ECP-DPY-P-MMGP-001 Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos

DIRECCIN DE GESTIN DE PROYECTOS

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MODELO DE MADURACIN Y GESTIN Fecha divulgacin: DE PROYECTOS Noviembre de 2005

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Grupo de Direccin de Gestin Proyectos

HCTOR GUTIRREZ Director de Gestin de Proyectos

MAURICIO SALGAR Director General de Operaciones


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TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCION ______________________________________________________________ 6 ANTECEDENTES ____________________________________________________________ 10 A. B. a. b. c. d. 1.1 1.2 1.3 1.41.4.1 1.4.2

Funciones de la direccin de gestin de proyectos. ________________________ 11 Objeto_______________________________________________________________ 12 Aplicacin de Funciones _______________________________________________ 13 Audiencia ____________________________________________________________ 14 Caractersticas del MMP________________________________________________ 14 Organizacin del Documento ___________________________________________ 15 Objetivo de la fase 1 ___________________________________________________ 16 Descripcin __________________________________________________________ 16 Beneficios ___________________________________________________________ 16 Entradas_____________________________________________________________ 17Plan Estratgico: ___________________________________________________________________ 17 Anlisis de necesidades _____________________________________________________________ 18

1. IDENTIFICACIN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO _____________________________________ 16

1.5 1.6 1.71.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 1.7.5 1.7.6

Criterios de Iniciacin _________________________________________________ 18 Participantes _________________________________________________________ 18 Actividades fase 1_____________________________________________________ 19DEFINIR CLARAMENTE LA OPORTUNIDAD __________________________________________________ IDENTIFICAR INICIATIVAS ______________________________________________________________ VERIFICAR ALINEACIN ESTRATGICAMENTE DE LA INICIATIVA CON LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA _______ FORMULAR ALTERNATIVAS ____________________________________________________________ ANLISIS FINANCIERO DE LA OPORTUNIDAD ________________________________________________ RIESGOS _________________________________________________________________________ 19 19 19 20 22 23

1.8 1.9 1.10 1.112.

Herramientas y tcnicas________________________________________________ 23 Entregables __________________________________________________________ 24 Aseguramiento de la calidad de la fase ___________________________________ 25 Criterios de terminacin________________________________________________ 25EVALUACIN DE ALTERNATIVAS _________________________________________ 26

2.1 2.2

Objetivo _____________________________________________________________ 26 Descripcin __________________________________________________________ 26ELABOR: REVIS: APROB:





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2.3 2.4 2.5 2.6 2.72.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4

Beneficios ___________________________________________________________ 26 Alcance _____________________________________________________________ 26 Entradas_____________________________________________________________ 27 Criterios de Iniciacin _________________________________________________ 27 Participantes _________________________________________________________ 27Lder del Equipo fase 2. _____________________________________________________________ Equipo de soporte __________________________________________________________________ Analistas Econmicos. ______________________________________________________________ Equipo operativo del negocio (cliente). __________________________________________________ 28 28 29 29

2.8

Actividades __________________________________________________________ 29Adquirir los documentos de entrada. ___________________________________________________ 29 Analizar la informacin y revisar coherencia de los documentos con el equipo de la fase 2 (los expertos).29 Realizar el plan estructurado para la fase 2.______________________________________________ 29 Aplicacin de prcticas de incremento de valor y mejores prcticas.___________________________ 29 Evaluar todas las alternativas presentadas en la fase 1. ____________________________________ 30 Identificacin y Anlisis de involucrados. ________________________________________________ 36 Alcance de la Alternativa. ____________________________________________________________ 37 Evaluacin de Riesgos.______________________________________________________________ 37 Alcance __________________________________________________________________________ 38 Control de Cambios de la Fase________________________________________________________ 44 Criterios de compras y contratacin ____________________________________________________ 45 Requerimientos de comunicaciones ____________________________________________________ 45 Plan de calidad ____________________________________________________________________ 46 Identificar la adquisicin de tierras._____________________________________________________ 46 Identificar las necesidades de licencias y permisos.________________________________________ 46 Evaluar y analizar los resultados financieros de las alternativas.______________________________ 47 Realizar la Matriz de alternativas ______________________________________________________ 47 Estructurar el caso de negocio (Alternativa seleccionada) ___________________________________ 48 Identificar las actividades relevantes de la fase 3__________________________________________ 49 Buscar la aprobacin de la fase._______________________________________________________ 49

2.8.1 2.8.1.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.6 2.8.7 2.8.8 2.8.9 2.8.10 2.8.11 2.8.12 2.8.13 2.8.14 2.8.15 2.8.16 2.8.17

2.92.9.1 2.9.2

Herramientas y tcnicas________________________________________________ 48 Entregables __________________________________________________________ 49 Aseguramiento de la calidad de la fase ___________________________________ 51 Criterios de terminacin de la fase _______________________________________ 51 Objetivo _____________________________________________________________ 52 Descripcin __________________________________________________________ 53 Beneficios ___________________________________________________________ 53Bases y variables para el clculo de la evaluacin econmica _______________________________ Estructura de precios utilizada ________________________________________________________ Bases de clculo de los indicadores econmicos__________________________________________ Indicadores econmicos de evaluacin _________________________________________________ Anlisis de sensibilidad ______________________________________________________________ 54 54 55 55 56

2.10 2.11 2.12 3.1 3.2 3.33.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5

3. DEFINICIN DEL PROYECTO __________________________________________________________ 52

3.4

Alcance _____________________________________________________________ 56ELABOR: REVIS: APROB:





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3.5 3.6 3.7 3.83.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.8.5 3.8.6 3.8.7 3.8.8 3.8.9 3.8.10 3.8.11 3.8.12 3.8.13 3.8.14 3.8.15 3.8.16 3.8.17 3.8.18 3.8.19 3.8.20 3.8.21 3.8.22 3.8.23 3.8.24

Entradas_____________________________________________________________ 57 Criterios de Iniciacin _________________________________________________ 57 Participantes _________________________________________________________ 58 Actividades __________________________________________________________ 58Solicitar la informacin realizada en la fase 2. ____________________________________________ 58 Definir el lder del proyecto y el equipo de trabajo. _________________________________________ 58 Definir la OBS de la estructura del trabajo del proyecto. ____________________________________ 58 Analizar la informacin y revisar coherencia de los documentos con el equipo de la fase 3 (los expertos).58 Definir alcance y presupuesto necesario para la realizacin de la fase de acuerdo a la documentacin entregada por la fase anterior. ________________________________________________________ 58 Realizar el diseo bsico del proyecto:__________________________________________________ 58 Realizar WBS. _____________________________________________________________________ 63 Realizar el plan de recursos.__________________________________________________________ 63 Definir estrategia de contratacin. _____________________________________________________ 64 Realizar el plan de compras para equipos de larga entrega. _________________________________ 64 Realizar el plan de calidad. ___________________________________________________________ 64 Realizar plan de manejo ambiental, seguridad industrial y social. _____________________________ 65 Realizar el plan de licencias y permisos. ________________________________________________ 65 Realizar el plan preliminar de adquisicin y manejo de tierras. _______________________________ 65 Realizar el plan preliminar de asuntos externos y comunicaciones.____________________________ 66 Evaluacin y elaboracin de planes de manejo de riesgos. __________________________________ 66 Realizar la estimacin de costos +/- 15%. _______________________________________________ 67 Realizar cronograma nivel 3. _________________________________________________________ 74 Aplicar las mejores prcticas para incremento de valor._____________________________________ 74 Establecer el procedimiento de manejo del cambio.________________________________________ 74 Realizar el PEP Plan de Ejecucin del Proyecto._________________________________________ 75 Documentar el Informe de Definicin del Proyecto: ________________________________________ 77 Evaluar el ndice de Definicin del Proyecto (IDP) o el FEL: _________________________________ 78 Presentar el Plan de Ejecucin del Proyecto para la aprobacin. ____________________________ 81

3.9 3.11 3.13 3.144

Herramientas y tcnicas________________________________________________ 81 Entregables __________________________________________________________ 81 Aseguramiento de la calidad ____________________________________________ 82 Criterios de terminacin________________________________________________ 82EJECUCIN DEL PROYECTO______________________________________________ 83

4.14.1.1 4.1.2

Objetivo _____________________________________________________________ 83Contratacin ______________________________________________________________________ 83 Ejecucin_________________________________________________________________________ 83

4.2 4.3 4.4 4.4 4.4 4.5

DESCRIPCIN ________________________________________________________ 84 Beneficios ___________________________________________________________ 84 Alcance _____________________________________________________________ 85 Entradas_____________________________________________________________ 85 Criterios de Iniciacin _________________________________________________ 86 Participantes _________________________________________________________ 86ELABOR: REVIS: APROB:





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4.64.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6

Actividades __________________________________________________________ 87Contratacin:______________________________________________________________________ 87 Ejecucin: ________________________________________________________________________ 92 Ingeniera ________________________________________________________________________ 98 Aseguramiento tecnolgico__________________________________________________________ 100 Construccin _____________________________________________________________________ 101 Precomisionamiento y Comisionamiento _______________________________________________ 102

4.14 4.15 4.16

Herramientas y tcnicas_______________________________________________ 103 Riesgos ____________________________________________________________ 106 Entregables _________________________________________________________ 106

4.16.1 Contratacin ________________________________________________________ 106 4.16.2 Ejecucin ___________________________________________________________ 107 4.16.3 Otros Entregables ____________________________________________________ 108 4.17 4.185

Aseguramiento de la calidad ___________________________________________ 109 Criterios de terminacin_______________________________________________ 109OPERACIN ___________________________________________________________ 110

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14

Introduccin ________________________________________________________ 110 Objetivos ___________________________________________________________ 110 Descripcin _________________________________________________________ 111 Beneficios __________________________________________________________ 111 Alcance ____________________________________________________________ 111 Entradas____________________________________________________________ 112 Criterios de Iniciacin ________________________________________________ 112 Participantes ________________________________________________________ 113 Actividades _________________________________________________________ 113 Herramientas y Tcnicas ______________________________________________ 114 Riesgos ____________________________________________________________ 114 Entregables _________________________________________________________ 115 Aseguramiento de la calidad ___________________________________________ 115 Criterios de Terminacin ______________________________________________ 116

GLOSARIO __________________________________________________________________________ 116

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INTRODUCCIN

El Modelo de Maduracin y Gestin de Proyectos es el estndar de Ecopetrol S.A. que describe como se realiza una gerencia de proyectos de capital de clase mundial y como esto conlleva al uso optimo del capital. En otras palabras es el estndar que sirve para seleccionar y garantizar inversiones de alto rendimiento, a travs de un sistema de decisiones y asegurando la adecuada ejecucin de las mismas. Sin embargo esto no es algo que se utilice de vez en cuando, por el contrario este estndar es para ser aplicado en las actividades que realizamos diariamente con las mejores oportunidades de proyectos para que estas se den de manera exitosa logrando la optimizacin del tiempo, costos y recursos, as como asegurando calidad y seguridad. El proceso de maduracin y gestin de proyectos se debe realizar siguiendo unas fases1, las cuales se encuentran descritas en el presente documento. La maduracin inicia desde la identificacin de la oportunidad de negocio fase 1-, pasando por la evaluacin de alternativas fase 2- y finaliza en la definicin del proyecto fase 3-. La parte de gestin de proyectos se desarrolla en la fase 4 Ejecucin del proyecto y finaliza en la fase 5 Operacin. La primera fase identificacin de la oportunidad de negocio es una etapa sencilla, pero de alto valor agregado porque es all donde se identifica si la idea es viable frente

1 Consultar el cuadro resumen del Modelo de Maduracin y Gestin de Proyectos y Modelo de Maduracin y Gestin de Proyectos de VEX. ELABOR: REVIS: APROB:





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a las estrategias de Ecopetrol S.A., para lo cual se deben hacer explcitos aspectos como: Definir los antecedentes, justificacin y objetivos de la Oportunidad de negocio. Verificacin de la alineacin estratgica. La formulacin de alternativas para la oportunidad de negocio identificada. Estimaciones de costo, tiempo y recursos +/- 50%. Identificacin de riesgos. Resultados econmico - financieros. Participantes en el desarrollo de la idea e identificacin de involucrados. Identificacin de actividades relevantes para la fase 2. Despus de que se han cumplido con todos estos entregables y previa verificacin de los mismos por parte de la Direccin de Gestin de Proyectos, el proyecto puede ser presentado al comit de aprobacin respectivo para cumplir de esta forma con la Administracin del Modelo de Maduracin y Gestin de Proyectos esto se debe cumplir de igual forma para todas las fases. La evaluacin de alternativas es la segunda fase, donde se incrementa la posibilidad de agregar valor a la idea que se esta desarrollando, ya que es en este punto donde se evalan todas las alternativas y se toma la decisin de cul es la mejor. Los aspectos que se deben desarrollar son:2

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Consultar el procedimiento de Aprobacin de fases segn el MMP que se estableci para cada una de las Vicepresidencias.ELABOR: REVIS: APROB:





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Plan estructurado de la fase. Definir e implementar las prcticas de incremento de valor. Evaluacin de las alternativas (tecnologa, localizacin, aspectos ambientales y sociales). Evaluacin de riesgos. Definicin de la alternativa (Alcance, nivel conceptual). Estimacin de costos, tiempo y recursos +/- 30%. Anlisis de involucrados, requerimientos de comunicaciones e identificacin de licencias permisos. Definicin de planes. Caso de Negocio. La fase 3 Definicin del proyecto es la ltima fase en el proceso de maduracin, en este punto se delimita el proyecto y se realiza la planeacin. Con la informacin anterior se evalan los riesgos y se analizan todos los escenarios posibles. Los aspectos que se deben cumplir son: Plan estructurado de la fase. Desarrollo de las estrategias de contratacin. Realizar el estudio de nivel Bsico. Definir las filosofas. Realizar los estimados de costos, tiempo y recursos +/- 15%. Desarrollar el Plan de Ejecucin del Proyecto (plan de compras y contratacin, plan de recursos, plan de asuntos externos, plan de comunicaciones, plan de calidad, plan de manejo de riesgos, plan de precomisionamiento y comisionamiento, plan de manejo ambiental, seguridad y social). Confirmacin del caso de negocio.ELABOR: REVIS: APROB:





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Despus de ser desarrollada esta fase y antes de ser presentada al comit respectivo, la Direccin de Gestin de Proyectos realizar una medicin del ndice de definicin del proyecto, con el fin de tener un indicador que permita decidir si el proyecto contina a la siguiente fase si debe realizar acciones para estar en el nivel establecido. Esta actividad a dems de minimizar el riesgo en la ejecucin de los proyectos, permite asegurar que los dineros dispuestos dentro del portafolio para el desarrollo del proyecto tengan menores desviaciones en costo, tiempo y calidad. Para la asignacin del presupuesto del proyecto para la siguiente fase, el proyecto deber haber cumplido con el proceso de maduracin descrito con anterioridad; en caso contrario no ser otorgado el presupuesto para continuar con la etapa de ejecucin. La fase 4 Ejecucin del proyecto es la fase donde comienza la gestin del proyecto y se materializa el proyecto adems se ponen en marcha todos los planes desarrollados en las fases anteriores y van mejorando ciertos aspectos, segn las condiciones que se presenten. En esta fase se desarrollan aspectos tan importantes como: Ejecutar el Plan de Ejecucin del Proyecto. Desarrollo de nivel detallado. Aseguramiento tecnolgico. Construccin Precomisionamiento y comisionamiento. Ejecucin del plan de administracin de riesgos. Evaluacin expost de ejecucin.

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La fase 5 Operacin es la etapa donde finaliza la gestin del proyecto, se ponen en operacin todos los entregables del proyecto que han sido materializados y se verifican los beneficios econmicos financieros del activo. En esta fase se realizan actividades centradas en:

Poner en marcha el activo con todos los insumos entregados de la fase anterior. Realizar las evaluaciones econmicas financieras despus de un tiempo en operacin. (Evaluacin expost econmico - financiera) Evaluacin de los planes desarrollados despus de un tiempo en operacin. (Evaluacin tcnica expost) Con la utilizacin de este proceso se logra un uso ptimo del capital de inversiones lo que permite aumentar las posibilidades de xito y lograr una mayor efectividad de los proyectos de ECOPETROL S.A.

ANTECEDENTES

ECOPETROL S.A. reconociendo las necesidades que se tiene a nivel de estructuracin de proyectos y buscando el mejoramiento contino de la organizacin, cre la Direccin de Gestin de Proyectos por medio del decreto 2394 del 2003, para estandarizar y mejorar la gestin de proyectos a travs de toda la organizacin. La ejecucin de un proyecto puede ser vista como un proceso que se desarrolla en fases, desde que nace o se concibe la idea hasta que se materializa y se pone en

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operacin el activo o la instalacin y sta comienza a generar un valor al accionista o dueo. La ejecucin de un proyecto es un proceso genrico y universal, aunque cada compaa en su ambiente de trabajo es diferente y emplea estrategias de ejecucin distintas que se adaptan de la mejor manera al tamao, tipo, complejidad, entorno, exigencias del dueo y del momento.

A. Funciones de la direccin de gestin de proyectos. Integrar y realizar seguimiento y control corporativo a los proyectos tecnolgicos y de capital o inversiones que se adelantan, en la organizacin con el fin de asegurar los beneficios esperados en stos. Brindar asesora a las unidades de negocio en metodologas de apoyo en la conceptualizacin y gestin de los proyectos. Facilitar a la Sociedad la adopcin de las mejores prcticas para la formulacin, ejecucin y control de los proyectos. Definir, homogenizar e implantar criterios, metodologas, herramientas de soporte y mecanismos de priorizacin, gerencia, monitoreo, reporte de avance, aseguramiento de calidad y medicin del desempeo de los proyectos. Consolidar y cuantificar los resultados de mejoramiento del negocio como consecuencia de los proyectos emprendidos.

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Apoyar a la Direccin General de Planeacin y Riesgos en el anlisis de riesgos, beneficios, costos, ndices e indicadores de resultados de proyectos.

Identificar los asuntos crticos y proponer las acciones correctivas y preventivas en la ejecucin de los proyectos de desarrollo tecnolgico y de capital fijo.

Evaluar la rentabilidad de los proyectos, antes, durante su ejecucin y al cierre del proyecto.

Revisar y aprobar estrategias de ejecucin y de organizacin para el desarrollo de los proyectos.

Realizar el seguimiento, evaluacin y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestin de acuerdo con las polticas corporativas.

Las dems funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

B. Objeto La Direccin de Gestin de Proyectos, cumpliendo con sus objetivos alineados con la estrategia corporativa, establece el Modelo de Maduracin de Proyectos MMGP, como una gua que contienen los lineamientos prcticos para el desarrollo de un proyecto de una manera normalizada y ordenada para garantizar, con un alto grado de confianza, que nuestros proyectos sean exitosos y cumplan con los requisitos de la Empresa.

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a. Aplicacin de Funciones Los temas, los conceptos y las herramientas que propone el MMP tienen como fin: Enfatizar el enfoque del desarrollo de un proyecto como un proceso normalizado. Generar la necesidad de trabajar como equipo en todas las Dependencias de la Empresa. Garantiza la toma de decisiones con calidad.

El presente documento tiene como objetivo detallar los procesos y subprocesos principales involucrados en la gestin de los proyectos, soluciones tecnolgicas, actividades automatizadas y no automatizadas, normatividad, integracin con el macro proceso de portafolio y proyecciones, as como las interrelaciones entre los subprocesos de los diferentes frentes de negocio incluidos los flujos de informacin entre los mismos. Durante el desarrollo del trabajo se identificaron los principales subprocesos en los que se dividen los proyectos, previa la aplicacin de las metodologas y mejores prcticas existentes en el marco mundial. Estos subprocesos son: Propuesta Inicial, Planificacin, Ejecucin y Control, y Cierre final y Evaluacin. La Gua del Modelo de Maduracin de Proyectos establece una forma secuencial de trabajo, de uso exclusivo y obligatorio dentro de los funcionarios que dentro de sus labores participan en el desarrollo de proyectos. El objetivo de la implementacin de este modelo es resumir y englobar una serie de reglas y prcticas de gerencia que permita a los participantes del proyecto conducirse exitosamente a travs de todas las fases, desde la identificacin de la idea hasta la entrega de las instalaciones a los grupos operacionales; y asegurarse de que se agoten todas las instancias debidas y establecidas antes de pasar de una fase a la prxima sin incurrir en costos adicionales.ELABOR: REVIS: APROB:





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Con este modelo se pretende principalmente mejorar aquellas reas, que tradicionalmente hayan presentado las mayores dificultades y/o hayan tenido el mayor impacto en el xito de nuestros proyectos, como lo son el desarrollo inicial de los mismos, desde la evaluacin de alternativas hasta su completa definicin y alistamiento para la ejecucin fsica, lo que comnmente llamamos Definicin y Desarrollo o segn la terminologa anglosajona ms conocida Front End Loading o F.E.L., o Front End Engineering Development o F.E.E.D.

b. Audiencia Este Modelo de Maduracin de Proyectos es una herramienta que permite el desarrollo de los proyectos y la cual debe ser usada por Directivos, Gerentes Funcionales, Gerentes de Proyecto, Lderes Funcionales, Lderes Tecnolgicos, Lderes de Proyecto y en general por todo aquel que la requiera para el desarrollo exitoso de las fases de un proyecto. c. Caractersticas del MMP Posee una estrategia de negocios bien definida que incluye e integra el desarrollo armnico de los proyectos. Emplea un proceso de trabajo normalizado para ejecutar los proyectos, basado en unas mejores prcticas. Mide continuamente contra sus competidores la calidad de su proceso de ejecucin de proyectos para identificar reas de mejora. El proceso de trabajo que emplean, es capaz de permitir la cancelacin temprana de proyectos que no soportan adecuadamente los objetivos del negocio.ELABOR: REVIS: APROB:





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d. Organizacin del Documento Para efectos prcticos, se define aqu el ciclo de vida del proyecto en cinco fases: Captulo 1: Fase 1 Captulo 2: Fase 2 Captulo 3: Fase 3 Captulo 4: Fase 4 Captulo 5: Fase 5 IDENTIFICACIN DE LA OPORTUNIDAD DE NEGOCIO. EVALUACIN DE LAS ALTERNATIVAS. DEFINICIN DEL PROYECTO. EJECUCIN DE PROYECTO. OPERACIN.

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1. IDENTIFICACIN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO

1.1

Objetivo de la fase 1

Identificar nuevas oportunidades de negocio y formular diferentes alternativas de desarrollo para las mismas. Garantizando que contribuyan al logro de las metas organizacionales y generen valor para la empresa. 1.2 Descripcin

Una vez identificadas y analizadas las necesidades, el equipo fase 1 define nuevas oportunidades de negocio que permitan la generacin de valor de acuerdo a los objetivos estratgicos direccionados. Formula iniciativas, trabaja en ellas, dimensionndolas de forma global y determinando su alineacin estratgica con los objetivos de la organizacin, solo las iniciativas que cumplan con esta condicin, sern consideradas como alternativas para evaluar en la siguiente fase.

1.3

Beneficios

El Beneficio de desarrollar la fase 1 es determinar la viabilidad de las oportunidades de negocio con respecto a la estrategia de ECOPETROL S.A. Establecer si contribuyen al logro de los objetivos estratgicos a travs de los indicadores del negocio.

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Adicionalmente esta fase nos permite verificar que las oportunidades estn dentro de las limitaciones y restricciones propias de la realidad de la organizacin y del negocio (limitaciones: tcnicas, financieras, legales, polticas, presupuestales, etc.). 1.4 1.4.1 Entradas Plan Estratgico:

Toda nueva oportunidad deber apoyar las metas estratgicas de la organizacin. El equipo generador de la oportunidad deber revisar los mapas y los objetivos estratgicos de la organizacin y del negocio en el cual se encuentra para establecer si lo planteado esta alineado y genera valor a ECOPETROL, para esta actividad debern apoyarse en el staff del negocio.

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1.4.2

Anlisis de necesidades

Funcionarios de las diferentes reas de la organizacin, que conocen la problemtica y los requerimientos que se presentan a diario en el desarrollo de su operacin, identifican las necesidades del negocio y generan el documento de identificacin de necesidades, ver formato IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD.

1.5

Criterios de Iniciacin

Entrega documento - Identificacin de la Necesidad Las necesidades deben ser reconocidas formalmente por el negocio, para que empiecen a ser trabajadas, se asigne un responsable y se constituya en equipo generador de la oportunidad.

1.6

Participantes

Lder del equipo fase1: Dentro del equipo es fundamental nombrar un coordinador o lder quien ser el directo responsable de madurar la fase. De su inters y gestin durante el proceso de maduracin depende la inclusin de la idea dentro del portafolio de proyectos de la empresa. Deber consolidar el equipo, involucrando funcionaros de las diferentes reas operativas y de soporte de acuerdo a las necesidades y al tipo de oportunidad. Analistas financieros: Sin importar el tipo de oportunidad, es indispensable involucrar dentro del equipo funcionarios que se encarguen de hacer el anlisis financiero de la oportunidad.

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1.7

Actividades fase 1 DEFINIR CLARAMENTE LA OPORTUNIDAD Objetivo de la oportunidad Antecedentes Justificacin Visin - propsito. Qu queremos lograr Dependencia y relacin con otros proyectos.

1.7.1

Esta informacin ser documentada en el documento soporte de decisin

1.7.2

IDENTIFICAR INICIATIVAS

Una vez el equipo generador de la oportunidad a definido claramente los objetivos y propsitos, se proceder a determinar el Cmo lograrlo? Para esta actividad es importante generar lluvia de ideas donde el equipo con su experiencia plantee posibles formas de desarrollar la oportunidad.

1.7.3

VERIFICAR ALINEACIN ESTRATGICAMENTE DE LA INICIATIVA CON LA ESTRATEGIA DELA EMPRESA

Se debe analizar cuidadosamente si las iniciativas planteadas estn dentro de las estrategias y lineamientos de la organizacin, es necesario establecer si el proyecto realmente genera valor y forma parte integral del plan de desarrollo de ECOPETROL. Se puede hacer por medio de:

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Anlisis DOFA: sirve determinar la posicin competitiva de la empresa y del negocio, estableciendo en que condiciones se encuentran para ejecutar el tipo de proyecto que propone la oportunidad planteada. Debilidades, Fortalezas (Internas de la organizacin) Oportunidades y Amenazas (factores externos a la empresa). Esta informacin se puede consignar en la cartera de oportunidades -SINEEjemplo:FORTALEZAS Experiencia en situaciones similares y con el mismo tipo de tecnologa. Experiencia en otras zonas del pas. Alta reputacin a nivel nacional. Primeros en la industria en cumplir con este tipo de propsitos. OPORTUNIDADES AMENAZAS Presin de gobernantes por aumentar El pas esta haciendo grandes esfuerzos reservas, permitiendo entrada de por desarrollar el rea. grandes multinacionales. Grandes volmenes de gas disponible, para todos los productores. Ms compaas interesadas en realizar Se esperan incrementos en los precios este tipo de proyectos en el pas. de los productos. DEBILIDADES No existen mercados locales para el producto. Impuestos y situacin legal inestable. No se puede importar infraestructura por condiciones en puerto.

1.7.4

FORMULAR ALTERNATIVAS

Una vez eliminadas todas las iniciativas que no estn alineadas con la estrategia de la organizacin o que no cumplen con las restricciones propias de la empresa como entidad nacional, se proceder a formular de manera ms precisa estas iniciativas convirtindolas en posibles alternativas para desarrollar la nueva oportunidad de negocio. Esta informacin ser documentada en el documento soporte de decisin

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1.7.4.1

Alcance Delimitar el alcance de las alternativas Estimacin de Costos Tiempos & Recursos

Dichos estimados para esta primera fase tendrn una desviacin de +/- 50% (Clase V). Se utilizara como fuente la informacin de otros proyectos equivalentes o curvas de costos de unidades de procesos similares que hayan sido realizados en el pasado, que se encuentren actualmente en ejecucin. Correlacionadas por su capacidad y caractersticas, y corregidas por ndices de precios, efecto tasa de cambio, factores de ubicacin. Para obtener la informacin se tendrn en cuenta: - Opinin de expertos: pueden ser miembros del equipo, funcionarios de otras unidades dentro de la organizacin, consultores e incluso clientes. - Informacin histrica - Estimacin anloga: es una herramienta que se utiliza cuando no se cuenta con informacin detallada suficiente, la cual se basa en la utilizacin de valores estimados de actividades previa o simultneamente realizadas, que sean equivalentes y sirvan de referencia para proyectar los estimados de mi oportunidad.

La confiabilidad de estos estimados depende de la calidad de la informacin obtenida sobre otros proyectos similares ya realizados y de las bases de datos con que cuente la organizacin.Los resultados de costos, tiempos se consignan en pixel SINE-; sin embargo el resumen de costos, tiempo y recursos se documentan en el documento Soporte de Decisin

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Identificacin de Involucrados:

Una vez formuladas las alternativas se debe identificar para cada una de ellas cuales son los involucrados: Individuos, grupos u organizaciones que pueden verse beneficiados o afectados por el proyecto y que de alguna manera podran afectar los resultados del mismo. (Diligenciar formato de Identificacin de Involucrados).

1.7.5

ANLISIS FINANCIERO DE LA OPORTUNIDAD

Una vez se ha formulado cada una de las alternativas y se tienen los resultados de los estimados de tiempo, costo y recursos, se procede con esta informacin a establecer por medio de la inversin y ha calcular la rentabilidad del proyecto. (+/- 50%). Para desarrollar esta actividad ver la Gua de evaluacin financiera y validar los resultados por medio de la herramienta MOTOR Los indicadores Financieros para esta fase son: VPN: Valor Presente Neto TIR: tasa Interna de Retorno EFI: Efectividad de la inversin

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1.7.6

RIESGOS Identificacin de los Riesgos Establecer cuales son los riesgos potenciales que impactaran el desarrollo del proyecto, a nivel macro de cuales son los riesgos financieros, sociales, ambientales y tcnicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Gua de Riesgos.

1.8

Herramientas y tcnicas Reuniones con el equipo: el equipo generador de la oportunidad deber establecer sesiones de trabajo (determinando periodicidad y duracin) donde definan claramente la oportunidad y sus posibles alternativas, se consideran como parte del equipo todos los participantes de la fase. Consulta de expertos: reconociendo a los expertos sobre los diferentes temas de inters del proyecto, dentro o fuera de la empresa. Se solicita su concepto para que con su experiencia y conocimiento apoyen al equipo generador de la oportunidad y los guen sobre como proceder. Informacin histrica de proyectos: Informacin disponible de proyectos similares que se ejecutaron en el pasado, dentro de la organizacin. (Bases de datos de la estimacin, WBS, rcord de ejecucin, lecciones aprendidas, etc.) Informacin de proyectos similares en ejecucin: Una vez identificados los proyectos del mismo tipo o con caractersticas similares que se encuentran en ejecucin dentro de la organizacin, el equipo solicitar y estudiara la informacin existente que les servir de gua para estructurar su oportunidad.

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1.9

Entregables Antecedentes Objetivos Justificacin Identificacin de Iniciativas Alineacin Estratgica Formulacin de Alternativas Estimacin de Costos, Tiempo y Recursos De +/-50% Resultados Financieros De La Oportunidad - VPN - TIR - EFI Identificacin de Involucrados Formulacin de Alternativas Actividades generales de la fase II: Se entregar un listado de las actividades a tener en cuenta en la fase 2, los recursos necesarios de acuerdo a las expectativas planteadas por el equipo generador de la oportunidad (personal interno o externo) y el valor estimado. (eje: Ingeniera conceptual - duracin mxima, fecha estimada de entrega de resultados perfil de empresa a contratar valor estimado). Listado de riesgos potenciales identificados en la fase I.

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Documento Soporte de la Decisin. Definicin de la Oportunidad en SINE: Toda esta informacin es til y necesaria en el momento de hacer el cargue de los proyectos en SINE - El cargue de la Oportunidad en SINE es indispensable en el momento de solicitar la aprobacin para continuar a la siguiente fase y para la solicitud de recursos a la Direccin General de Planeacin.

1.10

Aseguramiento de la calidad de la fase Verificar que el documento de soporte a la decisin contiene toda la informacin requerida

Asegurar que el documento est firmado por las personas designadas. Garantizar que se cumpla con toda la informacin requerida para pasar a la siguiente fase, lo cual se encuentra definido en la lista de chequeo de la fase.

1.11

Criterios de terminacin

La fase se dar por terminada con la aprobacin del tomador de la decisin, en el comit establecido para tal fin. Ver Procedimiento de Aprobacin de Fases.

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2. EVALUACIN DE ALTERNATIVAS

2.1

Objetivo Evaluacin y seleccin de alternativas. Conceptualizacin de la o las alternativa seleccionadas.

2.2

Descripcin

A travs de la informacin generada en la fase 1, se priorizarn y se evaluarn las alternativas, se conceptualiza las alternativas y se estructura as el caso de negocio y la informacin requerida para la siguiente fase 3.

2.3

Beneficios

Realizar la estructuracin del caso de negocio.

2.4

Alcance

En esta fase se tiene un nivel conceptual, donde se definirn las principales unidades de procesos o los equipos a utilizar (sin especificaciones), el sitio de localizacin del proyecto y

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algunos servicios a utilizar para el funcionamiento del proyecto, por esta razn los estimativos en costos, tiempo y recursos pueden llegar hasta un +/-30%. Ver Gua de Costos.

2.5

Entradas Documento soporte de decisin fase 1. Estimados de tiempos, costos y recursos +/- 50%. Definicin de la oportunidad en SINE. Actividades relevantes de la fase 2 Identificacin de involucrados Formulacin de alternativas

2.6

Criterios de Iniciacin Firma y aprobacin del documento soporte de decisin fase 1. Disponibilidad de recursos para la fase 2.

2.7

Participantes

Este equipo tiene como objetivo asegurar que las alternativas entregadas por fase 1 sean evaluadas correcta y metdicamente, por lo tanto debe conformarse oficialmente y aun cuandoELABOR: REVIS: APROB:





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sus miembros sigan dependiendo funcionalmente de sus respectivas unidades, deben tener una responsabilidad formal en el grupo. 2.7.1 Lder del Equipo fase 2.

Es la persona encargada de coordinar las actividades de esta fase y de la aprobacin del proyecto en el respectivo comit 2.7.2 Equipo de soporte

Se conforma segn necesidades especficas de las alternativas y pueden incluir personal interno externo; las necesidades pueden estar enfocadas a temas: Ambientales. Tcnicos y tecnolgicos. reas especializadas en gas y petrleo (gelogo, yacimientos, Ing. Petrleos, entre otros). Legales. Comerciales. Riesgos. Aspectos Sociales. Planificacin - Costos Programacin. Calidad Seguridad Control.

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Especialidades (mecnica, elctrica, civil, entre otros). reas Internas (Direccin de Responsabilidad Integral, Direccin Jurdica, Gerencia Administrativa).

2.7.3 2.7.4

Analistas Econmicos. Equipo operativo del negocio (cliente).

2.8

Actividades

2.8.1

Adquirir los documentos de entrada.

2.8.1.1

Analizar la informacin y revisar coherencia de los documentos con el equipo de la fase 2 (los expertos).

2.8.2

Realizar el plan estructurado para la fase 2.

2.8.3

Aplicacin de prcticas de incremento de valor y mejores prcticas.

En esta fase se determinan que prcticas de incremento de valor mejores prcticas se pueden llevar a cabo para ejecutar esta fase, segn lo definido en la Gua de prcticas de incremento de valor y mejores prcticas.

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2.8.4

Evaluar todas las alternativas presentadas en la fase 1.

La evaluacin de cada una de las alternativas definidas en la fase1, se realiza teniendo en cuenta:

2.8.4.1

Evaluacin de tecnologa

La seleccin de la tecnologa se hace con base en lo que ofrece el mercado en lo que se ha desarrollado en la Empresa; si la inclinacin es por la segunda, es decir hacer uso de la tecnologa ya existente es conveniente tener en cuenta los siguientes puntos: Consultar los documentos que se tienen al interior de la Empresa a cerca de esta tecnologa. Entrevistar e indagar con las personas que estn en la actualidad haciendo uso de la misma. Contactar al proveedor y evaluar con l la aplicacin de dicha tecnologa. Revisar las ventajas y desventajas que se tienen al interior de la Empresa con el uso de dicha tecnologa. Si la decisin es la primera, es decir por lo que ofrece el mercado es bueno tener en cuenta los siguientes criterios: Informacin preliminar del proyecto: En este punto se deben describir los criterios que hacen parte de las alternativas y limitaciones del proyecto. Esta informacin puede ser desarrollada con los involucrados en el proyecto, algunos de estos puntos pueden ser (segn la alternativa): Ubicacin y capacidad. Especificaciones de los productos y materias primas.ELABOR: REVIS: APROB:





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Disposiciones de entrega de los servicios materias primas. Condiciones de manejo y almacenamiento en los casos de materias primas y productos. Condiciones climticas. Condiciones sociales. Legislacin ambiental. Estndares segn el rea de trabajo.

Identificacin de las tecnologas del mercado: esto se puede hacer a travs de diferentes paginas en Internet en publicaciones tcnicas especializadas en petrleo y gas, procesos de hidrocarburos, ingeniera, exploracin de hidrocarburos entre muchas otras y tambin a travs de Compaas que tienen sus propias tecnologas.

Establecer los contactos comerciales: Este punto se desarrolla con el fin de obtener informacin preliminar de los aspectos tecnolgicos definidos para el proyecto.

Evaluacin tcnica preliminar: Tomando en cuenta las tecnologas identificadas del mercado y los contactos comerciales se realizar un anlisis de la informacin preliminar del proyecto vs. las tecnologas adecuadas y aplicables en la Empresa.

Revisin con otras empresas plantas que apliquen dichas tecnologas: en este aspecto se puede llegar un conocimiento ms profundo a cerca de la complejidad de la aplicacin, el grado de automatizacin, los tipos de procesos involucrados y a su vez tener referencia de ciertas condiciones externas del rea donde se aplica dicha tecnologa que posiblemente no haban sido consideradas.

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Solicitar informacin tcnica detallada: Despus de llevar a cabo el punto anterior se puede solicitar informacin adicional (manteniendo los acuerdos de confidencialidad), para que de esta forma se definan los criterios de seleccin que estn enmarcados dentro de los objetivos del proyecto. Teniendo en cuenta: Aspectos mnimos requeridos: son los tpicos que deben ser satisfechos de lo contrario la tecnologa no puede ser escogida (uso de patente, posicin legal, regulaciones ambientales, capacidad, rea disponible, entre otros). Aspectos deseables: son los aspectos relacionados con la satisfaccin del cliente, mantenimiento, operacin, entre otros.

Realizar estimaciones de costo: las propuestas tcnicas detalladas facilitan la elaboracin de los estimados de costos y las cuales se desarrollan con toda la informacin recopilada de las diferentes fuentes.

Seleccin preliminar de las mejores tecnologas: teniendo los criterios evaluados de las tecnologas y los costos estimados se procede a llevar a cabo una evaluacin tcnico econmica y un anlisis detallado de todas las mejores tecnologas con el fin de que se logre la seleccin de la mejor. Es importante aclarar que la mejor opcin econmica no es siempre la mejor inversin, tambin para esta actividad se puede hacer uso de la experiencia de un consultor en evaluacin de tecnologas. El formato de Evaluacin tecnolgica se debe diligenciar para cada una de las tecnologas definidas en la seleccin preliminar y se dar una calificacin a cada uno de los aspectos que se han descrito anteriormente, para seleccionar de esta forma la mejor alternativa. Se registrar la informacin en las siguientes columnas, as: Consideraciones: son los aspectos cubiertos durante la evaluacin de la tecnologa.

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Comentarios y/ aclaraciones: es un espacio como su nombre lo dice, donde se realizan aclaraciones para cada una de las consideraciones previstas en la evaluacin tecnolgica.

Calificacin: es el valor que determina el equipo de trabajo que le corresponde a cada uno de los aspectos evaluados alrededor de cada tecnologa y que esta soportada por la informacin consultada.

Seleccin final de la tecnologa y documentacin soporte: Despus de determinar cul es la mejor para cada una de las alternativas, se procede a consignar esta informacin en el formato Evaluacin de alternativas. La documentacin soporte debe contener aspectos como: Objetivos tecnolgicos Vs. tecnologas analizadas. Descripcin de los procesos llevados a cabo y los productos obtenidos, a dems se deben incluir un listado de las necesidades de informacin cuando se requiera. Aplicabilidad comercial de dichas tecnologas (posicionamiento, participacin, proyeccin de crecimiento de este mercado, amenazas de otros productos). Identificacin de riesgos. Anlisis financiero de cada tecnologa (costo beneficio -por unidad producida-). Criterios de seleccin Definir las condiciones de manejo ambiental, social de seguridad segn el marco regulatorio. Marco legal y de patentes.ELABOR: REVIS: APROB:





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Manejo de licencias Plan para el conocimiento capacitacin de dicha tecnologa Reporte final y recomendaciones.

2.8.4.2

Evaluar la localizacin (sitio)

Esta evaluacin se puede realizar para un sitio para diferentes sitios segn las alternativas planteadas Algunos aspectos a ser considerados en la seleccin del sitio son: Facilidades para la obtencin de recursos (materia prima, mano de obra, servicios, transporte, disponibilidad del terreno). Acceso al mercado y/ clientes. Influencia de los competidores. Posibilidad de expansin crecimiento. Suministro y costos de los servicios Condiciones climticas hidrolgicas suelo aire manejo de residuos. Aspectos sociales y ambientales Uso dado al terreno hasta el momento, incluyendo sus alrededores.

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Los resultados obtenidos de la evaluacin para cada sitio deben ser consignados en el formato Evaluacin del sitio. La seleccin final del sitio para cada alternativa debe ser registrada en el formato Evaluacin de alternativas.

2.8.4.3

Evaluar las condiciones ambientales y sociales:

Una vez se tenga la informacin relacionada con el lugar donde se podrn llevar a cabo cada una de las alternativas, se revisar y se recopilar la informacin necesaria para la evaluacin ambiental y social, teniendo en cuenta: Referencia de estudios ambientales. Estudios ambientales realizados en el sitio zona seleccionada. Conocimiento acerca de la poblacin que se encuentra en el sitio alrededores donde se llevar a cabo dicho proyecto. Aspectos ambientales y de seguridad que se deben tener en cuenta segn las tecnologas seleccionadas, el lugar establecido, la poblacin afectada. Disponibilidad de la tierra. Conocimiento sobre la poblacin. Costo, calificacin y disponibilidad de mano de obra. Aspectos gremiales Acceso a servicios de agua, luz telfono, salud, aseo, etc.

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Manejo de residuos y/ efluentes peligrosos. Topografa del sitio. Propiedad del terreno. Aspectos meteorolgicos. Aspectos socio-polticos.

Al final de la evaluacin ambiental y social se debe diligenciar el formato de Evaluacin ambiental y social para cada uno de los sitios considerados en las alternativas. El resultado de los aspectos que ms influyen a nivel ambiental y social para cada una de las alternativas se debe diligenciar el en formato Evaluacin de alternativas.

2.8.5

Identificacin y Anlisis de involucrados. Se hace una revisin de los involucrados determinados en la fase1; con el fin de ver si se contina con los que all se encuentran descritos o hay nuevos actores involucrados que se requieren listar. Se recopila informacin a cerca de los involucrados. Se define su influencia sobre el futuro proyecto. Se tiene en cuenta este aspecto dentro de la evaluacin de riesgos y se establecen acciones para el manejo de relaciones con los involucrados.

Documentar en el formato identificacin de involucrados.

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2.8.6

Alcance de la Alternativa.

La preparacin del alcance preliminar para cada una de las alternativas debe anticipar situaciones dinmicas y requiere por lo mismo retroalimentacin y ajustes. Para aumentar la confianza en la evaluacin es fundamental que los alcances se preparen teniendo en cuenta: El objetivo deseado de la oportunidad. Anlisis de las evaluaciones obtenidas de las actividades anteriores. Identificacin de opciones de financiacin Los riesgos de negocio. Equipos y materiales Mano de obra. Servicios.

2.8.7

Evaluacin de Riesgos.

En esta fase se realiza la evaluacin de riesgos para cada una de las alternativas, el alcance de este proceso se describe en la Gua de riesgos.

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2.8.8

Alcance

El alcance que se describe a continuacin es el que hace referencia al contenido de fase, segn lo que se puede visualizar en el diagrama del MMP.

2.8.8.1

Desarrollar el nivel conceptual

A continuacin muestra una tabla con los tems que debe contener el nivel conceptual, la cual aplica a proyectos de ingeniera:

PRODUCTOS DE NIVEL CONCEPTUAL 1. Generalidades del proyecto. 2. Conceptos bsicos. 3. Antecedentes y estado actual. 4. Sistema propuesto. 5. Alcance por especialidad. 6. Tamao y localizacin de la planta proyecto, instalaciones, lugar de prestacin de servicios. 7. Preparacin de las bases de diseo. 8. Requerimientos de equipos.

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PRODUCTOS DE NIVEL CONCEPTUAL 9. Definicin de cantidades y especificaciones del proceso. 10. Definicin de capacidades de equipos, facilidades

CUMPLIMIENTO

complementarias y servicios industriales. 11. Dimensionamiento preliminar del rea para distribucin de equipos. 12. Identificacin de equipos principales (tamao, precios, facilidad de obtencin). 13. Anlisis de servicios industriales y de los elementos externos. 14. Plano de localizacin del proyecto, va de acceso, rea geogrfica. 15. Plano general de la distribucin de equipos. 16. Recomendaciones de seguridad industrial. 17. Esquema operacional. 18. Grado de automatizacin. 19. Distribucin de reas. 20. Capacidades y caractersticas de los sistemas operaciones. 21. Requerimientos de medicin.ELABOR: REVIS: APROB:





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PRODUCTOS DE NIVEL CONCEPTUAL 22. Programa de constructabilidad inicial. 23. Justificacin econmica (Consultor de ingeniera). 24. Descripcin de alternativas (consultor de ingeniera). 25. Identificacin de la tecnologa ms apropiada para el proceso en cuestin (consultor de ingeniera). 26. Estimativos de costos (consultor de ingeniera). 27. estudios preliminares del impacto ambiental (consultor de ingeniera). 28. plan preliminar de ejecucin y estrategias de contratacin (consultor de ingeniera). 29. Plan de transferencia tecnolgica involucrada al proyecto. 30. Planos esquemticos. 31. Diagrama de bloque. 32. Diagrama preliminar de instrumentacin y proceso (P&ID) 33. Hoja preliminar de balance de materiales. 34. Hoja de datos del proceso.

CUMPLIMIENTO

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PRODUCTOS DE NIVEL CONCEPTUAL 35. Diagrama de presiones y temperaturas. 36. Diagramas de flujo simplificados 37. Listado de instrumentos. 38. Plot plan. 39. Condiciones del lugar. 40. Bases para la definicin de las filosofas de mantenimiento, operacin y confiabilidad. 41. Normas aplicables.

CUMPLIMIENTO

2.8.8.2

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT o WBS)

La EDT provee las bases para definir el trabajo a realizar apoyando los objetivos del proyecto y estableciendo la estructura adecuada para la administracin del trabajo hasta su terminacin. Siendo la base para identificar todo el esfuerzo y costo requerido para los procesos de soporte y para construir los entregables. La intencin es que la EDT provea una descripcin clara de los objetivos y de los entregables del trabajo que se debe realizar. Los elementos de la EDT deben representar elementos de trabajo identificables (Vg. equipos, datos y servicios), incluyendo el trabajo que se debe realizar por todos los participantes. En esta fase II la EDT se har a nivel de hitos.

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2.8.8.3

Estimacin de costos +/- 30%

Para la estimacin de costos se debe tener en cuenta, que son valoraciones cuantitativas de los costos ms probables que se requerirn para la ejecucin de las actividades del Proyecto. Este presupuesto es a nivel conceptual (Clase IV) y es importante que sea estructurado segn la Gua de estimacin de costos. Algunas fuentes de informacin que se pueden tener en cuenta para la estimacin de costos son obras muy conocidas como la de Peter y Timmerhaus 3, Happel y Jordan4, Samid5, Page6, Garrett7 y Charbanda8, contienen informacin muy completa en forma de grficos y/o correlaciones sobre costos; sin embargo es necesario actualizarlo con los ndices de costos, entre los cuales se cuenta el ndice Nelson-Farrar (revista Oil and Gas Journal al principio de ao y cada 4 meses), ndice de Marshall & Swift Equipment Cost index (indicadores econmicos de Chemical Engineering), ndice chemical engineering plant cost index (revista Chemical Engineering, seccin de indicadores econmicos), ndice Vatavuk air pollution control cost indexes (revista Chemical Engineering, seccin de indicadores econmicos), Pipeline construction cost (revista Oil and Gas Journal).

3 Peters, M.S.; Timmerhaus, K.D. Plant desing and economics for chemical engineers. 3 Ed. McGraw-Hill, New York, 1981. 4 Happel, J.; Jordan, D.G. Chemical process economy. Marcel Dekker, New York, 1975. 5 Samid, G. Computer-organized cost engineering. Marcel Dekker, New York, 1990. 6 Page, J.S. Conceptual cost estimating manual. Gulf Publ. Co., Houston, 1984. 7 Garrett, D.E. Chemical engineering economics. McGraw-Hill, New York, 1989. 8 Charbanda, O.P. Process plant and equipment cost estimations. Craftsman book co, Solana beach, CA, 1979. ELABOR: REVIS: APROB:





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2.8.8.4

Cronograma de hitos

La EDT es la entrada primaria a la definicin de hitos principales de la alternativas a los que ya se les estima un tiempo de ejecucin dando como resultado un cronograma de hitos, es decir donde se desarrollan los aspectos claves y cruciales del proyecto, teniendo en cuenta el alcance preliminar de cada una de las alternativas. Para la programacin de proyectos se debe tener en cuenta: Opinin de expertos: Ellos pueden ser los miembros del equipo de trabajo, consultores, proveedores entre otros. Informacin histrica. Estimacin anloga: es herramienta que se usa cuando no se cuenta con informacin detallada suficiente, la cual se basa en la utilizacin de duraciones reales previas, de actividades similares, para proyectar la duracin de una futura actividad. Estimacin por unidad de trabajo: que se utiliza para estimar las duraciones a partir de las cantidades de trabajo por cada categora especfica (por ejemplo, nmero de planos, toneladas de acero, metros cbicos de excavacin, etc.). Tiempos de reserva (Contingencias): el equipo de trabajo puede escoger un margen de tiempo, reserva o contingencia, que se aade a la duracin de la actividad teniendo en cuenta lo identificado en la evaluacin de riesgos.

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2.8.8.5

Identificacin de recursos

La duracin y los costos de la mayora de las actividades sern significativamente influenciadas por los recursos necesarios para su desarrollo. En esta fase se identifican las personas, equipos, materiales y otros que son requeridos y la cantidad para cada actividad. Algunas fuentes para determinar los recursos de cada una de las alternativas son: Consulta con expertos consultores. Informacin histrica de proyectos o actividades similares. Polticas empresariales (manejo de personal, adquisicin de equipos, entre otros).

2.8.9

Control de Cambios de la Fase

A travs de esta actividad se asegura que los cambios generados en esta fase se desarrollen mediante un proceso sistemtico y documentado que garanticen el cumplimiento de los objetivos de la fase. Algunos tipos y fuentes de cambio son: Cambio en la conceptualizacin de la alternativa. Modificar e incluir una nueva alternativa.

Para documentar estos cambios se hace necesario hacer referencia al procedimiento Control de cambios en proyectos de infraestructura.

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2.8.10

Criterios de compras y contratacin

El detalle de este aspecto esta descrito en la Gua para estructurar la estrategia de contratacin. En este punto se preve para cada una de las alternativas, aspectos como: Equipos de larga entrega. Lmite de costos. Si existe soporte tcnico en el pas

2.8.11

Requerimientos de comunicaciones

En este aspecto se identifican los interesados en el proyecto y el tipo de informacin requerida. Para determinar estos requerimientos de comunicaciones se deben tener en cuenta: Las relaciones entre las responsabilidades del equipo del proyecto y los interesados en el mismo. Las especialidades, disciplinas, entidades, comunidades involucradas en el proyecto. La logstica y ubicaciones. Necesidades de informacin externa.

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2.8.12

Plan de calidad

Esta centrado en realizar un aseguramiento del proceso para llevar a cabo el nivel conceptual, en el cual se debe garantizar: La informacin de entrada este documentada, aprobada y disponible. Todos los productos de nivel conceptual estn definidos y documentados. Se presenta al comit tcnico para la toma de decisin.

El detalle de este proceso esta definido en la Gua de aseguramiento de calidad.

2.8.13

Identificar la adquisicin de tierras.

En esta fase es necesario identificar que negociaciones de tierras son necesarias para la localizacin de las diferentes alternativas, en la conceptualizacin del proyecto se debe dejar claro como puede afectar este aspecto al futuro proyecto.

2.8.14

Identificar las necesidades de licencias y permisos.

Basado en la identificacin del posible sitio y el tipo de tecnologa aplicable, se debe identificar las licencias y permisos son necesarios, de cada alternativa y en especial de la alternativa seleccionada, este dato es una de las entradas importantes de la evaluacin de riesgos y en especial del cronograma.

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2.8.15

Evaluar y analizar los resultados financieros de las alternativas.

La evaluacin econmica de cada una de las alternativas se realiza teniendo en cuenta el resultado de las evaluaciones anteriores para lograr de esta forma una comparacin entre ellas con una misma base de clculo. Los criterios de evaluacin estn definidos en el documento Gua de evaluacin financiera. En la mayora de los casos, el resultado de la evaluacin determinar cul ser la alternativa seleccionada, sin embargo para le caso en que se tengan proyecciones econmicas similares se debe hacer uso de herramientas como rboles de decisin (determinar sensibilidades y margen de resultados) y/ anlisis de Pareto (determina criterios significativos y pesos para comparar las alternativas).

2.8.16

Realizar la Matriz de alternativas

En el formato Evaluacin de Alternativas, se establecen los criterios para la toma de decisiones, entre ellos estn: Tecnologa. Sitio. Aspectos ambientales y sociales ms relevantes. El alcance preliminar de la alternativa. Duracin y costo total. La cuantificacin de los riesgos ms relevantes.ELABOR: REVIS: APROB:





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El resultado de la evaluacin econmica.

2.8.17

Estructurar el caso de negocio (Alternativa seleccionada)

El Caso de Negocio no es ms que la estructuracin total de la mejor alternativa. Para el caso en que se contrate la Ingeniera conceptual, el caso de negocio debe contener los puntos que se encuentran definidos en el formato Informe de caso de negocio y en los casos cuando el nivel conceptual se hace por ECP estos puntos adicionales se agregan al informe de ingeniera.

2.9

Herramientas y tcnicas Consulta de documentos al interior de la empresa, SINE. Realizar entrevistas con personal interno o externo, que conozcan acerca del tema. Legislacin nacional e internacional. Especificaciones tcnicas Anlisis de mercados. Publicaciones. Bases de datos. Consulta de expertos.

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Consulta de informacin histrica. Reunin con el equipo

2.9.1

Identificar las actividades relevantes de la fase 3

Esta informacin se encuentra documentada en formato Informe de caso de negocio.

2.9.2

Buscar la aprobacin de la fase.

Esta se realiza segn el procedimiento de Aprobacin de las fases establecido para cada negocio y se deja registro de la decisin tomada en el Documento Soporte de Decisin.

2.10

Entregables Plan Estructurado para la fase II Aplicacin -Prcticas de incremento de valor y mejores prcticas Evaluacin de tecnologa. Evaluacin de la localizacin (sitio). Evaluacin ambiental. Evaluacin Social. Anlisis de los involucrados.ELABOR: REVIS: APROB:





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Alcance de la alternativa. Evaluacin de riesgos. Estimacin de costos +/- 30%. Cronograma de hitos. Identificacin de recursos. Ingeniera Conceptual. Criterios de compras. Plan de contratacin Requerimientos de comunicaciones. Plan de calidad para esta fase. Identificacin de la adquisicin de tierras. Identificacin de licencias y permisos. Evaluacin y resultados financieros de las alternativas. Matriz de alternativas. Caso de negocio. Actividades relevantes para la fase 3. Documento Soporte de Decisin.ELABOR: REVIS: APROB:





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Formatos: Evaluacin tecnolgica. Evaluacin de la localizacin (sitio). Evaluacin ambiental y social. Evaluacin cualitativa de riesgos. Estimaciones de tiempo y costos. Autorizacin de cambios requeridos para la fase. Matriz de alternativas. Informe caso de negocio.

2.11

Aseguramiento de la calidad de la fase Verificar que el documento de soporte a la decisin contiene toda la informacin requerida

Asegurar que el documento est firmado por las personas designadas. Garantizar que se cumpla con toda la informacin requerida para pasar a la siguiente fase, la cual se encuentra documentada en la lista de chequeo Fase 2 Evaluacin de alternativas.

2.12

Criterios de terminacin de la fase

Recepcin y aprobacin por las personas a cargo, de modo que se pueda continuar a la siguiente fase.

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3. DEFINICIN DEL PROYECTO 3.1 Objetivo

El objetivo principal de la fase 3 es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecucin de la alternativa seleccionada en la fase anterior, con el fin de llevarla a nivel de detalle, configurarla y definirla como proyecto y darle entrada al portafolio de oportunidades de negocio de ECOPETROL. Para llegar a este fin se requiere evaluar el caso de negocio seleccionado, definir sus objetivos, verificar que estn alineados con los planes de desarrollo de ECOPETROL y preparar la documentacin que sirva de sustento para la proposicin del proyecto. Los objetivos especficos de la fase 3 son: Desarrollar el paquete de definicin del proyecto Este objetivo se logra a partir del desarrollo de las actividades relacionadas con las evaluaciones pertinentes en: alcance, recursos, tiempo, costos, estimativos etc., por medio de la siguiente secuencia de actividades:

Definicin del equipo de proyecto y su estructura detallada para la ejecucin del proyecto. Precisin del alcance y elaboracin del diseo bsico Preparacin del estimativo de costos a nivel 3, cronograma y recursos. Evaluacin del riesgo con el fin de llegar a la elaboracin de un plan de administracin de riesgosELABOR: REVIS: APROB:





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Evaluacin de beneficios y confirmacin del caso de negocio. Elaboracin del plan de ejecucin del proyecto (PEP) Evaluacin del grado o ndice de definicin del proyecto (IDP).

Documentar Preparacin de la documentacin para la sancin del proyecto. Preparacin de la documentacin para la fase de ejecucin.

3.2

Descripcin

Con el fin de definir el caso de negocio se requiere evaluar la alternativa seleccionada en la fase 2 desde diferentes enfoques (tcnico, financiero, costos, tiempo y riesgos) verificando que estn alineados con los planes de desarrollo de ECOPETROL, y de esta forma generar la documentacin que conforme el plan del proyecto y sirva como soporte para la fase de ejecucin.

3.3

Beneficios

El Beneficio de desarrollar la fase 3 es ratificar todos los supuestos de la alternativa seleccionada durante la fase 2 con el fin de obtener la confirmacin del caso de negocio. Adicionalmente esta fase nos permite reducir el grado de incertidumbre en el estudio econmico ya que se incorporan los resultados del anlisis de riesgos que se viene ejecutando en paralelo, estos elementos de riesgos permitirn conformar los anlisis de sensibilidad, de los cuales se obtienen los rangos de resultados de cada uno de los indicadores econmicos utilizados en la toma de decisin.

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3.3.1

Bases y variables para el clculo de la evaluacin econmica

Se deben establecer las bases y variables que se tendrn en cuenta para la evaluacin econmica integral de beneficios, con las cuales se corrern los clculos y se definen las opciones de sensibilidad. Dependiendo del tipo de proyecto y los insumos o recursos que requiera, pueden variar de proyecto a proyecto, en general las ms comunes que se necesitan son: Horizonte econmico (aos) Impuesto sobre la renta (%) Tasa de descuento (%) Tasa de cambio Inflacin Variaciones de precios del producto (dlares por barril), cuando aplique. Tasa de regalas (%), cuando aplique. Otros.

3.3.2

Estructura de precios utilizada

Se debe reflejar la estructura de precios utilizada en la evaluacin. Cuando se trate de productos especiales se debe indicar adicionalmente los razonamientos o bases para laELABOR: REVIS: APROB:





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determinacin del precio o valor de oportunidad. Precio de realizacin se expresa como pesos por barriles ($/Bbl), pesos por metro3 ($/m3), pesos por tonelada ($/ton). Para determinar estos precios, en el momento de calcular los beneficios se debe recurrir al documento de DGP (Direccin de planeacin y riesgo), elaborado con este fin.

3.3.3

Bases de clculo de los indicadores econmicos

Se deben especificar y documentar las bases utilizadas para los clculos de las variables econmicas del proyecto, esto permite actualizar sus resultados en la medida que se vean afectados por eventos externos en el momento de la ejecucin.

3.3.4

Indicadores econmicos de evaluacin

Se debe incluir una tabla resumen con los elementos/indicadores econmicos, mostrados a continuacin, tanto a nivel del proyecto como de empresa. Valor presente neto (VPN) (a la tasa de descuento fijada por ECOPETROL) Tasa interna de retorno (TIR) Eficiencia de la inversin (EFI)

Ver Gua de evaluacin Financiera.

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3.3.5

Anlisis de sensibilidad

Se refiere al impacto que sobre los indicadores econmicos del proyecto tendrn las posibles variaciones de los parmetros crticos o bases consideradas del proyecto (inversiones, precios, costos, tiempo, etc.), tomados individualmente.

3.4

Alcance

El propsito de esta actividad es preparar y documentar toda la informacin que:

Sirva de base para la correcta elaboracin de la ingeniera de detalle. Permita la elaboracin de un estimado de costo que tenga el grado de precisin y confiabilidad suficientes para incluir el proyecto dentro del portafolio con un presupuesto ajustado entre el -15% y el 15% para la ejecucin del proyecto. El anlisis econmico del proyecto se realiza con ms detalle, teniendo en cuenta la evaluacin econmica es ms cercana a la realidad. La evaluacin definida en esta fase ser la referencia para entrar al portafolio y abordar la fase 4.

Al inicio de la fase 3 se establece el alcance de entrada con base en el cual se contrata con terceros o ejecuta por parte de ECOPETROL el diseo bsico y sobre el cual se realizan todos los anlisis respectivos en esta fase. Durante la definicin del proyecto el alcance puede variar de acuerdo a cada aspecto que se va evaluando ya sea tcnico, financiero y administrativo.

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3.5

Entradas

Documentos, procesos documentados o informacin a los cuales aplicamos herramientas y tcnicas propias de la fase 3 para lograr obtener los entregables. Informacin histrica de proyectos similares. Lecciones aprendidas de otros proyectos. Actividades planeadas en fase 2 a tener en cuenta en la fase 3. Matriz de alternativas Conceptualizacin de la alternativa Caso de negocio Formatos Documento soporte de decisin fase 2. Roles

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ECP-DPY-P-MMGP-001 Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos