η καταχώριση. Αν έχουµε περίπτωση εξόφλησης µε το ίδιο παραστατικό, η λειτουργία είναι δυνατή µέσω της «πλήρους» µορφής των συνόλων και περιγράφεται στο προηγούµενο κεφάλαιο των εξόδων.


11. ΠΩΣ ΚΑΤΑΧΩΡΩ ΠΛΗΡΩΜΕΣ & ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ

11.1. Καταχώριση Πληρωµής



ii) Από µια λίστα παραστατικών πωλήσεων (Εγγραφές/Πωλήσεις-Εσοδα) µε χρήση της

δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα




Γραµµές

Σύνολα

71 / 132 Ver 1.1


H oθόνη χωρίζεται σε 3 τµήµατα, την επικεφαλίδα, τις γραµµές µε τους τρόπους και τα ποσά είσπραξης & τα σύνολα





4. Συναλλασσόµενος. Αναζήτηση γίνεται είτε µε κωδικό είτε µε επωνυµία είτε µε AΦΜ. Αν ο προµηθευτής δεν είναι καταχωρηµένος, δίπλα στην επωνυµία είναι διαθέσιµο το πλήκτρο για να περάσουµε σε άµεση καταχώριση.



• πλήρη


Στην πλήρη µορφή δίνεται πρόσβαση σε επί πλέον πεδία και σελίδες πληροφοριών. Αµεσα (χωρίς αλλαγή σελίδας) δίνονται τα ακόλουθα:

1. ΑΦΜ – Υποκατάστηµα προµηθευτή

2. Eισπράκτορας

3. Εφαρµογή τρόπου πληρωµής. Πατώντας το πλήκτρο εµφανίζεται διάλογος άµεσης εφαρµογής ενός προσχεδιασµένου τρόπου πληρωµής που κάνει αυτόµατη συµπλήρωση των γραµµών όταν αναφέρονται σε «Ταµείο» µε βάση το πληκτρολογούµενο ποσό.

«Χρηµατικοί λ/σµοί» - Συµπλήρωση των πληρωτέων ποσών

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται ποσά σε χρηµατικούς λ/σµούς (π.χ. Κεντρικό Ταµείο, Ταµείο Υποκαταστήµατος, Τραπεζικός λ/σµός για την περίπτωση εµβασµάτων )

72 / 132 Ver 1.1


Μετά τον προσδιορισµό του χρηµατικού λ/σµού, προτείνεται το νόµισµα και ο χρήστης συµπληρώνει την αξία. Αν είναι Τραπεζικός ο λ/σµός, εµφανίζονται η Τράπεζα και ο αριθµός του λογαριασµού.


Στην περιοχή των συνόλων όπως και στην επικεφαλίδα υπάρχει ένα εικονίδιο κάτω δεξιά που µας επιτρέπει να δούµε δύο εναλλακτικές µορφές


• πλήρη

Στην πλήρη µορφή, δίνεται η δυνατότητα καταγραφής των παρακρατήσεων που µπορεί να υπάρχουν είτε σε τραπεζικές συναλλαγές (προµήθειες, παρακρατήσεις διαφόρων ειδών) είτε σε περίπτωση συναλλαγών µε ∆ηµόσιους οργανισµούς. Καλώντας ένα λ/σµό κράτησης (∆ΕΞΙ ΤΜΗΜΑ), η εφαρµογή υπολογίζει το ποσό επί συνόλου και διαµορφώνει το σύνολο που ενηµερώνει το συναλλασσόµενο (ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΜΕΡΟΣ).

Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε ειδικό παραστατικό που εµφανίζεται πάντα µε την πλήρη µορφή.

73 / 132 Ver 1.1


11.2. Έκδοση πληρωτέου αξιόγραφου

Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε δύο τρόπους καταχώρισης

i) είτε ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΑΡΑ∆ΟΣΗΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»

ii) είτε απλή ΑΠΟ∆ΕΙΞΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

Και στις δύο περιπτώσεις χρησιµοποιείται η «σελίδα» γραµµών πληρωτέων ποσών µε τίτλο «αξιόγραφα». Αυτή η σελίδα είναι η µόνη διαθέσιµη στα πινάκια και προαιρετικά διαθέσιµη στις αποδείξεις πληρωµής.


Για να εισάγετε ΝΕΟ αξιόγραφο χρησιµοποιείστε είτε το πλήκτρο «Insert», είτε το εικονίδιο

ΜΗΝ ΕΙΣΑΓΕΤΕ ΑΞΙΟΓΡΑΦΟ αυτόνοµα (από τη διαχείριση αξιογράφων) διότι δεν θα έχετε τους κατάλληλους αυτοµατισµούς στη συµπλήρωση των πεδίων και δεν θα πραγµατοποιηθεί ενηµέρωση κανενός υποσυστήµατος ώσπου να εισάγετε κάποιο παραστατικό (πινάκιο ή απόδειξη) µε το αξιόγραφο αυτό.

Η οθόνη καταχώρισης των στοιχείων αξιογράφου είναι η ακόλουθη:

74 / 132 Ver 1.1


Προτείνεται εκχωρητής η εταιρία & δικαιούχος και κοµιστής (κάτοχος ή θέση) ο συναλλασόµενος του παραστατικού. Τα απαραίτητα να συµπληρωθούν στοιχεία είναι

1. Ο κωδικός & ο αριθµός του αξιογράφου

2. Τύπος

3. Η ηµεροµηνία λήξης

4. Το ποσό

5. Ο προβλεπόµενος λ/σµός πληρωµής

Με αυτά τα στοιχεία θα δηµιουργηθεί η πρόβλεψη πληρωµής του αξιογράφου στην ηµ/νία λήξης του και το cash flow.

Επιλέγοντας ΑΠΟ∆ΟΧΗ στην οθόνη του αξιογράφου, επιστρέφετε στην οθόνη του παραστατικού, όπου η γραµµή έχει τα στοιχεία του αξιογράφου και µπορείτε να συνεχίσετε µε το επόµενο.

Με το ίδιο παραστατικό µπορείτε να µεταβιβάσετε στον προµηθευτή επιταγές εισπρακτέες και αν έχετε διαθέσιµη τη σελίδα των λ/σµών χρηµατικών διαθεσίµων, µπορείτε να πληρώσετε και µετρητά.

Το σύνολο της απόδειξης ενηµερώνει το υπόλοιπο του συναλλασόµενου και το σύνολο των αξιογράφων τα εκκρεµή του αξιόγραφα (εµπορικό υπόλοιπο).

Σε περίπτωση πληρωµής µε εισπρακτέο αξιόγραφο µπορείτε να χρησιµοποιήσετε εναλλακτικά το ΠΙΝΑΚΙΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗΣ ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΩΝ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ ΣΕ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ είτε µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές/Πινάκια Αξιογράφων».

75 / 132 Ver 1.1


12. ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ – ΕΞΟΦΛΗΣΕΙΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ

12.1. Μεταφορά αξιογράφων Με την διαδικασία αυτή µπορείτε να µεταφέρετε αξιόγραφα σε τράπεζα, συναλασσόµενο, υποκατάστηµα αναλόγως τις ανάγκες. Μπορείτε να καταχωρήσετε µεταφορά αξιογράφου είτε µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εγγραφές διαχείρισης / ∆ιακινήσεις αξιογράφων».


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές.


Γραµµές



76 / 132 Ver 1.1




4. Από.... . Αναλόγως το παραστατικό που έχετε επιλέξει έχετε την δυνατότητα αναζήτησης υποκαταστήµατος, εισπράκτορα, τράπεζας ή συναλλασόµενο. Εδώ πρέπει να σηµειωθεί ότι τα παραστατικά αυτά δεν κάνουν καµία κίνηση στον συναλλασόµενο. Αλλάζουν την ΘΕΣΗ και την ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ του αξιογράφου.

5. Σε.... . Αναλόγως το παραστατικό που έχετε επιλέξει έχετε την δυνατότητα αναζήτησης υποκαταστήµατος, εισπράκτορα, τράπεζας ή συναλλασόµενο.

«Αξιόγραφα» - Συµπλήρωση των αξιογράφων

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα αξιόγραφα προς µεταφορά

77 / 132 Ver 1.1


12.2. Μαζική εξόφληση αξιογράφων Με την διαδικασία αυτή µπορείτε να εξοφλήσετε πολλά αξιόγραφα µε το ίδιο «πινάκιο», εισπρακτέα ή πληρωτέα. Η εργασία καλείται είτε µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εγγραφές διαχείρισης / Μεταβολές αξιογράφων».




Γραµµές


1. Τύπος παραστατικού. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του παραστατικού



4. Χρηµ.λ/σµός. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του χρηµατικού λογαριασµού. Αν µεν εξοφλείτε εισπρακτέα αξιόγραφα, ο χρηµατικός αυτός λογαριασµός θα προτείνεται σε όλες τις γραµµές (υπερισχύοντας του «προβλεπόµενου λογαριασµού εξόφλησης» των αξιογράφων που εξοφλούνται), ενώ αν εξοφλείτε πληρωτέα αξιόγραφα, στις γραµµές των αξιογράφων θα µπορείτε να επιλέξετε ΜΟΝΟ τα αξιόγραφα που έχουν αυτό τον λ/σµό ως «λ/σµό εξόφλησης»


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα αξιόγραφα προς εξόφληση.

78 / 132 Ver 1.1


12.3. Ακύρωση εξόφλησης εισπρακτέων αξιογράφων Η διαδικασία είναι ίδια µε την Μαζική εξόφληση εισπρακτέων µόνο που επιλέγετε άλλο παραστατικό ΕΞΚ Ακύρωση εξόφλησης εισπρακτέων αξιογράφων.

12.4. Επιστροφή αξιογράφου από προµηθευτή

Για να καταχωρίσετε την επιστροφή αξιογράφου από τον προµηθευτή µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το παραστατικό ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ ΑΠΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ είτε µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»




Γραµµές





4. Συναλ/νος. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του χρηµατικού λογαριασµού.


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα αξιόγραφα που παραλαµβάνουµε.

79 / 132 Ver 1.1


12.5. Επιστροφή εισπρακτέου αξιογράφου στον πελάτη

Για να καταχωρίσετε την επιστροφή αξιογράφου στον πελάτη µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το παραστατικό ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ ΣΤΟΝ ΠΕΛΑΤΗ (ΕΦΕ) είτε µέσω συντόµευσης είτε από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Συναλλαγές»




Γραµµές





4. Συναλ/νος. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του χρηµατικού λογαριασµού.


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα αξιόγραφα προς επιστροφή .

80 / 132 Ver 1.1


13. ΕΝ∆Ο∆ΙΑΚΙΝΗΣΕΙΣ-ΣΥΜΨΗΦΙΣΜΟΙ ΕΙ∆ΩΝ

13.1. Ενδοδιακινήσεις ειδών Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τις ενδοδιακινήσεις ειδών για να µεταφέρετε είδη µεταξύ υποκαταστηµάτων ή αποθηκευτικών χώρων. Οι περιγραφές που ακολουθούν προϋποθέτουν πως έχει τηρηθεί η παραµετροποίηση που προτείνεται µέσω της βάσης δεδοµένων «εκκίνησης» που δίνει η Entersoft.


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εγγραφές διαχείρισης»

ii) Από µια λίστα παραστατικών διακίνησης (Εγγραφές/∆ιακινήσεις) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα




Γραµµές

81 / 132 Ver 1.1


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα & τις γραµµές ειδών



ΠΕΝ : δυνατότητα µετάβασης σε ∆ΕΝ ∆ΕΝ : ενηµερώνει ταυτόχρονα και τους δύο αποθ.χώρους ∆ΑΝ : ενηµερώνει µόνο τις ποσοτότητες της Θέσης ∆ΠΝ : ενηµερώνει µόνο τις ποσοτότητες του Προορισµού

2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί πάνω από µία. Αν τυχόν η σειρά είναι «χειρόγραφη» υπάρχει πρόσβαση και στο πεδίο «Αριθµός».

3. Ηµ/νία έκδοσης. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου. Αν στη σειρά ορίζεται ότι ελέγχεται η ηµ/νιακή διαδοχή, δεν θα επιτραπεί ηµ/νία προγενέστερη του τελευταίου παραστατικού της σειράς.

4. Θέση. Αναζήτηση υποκαταστήµατος από το οποίο θα αφαιρεθούν οι ποσότητες.

5. ∆/ση-Υποκατάστηµα. Αναζήτηση συγκεκριµένου αποθηκευτικού χώρου για τη Θέση.

6. Προορισµός. Αναζήτηση υποκαταστήµατος στο οποίο θα προστεθούν οι ποσότητες.

7. ∆/ση-Υποκατάστηµα. Αναζήτηση συγκεκριµένου αποθηκευτικού χώρου για το Προορισµό.



82 / 132 Ver 1.1


13.2. Συµψηφισµοί ειδών


i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εγγραφές διαχείρισης»

ii) Από µια λίστα παραστατικών µεταφορών-συµψηφισµών (Εγγραφές/Μεταφορές-Συµψηφισµοί) µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα & τις γραµµές ειδών


Γραµµές

83 / 132 Ver 1.1




2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί

πάνω από µία. Αν τυχόν η σειρά είναι «χειρόγραφη» υπάρχει πρόσβαση και στο πεδίο «Αριθµός».

3. Ηµ/νία έκδοσης. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου. Αν στη σειρά ορίζεται ότι ελέγχεται η ηµ/νιακή διαδοχή, δεν θα επιτραπεί ηµ/νία προγενέστερη του τελευταίου παραστατικού της σειράς.


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα είδη. Μόνη ιδιαιτερότητα έχει το παρ/κό ΣΑΠ Συµψηφισµός µεταξύ κωδικών ειδών, στην πρώτη σελίδα συµπληρώνετε το είδος που αφαιρείται και στη δεύτερη το είδος που προστίθεται.

84 / 132 Ver 1.1


14. ΠΩΣ ΥΠΟΛΟΓΙΖΩ ΑΠΟΣΒΕΣΕΙΣ ΠΑΓΙΩΝ

Ο υπολογισµός αποσβέσεων παγίων γίνεται από το βασικό µενού «Περιοδικά»

Στην οθόνη που εµφανίζεται ορίζουµε την περίοδο για την οποία θα υπολογιστούν αποσβέσεις.

Με τον υπολογισµό των αποσβέσεων ενηµερώνονται οι ηµεροµηνίες αποσβέσεων των παγίων.

Υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξουµε αν θα υπολογιστούν Λογιστικές, Εξωλογιστικές ή Εναλλακτικές αποσβέσεις, εφόσον στα πάγια έχουν συµπληρωθεί Κανόνες αποσβέσεων στα αντίστοιχα πεδία. Αποσβέσεις επιχορηγήσεων θα υπολογιστούν µόνο στην περίπτωση που κάποιο πάγιο έχει συµπληρωµένο το ποσό Επιχορήγησης

85 / 132 Ver 1.1


15. ΠΩΣ ΕΝΗΜΕΡΩΝΩ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

Η ενηµέρωση λογιστικής από τα παραστατικά εξαρτάται από δύο παραµέτρους

«Εργαλεία/Παραµετροποίηση»

«Εργαλεία/Παραµετροποίηση»

Ανάλογα µε τις παραµέτρους της εφαρµογής ισχύουν τα ακόλουθα

Προσωρινό / Καταχωρηµένο

Εκκρεµεί η δηµιουργία των Λογιστικών εγγραφών (§ 10.1)

Εκκρεµεί η δηµιουργία των Λογιστικών εγγραφών (§10.1)

Οριστικό ∆ηµιουργείται ταυτόχρονα Λογιστική

εγγραφή ∆ηµιουργείται Ενδιάµεση Λογιστική

εγγραφή (§10.2)

15.1. ∆ηµιουργία λογιστικών εγγραφών

Μαζική ή επιλεκτική λογιστικοποίηση πολλών παραστατικών

i) Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εγγραφές»

86 / 132 Ver 1.1


ii) Από τη λίστα συντοµεύσεων αν έχει οριστεί κατάλληλη ενέργεια

Και στις δύο περιπτώσεις εµφανίζεται λίστα µε τα παραστατικά προς λογιστικοποίηση από την οποία επιλέγουµε

Μεµονωµένη λογιστικοποίηση παραστατικού

i) Από τις «Ενέργειες» στη γραµµή εργαλείων της οθόνης του ίδιου του παραστατικού, µε την επιλογή «Προώθηση κατάστασης ενηµέρωσης»

Σε όλες τις περιπτώσεις, εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη επιβεβαίωσης...

87 / 132 Ver 1.1


Μετά από επιλογή του πλήκτρου «Αποδοχή» και επιβεβαίωση, η διαδικασία δηµιουργεί τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές και στη συνέχεια προχωράµε στο επόµενο βήµα (§10.2).

15.2. Λογιστικοποίηση ενδιάµεσων εγγραφών

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά»

εµφανίζεται λίστα µε τα προς λογιστικοποίηση παραστατικά

Μετά από επιλογή των παραστατικών και µε το πλήκτρο «Επιβεβαίωση» δηµιουργούνται οι λογιστικές εγγραφές.

88 / 132 Ver 1.1


16. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Η οριστικοποίηση των λογιστικών εγγραφών γίνεται από το βασικό µενού «Περιοδικά»

Στην οθόνη που εµφανίζεται ορίζουµε τα κριτήρια επιλογής (κωδικός ηµερολογίου, από εώς ηµ/νία, ποιές εγγραφές θα λογιστικοποιηθούν κ.ο.κ.) και τέλος µε το εικονίδιο «Επιβεβαίωση» ολοκληρώνουµε την διαδικασία.

89 / 132 Ver 1.1


17. ΠΩΣ ΠΑΙΡΝΩ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ

17.1. Καρτέλα πελάτη

Κριτήρια επιλογής

Προτείνεται η τελευταία ανοικτή χρήση

Κινηµένοι στην Περίοδο:εµφανίζονται µόνο οι πελάτες που έχουν κίνηση στη συγκεκριµένη περίοδο. Κινηµένοι στη Χρήση:εµφανίζονται µόνο οι πελάτες που έχουν κίνηση στη χρήση. Μη µηδενικοί:εµφανίζονται µόνο οι πελάτες που έχουν έστω ένα από τα πεδία που εµφανίζονται διαφορετικό του µηδενός. Με υπόλοιπο: εµφανίζονται οι πελάτες που έχουν υπόλοιπο

Προτείνεται οµαδοποίηση κατά συναλλασόµενο µε δυνατότητα πολλαπλής οµαδοποίησης.

90 / 132 Ver 1.1


17.2. Καρτέλα προµηθευτή

17.3. Υπόλοιπα αποθήκης



Κινηµένοι στην Περίοδο:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν κίνηση στη συγκεκριµένη περίοδο. Κινηµένοι στη Χρήση:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν κίνηση στη συγκεκριµένη χρήση. Μη µηδενικοί:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν έστω ένα από τα πεδία που εµφανίζονται διαφορετικό του µηδενός Με υπόλοιπο: εµφανίζονται τα είδη που έχουν υπόλοιπο.

91 / 132 Ver 1.1


ΚεΌΜπΜΜΜΜΜΜ

17.4. Ανεξόφλη

όστος Υπολοίπου (αφού εκτελέσουµε την διαδικασία Αποτίµηση Αποθεµάτων, κτός από την επιλογή : «Με Πρότυπη Τιµή») χι : δεν εκτυπώνεται κόστος υπολοίπου ε Υπολογισµένη Τιµή: Σύνολο Αξία Χρέωσης – Σύνολο Αξία Πίστωσης όλων των εριόδων που συµµετέχουν ε Μέση Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Μέση Σταθµική Τιµή της Περιόδου ε FiFo: Ποσότητα Υπολοίπου * FiFo της Περιόδου ε LiFo: Ποσότητα Υπολοίπου * LiFo της Περιόδου ε ∆ιαρκή Μέση Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * ∆ιαρκή Μέση Τιµή της Περιόδου ε Πρότυπη Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Πρότυπη Τιµή του Είδους ε Τελευταία Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Τελευταία Τιµή Κόστους της Περιόδου

τες απαιτήσεις πελατών

Επιλέγοντας «Λοιπές απαιτήσεις» εµφανίζονται µόνο τα ανεξόφλητα τιµολόγια.

92 / 132 Ver 1.1


17.5. Ανεξόφλητες υποχρεώσεις σε προµηθευτές

17.6. Ηµερήσιο Ταµείο

93 / 132 Ver 1.1


17.7. Πρόβλεψη χρηµατοροής

17.8. Ισοζύγιο Αποθήκης



94 / 132 Ver 1.1


Με ποσά στην περίοδο:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν κίνηση στην περίοδο. Με ποσά στη χρήση:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν κίνηση στη χρήση. Μη µηδενικοί:εµφανίζονται µόνο τα είδη που έχουν έστω ένα από τα πεδία που εµφανίζονται διαφορετικό του µηδενός Με υπόλοιπο: εµφανίζονται τα είδη που έχουν υπόλοιπο

17.9. Ισοζύγιο Π

Κόστος Υπολοίπου (αφού εκτελέσουµε την διαδικασία Αποτίµηση Αποθεµάτων, εκτός από την επιλογή : «Με Πρότυπη Τιµή») Όχι : δεν εκτυπώνεται κόστος υπολοίπου Με Υπολογισµένη Τιµή: Σύνολο Αξία Χρέωσης – Σύνολο Αξία Πίστωσης όλων των περιόδων που συµµετέχουν Με Μέση Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Μέση Σταθµική Τιµή της Περιόδου Με FiFo: Ποσότητα Υπολοίπου * FiFo της Περιόδου Με LiFo: Ποσότητα Υπολοίπου * LiFo της Περιόδου Με ∆ιαρκή Μέση Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * ∆ιαρκή Μέση Τιµή της Περιόδου Με Πρότυπη Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Πρότυπη Τιµή του Είδους Με Τελευταία Τιµή: Ποσότητα Υπολοίπου * Τελευταία Τιµή Κόστους της Περιόδου

ελατών

95 / 132 Ver 1.1


17.10. Ισοζύγιο Προµηθευτών

17.11. Ηµερολόγιο εγγραφών Λογιστικής

96 / 132 Ver 1.1


17.12. Βιβλίο Εισπρακτέων ή Πληρωτέων αξιογράφων


∆κ

∆τ

∆λ

υνατότητα επιλογής αξιογράφων σε συγκεκριµένη ατάσταση (Ανοικτό, µεταβιβασθέν κα)

υνατότητα επιλογής αξιογράφων συγκεκριµένου
ύπου (Επιταγή, Συναλλαγµατική κα)
υνατότητα επιλογής συγκεκριµένου χρηµατικού ογαριασµού

97 / 132 Ver 1.1


17.13. Ιστορικό Αξιογράφων


∆υνατότητα επιλογής αξιογράφων σε συγκεκριµένη κατάσταση (Ανοικτό, µεταβιβασθέν κα)

∆υνατότητα επιλογής αξιογράφων συγκεκριµένου τύπου (Επιταγή, Συναλλαγµατική κα)

∆υνατότητα επιλογής συγκεκριµένου χρηµατικού λογαριασµού

∆ε

υνατότητα επιλογής όλων, των εκκρεµών ή των µη
κκρεµών
98 / 132 Ver 1.1


17.14. Κατάσταση Απογραφής Αξιογράφων

17.15. Εκκαθάριση Φ.Π.Α. Εισροών & Εκροών

99 / 132 Ver 1.1


17.16. Intrastat Αφίξεων

100 / 132 Ver 1.1


18. ΠΩΣ ΠΑΙΡΝΩ ΘΕΩΡΗΜΕΝΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ

18.1. Βιβλίο αποθήκης

Ορίζουµε τα κατάλληλα φίλτρα (κόστος υπολοίπου, υποκατάστηµα, επιλογή κα) καί επιλέγουµε «Εκτέλεση»

στη συνέχεια από το εικονίδιο και συµπληρώνοντας στην επόµενη οθόνη τα κριτήρια εκτύπωσης,

εµφανίζεται η θεωρηµένη εκτύπωση την οποία µπορούµε να εκτυπώσουµε ή να εξάγουµε

ως pdf, xls, doc ή rtf αρχείο χρησιµοποιώντας το εικονίδιο , και στη συνέχεια να αποθηκεύσουµε σε cd.

101 / 132 Ver 1.1

18.2. Ισοζύγιο Γενικού & Αναλυτικών καθολικών


Ορίζουµε τα κατάλληλα φίλτρα (έως βαθµίδα λογ/µου, λογιστικό σχέδιο κα) καί επιλέγουµε «Εκτέλεση»




102 / 132 Ver 1.1


18.3. Κατάσταση Απογραφής

Ορίζουµε τα κατάλληλα φίλτρα (κόστος υπολοίπου, υποκατάστηµα, επιλογή κα) καί επιλέγουµε «Εκτέλεση»




103 / 132 Ver 1.1


19. ΕΙ∆Η ΜΕ ΧΡΩΜΑ-ΜΕΓΕΘΟΣ

Η παρακολούθηση των ειδών µε χρώµα-µέγεθος δεν διαφέρει από την παρακολούθηση των απλών ειδών (βλ.§2.5 «Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων»), µόνη ιδιαιτερότητα ότι κατά την καταχώριση παραστατικών αγορών ή πωλήσεων (§4.1 & §6.1) συµπληρώνουµε τις ποσότητες στον αντίστοιχο πίνακα διαστάσεων που καλούµε µε F12. Υπάρχει δυνατότητα να ορίσουµε σε κάποια παραστατικά π.χ. λιανικής συγκεκριµένη οθόνη καταχώρισης όπου το χρώµα & το µέγεθος εισάγετε στην γραµµή του είδους.

19.1. Πώς δηµιουργώ Χρώµατα-Μεγέθη

104 / 132 Ver 1.1

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Εργαλεία / Παραµετροποίηση»

εµφανίζεται λίστα µε τα υπάρχοντα χρώµατα ή αντίστοιχα τα µεγέθη αν βρισκόµαστε

στην επιλογή Μέγεθος. Με το εικονίδιο µπορείτε να προσθέσετε νέα χρώµατα ή µεγέθη.


19.2. Πώς δηµιουργώ Χρωµατολόγια-Μεγεθολόγια

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Εργαλεία / Παραµετροποίηση»

εµφανίζεται λίστα µε τα υπάρχοντα διαστασολόγια στην οποία είτε προσθέτετε νέο µε το

εικονίδιο ,είτε µεταβάλλετε κάποιο υπάρχον. Για την δηµιουργία νέου διαστασιολόγιου συµπληρώνετε τον κωδικό, την περιγραφή καί ποιά διάσταση αφορά (χρώµα, µέγεθος, άλλη διάσταση),

µε το εικονίδιο εµφανίζεται η λίστα µε τις υπάρχουσες εγγραφές της συγκεκριµένης

διάστασης, επιλέγετε τις εγγραφές καί µε το εικονίδιο συµπληρώνονται στο διαστασιολόγιο.

105 / 132 Ver 1.1


19.3. Υπόλοιπα ειδών κατά διάσταση

19.4. Ισοζύγιο ειδών κατά διάσταση

Στο πεδίο «Οµαδοποίηση» ορίζετε τις διαστάσεις που θα εµφανιστούν

106 / 132 Ver 1.1


19.5. Καρτέλες κατά διάσταση αποθήκης

Στο πεδίο «Οµαδοποίηση» ορίζετε τις διαστάσεις που θα εµφανιστούν

107 / 132 Ver 1.1


20. ΕΙ∆Η ΜΕ SERIAL NUMBER Η παρακολούθηση των ειδών µε σειριακό αριθµό δεν διαφέρει από την παρακολούθηση των απλών ειδών (βλ.§2.5 «Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων»), έχουµε δυνατότητα δηµιουργίας σειριακών αριθµών τόσο κατά την αγορά όσο και κατά την πώληση Κατά την καταχώριση παραστατικών αγορών ή πωλήσεων (§4.1 & §6.1) συµπληρώνουµε τις ποσότητες στον αντίστοιχο πίνακα διαστάσεων που καλούµε µε F12. Υπάρχει δυνατότητα να ορίσουµε σε κάποια παραστατικά π.χ. λιανικής συγκεκριµένη οθόνη καταχώρισης όπου το S/N εισάγετε στην γραµµή του είδους.

20.1. Εκτύπωση αριθµών σειράς Από τις εκτυπώσεις µπορείτε να παρακολουθήσετε την κατάσταση του s/n αν βρίσκεται «Εντός» ή «Εκτός» ή σε άλλη κατάσταση «Εντός ∆εσµευµένο» αναλόγως την παραµετροποίηση

108 / 132 Ver 1.1


20.2. Ευρετήτιο αριθµών σειράς

109 / 132 Ver 1.1


20.3. Ιστορικό αριθµών σειράς

110 / 132 Ver 1.1


21. ΕΙ∆Η ΜΕ ΠΑΡΤΙ∆ΕΣ Η παρακολούθηση των ειδών µε παρτίδες δεν διαφέρει από την παρακολούθηση των απλών ειδών (βλ.§2.5 «Πρόσθετη λειτουργικότητα διαστάσεων»), έχουµε δυνατότητα δηµιουργίας νέων παρτίδων κατά την αγορά. Κατά την καταχώριση παραστατικών αγορών ή πωλήσεων (§4.1 & §6.1) συµπληρώνουµε τις ποσότητες στον αντίστοιχο πίνακα διαστάσεων που καλούµε µε F12. Υπάρχει δυνατότητα να ορίσουµε σε κάποια παραστατικά π.χ. λιανικής συγκεκριµένη οθόνη καταχώρισης όπου η παρτίδα εισάγετε στην γραµµή του είδους.

21.1. Εκτύπωση ειδών µε παρτίδες

111 / 132 Ver 1.1


21.2. Υπόλοιπο ειδών µε παρτίδες

112 / 132 Ver 1.1


21.3. Ισοζύγιο ειδών µε παρτίδες

Στο πεδίο «Οµαδοποίηση» ορίζετε τις διαστάσεις κατά τις οποίες θα γίνει η οµαδοποίηση

113 / 132 Ver 1.1


22. SET ΕΙ∆ΩΝ

Σετ δηµιουργείται µε αντίστοιχη «συνταγή σετ» για είδη που εµφανίζονται στην τιµολόγηση, αλλά τα «περιεχόµενα» του σετ είναι εκείνα που αθροίζονται, ενηµερώνονται και για τα οποία τηρείται «υπόλοιπο» στην αποθήκη. Μπορεί να χρησιµοποιηθεί για προσφορές ή για είδη που εµφανίζονται στον τιµοκατάλογο ως «σετ ειδών» µε δική τους τιµή, ανεξάρτητη από τις επί µέρους τιµές.

22.1. Πώς ορίζω set ειδών Για τον ορισµό ενός set ειδών πρέπει να δηµιουργήσετε ένα είδος αποθήκης όπως έχουµε περιγράψει (βλ. § 2.5) του οποίου ο χαρακτηρισµός πρέπει να είναι «ΣΕΤ» καί το συνδέεται µε µία βασική συνταγή

22.2. Πώς δηµιουργώ συνταγή set


i) Από την καρτέλα του είδους µε «δεξί κλικ-διαχείριση-εισαγωγή» στο πεδίο «Βασική συνταγή»

ii) Από το κεντρικό µενού «Εργαλεία/Παραµετροποίηση» µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα



114 / 132 Ver 1.1


Συµπληρώνουµε τα πεδία

1. Κωδικός 2. Περιγραφή 3. Ηµ/νία αρχής ισχύος 4. Ηµ/νία λήξης ισχύος 5. Είδος αποθήκης 6. Τύπος

Στατική : οι τιµές των περιεχοµένων του προσαρµόζονται ανάλογα µε την τιµή του σετ (αναλογικά), υπερισχύει δηλαδή η τιµή πώλησης του σετ

∆υναµική : η αξία του προκύπτει µε άθροιση των αξιών των επί µέρους ειδών καί έχουµε δυνατότητα κατά την πώληση να µεταβάλλουµε τις τιµές των επί µέρους ειδών ή ακόµα και να διαγράψουµε κάποιο από αυτά.

Στις γραµµές επιλέγουµε τα είδη της αποθήκης που αποτελούν το σετ, συµπληρώνουµε την ποσότητα και την τιµή τους.

22.3. Πώς καταχωρώ παραστατικά πωλήσεων µε σετ ειδών Η µόνη ιδιαιτερότητα ενός set κατά την πώληση είναι ότι κατά την επιλογή του, αναπτύσσεται αυτόµατα η αντίστοιχη «συνταγή σετ» και παράγονται γραµµές µε τα είδη που περιέχει (βλ § 4.1 «∆ιαχείριση ειδών σετ»)

22.4. Εκτυπώσεις πωλήσεων µε set ειδών

115 / 132 Ver 1.1


116 / 132 Ver 1.1


23. ∆ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ

Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Γενικά»

Από την λίστα εταιριών µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα


Συµπληρώνουµε τον κωδικό της εταιρίας και συνδέουµε την εταιρία µε κάποιο πρόσωπο (αν δεν υπάρχει καταχωρούµε Νέο πρόσωπο µε την γνωστή διαδικασία).

Τα πεδία «Αρ.Φακέλου Α.Ε.», «Αρ.Μητρώου Α.Ε.» και «Αρ.Μητρώου ΙΚΑ» µπορούν να συπληρωθούν αργότερα.

117 / 132 Ver 1.1


24. ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ & ΣΕΙΡΩΝ ΑΡΙΘΜΗΣΗΣ

Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Εργαλεία/Παραµετροποίηση»


Και συµπληρώνουµε τα παρακάτω πεδία

1. Κατηγορία παρ/κού. Ορίζουµε για ποιά κατηγορία παραστατικών ισχύει η συγκεκριµένη σειρά.

2. Κωδικός σειράς 3. Ακυρωτική 4. Είδος 5. Τρόπος κλήσης 6. Υποκατάστηµα 7. Προτεινόµενος ΑΧ

Από τις οµάδες χρηστών ορίζουµε ποιές οµάδες έχουν δικαίωµα χρήσης της σειράς. Από την λίστα των παραστατικών που εµφανίζεται δεξιά επιλέγουµε ποιοί τύποι παραστατικών θα χρησιµοποιούν αυτή τη σειρά.

118 / 132 Ver 1.1


25. ΟΡΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Από τη βασική γραµµή εργαλείων, από την επιλογή «Γενικά»

Από την λίστα χρηστών συστήµατος µε χρήση της δυνατότητας εισαγωγής στη λίστα


Συµπληρώνουµε τον κωδικό της χρήστη και συνδέουµε τον χρήστη µε κάποιο πρόσωπο (αν δεν υπάρχει καταχωρούµε Νέο πρόσωπο µε την γνωστή διαδικασία).

Αλλαγή κλειδιού: ορίζουµε το κλειδί πρόσβασης του χρήστη

Εταιρίες-Υποκαταστήµατα: από την λίστα των εταιριών επιλέγουµε σε ποιές ετιαρίες και υποκαταστήµατα θα έχει πρόσβαση ο χρήστης

Οµάδες χρηστών: από την λίστα των οµάδων επιλέγουµε σε ποιά οµάδα θα ανήκει.

119 / 132 Ver 1.1


26. ΟΡΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΗΣ & ΠΕΡΙΟ∆ΩΝ

Από τη βασική γραµµή εργαλείων και την επιλογή «Γενικά/Εταιρίες Συστήµατος», επιλέγουµε την εταιρία και από την δυνατότητα «Οικονοµικές χρήσεις»


Από την εργασία «Νέα χρήση» δηµιουργείται αυτοµάτως η οικονοµική χρήση.

Με την εργασία «Γένεση περιόδων» εµφανίζεται οθόνη από την οποία ορίζουµε την έναρξη – λήξη της οικονοµικής χρήσης καθώς και την διάρκεια των περιόδων.

Επιλέγοντας «Γένεση» δηµιουργούνται οι αντίστοιχες περίοδοι.

Για κάθε χρήση (γραµµή στην οποία είµαστε τοποθετηµένοι) εµφανίζονται τα στοιχεία «ορισµού» (ταυτότητας) της χρήσης στο πάνω µέρος και τα στοιχεία των περιόδων της στο κάτω µέρος ...

120 / 132 Ver 1.1


121 / 132 Ver 1.1

Ταυτότητα της χρήσης

• Ονοµασία

• Ηµ/νία έναρξης

• Ηµ/νία λήξης

• Πλήθος περιόδων

• Βασικό νόµισµα

• Θεωρηµένη αποθήκη

• Οριο κλεισίµατος Ισολογισµού

• Κοστολογική περίοδος αποθήκης

• Τύπος χρήσης Αν είναι «υπό ορισµό» δεν επιτρέπεται να γίνει είσοδος στην εφαρµογή µε ηµ/νία µέσα στη χρήση αυτή

Αν είναι «κλειστή» δεν επιτρέπεται να γίνουν καταχωρίσεις µε ηµ/νία µέσα στη χρήση αυτή

Αν είναι «ιστορική» δεν δέχεται κινήσεις, δεν εκτελείται επανυπολογισµός δεδοµένων και επιτρέπεται η παρουσία οικονοµικών στοιχείων (µηνιαίων) χωρίς κινήσεις στη χρήση αυτή

• Παρατήρηση

Στοιχεία λογιστικών περιόδων

• Περιγραφή

• Ηµ/νία αρχής

• Ηµ/νία τέλους

• Τύπος Μπορεί να είναι κανονική, απογραφής ή κλεισίµατος. Η πληροφορία χρησιµοποιείται από τις οικονοµικές εκτυπώσεις και αντίστοιχα από τις ενηµερώσεις παραστατικών (οι τύποι παραστατικών ορίζουν τι τύπο περιόδου ενηµερώνουν)

• Κλείσιµο Για κάθε υποσύστηµα φαίνεται αν έχει γίνει κλείσιµο της συγκεκριµένης περιόδου


27. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΝΑΡΞΗΣ ΜΕ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ

27.1. Απογραφή συναλλασσοµένων

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά/∆ιαδικασίες Απογραφής»


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τους συναλλασόµενους


Γραµµές




122 / 132 Ver 1.1



«Συναλλασόµενοι» - Συµπλήρωση των ποσών απογραφής

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται λογαριασµοί συναλλασόµενων και τα ποσά απογραφής.

Μπορούµε να εισάγουµε µαζικά συναλλασόµενους από την επιλογή

Χρησιµοποιώντας το εικονίδιο έχουµε την δυνατότητα να µεταβάλλουµε την ηµεροµηνία λήξης του ποσού.

AΠΑΡΑΙΤΗΤΗ ΕΝΕΡΓΕΙΑ

Για να δηµιουργηθούν προβλέψεις βάσει της ηµεροµηνίας λήξης (ΚΑΙ ΕΠΟΜΕΝΩΣ ΝΑ ΕΧΟΥΜΕ ΣΩΣΤΑ ΤΗΝ ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ, την ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ & την ΕΝΗΛΙΚΙΩΣΗ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ) πρέπει µετά την καταχώριση των παραστατικών απογραφής να τα µετασχηµατίσουµε (αναλόγως τι είδους υπόλοιπα δηµιουργούν, χρεωστικά ή πιστωτικά) µε κάποιους από τους παρακάτω Κανόνες µετάβασης (δηµιουργίας προβλέψεων εισροών και εκροών).

123 / 132 Ver 1.1


27.2. Απογραφή αποθήκης



H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τα είδη.


124 / 132 Ver 1.1



2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί πάνω από µία. Η σειρά καθορίζει και το υποκατάστηµα. ∆εν υπάρχει πρόσβαση στο πεδίο «Υποκατάστηµα.

3. Ηµ/νία. Προτείνεται η ηµ/νία εισόδου.


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα είδη, οι ποσότητες τους και η τιµή µονάδος ανά αποθηκευτικό χώρο

Γραµµές


27.3. Απογραφή χρηµατικών διαθεσίµων



H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τους χρηµατικούς λογαριασµούς


Γραµµές



2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί πάνω από µία. Η σειρά καθορίζει και το υποκατάστηµα.


«Χρηµατικοί Λογαριασµοί» - Συµπλήρωση των ποσών απογραφής

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται οι χρηµατικοί λογαριασµοί και τα ποσά απογραφής

125 / 132 Ver 1.1


27.4. Απογραφή αξιογράφων

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά\∆ιαδικασίες Απογραφής»


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τα αξιόγραφα.


Γραµµές



2. Σειρά. Επιλογή σειράς γίνεται µόνο αν για το συγκεκριµένο χρήστη έχουν οριστεί πάνω από µία. Η σειρά καθορίζει και το υποκατάστηµα.



Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα αξιόγραφα

126 / 132 Ver 1.1


27.5. Απογραφή Λογιστικού σχεδίου

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά/∆ιαδικασίες Απογραφής/Λογιστικής»


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τα αξιόγραφα.


Γραµµές


1. Παραστατικό. Με F3 ή F4 γίνεται η επιλογή του επιθυµητού παραστατικού για την περίπτωση που θέλουµε αυτόµατη αρίθµηση (αλλιώς, πληκτρολογούµε τον αριθµό δικαιολογητικού)


3. Λογιστικό σχέδιο. Προτείνεται «Γενικής Λογιστικής-Ουσίας»

«Λογαριασµοί» - Συµπλήρωση των λογαριασµών

Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται οι λ/σµοί µε τα ποσά χρέωσης ή πίστωσης.

127 / 132 Ver 1.1


27.6. Απογραφή αξίας κτήσης Παγίων

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά/∆ιαδικασίες Απογραφής/Απόκτησης Παγίων»


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τα πάγια.


Γραµµές


1. Παραστατικό. Με F3 ή F4 γίνεται επιλέγουµε το παραστατικό καταχωρούµε ένα παραστατικό ανά υποκατάστηµα & ανά λογαριασµό παγίου.


3. Εναλ.παραστατικό.

4. Ηµ/νία εναλ.παραστ.


Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα πάγια η ποσότητα τους καί η τιµή µονάδος.

Κάνοντας «Ανανέωση» (F5) παρατηρούµε πως η γραµµή του παγίου έχει ένα νέο στοιχείο «Αποσβεστέα κτήση» µε τον αριθµό του πρωτογενούς παραστατικού αγοράς µε τον οποίο θα εµφανίζεται στο Μητρώο (εναλλακτικό παραστατικό).

Με δεξί κλικ στον κωδικό του παγίου στη γραµµή του παραστατικού , εµφανίζεται η οθόνη του παγίου όπου στα στοιχεία κτήσεων µπορούµε να συµπληρώσουµε τα πρόσθετα στοιχεία, αν χρειάζεται...

128 / 132 Ver 1.1


Τα στοιχεία αυτά χρησιµοποιούνται στις διαδικασίες που σχετίζονται µε τις αποσβέσεις και σε αναφορές σχετικές µε το Μητρώο Παγίων.

27.7. Απογραφή αποσβέσεων Παγίων

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά/∆ιαδικασίες Απογραφής /Αποσβέσεων Παγίων»


H oθόνη χωρίζεται σε 2 τµήµατα, την επικεφαλίδα και τις γραµµές µε τα πάγια.


Γραµµές


1. Παραστατικό. Με F3 ή F4 γίνεται επιλέγουµε το παραστατικό καταχωρούµε ένα παραστατικό ανά υποκατάστηµα & ανά λογαριασµό παγίου.


3. Εναλ.παραστατικό.

4. Ηµ/νία εναλ.παραστ.

129 / 132 Ver 1.1



Στην περιοχή των γραµµών καταχωρούνται τα πάγια η ποσότητα τους καί η αξία αποσβέσεων ανά τεµάχιο.

Αν το πάγιο έχει παραπάνω από µία κτήση, στο πεδίο «Αποσβεστέα κτήση» µπορούµε να επιλέξουµε σε ποιά από τις κτήσεις αναφέρετε η απόσβεση.

130 / 132 Ver 1.1


28. ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΝΟΜΕΣ Με την εργασία αυτή έχετε την δυνατότητα να κατανείµετε ποσά πρωτογενών εγγραφών (π.χ. γενικής λογιστικής) σε άλλους λογαριασµούς (σε αναλυτικής, γενικής ή διοικητικούς).Η κατανοµή µπορεί να γίνεται είτε on-line κατά την αποθήκευση των πρωτογενών εγγραφών είτε µαζικά βάσει των Κανόνων Κατανοµής.

28.1. Κανόνες κατανοµής

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Εργαλεία» / «Παραµετροποίηση» εµφανίζεται η λίστα µε τους κανόνες κατανοµής, µε το εικονίδιο προσθέτουµε νέους κανόνες

28.2. Καταχώριση λογιστικής εγγραφής µε on-line κατανοµή Προϋπόθεση για να γίνονται on-line κατανοµές είναι ότι ο λογαριασµός προς κατανοµή πρέπει να έχει επιλέγµενη τιµή «Επιτρέπεται» καί να έχει συµπληρωµένο το Σχέδιο Κατανοµής. Αν στον λογαριασµό έχουµε ορίσει Σχέδιο Κατανοµής

κατά την καταχώριση της λογιστικής εγγραφής, δηµιουργείται νέα εγγραφή βάσει του σχεδίου και η γραµµή του λογαριασµού αλλάζει χρώµα

Αν στον λογαριασµό δεν έχουµε ορίσει Σχέδιο Κατανοµής ή ακόµα κι αν έχουµε ορίσει αλλά θέλουµε να επιλέξουµε κάποιο άλλο κατά την καταχώριση, από το πεδίο «Σχέδιο Κατανοµής» µε F3 ή F4 επιλέγουµε το επιθυµητό

131 / 132 Ver 1.1


28.3. Μαζική κατανοµή

132 / 132 Ver 1.1

Προϋπόθεση για να γίνονται µαζικές κατανοµές είναι ότι ο λογαριασµός προς κατανοµή πρέπει να έχει επιλέγµενη τιµή «Επιτρέπεται» ή «Επιβάλλεται» καί να έχει συµπληρωµένο το Στάδιο Κατανοµής.

Από το κεντρικό µενού, από την επιλογή «Περιοδικά/∆ιαδικασίες κλεισιµάτων/Λογιστικές κατανοµές»

Καλείται ο διάλογος προσδιορισµού των παραµέτρων και εκτέλεσης της λειτουργίας µαζικών κατανοµών µε δυνατότητα διαγραφής και επαναδηµιουργίας υπαρκτών κατανοµών, καθώς και οµαδοποίησης κατά µήνα των παραγόµενων εγγραφών (π.χ. από τη συνολική χρέωση λ/σµού ενός µήνα, να δηµιουργηθεί ΕΝΑ άρθρο κατανοµής) κλπ.

Documents

EBS UserGuide