试剂耗材采购管理平台服务手册

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目 录

一、 试剂采购平台概况.....................................................................................................2

二、 平台流程.....................................................................................................................3

三、 采购人员管理.............................................................................................................5

3.1用户管理.......................................................................................................................... 5

3.2 角色管理......................................................................................................................... 6

四、 平台登录演示.............................................................................................................8

4.1平台登陆方式一.............................................................................................................. 8

4.2平台登陆登录方式二...................................................................................................... 9

五、试剂耗材采购管理平台系统操作流程.......................................................................... 10

5.1广西医科大学试剂耗材采购管理平台登陆方式........................................................ 10

5.2 首次登录平台需要完善的信息管理........................................................................... 11

5.3 采购管理....................................................................................................................... 14

5.4 全部订单....................................................................................................................... 16

5.5 数据库外采购............................................................................................................... 19

5.6 个人发起结账............................................................................................................... 20

5.7 验货程序登录............................................................................................................... 22

六、联系方式.......................................................................................................................... 23

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一、试剂采购平台概况

为进一步加强广西医科大学实验用试剂耗材的管理，规范试剂、

耗材采购行为，提高教学科研资金使用效益，实现对试剂耗材的全流

程管理，根据国家有关法律法规和规章制度，结合桂医大国资【2010】

5号《广西医科大学实验试剂和耗材采购管理暂行办法》学校管理办

法及实际情况，特建设试剂耗材采购管理平台。

（一）平台介绍

广西医科大学试剂耗材采购管理平台，在平台原有基础上经过升

级开发，实现了集合试剂采购、审批、存量管理、结算、资料查询、

安全教育宣传于一体的整体解决方案，旨在方便师生，寓管理于服务，

以服务促管理。

“平台”内设实验试剂耗材电子商城，提供对渠道实验试剂耗材

供货体系。商城内供应商来源主要为国内知名实验试剂耗材供应商和

校内用户推荐供应商，“平台”内货品的价格公开透明，比价方便。

（二）纳入“平台”交易范围的商品与分类

1.“平台”可交易范围的商品：

教学、科研实验过程中采购的试剂耗材，包括材料和易耗品，单

笔订单总价在 10 万元以内。材料：凡一次使用即消耗或不能复原的

物资，如化学生物试剂、金属、非金属的各种原材料等。易耗品：指

在使用过程中易于损耗的物资，如玻璃器皿、电子器件、配件、劳动

保护用品等。“平台”可交易范围的商品还包括：I 类手术器械（科

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研实验用）、基因测序、检测等科研服务。如有新增其的类别，

可向科技处提出申请，待科技处审核批准后再另行通知。

2.暂不纳入“平台”可交易范围的商品细目：

耗材类，如：常温下为气态的气体（干冰、液氮、液氦、液氩等）

微生物类，如：细胞、细菌、病毒、病毒构建、病毒包装等。

药品类，如：中药、西药、注射液等。

动物类，如：实验用的兔、鼠、猪、狗、猴等。

易制毒、易制爆危险化学品，如：硫酸、硝酸、盐酸、乙醚、三

氯甲烷、高锰酸钾、甲基乙基酮、甲苯、丙酮、醋酸酐、苯乙酸、哌

啶等，具体可参照《易制毒化学品管理条例》、《易制毒-易制爆化学

品名录》。此类危险化学品的采购不论金额多少，都须经过国资处审

批后采购，通知详见国资处网站“申请单位专栏”。

设备类，如：移液器、电子血压计、干燥箱、离心机等。

3.平台采购的金额范围：订单总价在 10万元以内。

4.采购商品的来源分类：

4.1 商品库采购：商品库里有且可供采购的试剂耗材。

4.2 商品库外采购：商品库里没有，但属于平台可交易范围的商

品。

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二、平台流程

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三、采购人员管理

3.1用户管理

3.1.1 统一认证用户：试剂耗材采购管理平台与学校统一身份认

证平台对接，校本部人员及非小本部人员均无需注册账号（账号由学

校统一身份认证平台分配）。

3.1.2 学生账号，由老师在成员管理中统一新增发放。

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3.2 角色管理

试剂材料询购平台将课题组的角色划分为 4 种：课题组负责人

（又称 PI）、科秘、采购员和成员。一个课题组中不同角色具有不同

的功能权限，具体如下：

PI：是课题组中的最高权限角色，具有提交订单、结账管理、课

题经费管理和成员管理等全部权限。

科秘：比 PI 缺少成员管理的权限，但具有结账管理和提交订单

的权限。

采购员：比 PI 缺少结账管理、课题经费管理和成员管理权限，

但具有提交订单的权限。

成员：只能将需要购买的试剂耗材加入购物车，购物车中的商品

需通过 PI、科秘或采购管理员来提交订单。

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3.3 平台报账说明

3.3.1 成交公示：订单成交在平台平台公示三天异议后，申请人

可在平台中打印出“公示无异议单”结果作为报账依据之一。未按规

定公示或者未按规定采购试剂、耗材原则上不给予报账。

3.3.2 “结账单”和“公示单”的打印：在“个人发起结账”—

结账单查询，看查询打印已确认结账的订单信息。可按结账单号找到

报账订单，点击下载“结账单”和“公示单”文件即可。

3.3.3 采购人员凭证成交公示单（公示三天无异议后）、结账单、

发票等材料到财务处进行报账，具体要求以财务处为准。

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四、平台登录演示

4.1平台登陆方式一

4.1.1 登录对象：有统一身份认证的校本部人员（校本部在职人

员）及非校本部人员，可以通行通过统一身份认证系统的方式进入“试

剂耗材采购管理平台”。

4.1.2 登录网址：浏览器地址登陆栏“http://portal.gxmu.edu.cn/”

网址，登陆学校统一身份认证系统。

4.1.3 登陆账号和密码

“统一身份认证系统”用户账户密码如下：

校本部人员：由学校统一身份认证系统分配（如：职工号 00000），

初始密码统一为：123456 。

非校本部人员：由学校统一身份认证系统分配（如：在财务处的

登录号），初始密码统一为：123456 。

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4.2平台登陆登录方式二

4.2.1 平台所有用户，均可以通过“试剂耗材采购管理平台”

首页网址进行登录。

4.2.2 登录网址：浏览器地址登陆栏 http://210.36.49.30/gxmu

网址，登陆学校统一身份认证系统。

4.1.3 登陆账号和密码

“统一身份认证系统”用户账户密码如下：

校本部人员：由学校统一身份认证系统分配（如：职工号 00000），

初始密码统一为：123456 。

非校本部人员：由学校统一身份认证系统分配（如：在财务处的

登录号），初始密码统一为：123456 。

学生：学生学号，初始密码为：学生自己注册的密码。

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五、试剂耗材采购管理平台系统操作流程

5.1广西医科大学试剂耗材采购管理平台登陆方式

登陆“http://210.36.49.30/gxmu”系统网址

5.1.1教职工（PI）：点击右上角的“登录”按钮；

5.1.2校外人员、学生：点击右上角的“校外人员登录”按钮

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5.2 首次登录平台需要完善的信息管理

5.2.1 “点击实验室管理中心”进入管理页面

5.2.2完善个人信息（“*”星号为必填项）

5.2.3完善收货地址（收货地址可以添加多个，设置常用地址为

默认地址，避免供应商派送错误，影响到货时间）

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5.2.4 完善课题组信息管理：选择课题组所在院系→设置课题组

名称

5.2.5 完善课题经费管理

试剂材料询购平台已与学校财务系统实现无缝对接，平台会自动

读取 PI 在财务系统的课题经费信息，老师提交订单时可以直接选择

经费卡进行支付。PI 根据实际需要可以在“课题经费管理”中设置每

张经费卡是否可用，同时还能为各课题组成员授权每张经费卡的使用

权限。也可以设置每张经费卡使用金额。

5.2.6 申请加入课题组

师生可以通过此功能申请成为其他课题组科秘、采购员或成员，

待 PI 审批通过后即可成为其课题组的成员。从而实现一个账号可兼

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具多个课题组角色，师生采购的时候再根据实际情况进行不同课题组

间切换。

5.2.7 成员管理

课题组负责人（PI）可以在此功能中管理本课题组成员，新增或

修改课题组成员角色或停用成员帐号，另外还可以对申请加入本课题

组的新成员进行审批。

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5.3 采购管理

5.3.1 搜索功能：试剂材料询购平台支持中英文品名、品牌、货

号、CAS 号、供应商名称等信息搜索。以“氯化钠”为例，搜索结果

出来后还可点击所需品牌、供货商和销售级别进行二次筛选，价格的

降序或者升序，能更精准地查找到优质商家的产品。

选购试剂耗材流程：搜索商品→加入购物车

5.3.2 点击“购物车”，进入到管理界面

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5.3.3 提交订单选卡支付：

选择合适的商品加入购物车后，在“我的购物车”中选择商品，

点击“提交订单”。提交订单之前老师可以修改单价、数量、采购要

求和删除商品，其中产品的单价必须与供应商协商后才能进行修改，

以免产生纠纷。师生“提交订单”后需在跳转的新界面中选择收货地

址和收货人，“选卡支付”前请再次确认订单是否有误，如有问题请

返回购物车修改，成功支付后将无法再次修改。

提交订单流程：勾选商品（修改单价（单价必须与供应商协商）、选

择数量、采购需求）→提交订单→确认收货地址、收货人→选卡支付

选卡支付：选择经费级别、项目来源

提交订单示意图

确认收货示意图

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选卡支付示意图

5.4 全部订单

5.4.1 订单查询：可以查询所有订单；也可以按照商品名称、品

牌、货号、包装规格进行单个订单搜索或者导出；查看订单详情；再

次购买；取消订单。

5.4.2 待发货：可以看到所有在等待发货的商品及订单详情。

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5.4.3 待审核：所以订单大于 3 万元小于 10 万，都需要审核部

门审核通过后正常进行采购，在这里看到等待审核的订单及详情。

5.4.4 待收货：在这里看到所有等待确认到货入库的订单及详情。

5.4.5 待结账：在这里看到所有到货入库等待结账的账单及详情。

5.4.6 经费统计：可以看到每个课题需要采购商品经费总和及详

情，详情—可以查看单个课题下需要具体采购明细。

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5.4.7 垃圾箱：可以看到所有取消和购买失败的订单。

5.4.7 收藏夹：选择上但是没有购买的产品。

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5.5 数据库外采购

数据库外采购：

5.5.1 新建采购订单流程：填写供应商→采购原因→课题卡→上

传采购依据、合同单子搞→添加明细→保存订单

5.5.2 历史订单：所以数据库外采购订单都可以在这里查看。

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5.6 个人发起结账

个人发起结账分为：生产结账单、发票管理、结账单详情、订单换卡，

使用角色为：PI、科密。

结账步骤：勾选到货结账订单→订单换卡（如不需要更换，跳过此步

骤）→发票管理→收到发票→打印冰推送财务→已结账单

5.6.1 发起结账， 勾选到货确认订单，点击“生成结账单”，订

单浏览确认订单无误，点击“确认”，系统推送到供应商，通知供应

商送发票。

5.6.2 发票管理

5.6.2.1 收到供应商发票后点击“确认收票”，发票推送到推送

财务。

5.6.2.2点击打印，推送结账单后将无法打印结账单或撤销，确

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认无误后点击“打印”键，订单信息将自动推送到财务系统并无法修

改，点击打印确认后没有连接打印机将自动弹出打印下载界面，选择

下载位置，下载保存。

5.6.2.3 已结账，结账订单查询，均可以通过查询结账单号查询

结账订单及结账历史订单。

也可以查看订单详情、取消结账、打印公示单、打印结账凭证。

注意：公示单在公示栏展示三天后才可以打印

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5.7 验货程序登录

验货管理是指老师对已经收到的商品进行到货确认的功能，目

前系统所有订单都需要经过小程序到货处理。收货人收到供货商配送

单时，需登录平台的微信到货小程序，登录后再扫描配送单的二维码

进行收货，签名后将收货信息上传至服务器。

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六、联系方式联系人：黎老师、黄老师 0771-5330611

易老师 0771-5358884

QQ群：789765904