Efficacité Opérationnelle

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Efficacité Opérationnelle

Quels Sont les Défis les Plus Courants en Matière D’exploitation?

Par où Commencer? Premièrement, Connaissez Votre

Organisation!

Deuxièmement, Pensez Formation, Formation

et Encore Formation.

Troisièmement, les Gens Sont le Cœur d’une Entreprise.

Quatrièmement, Mettez L’accent sur L’exécution des Commandes.

Cinquièmement, Améliorez le Service à la Clientèle.

Sixièmement, Faites Tomber les Obstacles au Succès.

Septièmement, Relevez la Barre!

Huitièmement, Examinez les Processus.

Neuvièmement, Faites des Comparaisons.

Dixièmement, la Puissance du Système.

Les Indicateurs de Rendement clés en Matière D’efficacité

Opérationnelle

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Efficacité OpérationnelleLes entreprises dépensent des millions de

dollars chaque année pour concevoir, construire

et exploiter des centres de distribution, des

entrepôts et des installations d’exécution des

commandes. Ces investissements apportent des

changements dans l’entreprise, qui auront à leur

tour des effets sur les clients, les collègues et les

résultats financiers. Le défi est de déterminer les

indicateurs de changement dès le départ et de

réagir avant de perdre la maîtrise de l’installation.

Pour déterminer les indicateurs de changement,

il importe de répondre d’abord à cette

question : « Comment saurez-vous que vous

avez perdu la maîtrise de votre installation? »

Les indicateurs les plus courants peuvent

être déduits des données et des tendances

analysées chaque mois, chaque semaine et

chaque mois. Les autres indicateurs seront

mis en évidence par l’observation des flux de

production : engorgements entraînant des arrêts

de travail ou des délais d’attente; contraintes

d’espace exigeant des déplacements et des

manipulations supplémentaires; plaintes de

clients; et retours. Notre équipe et nos associés

de première ligne sont aussi excellents pour

anticiper les changements dès le départ, grâce

à des entrevues périodiques et à une rétroaction

quotidienne. Enfin, comprendre la conception et

les capacités d’une installation permet d’anticiper

les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Quels Sont les Défis les Plus Courants en Matière D’exploitation? Le manque de main-d’œuvre disponible, fiable

et qualifiée ou d’employés disposés à effectuer

les tâches demandées de manière constante

dans un environnement exigeant est très

courant. Plusieurs entreprises sont excellentes

pour former de nouveaux associés, mais elles

peinent à les conserver à long terme. Selon

l’endroit, une entreprise peut embaucher et

former l’équivalent d’une petite ville au grand

complet pendant le cours de ses activités. Les

coûts de main-d’œuvre continuent d’augmenter

et la tendance n’est pas près d’arrêter. Pourtant,

les entreprises ne prennent pas toujours les

moyens pour faire face à cet enjeu et pour

limiter ses impacts. Le roulement du personnel

et la formation inadéquate des nouveaux

employés peuvent entraîner des erreurs et

des problèmes de qualité. Les contraintes

d’espace dans un édifice et dans les canaux de

circulation de produits ne sont pas rares. Nos

clients continuent de demander des services

à valeur ajoutée supplémentaires, notamment

en matière d’emballage, d’emballage-cadeau,

de services de marketing, d’étiquetage et de

livraison personnalisée. L’incertitude liée à

l’emplacement des installations et de la chaîne

d’approvisionnement est également à l’origine

des problèmes éprouvés par les établissements.

La plupart des établissements sont riches en

données, mais pauvres en renseignements.

Par où Commencer? Premièrement, Connaissez Votre Organisation!Effectuez une vérification mécanique et

opérationnelle pour déterminer si votre

exploitation fonctionne comme prévu. Albert

Einstein a déjà dit : « Les problèmes importants

ne peuvent pas être résolus au même niveau

de pensée où nous étions lorsque nous les

avons créés. » Les paramètres sont des

outils permettant d’effectuer des évaluations

et de fournir des renseignements sur les

principaux volets à améliorer éventuellement.

Comparez vos paramètres d’exploitation ou

indicateurs clés de rendement à ceux d’autres

organisations comparables ou opérant dans

un canal de ventes semblable. Des paramètres

précis produisent des données utiles. Ils

sont excellents pour déterminer les secteurs

pouvant générer des économies, pour trouver

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des façons d’améliorer le service à la clientèle,

pour surveiller l’atteinte ou le dépassement

des objectifs organisationnels en matière de

rendement et pour améliorer la rentabilité.

À quelle fréquence ces données sont-

elles examinées par l’équipe de direction

et transmises à nos associés de première

ligne? Dans quelle mesure vos superviseurs

et directeurs connaissent-ils les processus

qu’ils gèrent? Les directeurs doivent être des

leaders, pas seulement des collaborateurs de

haut niveau.Fixez-vous des objectifs personnels

ou pour l’ensemble de l’établissement à

partir de ces indicateurs de rendement clé?

Les paramètres surveillés ou à surveiller

pour améliorer le rendement à venir peuvent

être très différents de nos jours.

Envisagez l’avenir de vos installations. De quelle

nature devraient-elles être, pas seulement au

prochain trimestre ou l’an prochain, mais dans

plusieurs années? Planifiez dès maintenant.

Passez en revue les programmes mis en place

pour améliorer les processus. Est-ce que ces

programmes aident à réduire le gaspillage et à

garder les employés au travail et motivés? Est-ce

qu’ils évitent les nombreuses manipulations

inutiles sans valeur ajoutée? Permettent-ils de

mieux surveiller et contrôler les stocks, de mettre

en lumière les engorgements et les contraintes,

et de mettre à profit les idées créatives?

Quelle est votre stratégie? Pour créer une

entreprise de pointe et flexible, il est essentiel

de s’occuper des buts à court terme et de créer

un plan à long terme traitant de prévisions,

de formation, d’embauche et de rétention.

Quelles sont les possibilités d’amélioration?

Regardez autour, vous en trouverez toujours.

Envisager des améliorations n’assurera pas

seulement la poursuite fructueuse de vos

opérations. Cela peut aussi vous fournir un

avantage compétitif sur la concurrence.

Deuxièmement, Pensez Formation, Formation et Encore Formation.Dans plusieurs entreprises, la seule formation

qu’un associé reçoit se limite à la séance

d’orientation des nouveaux employés. Les

associés doivent recevoir une formation

périodique et à jour. Il s’agit d’un moyen de

veiller à ce qu’ils utilisent tous les outils à

leur disposition, et si tel n’est pas le cas, d’en

comprendre les raisons. De plus, les meilleures

pratiques devraient être recueillies auprès des

associés et évaluées entre chaque séance

de formation. Les meilleures pratiques

acceptables devraient être transmises aux

associés lors de la formation mise à jour et tous

les documents de formation à venir devraient

être mis à jour en conséquence. Souvent, les

associés se trouveront dans une situation

sur le terrain qui nécessitera une assistance

immédiate pour être corrigée. C’est le cas

pour les nouveaux employés en particulier.

Pour aider à répondre en temps opportun aux

questions les plus courantes, vous pouvez

afficher des « conseils pratiques » propres à

chacune des tâches d’une fonction. Incluez

des schémas détaillés étape par étape qui

peuvent être consultés rapidement par les

associés. Ces conseils devraient être conçus

pour répondre rapidement aux questions

les plus courantes et pour permettre aux

associés de retourner facilement à leur tâche.

Pendant les séances de formation, expliquez

la raison d’être des mesures et des consignes

à vos employés. Lorsqu’ils comprennent les

raisons, ils se sentent mieux habilités.

Adoptez un programme de formation polyvalente

pour les employés, au sein du service habituel

de chaque employé et de services différents. À

l’instar des engorgements qui surviennent dans

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les processus physiques, l’absence de formation

polyvalente peut entraîner un « engorgement

» des ressources humaines. Cela surviendra

surtout lorsque des associés sont malades ou en

vacances, ou que les produits sont acheminés

par un canal de livraison différent, pour lequel

le personnel n’est pas formé. La formation

polyvalente réduit la vulnérabilité de l’entreprise.

Elle permet à chaque équipe de savoir quels

associés peuvent être amenés dans un autre

service pour y contribuer fructueusement. Ce

qui n’est pas mis en pratique est vite oublié.

Effectuez donc une rotation occasionnelle

des postes, afin de garder la connaissance des

tâches fraîche en mémoire. Effectuer la rotation

des postes d’associés suivant une formation

polyvalente présente un autre avantage. Les

associés peuvent jeter un regard neuf sur le

secteur où ils sont mutés et poser des questions

pour révéler de nouvelles façons de faire.

Troisièmement, les Gens Sont le Cœur d’une Entreprise. Prenez conscience que le personnel est au

cœur du succès ou de l’échec d’une entreprise.

Comme chaque personne et chaque groupe de

travail sont uniques, cernez leurs principales

motivations. Un de mes mentors, Jimmy Wright,

partenaire fondateur de Diversified Retail

Solutions, a déjà dit que notre mantra devrait

être de « les attirer, les garder et les développer

». La plupart des études montrent que les

employés cherchent un travail intéressant,

l’équité et le respect, la reconnaissance pour

leur apport, et l’autonomie. Chaque associé

doit savoir ce qu’on attend de lui et recevoir des

commentaires sur son rendement. Veillez à ce

que chacun des superviseurs et des directeurs

sache le nom de ses associés, leur fournisse des

renseignements et de la rétroaction, et passe

périodiquement en revue les 10 principaux

paramètres que chaque associé doit connaître

selon vous. Accordez une promotion aux

associés qui réussissent et donnez la rétroaction

nécessaire à ceux qui réussissent moins bien.

Lorsqu’un associé quitte l’entreprise, essayez

toujours d’organiser une entrevue de départ.

Évaluez les commentaires en gardant l’esprit

ouvert, puisque ceux-ci peuvent vous révéler

des problèmes que vous ignoriez. L’équipe

gagnante dispose toujours des associés

les plus talentueux, positifs et motivés.

Quatrièmement, Mettez L’accent sur L’exécution des Commandes.Évaluez la conception de votre système pour

vous assurer qu’elle est encore appropriée et

adaptée à l’environnement actuel, et que chaque

secteur peut prendre en charge la cadence

soutenue désirée et les processus nécessaires.

Exploitez-vous le système comme il a été

conçu? Si vous n’en êtes pas certain, effectuez

des simulations et visitez des établissements

semblables. Schématisez le processus de

commande pour les produits convoyables et

non convoyables.Déterminez et éliminez les

manipulations en double et les étapes non

nécessaires. Minimisez les distances à parcourir

et concentrez-vous sur la réduction du cycle

des commandes pour qu’il dure quelques

minutes plutôt que des heures ou des jours.

Examinez chacun des moyens de prélèvement

et d’entreposage dans votre établissement et

évaluez-les par rapport aux volumes actuel

et anticipé de l’entreprise. Votre produit

est-il positionné de manière appropriée et

ergonomique? Les installations effectuant

le prélèvement à l’unité devraient vérifier

périodiquement les produits positionnés dans l’

« espace de préparation privilégiée » (entre

les hanches et les épaules). Les produits à

rotation rapide devraient être positionnés

avantageusement et les articles à rotation

plus lente ne devraient pas occuper cet espace

privilégié. De plus, vérifiez que les boîtes de

carton sont positionnées de manière appropriée

pour les stocks de réserve. Il peut être nécessaire

d’affecter les articles à forte rotation à de

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multiples zones « répliquées », soit des espaces

de prélèvement privilégiés supplémentaires, afin

de s’assurer qu’une zone ne ralentit pas le reste

de l’installation. Assurez-vous d’approvisionner

les espaces privilégiés avant le prélèvement

afin de minimiser les ruptures de stock et les

remaniements. Est-ce que les associés au

prélèvement disposent des outils nécessaires?

Y a-t-il assez d’outils à la disposition de tous

les associés? Si vous utilisez des scanneurs

en forme de pistolet, y a-t-il assez de piles

et sont-elles chargées? Aussi, assurez-vous

d’établir un programme d’entretien préventif

couvrant tout l’équipement de manutention

pour minimiser le temps d’arrêt. Le but est de

vous assurer que vos préposés aux commandes

exécutent effectivement des commandes!

Cinquièmement, Améliorez le Service à la Clientèle.À l’intérieur de l’établissement, mettez

l’accent sur les petites choses. La plupart

des établissements génèrent une quantité

impressionnante de paperasse chaque jour.

Une partie de cette paperasse suit le produit

tout au long des nombreux services internes

jusqu’à ce qu’il soit expédié. Est-ce que tout

cela est nécessaire à l’exploitation? Est-ce que

cela ajoute de la valeur aux autres services de

l’établissement? Une partie de cette paperasse

peut-elle être combinée, réduite ou éliminée?

À l’externe, il peut être nécessaire de mettre

l’accent sur l’étiquetage des produits avant

la réception, le suivi et la communication

hebdomadaire des problèmes de conformité

à l’entrée auprès des fournisseurs et des

transporteurs, et la communication régulière

avec les clients en amont comme en aval. En

communiquant les données sur la conformité

à l’entrée aux fournisseurs en amont, ceux-ci

peuvent apporter des mesures correctives,

comme c’est le cas lorsque nos clients nous

font part de leurs commentaires sur nos

livraisons. Si le bon produit se présente au

bon moment et dans la bonne quantité, votre

installation devrait être plus efficace.

Sixièmement, Faites Tomber les Obstacles au Succès.Cernez les problèmes et faites le suivi des

rendements pour apporter les mesures

correctives. Faites tomber les obstacles à

la détermination des causes profondes et

repoussez diligemment ces obstacles. Les

problèmes de communication sont souvent

un obstacle au succès.Parfois, nous posons

nous-mêmes les obstacles au succès.

Encourager l’autonomie des employés peut

éliminer les obstacles au succès posés par

soi-même.Lorsqu’un obstacle au succès est

surmonté, veillez à ce qu’il ne réapparaisse

pas ou à ce qu’un nouveau n’apparaisse pas.

Septièmement, Relevez la Barre!Haussez le niveau des résultats et n’acceptez

pas la médiocrité. Plusieurs exploitations

tombent dans le piège où l’on dit que nous

avons toujours fait les choses de cette façon.

Commencez à favoriser la compétition

amicale entre les établissements, les services

et les quarts de travail. Grâce à ce procédé,

recherchez les meilleures pratiques, que ce soit

au sein de votre organisation ou à l’externe.

Huitièmement, Examinez les Processus.Est-ce que tous les processus adoptés dans

votre établissement sont consignés dans des

documents? Si c’est le cas, à quelle fréquence

ces documents sont-ils mis à jour? Bien que la

plupart des entreprises aient un programme

d’amélioration des processus en place, peu

d’entre elles vérifient s’il s’agit du programme

le plus approprié pour l’exploitation ou s’il

ajoute de la valeur. Effectuez un examen

complet de vos processus et assurez-vous

que toute la documentation est à jour.

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Neuvièmement, Faites des Comparaisons.Impliquez-vous dans votre industrie par

l’entremise des nombreux congrès, associations

et séminaires de formation liés à votre industrie.

Si possible, demandez à vos fournisseurs

d’équipement de manutention et autres de

vous aider à établir des cadences réalistes pour

l’équipement et la main-d’œuvre. Renseignez-

vous sur ce que les autres personnes de votre

secteur font dans ces associations. La clé ici

est de savoir ce que font vos concurrents.

Dixièmement, la Puissance du Système.Effectuez un examen complet de vos

technologies pour vous assurer que les outils

d’aujourd’hui répondront aux besoins de demain

de l’entreprise. De plus, vérifiez que vos bases

de données et applications répondront aux

besoins opérationnels à venir. Exigez de tous

les fournisseurs d’équipement de manutention

de vous fournir le code source libre des

programmes et applications qui contrôlent

votre équipement.Cela vous permettra d’évaluer

le soutien à la clientèle et la collaboration du

fournisseur d’équipement de manutention et

de ne pas être toujours lié à celui-ci si vous êtes

insatisfait du soutien.

Y a-t-il de meilleurs systèmes ou outils

disponibles? Peut-être qu’une question plus

importante à poser serait de savoir s’il y a de

meilleures conceptions qui peuvent améliorer la

qualité et la productivité. La technologie change

si rapidement de nos jours qu’il arrive que les

systèmes et outils deviennent désuets peu après

leur installation. Vérifiez tout l’équipement dans

l’installation et assurez-vous que l’entretien

prévu aura bel et bien lieu. Vos fournisseurs

d’équipement de manutention et autres

devraient être en mesure de vous aider à cette

étape finale. Vous n’avez qu’à leur demander de

vous aider.

Si vous n’êtes pas certain de savoir par où

commencer, communiquez avec votre

fournisseur d’équipement de manutention ou

avec Honeywell Intelligrated pour obtenir de

l’aide.

Pour plus

d’informations,

contactez Honeywell

Intelligrated

par courriel à

l’adresse

info@intelligrated.

com, par téléphone

au 866.936.7300,

ou visitez le www.

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Les Indicateurs de Rendement clés en Matière D’efficacité Opérationnelle

Réception• Délai du quai à l’entrepôt :

– Heures totales du quai à l’entrepôt/

Réceptions totales

Stocks• Portion des stocks payés :

– Stocks en main qui ont été payés par

rapport aux stocks qui n’ont pas été payés

• Pourcentage de précision des stocks :

– UGS réelles/UGS dans le système

• Délai de rotation des stocks en main :

– Montant des stocks mensuels (moyen)/

Ventes quotidiennes mensuelles

• Visibilité des stocks :

– Délai de réception selon le système de

stocks – délai de réception physique

• Pourcentage de stocks endommagés :

– Montant total des stocks endommagés/

Valeur totale des stocks au prix coûtant

Exécution des commandes• Taux d’exécution des commandes :

– Commandes exécutées complètement/

Total des commandes expédiées

Exploitation• Ratio coûts-heures de travail :

– Coûts variables totaux/Heures de travail

totales

• Pourcentage d’utilisation de l’entrepôt :

– Volume total occupé (pieds cubes)/

Capacité totale (pieds cubes)

• Cadence :

–Volume/Heures travaillées

• Taux d’utilisation :

– Heures travaillées/Heures payées

• Productivité :

–Cadence * utilisation

• Ratio coûts-ventes :

– Coûts totaux/Produits totaux

• Coût par unité ou par caisse :

– Coûts totaux du centre de distribution/

Total des unités ou des caisses expédiées

• Coûts contrôlables par unité ou par caisse :

– Coûts contrôlables totaux du centre

de distribution/Total des unités ou des

caisses expédiées

Productivité• Unités par heure de travail :

– (Commandes, unités, articles ou lignes)

prélevés ou emballés/Heures de travail

totales au centre de distribution

• Ventes par heure de travail :

– Ventes totales/Heures de travail totales au

centre de distribution

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