EEN EIGEN PRAKTIJK, Een gids voor startende tekendocenten, tekentherapeuten en coaches beeldend. door Caroline Smits uitgegeven door de Vereniging Tekentaal november 2014

2

Inleiding Deze gids is bestemd voor leden van de Vereniging Tekentaal. Hij is vooral bestemd voor iedereen die gaat starten met een eigen praktijk. Na de opleiding Genezend Tekenen hebben veel afgestudeerde vakgenoten moeite om een praktijk op te zetten. Ook zijn er veel vragen over regels, wetten, administratie, PR, belasting, e.d. In deze gids heb ik geprobeerd een heleboel aanvullende en praktische informatie te geven, die nodig is bij het opzetten en draaiend houden van een eigen praktijk. Laat je niet afschrikken door de veelheid van informatie. Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Zie de gids ook als een naslagwerk waarin je zo nodig iets opzoekt. Vanwege deze opzoekfunctie staan enkele zaken dubbel vermeld. Zelf ben ik in 2005 begonnen met mijn eigen praktijk in Boxtel. In dezelfde periode begon ik ook als voorzitter van de Vereniging Tekentaal. In die hoedanigheid heb ik veel informatie verworven, via de koepelorganisatie, maar ook door zelf uitzoeken en lezen. Ik werk nu als tekendocent en als tekentherapeut, zowel met volwassenen als en met kinderen. De informatie in deze gids heb ik ook gebruikt in workshops en sessies aan startende leden. Bedenk bij het lezen dat sommige informatie niet voor iedereen hetzelfde is. Ook kan informatie snel verouderd zijn, (denk aan een wetswijziging, een nieuwe eis door zorgverzekeraars of RBCZ, een nieuwe afstudeerrichting, e.d.) Ik hoop dat we allemaal ons vak met veel plezier zullen blijven uitoefenen en dat deze informatie daarbij kan helpen. Caroline Smits Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in geautomatiseerde gegevensbestanden, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder mijn schriftelijke toestemming. Uitgezonderd bijlagen met invulformulieren in Word-bestanden, welke uitsluitend verveelvoudigd mogen worden, voor gebruik in eigen praktijk door leden van de VT. Ik ben niet aansprakelijk voor onjuistheden of onvolledige zaken. Er kunnen geen rechten ontleend worden aan de informatie in deze gids.

Inhoudsopgave 1. De identiteit van mijn eigen praktijk.

1.1.Identiteit 1.2.De naam van mijn praktijk

2. Voor je begint met een eigen praktijk. 2.1. Informatie en boeken 2.2. Maak een bedrijfsplan 2.3. Zoek hulp 2.4. Hoe houd je het vol?

3. Marktonderzoek en ondernemingsplan. 3.1. Marktonderzoek 3.2. Bedrijfsplan 3.3. Maak een mind-map en een stappenplan

4. Administratie opzetten 4.1. Ordners 4.2. Agenda 4.3. Computerbestanden 4.4. Cliëntendossiers

5. Financiële administratie. 5.1. Kasboek 5.2. Zakelijke rekening 5.3. Facturen voor cliënten/ klanten. 5.4. Ziekte, invaliditeit en pensioen

6. Belasting 6.1. Btw 6.2. Inkomstenbelasting 6.3. Uitkering en belasting 6.4. Facturen

7. Regels en wetten 8. PR

8.1. Naamsbekendheid 8.2. Doelgroep 8.3. Netwerken 8.4. Reclamekaarten 8.5. Visitekaartje 8.6. Folders 8.7. Overige reclamematerialen 8.8. Reclame via internet 8.9. Benut alle andere gratis reclame 8.10. Organiseer activiteiten 8.12. Een persbericht, artikel of interview 8.13. Vragenlijst cliëntwaardering. 8.14. De 5 W’s.

9. Verzekeringen 10. RBCZ en vergoeding tekentherapie 11. Klachten Bijlage (n)

1. De identiteit van mijn eigen praktijk. Pas als je zelf een duidelijke identiteit hebt en ook weet welke identiteit je naar buiten uit wilt stralen, kun je succesvol zijn bij de start van je eigen praktijk.

1.1. Identiteit Als je een eigen praktijk wilt starten en succesvol wilt zijn, heeft dat de beste kans van slagen als jij duidelijk weet wie je bent, wat je kunt en wat je wilt. Tijdens de opleiding werk je hier natuurlijk al hard aan, maar je zult er ook mee bezig moeten gaan en blijven om een succesvolle eigen praktijk te hebben. Stel jezelf eens de volgende vragen: Wie ben ik? Wat is mijn achtergrond? Opleiding(en)? Wat zijn mijn vaardigheden en kwaliteiten? Waar ben ik echt goed in? Wat zijn mijn zwakke kanten? Wat is mijn motivatie? Wat laat ik van mezelf zien aan anderen? Wat vind ik zo leuk aan mijn vak? Wat onderscheid jou van een ander? Waarom zou iemand nu net naar mij toe komen? Kan ik verwoorden wat ik doe? (in enkele zinnen) Wat is mijn visie op mijn vak, de gezondheidszorg, spiritualiteit, e.d.? Ben ik trots op mijn vak? Hoe is mijn lichaamshouding? Lichaamstaal? Stem? Hoe kom ik over op een ander? Oefening om bijvoorbeeld tijdens intervisie te doen: “het liftgesprek”. Vertel in 1-2 minuten aan een “oude bekende”: wat doe ik, voor wie en met welk doel. Nabespreken:

- Welke kwaliteiten laat je zien? - Blijft een ander geboeid luisteren? - Hoe was het met je houding en stem? - Welke suggesties kun je geven aan deze persoon? (stem, houding, duidelijkheid enz.) - Zou je naar deze persoon toe gaan voor les/ therapie?

Vertel nog eens in 1 of 2 minuten wat je doet en maak het persoonlijk. “ Stel dat jij bij mij zou komen voor……………., dan zou ik………………,zodat je na een tijdje………..” Nabespreken: wat is het verschil tussen de eerste en tweede manier van uitleg geven? Oefening Wie ben ik? (m.b.v. VISUALS)

- Kies elk een afbeelding die het meeste aanspreekt. Vertel om de beurt in 1 zin waarom het aanspreekt.

- Kies een afbeelding die het beste laat zien wie jij bent. (Symbool is voor jou.) - Kies een afbeelding die de identiteit van jouw praktijk laat zien. (eventueel aparte

kaarten voor therapeut en docent)

5

Schrijf in enkele zinnen op wat je hiervan wilt onthouden. - Wat heb ik te bieden en wat zegt dit over mijn identiteit? En wie er maar niet aan toe komt om echt aan de slag te gaan…..

- Kies een afbeelding die laat zien wat je belemmert. - Kies een afbeelding die laat zien wat je nodig hebt om meer tot je recht te komen.

Zoek zo nodig hulp bij een supervisor als je veel belemmeringen bemerkt bij het te starten. Identiteit gaat ook over: Met welke klachten en hulpvragen kunnen cliënten naar mij toekomen? Hoe kunnen ze me bereiken? Moet men doorverwezen worden? Waar vestig ik me? Met welke therapie werk ik? Vanuit welke visie werk je? Met welke diagnostische methode werk ik? Wat zijn de kosten? Welke zorgverzekeraars vergoeden de kosten? Welke naam krijgt mijn praktijk? Wat kan ik niet zelf en waar heb ik hulp bij nodig?

1.2. De naam van mijn praktijk Bedrijfsnaam Begin al tijdens je studie met het kiezen van een naam voor je praktijk en het ontwerpen van logo, visitekaartje en folder(s), e.d. Trek daar gerust een half tot heel jaar voor uit.

Kies je naam en logo zeer zorgvuldig. Je gaat je naam gebruiken om bekendheid te krijgen.

Stel jezelf de volgende vragen: Wat is de symbolische betekenis van de naam? Welke associaties krijgen anderen bij die naam? Wat past er bij mij en bij mijn praktijk? Wie heeft er nog meer voor deze naam gekozen? (Kijk op internet en bij domeinnaam) Informeer bij de Kamer van Koophandel, of deze naam nog vrij is. Je mag geen naam inschrijven als deze al door een ander wordt gebruikt! Domeinnaam en website Misschien wil je (later) een website. Dan is het handig als je praktijk en je website dezelfde naam hebben. Je hebt voor een website een domeinnaam nodig. Maak een lijst met een heleboel leuke namen. Ga op internet zoeken bij “domeinnaam” . Typ jouw naam in en zoek net zolang tot je een naam hebt die nog vrij is. Weet je zeker dat deze naam het wordt? Leg

6

dan die domeinnaam vast, ook al maak je de eerste tijd nog geen website. Het kost je een klein bedrag per jaar en niemand anders kan die domeinnaam dan meer nemen. Logo Bedenk nu een logo, dat past bij je naam. Snuffel in symbolenboeken en op internet om inspiratie op te doen. Vraag veel andere mensen om mee te kijken en commentaar te geven. Maak heel veel krabbels met verschillende materialen. Houdt het simpel. Eigen stijl Bedenk een bepaalde lay-out, kleur, maat, lettertype, taalgebruik e.d. voor je folder, reclamekaart en visitekaartje. Besef dat je als je daarmee naar buiten treedt, dat jouw stijl en herkenning is. Daar zit je dus lang aan vast. Iets nieuws nemen, betekent dat je eigenlijk opnieuw begint met PR, dus neem er de tijd voor het ontwerpen van jouw presentatiemateriaal. Tegen betaling kun je ook een deskundige deze ontwerpen laten maken. Vooral als je een grote praktijk ambieert, valt dit te overwegen. Kies voor folders en visitekaartjes hetzelfde, goed leesbare, lettertype en maak ze in bij elkaar passende kleuren, op stevig papier.

2. Voor je begint met een eigen praktijk. Voor je echt kunt beginnen met je praktijk, zal je veel moeten voorbereiden. Natuurlijk kun je al een enkele cursus of (oefen)sessies doen tijdens je studie. Intussen ga je aan de slag om alle andere zaken te weten te komen en een heleboel voor te bereiden.

2.1. Informatie en boeken Je zult informatie moeten verzamelen, d.m.v. vragen, lezen, cursus, o.i.d. Duidelijke informatie over het starten van eigen bedrijf kun je o.a vinden in de boeken: - Een gezonde zaak, Wim van Veldhuizen. ISBN 90-807364-5-7 - PR voor Dummy’s. ISBN 90-430-1090-1 - WHAM Succesvol thuiswerken, Edith Hagenaar. ISBN 90-76541-204 - Handboek “ondernemen” aanvragen bij de belastingdienst. - Starterspakket van de Kamer van Koophandel. - Zowel bij de belastingdienst als bij de Kamer van Koophandel kun je gratis persoonlijke

informatie krijgen, zowel telefonisch als in een gesprek.

2.2. Maak een bedrijfsplan Door het maken van een eenvoudig bedrijfsplan, kom je er achter of een eigen praktijk wel haalbaar is voor jou. (zie hoofdstuk 3) Besef dat je geen vakantiegeld, uitkering bij ziekte en invaliditeit en geen pensioen krijgt als zelfstandig ondernemer.

2.3. Zoek hulp Beroepsvereniging Word lid van de Vereniging Tekentaal om contacten te maken ( in je eigen regio en landelijk.) Je krijgt dan ook andere informatie en het vakblad. Intervisie Zoek of begin een intervisiegroep, voor contacten, overleg, steun, hulp, oefensessies, ideeën uitwisseling e.d. Omdat je in een eigen praktijk geen collega’s hebt, is een intervisiegroep een fijne manier om te overleggen en steun te krijgen. Supervisie Voor hulp en begeleiding bij je eigen proces en hulp bij je werk als therapeut/ docent. Hulp van bekenden Bedenk wie je allemaal kent. Heeft iemand die je kent toevallig al een eigen bedrijf / praktijk? Ken je iemand die goed is met taal? Wie helpt je met de PR Wie weet wat van lay-out? Wie heeft connecties bij de krant? Waar kun je folders kwijt?

8

Ken je mensen die klanten of cliënten aan jou kunnen doorverwijzen? Wie weet wat van administratie of financiën? VRAAG OM HULP!

2.4. Hoe houd je het vol? Heb je een eigen praktijk aan huis zonder collega’s? Plan regelmatig tijd om te ontspannen en zorg goed voor jezelf. Houd je werk en privéaangelegenheden zo veel mogelijk gescheiden. Een aparte ingang voor je praktijk is wenselijk. Het blijft belangrijk om jezelf regelmatig op te laden, bijvoorbeeld door kunstzinnig bezig te zijn. Maar ook verdieping in medische, psychosociale of spirituele zaken kan zinnig zijn. Voor geregistreerde tekentherapeuten is het verplicht om deel te nemen aan intervisie, supervisie en nascholing. Met je collega’s kun je bespreken wat je tegenkomt in je werk. Je kunt hulp vragen, samen ervaringen delen en zaken bespreken. Door studie en nascholing leer je steeds weer wat nieuws over je vak. Op deze manier blijft je werk boeiend en blijf je persoonlijk groeien.

3. Marktonderzoek en ondernemingsplan. Ben ik aan de studie begonnen omdat ik het leuk vind of omdat ik mezelf wilt ontwikkelen? Studeerde ik omdat je al werk in deze richting en meer wil leren? Wil ik een nieuwe weg inslaan? Deed ik de studie om er mijn brood mee te gaan verdienen als tekentherapeut, coach en/of tekendocent? Heb ik al een bedrijfsplan? Heb ik al marktonderzoek gedaan?

3.1. Marktonderzoek Vraag je eerst eens af:

- Wat wil ik gaan doen? - Waarom wil ik dit doen? - Hoe ga ik dat doen?

Maak een marktanalyse - Onderzoek of er wel behoefte is aan een bedrijf zoals jij wilt starten. - Wat is er al in je omgeving en zorg ik voor aanvulling? - Hoe kan ik me onderscheiden van anderen? - Hoe lopen vergelijkbare praktijken in de omgeving? - Hoe groot is de gemiddelde praktijk? - Hoe zijn bij anderen de verdiensten?

Doelgroepanalyse

- Wie wil ik als klant? - Hoe groot is die doelgroep? - Wat is de behoefte van die doelgroep?

Concurrentie

- Wat zijn mijn concurrenten? - Heb ik concurrenten?

3.2. Bedrijfsplan Een eenvoudig bedrijfsplan maken is heel zinvol. Je kunt op deze manier enigszins inzicht krijgen in wat je te wachten staat en wat je verdiensten zullen (kunnen) zijn. Lees hierover meer in het boek “Een gezonde zaak” of doe eventueel mee aan een workshop van de Kamer van Koophandel. In een bedrijfsplan horen een aantal zaken te staan, zoals:

- De naam van het bedrijf/ de praktijk. - Wat wordt aangeboden. - Doelstelling - Doelgroep(en). - Welk onderscheid met anderen. - Vestigingsplaats. - Kosten - Inkomsten.

Maak in ieder geval een schatting van alle investeringskosten, zoals:

10

- Inrichting (kasten, tafels, stoelen, lampen, archiefkast, e.d.) - Papier en alle tekenmaterialen - Kosten voor PR - Mappen e.d. voor administratie - Kosten voor het maken van een website - Telefoon, laptop, e.d.

Maak een schatting van alle jaarlijkse (vaste) uitgaven. - Lidmaatschap VT - Registratie RBCZ - Kamer van Koophandel - Verzekeringen - Telefoon, postzegels, enveloppen e.d. - Website - Huur - Aanschaf materialen - Intervisie, supervisie, nascholing - Reiskosten

Bedenk wat je wilt gaan verdienen. Reken nu uit of dit haalbaar is en tel daarin ook de vakanties mee. Stel jezelf een heleboel vragen, zoals:

- Wat moet een les of sessie kosten? - Hoeveel moet je gaan werken? - Wil ik dat? - Krijg ik zoveel klanten? - Heb ik nog andere inkomsten? - Heb ik concurrentie? - Heb ik bekenden die aan je doorverwijzen? - Ga ik samenwerken? - Heb ik huurkosten? - Is het haalbaar om je eigen bedrijf/ praktijk op te zetten?

3.3. Maak een mind-map en een stappenplan Ben je ervan overtuigd dat een praktijk zoals je dat wenst een goede kans van slagen heeft, maak dan een mindmap en een stappenplan. Mind-map Alle dingen die je moet en wilt gaan doen om je praktijk op te zetten, komen eerst in de mindmap. Je neemt hiervoor een groot vel papier en in het midden zet je “eigen praktijk” Daaromheen komen steekwoorden zoals, werkruimte, financiën, administratie, PR, hulp, e.d. Elk woord ga je nu weer verder uitwerken. Op internet zijn veel voorbeelden te vinden. Stappenplan/ actielijst Na de mind-map sorteer je alles onder elkaar tot een actielijst. Zet ze in volgorde van tijd. Nu kun je verder aan de slag. Elke keer dat je iets hebt gedaan van je stappenplan/ actielijst streep je het af.

4. Administratie opzetten Elk bedrijf krijgt te maken met administratie. Zet je eigen administratie op en zorg voor een goede ordening van al je papieren, mappen e.d. Dit geeft overzicht, maar is bovendien verplicht omdat je verantwoording moet kunnen afleggen bij de belastingdienst.

4.1. Ordners - Gebruik het ordner systeem (uitgebreide info over dit systeem vind je in de bijlage - Voor financiële administratie zie hoofdstuk Financiën.

4.2. Agenda Gebruik een aparte agenda voor je bedrijf en noteer alle afspraken. Voor de belastingdienst dien je oude agenda’s 5 jaar te bewaren.

4. 3. Computerbestanden Maak op je computer mappen voor al je bestanden en verdeel ze weer onder in kleine mappen. Ontwerp en maak bestanden van onderstaande documenten. Maak van alle bestanden een back-up op een Cd-rom of Usb-stick of externe harde schijf.

- folder - reclamekaart - visitekaartje - standaardfactuur (voorbeeld in bijlage) - briefpapier met adresgegevens (en logo) - persberichten - cliëntendossier (in een bijlage een leeg dossier en een bijlage met uitleg) - behandelovereenkomst (in bijlage lege formulieren en een ingevuld voorbeeld) - intakeformulier tekentherapie - inschrijfformulier cursussen/ workshops - begeleidende brief bij inschrijven cursus - teksten voor je website - cliëntwaardering formulier (zie bijlage)

(zie voor meer informatie ook betreffende hoofdstukken)

4.4. Cliëntendossiers Je bent verplicht om van elke cliënt een dossier bij te houden. In een cliëntendossier bewaar je het intakeformulier, de behandelovereenkomst, sessieverslagen, afspraken, eventuele aantekeningen, notaties van telefoongesprekken, verslag oudergesprek, e.d. Zet op elk document een datum. Opmerkingen over je eigen gedachten, twijfels, of losse aantekeningen die je maakt tijdens intervisie of supervisie horen niet in het dossier! Verzin een handig systeem van mapjes voor je cliëntenverslagen/ dossiers. Volgens de wet ben je verplicht tot geheimhouding van cliëntgegevens. Bewaar cliëntendossiers daarom in een afgesloten kast, of schaf een hangmappenkastje (met slot) aan. Bedenk hoe je tekeningen per cliënt of cursus bewaart.

5. Financiële administratie. Voor velen is dit een lastig stukje van hun eigen praktijk. Heb je eenmaal uitgezocht hoe het zit voor jou persoonlijk, en hoe je een kasboek moet bijhouden, dan valt het mee. Noteer alle uitgaven en inkomsten direct, of in ieder geval elke week. Je bent volgens de wet en belastingdienst verplicht om je financiële administratie bij houden.

5.1. Kasboek Neem voor je financiële administratie een aparte map/ ringband. Maak hoofdstukken/ tabbladen met inkomsten, uitgaven, jaaroverzicht. Eventueel bewaar je ook informatie van de belasting in deze map. Vraag de gratis folder “het ordnersysteem” aan bij de belastingdienst. (zie ook bijlage 1) Daarin staat op een simpele manier uitgelegd hoe je uitgaven en inkomsten kunt bijhouden op papier. Als je zelf alles kunt bijhouden scheelt je dat veel geld. (Wie niet met een papieren administratie wil werken, kan een boekhoudprogramma voor de computer aanschaffen) Inkomsten: Noteer alle inkomsten die je hebt. Noteer ook alle bedragen aan Btw. Voor de Btw-boekhouding moet je de BTW van inkomsten bijhouden (ook als ze niet op je rekening staan, moet je ze wel betalen!) Alle bonnen van aankopen moet je bewaren en kunnen overleggen, ( bonnen nummeren, opplakken op A4tje en bewaren bij je kasboek) Heb je iets betaald per bank, noteer dit dan met datum en verwijzing naar nummer van afschrift. Je bankafschriften bewaar je in bijbehorende ordner. Uitgaven Noteer alle inkomsten met data en factuurnummer e.d. Noteer ook de betaalde Btw. (Dit heet voorbelasting) Jaaroverzicht Aan het eind van een boekjaar maak je een jaaroverzicht. Hierin staat vermeld: het beginsaldo en eindsaldo van je kasboek en je bankrekening, het totaalbedrag aan inkomsten en uitgaven. Je kunt aan jezelf een bedrag (loon) overmaken en noteren als uitgave. Dit jaaroverzicht heb je nodig bij je (loon)belastingaangifte. Vraag hierbij eventueel om hulp.

5.2. Zakelijke rekening Open eventueel een “zakelijke rekening” om je persoonlijke en bedrijfsmatige financiën gescheiden te houden. Om deze rekening te openen heb je een bewijs van de Kamer van Koophandel nodig. (let op: je krijgt dan meteen ook te maken met Btw )

5.3. Facturen voor cliënten/ klanten. In bijlage 2 vind je een voorbeeldfactuur. Je kunt deze gebruiken voor cursussen, workshops en individuele sessies. Neem de voorbeeldfactuur en pas hem aan met je eigen gegevens. Sla op in een aparte map op je computer. Vermeld op elke nota een factuurnummer. Deze factuurnummers noteer je ook in je boekhouding. Het is handig om elke cliënt een eigen nummer te geven.

13

Het factuurnummer kan het cliëntnummer, met jaartal en volgnummer bevatten. Ontwerp jouw eigen handige systeem. Bijvoorbeeld: 2011-3228 (jaartal, klant 32, volgnummer 28 Bereken en vermeldt tevens de Btw en zet die op de rekening. (tenzij je vrijstelling hebt gekregen) Leden die geregistreerd zijn krijgen bij hun registratie een voorbeeldfactuur met RBCZ logo, zodat rekeningen ingediend kunnen worden bij de zorgverzekeraars. Alleen geregistreerde leden mogen het logo van RBCZ op hun factuur plaatsen.

5.4. Ziekte, invaliditeit en pensioen Wie voor zichzelf werkt krijgt geen uitkering bij zwangerschap, ziekte of invaliditeit. Je verzekeren tegen deze risico’s is mogelijk, maar dan ben je bijna de helft van je inkomsten kwijt aan deze verzekering. Wie een eigen praktijk heeft, bouwt geen pensioen op.

6. Belasting Als je een eigen praktijk hebt, krijg je te maken met 2 soorten belasting, namelijk de inkomstenbelasting en de Btw.

6.1. Btw Voor de Btw ben je ondernemer als je zelfstandig een bedrijf of een beroep uitoefent. Het is daarbij niet van belang of je winst maakt! Het gaat erom of je structureel (en niet incidenteel) werkzaamheden verricht. Zodra je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, wordt je bedrijf doorgegeven aan de belastingdienst. Anders moet je jezelf aanmelden. Je krijgt een Btw-nummer. Je bent verplicht een boekhouding bij te houden en daarin moet je ook alle betaalde en ontvangen Btw noteren. Je bent verplicht om Btw te betalen over alle diensten die je verleent. Alle Btw die je betaald hebt over je uitgaven, mag je verrekenen. Kijk voor het Btw tarief op de site van de belastingdienst http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven_en_vrijstellingen/tarieven_en_vrijstellingen Voor lessen aan kinderen hoef je geen Btw te betalen. Btw aangifte Heb je eenmaal een Btw-nummer, dan krijg je elke 3 maanden een brief om je er aan te herinneren dat je aangifte moet doen. Voor je gaat aangeven tel je in je boekhouding alle Btw op die je hebt ontvangen op ook tel je de Btw op die je betaald hebt. Aangeven van Btw gaat digitaal. Ga naar de website van de belastingdienst en kies “zakelijk” en dan naar “inloggen ondernemers”. Je hebt brieven gekregen met een inlognaam en inlogcode, waarmee je kunt inloggen. Je vult het formulier in. De eerste keer is het even goed lezen en uitzoeken hoe dit gaat. Invullen Btw-formulier: In eenvoudige gevallen vul je waarschijnlijk bij 1a en 5a hetzelfde bedrag in, namelijk het totaal van ingekomen Btw. Bij 5b noteer je het totaal van Btw die je betaald hebt op goederen en diensten voor je bedrijf. (dit heet voorbelasting) Verdien je weinig, dan mag je bij 5d de kleine ondernemersaftrek invullen (wel even nalezen!) De rest wordt automatisch ingevuld. Je krijgt hierna te zien wat je aan Btw moet betalen of wat je terugkrijgt. Weet je zeker dat het goed is, dan klik je op verzenden. Voor je uitlogt maak je een kopie die je bewaart op je computer. Je kunt deze uitprinten en de volgende keer gebruiken bij het invullen, zodat je in 10 minuten klaar bent. Opmerking: Er is een kleine ondernemersregeling (lees zelf even goed na) waarbij je Btw wel moet opgeven, maar niet hoeft te betalen. Je mag dan namelijk hetzelfde bedrag als je opgeeft er weer aftrekken, zodat je opgaaf 0 euro is. Dit bedrag bedraagt rond de € 1880.

15

Als je een kleine omzet hebt kan je Btw vrijstelling krijgen (aan te vragen bij de belastingdienst). Je moet in dit geval eerst een jaar Btw bijhouden en betalen (of terug ontvangen) Als je na dit jaar kunt aantonen dat je onder een bepaald bedrag blijft, kun je vrijstelling vragen. “Zwart” werken? Het lijkt misschien aanlokkelijk om zwart te werken en je inkomsten niet op te geven aan de belasting, vooral als je maar weinig uren werkt. Zodra je echter een website hebt of folders rond gaat strooien, ben je vindbaar, ook voor de belastingdienst. Bedenk, dat je bij controle je hele administratie moet kunnen tonen, dus ook agenda’s, cursistenlijsten, boekhouding, enz. Zit je fout, dan kun je een naheffing krijgen plus een flinke boete.

6.2. Inkomstenbelasting Iedereen met een inkomen betaalt inkomstenbelasting. (tenzij je inkomsten heel laag zijn) Inkomstenbelasting wordt achteraf berekend over het hele jaar. Als je nog andere betaalde baan hebt, geef je inkomsten uit therapie of cursussen op als “overige inkomsten” De regelgeving voor inkomstenbelasting is per persoon en situatie heel erg verschillend. Ga van te voren goed na wat voor jou persoonlijk zal gelden. Het beste kan je even met de belastingtelefoon bellen. Daar kan je een adviesgesprek aanvragen. Een medewerker zet met jou alle dingen op een rijtje. Laat je afspraken zwart op wit zetten, zodat er achteraf geen onduidelijkheid is. Om ondernemer te zijn voor de inkomstenbelasting moet je aan een aantal criteria voldoen. O.a. aansprakelijk zijn voor schulden van je onderneming, meerdere klanten hebben, winstverwachting en minimaal 1.225 uur/jaar aan je onderneming besteden. Het kan dus zijn dat je wel een ondernemer bent voor de Btw, maar niet voor inkomstenbelasting. Ten slotte moeten mensen die freelance werkzaamheden verrichten er voor zorgen dat ze goede afspraken met de opdrachtgevers hebben, waaruit duidelijk blijkt dat er geen sprake is van een verkapt dienstverband. Mogelijk moeten zij een VAR (verklaring arbeidsrelatie) aanvragen bij de belastingdienst, om te voorkomen dat er achteraf nog heffingen worden verrekend. De uitgaven aan studie, nascholing, reiskosten voor studie, boeken, materialen, e.d. kun je aftrekken van je inkomen. Vraag hulp bij het invullen van je jaarlijkse belastingopgave, als je hier geen ervaring in hebt.

6.3. Uitkering en belasting Als je wilt gaan werken vanuit een uitkering is het heel belangrijk de zaken goed voor te bereiden. Zorg dat je weet wanneer je een ondernemer bent! De regels zijn vaak weer anders dan bij de belastingdienst! Vraag ruim van te voren na welke regels voor jou gelden.

16

Het neerleggen van een folder kan al een ondernemersactiviteit zijn, waarna je gekort wordt op je uitkering! Enerzijds wordt je soms beperkt, anderzijds is er vaak veel meer mogelijk dan je denkt.

zorg voor een gedegen bedrijfsplan. Hiervoor kun je vaak begeleiding krijgen. zorg voor goede contactpersonen, vraag of er een loket is gericht op mensen met

plannen voor zelfstandig bedrijf. vraag om je heen naar ervaringen van anderen.

Vraag na of je hier recht op hebt en wat het precies inhoudt. (FNV kan je hier ook bij helpen als je je in eerste instantie buiten de uitkering om wilt oriënteren). Het is altijd de kunst om enerzijds de instantie tevreden te houden en anderzijds goed voor je eigen belangen op te komen. Hoe duidelijker het is dat er hier sprake is van een echt vakgebied, waar je ook een inkomen mee kunt verwerven, des te makkelijker zal het zijn om je onderneming te mogen beginnen!

6.4. Facturen Neem de voorbeeldfactuur (bijlage 2) en bereken en vermeldt de Btw over therapiesessies en cursussen op elke rekening. (tenzij je Btw vrijstelling hebt gekregen) Let op: Als de Btw niet op de rekening staat, moet je die toch betalen!

7. Regels en wetten Informatie over wet- en regelgeving Therapeuten, coaches en docenten dienen zich net als ieder ander te houden aan de Civiele wet en de Privacywet. Therapeuten en coaches dienen zich ook te houden aan de WBGO (wet geneeskundige behandelovereenkomst) en de wet BIG. (wet beroepen in de individuele gezondheidszorg) We moeten ons dus wel houden aan de wet BIG, maar we zijn niet BIG-geregistreerd. (zie bijlage wet- en regelgeving en uitgebreider op http://www.rbcz.nu bij Informatie/ Downloads & Links: Wetteksten) Als therapeut of coach heb o.a. je de volgende verplichtingen:

- Je dient een dossier bij te houden van iedere cliënt. - Je hebt de plicht tot geheimhouding van alle gegevens van je cliënten. - Je moet de cliëntendossiers in een afgesloten kast bewaren. - Cliëntendossiers dien je 15 jaar te bewaren. - Geen seksuele relaties aangaan met cliënten.

Beroepsprofiel en beroepscode Je dient je als lid van de VT tevens te houden aan de betreffende beroepsprofielen. (zie www.tekentaal.nl) met daarin opgenomen de beroepscode.

Kinderen Voor kinderen die je in behandeling krijgt, dien je de behandelovereenkomst in principe door beide ouders te laten ondertekenen. (In uitzonderingsgevallen mag hiervan afgeweken worden, als het belang van het kind ernstig geschaad zou worden.)

Rechten van de cliënt en recht op inzage cliëntendossier. Op de website van RBCZ staat duidelijke uitleg over de rechten van de cliënt. Bij deze informatie wordt ook per leeftijdsgroep aangegeven wat de rechten zijn van minderjarige kinderen en ouders bij, m.b.t. recht op inzage cliëntendossier. Zie http://www.rbcz.nu/ bij Informatie/Downloads & Links: Diversen: Uw recht als Patiënt.

Kamer van Koophandel Wie een eigen bedrijf heeft, dient tegenwoordig ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel. Vraag een informatiegesprek aan, om na te gaan of je het echt verplicht bent en om te overleggen over het moment dat jij je het beste kunt inschrijven. Belasting (Zie ook hoofdstuk 6) Voor de belastingdienst ben je volgens de wet verplicht om een administratie en een financiële administratie bij te houden. Enkele zaken waar iedere ondernemer zich aan dient te houden zijn o.a.:

- Agenda’s 5 jaar bewaren. (belastingdienst) - Jaarstukken 7 jaar bewaren.(belastingdienst)

8. PR Hoe krijg ik bekendheid, klanten en genoeg inkomsten? Als je start met een eigen praktijk, zal je iets moeten doen aan PR. Hiermee wordt bedoeld dat je naamsbekendheid moet krijgen, dat mensen je weten te vinden, dat men weet wie bent en wat je doet, voor wie je dat doet, dat je website goed bezocht wordt, dat je klanten krijgt en genoeg gaat verdienen. Het opzetten van een praktijk kost meestal enkele jaren. In die begintijd moet je alle mogelijke manieren verzinnen om bekendheid te krijgen en veel energie steken in PR. Loopt je praktijk zoals je wilt, dan hoef je minder te doen. Het is echter nodig om blijvend enige aandacht te besteden aan PR, om steeds weer nieuwe klanten te blijven trekken. PR kan veel geld kosten als je gaat adverteren, maar wie slim is, benut vooral de gratis mogelijkheden. Hieronder staan een aantal tips, waar je hopelijk wat aan hebt.

8.1. Naamsbekendheid Zorg dat je naam of bedrijfsnaam zo vaak mogelijk ergens genoemd wordt met een berichtje in een plaatselijke of regionale krant, kabelkrant, nieuwsbrief bibliotheek of buurtblaadje. De meeste plaatselijke/ weekkranten plaatsen wel een artikel als je start met je nieuwe praktijk. Benut die kans. Vraag eventueel om een interview en mail een foto van jezelf. Veel weekbladen plaatsen een kort persberichtje als het nieuwswaarde bevat. Een persberichtje kan gaan over cursussen die starten, 5-jarig bestaan van je bedrijf, nieuwe werkruimte, een lezing, een kerstworkshop, activiteit, open dag, tentoonstelling, enz.

8.2. Doelgroep PR werkt het beste als je de doelgroep bereikt waarmee je wilt werken. Bedenkt dus goed op wie jij je wilt richten. Welke leeftijd heeft je doelgroep? Zijn het kinderen, werkende volwassenen, ouderen? Welke tijd heeft men beschikbaar? Bedenk activiteiten om je doelgroep te bereiken, zodat deze activiteiten wat opleveren. Wil je met ouderen werken, dan benader je een ouderenorganisatie en geeft een lezing met tekenopdracht. Wil je met kinderen werken, dan probeer je op een ouderavond iets te organiseren. Wil je werken met mensen die ziek zijn, dan kan een patiëntenvereniging een ingang zijn. Geef een lezing die aansluit bij de “week van” bijv. de opvoeding, psychiatrie, spiritualiteit, Boekenweek, en sluit aan op het thema.

8.3. Netwerken “Netwerken” is een heel goede manier om bekendheid te krijgen. Dit komt goed van pas als je iets wilt organiseren. Zorg dat je sleutelfiguren leert kennen in je omgeving, zoals artsen, fysiotherapeuten, andere hulpverleners, winkeliers, medewerkers bibliotheek, gemeente, buurthuis, (brede) scholen, vrouwenorganisaties, e.d. Ga een keer naar de Nieuwjaarsborrel op het gemeentehuis, of naar de opening van een tentoonstelling, o.i.d., want daar kom je dezelfde en/of andere mensen tegen. Vraag aan andere gasten wie ze zijn en wat ze doen en vertel ook kort wie jij bent en wat je doet. Neem je visitekaartjes en folders mee en deel ze uit.

19

Bundel je krachten ook eens met anderen om samen iets leuks te organiseren. Zie collega’s niet teveel als concurrenten, maar benut elkaars bekendheid en kunde.

8.4. Reclamekaarten Laat een flinke stapel opvallende en kleurige reclamekaarten en/of boekenleggers drukken, met een mooie afbeelding en enkele steekwoorden en wat informatie. Bij een grote bestelling wordt het (in verhouding) goedkoper. Je kunt een kaart maken met de naam van je bedrijf. Als je zowel therapeut als docent bent, zou je 2 verschillende kaarten kunnen maken, voor elke doelgroep één. EEN MOOIE KAART VALT OP EN NEEM JE GRAAG MEE…………... Maak de kaart zo, dat je er een tijd mee kan doen, dus geen data en informatie die snel verandert. Geen lange teksten, want de kaart is een lokkertje. Verwijs naar je website, want daar kun je veel informatie op kwijt. Leg je kaarten bij supermarkten, bibliotheek, winkels, cafés, buurthuis, filmhuis, tentoonstelling, lezing, school, zwembad, enz. (Je kunt ook brutaal zijn en stapeltjes op tafeltjes leggen of uitdelen bij een evenement of vereniging.) Bijpassend kun je visitekaartjes, boekenleggers, e.d. laten maken. Er zijn internetbedrijven waarbij je zelf kunt ontwerpen en voordelig kaarten e.d. kunt laten maken. (bijv. Vistaprint)

8.5. Visitekaartje Een visitekaartje gebruik je om vaak uit te delen, zodat anderen je gegevens hebben en je zo nodig kunnen vinden. Maak ze zelf of laat ze drukken. Een visitekaartje heeft een standaardmaat van 85x55 mm. Je kunt natuurlijk afwijken en iets speciaals bedenken. Ook handig om te gebruiken om een afspraak op te noteren.

8.6. Folders Folders zijn een beetje “uit”, al zijn er plekken waar het zin kan hebben om ze neer te leggen, zoals een wachtkamer bij een arts of fysiotherapeut. Komt er iemand voor een intake of kennismaking, dan kun je eventueel een uitgebreider foldertje meegeven. Voor tekentherapie kun je de folder van de VT gebruiken. Tips: Maak je zelf een informatiefolder? Als je de tekst klaar denkt te hebben, dan ga je zoveel mogelijk doorstrepen. Een korte tekst wordt eerder gelezen. Bij een lange tekst haakt men af. Bedenk voor wie de folder bedoeld is. (cliënten, cursisten, artsen?) Maak je folder overzichtelijk en met een heldere lay-out.

8.7. Overige reclamematerialen Er is nog veel meer reclamemateriaal te bestellen met je eigen naam, logo, afbeelding e.d. Als je via internet een bestelling doet voor reclamekaarten of visitekaartjes, krijg je meer aanbiedingen te zien. Denk hierbij aan een tas, fietstas, pen, boekenleggers, blocnote, muismat, stikkers, mok, poster voor op je autoruit, posters, enz. Je wordt gelokt met kortingen.

8.8. Reclame via internet In deze tijd is een eigen website eigenlijk een must voor iedere ondernemer. Het geeft ook mogelijkheden voor effectieve en gratis PR. Je moet er dan voor zorgen dat je eigen website

20

genoemd staat op andere websites met een “link”. Dit kan op websites van bekenden, maar vooral op websites waar meer informatie staat over cursussen of therapie. Het kost wat tijd (aanvragen wachtwoord en invullen gegevens), maar loont de moeite. Een gratis vermelding kan op o.a. op de volgende gratis websites: www.hetuitstapje.nl, www.koopplein.nl , www.leukecursus.nl, www.courseclick.nl, www.kunstzinnig.nl , www.kunstinzicht.nl

8.9. Benut alle andere gratis reclame Bij een activiteit of lezing in de bibliotheek, boekhandel, buurtcentrum, e.d. verzorgt deze instantie meestal de PR voor jou, met artikeltjes in kranten, nieuwsbrief, vermelding op website, poster e.d. Zo bereik je veel mensen en bespaar je zelf veel tijd, geld en moeite.

8.10. Organiseer activiteiten Verzin zelf leuke activiteiten om je bedrijf te promoten. Je kunt een open dag organiseren, kennismakingsworkshops, een expositie, of aansluiten bij een activiteit in je gemeente. Hieronder lees je enkele voorbeelden/ tips. (Kinder-)Boekenweek Zoek de data en thema’s bijtijds op via internet. Bedenk een bijpassende leuke (korte) teken- of schilderactiviteit, eventueel met tentoonstelling en lezing. Benader de bibliotheek (of boekwinkel) en vertel wat je wilt doen en vraag of ze meewerken. Vraag of ze de PR doen. Vraag ook een vergoeding voor de materialen. Natuurlijk weer flink reclamekaarten uitdelen en een informatiemap neerleggen. Organiseer een tentoonstelling van eigen werk of van cursisten. Doe dit in een bibliotheek, buurthuis, winkel o.i.d. in je woonplaats of omgeving. Leg er een map met informatie en foto’s over je werk bij. Ga er (een dagdeel) zelf bij zitten zodat men vragen kan stellen en kennismaken. Koppel er een tekenmiddag, kleurwedstrijd, o.i.d. aan voor kinderen. Ouderavond Probeer tijdens een ouderavond van een school een lezing te geven over tekenen met kinderen. Met natuurlijk ook wat tekenopdrachten om door de ouders zelf te laten doen en ervaren. Vrouwendag 8 maart Benader de organisatie van dit gebeuren, of regel zelf iets met enkele bekenden als er in jouw woonplaats nog niets gebeurt. Kijk op internet wat anderen doen en krijg hierdoor zelf meer ideeën. Vraag aan enkele vrouwen om voor hapjes te zorgen, liefst uit verschillende landen. Biedt bijvoorbeeld gratis workshops aan, met een hapje en dansen erna. De meeste gemeentes geven hiervoor een eenmalige subsidie, vooral als het een intercultureel gebeuren wordt. Deel vooral veel reclamekaarten uit en laat e-mail adressen invullen op een lijst.

21

8.12. Een persbericht,artikel of interview. Een persbericht is een kort informatief stukje voor de krant, met nieuwswaarde. Een persbericht verstuur je als bijlage in een e-mail, gericht aan de redacteur van de krant, met het vriendelijke verzoek om het te plaatsen. In de bijlage vind je een voorbeeld van een persbericht. Begin je met je praktijk, denk je dat je veel nieuws te melden hebt over je vak, of ken je iemand bij een krant? Probeer een groter artikel geplaatst te krijgen.

8.13. Vragenlijst cliëntwaardering. Dit is ook PR. Door de cliënt na afloop van de therapie te vragen om dit formulier in te vullen, dwing je deze om na te denken over de zin en het resultaat van de therapie. Als de klant zich bewust is van het positieve effect, zal hij een ander aanraden om ook naar jou toe te gaan!

8.14. De 5 W’s. Waar moet je aan denken als je een artikeltje, kaart, persbericht, poster o.i.d. maakt? Gebruik als geheugensteuntje de 5 W’s.

Wie: ben je/ zijn jullie?

Wat: heb je te bieden?

Waarom: leuke kreet of wat uitleg

Wanneer: datum en tijd.

Waar: locatie, adres, tel, e-mail, website noemen.

9. Verzekeringen Opstal- en inboedelverzekering Bij een praktijk aan huis is dit waarschijnlijk al geregeld. Heb je een verbouwing laten uitvoeren en veel nieuwe spullen aangeschaft, vraag dan na of de dekking nog voldoende is. Arbeidsongeschiktheid Je bent niet verzekerd tegen arbeidsongeschiktheid. Een zelfstandige verzekering afsluiten is zeer kostbaar. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Verzekering tegen schade die anderen kunnen oplopen tijdens hun verblijf in jouw praktijk. (voorbeeld: iemand struikelt over een snoer en breekt een arm.) Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Verzekert tegen schade die iemand zou kunnen ondervinden door jouw beroepsmatige handelen. (voorbeeld: iemand beweert niet meer te kunnen werken door jouw manier van therapie geven) Juridische bijstandsverzekering Indien er een tuchtzaak komt tegen jou als therapeut, worden de kosten van je advocaat vergoed. De laatste 3 verzekeringen zijn verplicht voor RBCZ geregistreerde leden en voordelig als pakket af te sluiten. (zie http://www.rbcz.nu/ ) Verder zijn deze verzekeringen aan te raden aan alle therapeuten, hulpverleners en coaches die zich geen grote kosten van schade of rechtszaak kunnen veroorloven. Als je alleen docent bent, is alleen een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering te overwegen.

23

10. RBCZ en vergoeding tekentherapie De meeste zorgverzekeraars vergoeden tekentherapie (in hun extra pakket) De tekentherapeut of coach dient dan wel lid te zijn van de Vereniging Tekentaal, en tevens geregistreerd te zijn bij RBCZ/TCZ RBNG is een koepelorganisatie die therapeuten registreert. Er zijn een groot aantal beroepsverenigingen bij aangesloten. Je kunt je laten registreren als je aan de eisen voldoet, zoals die te lezen zijn op de website www.tekentaal.nl. De geregistreerde leden zijn duidelijk aangegeven op de ledenlijst. Je moet wel betalen voor het TBNG, dat gekoppeld is aan RBNG. Het TCZ is een onafhankelijke organisatie die het tuchtrecht regelt. Er zijn meerdere mogelijkheden om je werk vergoed te krijgen. Soms wordt de therapie vergoed door de werkgever, bij klachten die ontstaan zijn tijdens of door het werk. Je kunt gaan werken met groepen in het bedrijfsleven. Je kunt werkzaamheden verrichten die vergoed worden uit een PGB. Er zijn leden die een vergoeding krijgen via een school, instelling e.d., maar deze werken dan meestal niet in een eigen praktijk. Meer en uitgebreide info over de RBCZ met o.a de Eisen RBCZ/TCZ zijn op de site van www.tekentaal.nl te vinden.

24

11. Klachten Docenten kunnen te maken krijgen met eenvoudige klachten. Therapeuten en coaches kunnen te maken krijgen met simpele klachten en klachten over “beroepsinhoudelijk handelen”. Belangrijk is, om direct bij een klacht helder te krijgen wat de klant wil. Wil hij een probleem opgelost hebben, gelijk krijgen over iets dat niet goed ging, of wil hij de therapeut aanpakken? Wijs een cliënt/ klant op onze klachtenregeling op de website. Simpele klachten kunnen te maken hebben met o.a.:

- declaraties die niet kloppen - openingstijden praktijk - vervanging - therapeut die gemopperd heeft dat cliënt te laat komt. - praktische praktijkvoering

Dit soort zaken dienen door de beroepsvereniging zelf afgehandeld te worden door de klachtencommissie. Belangrijk is in dit geval dat bij een klacht direct een luisterend oor aanwezig is. De vertrouwenspersoon voor klachten staat genoemd op de website van de VT. Dat wil de cliënt namelijk, gehoord worden door een onafhankelijke ander. Meestal is het dan vlot op te lossen.

Klachtenregeling De klachtenregeling van de VT staat op de website.

Tuchtrecht De klachten die te maken hebben met het beroepsinhoudelijk handelen kunnen voor RBCZ geregistreerde leden voor een tuchtraad komen. Bij dit soort klachten vindt iemand dat de therapeut onjuist heeft gehandeld, dat er schade is geleden door de behandeling, o.i.d. Beroepsgenoten helpen om een oordeel te vellen, samen met de andere leden van de tuchtraad. De tuchtraad kan zo nodig sancties opleggen, zoals een boete, een berisping, een tijdelijke ontzegging en zelfs schrappen uit het register. Ben je niet geregistreerd is bij RBCZ, dan kan een klant naar de civiele rechter stappen indien hij een klacht heeft. Dit brengt hoge kosten met zich mee en tevens schaad je hiermee de hele beroepsgroep, omdat dit soort rechtszaken openbaar is.

25

Bijlage 1

Ordnersysteem Altijd uw administratie op orde met het ordnersysteem Met een ordnersysteem heeft u uw administratie en boekhouding altijd op orde en weet u precies hoe u er financieel voorstaat. Zeker als startende ondernemer kunt u dat goed gebruiken. Zo zet u een goed ordnersysteem op. Hoe staat u er financieel voor? Als u een goed ordnersysteem gebruikt, kunt u deze vraag zonder problemen beantwoorden. Want met een ordnersysteem is uw administratie en boekhouding altijd op orde en heeft u overzicht. Maar ook als u de administratie uitbesteedt heeft het voordelen. Want hoe efficiënter u uw spullen aanlevert, hoe minder tijd en geld het kost om deze te verwerken. Het begin: ordners kopen Koop 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Schaf ook een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw in te vullen. Geef elke ordnermap een naam, in deze volgorde:

Kas

Bank

Debiteuren

Verkoopboek

Crediteuren

Inkoopboek

Correspondentie Kleine administraties: Voor een kleine administratie heeft u maar 4 ordners nodig:

Kas/bank

Debiteuren/verkoopboek

Crediteuren/inkoopboek

Correspondentie De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie verdeelt u onder op alfabet.

Het ordnersysteem: zo werkt het

1. Bankafschriften Stop alle bankafschriften in de ordner 'Bank'. Dat kan bijvoorbeeld ook een print van uw internetrekening zijn. Het meest recente afschrift komt bovenaan.

2a.Facturen maken Als u een factuur maakt voor een klant, vermeldt dan: a. Uw eigen (bedrijfs-)naam en adres, btw- en handelsregisternummer, volledige naam en

adres van de klant b. Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2011 begint u bijvoorbeeld met 2011-

001, en vervolgt met 2011-002, en zo verder. Vindt u het vervelend om met 001 te beginnen? Begin dan met 2011-100 en ga dan zo verder. Als de nummering maar doorlopend is!.

c. Wat er geleverd of gedaan is d. Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage en het totaal te betalen

bedrag door de klant. Vergeet ook de betalingstermijn niet! Het origineel stuurt of geeft u aan uw klant.

26

2b.Kopieën van factuur maken en apart opbergen

De eerste kopie gaat in de ordner 'Verkoopboek'. Op nummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze ordner komen alle facturen die in een boekjaar naar klanten heeft gestuurd, of ze nou betaald zijn of niet. Belangrijk: uit de ordner 'Verkoopboek' mag u nooit iets verwijderen.

De tweede kopie gaat in de ordner 'Debiteuren', op naam van de klant (alfabetisch). 3. Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers

Maak eerst een kopie van de factuur en stop hem daarna in de ordner 'Crediteuren'. Op naam van de leverancier of op betaaldatum, afhankelijk van wat u makkelijk vindt. Berg het origineel op in de ordner 'Inkoopboek', op naam van de leverancier (alfabetisch). Belangrijk: ook uit deze ordner mag u nooit iets verwijderen.

4. Betalingen door klanten

Haal een kopie van de betreffende factuur uit de ordner 'Debiteuren'. Stop deze, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald, achter het afschrift van de kas of de bank.

Contante betalingen, zonder dat u daarvoor een factuur heeft gemaakt, noteert u in het kasboek of verwerkt u in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of eigen telling.

5. Betalingen aan leveranciers

Haal de (kopie van de) inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner 'Crediteuren'. Stop hem, afhankelijk van hoe u de leverancier heeft betaald, voor in de map van de kas of bank.

Nadat u een afschrift van de bank heeft ontvangen waarop die betaling staat vermeld, of deze zelf heeft uitgeprint, bergt u de (kopie van de) inkoopfactuur achter dit afschrift op.

Doe dit ook met pin- of chipbonnen. Let er op dat u ook de (originele) kassabon (niet alleen de pin- of chipbon) heeft waarop het bedrag aan btw staat. Anders is de btw niet aftrekbaar!

6. Betalingen onderweg Zolang u nog geen bankafschrift heeft ontvangen of gemaakt, bevinden zich bovenop het laatste afschrift alle inkoopfacturen die al zijn betaald. U weet dus ook zonder computer altijd wat uw banksaldo is.

Goed om te weten

U bent wettelijk verplicht om uw administratie minimaal zeven jaar lang te bewaren.

27

Bijlage 2

Voorbeeldfactuur Dit document zelf aanpassen en gegevens aanvullen, dan opslaan en uitprinten zonder deze opmerking.

De heer/ mevr.

Tekentherapeut

Naam Straat

Postcode /woonplaats

Email: …………………………….

Praktijknaam Website: www……….nl

Kvk:………….

VerenigingTekentaal

Lid nummer:……………

Cliëntgegevens Factuurgegevens

Naam Adres Postcode + Woonplaats geboortedatum

Factuurdatum: Factuurnummer:

Declaratiegegevens dd/mm/jjjj Consult tekentherapie van ……min. € dd/mm/jjjj oudergesprek van ……min. € dd/mm/jjjj Cursusomschrijving en data €

19 % Btw €

Totaal bedrag factuur €

Wilt u dit bedrag binnen 14 dagen overmaken op bankrekeningnummer …………. t.n.v. ……………….., onder vermelding van het factuurnummer. (of: Dit bedrag is contant voldaan op …………………….)