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Eficiência Operacional
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Índice1
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Eficiência Operacional
Quais São Alguns dos Desafios Operacionais Mais Comuns?
Por Onde Começar, Então? Antes de Mais Nada, Conheça Sua
Operação!
Em Segundo Lugar, Treine, Treine e Treine Mais um Pouco.
Em Terceiro Lugar, as Pessoas e Seu Papel Nos Negócios.
Em Quarto Lugar, o Foco no Abastecimento dos Pedidos.
Quinto, Melhore o Atendimento ao Cliente.
Sexto, Remova Obstáculos Que Impedem Seu Sucesso.
Sétimo, Eleve o Nível!
Oitavo, Revisão de Processos.
Nono, referências.
Décimo, Energia do Sistema.
KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) de Eficiência
Operacional
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Eficiência OperacionalAnualmente, as empresas gastam milhões de
dólares para projetar, construir e dirigir centros
de distribuição, armazéns e operações de
abastecimento. Essas operações causarão
mudanças que terão impacto sobre os clientes,
colegas e lucro final em suas empresas. O
desafio é identificar esses indicadores de
mudança com antecedência e lidar com eles
antes que as instalações estejam totalmente
fora de controle. Para ajudar a identificar
indicadores de mudanças é importante
responder primeiro a esta pergunta: “como saber
quando suas instalações estão fora do controle?”
Os indicadores mais comuns estão presentes
na análise de dados e nas tendências
rastreadas diária, semanal e mensalmente.
Outros são identificados pela observação
do fluxo de produtos, quando há gargalos
provocando paradas ou espera, restrições
de espaço que causam movimentação ou
etapas desnecessárias, reclamações de
clientes e devoluções. Nossos associados
e membros da equipe de atendimento são
ótimas fontes para identificar mudanças
rapidamente, com entrevistas periódicas e
comentários diários. Finalmente, entender o
projeto e a capacidade da instalação ajuda a
identificar problemas antes que eles ocorram.
Quais São Alguns dos Desafios Operacionais Mais Comuns?A falta de mão de obra disponível, confiável e
qualificada, ou de trabalhadores dispostos a
realizar as tarefas necessárias com constância
em ambientes desafiadores é muito comum.
Muitas operações treinam muito bem os
novos associados, mas não conseguem
mantê-los por mais tempo. Dependendo do
local da operação, ela pode contratar e treinar
uma cidade pequena inteira no decorrer
das operações. Os custos de mão de obra
continuam subindo e isso não mudará com o
tempo, mas esse desafio nem sempre é aceito
pela operação, nem são criadas formas de
minimizar seu impacto. A falta de precisão e
qualidade pode estar ligada à alta rotatividade
de mão de obra e treinamento inadequado dos
novos contratados.Restrições de espaço nas
instalações e nos canais de movimentação
de produtos não são raros. Nossos clientes
continuam a pedir serviços de agregação
de valor, inclusive embalagem, embalagem
para presente, serviços de marketing,
etiquetagem e entregas personalizadas. Os
locais das plantas e inseguranças sobre a
cadeia de fornecimento também contribuem
para as dificuldades em todas as nossas
instalações. A maior parte das instalações
têm dados demais e informações de menos.
Por Onde Começar, Então? Antes de Mais Nada, Conheça Sua Operação!Execute uma auditoria operacional e mecânica
para saber se o funcionamento e o desempenho
da operação estão indo como esperado.
Albert Einstein uma vez afirmou que “Os
problemas significativos que enfrentamos
não podem ser resolvidos com o mesmo nível
de raciocínio que usamos para criá-los.” Os
dados são ferramentas criadas para avaliar e
dar feedback para áreas que podem ser focos
de melhoria. Compare dados operacionais
ou indicadores chave de desempenho, os
KPIs, aos de operações semelhantes, ou de
canais de vendas semelhantes. Medições
precisas geram dados úteis e são ótimas
para identificar áreas para redução de custos,
mostrar onde melhorar o atendimento ao
cliente, acompanhar o desempenho das metas
organizacionais e aumentar a lucratividade.
Com que frequência esses dados são analisados
pela administração e compartilhados com os
associados do atendimento? Qual o nível de
conhecimento dos supervisores e gerentes de
linha sobre os processos que estão dirigindo?
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Nossos gerentes precisam ser líderes, não
só contribuintes de alto nível. Você usa os
KPIs para criar metas individuais ou gerais? O
que é acompanhado hoje pode ser bastante
diferente do que deve ser acompanhado
para melhorar o desempenho futuro.
Analise o futuro de suas instalações e como as
operações devem estar não só no trimestre ou
no próximo ano, mas daqui a vários anos, e trate
disso hoje. Analise os programas desenvolvidos
para melhorar os processos.Esses programas
ajudam a reduzir desperdícios, a manter os
associados no emprego com motivação, a evitar
movimentações de produto desnecessárias e
sem agregação de valor, a monitorar e controlar
melhor o inventário, identificar gargalos e
restrições e utilizar as ideias criativas? Qual
é sua estratégia? Lidar com metas de curto
prazo e criar um plano de longo prazo que
trate de previsões, treinamento, contratação
e retenção é fundamental para criar uma
operação flexível e ágil.Onde estão suas
oportunidades de melhora? Olhe à sua volta,
elas estão sempre aí e lidar com elas, além de
manter o desenvolvimento da operação, pode
oferecer vantagem em relação à concorrência.
Em Segundo Lugar, Treine, Treine e Treine Mais um Pouco.Em muitas operações, o único treinamento
que o associado recebe é a integração.
Nossos associados precisam ser treinados
periodicamente para garantir que todas
as ferramentas disponíveis estejam sendo
utilizadas e, se não estiverem, saber o porquê.
Além disso, deve-se pesquisar as melhores
práticas com os associados, avaliando-as
entre um treinamento e outro. As práticas mais
interessantes devem ser compartilhadas com
os associados durante os treinamentos de
atualização e todos os materiais de treinamentos
futuros devem ser atualizados, incluindo essas
modificações. Muitas vezes, os associados
enfrentam uma situação durante o trabalho
que exige ajuda imediata para ser corrigida,
especialmente os novos contratados. Para
ajudar a resolver as dúvidas mais frequentes
com rapidez, estude uma forma de publicar,
em cada área de trabalho, “dicas rápidas”,
com instruções ilustradas que possam ser
vistas rapidamente pelos associados. Essas
dicas devem responder rapidamente às
perguntas mais comuns e ajudar o associado a
continuar sua tarefa. Durante os treinamentos,
explique os porquês aos funcionários.Quando
entenderem os porquês, estarão capacitados.
Os associados devem participar dos
treinamentos de seus próprios departamentos
e também de outros departamentos. Assim
como há gargalos no fluxo de material, a
falta de treinamento cruzado pode provocar
gargalos de recursos. A situação fica aparente
quando um associado fica doente, tira férias, ou
quando há um fluxo de produtos em um canal
diferente daquele onde a equipe foi treinada. O
treinamento cruzado reduz a vulnerabilidade
da operação e deixa claro para a equipe
quais associados podem ser transferidos
para outra área e ajudar com eficácia. O que
não se usa, se perde. É importante alternar
as funções de vez em quando, para que o
conhecimento das tarefas não seja esquecido.
Outra vantagem da rotatividade de associados
com treinamento variado é que um novato na
área vai fazer perguntas que podem sugerir
novas maneiras de executar as tarefas.
Em Terceiro Lugar, as Pessoas e Seu Papel Nos Negócios.É importante perceber que as pessoas definem
o sucesso ou fracasso da operação. Como
cada indivíduo e cada grupo de trabalho é
único, conheça suas motivações. Tive um
mentor, Jimmy Wright, sócio fundador da
Diversified Retail Solutions, que disse que
nosso foco deve ser “contratar, manter e
desenvolver”. A maior parte dos estudos mostra
que os funcionários querem um trabalho
interessante, tratamento justo e respeitoso,
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além de reconhecimento de suas contribuições
e capacitação. Todo associado precisa saber o
que se espera dele e receber feedback sobre
seu desempenho. Assegure que cada um dos
seus supervisores e gerentes saiba os nomes
dos associados, ofereça feedback e informações
e faça avaliações periódicas das 10 principais
métricas que todos devem conhecer. Promova
os associados bem-sucedidos e dê feedback
aos que não atingirem as expectativas.
Sempre tente fazer uma entrevista de saída
com os associados que não conseguir manter,
avaliando abertamente seus comentários para
tentar entender possíveis problemas. A equipe
vitoriosa é sempre aquela com os associados
mais talentosos, otimistas e motivados.
Em Quarto Lugar, o Foco no Abastecimento dos Pedidos.Analise o projeto de sua operação para verificar
se ele ainda funciona, se é correto para o
ambiente atual, se cada área consegue manter
a produtividade desejada e os processos
necessários com constância. O sistema está
sendo operado da forma como foi projetado?
Se você não tiver certeza, faça simulações
e visite instalações semelhantes. Faça um
mapa do processo de pedidos para produtos
que passem ou não por transportadoras.
Identifique e elimine movimentações e toques
duplos, etapas desnecessárias, minimize a
distância de movimentação e concentre-
se em reduzir o tempo de ciclo de pedido
a minutos, ao invés de horas ou dias.
Reveja cada um do meios de armazenamento
e separação da instalação, comparando
com o volume atual e o volume do futuro das
operações. Seus produtos estão organizados
corretamente e com ergonomia? As operações
que trabalhem com seleção com separação
de caixas devem, periodicamente, revisar os
produtos na “zona especial”, entre o quadril
e os ombros do associado da separação,
para que os produtos de alta velocidade
sejam colocados no lugar certo e itens de
movimentação mais lenta não ocupem a melhor
posição. Além disso, verifique se as caixas
estão posicionadas corretamente nos locais
reservados.Itens de movimentação rápida
podem precisar de mais locais especiais de
separação em diversas áreas, zonas espelhadas,
para que uma área não atrase toda a operação.
Verifique se as posições principais estão sendo
abastecidas antes da separação, para minimizar
retrabalho e esgotamentos de estoque. Os
associados da separação têm as ferramentas
necessárias à mão e em número suficiente
para cada um? Se estiver usando leitores de
mão, há baterias suficientes e carregadas?
Verifique também se há manutenção
preventiva em curso para equipamentos de
gerenciamento de material, para minimizar
paradas. O objetivo é que os separadores de
pedidos continuem separando pedidos!
Quinto, Melhore o Atendimento ao Cliente.Dentro da instalação, preste atenção às
pequenas coisas. A maioria das instalações
gera muitos documentos todos os dias. Um
pouco da papelada segue com o produto,
pelos diversos departamentos internos, até
ele ser despachado. São todos necessários
para a operação e agregam valor aos outros
departamentos? Parte desses papéis poderia
ser combinada, minimizada ou eliminada?
Externamente, deve-se concentrar em
etiquetar os produtos antes do recebimento,
acompanhar e comunicar-se semanalmente
com fornecedores ou transportadoras sobre
problemas envolvendo conformidade e
comunicar-se com clientes de transmissão e
recepção regularmente. Compartilhar dados de
conformidade com fornecedores de transmissão
permite que eles corrijam problemas, como
acontece quando nossos clientes ligam e
comentam nossas remessas. Quando o produto
correto chega na hora certa e na quantidade
exata, suas operações ficam mais eficientes.
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Sexto, Remova Obstáculos Que Impedem Seu Sucesso.Identifique problemas e acompanhe o
desempenho para corrigir. Destrua os
obstáculos para encontrar as causas iniciais
dos problemas e elimine-os com eficiência.
A comunicação é uma barreira comum para
o sucesso. Às vezes, você mesmo cria as
barreiras. Dar autoridade aos funcionários é uma
forma de removê-las. Quando um obstáculo
é removido, é importante monitorar para que
ele não reapareça ou crie outro obstáculo.
Sétimo, Eleve o Nível!Amplie os resultados e não aceite a
mediocridade.Muitas operações caem na
armadilha do “sempre fizemos desse jeito”.
Comece a criar uma concorrência amistosa entre
suas instalações, departamentos ou turnos.
Durante esse processo, procure as melhores
práticas dentro ou fora de sua organização.
Oitavo, Revisão de Processos.Todos os processos de sua instalação estão
documentados? Se estiverem, com que
frequência são atualizados? Embora a maior
parte de operações tenha um programa de
melhoria de processos, poucas conferem
se o programa é o melhor para a operação
e se ele agrega valor. Faça uma revisão
completa dos processos e verifique se
toda a documentação está atualizada.
Nono, referências.Envolva-se no setor, entre para as associações,
compareça a congressos e treinamentos.
Quando possível, use seus fornecedores e
fornecedores de equipamento de gerenciamento
de materiais para conseguir tarifas realistas para
equipamentos e interação entre associados.
Entenda o que outros estão fazendo por meio
dessas associações. O mais importante é
saber o que a concorrência está fazendo.
Décimo, Energia do Sistema.Faça uma revisão tecnológica completa
para saber se a tecnologia atual atenderá às
necessidades futuras.Verifique também se as
plataformas de bancos de dados e os aplicativos
atendem às necessidades futuras das
operações. Faça com que todos os fornecedores
de equipamento de gerenciamento de materiais
forneçam o código dos programas e aplicativos
desenvolvidos para seus equipamentos. Assim,
sua operação poderá avaliar o atendimento
ao cliente e a parceria com esse fornecedor,
evitando ser obrigada a usá-lo em caso de
insatisfação com o atendimento.
Há sistemas ou ferramentas melhores
disponíveis? Talvez uma pergunta mais
importante seja: há projetos melhores,
que possam melhorar a qualidade ou a
produtividade? A tecnologia de hoje está
mudando tão rapidamente que, às vezes,
sistemas e ferramentas ficam desatualizados
pouco depois de instalados.Revise todo o
equipamento da operação e verifique se
manutenções programadas estão sendo
realizadas.Seus fornecedores e fornecedores
de equipamento de gerenciamento de materiais
devem poder ajudar, basta pedir.
Se não souber por onde começar, entre em
contato com o fornecedor ou com a Honeywell
Intelligrated.
Para mais
informações,
contate a Honeywell
Intelligrated
por email
info@intelligrated.
com, por telefone
+55 11 3475.1901
ou visite nosso site
www.intelligrated.
com.
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KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) de Eficiência Operacional
Recebimento• Horas da doca ao estoque:
– Total de horas da doca ao estoque / total
de recibos
Inventário• Proporção de inventário pago:
– Inventário disponível pago versus não
pago
• % de precisão do inventário:
– Unidades de manutenção de estoque
físico / Unidades de manutenção de
estoque no sistema
• Dias de inventário disponível:
– Valor de inventário mensal (méd.) / Vendas
diárias por mês
• Visibilidade do inventário:
– Horário de recebimento de inventário no
sistema - horário do recebimento físico
• % de inventário danificado:
– Valor em inventário danificado total / valor
total do inventário com preço de custo
Abastecimento de pedidos• Taxa de cumprimento de pedidos:
– Pedidos totalmente cumpridos / total de
pedidos despachados
Operacional• Custo da hora de trabalho:
– Total de custos variáveis / total de horas de
trabalho
• % de utilização de armazenamento:
– Total de metros cúbicos ocupados /
capacidade total disponível em metros
cúbicos
• Taxa:
– Volume / horas trabalhadas
• % de utilização:
– Horas trabalhadas / horas pagas
• Produtividade:
– Taxa * utilização
• Custo em % das vendas:
– Custo total / receita total
• Custo por unidade ou caixa:
– Custo total do centro de distribuição / total
de unidades ou caixas despachadas
• Custos controláveis por unidade ou caixa:
– Total de custos controláveis do centro de
distribuição / total de unidades ou caixas
despachadas
Produtividade• Unidades por hora de trabalho:
– (Pedidos ou unidades ou itens ou linhas)
separadas ou embaladas / total horas de
trabalho do centro de distribuição
• Vendas por hora de trabalho:
– Volume de vendas / total de horas de
trabalho do centro de distribuição
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