醫療財團法人羅許基金會羅東博愛醫院

導入自動化識別系統建置實務分享

戴丁榮 資訊管理部主任

2017.04.11

羅東博愛醫院

簡報大綱

羅東博愛醫院與資訊化特色介紹以ERP整合aHOP 醫療自動化識別整合方案以DMAIC 手法執行寄銷衛材專案改善UDI條碼應用畫面示範結論與建議

羅東博愛醫院 33

羅東博愛醫院

項目 床數急性一般病床 753

特殊病床

加護病床 46燒傷病床 3手術恢復床 9嬰兒病床 13嬰兒床 15血液透析床 71呼吸照護病床 10負壓隔離病床 6安寧病床 9

觀察床急診觀察病床 28其他觀察病床 6總床數 969

全院病床數

105年7月1日統計

• 設有四十一個專科、近一千床、近一千七百名員工的區域教學醫院。

• 宜蘭縣唯一重度級急救責任醫院、轉診轉介中心及社區導向的醫療中心。

導入優質資訊系統，提升醫院照護品質與管理效率

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資訊化特色 自行開發應用軟體

醫療資訊系統(Hospital Information System, HIS)

電子病歷資訊系統(Electronic Medical Record, EMR)

醫療資源管理系統(Enterprise Information System, HRP)

HIS/EMR技術架構: J2EE RIA Web User Interface SOA

ERP技術架構: Python HTML5 Rapid Application Development

HTML5 Mobile Compatible

Web RIA

罗东博爱医院

資訊系統獲獎肯定醫院資訊管理系統 (Hospital Information System)榮獲2014年第十七屆SNQ國家品質標章

電子病歷管理 (EMR, Electronic Medical Record) 榮獲2015年電子病歷無紙化推動優等獎 榮獲2015年電子病歷創新應用優等獎 榮獲2016年電子病歷無紙化推動優等獎

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以ERP整合 aHOP 醫療自動化識別整合方案背景

本院105年啟動ERP再造專案，對於庫存管理與物料管理除既有ERP功能再造之外，擬尋求對於倉庫管理現場作業能導入自動化條碼識別系統。

主要目的:提高庫存管理流程作業效率與庫存資訊精準度。醫材批號與效期自動化收集與管理。

aHOP合作方案委託aHOP建置自動化識別整合方案

UDI宗旨 : 1. 快速精準地識別醫材，提升其安全性並降低醫療錯誤 2. 將正確精要資訊提供至醫材不良事件報告,以利研擬應對措施 3. 提供醫材識別統一標準格式，避免混淆

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HIS & ERP & aHOP 專案預期達成效益 流程效率面:以自動識別設備讀取方式取代手動輸入以提昇資料輸入正確性減少目視及手寫，提昇作業正確性及效率建立寄倉特材供應商模組，以即時庫存資訊自動訂貨補貨，降

低庫存帳錯誤及減少盤點勞務 醫材品質管理面:透過解碼條碼中的變動資料，建立醫療品項批號及效期先進先

出管理機制，產品有問題需回收時可進行精準而效率的回收作業 經營管理面:建立醫材庫房帳之批號帳、儲位帳等管理機制即時倉庫庫存異動管理，掌握每一倉別的正確數量寄倉特材使用資料可跟院內現有批價作業整合，提升計價正確

性，亦可提供使用管理報表，有益於精進管理

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第一階段導入範圍

105/10啟動導入aHOP自動化識別應用系統 106/04 進行主流程測試導入單位為總倉、心導管室、手術室

總倉 : 建立醫療品項在院內流向之主架構, 含總倉之驗收、入庫、上架、移轉、揀貨、理貨、退貨、核銷、報廢及單位庫房(衛星倉)之調撥、領退等。

心導管室、手術室: 院內特材臨床管理模組及供應商模組。

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已有ERP系統還需要aHOP系統中的倉儲管理功能嗎?

ERP主要任務:存量管制存貨管理，進行自

動化訂購，保持倉庫中適量的庫存數量

二級庫自動化調撥領用產生正確的存貨財務報表

aHOP主要任務:以法規規範的國際條碼進行

解碼後應用，可減少自行貼院內碼風險

管理倉庫位置，優化儲區位置的利用率

以自動識別設備即時進行驗收上架、品檢及撥補，提升作業精準率

ERP系統無法精確即時追蹤庫存的異動，倉庫現場作業多採批次性打單作業模式。

•D(Define) 界定目前寄銷衛材管理問題點•M(Measure) 統計目前寄銷衛材使用狀況•A(Analyze) 分析可改善工具(政策、流程、資訊)•I(Improve) 規劃各種改善問題方法•C(Control) 透過制度化標準化與E化，確保專案成效

以DMAIC 手法進行寄銷衛材管理改善

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定義階段-高價寄銷衛材管理特性

品項品牌多，規格分類多樣性產品更新快，生命週期短耗用量不穩定，有效期限短醫師習慣差異，使用廠牌多，缺乏大量議價空間採寄銷存貨管理，降低存貨成本，提高現金流量高單價，採實際耗用後交付廠商訂單可無條件退貨

補貨前置時間須能即時植入物衛材，需加強管理醫材品質

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定義階段-寄銷衛材管理 改善前作業模式

對於高單價之手術、治療及處置使用之特殊性醫療衛材，考量部分特殊性衛材尺寸規格繁多、使用量不穩定，故實施由廠商寄售醫材機制，以降低醫院存貨成本。

寄銷品項的數量與規格尺寸，逕行交由子庫管理者與廠商管理，雙方採用送貨單紙本對帳。

醫院ERP資訊系統中，沒有列帳管理實際存貨規格尺寸與數量

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寄銷品未納入存量管制管理原因

寄銷品未納入存量管制管理模式原因

管理政策

技術問題

寄銷品是借用場地給廠商儲存醫材 廠商自負管理責任

不願意與廠商簽訂”寄售協議”

不願意承擔管理風險(遺失、損壞、過期)

交由部門倉管人員與廠商逕行管理存貨

維護各種規格寄銷品料號作業繁瑣

醫院對於品質、時效與效率無法掌握，僅

著重付款程序

效期管理不易

標準存貨量不易估算

企業流程

Why Why Why

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定義階段-高價衛材管理問題點

使用部門及資材管理部門無法有效掌握及列管各部門衛材寄銷品項規格、數量及效期等資訊。

使用後寄銷品存量補充管理，時效與進度不易管理。寄銷品庫存散見於各科室，易衍生種種糾紛及管理問

題(不良品、效期過期、遺失損壞..) 。進貨品質驗收程序無法掌握落實度與缺乏具體規範。醫師使用習慣差異，導致使用寄銷廠牌多樣化。廠商需出入部門之倉庫進行定期盤點對帳作業。

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測量階段-寄銷品項分析

分析2016年，本院各部門寄銷品項種類，合計有1945項(未區分規格)。

採寄銷且有耗用的品項種類，約有854項。

56%的寄銷品項一年中沒有被使用過。

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2016年寄銷品金額佔全院衛材使用成本總額

平均每月寄銷品使用金額佔全院衛材使用總成本總額 50.1 %

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各寄銷品之月平均耗用金額柏拉圖

寄銷品80% 耗用金額，集中在140項物料中 (重點管理項目)

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各寄銷品之月用量柏拉圖

寄銷品80% 月用量，集中在130項物料中 (重點管理項目)

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各品項在各庫別之月用量柏拉圖

寄銷品90% 月用量，集中在3個部門(重點管理倉庫)

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各品項在各庫別之月使用金額柏拉圖

寄銷品90% 月使用金額，集中在3個部門(重點管理倉庫)

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專案目標與策略的定義

平均每月寄銷品使用金額佔全院衛材成本總額50.1 %，故其為衛材成本管理重點項目。

維持寄銷的基本精神，“使用後付款”。透過內部管理制度、流程改善與資訊化協助管理

，避免寄銷品遺失、損毀、過期。對內提升寄銷品管理品質與效率。

管理策略改變，與廠商簽訂“寄售協議”，由本院負責承擔寄銷品管理責任，廠商可避免遺失、損毀、過期的成本損失及簡化其寄貨管理行政成本，以此作為採購成本議價籌碼，以創造雙贏。

透過aHOP系統解碼後的資訊內容，提升倉儲作業效率與輔助批號效期管理。

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寄銷品納入存量管制對策方法

寄銷品採用庫存100%電腦列帳管理

企業政策制度

品項簡化程序

企業流程

新品申請程序制度化

寄售協議簽訂

自動化存量控制

進行品質驗收規範

E化主動異常管理機制• 滯料警示• 效期警示• 交貨逾期警示

資訊流程

計價、扣庫存、補貨通知、付款勾稽E化

導入規格碼之資訊建檔管理方式

(1)複製功能輔助一物一號編碼(2)採用規格碼之資訊建檔管理方式

配合健保署管理政策取得特材條碼資訊

使用aHOP條碼解碼器自動辨識與取得批號效期

增訂ISO程式書與相關表單增訂寄銷品管理內部稽核程序

E化品質指標監測• 廠商如期交貨達成率• 材料周轉率• 定期盤點準確率• 不良品衛材監測指標

品質管理

存量管制原則設計

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UDI條碼應用情境說明-總倉收貨作業

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UDI條碼應用情境說明-調撥作業

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UDI條碼應用情境-心導管室端計價畫面

UDI條碼

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UDI條碼應用情境-心導管室端現行計價模式

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UDI條碼應用情境-心導管室條碼掃描計價

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控制階段(C階段）- 寄銷品管理指標建立

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控制階段(C階段）- 建立異常管理自動警示機制

Notification Message：

個人訊息通知機制，夾帶訊息通知相關使用者

Alert e-mail：

以mail夾帶訊息通知相關使用者

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控制階段(C階段）- 推動品質檢驗規範

結論與建議

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影響專案成效的因素及期許

各原廠醫材條碼完整性仍有待持續提升供應商配合意願: 規格建檔及平台資訊流運用 aHOP 醫療自動化識別系統 是否能成為業界主流，達

成規模經濟而得以永續營運消除醫院對採購庫存資訊的資料保密安全風險疑慮人員對手機app倉儲作業工作模式改變適應性單一醫院採aHOP系統中的倉儲管理功能之必要性，

以大型物流中心為應用的WMS系統，套用至單一醫院多院區二級庫需做適型化調整。

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本院衛材品項俱備條碼資訊之統計

衛材類條碼收集結果: 總倉：俱GTIN資訊約佔47%(可透過aHOP解碼器解碼

)，其中俱批號及效期資訊約佔34.5%心導管子庫： 約98%俱有批號、效期資訊總倉+心導管平均： 具品項碼(GTIN)資訊約占七成五

（75.4 %）； 除品項碼外，具批號及效期資訊約近六成（>59%）

條碼內含資訊總表包裝層級 收集品項數 條碼含GTIN 條碼含批號 條碼含效期 條碼含序號

箱 75 28 13 13 0

盒 165 113 70 69 0

包 60 17 9 9 0

個 900 679 531 562 32

原廠醫材條碼完整性仍有待持續提升，醫院方得以全面性實施UDI條碼應用備註: GS1全球交易品項碼（Global Trade Item Number，GTIN）

羅東博愛醫院

建議事項

UDI條碼需持續推廣普及至一般材料之應用，才能吸引更多醫療院所導入意願及應用成效，這有賴整體供應商參與UDI條碼體系之應用支援。

透過更多醫院對UDI條碼應用的導入，共同促進（buyer power)供應商完備條碼標示。

成功的UDI資訊專案導入要素BPR企業程序規劃組織政策、制度、流程與資訊工具的充分配合供應商對UDI條碼的持續擴大支援

羅東博愛醫院

感謝聆聽