Eerikki mäki 20130123

Eläkkeelle siirtyminen asiantuntijatyössä - kokemuksen ja osaamisen säilyttämisen käytännöt

- ELSA –

Laatuseniorit / lounastapaaminen 23.1.2013

TkT Eerikki Mäki, Aalto-yliopisto, työpsykologian ja johtamisen tutkimusryhmä

Tausta ja tarve

• Suomen elinkeinoelämä perustuu pitkälti tietoon, osaamiseen ja asiantuntemukseen. Asiantuntijatieto ja osaaminen ovat organisaatioiden toiminnan ja kilpailukyvyn perusta.

• Asiantuntijatyössä tieto ja osaaminen ovat keskeisesti sidoksissa henkilöön, asiantuntijaan. Heidän siirtyessä eläkkeelle on organisaatio vaarassa menettää tärkeää tietopääomaa.

• Lähitulevaisuudessa, suurten ikäluokkien eläköityessä, jää eläkkeelle myös suuri joukko asiantuntijoita.

• Osaamisen jakamiseksi ja tiedon säilyttämiseksi tarvitaan sekä teknologiaan että ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja organisatorisiin käytäntöihin perustuvia ratkaisuja.

2

ELSA lyhyesti

• Tutkimusprojekti toteutettiin 3/2010-5/2012 (+ Valtion ELSA 2012)• Tavoitteena oli selvittää kuinka asiantuntijaorganisaatioissa voidaan

– Tunnistaa säilyttämistä vaativa kokemusperäinen asiantuntijatieto ja osaaminen asiantuntijan jäädessä eläkkeelle

– Valita tai kehittää sopivia menetelmiä asiantuntijatiedon ja osaamisen säilyttämiseksi ja jakamiseksi asiantuntijoiden jäädessä eläkkeelle

• Hankkeessa tutkittiin 55 eläköitymistapausta 18 eri organisaatiossa (+ 10 neljässä valtion organisaatiossa)

• Haastatteluita n. 200 (eläkkeelle jäävät asiantuntijat, heidän seuraajansa, esimiehiä, henkilöstöhallintoa)

• Mukana oli mm. seuraavia asiantuntijoita:– Organisaation ylintä johtoa, asiakas- ja tuotepäälliköitä, terveydenhuollon asiantuntijoita,

kehitys- ja koulutuspäälliköitä, lakimiehiä

3

ELSA – projektin kulku osallistuvan organisaation näkökulmasta

ELSA-loppuseminaari

Suunnittelu-palaveri

Haastatteluidentoteutus

Aineistonanalysointi

ELSA-seminaari

Tulostenraportointi,

palaute-keskustelu

Tutkimuksen tavoitteiden tarkentaminenTutkittavien tapausten määrittelySopiminen toimintatavasta,aikataulusta ja muistakäytännön asioistaTaustatietojen kirjaaminen

Tutkijat haastattelevatkohdeorganisaatiostavalittuja työntekijöitä 4-6 kpl/tapausHaastattelukäyntejä 2-4 kpl/tapaus

Haastatteluaineiston litterointija analysointiAineisto- ja teorialähtöinenvertailuTulosten kirjaaminen

Tutkijat raportoivat tuloksistaorganisaation edustajille(ppt-muodossa)Keskustelu tutkijoiden ja organisaation edustajien välillä Esim. n. 3 kk aloituksesta

Seminaari osallistuneille organisaatioilleSeminaarissa esitellään 30 tutkitun tapauksen tulokset Järjestetään kaksi kertaa vuonna 2011 Kirjallinen väliraportti

Seminaari kaikille osallistuneilleorganisaatiolle ja muilleasiasta kiinnostuneilleJärjestetään vuodenvaihteessa 2011-2012Kirjallinen ELSA-loppuraportti

4

Tutkimuksessa mukana olleet organisaatiot

Mitä on kokemusperäinen osaaminen

• (Työ)kokemuksen kautta kertynyttä osaamista ja asiantuntemusta – Käsityöammateissa: oppipoika – kisälli – mestari – Asiantuntijatehtävissä: koulutus – työssä oppiminen – asiantuntija

• Usein puhutaan hiljaisesta tiedosta, (”tiedämme enemmän kuin osaamme artikuloida”)– On järjetöntä opiskella pyörällä ajoa ohjekirjan avulla (tai edes kirjoittaa sellaista ohjekirjaa)– Hiljainen tieto on know-how tietoa (ei siis know-what tai know-why tietoa) – Hiljainen tieto sisältää teknisen elementin (taito tehdä jotain) sekä kognitiivisen elementin

(mentaaliset mallit, kyky hahmottaa maailmaa)– Hiljaisen tiedon kerryttäminen ja asiantuntijaksi kehittyminen ovat hitaita prosesseja

• Asiantuntijuudella ELSA-projektissa viitattiin jonkin erityisalan tai tehtäväkokonaisuuden syvälliseen ymmärtämiseen ja hallintaan, taitoon soveltaa omaa osaamista erilaisissa konteksteissa sekä kykyyn ratkaista oman asiantuntemusalueen ongelmia.

Mitä on kokemusperäinen osaaminen

• ELSA-projektin aineistossa asiantuntijatyön ja kokemusperäisen osaamisen piirteistä erityisesti painottuivat:

– Kyky hallita useita osaamisalueita (oman erityisosaamisen lisäksi)– Yhteistyö- ja asiantuntijaverkostoissa toimiminen – Erilaiset tiedon hankinnan, käsittelyn ja jalostamisen prosessit omalla osaamis- ja

asiantuntija-alueella– Lainsäädännön tuntemus

Asiantuntijoiden eläköitymiseen liittyvät mahdollisuudet ja osaamisriskit

8

1. Tietoa organisaation prosesseista, tuotteista ja palveluista katoaa

2. Tietoa toimialan sekä organisaation kehitysvaiheista sekä historiasta katoaa

3. Luottamukselliset suhteet yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa kärsivät

4. Informaalit sosiaaliset verkostot muuttuvat tai katoavat

1. Vakiintuneita, mutta vanhentuneita, toimintatapoja voidaan uudistaa

2. Yksiköiden, tiimien ja yksittäisten työntekijöiden tehtäviä voidaan määritellä uudelleen

3. Organisaation osaamista voidaan uudistaa tarvittavalla tavalla

9

”Et ku tulee joku ongelma ni sen voi ratkasta yhellä tavalla,mut on muitakin tapoja eikä itse pidä olla sitä mieltä että tää

minun tapa on paras ja näin ne pitää tehä, vaan ottaa huomioon muut,niin sillon pystyy saamaan asioita läpi ja kehitystäviemään eteenpäin.” Eläkkeelle jäävä asiantuntija

9

”…loppupeleissä se on se yksittäinen ihminen,kellä ne langat on käsissä, ja kun se ihminen lähtee,

niin niit lankoja ei enää oo.– eläkkeelle jäävä asiantuntija

Keskeisen asiantuntijuuden tunnistamisen vaikeus

10

”En ainakaan itse näe, että olisi mitään sellaista [osaamista], mitä jollain muulla ei olisi”. Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

”Ettei sellasta päivän soheltamista ja uus kaveri kattookun vanha kaveri tekee kauppaa. Ei se johda mihinkään.

Sit meillä pitäs olla samantyyppinen tapa, kun uusien ihmistenperehdyttämiseen, niin pitäs olla siihen vanhan ihmisen poislähdön kans.

Siinä pitäs olla esimies mukana ja pitäs avata sitä työtehtävää,ja löytää niitä mahdollisesti erityisosaamisia, mitkä sitten

pyritään siirtään.” Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

Miksi siitä on vaikea saada kiinni tai miksi sitä on vaikea tunnistaa

11

”Meil ei oo varsinaisesti käytäntöö eikä prosesseja. Tää on se alue, jossa meiän täytyy todella tehdä sitä työtä,

ylipäätänsäkin että me tunnistettais meidän, avainosaaminen, et mikä meille on tärkeetä osaamista.”

-eläkkeelle jäävä asiantuntija

”Me ollaan tehty kalenteri ja listattu asiat, jotka pitää käydä läpi” -eläkkeelle jäävä asiantuntija

Tiedon tunnistaminen ja säilyttäminenasiantuntijoiden eläköityessä:

prosessi vai projekti?

Tiedon jakamisen ja luomisen tavat (Nonaka ja Takeuchi,

1995)

12

SosialisaatioTiedon jakaminen imitoimalla,observoimalla, opastamalla,

kokemusten vaihdolla

UlkoistaminenHiljaisen tiedon artikulointi esimerkiksi dokumentoimalla

tietoa

YhdistäminenTietoa yhdistetään ja

systematioidaan esimerkiksitietokannoiksi tai dokumentaatioiksi

SisäistäminenTekemällä oppiminen,

harjoittelu

Hiljainen

tieto

Hiljainen tieto

Hiljainen

tieto

Hiljainen tieto

Eksplisiittinen tieto

Eksplisiittinen tieto

Eksplisiittinen tieto Eksplisiittinen tieto

Miten sitä voidaan siirtää

13

“Ei se oo sitä, että vanha kokenut kaveri puhuu puhelimessa ja putsaa pöytänsä ja kattoo kaikki keskeneräset työnsä ja

toinen ihmettelee vieressä ja juo kahvia. Ja näinhän se menee, varsinkin jos esimiehelläkään ei oo siihen nyt aina

ihan kaikkiin oo aikaa, jos ei siinäkään oo mitään sapluunaa ja tapaa tehdä töitä, jos se jättää sen tilanteen siihen, niin

siinähän ne kaverit sitten kuukauden, kaksi ihmettelee keskenään. Eli siinä pitäs olla joku systemaattinen juttu,

mitkä asiat kaikki käydään läpi, ja sille pitää antaa aikaa.” -eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

Asiantuntijatiedon ja –osaamisen tunnistaminen

14

Tiedon dokumentointi

Muistitikku

Muistilistat Työparityöskentely

Lähtöhaastattelu

Vuosikello

Tiimi-, ryhmä- ja organisaatiotason käytännöt Strateginen osaamisen johtaminen

Ad hoc käytännöt

Osaamisprofiilien dokumentointi ”Markkinalähtöisyys”

Reaktiivisetmenetelmät

Proaktiivisetmenetelmät

Asiantuntijatiedon ja –osaamisen tunnistaminen

15

Tiimi-, ryhmä- ja organisaatiotason käytännöt• Kiinnostavien hankkeiden esittely muulle

työyhteisölle • Viralliset tiimi- tai osastopalaverit • Seuraajasuunnittelu• Tiimityöskentely• Excel-kirjanpito tiimin tms. osaamisista• Tehtäväkierto • Sisäinen koulutus • Rekrytointitilanteisiin liittyvä osaamisen

arviointi • Toimenkuvat / tehtäväkuvaukset • Kehityskeskustelu• Laatukäsikirja• Tehtävä- ja organisaatiomuutokset

Strateginen osaamisen johtaminen• Strateginen pidemmän aikavälin pohdinta • Osaamisen kehittämisen suunnittelu• Osaamisriskien kartoittaminen • Osaamisen SWOT • Osaamiskartoitus Ad hoc käytännöt

• Kahvipöytä- jalounaskeskustelut

Osaamisprofiilien dokumentointi• Puhelinluettelo• Intranet • Henkilökortti• Osaamismatriisit Intrassa

”Markkinalähtöisyys”• Asiakastyytyväisyyskyselyt• "Spontaani" asiakaspalaute • Asiakastarpeiden arviointi• Sidosryhmäkeskustelu • Toimintaympäristön muutoksiin

liittyvät mahdollisuudet jauudet vaatimukset

Proaktiivisetmenetelmät

Asiantuntijatiedon ja –osaamisen jakaminen ja säilyttäminen

16

Vertaisoppiminen • Työparityöskentely• Seniori-juniori parit • Oppipoikatoiminta • Tehtäväkierto • Tiimityö • Fyysisen työympäristön hyödyntäminen• Sisäinen liikkuvuus • Oppimispajat • Oppiminen case-työskentelyn avulla • Jälkipyykkipäivät • Sidosryhmiin tutustuttaminen

(asiakkaat, yhteistyökumppanit, yms)

Tiedon eksplikointi • Tiedon dokumentointi• Tehtävä- ja prosessikuvaukset • Sähköpostien organisointi • Perehdytyskansio

Eläkkeelle jäävän asiantuntijan hyödyntäminen • Eläkkeelle jäävä asiantuntija kouluttajana • Neuvonantajana tai konsulttina toimiminen • Mentorointi• Konsulttina toimiminen eläköitymisen jälkeen • Lähtöluennot

Ad hoc käytännöt• Kahvipöytä- ja

lounaskeskustelut

Teoreettinen tarkastelulinssi tiedon jakamisen mahdollisuuksista

Kulttuuri ja työyhteisö

Tiedonjakaminen

Sisäiset tekijät:ValtaVastavuoroisuusUlkoiset tekijät:Suhde tiedon vastaanottajaanTiedon jakamisesta saatava hyöty

Motivaatio

Hiljainen & eksplikoitu tieto

Tiedon arvo ja merkitys

Tiedon luonne

Muodollinen vuorovaikutus

Epävirallisen tilaisuudet

Mahdollisuudet

Ipe M. (2003) Knowledge Sharing on Organizations: A Conceptual Framework. Human Resource Development Review, Vol. 2 (4), 337-359.

17

Tiedon säilyttämistä ja jakamista edistävät ja estävät tekijät

18

Lähde: Mäki ym. (2011) Asiantuntija jää eläkkeelle:Kuinka organisaatio turvaa tiedon ja osaamisen säilymisen?Työelämän tutkimuspäivät 2011.

• Säilyttämistä vaativa tieto on määritelty

• Tiedon jakamiselle on määritelty tavoitteet

• Tiedon jakaminen on suunnitelmallista ja systemaattista

• Tiedon jakamiselle on varattu riittävästi aikaa

• Tiedon jakaminen kuuluu työnkuvaan

• Tiedon jakamisen onnistumista seurataan ja arvioidaan

• Tiedon jakamiseen liittyvät roolit ja vastuut on määritelty

• Asiantuntijan eläkkeelle siirtymisen vaikutuksista

keskustellaan työyhteisössä

• Kokemusta ja asiantuntemusta arvostetaan

• Motivaatio jakaa ja vastaanottaa tietoa

• Hyvä henkilökemia tiedon jakajan ja vastaanottajan välillä

• Esimiesten tuki

• Säilyttämistä vaativaa tietoa ei ole määritelty

• Tiedon jakamista koskevan suunnittelun vähäisyys

• Systemaattisten käytäntöjen puute

• Organisaatiomuutokset vaikeuttivat tiedon jakamista (ei

tiedetty kenelle tietoa pitäisi jakaa)

• Toimintaympäristön muutokset vaikeuttivat tiedon

jakamista (työssä tarvittava tieto muuttuu nopeasti)

• Tiedon jakamiseen tarvittavan ajan puute

• Asiantuntemusasteen erilaisuus (tiedon jakajalla ja

vastaanottajalla)

• Epäselvyys hyvistä tiedon jakamisen käytännöistä

Asiantuntijoiden eläköitymiseen

liittyvä tavoitteiden määrittely osaamisen johtamisen

näkökulmasta

Arviointi, seuranta ja johtaminen

Asiantuntijuuden säilyttäminen tai

kadottaminen

Keskeiset toimijat, roolit ja vastuut

RESURSSIT

Asiantuntijuuden säilyttäminen

Johtaminen sekä asiantuntijuuden ylläpitämistä

ja kehittämistä tukeva kulttuuri

Aika, raha, osaaminen, menetelmät

PROSESSIT

Asiantuntijuuden tunnistaminen



näkökulmasta



kadottaminen


RESURSSIT





PROSESSIT




näkökulmasta



kadottaminen


RESURSSIT





PROSESSIT


Asiantuntijuuden tunnistamisen kaksi näkökulmaa

Kriittinen ja henkilösidonnainen

asiantuntijuus vs.

helposti korvattavissa oleva asiantuntijuus

Asiantuntijuuden tunnistamisen kaksi näkökulmaa

Kriittinen ja henkilösidonnainen

asiantuntijuus vs.

helposti korvattavissa oleva asiantuntijuus

Tulevaisuudessa(kin) hyödyllinen asiantuntijuus

vs. vanhentuva/vanhentunut

asiantuntijuus

Asiantuntijuuden tunnistamisen käytäntöjä

• Kehityskeskustelut• Osaamistietokannat• Sidosryhmien hyödyntäminen

”-- et nyt on aika ravistella kun tuolla ulkopuolellakin kaikki muuttuu, niin meidän pitää pysyä siinä mukana siinä muutoksessa, että vastataan haasteisiin mitä tuolt ulkopuolelt tulee ja kattoo sitten, et se toiminta, et se ei haavotu, et tavallaan ne tarpeet tulee kyl aika paljon sitte tuolt asiakaskunnastaki, että miten meillä pitää näitä hoitaa.” Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

Asiantuntijuuden säilyttämisen mekanismit ja käytännöt

• Asiantuntijuuden jakaminen– Rinnakkain työskentely– Seniorirooli

”Mut kuitenkin tehtiin sellainen ratkaisu, että sitten hän jätti tän osastonvetämisvastuun ja ajateltiin et näin hänelle jää aikaa sitten siirtää tätä

tietoaan paremmin. Ja olla sit mukana näissä muutamissa asiantuntijahommissa.” Esimies

– Tarinointi– Mentorointi

Asiantuntijuuden säilyttämisen mekanismit ja käytännöt

• Asiantuntijuuden hajauttaminen– Tiimirakenne– Tehtävä- ja henkilöstöjärjestelyt, kuten tehtäväkierto

• Asiantuntijuuden tallentaminen eli dokumentointi

”Mut tavallaan, kuka nyt tulis hoitaan niitä hommii niin kannattais hänelle tuoda esille, et tämmöstä ja tämmöstä materiaalia löytyy.” Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

• Ennakoiva ja systemaattinen osaamisen johtaminen



näkökulmasta



kadottaminen


RESURSSIT





PROSESSIT


Resurssit: Roolit ja vastuut

• Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija– tavoitteiden asettaminen– keskeisen asiantuntemuksen määritteleminen– säilyttämisen käytäntöjen toteuttaminen

• Seuraaja– säilyttämisen käytäntöjen toteuttaminen

Resurssit: Roolit ja vastuut

• Lähiesimies

• HR– organisaatiotason käytäntöjen kehittäminen ja tuki

• Ylin johto– tulevaisuuden osaamistarpeiden tunnistaminen

”Et kyllähän mun tehtävä on niinkun nostaa keskusteluun. -- Must tuntuu että -- mä oon tämmönen prosessoija, tai tämmönen käynnistäjä. Et kyl mä niinku

kans itse aattelen silleen, et asiantuntijatyössä niin , ryhmän jäsenet on aktiivisia.” Esimies

Resurssit: Aika, raha ja osaaminen

• Aika voi sekä tukea että haitata osaamisen säilyttämistä– tarvitaan rinnakkain työskentelyyn ja seuraajan oman kokemuksen

karttumiseen kokeneen asiantuntijan ohjauksessa– liika aika voi haitata suunnitelmallisuutta ja rakenteiden luomista

• Taloudellisia kustannuksia tuottavat– rinnakkainen työskentely– oppimisen vaatima aika– rekrytointi

• Osaaminen ja ymmärrys suhteessa– osaamisen johtamiseen– tiedon ja kokemuksen merkitykseen– tiedon ja kokemuksen säilyttämisen käytäntöihin

”Siin äkkii lipsahtaa kuitenkin sit sinne eläkkeelle jotain sellasta tietoo, vaikkei ne ihmiset itse sitä halua. Ihan vaan sen takia, et sitä ei organisoitu sitä prosessia.” Seuraaja



näkökulmasta



kadottaminen


RESURSSIT





PROSESSIT


Asiantuntijuuden säilyttämisen seuranta ja arviointi

• Onnistumisten ja epäonnistumisten tunnistaminen on käytäntöjen kehittämisen edellytys.

• Arvioinnin ja seurannan osa-alueet– tavoitteet– resurssit– prosessit ja käytännöt– johtaminen– tulokset

• Arvioinnin tasot– yksittäiset eläkkeelle siirtymisen tapaukset ja niissä sovelletut asiantuntijuuden tunnistamisen ja

säilyttämisen käytännöt• Miten yksittäisistä onnistumisista tehdään organisatorisia käytäntöjä? Millaisilla edellytyksillä niitä voidaan

soveltaa erilaisissa tilanteissa?– organisaation yhteiset osaamisen johtamisen prosessit ja käytännöt

• Miten näitä hyödynnetään yksittäisissä tapauksissa ?



näkökulmasta



kadottaminen


RESURSSIT





PROSESSIT


”… tai en mä oo kuvitellutkaan et mä oon korvaamaton, mut sit se vesilasikoe et ko peukalon laittaa veteen niin se täyttyy se

paikka kun se peukalo otetaan siitä poies. Ja kyl se ihan oikeesti niin on.”

Eläkkeelle siirtyvä asiantuntija

”Että se on tavallaan sitä johtamista myös loppuun asti. Tämäkin prosessi pitää johtaa.”

Esimies

Kiitos!

Lisätietoja ja ELSA-projektin loppuraportti:[email protected]

http://www.hcl.hut.fi/projects/elsa/tietoa.html

35



Tiedon ja osaamiseen johtamiseen liittyviä haasteita asiantuntijoiden eläköitymisen yhteydessä 1/3

36

Haaste RatkaisuAsiantuntijoiden eläkkeelle siirtyminen ja sen seuraukset ennakoidaan puutteellisesti

• Henkilöstöosasto seuraa yhdessä esimiesten kanssa eläköitymisen kehittymistä lähivuosina ja arvioi sekä kehittää tämän perusteella tarvittavia toimenpiteitä.

• Sovitaan yleisesti, että eläkkkeelle jääminen ja jäljellä olevien vuosien tehtäväkokonaisuus ovat aina yksi keskusteluaihe vuosittaisissa kehityskeskusteluissa, esimerkiksi työntekijän täyttäessä 60 vuotta.

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija ja hänen esimiehensä tekevät suunnitelman siitä, millaista tietoa ja osaamista pyritään säilyttämään ja millaisin keinoin. Kun tämä suunnitelma tehdään riittävän ajoissa, sen toteutumista voidaan seurata.

• Seuraavan kahden vuoden kuluessa eläkkeelle jäävät (ja/tai eläkeiän saavuttavat) asiantuntijat muodostavat vertaisryhmän, jossa yhdessä pohditaan keinoja osaamisen jakamiseksi ja säilyttämiseksi. HR tukee prosessia ja kerää työkalupakkia hyvistä käytännöistä eläkkeelle jäävien asiantuntijoiden ja heidän esimiestensä käytettäväksi.

• Eläkkeelle jäänyt asiantuntija toimii vielä eläkkeelle jäämisen jälkeen konsulttina tai neuvonantajana. Eläkkeelle jäävä asiantuntija ja hänen seuraajansa voivat sopia säännöllisiä tapaamisia, joissa käsitellään seuraajan valmistelemat asiat.

• Eläkkeelle jäävän asiantuntijan lähtemisen vaikutuksia tiimin tai työyhteisön tiedon ja osaamisen tasoon pohditaan yhdessä (tässä voi olla esimiehen lisäksi mukana työyhteisön muita työntekijöitä).

• Esimerkiksi työtehtäviä kierrättämällä pyritään varmistamaan, ettei työyhteisö ole riippuvainen yksittäisten työntekijöiden osaamisesta.

• Pyritään varmistamaan, että organisaatiossa on tarvittavaa osaamista esimerkiksi tekemällä osaamisrekistereitä tai kompetenssiarviointeja.

• Eläkkeelle jääneiden työntekijöiden alumnitoiminnan aloittaminen.


37

Haaste RatkaisuTietoa suhteista asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin katoaa

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija dokumentoi keskeisiä yhteistyösuhteitaan ja niihin liittyviä toimintoja. Dokumentointi noudattaa sovittua systematiikkaa ja kattaa esimerkiksi viimeiset kaksi työssäolovuotta.

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija esittelee seuraajansa tai muita työyhteisönsä jäseniä keskeisille yhteistyökumppaneilleen.


Haaste Ratkaisu

Tietoa organisaation tuotteista ja prosesseista katoaa

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija toimii viimeisinä työvuosinaan mentorina.

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija toimii kouluttajana ja valmistelee mahdollisesti myös koulutusmateriaalin viimeisinä työvuosinaan.

• Osa eläkkeelle jäävän asiantuntijan työajasta tai jopa koko työaika on varattu tiedon jakamiseen.

• Eläkkeelle jäävä asiantuntija kertoo kollegoilleen miksi asiat organisaatiossa on tehty tietyllä tavalla. Tällä tavalla voidaan välittää tärkeää historiatietoa esimerkiksi organisaation arvoista.

• Organisaatiossa hyödynnetään tiedon jakamisessa organisaation kontekstiin ja yhteisöön sopivia menetelmiä, kuten esimerkiksi työntekijöiden väliseen vuorovaikutukseen perustuvia toimintatapoja tai tietoteknisiä sovelluksia.

38

Kriittisiä vaiheita, valintoja ja päätöksiä tiedon säilyttämisessä 1/3

• Eläkkeelle jäämisen prosessi tiedossa – Onko tiedossa milloin asiantuntija jää eläkkeelle? – Tuleeko seuraaja?– Muuttuuko työnkuva?– Onko muilla työntekijöillä samanlaista asiantuntemusta kuin eläkkeelle jäävällä?– Onko seuraaja tiedossa?– Onko seuraaja talon sisältä? – Työskenteleekö seuraaja tiimissä?– Onko mahdollista, että eläkkeelle jäävä ja seuraaja työskentelevät yhtä aikaa?

39


• Tiedon säilyttämisen tavoitteet tiedossa– Kuka tai ketkä vastaavat säilytettävän tiedon tunnistamisesta, sisällöistä ja tavoista?

(Esimies, eläkkeelle jäävä asiantuntija, joku muu)– Onko organisaatiossa yhteisiä systemaattisia käytäntöjä kriittisen tiedon tunnistamiseksi?– Miten eläkkeelle jäävää asiantuntijaa tuetaan (motivaatio, mahdollisuudet) tiedon ja

osaamisen tunnistamisessa ja säilyttämisessä?– Onko tietoteknisten tiedon säilyttämismenetelmien hyviä ja huonoja puolia punnittu?– Onko eläkkeelle jäävän asiantuntijan tieto dokumentoitavissa?

40


• Työkalut ja toimintatavat tiedossa ja resurssit olemassa – Onko eläkkeelle jäävän asiantuntijan tiedon ja osaamisen jakamiselle sekä säilyttämiselle

varattu aikaa?– Onko eläkkeelle jäävää asiantuntijaa mahdollista konsultoida eläköitymisen jälkeen?– Onko yhteisiä systemaattisia käytäntöjä tiedon säilyttämiseen?– Seurataanko tiedon ja osaamisen säilyttämisen onnistumista? Onko siihen käytäntöjä?– Miten HR ja esimiehet ovat valmistautuneet osaamispääoman varmistamiseen

eläköitymisten yhteydessä?– Saako HR:ltä apua tiedon ja osaamisen säilyttämiseen?

41

Documents

Eerikki mäki 20130123