05, Av. FEMMES KATANGAISES Q/ SALAMA - C/ LUBUMBASHI
ECOLE SUPÉRIEURE D’INFORMATIQUE SALAMA CHARTE DES EXAMENS
2016
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INTRODUCTION
La présente charte est une référence importante dans la préparation
et l’organisation des sessions d’examens. Sa vulgarisation permet
de créer un climat de sérénité dans le chef des étudiants. Elle les
mets aussi devant leur propre responsabilité pour qu’ils
participent à la réussite générale de la structure
organisationnelle.
Les surveillants accompagnent les étudiants durant la période
d’épreuves. Dans cet esprit la prise de décision qui leur est
conférée par subsidiarité, les invite à préserver et faire
respecter les conditions d’un bon climat de passation des
épreuves.
L’exhaustivité étant difficile à atteindre, l’appel au bon sens de
chacun, la référence au vade-mecum de l’Ecole ainsi qu’au
vade-mecum de gestion d’une institution d’enseignement supérieur et
universitaire resteront des références dans la gestion de certains
cas.
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ORGANISATION DES EXAMENS
1.1. Désignation des membres de la commission des examens
Les membres de la commission chargée d’organiser les sessions
d’examens sont nommés par le Secrétariat Général Académique. La
commission commence sa mission au mois de Janvier et clôture son
travail avec les délibérations des recours de la deuxième session.
Durant toute l’année, les membres de la commission sont sous la
responsabilité du secrétariat général académique où ils déposent un
rapport et répondent de leurs actes. Le Secrétariat Général
Académique se réserve le droit de démettre les membres de cette
commission en cas de faute grave sublime et avérée.
1.2. Etablissement de l’horaire
Les coordinations de filière sont avisées 4 semaines avant le début
des examens de la date butoir du dépôt des horaires, en tant que
proposition, auprès de la commission en charge des épreuves. La
commission a 7 jours pour passer au peigne fin les différentes
propositions, échanger avec les filières et établir l’horaire
unique harmonisé. Une mention explicite « notes ouvertes » est
impérative pour tout examen avec document à la disposition de
l’étudiant. De ce fait, une attention particulière sera portée sur
les compositions d’un même intitulé, dispensé par un ou deux
professeurs distincts, afin d’éviter la possibilité de fraude dans
la salle. Les outils pertinemment obligatoires à l’usage de chaque
étudiant tel qu’une latte, de l’encre correctrice, une
calculatrice, notes ou supports de cours seront mentionnés sur
l’horaire afin que chaque étudiant se prépare en conséquence. Aucun
de ces outils ne fera l’objet d’usage collectif dans la salle
d’examen. L’heure et la date de chaque composition doivent figurées
clairement sur l’horaire ; alors que le lieu et l’emplacement de
chaque étudiant seront affichés au moins 7 jours avant le début de
la session.
1.3. Convocation
L’affichage de l’horaire des examens se fait au moins 15 jours
avant la date du début des épreuves et tient lieu de convocation à
la session. L’étudiant s’enrôle durant la période renseignée par
l’administration de budget pour avoir accès aux examens. Toute
information relative à la session s’affiche à la valve et sur le
site web
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de l’institution. En cas de force majeure, le recours à d’autres
moyens de communication pouvant faciliter la circulation de
l’information sera soumis au secrétariat général académique pour
approbation.
1.4. Dépôt du questionnaire
Les professeurs sont appelés à déposer la composition de l’examen
dans le délai fixé par le chronogramme de la commission en charge
des épreuves. Chaque professeur veillera à préciser explicitement
et clairement si l’examen est à notes ouvertes. Cette mention doit
être aussi explicitement écrite sur le questionnaire au dépôt et
reprise sur le format de la composition à remettre aux étudiants.
La composition tiendra compte de la durée de l’épreuve décidée par
le conseil académique, en l’occurrence 120 minutes au maximum. Les
exceptions feront l’objet d’une demande explicite auprès de la
commission chargée des épreuves pour étude. A cet effet, toute
décision sera une résultante de la consultation entre la
commission, le Secrétariat Général Académique et la coordination
concernée. En cas de défaut de compromis ou d’une difficulté à
pouvoir contacter le professeur, la décision du secrétaire général
académique sera la règle à suivre.
DEROULEMENT DES EXAMENS
La session des examens étant un contrôle de connaissances, elle ne
se passe pas dans un autre lieu que les salles à vocation
pédagogique. Aucun étudiant ne passera son épreuve en dehors des
salles indiquées. La commission des examens a le devoir d’apprêter
les salles choisies pour qu’elles répondent aux conditions de bonne
passation des examens. Le responsable de chaque salle récupère les
questionnaires et les listes de présence auprès de la commission.
Celle-ci lui remet aussi le procès-verbal de déroulement qu’il
remplira à la fin de l’épreuve.
2.1. Identification et accès à la salle
Le port de la carte d’étudiant est obligatoire pour
l’authentification. De ce fait, un contrôle peut se faire dans la
salle à tout moment selon la nécessité. Tout étudiant sans carte ne
sera pas admis dans la salle d’examen. Toute perte ou manque de
carte doit être résolu avant le début de la session. Toute autre
contrainte d’accès sera soumise à la commission en charge des
épreuves au préalable pour étude de faisabilité. Dès que la session
est lancée aucune autre contrainte ne sera imposée aux étudiants
afin de ne pas les déséquilibrer.
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2.2. Emplacement dans la salle
L’installation complète des étudiants à l’intérieur de la salle
d’examen se fait dans les 15 minutes avant l’heure du début de
l’épreuve. Chaque étudiant doit respecter sa place spécifique dans
la salle. Seules des dispositions spécifiques peuvent le déroger de
cette règle. Dans cette optique, tout surveillant a le droit de
déplacer un étudiant s’il le juge opportun et nécessaire.
2.3. Le retard
Aucun n’étudiant ne sera admis dans la salle 15 minutes après la
distribution du questionnaire. Le responsable de la salle gère avec
délicatesse cette disposition afin de garantir le calme et la
discipline. Le discernement en cas de force majeure est laissé à la
commission des examens et au Secrétaire Général Académique. Après
une heure de retard aucune permission n’est accordée. Notons aussi
qu’aucune minute supplémentaire ne sera accordée aux étudiants
arrivés en retard et les circonstances y afférentes seront
reportées au procès- verbal de l’examen.
2.4. Directives
Les étudiants sont tenus au respect strict de leur emplacement dans
la salle. Aucun n’objet ou document non explicitement exigé pour
l’examen ne doit être en possession de l’étudiant à son siège
durant l’examen. L’usage du téléphone sous toutes ses formes est
strictement interdit dans la salle d’examen. Chaque étudiant doit
prendre soins de le glisser dans son sac avant d’entrer dans la
salle. Le surveillant est appelé à ravir tout téléphone posé sur la
table de composition. En somme, tout effet personnel non autorisé
pour l’examen sera déposé à l’extrade ou à l’emplacement décidé par
les surveillants.
2.5. Les sorties de la salle
Par principe, aucune sortie ne sera accordée durant les premières
60 minutes qui suivent le lancement des examens.
Sortie provisoire
Selon un besoin avéré et sous discernement du surveillant un
étudiant peut être autorisé à quitter la salle d’examen. Dans ce
cas, il doit être accompagné par un surveillant et son examen
(feuille de réponse et questionnaire) sera déposé auprès d’un
surveillant jusqu’à son retour. Cette permission ne sera accordée
qu’à un étudiant à la fois.
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Sortie définitive
L’étudiant qui vient de finir son examen, dépose sa copie et quitte
directement la salle d’examen au moins une heure après le début de
l’examen. Après évaluation d’une situation désagréable telle que un
dérangement abusif, le non-respect des instructions données dans la
salle, la tricherie ou une tentative de tricherie ou autre cas
irrégulier, l’étudiant se verra obligé de quitter la salle sous la
décision du surveillant. Le fait doit être reporté au procès-verbal
de l’examen.
2.6. Distribution du questionnaire et remise de copie
Le responsable de la salle supervise la distribution du
questionnaire et s’assure que tout étudiant a été servi. De cette
assurance, il mentionne l’heure de début et de fin de l’épreuve. Le
questionnaire est déposé sur chaque table de composition en se
référant à l’identité et au numéro de siège spécifié dans l’entête.
Les étudiants suivront les indications annoncées pour une remise
ordonnée des copies. Dès lors que cette procédure a été déclenchée
aucun étudiant ne pourra continuer d’écrire. Dans la salle, tout
étudiant doit déposer sa feuille d’examen avant de sortir, même si
celle-ci est vierge.
2.7. La Fraude
Tout document ou appareil non autorisé en possession d’un étudiant
sera assimilé à une tentative de tricherie. Le surveillant a
l’obligation de le récupérer afin de le consigner au procès-verbal
de tricherie. L’objet récupéré dans la salle d’examen est assimilé
aux prescriptions du vade-mecum, comportement général, spécialement
article 2.9 et ne sera rendu qu’à la fin de la procédure
disciplinaire. En cas de délit de tricherie, le surveillant prendra
le soin de consigner au procès- verbal de tricherie les éléments de
preuve. Le surveillant a l’obligation de mettre fin à toute
situation ou stratégie de collaboration voire de tricherie dans la
salle. Le procès-verbal est établi par le responsable de la salle
puis contre-signé par les autres surveillants et l’étudiant auteur
de tricherie. Si l’étudiant refuse de signer, ce fait est consigné
au procès-verbal.
2.8. Procédure disciplinaire
Après chaque examen, tout procès-verbal relatif à la tricherie ou à
l’expulsion d’un étudiant de la salle est remis à la commission
chargée des examens. Celle-ci faisant le rapport de la journée
adresse une correspondance au jury de l’étudiant
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en mettant le Secrétariat Général Académique et la Direction
Générale de l’école en copie. Le jury se réunit dans les 48 heures
pour statuer sur l’étudiant. Dans l’attente d’une décision
définitive, l’étudiant continue ses examens normalement. A la
convocation du jury par son président, le secrétaire général
académique, en tant que président de séance de délibération, et la
représentation de la commission des examens seront présents.
L’étudiant y sera invité pour donner sa version de faits. Toute
tricherie ou tout comportement associé à la tricherie entraîne à
ESIS une reprise de l’année quel que soit le pourcentage obtenu:
Celui qui triche à ESIS reprend l’année s’il n’est pas exclu.
LA SURVEILLANCE
3.1. Surveillants dans la salle de composition
Par principe, aucun surveillant ne sera affecté seul dans une salle
de composition. Néanmoins, le nombre de surveillants sera adapté à
la capacité d’accueil et à la gestion des effectifs enrôlés aux
examens. Un surveillant sera désigné responsable de la salle pour
assurer le déroulement des épreuves. Il est le seul répondant de la
situation des épreuves auprès de la commission chargée d’organiser
la session. Agissant selon le principe de subsidiarité, le
responsable de la salle collabore avec les autres surveillants dans
la prise de décision et l’établissement des procès- verbaux.
3.2. Ponctualité
La surveillance doit être rassurée du début à la fin de l’examen.
Aucune salle ne sera dépourvue de surveillants durant les épreuves
d’examen. Pour garantir le respect de l’heure du début de l’examen,
les surveillants se présenteront devant la commission 15 minutes
avant le lancement de l’examen du jour. Tout retard sera signalé à
la commission 45 minutes avant l’heure prévue de l’examen afin de
permettre à la commission de prendre de dispositions de secours.
Tout retard signalé ne dépassera pas 30 minutes à partir de l’heure
du lancement des examens. Tout retard ne respectant pas les
prescriptions ci-dessus sera assimilé à une absence. La commission
des examens prendra, de facto, ses dispositions pour
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palier à cette indisponibilité. Les retards et absences successifs
entraînent une résiliation de la charge de surveillance durant la
session.
3.3. Dans la salle d’examen
Le surveillant responsable de la salle informe les étudiants sur
les recommandations spécifiques d’un examen avant la distribution
des copies. Il présentera également les grandes lignes du
déroulement des épreuves conformément à l’esprit de cette Charte.
Il est garant de l’atmosphère propice au travail dans la salle et
fera recours aux moyens qui lui sont reconnus pour les préserver.
Durant le déroulement de l’épreuve, tout surveillant s’abstiendra
des attitudes susceptibles de distraire les étudiants ou des
commentaires inopportuns. Le surveillant évitera de répondre aux
questions sur des sujets sur lesquels il n’a pas reçu des
informations de la commission chargée des épreuves. Toute question
relative au questionnaire sera orientée à la commission des examens
qui trouvera rapidement une solution. Le surveillant évitera toute
autre occupation dans la salle que celle lui reconnue dans cette
charte. Les sorties répétées des surveillants hors de la salle sont
prohibées. La commission y veillera et envisagera des actions
coercitives en cas d’abus. En cas de manquement grave, son auteur
sera entendu par la commission chargé des épreuves pour
clarification et discernement. Une proposition sera faite au
Secrétariat Général Académique pour entérinement.
3.4. Fin de l’examen
A la fin du quantum de temps d’une épreuve, le surveillant donne
les instructions nécessaires aux étudiants pour que la remise de
copie se fasse dans le calme et toute la sécurité nécessaire. Toute
copie d’examen rendu en dehors de la salle de composition est
directement déconsidérée. L’incident est reporté au procès-verbal
sous peine d’être assimilée à une compromission grave du
surveillant et de l’étudiant. Ce qui les expose respectivement à la
facilitation de tricherie et tentative de tricherie. La
responsabilité de la salle d’examen prend fin lorsque le
surveillant dépose le procès-verbal du déroulement de l’épreuve
ensemble avec les copies auprès de la commission chargée des
épreuves.
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REMISE DES COPIES A LA COMMISSION D'EXAMEN
4.1. Compte des copies
Les copies sont recomptées à leur réception en présence du
responsable de la salle. Les comptes se feront par comparaison du
procès-verbal reçu avant le lancement de l’examen. Si les comptes
sont exacts, la commission signe le procès- verbal et prend la
responsabilité des copies en sa possession. Le cas contraire, le
responsable de la salle en assume les conséquences.
4.2. Expédition des copies
La commission en charge des épreuves apprête les copies et prend
toutes les dispositions pour que le professeur titulaire du cours
les récupère au moins dans les 24 heures qui suivent le jour de
l’examen. A La récupération des copies, le professeur signe sur la
fiche de retrait et y confirme le nombre de copies retirées.
4.3. Correction des copies
Le professeur a 72 heures pour rendre les copies corrigées et la
grille de côte auprès de la commission des examens. Les copies sont
corrigées par le professeur en charge du cours ou l’assistant qui
l’a accompagné durant les enseignements et les évaluations
périodiques. En cas d’empêchement de ces derniers, il revient au
secrétaire général académique de prendre une décision en
collaboration avec l’enseignant. S’il faut recourir au service d’un
autre professeur, le titulaire du cours devra envoyer le corrigé
clair et distinct au secrétariat général académique. Après
correction, seul le titulaire du cours a le dernier mot sur le sort
des résultats définitifs. Dans l’impossibilité de corriger les
copies, le président du jury de la promotion concernée sera saisi
pour une décision définitive.
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4.4. Le retour des copies après correction
Après correction, le professeur dépose les copies auprès de la
commission des examens. Un compte de retour est effectué avant que
la commission ne signe sur la fiche de retour. Le professeur est
appelé à faire mention des cas litigieux rencontrés sur les copies.
Ceux-ci seront transférés au jury pour décision et le professeur
sera tenu informer par le président.
CONCLUSION
Chers collaborateurs et chères collaboratrices, Chers étudiants et
chères étudiantes,
Notre école a fait des pas de géant dans son effort
d’institutionnalisation. Pourtant la concrétisation de cela ne peut
pas être affaire du Directeur Général ou affaire du Conseil de
Gestion de l’ESIS ou même affaire seulement des permanents de
l’ESIS. Elle est une affaire qui implique toutes les couches de la
population de l’ESIS. Ici nous voyons les professeurs permanents,
les professeurs vacataires, tout le personnel de l’ESIS ainsi que
tous les étudiants. Don Bosco rappelle toujours que le coeur d’une
institution salésienne, ce sont d’abord les jeunes. Il clamait
devant tout celui qui voulait l’entendre: «Il suffit que vous soyez
jeunes, pour que je vous aime!» Une structure salésienne n’a pas
besoin d’avoir des surveillants pendant une évaluation de jeunes;
nous voyons ici les examens qui sont directement concernés par
cette charte, les travaux dirigés ou les travaux pratiques,...Cela
pour la simple raison que les étudiants doivent prendre conscience
qu’un moment d’évaluation dans l’université de Don Bosco est
d’abord un moment d’auto-évaluation.
C’est un moment qui est offert à l’étudiant pour qu’il étale ses
connaissances, son savoir-faire, son savoir-être acquis. Pour le
présenter, il n’ a pas besoin que quelqu’un soit là pour le
surveiller ou le contrôler. Saint Jean Bosco croyait beaucoup dans
les capacités que chaque jeune possède, il disait: «Dans chaque
jeune, il y a un ressort sur lequel appuyer pour que le jeune
libère les potentialités qu’il possède!» Ce ressort dont il parle,
c’est la session des examens que nous allons vivre et à laquelle
nous prépare cette charte. Cette conviction de Don Bosco est
beaucoup trahie par les valeurs qu’adoptent les jeunes aujourd’hui.
Cela fait que, vous conviendrez avec moi que organiser les examens
sans surveillant
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est presque inimaginable dans notre pays aujourd’hui, parce qu’il
s’est créé une culture de la réussite à tout prix! Je dois passer
avec ou sans les capacités requises! C’est dommage qu’on en soit
arrivé à cela.
Cette charte des examens à l’ESIS, qui est fruit d’un effort
d’organisation, et fruit de l’implication des permanents que nous
sommes; ici j’adresse le remerciement du Conseil de Gestion à
l’Académique et à tous les membres de la commission des examens de
l’année 2015-16. Cette charte, disais-je, est une voie sûre qui
nous permet de nous impliquer tous dans l’organisation de la
session des examens à ESIS en ayant une même philosophie et les
mêmes critères de gestion de nos locaux. Elle crée un cadre adéquat
pour chaque étudiant au delà du local dans lequel il passe son
examen et au delà de la personne ou de l’équipe de personnes qui
garantissent la surveillance dans sa salle. Elle harmonise les
conditions de passage de la session à ESIS. Elle est très claire et
simple à comprendre. Elle n’est pas éternelle, mais elle est à
observer et à amender dans les conditions académiques normales dans
lesquelles, elle trouve toute sa valeur, sa légitimité et sa
crédibilité. Elle est patrimoine de la culture de l’Excellence de
l’Ecole Supérieure d’Informatique Salama. Si vous aimez ESIS et
croyez dans ses valeurs, respectez alors ce document précieux que
vous avez dans vos mains ou devant votre écran, respectez la
philosophie que cette charte vous propose et impliquez-vous avec
honnête dans la session des examens pour que tout se passe
normalement. Bon travail et bonne collaboration!
Fait à Lubumbashi, le 24 Mai 2016
Père Marc-Marie NGOIE KABONDO MUTANGALA, sdb Directeur
Général
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