EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO (SECCIÓN 7 ......Hacer seguimiento a las partidas conciliatorias. Ejemplo1: Practiquemos Ltda, recibe de la cliente Juanita Ordoñez, el aviso

CURSO DE CONTABILIDAD MODULO 4,

1

EFECTIVO Y

EQUIVALENTES DE

EFECTIVO

(SECCIÓN 7 DE NIIF

PYMES


2

CAPÍTULO 1:

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO (SECCIÓN 7 DE NIIF PYMES)

1.1 concepto del grupo y sus cuentas principales.

Efectivo: comprende lo relacionado con los recursos que la empresa

mantiene con una disponibilidad inmediata, tales como caja y saldos en

entidades financieras.

Equivalentes al efectivo: comprende las inversiones a corto plazo de gran

liquidez, fácilmente convertibles en importes de efectivo, los cuales se

encuentran sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Las NIIF ponen una serie de características relacionadas con los

equivalentes al efectivo como son las siguientes:

1. Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión,

sino que su propósito es para cumplir los compromisos de pago a

corto plazo;

2. Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada

de efectivo;

3. Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor;

4. En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de al

menos tres meses o menos desde la fecha de adquisición.

5. Las participaciones en el capital de otras entidades (acciones)

normalmente no se consideran equivalentes al efectivo, a menos

que sean sustancialmente equivalentes al mismo.

6. Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de

la entidad (es decir son un equivalente al efectivo).

De acuerdo a lo anterior el grupo efectivo, y equivalentes al efectivo

comprende lo siguiente:


3

PLAN DE CUENTAS BAJO NIIF.

CLASE: Activos

GRUPO: Efectivo Y Equivalentes De Efectivo

CUENTA:

CAJA:

Caja general

Cajas menores

Moneda extranjera

BANCOS

Moneda nacional

Moneda extranjera

FONDOS DE USO RESTRINGIDO

Caja

Depósitos en instituciones financieras

Fondos en transito

Otros fondos especiales

Equivalentes de efectivo (Instrumentos financieros Inversiones, Inversiones

menores o iguales a 90 días)

Acciones (I.P)

Bonos (I.D)

Certificados (I.D)

Títulos (I.D)

Observación 1: no se puede contar con todo el efectivo, porque pueden

existir limitaciones tales como: recaudo de impuestos o contribuciones para

entidades públicas, aportes a pensiones y sistema de seguridad social,

entre otras.

1.2 estudio del grupo y sus cuentas.

Bancos: registra el valor de los depósitos constituidos por el ente

económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país

como del exterior.

Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior su

monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de

cambio representativa del mercado.

Algunos movimientos que generan entrada (débitos) a bancos son:

Por los depósitos realizados mediante consignaciones;


4

Por las notas crédito expedidas por los bancos de acuerdo con

conceptos tales como:

Abonos originados en razón a los préstamos obtenidos.

Abonos originados en operaciones de remesas al cobro confirmadas

o remesas negociadas.

Por consignaciones nacionales de clientes.

Abonos originados por el reintegro de exportaciones.

Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad del ente

económico en el respectivo banco;

Por el valor de los traslados de cuentas corrientes;

Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su

contabilización, y

Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de


Algunos movimientos que generan salidas (crédito) de bancos son:

Por el valor de los cheques girados;

Por el valor de las notas débito expedidas por los bancos de acuerdo

con conceptos tales como:

Cargos originados por el no pago de cheques.

Cargo por concepto de gastos a favor de la entidad crediticia tales

como: intereses, comisiones, portes, papelería, télex y chequeras.

Cargos por concepto de abonos o cancelación de préstamos.

Cargos por concepto de reembolso, de cartas de crédito por

importaciones o compras nacionales adquiridas mediante esta

modalidad.

Por cualquier otra operación que disminuya la disponibilidad de la

sociedad en el respectivo banco;

Por el valor de los traslados de cuentas corrientes, y

Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de


Normas de control interno.

Las personas que manejan las cuentas bancarias y de ahorros, no

deben tener acceso a los registros contables.

Los comprobantes de egreso deben estar previamente enumerados

en forma consecutiva e impresos.

Los comprobantes de egreso deben estar con todos los soportes.

Todo comprobante de egreso debe tener las firmas, de quien lo

elabora, lo revísalo aprueba y de quien lo contabiliza.


5

Debe existir el soporte de porque se anula un comprobantes de

egreso, por error o por otra situaciones.

Controlar diariamente las cuentas las cuentas bancarias y de

ahorros.

Conciliar mensualmente los libros auxiliares de las cuentas bancarias

y de ahorros, con los extractos bancarios.

Hacer seguimiento a las partidas conciliatorias.

Ejemplo1: Practiquemos Ltda, recibe de la cliente Juanita Ordoñez, el aviso

de un de depósito por $1.000.000 efectuado por transferencia bancaria, a

la cuenta corriente de la empresa, como cancelación de la factura No

150.

Fecha Clase Y

Grupo

Cuenta Parcial Debito Crédito

Bancos $1.000.000

M. nacional $1.000.000

Clientes

Nacionales

$1.000.000

Juanita

Ordoñez

$1.000.000

D/ transferencia bancaria, a la cuenta corriente de la empresa, como

cancelación de la factura No 150.

Hay muchas operaciones que aumentan y disminuyen las cuentas bancos,

en el transcurso de todo el curso se las irán identificando en detalle.

Las operaciones que las disminuyen son: las notas debito: (comisiones,

intereses por préstamos bancarios, intereses por sobregiros, retención en la

fuente por rendimientos financieros cancelados por el banco..), los

cheques girados, los cheques consignados y devueltos por el banco, los

traslados a otras cuentas por transferencias, el valor de las chequeras

adquiridas (gastos financieros), el GMF (gravamen a los movimientos

financieros)


6

Ejemplo: practiquemos limitada, recibe del banco Y, una nota debito por

$300.000 por valor de una chequera.

Fecha Clase Y

Grupo


Gastos

financieros

$300.000

Gastos f.

bancarios,

chequera

$300.000

Cuentas de

ahorros

$300.000

Banco Y. $300.000

D/ Registramos nota debito del banco Y, por el valor de la adquisición de

una chequera para la empresa.

Registro gravamen a los movimientos financieros GMF: El gravamen a los

movimientos financieros - (GMF) es un impuesto indirecto que grava la

realización de transacciones financieras mediante las cuales se disponga

de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorro, así como en

cuentas de depósito en el Banco de la República y el giro de cheques de

gerencia. Por tratarse de un impuesto instantáneo, se causa en el

momento en que se produzca la disposición de los recursos objeto de la

transacción financiera. La tarifa es 0,4% del valor total de la transacción

financiera mediante la cual se dispone de recursos. El GMF es deducible

del impuesto sobre la renta del contribuyente en un 50%, sobre los valores

cancelados por concepto de este impuesto, sin importar que tengan o no

relación de causalidad con la actividad productora de renta del

contribuyente. Grava la realización de transacciones financieras a una

tarifa del 0,4%. Esta tarifa se reducirá al 0,3% en 2019; 0,2% en 2020; y 0,1%

en 2021. A partir del 1 de enero de 2022 el impuesto será eliminado.

Hecho generador (en qué casos aplica el pago de este impuesto)

El hecho generador lo constituye la realización de las siguientes

transacciones financieras:

Disposición de recursos de las cuentas corrientes o de ahorros, por parte

de personas o empresas, siempre y cuando esto implique:


7

O Retiro en efectivo

O Retiro mediante cheque

O Retiro mediante talonario

O Retiro con tarjeta débito

O Retiro por cajero electrónico

O Retiro en puntos de pago

O Notas débito

La expedición de cheques de gerencia.

Traslado de fondos a cualquier título.

Cesión de recursos a cualquier título.

Traslado o cesión de recursos entre diferentes copropietarios sobre

carteras colectivas (así no estén vinculados a una cuenta corriente,

de ahorro o de depósito).

Retiro de recursos por parte del beneficiario o fideicomitente sobre

carteras colectivas (así no estén vinculados a una cuenta corriente,

de ahorro o de depósito).

La disposición de recursos a través de los denominados contratos o

convenios de recaudo o similares que suscriban las entidades

financieras con sus clientes y que no se manejen por cuenta

corriente, de ahorros o depósito.

Los pagos o transferencias efectuados a terceros a través de notas

débito manejados por cuentas contables o de otro género

diferentes a las cuentas corrientes, de ahorro o de depósito.

Los movimientos contables en los que se configure el pago de

obligaciones o el traslado de bienes, recursos o de derechos a

cualquier título.

Los débitos efectuados sobre los depósitos acreditados como saldos

positivos de tarjetas de crédito.

El pago de los importes de los depósitos a término mediante el

abono en cuenta.

En qué casos no aplica el pago de este impuesto

A partir del 1 de enero de 2013, no tienen Gravamen del 4 x mil los retiros

realizados en las cuentas de ahorro durante el mes, hasta por un monto

acumulado igual o menor a $9.394.350 (nueve millones trescientos noventa

y cuatro mil trescientos cincuenta pesos), siempre y cuando se haya

radicado la solicitud de exoneración en la entidad financiera. Es

importante tener presente que este beneficio solo se puede solicitar para

una cuenta de ahorros. Si tiene otra cuenta exenta en otro Banco, y desea

aplicar el beneficio en otra institución, debe solicitar en la entidad

respectiva, que a la cuenta le sea retirado el beneficio de exención.


8

El GMF es considerado como un gasto no operacional, se debe crear tal

cuenta para su control, como se contabiliza: Debito a la cuenta gastos no

operacionales GMF con cargo (crédito) a la cuenta Bancos

Ejemplo 1: el almacén deportes al día paga al almacén deportes extremos,

el saldo de la factura 545, por valor de $3.000.000 con cheque número 56

del banco de Colombia.

GMF = $3.000.000 x 4/100 = 12.000

Fecha Clase Y

Grupo


Proveedores

Nacionales

$3.000.000

Gastos no

operacionales

GMF

$12.000

Bancos

nacionales

$3.012.000

D/ Registramos pago al almacén deportes extremos, se aplica GMF

Ejemplo 2: La empresa la comercializadora compra una chequera a

Bancolombia por valor de $245.000, más IVA del 19% , según nota debito

del banco. (la compra de chequera es un gasto financiero)

IVA: $245.000 * 19% = $47.000 (se aproxima a miles)

GMF: $245.000 * 4/100= $1.137

Fecha Clase Y

Grupo


Gastos no

operacionales

financieros

$245.000

IVA por pagar

descontado

$47.000

Gastos no

operacionales

GMF

$1.137

Bancos

nacionales

$293.137

D/ compra una chequera a Bancolombia por valor de $245.000, + IVA, se

aplica GMF


9

Conciliación Bancaria: Informe que detalla la diferencia entre el saldo de

una cuenta bancaria según el extracto bancario y el saldo del cuanta

habiente según sus propios datos. Verificar mediante una herramienta de

control interno, las transacciones económicas que realiza la entidad, a

través de Tesorería y en las diferentes entidades bancarias con las cuales

se tienen vínculos financieros. Desde el momento que se tienen los

extractos, hasta imprimir y firmar la respectiva

Extracto Bancario: documento expedido por la entidad bancaria, el cual

contiene todos los movimientos mensuales realizados en una cuenta

bancaria.

Partidas Conciliatorias: Son los valores que se reportan pendientes dentro

de la conciliación bancaria, ya que no cruzaron dentro del respectivo mes.

Responsabilidades. Tesorería General, Jefe de contabilidad

Políticas De Operación: Verificar diariamente el movimiento de Bancos,

Registrar en Libros los egresos realizados por la Entidad

ACTIVIDADES A DESARROLLAR.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS

1 Tesorero General

Solicitar Extractos

bancarios.

Enviar carta a la entidad

Bancaria para solicitar los

extractos bancarios,

solicitando al mensajero de

la institución ir a la entidad

bancaria para recogerlos.

Extractos Bancarios

2 Tesorero General

Conciliación y ajustes de

saldos bancarios

Realizar diariamente cruce

de información de los

ingresos, cheques girados y

cobrados en Bancos, debitos

y notas aplicadas por

comisiones, para llevar

control de los ingresos y

egresos realizados.

Al final de mes

conciliar el saldo

final con los

cheques cobrados

y pendientes de

cobro, realizando

la relación

correspondiente,

registrando los

cobros de

comisiones y

gravámenes

financieros.


10

3 Tesorero General

Sacar las partidas

conciliatorias y reflejarlas

en el formato

Comparar cada una de las

partidas de libros y extractos,

verificando el cruce de las

mismas dentro del

movimiento mensual.

Una vez

identificados los

movimientos que

no crucen en libros

y extractos, estas

partidas

pendientes se deja

registro como

pendientes para el

mes siguiente

4 Tesorero General

Impresión y firma de la

Conciliación Bancaria

Verificar los formatos de

Conciliación bancaria, que

las sumas totales sean

iguales, comparando libros

con extracto.

Una vez verificadas

las sumas iguales

en la Conciliación

Bancaria, esta se

da por terminada,

se imprime y se

firma por el

Tesorero.

Documentación interna.

Libros de Bancos

Extractos Bancarios

Chequeras

Riego: Control de los recursos financieros de la Entidad.

Punto de control. Seguimiento completo a las partidas, comparando cada

una de estas tanto en libros como en extractos de los Bancos con los

cuales se realizaron transacciones.


11

Flujo grama.

INICIO

SOLICITAR

EXTRACTOS

BANCARIOS

CONCILIACIÓN Y

AJUSTES DE SALDOS

BANCARIOS

SACAR LAS

PARTIDAS

CONCILIATORIAS Y

REFLEJARLAS EN EL

FORMATO

IMPRESIÓN Y FIRMA

DE LA

CONCILIACIÓN

BANCARIA

FIN


12

Caja: en esta cuenta se registran la existencia en dinero efectivo (billetes,

monedas) o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en

moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.

Algunos movimientos que generan entrada (débitos) a caja son:

Venta o prestación de servicios de contado

Recudo de clientes a crédito (cartera)

Recaudo de préstamos por intermedio de la empresa

Sobrantes de caja al realizar arqueos

Ingresos ocasionales como: capitalización de los socios, reintegro

parcial o total de los fondos de caja menor, donaciones recibidas en

dinero, entre otras.

Su registro contable consiste en debitar la cuenta caja y acreditar la

cuenta que dio origen al ingreso.

Algunos movimientos que generan salidas (crédito) de caja son:

Consignaciones a cuenta corriente o de ahorros.

Realizar inversiones (instrumentos financiero)

Compra de propiedad planta y equipo.

Por el valor de pagos en efectivo autorizados por la organización.

Algunos movimientos que generan entradas (Débitos ) a caja.

1. Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por

cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda

extranjera;

2. Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;

3. Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de

cambio representativa del mercado, y

4. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja

menor.

Algunos movimientos que generan salidas (Creadito) a caja.

1. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes

bancarias o de ahorro;

2. Por el valor de la negociación de divisas;

3. Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;

4. Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de

cambio representativa del mercado;


13

5. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor,

y

6. Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por

necesidades del ente económico, se requieran.

Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en

las subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja

o 238095 -otros- si se trata de sobrantes en caja.

Ejemplos:

El primero de agosto de 20xx, Fernando Rico, establece una empresa

comercializadora de muebles con un capital de $35.000.000

Su registro contable:

Fecha Clase Cuenta Parcial Debito Crédito Agosto 1 de

20xx

Caja $35.000.000

C. General $35.000.000

Capital $35.000.000

Fernando

Rico

$35.000.000

D/ registramos aportes para establecer la empresa comercializadora de

muebles.

El dos de agosto de 20xx, la empresa abre una cuenta en el banco de

Colombia, y se consigna el aporte hecho por Fernando Rico el día

anterior.

Su registro contable:

Fecha Clase Y

Grupo


Agosto 2 de

20xx

Bancos $35.000.000

Nacionales $35.000.000

Caja $35.000.000

C. General $35.000.000

D/ registramos consignación de dinero en el banco. aportes para

establecer la empresa comercializadora de muebles.


14

Normas de control interno:

Por la liquidez que tiene el efectivo y equivalentes de efectivo, es

necesario establecer algunas medidas de control.

Los dineros recibidos deben consignarse oportunamente

Los cheques recibidos deben ser girados a nombre de la empresa

Las personas encargadas del manejo de las cajas no deben tener

acceso a los registros contables.

Suscribir pólizas de manejo.

No permitir el cambio de ches dentro de la empresa.

Realizar arqueos sorpresivos.

Arqueo de caja:

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del

efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si

se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que

arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente

en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si

los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta

operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o

ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en

fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de

caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de

control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente

en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los

faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no

se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta

“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y

Ganancias”.

Pasos:

Programar arqueo de caja recaudadora:

El momento para realizar el arqueo, se decide de manera espontánea,

de acuerdo a las necesidades del momento.

Cerrar ventanilla

Si el arqueo se realiza en horario de atención al público, se cierra la

ventanilla mientras se efectúa este


15

Generar reportes de caja recaudadora.

Los reportes que se deben generar son:

1. Planilla detalle recaudos por caja y

2. Planilla de anulados

Reportes y soportes

Se comparan los valores de la planilla Detalle Recaudo por Caja con los

recibos de, caja, el efectivo, vouchers, cheques y saldos, en libros. El

valor total de la Planilla Detalle Recaudo

Por Caja debe ser igual a la cantidad de dinero. Revisar que no existan

dineros pendientes por consignar sin justificación. Revisar que esté la

base de caja.

Elaborar acta de arqueo

De acuerdo con la revisión de los soportes y reportes generados en

QUIPU se elabora el Acta de Arqueo que da cuenta del resultado de la

labor de control. Esta debe ser firmada por el Jefe de Tesorería y el

Auxiliar.

Verificar si hay inconsistencia

Una vez elaborada el acta de arqueo se determina la posible existencia

de errores e inconsistencias para tomar las acción escorrectivas. Si hay

inconsistencias, se hace el análisis de esta. Si no, se archiva el acta de

arqueo

Analizar inconsistencia

En este análisis se debe verificar si hay faltante o sobrante de dinero

Tomar medidas correctivas

Si hay faltante al responsable de la caja debe reponer inmediatamente

el dinero, cuando hay excedentes el responsable de la caja debe

consignar el dinero sobrante. En el caso de hallar inconsistencias, se

informará a la Oficina Nacional de Control Interno, de acuerdo con las

políticas establecidas para tales fines.

Contabilización de las diferencias.


16

Sobrantes:

Se debita la cuenta caja y se acredita la cuenta que corresponda.

Ejemplo1: al realizar el arqueo se encontró un sobrante por valor de

$385.000, al realizar la revisión el cajero determino que correspondiente

al pago que hizo el cliente Temistocles Mármol, cancelando el crédito

concedido hace un mes según factura de venta: No. 002

Fecha Clase Y

Grupo


Caja $385.000

C. General $385.000

Clientes $35.000.000

Nacionales $35.000.000

Temistocles

Mármol

D/ SE REGISTRA VALOR DE SOBRANTE

Observación: Si la cantidad es mínima puede contabilizarse como un

ingreso, si por el contrario es alta puede contabilizarse como un pasivo a la

cuenta acreedores varios.

Ejemplo2: el valor encontrado en el arqueo es de $253.000 y el valor de las

facturas es de $250.000, y no hay justificación de la diferencia.

Fecha Clase Y

Grupo


Caja $3.800

C. General $3.800

Ingresos

diversos

$3.800

Sobrantes

de caja

$3.800

D/ SE REGISTRA VALOR DE SOBRANTE COMO INGRESO

Ejemplo3: el valor encontrado en el arqueo es de $253.000 y el valor de las

facturas es de $153.000, y no hay justificación de la diferencia.

Fecha Clase Y

Grupo


Caja $100.000

C. General $100.000

Acreedores $100.000


17

varios

Otros -

Sobrantes

de caja

$100.000

D/ SE REGISTRA VALOR DE SOBRANTE COMO PASIVO

Faltantes:

Se acredita la cuenta caja y se debita la cuenta que corresponda, según

concepto que haya ocasionado el faltante.

Ejemplo1: dinero entregado por el cajero y no registrado. El cajero pago un

mayor valor de $150.000, se pudo determinar que corresponde al

proveedor de la empresa José Matías

Fecha Clase Y

Grupo


Proveedores

Nacionales

$150.000

José Matías $150.000

Caja $150.000

C. General $150.000

D/ REGISTRAMOS PAGO HECHO POR EL CAJERO Y NO REGISTRADO.

Observación: en caso de verificar la información y esta no sea correcta,

este valor se convierte en deuda para el cajero lo que lleva a debitar

cuenta por cobrar a trabajadores y acreditar la cuenta caja.

Ejemplo2: al realizar el arqueo de caja se logra determinar que hay un

faltante injustificado de $120.000.

Fecha Clase Y

Grupo


Cuentas por

cobrar

$120.000

Otros.

trabajadores

$120.000

Caja $120.000

C. General $120.000

D/ REGISTRAMOS FALTANTE INJUSTIFICADO DE $120.000


18

Contabilizar las siguientes operaciones.

1. Al realizar el arqueo de caja se encontraron las siguientes

situaciones.

A. Contero $425.000, registro de caja $412.000, diferencia no justificada.

B. Contero $443.000, registro de caja $518.000, diferencia no justificada.

C. Contero $1.918.000, registro de caja $1.852.000, diferencia no

justificada.

D. Contero $631.000, registro de caja $590.000, diferencia no por abono

de un cliente (diferencia que no fue contabilizada por el cajero)

2. Se inicia una empresa con un capital (cuotas o partes de interés

social) de $ 8.000.000 en efectivo. Los socios aportan en partes

iguales, socio1, socio2. Socio3. Socio4.

3. Se inicia una empresa con un capital (cuotas o partes de interés

social) de $ 16.000.000 en efectivo. Los socios aportan en partes

iguales, esta empresa tiene 8 socios.

4. Plantee y realice el registro contable de tres transacciones que

impliquen débito y tres transacciones que impliquen crédito en la

cuenta caja.

EJERCICIO DE APLICACIÓN


19

CAJA MENOR

Creación de caja menor

La apertura de la caja menor es un requisito para el pago de todos los

gastos menores y así evitar la elaboración de cheques. Siempre se

constituye a nombre de un empleado responsable del manejo, quien a su

vez tiene la oportunidad de que se le reembolse el fondo fijo al momento

de verlo disminuido en más del 80%. Una recomendación al final del

periodo sobre el cual se informa es verificar el saldo del fondo para que

refleje efectivo; por consiguiente, todos los gastos deben quedar

reembolsados y contabilizados antes de presentar los estados financieros.

Este fondo fijo permite realizar pagos de menor cuantía.

Por ejemplo, el pago de fotocopias, transporte del mensajero o de algún

funcionario de la empresa, elementos de aseo y de cafetería, correos,

compra de papelería de menor cuantía, etc.

Gastos por caja menor

El responsable de la caja menor siempre tendrá dineros en efectivo o

equivalentes al efectivo [disponibles] o recibos que sustenten los gastos, de

tal manera que siempre se muestre un fondo fi de la caja menor. Cuando

se reembolsan los gastos se elabora el cheque por el total de gastos

realizados para devolverle la capacidad de pago al fondo. La costumbre

mercantil ha hecho que la empresa mantenga recibos de caja menor

para poder tener el soporte de que la persona recibió el dinero por el

gasto que realizó. Una recomendación debe ser en torno a cambiar el

nombre de recibo (porque en efecto no se reciben dineros para la caja

menor) y llamarlo comprobante de pago de caja menor.

El fondo de caja menor genera registros contables en los siguientes

momentos.

Creación: se gira cheque a nombre del responsable por el monto

establecido de acuerdo a las políticas contables; en este caso se debita la

subcuenta caja menor y se acredita la cuenta bancos.

Reembolso: al agotarse el dinero del fondo de caja menor, se llegue a un

porcentaje establecido o al finalizar el periodo contable, debe reintegrarse

el valor representado en los soportes de tal manera que se vuelva a tener

la base establecida inicialmente, mediante un cheque girado a nombre

del responsable. En este caso se debitan las cuentas afectadas por los

pagos y se acredita la cuenta bancos.


20

Aumento: todo aumento al fondo de caja menor debe registrarse de la

misma manera como se registró la creación del fondo y se hace por el

valor que se desea incrementar.

Cancelación: si la empresa toma la decisión de cancelar el fondo,

contablemente debe acreditarse la cuenta caja menor y debitarse la

cuenta bancos, por el valor existente en el fondo.

Sobrantes y faltantes de caja menor: si al realizar el arqueo o reembolso del

fondo, la suma de dinero en efectivo con los comprobantes de pago es

diferente al moto establecido, se genera un sobrante o faltante en dicho

fondo. Si ocurre lo primero se acredita la cuenta ingresos diversos,

sobrantes de caja menor, y se ocurre lo segundo se debita la cuenta

cuentas por cobra, a trabajadores.

Ejemplo 1 creación:

El 3 de agosto de 20xx se crea el fondo fijo de caja menor a cargo de

Sebastián Juárez, por valor de $500.000, se gira cheque No 1 del banco de

Colombia.

Fecha Clase Y

Grupo


Caja $500.000

Caja menor $500.000

Bancos $500.000

Nacionales $500.000

D/ se registra creación de caja menor a cargo de Sebastián Juárez

Política contable para el manejo de caja menor:

La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa,

y siempre se utilizaran para aquellos gastos de menor costo.

Políticas a seguir para el buen manejo de caja menor

La caja menor debe tener un responsable.

Al final del mes se realizara el respectivo reembolso de caja menor

La persona encargada de manejar caja menor debe de ser

confiable, honesta y que posea excelentes relaciones humanas

Un miembro asignado por el Contador realizara el arqueo de caja

como mínimo una vez al mes, para verificar de que este se utilice

correctamente


21

La caja menor debe de estar acompañada de sus respectivos

documentos soportes para que al realizar la contabilización esta se

encuentre respaldada.

El responsable debe llevar una relación ordenada de todos los

gastos con sus respectivos soportes.

Cuando los gastos superen el 80% antes de la fecha acordada, se

debe hacer un informe concreto y especifico, para hacer el

reembolso de caja menor anticipado

Cuando se haya realizado el informe de caja menor y se entregue,

al día siguiente se debe realizar el reembolso.

Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su

respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto con un

recibo de caja menor, el cual debe estar numerado

consecutivamente y contener las firmas del responsable.

Desembolso de caja menor:

El manejo del dinero tiene una gran responsabilidad y requiere que se le

establezcan controles, para ello se utilizan documentos como el recibo de

caja menor, y el libro control de caja menor.

El libro de caja menor: aunque no es de carácter obligatorio, permite

registrar cronológicamente los pagos realizados por el responsable de caja

menor en el momento en que se realizan y sirve de ayuda para la

auditoria.

Un modelo a emplear es el siguiente:

LIBRO PARA EL CONTROL DE CAJA MENOR.

Fecha Recibo No Beneficiario Concepto Valor

El beneficiario se refiere a la persona a la cual se le entrega el dinero

En el concepto se relaciona con las razones de pago: elementos de aseo,

fotocopias, etc.

Reembolso de caja menor.

Cuando el fondo fijo de caja menor llega hasta la base mínima exigida en

las políticas contables, se procede a solicitar el reembolso, para lo cual se

totaliza la columna valor del libro de control de caja menor.


22

Para realizarlo se exigen los siguientes documentos.

Reembolso de caja menor

Comprobante de egreso

Comprobante de contabilidad.

El reembolso de caja menor consiste en girar el cheque, por el total de

gastos solicitado por el responsable, mediante registro directo a gastos

operacionales de administración o gastos operacionales de ventas (el que

sea más adecuado), contra la cuenta Bancos Moneda nacional.

Ejemplo: Gastos Seguros, gastos Aseo y vigilancia, gastos teléfonos, gastos

fotocopias, contra la cuenta bancos Moneda nacional.

Ejemplo 2 reembolso.

El 30 de agosto de 20xx, se realizar el reembolso con base en los siguientes

comprobantes.

Gasolina $50.000

Fotocopias $35.000

Compra de teléfono fijo $95.000

Gastos de cafetería $35.000

Peajes $95.000

Transporte gerencia $100.000

Total: $410.000

Fecha Clase Y

Grupo


Gasto operacionales

admón.

$410.000

Gastos combustible $50.000

Gatos fotocopias $35.000

Gastos elementos de

oficina

$95.000


Gastos de transporte

peajes

$95.000

Gastos de transporte

gerencia

100.000

Bancos $410.000

Nacionales $410.000

Cheque a nombre de

Sebastián Juárez

D/ se registra creación de caja menor a cargo de Sebastián Juárez


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En cada una de las situaciones realice los correspondientes registros contables.

1. La empresa practiquemos Ltada, realizo las se constituyó el 1 de julio de 2019. Con un

capital de $300.000.000 dividido entres sus socios, Leonardo García, Felipe Quiñonez,

Estela Portilla, Beatriz Solórzano y Ernesto García. El 2 de julio se abrió una cuenta en

banco BBVA y se consignó todo el efectivo.

El 5 de julio. Se giró un cheque por $3.000.000 a favor del tesorero, José Gerardo

Benítez, para crear el fondo de caja menor.

El 16 de julio se efectuó el rembolso con base en los siguientes comprobantes:

Gasolina $500.000

Fotocopias $250.000

Accesorios de oficina $850.000


Peajes y Transporte gerencia $200.000

Total: $2.150.000

El 20 de julio se decidió aumentar el fondo a $3.500.000, para lo cual se giró un cheque a

nombre del responsable de caja menor.

2. el 30 de julio se realizó un arqueo a caja menor , encontrando lo siguiente:

Valor del fondo: $3.500.000

Efectivo: $500.000

Recibos de caja menor $1.000.000

Total arqueo: $1.500.000

Diferencia: $2.000.000

3. el 2 de Agosto se realizó un arqueo a caja menor , encontrando lo siguiente:

Valor del fondo: $3.500.000

Efectivo: $2.800.000

Recibos de caja menor $1.000.000

Total arqueo: $3.800.000

Diferencia: $300.000

EJERCICIO DE APLICACIÓN


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Referentes bibliográfico:

Ángel María Fierro Martínez y Francy Milena Fierro Celis. 2015. Contabilidad general con

enfoque NIIF para las pymes. Bogotá – Colombia. ECOE Ediciones.

Congreso de la República de Colombia. (2017). Estatuto Tributario. 17/07/2018, de

Encolombia Sitio web: https://encolombia.com/derecho/leyes/estatuto-

tributario/

Equipo de Instructores Proyectos POAI. (2004). Principios Administrativos y Contables.

Medellín - Colombia: Instituto Tecnológico Metropolitano ITM.

Ernesto Vélez Betancur profesor Universidad del Cauca: material contabilidad general.

Fermín Pérez Aguilera. (2017). Manual. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños

negocios o microempresas. Madrid (España): Editorial CEP S.L.

Francisco Vasco. (2018). Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”. Medellín

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Gerencie.com. (26/04/2018). ¿Qué es la depreciación?. 19/07/2018, de Gerencie.com

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julio de 2018, de Monografías.com Sitio web:

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prácticos. Colombia. Editorial Norma.

Consejo de Redacción de Siigo. (2018) ¿Qué es un inventario? 19/07/2018, de Siigo Sitio

web: https://www.siigo.com/blog/contador/que- es-un-inventario/

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EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO (SECCIÓN 7 ......Hacer seguimiento a las partidas conciliatorias. Ejemplo1: Practiquemos Ltda, recibe de la cliente Juanita Ordoñez, el aviso