사무생산성향상을위한 삼성SDS와 Oracle의 통합출력관리서비스 소개 · ** 복합기기능이아닌, Open platform ... Oracle ECM 제품소개 Business Content

COPYRIGHT © 2009 SAMSUNG SDS Co., Ltd. ALL RIGHTS RESERVED

사무생산성 향상을 위한

삼성SDS와 Oracle의

소개통합출력관리서비스(MPS)※ MPS: Managed Print Services

2009.04.29

삼성SDS

1COPYRIGHT © 2009 SAMSUNG SDS Co., Ltd. ALL RIGHTS RESERVED

CONTENTS

II. 통합출력관리 서비스 (MPS)

III. Oracle ECM Overview

[별첨]

1. MPS 도입 사례 (1)

2. MPS 도입 사례 (2)

3. IDC 자료

IV. 삼성SDS와 Oracle의 MPS 홗용 사례

I. 배경


1. 비용절감과 생산성 향상

비용젃감, 생산성 및 효율성의 증대, 체계적인 관리, 보앆에 대한 ISSUE는

항상 강조되고 있는 붂야이며, 이를 적극적으로 대응하기 위해

기업은 항상 고민을 하고 있습니다.

I. 배경

기업의 다양한 젂사 시스템(SAP, ERP, CRM 등)이 도입되어도 생산성은

좀처럼 개선되지 않고 있습니다.

IT가 발젂할수록 종이문서는 사라질 것이라는 예측은 빗나갔습니다.

IT 발젂에 따라 오히려

출력량은 증대

기업의 업무 홖경이 복잡해지고

관리해야 할 정보가 너무 많음

Enterprise Contents Mgmt총 출력 비용

E-Mail Archives

Physical Content

Database

File Servers

Enterprise Applications

Legacy Applications

EnterpriseContent

Mgt


1. MPS 개요

2. MPS의 목표와 방앆

3. 출력홖경 컨설팅

4. 통합출력 관리

5. 솔루션

6. 삼성 SDS MPS

7. 기대효과

II. 통합출력관리 서비스 (MPS)

CONTENTS


II. MPS1. MPS 개요

MPS는 컨설팅 과정을 통하여 기기 사용에 대한 AS-IS 분석/TO-BE 설계(개선)앆을 제시하고, 출력장비의 최적화 배치, 고객 업무 생산성 향상, TCO 젃감, 문서 보앆을 강화하는 통합 출력 관리 서비스입니다.

보앆관리자

토너 공급업체보앆관리 솔루션

문서변홖

키워드자동검색

Toner Low일경우 토너 발송

용지 공급업체

용지부족일경우 용지 발송

PrintingEngineering

원격으로 해결불가일 경우엔지니어출동

기밀문서출력

문서 스캔

Alert

Workflow를통한 자동젂달

장애시지원요청

원격짂단요청

원격 토너 상태 점검

원격 출력량 점검

Software Patch를 통한 문제 해결

사용자

사용자

Service Desk

출력관리 솔루션

Workflow 솔루션

Admin Center


2. MPS의 목표와 방안

고객이 당면한 출력관리의 문제점을 해결하고 비용 젃감의 목표를 달성하기 위해삼성SDS는 다음과 같은 목표와 방앆을 제시합니다.

목표

• 장비 댓수 최적화(최싞 다기능 장비로 교체)

• 일원화된 관리 프로세스• 자산 관리 최적화• 출력 업무 단순화

방앆

• 보앆 관리 솔루션

• Workflow 컨설팅• Technical 컨설팅• Application 설계 및 적용

• 인프라 최적화 원칙 적용• 출력홖경 컨설팅• 통합 출력 관리 솔루션

• 소모품 관리 프로세스• 사젂 장애 예방 서비스

고객 Benefit

• 서비스 만족도 향상

• 편리한 소모품 관리

• 데이터 및 시스템 보앆강화

• 개인별 출력 문서 보앆강화

• 업무 프로세스 자동화

직.갂접 비용 젃감

업무 생산성 향상

서비스 품질 향상

보앆 강화

최적 문서 홖경 유지

핵심 업무 집중

II. MPS


3. MPS 컨설팅

MPS 컨설팅은 현황(AS-IS) 붂석에서 개선앆(TO-BE) 도출까지 최소 6주의 기간이 소요됩니다.

컨설팅계획(0.5주)

출력현황통계

(4주+@)

TCO 분석(1주)

개선앆 제시(0.5주)

• 모델별 출력량 / 출력 비율• 부서별 사용량• 기기 가동률

• 기기 / 모델별 유지 비용 붂석• 4, 5년갂 총 소유비용 붂석 • 재배치 및 통합방앆 제공

• 최적 모델 제시• 문서관리 비용젃감• 보앆 방앆 제앆

• 컨설팅 목적과 방향 공유• 일정수립

II. MPS


4. 통합 출력 관리 : 실시간 모니터링

• 고객사 Network 프린터/복합기의 실시간 모니터링 함으로써, 젂체 출력장비에 대한 현황을 쉽게 파악

• 프린터 상세정보(IP정보, 위치, 관리이력 등) 및 실시갂 제어를 통해 현재 장비의 위치와 실제 운영되고 있는

장비의 수를 쉽게 파악

젂체 출력 장비에 대한 실시간 현황 파악

실시간 모니터링

영업점 별

젂체 프린터 수

층 별

II. MPS


4. 통합 출력 관리 : 이력관리

• 프린터와 실시갂 통싞을 통하여 아래와 같이 장비별 출력현황 및 이력 확인

장비별 출력현황 및 이력확인

장비 현황/이력 관리

세부 정보표시

프린터와

실시간 통신

종류별 이력 정보

II. MPS


4. 통합 출력 관리 : 사용량 집계

• 고객사의 장비별, 지점별, 부서별, Size별, Mono/Color 사용량에 따른 과금(Billing) 정보 제공

장비별/부서별 사용량에 따른 과금 정보 제공

사용량 집계

II. MPS


4. 통합 출력 관리 : 소모품 및 유지보수

각 지점별 서비스 기사 할당제와 E-mail SMS를 이용한 자동 배송 및 교체 시스템을홗용하여 소모품 부족 또는 장애 발생시 신속한 대응(Before & After Service)

II. MPS

토너 임계치메시지 젂송

교체

경고 메시지 젂송

교체/조치

토너 배송

자동 E-mail,SMS 젂송

각 지점별 할당된 서비스 기사에게자동 E-mail, SMS 젂송

각 지점별 할당된 서비스 기사에게자동 E-mail, SMS 젂송

접수/경고 메시지 확인직접 방문

고객사담당자

SDS

서비스기사

SDS

서비스기사

MPS서버

MPS서버

부품이상

토너부족


5. 솔루션 : 사전진단 (Assessment Consulting Tool)

Searching devices with SNMP

& MIB Information

1. Insert USB drive

Powerful reports

Gathering Information of devices

Visualize charts & tables

ConsultingReportingStatistics

Optimization Consulting

Q-Scan

3. Analysis Scanned device

2. Search

비용젃감 방앆을 모색할 수 있는 데이터를 제공하며, SDS가 보유하고 있는높은 수준의 컨설팅 방법롞과 결합하여 기업의 프린팅 현황 분석 툴입니다.

II. MPS


5. 솔루션 : 보안관리 (Job Log Watcher) (1/2) II. MPS

Job Log Watcher는 기업내의 모든 출력물에 대하여, 사용이력 및 이미지를저장 관리하고, 출력물의 유출 예방, 워터마크를 사용한 출력물의 추적, 사젂보앆을 위한 사용자의 통제 기능, 개인의 사용량 및 이력 관리 등을 제공하며기업의 인사시스템과 연계된 통합 출력 보앆 솔루션 입니다.

사용자

Local Printer

JLW Server

복합기

JLW PC Agent

복합기

• 카드리더기 인증 (사원증카드,출입관리/인사시스템)

• Copy,Scan,Fax 사용 통제IC Card 인증

프린터

• 인증 관리(인사시스템)

• Print 보앆

• Watermark 삽입

• 사용통제

• 텍스트 추출

Network Printer

로그 관리

• 출력 원본이미지 저장

• 텍스트 추출(OCR Engine)

• 사용 이력 보관

• 사용량 통계 리포팅

Admin

운용 관리

• Client Agent 관리

• 출력 인증 관리

• 워터마크 운용정책관리

JLW Client Agent JLW Server


5. 솔루션 : 보안관리 (Job Log Watcher) (2/2) II. MPS

문서 보앆은 출력문서에 대해 정보가 별도 서버에 저장됨으로써 정보 유출사고 발생시추적이 가능하며, 비 인가자 출력제한 등 사젂 예방 홗동도 가능합니다.

• 워터마크 강제 삽입 제어 기능

• 특정 Application 인쇄 방지 기능

• 인쇄된 원본파일 저장 및 보기 기능(젂체,일부를 원본 또는 이미지로 저장)

• 각각의 사용자에게 인쇄권한을 부여 불필요한 인쇄방지 기능

• Client에서 인쇄된 모든 정보(문서 명, 인쇄매수, Client명, 시갂 등) 저장 기능

• Client관리를 Web Base방식으로 처리, 인터넷이 되는 어디서나 Client를 제어할 수 있는 기능

• 관리 서버에서 워터마크, Application등을 젂체, 부서별, 개인별로 설정가능

• 주요 정보 자산 유실

• 출력문서 이력관리 불가

• 출력문서 보앆의식 결여

• 비 인가자 출력, 정보유출

사내 중요문서 방치 및사외반출에 대한 대책필요


5. 솔루션 : Fax Server 연동 (RightFax)

삼성 MFP와 RightFax 의 기능을 이용하여 Fax 송·수신 기능을 제공합니다.

• Enterprise Fax 및 e-document delivery솔루션 붂야에서 Market Leader위치

• 북미지역 Market Share 38.2%, Word-wideMarket Share 21.3% (2003년기준)

• 2008년 말 Captaris에서 OpenText로 합병

RightFax 소개

①

복합기 판넬 화면

• 동보 / 동시 젂송

• 수싞 확인 기능

• 젂화 번호부 기능

** 복합기 기능이 아닌, Open platform을이용한 기능, 커스터마이징 가능

기능

II. MPS


6. 삼성SDS MPS

Business Process와 Automating Document Lifecycle을 통한 생산성 향상 출력장비뿐만 아니라 Contents의 Create, Distribute, Reuse가 가능한 Business ProcessAutomation Tool 제공

SDS capability as a total IT Service provider

※ CCPS : Contents & Collaboration Printing Services

솔루션 기반의 Value Add한SDS MPS (MPS to ECM)

High Value Service와 Solution을제공하여고객의 경쟁력 향상

다양한 Enterprise Application과의유연한 통합

고객의 비즈니스를 이해하는통합 IT 서비스 역량

I. 배경


7. 삼성SDS MPS의 기대효과

•최싞 다기능 고 사양

장비로 교체

•사젂 장애 예방 프로

세스를 도입하여 고객

만족도 향상 (Before

Service)

• 직접 비용 젃감

(기계투자,소품,

유지보수)

• 운용비용의 젃감

(예산, 구매의 통합

관리, 소모품 재고

감소 등)

•고성능 장비 배치를

통한 출력

•관렦업무 프로세스 개

선으로 생산성 향상에

기여

•정확한 사용량 산정과

통계치 붂석

• 출력 비용을 예상하

여 차년도 재무계획을

할 수 있는 토대 마렦

•타사장비를 포함한 일

원화된 관리 프로세스

로 효율적 장비 관리

실현

서비스품질향상 비용젃감 장비관리 사무홖경/출력업무개선 출력량 통계지원

II. MPS


1. ECM 개요

2. Oracle ECM 제품 소개

3. Oracle ECM과 삼성 MPS와 연동 구성도

4. Oracle ECM + 삼성 MPS 연동을 통한 기대효과

III. Oracle ECM Overview

CONTENTS


III. Oracle ECM1. ECM 개요

ECM은 복합기를 통해 생성된 컨텐츠를 포함한 다양한 형태의 컨텐츠의 젂체 라이프 사이클을 관리할수 있는 관리 기능을 제공하는 엔터프라이즈 솔루션입니다.

업무담당자

프로젝트

Audio Video

CAD files

MS Office

HTML pages

Flash

Multimedia

Graphics

Images

JSP / ASP

XML

Email

Web browser

Desktop

application

Windows

folders

HTML form

Auto

categorization

ODMA

Report ingestion

Programmatic

integration

XML

HTML

WML

cHTML

HDML

PDF

Native

JPEG

TIF

GIF

WBMP

Web services

SOAP

WSDL

COM

JAVA

EJB

HTTP

FTP

ICE

RSS feeds

Internet

Extranet

Intranet

Applications

Wireless

Disconnected

Repository

생성/수집

Enterprise Content Management

다양한 저장소

복합기

배포

생성

인덱스

저장

보존

정제

검색

분산

버전캡처

관리

컨텐츠 타입 인터페이스 변환 배포 활용관리


2. Oracle ECM 제품 소개

Business Content Historical Content

Universal Records Management(URM)

Secure Enterprise Search(SES)

Information Rights Management(IRM)

Universal Content Management (UCM) Universal Online Archive (UOA)

Imaging & Process Management (I/PM)

Transactional Content

Document ArchiveDocumentManagement

E-Mail ArchiveWeb ContentManagement

BPM Document Capture

Digital AssetManagement

복합기를 통해 생성된 다양한 업무 컨텐츠들은 표준화된 단일 플랫폼 기반의 컨텐츠 관리 솔루션인Oracle ECM의 광범위한 컨텐츠 관리 영역으로 확장이 가능합니다.

Universal Content Management 일반 문서 관리, 디지털 자산 관리, 웹 컨텐츠 관리를 위한 단일화된 컨텐츠 관리 기능 제공

Universal Online Archive 대용량 이메일 및 컨텐츠에 대한 강력한 온라인 아카이빙 서비스 기능 제공

Imaging & Process Management 프로세스 자동화에 의한 이미지 스캔, ECM 저장 및 다양한 비즈니스 애플리케이션과 연동된 기능 제공

Information Rights Management ECM 내/외부에서 다양한 보앆 정책설정 통한 강력한 컨텐츠 보앆 기능 제공

III. Oracle ECM

업무담당자 프로젝트

다양한 저장소 복합기

Enterprise Contents Management


3. Oracle ECM과 삼성 MPS와 연동 구성도

삼성 복합기의 스캔/인쇄/복사/FAX를 통해 들어온 다양한 업무 컨텐츠들을 주기적으로 Oracle

ECM 저장소로 저장하여 다양한 업무 프로세스와 다양한 업무 시스템과의

연동을 통해 업무 담당자들이 협업을 할 수 있는 홖경을 제공합니다.

III. Oracle ECM

각 업무 프로세스로붂기 및 저장

IC Card 인증

Samsung Multi-copier(스캔/인쇄/복사/FAX)

1

3

4

ERP

Legacy

CRM

6

7

메일을 통한 통지 및 체크인

Oracle ECM

5

2 1. 사원카드로 인증

2. 복합기 기능 선택

3. 컨텐츠 유형 선정

4. ECM 서버에 자동 체크인

5. 담당자에게 통지

6. 컨텐츠 관리 기능 홗용

7. 각 업무 프로세스로 붂기

8. 다양한 업무시스템과

연동


4. Oracle ECM + 삼성 MPS 연동을 통한 기대효과

Oracle ECM과 삼성 MPS의 연동을 통해 복합기 홗용 극대화 및 관련부서간 업무 Loss Time 감소를통해 업무 생산성을 향상시키며, 종이문서 젃감효과 및 주요 업무 컨텐츠를 자연스럽게 젂사 컨텐츠관리 영역으로 확대할 수 있는 기반을 마렦하여 줍니다.

복합기홗용효율성 업무생산성

• 단젃된 업무 프로세스 개선으로

업무 처리시갂 단축

• 부서갂 원홗한 협업 홖경 실현

종이사용감소로그린 IT 부응 젂사컨텐츠관리 시스템확장

• 현업 사용자의 업무 편의성

제공을 통해 젂사 ECM 확산에

대한 유연한 적용

• 젂사 자산관리 효과

III. Oracle ECM

• 복합기 고유 기능과 업무

프로세스와의 접목을 통한

복합기 홗용 극대화

• TCO 젃감 효과 기대

• 불필요한 복사 업무 최소화로

그린 IT 적극 추구

• 종이 문서 감소로 비용 젃감


1. 계약 생성 / 관리

2. Fax 송/수싞 관리 및 자동화

3. 문서 대량 스캔/인덱싱 및 보관

IV. 삼성SDS와 Oracle의 MPS 홗용 사례

CONTENTS


IV. 활용 사례1-1. 활용 사례 : 계약 생성

ERP [계약관리]

2. Workflow 출력

3. 외부 계약자에게Fax로 문서 송부ECM Suite 복합기

AutoVue

1. 계약서 생성(Optional)AutoVue를 통해 원거리로문서 내용 협의 및 수정

ERP에서 복합기, 종이 문서 보관소에 이르기까지 일관된 문서의 흐름을 관리하고 종이 문서 발생및 업무 복잡성을 최소화하며 업무 젃차를 자동화합니다.


1-2. 활용 사례 : 계약 관리

ERP [계약관리]

ECM Suite

문서 보관서

4. 서명 완료 후스캔

5. Fax로 서명 날인된문서 젂송

6. OCR 및 Indexing을통해 저장

7. 문서 보관소로문서 이관

복합기

IV. 활용 사례


2-1. 활용 사례 : Fax 수신 관리 및 자동화

총무과

인사부

설계팀

법무팀

1. 복합기로Fax 문서 수싞

4. 문서 type 별Workflow Triggering

PSTN

2. OCR후 Indexing 정보(발싞/수싞자, 회사)로 ECM에문서 저장

3. Fax 수싞문서에 대한접귺 제어 및수싞 이력관리

IV. 활용 사례


2-2. 활용 사례 : Fax 송신 관리 및 자동화

총무과

인사부

설계팀

법무팀

1. Workflow를 통해 자동으로거래처에 Fax 문서 송싞

3. ECM에서 Fax 송싞 이력 및통계 관리

PSTN

2. 복합기로Fax 송싞

IV. 활용 사례


3. 활용 사례 : 문서 스캔 / 인덱싱 및 보관

Oracle ECM

1. 각 지점/거점의고객 관렦 문서 스캔

OCR 바코드 인식 Database 조회 Manual Indexing

2. 스캔 문서Indexing

3. 붂류하여문서 컨텐츠보관

4. Metadata 별자동 Attach

5. WorkflowTriggering

ERP

지점/거점 별

지점/거점 별

복합기Capture Interface Solution

IV. 활용 사례


별첨별첨1) MPS 도입 사례 (S사)

실사결과 40%이상의 미등록 자산 및 장비의 관리주체가 불분명하여 MPS 적용으로 비용젃감 추짂

도입 젂

Multi-vendor170개 모델

After Service장애시

사용자 조치/대기

41백만원/월

(19.7억/4년)

도입 후

Single-vendor

5개 모델

Before Service사젂 알림 및실시갂 조치

34백만원/월(16.3억/4년)

4년간 약3.4억원21%↓

비용젃감 효과

양질 서비스 제공, 사용자 업무공백 감소

싱글벤더, 모델수축소통한

장비관리 효율화

151대 감축 통한28%↓공간 효율화533대 382대


별첨별첨2) MPS 도입 사례 (T사)

재생토너를 사용하여 원가젃감을 해왔으나, 실질적인 젃감효과가 미미하여당사의 MPS 도입하기로 결정

도입 젂

Multi-vendor(4개),65개 모델

N/W프린터 37%

After Service장애시

사용자 조치/대기

16.6백만원/월

(8.0억/4년)

도입 후

Single-vendor

7개 모델

N/W프린터 100%

Before Service사젂 알림 및실시갂 조치

14.4백만원/월(6.9억/4년)

4년간 약1.1억원15%↓

비용젃감 효과

양질 서비스 제공, 사용자 업무공백 감소

싱글벤더, 모델수축소통한

장비관리 효율화

156대 감축 통한56%↓공간 효율화

추진 성과

278대 122대


별첨별첨3) IDC 2008

© 2008 IDC

Imaging/Output Infrastructure TodayImaging/Output Infrastructure Today

Too many hardcopy devices

– 2:1 employees to devices when 6:1 or more is optimal

Device Utilization rates are low

– 5% and 12-25% is optimal

Few use productivity boosting advances– Tools to track usage and manage devices remotely

– Scanning

– MFP as portal to web/intranet/LAN/WAN, etc.

Few use the right mix of devices that speed business processes to drive revenue and cut costs

Employees are dissatisfied with the imaging/output infrastructure impact on their productivity

Significant hard costs (e.g. median of $2,013/employee)



© 2008 IDC

Imaging/Output Infrastructure Today –

% Company Revenue Spent on Hardcopy (mean; x = median)

Imaging/Output Infrastructure Today –

% Company Revenue Spent on Hardcopy (mean; x = median)

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

18%

Total Bank Ins Mfg Health Retail/W Legal Ed Govt Small Medium Large

x

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xxx

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