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check-liste
Deine
Die ideale Begleitung für die „NeUeN GeMeiNDeN“.
mit Beispielen
mit ausführlicher Checkliste
für EntscheidungsträgerInnen
dein ReFORM-
BeGleiteR
check-liste
Deine
Deine checkliste ist eine ideale Begleitung für alle phasen einer Gemeindezusammenführung. sie wurde von experten der reFOrmCONsuLT erstellt und bildet einen Fragenquerschnitt ab, der nicht den Anspruch der Vollständigkeit erhebt und auch nicht ein persönliches Gespräch ersetzt.
Bei darüber hinausgehenden Fragen wenden sie sich an den GVV oder an das angeführte expertenTeam.
Wenn mit 1. Jänner 2015 die Gemeindestrukturreform in der Steiermark so umgesetzt ist, dass 128 neue Gemein-den ihre Arbeit aufnehmen, dann müssen alle Vorarbeiten zur Vereinigung abgeschlossen sein. Das heurige Jahr steht daher im Zeichen der Durchführung inhaltlicher Aspekte.Finanztechnische, rechtliche, raumordnungsspezifische und organisatorische Schwerpunkte müssen mit den Beteiligten bearbeitet, aufbereitet und zusammengeführt werden. Wir haben unser Expertenteam beauftragt, eine entsprechende Checkliste zu erstellen, die vor Ort helfen soll, wesentliche Bereiche nicht zu vergessen. Gerade ein gut vorbereiteter struktureller Ablauf der Arbeitsschritte im heurigen Jahr kann einen gelungenen Start der neuen Gemeinde begünstigen.Ich freue mich, dass wir mit dieser Broschüre eine weitere Hilfestellung für Eure Arbeit anbieten können und freue mich auch schon auf eine weitere gute Zusammenarbeit mit unseren Mandatarinnen und Mandataren in den neuen Konstellationen.
Günter Pirker GVV Landesgeschäftsführer
Vorwort
Günter PirkerGVV Landesgeschäftsführer
Die Vereinigung von Gemeinden ist ein komplexer Veränderungsprozess. Verschiedene Konstellationen und Rahmenbedingungen stellen unterschiedlichste Anforde-rungen an die betroffenen EntscheidungsträgerInnen.Diese Checkliste soll wesentliche Aspekte bewusst ma-chen, die auf dem Weg zur neuen gemeinsamen Gemein-de zu beachten sind. Nicht alle Punkte werden für jeden Vereinigungsprozess in gleicher Form zutreffen und in gleicher Tiefe zu bearbeiten sein. Manche werden eine politische Herausforderung sein, manche eine verwal-tungstechnische, wieder andere eine Selbstverständlich-keit, die nur „abgehakt“ werden muss. Unser Experten-team will mit dieser Checkliste allen Verantwortlichen ein Werkzeug in die Hand geben, das bei der Planung und Abwicklung unterstützt und vermeiden helfen soll, dass wesentliche Aufgaben nicht oder zu wenig beachtet werden. Als Partner mit umfassenden Erfahrungen unter-stützen wir Sie gerne mit unserem fachübergreifenden Kompetenznetzwerk.
Mag. Anton Leinschitz-Di BernardoVorsitzender REFORMCONSULTInstitut zur Förderung kommunaler und regionaler Entwicklung
Vorwort
Die MitGlieDer Der reforMconsult (v.l.): Dr. Robert Zinkanell Mag. Michael Spreitzhofer Mag. Anton Leinschitz-Di Bernardo Gerolf Wicher Mag. Fritz Möstl Dr. Dieter Neger
Inhaltsverzeichnis
herausforDerunGen bei GeMeinDezusaMMenführunGen 8-15
Einige Beispiele ................................................................................................9
checklisten 16-126
1. Prozess .............................................................................................................18
2. Verhandlungsinhalte und Arbeitspakete ................................26
3. Personal und Organisation ...............................................................36
4. EDV .....................................................................................................................42
5. Zahlungsverkehr, Kassenwesen, Buchhaltung....................48
6. Forderungen und Verbindlichkeiten ..........................................56
7. Gebühren .......................................................................................................64
8. Haushalt ..........................................................................................................68
9. Finanz- und Liquiditätsstatus/-planung .................................78
10. Konsolidierungsbedarf / Beeinflussbares Budget ..........82
11. Vermögen und Schulden .................................................................86
12. Finanzierung ..............................................................................................94
13. Beteiligungen ........................................................................................100
14. Rechtsverhältnisse ..............................................................................106
15. Raumplanung .......................................................................................112
16. Kommunikation ....................................................................................118
koMPetenznetzwerk reforMconsult 128-136
wichtiGe kontaktaDressen 142-143
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Die steirische Gemeindestrukturreform ist ein wichtiges Zukunftsprojekt. Bereits jetzt können Erfolgsgeschichten der Reform erzählt werden, und auch die anfangs kritische Einstellung der Öffentlichkeit hat sich mehr und mehr zu einer optimistischen Grundstimmung entwickelt. Dieser „reformbegleiter“ soll Ihnen eine Checkliste zur Verfügung stellen, die Ihnen dabei hilft, sich optimal auf die Umset-zung der Gemeindezusammenführung vorzubereiten. Denn die Zusammenführung von Gemeinden kann einige – oft unvorhergesehene – politische, verwaltungstechnische und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen, die in der Regel durch eine gute Vorbereitung und professio-nelle Beratung gelöst werden können. Diese Herausforde-rungen betreffen u.a. Aspekte wie Prozessgestaltung und Projektmanagement, Kreditmanagement und Finanzierung, Finanzplanung und Gemeindehaushalt, steuerliche Aspekte, nachhaltige Raumplanung, juristische Beratung sowie die Beteiligung von Interessensgruppen und richtige Kommu-nikation. Diese Checkliste versucht Ihnen einen wirklich vollständigen Überblick über die Handlungsfelder einer Gemeindezusammenführung zu liefern.
Herausforderungen bei Gemeindezusammenführungen
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Bei der benutzung der liste empfiehlt es sich, die einzel-nen Punkte dieses Ratgebers durch zu gehen, um Bereiche zu identifizieren, bei denen Sie das Gefühl haben, mehr Informationen zu benötigen. Viele dieser Herausforderun-gen, die zu Falschinformation, Missverständnissen bis hin zu hohen finanziellen Verlusten oder sogar zur strafrechtlichen Verurteilung führen können, lassen sich durch professionelle Unterstützung und gute Vorbereitung erfolgreich lösen – ohne unvorhergesehene Überraschungen zu erleben.
einiGe beisPiele
rechtsverhältnisse
Die Gemeindezusammenführung kann eine große juristi-sche Herausforderung darstellen. Beispielsweise im Falle eines „schwarzbaus“, dieser tritt ein, wenn der Bürger-meister/die Bürgermeisterin und der Gemeinderat einer fusionierten Gemeinde als Baubehörde erster oder zweiter Instanz vergessen, einen Beseitigungsauftrag zu erlassen. Nach dem Übergang der Behördenkompetenz auf Bürger-meisterIn und Gemeinderat der neuen Gemeinde kann das zu Säumigkeit wegen nicht erfolgter „gebotener Sorgfalt“ in Form der Prüfung/Inventur und möglicherweise zu fehlenden Behördenentscheidungen führen. Eine mögliche Konsequenz: Amtsmissbrauch und strafrechtliche Verurtei-lung für BürgermeisterInnen und GemeinderätInnen.
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säumigkeit bei der bescheiderlassung im eigenen Wirkungsbereich ist ein weiteres Beispiel. Wenn diese zu Verzögerungsschäden der AntragstellerInnen führt, kann sie Amtshaftung und eine folgende Organhaftung für Bür-germeisterInnen und GemeinderätInnen mit sich bringen. Eine weitere juristische Herausforderung ist der übergang rechtswidriger vertragsverhältnisse nach § 11 Abs. 4 GemO. Handelt die neue Gemeinde infolge einer unge-nügenden Vertragsinventur nicht, kann es zu Schadenser-satzforderungen gegenüber der neuen Gemeinde durch die geschädigten Personen kommen.
finanzwirtschaft
Im Bereich kreditmanagement sehen sich die Gemein-den mehreren Herausforderungen gegenüber: Durch die sehr günstigen Konditionen wurden in vielen steirischen Gemeinden im Laufe der Jahre diverse Kredite in Fremd-währungen aufgenommen. Durch die Abschwächung des Euros wurden diese Kredite aber oftmals unrentabel. Eini-ge Gemeinden nahmen die Chance wahr und konvertier-ten die ausständigen verlustigen Kredite zurück in Euro, um die Verluste gering zu halten. In vielen Fällen wird es aber noch offene Kredite in Fremdwährungen geben, die bei einer Gemeindezusammenführung übernommen werden müssten. Neben den konservativen Kreditformen wie Annuitäten-kredit und endfälliger Kredit nahmen einige Gemeinden
sogenannte Clericals auf, d.h. der Kredit wird nicht phy-sisch zurückgezahlt, sondern es wird versucht, eine He-belwirkung durch ein Ansparkonto zu erzielen. Durch die negative Performance dieser Anlagen kann es bei unzurei-chender Wartung dieser Ansparer jedoch zu Unterdeckung am Ende der Laufzeit kommen, wodurch die Gemeinde evtl. neue Fremdmittel aufnehmen muss. Daher ist es auf jeden Fall erforderlich, die nötigen Ansparungen für offene Kredite zu untersuchen und darzustellen, damit es nicht durch die Gemeindezusammenführung in den einzelnen Gemeinden zu erheblichen Liquiditäts-Engpässen kommt.
Auch abgaben- und Gebührenrückstände können große Herausforderungen im Fusionsprozess mit sich bringen: Nicht jede Gemeinde verfügt über ein straffes Mahnwesen bzw. werden oftmals Gemeindeabgaben nachgesehen. Dies hat zur Folge, dass es zu hohen Abgaben- und Ge-bührenaußenständen in den Gemeinden kommen kann, die bei einer Gemeindezusammenführung mitübernom-men werden müssen. Neben dem Problem einer etwaigen Nicht-Einbringlichkeit (Konkurs, Absiedelung etc.) können diverse Ansprüche auch aufgrund der Bundesabgaben-ordnung verjährt sein. Daher sollte vor einer Gemeindezusammenführung auf jeden Fall eine Aufstellung der offenen Abgaben- und Gebührenrückstände erstellt werden, damit es nicht zu unvorhergesehenen Abschreibungen im Bereich der Einnahmen nach der Gemeindezusammenführung kommt.
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Des Weiteren besteht auch die Möglichkeit, dass säumige Abgabenpflichtige gegen die neu erlassenen Bescheide berufen und sich dadurch die Einnahmen zur Aufrechter-haltung der Gemeindeaufgaben weiter verzögern. Neben dem zeitlichen Faktor einer solchen Berufung entstehen der Gemeinde auch zusätzliche Kosten durch Rechtsbei-stände, Gerichtstermine o.ä., die die Einhebung schmälern.
ausGelaGerte Gesellschaften unD beteiliGunGen
Ebenfalls zu beachten sind zuschüsse zur verlustabde-ckung: Sind Gesellschafterzuschüsse zur Verlustabdeckung an ausgegliederte Gesellschaften im zu beschließenden Haushalt veranschlagt, sollte die Zusage zur Verlustabde-ckung vor Beginn des Wirtschaftsjahres der Gesellschaft (auf Basis deren Planungsrechnung) erfolgen. Ansonsten könnte Gesellschaftssteuer (1% des Zuschusses) drohen.
Ähnlich verhält es sich bei der offenlegung des Jahres-abschlusses: Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und verdeckten Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH & Co KG) ist innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjah-res der Jahresabschluss inkl. Anhang und gegebenenfalls des Lageberichts durch den/die Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführerin/nen zu erstellen (§ 222 UGB). Der Jahresabschluss ist in den ersten acht Monaten des neuen Geschäftsjahres durch die Haupt- bzw. Generalversamm-
lung festzustellen und in Folge durch die Geschäftsfüh-rung bis längstens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch einzureichen und offenzulegen. Wird die Offenlegungspflicht nicht bis zum letzten Tag der 9-Monatsfrist erfüllt, fällt automatisch eine Zwangsstrafe von zumindest 700 Euro bis zu 3.600 Euro an!
ProzessbeGleitunG unD koMMunikation
Die Gemeindezusammenführung kann auch durch die „nicht-verhandlung“ strategisch wichtiger politischer inhalte, wie z.B. das Fehlen von Lösungen für die Ge-bührenregelungen der neuen Kommune, zu Problemen führen. Für die Bevölkerung ist es in der Regel egal, dass viele politische Inhalte erst vom neuen Gemeinderat gelöst werden können. Gerüchte entstehen und Unrichtig-keiten können problemlos behauptet werden. Das führt zu Verunsicherungen in der Bevölkerung und ein gefährliches oppositionelles Wahlkampfthema entsteht. Professionelle und transparente Kommunikation hilft solche Worst-Case-Szenarien zu vermeiden.
Dialog ist bürgerinnenbeteiligung: Auswertungen erfolg-reicher Gemeindezusammenführungen haben gezeigt, dass die Beteiligung der Bevölkerung den Prozesserfolg stark mitbestimmt. Das beginnt bei der einfachen Bürger-Innenversammlung und reicht bis zur eigenen Facebook-Seite. Dazwischen liegt ein breites Feld an Möglichkeiten,
– 14 – – 15 –
das genau auf die Situation in der Gemeinde zugeschnitten sein sollte. Ein eigenes Motto motiviert wichtige Interes-sensgruppen, sich noch intensiver am Dialog zu beteiligen. Insgesamt schafft ein gut geführter Dialog jenes Vertrau-ensklima, das eine zufriedene Gemeinde auszeichnet.
Generell sollte kommunikation auch bei komplexen Zusammenhängen einfach und verständlich sein. Das ist das Grundprinzip. Bedenkt man aber die unterschied-lichen Anwendungsgebiete und Dialoggruppen, die bei einer Gemeindestrukturreform relevant sind, wird die Kommunikation eines Reformprojektes in der Regel schnell sehr komplex. Kommunikation in Richtung Ge-meindebürgerInnen, Kommunikation in Richtung Fraktion und Gemeinde, mit MedienpartnerInnen und in vielen anderen Bereichen. Um einen kommunikativen Einheits-brei zu vermeiden, zielgruppenorientiert zu agieren und trotzdem einfach und verständlich zu kommunizieren, bedarf es einer professionellen Kommunikations- und Maßnahmenstrategie.
rauMPlanunG
Die örtliche raumplanung stellt theoretisch ein wirksames Instrument zur nachhaltigen Entwicklung der Gemeinde dar. Leider wurde dieses Instrument in der Vergangenheit in der Steiermark nur vorsichtig genutzt, sei es aus Grün-den der Konkurrenz zu Nachbar- und Umlandgemeinden,
sei es aus einer suboptimalen Nutzung und Erweiterung der technischen Infrastruktur. Beides verursachte zusätzli-che Kosten für die Gemeinden. Durch die Gemeindefusionen haben die oben genannten Gründe zumindest teilweise ihre Bedeutung verloren und die örtliche Raumplanung kann jetzt zukunftsorientiert als Instrument der Gemeinde eingesetzt werden. Bisher konnte die örtliche Raumplanung der Entleerung der Stadt- und Ortskerne nicht entgegenwirken, konnte auch nicht aktiv unter Beteiligung der BewohnerInnen eine Gestaltung von Nachbarschaften bewirken. Mit professioneller Beratung kann eine Gemeindezusam-menführung zur großen Chance in punkto Raumplanung werden. Die Gemeindefusionen erlauben nun ein neues zukunftsorientiertes Gestalten, das genügend Freiraum für die Eigeninitiativen der Nachbarschaft für soziale Einrich-tungen zulässt und die traditionellen Zentren wieder bele-ben kann. Dabei werden eine effiziente und wirtschaftliche technische Infrastruktur sowie der Öffentliche Verkehr und Radverkehr eine besonders wichtige Rolle spielen. Im neuen örtlichen Entwicklungskonzept einer Gemeindefusi-on und im Siedlungsleitbild kann eine nachhaltige örtliche Raumplanung entwickelt und festgeschrieben werden.
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Prozess
verhandlungsinhalte und arbeitspakete
Personal und organisation
eDv
zahlungsverkehr, kassenwesen, buchhaltung
forderungen und verbindlichkeiten
Gebühren
haushalt
finanz- und liquiditätsstatus/-planung
konsolidierungsbedarf / beeinflussbares budget
vermögen und schulden
finanzierung
beteiligungen
rechtsverhältnisse
raumplanung
kommunikation
Check- listen
kaPitel 1 -16
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86
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106
112
118
Seite
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1Prozess
checkl iste :
Arbeitsfähigkeit herstellen
Prozessgestaltung
Prozessorganisation
Prozessplanung
Prozesscontrolling
Prozesskommunikation
Stakeholderbeteiligung
– 21 – – 20 – – 21 –
Pro
zessPro
zess
11
Prozessgestaltung
Wurden Prozessziele definiert und Zielsetzungen nach-vollziehbar, verständlich und kontrollierbar festgelegt?
Wurde eine Strategie für die Gemeindezusammen-führung erarbeitet?
Wurden Prozessphasen mit operationalen Zwischen-ergebnissen festgelegt?
Wurde die Prozessorganisation festgelegt?
Prozessorganisation Soll es eine externe Projekt- / Prozessbegleitung geben?
Gibt es eine Projektleitung?
Gibt es eine Projektplanung?
Wurden alle relevanten Stakeholdergruppen mit ihrer Prozessrelevanz und ihrem Prozessbeteiligungs-ausmaß definiert?
Wird zwischen politischem und verwaltungs-technischem Prozess unterschieden?
Arbeitsfähigkeit herstellen
Wird die Gemeindezusammenführung als Projekt und Prozess verstanden?
Wird die Gemeindezusammenführung als Verhandlungs prozess verstanden?
Wurden grundsätzliche Bedingungen für die Gemeindezusammenführung ausgesprochen und akzeptiert?
Gleichberechtigung Offenheit und Transparenz Regeln für alle Gemeinden betreffende
Entscheidungsfindungen (= die neue Gemeinde betreffend)
Kommunikationsabstimmung
Besteht Einvernehmen über Verhandlungsinhalte und den Verhandlungsspielraum?
– 23 – – 22 – – 23 –
1P
roze
ss1
Pro
zess
Wurden formelle und informelle Prozessorganisations-einheiten und ihre Zusammensetzung für Politik und Verwaltung festgelegt (z.B. Verhandlungsteam, Projekt-team, Steuergruppe, Arbeitsgruppen, Entscheidungs-gremien, etc.)?
Wurden Entscheidungsfindungsprozesse und Verant-wortlichkeiten für Politik und Verwaltung definiert?
Prozessplanung Gibt es ein klar definiertes Ziel (Politik und Verwaltung)?
Wurde ein Zeitplan mit Meilensteinen und Zeit-begrenzungen festgelegt (Politik und Verwaltung)?
Gibt es einen Plan für personelle und materielle Kapazitäten, Finanzmittel mit identifizierten Ressourcen begrenzungen (Politik und Verwaltung)?
Gibt es einen Kostenplan?
Prozesscontrolling
Wurde ein Prozesscontrolling etabliert?
Gibt es eine transparente und eindeutige Kompetenz-und Aufgabenverteilung?
Gibt es eine zeitnahe Dokumentation des Prozesses?
Werden Sitzungen, Workshops und deren Ergebnisse dokumentiert?
Werden Protokolle allen relevanten EmpfängerInnen zugestellt?
Wurden Standard- und Sonderberichte definiert?
Wird der Projektfortschritt analysiert und dokumentiert?
Werden Problemfelder und Hindernisse identifiziert?
Werden Kosten kontrolliert und abgeschätzt?
– 25 – – 24 – – 25 –
Pro
zess
1 1P
rozess
Prozesskommunikation (siehe auch Kapitel 16)
Gibt es eine externe kommunikative Begleitung des Prozesses?
Gibt es eine Kommunikationsstrategie?
Wurden Stil und Funktion der Kommunikation fest gelegt? (z.B. Transparenz, Offenheit, Feed Back, Interaktivität, etc.)
Gibt es einen Kommunikationsplan?
Wurden die Kommunikationsinhalte festgelegt?
Wurde festgelegt, wer die Botschaften kommuniziert (Personen)?
Wurden Zielgruppen (Stakeholdergruppen) definiert?
Wurden die Kommunikationsinstrumente definiert?
Wurde ein Zeitplan für die kommunikativen Maß-nahmen erstellt?
Stakeholderbeteiligung
Wurden die zu beteiligenden Stakeholdergruppen festgelegt (z.B. politische EntscheidungsträgerInnen, Verwaltung, Vereine, Interessensgruppen, Bevölkerung, etc.)?
Wurde das Ausmaß der Beteiligung verschiedener Stakeholdergruppen definiert?
Wurde die Methode der Beteiligung definiert?
Wurden die Ziele und Ergebnisse definiert, die der Beteiligungsprozess bringen soll? (z.B. Inhalte für eine Fusionsvereinbarung, Fördervereinbarungen, Entwicklungsleitbild der neuen Gemeinde, etc.)
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2VerHANDLUNGs-INHALTe UND ArBeITsPAKeTe
checkl iste :
Arbeitsprozess (= Teilprozess der Vereinigung)
Arbeitsinhalte
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Verh
and
lung
sinh
alte
und
Arb
eits
pak
ete Verhand
lungsinhalte und
Arb
eitspakete
22
Arbeitsprozess (= Teilprozess der Vereinigung)
Soll es Arbeitsgruppen geben?
Wurde die Zusammensetzung der Arbeitsgruppen gut überlegt und begründet definiert?
Wurde festgelegt, welche Arbeitsinhalte politische und verwaltungstechnische Notwendigkeiten haben?
Wurden die Aufgabenstellungen und thematischen Zuständigkeiten der Arbeitsgruppen durchdacht festgelegt? (z.B. Infrastruktur, Förderungen und Subventionen, Organisation, Gemeindeentwicklung, Budget und Finanzen, etc.)
Wurden die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse strategisch durchdacht und exakt festgelegt?
Wurden Zeitpläne erarbeitet?
Wurde definiert, welche Ergebnisse vor dem 01.01.2015 vorliegen sollen?
Wurde durchdacht, welche politischen Verbindlich-keiten vor dem 01.01.2015 geschaffen werden sollen und / oder können?
Wurde klar definiert, welche Entscheidungen (erst) der neue Gemeinderat treffen muss bzw. soll?
Wurde ausverhandelt, welche Vorschläge dem neuen Gemeinderat unterbreitet werden sollen? (politische Fusionsvereinbarungen, Entwicklungsleitbild, etc.)
Die folgenden Inhalte können Arbeitspaketen zugeordnet werden. Zu entscheiden ist, welche verhan-delt und abgestimmt werden sollen:
Gemeindename
Wappen
Standort Gemeindeamt
Ortstafeln
Straßenbezeichnungen, Nummerierungen (betrifft auch persönliche Dokumente)
Ortsverwaltungsteile
Ortsteilbürgermeister/in
– 31 – – 30 – – 31 –
2 2Verhand
lungsinhalte und
Arb
eitspaketeVe
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e
Gemeindeamt und Verwaltungseinheiten
Bürgerservicestellen
Weiternutzung der Gemeindeämter für organisatorische Verwaltungseinheiten der neuen Gemeinde
EDV-Organisation (Hardware, Software, etc.)
Datenzusammenführung
Zusammenführung Rechnungswesen (-systeme)
Abstimmung und Zusammenführung aller Verordnungen (eigener und übertragener Wirkungsbereich)
Hoheitsverwaltung, Bauhof, Kindergarten, Reinigung, Musikschule
Verwaltungsorganisation (Organigramm, Mitarbeiter-Innen Verwendung, Stellenbeschreibungen, etc.)
Dienstzeiten, Zulagen der MitarbeiterInnen, etc.
Personalplan
Raumkonzept
Bauhoforganisation
ASZ
Weiternutzung Bauhöfe
Maschinenpark
Schneeräumung
Zukauf externer Leistungen, bestehende und zukünftige Leistungsverträge
Straßenbau
Erhebung und Bewertung Ist-Zustand der jetzigen Straßen (z.B. durch externe ExpertInnen)
Erstellung einer mittelfristigen Prioritätenliste für die Sanierung unter Berücksichtigung aller jetzigen Gemeindegebiete
Gehwege
Radwege
Straßenbeleuchtung
Mittelfristiger Investitionsbedarf Verkehrsinfrastruktur
Kanal und Wasser
– 33 – – 32 – – 33 –
2 2Verhand
lungsinhalte und
Arb
eitspaketeVe
rhan
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nhal
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rbei
tsp
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Mittelfristiger Investitionsbedarf Kanal und Wasser
Gemeindeämter, Schulen, Kindergärten, Objekte im Eigentum der Gemeinde, Sportanlagen, Gründe im Eigentum der Gemeinde, Gemeindewohnungen
Bauliche Zustandsbewertung und mittelfristiger Investitionsbedarf Gemeindeobjekte
Betriebskosten, Verwaltung Gemeindeobjekte
Maschinenpark
Nahwärmeversorgung
Verbände
Mitgliedschaften
Gemeindepartnerschaften
Ist-Stand der Flächenwidmungspläne, Bebauungspläne, Bauordnung, Raumplaner, Bausachverständige, Bauakte
Festlegung gemeinsamer RaumplanerInnen
Funktionen der Ortsteile (Wohnen, Betriebe, etc.)
Erstellung eines neuen Ortsentwicklungskonzepts auf Basis eines Entwicklungsleitbildes
Erhebung der Vereinsstruktur: Wie viele und welche Vereine gibt es?
Förderungen und andere Unterstützungen (z.B. Sachleistungen) der Vereine
Veranstaltungen (Kultur, Sport, Frauen, Jugend etc., gemeinsamer Veranstaltungskalender)
Einheitliche neue Vereinsförderungen
Feuerwehren
Förderungen und Subventionen (Auflistung, Höhe, Zusammenführung) z.B. Heizkosten-zuschuss, Fotovoltaik, Solar, Heizungen, landwirtschaft-liche Förderungen
Einheitliches neues Förderungssystem
Erhalt und Fortbestand Schulen
Schulsprengeländerungen
Erhalt und Fortbestand Kindergärten
Musikschule
Zukünftiges Betreuungsangebot Kinder und Schüler-Innen
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2 2Verhand
lungsinhalte und
Arb
eitspaketeVe
rhan
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nhal
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e
Gemeindejagden (Pachtverträge und Gebiete)
Abgleich und Abstimmung geplanter Investitionen
Umsetzung und Fortführung oder Nichtumsetzung ge-meindeindividuell begonnener oder geplanter Projekte
Erarbeitung von mit den jetzigen Budgets umsetzbaren Zukunftsprojekten
Erstellung eines mittelfristigen Investitionsplanes unter Berücksichtigung aller zukünftigen Ortsteile
Entwicklungsleitbild
Gemeinsame Kommunikation, Gemeindezeitung neu, Website neu
CI und CD neu
Gemeinsame Kommunikation bis zum 01.01.2015 (BürgerInnenversammlungen, Befragungen, Einbindung der Bevölkerung, etc.)
Entwicklungsleitbild als zentrales Beteiligungs- instrument
Budget und Finanzen
Ertragsanteile
Bedarfszuweisungen
Einnahmen aus eigenen Steuern und Abgaben
Gemeindegebühren; Müll, Kanal, Hundeabgabe, Tierseuchenbeitrag
Struktur, System und Berechnung der neuen Gemeinde gebühren (Anpassung der jetzigen Gebühren)
Darlehen / Leasing / Haftungen/Contracting
Beteiligungen / ausgegliederte Gesellschaften
Gebührenhaushalte
Versicherungen
Budgetzusammenführung (Haushaltsanalysen, Voranschlag/Rechnungsabschluss)
Mittelfristige Finanzpläne (Schuldendienst, Investitions-bedarf, etc.)
Mittelfristiger Finanzplan der neuen Gemeinde
Vermögenszusammenführung
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3PersoNAL UND orGANIsATIoN
checkl iste :
Aufbauorganisation
Personalentwicklung
Ablauforganisation
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Per
sona
l und
Org
anis
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n Perso
nal und O
rganisatio
n33
Aufbauorganisation
Liegen schriftliche Organigramme vor?
Besteht aufgrund von Gemeindezusammenführungen die Notwendigkeit, das Organigramm anzupassen?
Entstehen durch die Gemeindezusammenführungen neue Stellen (vgl. GemO)?
Werden Doppelgleisigkeiten ausreichend vermieden?
Existiert ein Organigramm NEU bereits und wenn ja, welche Positionen sind besetzt, nicht besetzt oder mehrfach besetzt?
Gibt es eine Ablauforganisation NEU und ist diese mit dem Personalkonzept bzw. dem Raumkonzept abgestimmt?
Existieren Stellenbeschreibungen (bzw. eine Zusam-menfassung der wesentlichsten Aufgabenpunkte je Position) in den Altgemeinden und gibt es diese bereits für die Organisation NEU?
Organisation Rechnungswesen:
Wem obliegt die Führung der MitarbeiterInnen?
Liegen Arbeitsplatzbeschreibungen für die einzelnen MitarbeiterInnen im Bereich Rechnungswesen vor?
Sind die Aufgaben- und Verantwortungs bereiche der einzelnen MitarbeiterInnen im Bereich Rechnungswesen klar abgegrenzt?
Gibt es Regelungen für StellvertreterInnen im Bereich Rechnungswesen?
Sind die Aufgabenbereiche im Organigramm gemäß GemO miteinander vereinbar?
Besteht eine ausreichende Trennung von beispielsweise Entscheidung, Vollzug und Kontrolle?
Gibt es ein Raumkonzept / Standortkonzept NEU und wenn ja, ist dies mit einem Personalkonzept abgestimmt?
Personalentwicklung
Gibt es eine kurzfristige / mittelfristige / langfristige Personalplanung für die Gemeinde NEU (Pensions-, Nachfolge-, Karenzrückkehr-, … Planung)?
Gibt es allgemeine Personalentwicklungsinstrumentarien? (z.B. regelmäßiges MitarbeiterInnengespräche)
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Perso
nal und O
rganisatio
n33
Per
sona
l und
Org
anis
atio
n
Ist für die Gemeinde NEU ein Personalentwicklungs- konzept festgelegt?
Qualifizierungsbedarf der Mitarbeiterinnen und Mit- arbeiter: gibt es bereits eine Bildungsbedarfserhebung NEU bzw. eine Abstimmung der notwendigen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen?
Sind die Positionen in der Organisation NEU in Bezug auf die Gehaltseinstufungen bewertet?
Gibt es eine Ansprechstelle für alle Bediensteten der Gemeinde NEU für die (anonyme) Artikulation von Sorgen, Wünschen, Beschwerden, Vorschlägen der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
Gibt es ein Teamentwicklungskonzept für die Begleitung in einer schrittweisen Teambildung NEU?
Ablauforganisation
Besteht aufgrund von Gemeindezusammenführungen die Notwendigkeit, die Ablauforganisation anzupassen?
Sind Vollmachten (Handlungen, Unterschriften) schriftlich dokumentiert?
Ist der Umfang der Vollmachten eindeutig geregelt?
Wird das 4-Augen-Prinzip eingehalten?
Sind die Handlungs- und Unterschriftenvollmachten der MitarbeiterInnen bekannt gegeben?
Gibt es eine schriftliche Festhaltung der Arbeits- und Dienstanweisungen?
Sind diese auch den MitarbeiterInnen bekannt? Wird dabei das 4-Augen-Prinzip erfüllt?
Besteht ein Verzeichnis mit der besonderen Befugnissen ausgestatteten MitarbeiterInnen (z.B. Unterschriften, Bankvollmacht)?
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4eDV
checkl iste :
Organisation, Hardware und Software
Datenzusammenführung
Schulung
Datensicherheit
– 45 – – 44 – – 45 –
ED
VE
DV
44
Organisation, Hardware und Software
Gibt es eine Aufstellung über die derzeit verwendeten EDV-Systeme?
Gibt es bereits einen Plan, welche EDV-Systeme nach der Gemeindezusammenführung verwendet werden sollen?
Wird es in Zukunft ein neues Rechenzentrum geben?
Wurde die Softwarelandschaft bereits harmonisiert?
Welche und wie viele Systemlizenzen, lizensierte Arbeitsplätze sind vorhanden / werden zukünftig gebraucht (gesamte Software)?
Gibt es ein gemeinsames Lizenzmanagement (gemeinsame Lösung)?
Ist die Migration der Systeme der Gemeinden ohne weitere Investitionen möglich?
Ist das System auf eine etwaige Umstellung hin zur Doppik vorbereitet?
Kann überflüssiges IT Equipment veräußert werden?
Wurden die technischen Verträge (Wartung, Versiche-rung etc.) an die neuen Gegebenheiten angepasst bzw. nachverhandelt?
Datenzusammenführung Ist eine lückenlose und fehlerfreie Datenzusammen-
führung gewährleistet?
Wird Datenexport, -import, -zusammenführung ohne / mit externer Unterstützung durchgeführt? Wird ein reibungsloser Support gewährleistet?
Schulung Gibt es ein Schulungsprogramm für die Umstellung
auf ein neues System?
Wurde bereits definiert, wer für die Einschulung des Personals verantwortlich ist?
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ED
V4
ED
V4
Datensicherheit
Ist die Sicherung / Aufbewahrung von Alt-Daten-beständen organisiert?
Wurde bereits definiert, wer in Zukunft für die Daten-sicherung verantwortlich ist?
– 48 – – 49 –
5zAHLUNGs- VerKeHr, KAsseNWeseN,BUCHHALTUNG
checkl iste :
Sind schriftliche „Kontierungsrichtlinien“ vorhanden?
Wie ist der Zahlungsverkehr geregelt?
Kassenwesen
– 51 – – 50 – – 51 –
Zahl
ung
sver
kehr
, Kas
senw
esen
, Buc
hhal
tung
Zahlungsverkehr, K
assenwesen, B
uchhaltung55
Sind schriftliche „Kontierungs- richtlinien“ vorhanden?
Besteht bereits eine Planung, wie unterschiedliche Kontierungsrichtlinien vereinheitlicht werden?
Wie ist der Zahlungsverkehr geregelt?
Eingehender, ausgehender Zahlungsverkehr; via Online-Banking, Telebanking, Datenträger?
Ist das benutzte Telebankingsystem Multibanken-fähig?
Sind die Lastschriftverfahren, Einzugsermächtigungen, Daueraufträge organisatorisch geregelt?
Sind Zahlungszeitpunkte definiert (Wie oft im Monat werden Zahlungen getätigt, gibt es fixe „Zahltage“)?
Bestehen organisatorisch festgelegte Unterschrifts-regelungen zur Datenfreigabe?
Wird bei Telebanking die TAN-Nummer ausreichend geschützt?
Sind die Zeichnungsberechtigungen für Telebanking aufgrund der Gemeindezusammenführung anzupassen?
Können überflüssige Telebanking-Zugänge gelöscht bzw. umgeschrieben werden?
Kassenwesen Wird der Arbeitsablauf der zuständigen Personen regel-
mäßig kontrolliert?
Liegt eine schriftliche Delegierung von Tätigkeiten vor?
Erfolgt eine Verständigung der Letztverantwortlichen bei außergewöhnlichen Ereignissen?
Entsprechen Art und Aufbau der Kassen den gesetz-lichen Vorgaben bzw. in weiterer Folge den Erfordernis-sen der Gemeinde?
Gibt es gemeindeinterne Zusatzvorschriften für einzelne Kassen und sind diese innerhalb des gesetzlich erlaub-ten Rahmens?
Existiert ein vollständiges, rechtmäßiges und korrekt geführtes Kassenbuch?
– 53 – – 52 – – 53 –
Zahlungsverkehr, K
assenwesen, B
uchhaltungZa
hlun
gsv
erke
hr, K
asse
nwes
en, B
uchh
altu
ng5 5
Wird die Kassa täglich zur Kontrolle des Mittelbestandes abgerechnet?
Erfolgt eine Abstimmung des Saldovortrages der Kassa mit dem tatsächlichen Mittelbestand in der Kassa?
Lassen sich alle Belege eindeutig den Kassenbewe- gungen zuordnen?
Sind bei Korrekturen die ursprünglichen Bewegungen noch nachvollziehbar und gibt es einen Vermerk, was hier geändert wurde?
Werden Kassenfehlbeträge gemeldet und nachverfolgt?
Sind alle erforderlichen Gegenzeichnungen zu Kassen-abschlüssen, -ausgängen, etc. vorhanden?
Werden Nebenkassen kontinuierlich mit der Hauptkassa abgerechnet?
Werden Handkassen laufend abgestimmt?
Wurden die Kassen im Rahmen der Gemeindezusam-menführung konsolidiert?
Besteht eine Funktionstrennung bei wesentlichen Kassenausgängen zwischen Veranlassung und Durch-führung?
Ist diese ggf. durch die Gemeindezusammen- führung anzupassen?
Werden in der Gemeindekasse neben Barmitteln auch andere Wertgegenstände verwahrt?
Werden Barbestände im Vergleich zu den Ausgaben möglichst adäquat gehalten?
Sind die Kassen vor Fremdzugang von außen entspre-chend gesichert?
Existieren physische Schutzmechanismen vor Brand- bzw. Wasserschäden und anderen äußeren Einwirkungen?
Sind die Barmittel versichert? Besteht hier der Bedarf, die Versicherung anzupassen?
Deckt die Versicherung den kompletten Barmittel-bestand und werden Kassen abgeschöpft, wenn die Deckelung überschritten wird?
– 55 – – 54 – – 55 –
Zahlungsverkehr, K
assenwesen, B
uchhaltungZa
hlun
gsv
erke
hr, K
asse
nwes
en, B
uchh
altu
ng55
Können interne Verrechnungen nachvollzogen werden und gibt es dafür Belege?
Werden Abschöpfungen vom bzw. Einlagen auf das Girokonto dokumentiert und auf beiden Konten ge-prüft?
– 56 – – 57 –
6ForDerUNGeN UND VerBIND-LICHKeITeN
checkl iste :
Forderungsmanagement
Darlehens- und Schuldenmanagement
Finanz- und Veranlagungsmanagement
Haftungen der Gemeinde
– 59 – – 58 – – 59 –
Ford
erun
gen
und
Ver
bin
dlic
hkei
ten Fo
rderung
en und Verb
indlichkeiten
66
Wird bei der Planung der Darlehen auf Plausibilitäten geachtet? (z.B.: Endstand Vorjahr = Anfangsstand laufendes Jahr)
Werden geplante Neuaufnahmen von Finanzschulden ausgeschrieben bzw. Vergleichsangebote eingeholt?
Werden die vereinbarten Konditionen für Kassenkredite quartalsweise anhand der Kontoauszüge, Zinsstaffeln etc. geprüft?
Entsprechen die Laufzeiten von Darlehen gesetzlichen bzw. wirtschaftlichen Vorgaben?
Orientieren sich die Laufzeiten von Darlehen an der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer der Investition?
Gibt es endfällige Darlehen?
Falls ja, wird für die endfällige Tilgung angespart?
Bestehen Darlehen in fremder Währung?
Bestehen Vorkehrungen, wie man etwaigen Wechsel-kursrisiken begegnet?
Forderungsmanagement
Ist ein funktionierendes Mahnwesen vorhanden?
Werden Rückstände gerichtlich einbringlich gemacht?
Werden Exekutionstitel erwirkt bzw. werden Exekutionen geführt?
Wird das Mahnwesen selbst geführt oder ist es aus ge-lagert (z.B. Rechtsanwalt)?
Werden Abgaben nach der Abgabenexekutions-ordnung (Rückstandsausweise) eingebracht?
Darlehens- und Schuldenmanagement
Werden die Darlehensverträge zumindest einmal jährlich mit den entsprechenden Kontoauszügen hinsichtlich vereinbarter Konditionen (Zinsanpassungen) verglichen und abgestimmt?
Erfolgt die Planung von Zinsendienst und Tilgung jeweils nach den aktuellen Werten?
– 61 – – 60 – – 61 –
Ford
erungen und
Verbind
lichkeiten66
Ford
erun
gen
und
Ver
bin
dlic
hkei
ten
Finanz- und Veranlagungs- management
Ist die Gemeinde in Finanztiteln (Anleihen, Renten, Aktien, sonstige Wertpapiere) veranlagt?
Sind Kompetenzen und Verantwortlichkeiten geregelt und schriftlich festgehalten?
Gibt es diesbezügliche Veranlagungsrichtlinien (in welchen Kategorien, Titeln etc. bis zu welcher max. Höhe darf veranlagt werden)?
Wird das Risiko aus der Vermögensveranlagung aktiv gemanagt?
Steht die Veranlagung im Zusammenhang mit einem endfälligen Kredit oder dient sie als Rücklage von allgemeinen Überschüssen?
Kann die Rücklage im Notfall aufgelöst werden?
Wurden alle möglichen Veranlagungen sondiert (Swaps, Futures, Sparbücher)?
Ist eine Risikoanalyse dem Gemeinderat vorzulegen?
Wurde die Risikoanalyse abgezeichnet?
Wurde die Veranlagungsvariante von den zuständigen Organen unterfertigt?
Gibt es einen detaillierten Veranlagungsplan?
Existieren entsprechende Kontrollen hinsichtlich des ausreichenden Aufbaus zur Bedeckung von Investitionen bzw. Krediten?
Existiert eine nachvollziehbare Dokumentation aller Protokolle und Beschlüsse, die mit der Veranlagung zusammenhängen – inkl. etwaiger Verweise auf darun-terliegende Kredite / Investitionen?
Wurde dokumentiert, womit die Veranlagung auf-gebaut wurde?
Wurde bei spekulativen Veranlagungen eine Szenario- Analyse durchgeführt?
Wurden die Rücklagen im Zuge der Gemeindezusam-menführung konsolidiert?
Können bestehende Überhänge in den Veranlagungen zur Bedeckung offener Kredite herangezogen werden?
– 63 – – 62 – – 63 –
Ford
erungen und
Verbind
lichkeitenFord
erun
gen
und
Ver
bin
dlic
hkei
ten
66
Haftungen der Gemeinde
Haftet die Gemeinde für Schulden / Verbindlichkeiten Dritter (wenn ja, wem gegenüber)?
Werden die durch die Gemeinde behafteten Schulden vom Schuldner vereinbarungsgemäß bedient oder ist mit einer Inanspruchnahme zu rechnen?
Werden die Haftungssummen entsprechend dem geleisteten Schuldendienst angepasst?
– 64 – – 65 –
7GeBüHreN
checkl iste :
Verbandszugehörigkeiten
Gebühren
– 67 – – 66 – – 67 –
Geb
ührenGeb
ühre
n7 7
Verbandszugehörigkeiten
Hat die Fusion Auswirkungen auf Verbandszugehörig-keiten?
Werden Verbände durch die neue Gemeindestruktur obsolet?
Gebühren
Sind Gebührenanpassungen, -vereinheitlichungen notwendig (wenn ja, in welchem Zeitraum bzw. in welchem Ausmaß?)
Sind verschiedene Gebührenkreise notwendig / zulässig / gewünscht?
Wird eine Neukalkulation der Gebühren notwendig?
Ist sichergestellt, dass die Gebühren kostendeckend kalkuliert werden?
Ist die Gebührenhöhe äquivalent zur erbrachten Leistung (Äquivalenzprinzip)?
Übersteigen die Leistungserlöse des Gebührenhaus-halts langfristig nicht dessen Kosten?
Ist sichergestellt, dass Überschüsse aus dem Gebührenhaushalt zweckgebundenen Rücklagen zugeführt werden?
Erfolgt die Gebührenkalkulation auf Basis der tatsächlichen Kosten des Gebührenhaushalts im Rahmen einer Kostenrechnung?
Gibt es definierte Verfahren zur Gebühren-Nach-kalkulation und wurden diese vereinheitlicht?
Erfolgt jährlich eine Nachkalkulation auf der Basis von Ist-Werten (Ist-Kosten) als Grundlage zur Gebühren-festsetzung?
Wurden Gebühren vereinheitlicht? Wenn nicht, sind unterschiedliche Gebührenfestsetzungen berechenbar und rechtlich überprüft?
Können etwaige Gebührenüberdeckungen sinnvoll verwendet werden?
Werden die Gebühren im entsprechenden Ausmaß auch tatsächlich eingehoben (Mahnwesen, Exekutionen etc.)?
Werden Gebühren nachgesehen bzw. verjähren diese?
– 68 – – 69 –
8HAUsHALT
checkl iste :
Haushaltsvoranschlag
Eigene Steuern
Ertragsanteile
Einnahmen aus Leistungen
Laufende Transfers von Trägern des öffentlichen Rechts
Leistungen für Personal
Verwaltungs- und Betriebsaufwand
Zinsen für Finanzschulden
Laufende Transfers an Träger des öffentlichen Rechts
– 71 – – 70 – – 71 –
HaushaltH
aush
alt
88
Haushaltsvoranschlag
Überwacht der Kassier/die Kassierin die Erstellung des Voranschlages?
Beinhaltet der Rechnungsabschluss sämtliche Geschäftsvorfälle des abgelaufenen Jahres?
Existiert eine korrekte Zuordnung zu den Teilbereichen voranschlagswirksam bzw. voranschlagsunwirksam?
Beinhaltet der Voranschlag sämtliche zu erwartenden Geschäftsfälle?
Wurde der Voranschlag / Rechnungsabschluss von der zuständigen Person erstellt?
Wurde der Voranschlag / Rechnungsabschluss dem Ge-meinderat zur Beschlussfassung vorgelegt und unter-fertigt?
Gliedert sich der Voranschlag in einen ordentlichen und einen außerordentlichen Teil?
Existieren zum außerordentlichen Voranschlag bereits Berechnungen aus der Investitionsrechnung / Finanzierung / Veranlagung?
Werden Einnahmen bzw. Ausgaben getrennt voneinander in voller Höhe dargestellt?
Ist der Gebührenhaushalt ausgeglichen?
Sind den Voranschlägen schlüssige und leicht nach-vollziehbare Berechnungen beigefügt?
Beinhalten die Voranschläge unerlaubte Bestandteile (z.B. voranschlagsunwirksame Gebarung)?
Werden Zinsdienste als ordentliche Ausgaben veranschlagt?
Sind Voranschlagskosten auch tatsächlich für die geplanten Projekte verwendet worden?
Wurden außerplanmäßige Ausgaben vom Gemeinde-rat abgezeichnet?
Werden Abweichungen zwischen Anordnungssoll und Voranschlag im Rechnungsabschluss ausgewiesen?
Werden bei Überschreitungen die entsprechenden Beschlüsse vorgelegt?
Ist die Höhe der Forderungen vertretbar?
– 73 – – 72 – – 73 –
Hau
shal
t Haushalt
8 8
Bestehen dahingehend Einbringungspläne?
Sind die Gebührenhaushalte abgeschlossen?
Wurde der beschlossene Rechnungsabschluss bis spätestens 30. April eines jeden Jahres der Aufsichtsbe-hörde vorgelegt?
Ist der Rechnungsabschluss vollständig und dokumentiert?
Sind alle Beilagen des Rechnungsabschlusses vorhanden?
Sind die Salden mit den Salden der Vorjahre (EB) abgestimmt?
Existiert ein ordentlicher Vortrag der Vorjahres ergebnisse?
Wurden die Bankkonten mithilfe der Kontoblätter zum 31.12. des Jahres abgestimmt?
Ist der Nachweis über den Schuldenstand vollständig?
Ist der Nachweis der übernommenen Haftungen vollständig?
Ist der Nachweis der Zuschüsse bzw. Finanz zuweisungen vollständig?
Ist der Nachweis der Vergütungen vollständig?
Ist der Nachweis von Leasing bzw. offenen Bestellungen und Verwaltungsschulden vollständig?
Ist der Nachweis über den Bestand an Wertpapieren vollständig?
Wurden die Nachweise des Anlagevermögens beigelegt und sind diese vollständig?
Ist der Stellenplan vollständig und aktuell?
Wurden wesentliche Abweichungen zum Vorjahr hinreichend dokumentiert und schlüssig begründet?
Sind die Planungsprämissen der zusammengelegten Gemeinden miteinander vereinbar?
Sind die Voranschläge problemlos konsolidierbar oder bestehen technische bzw. planungstechnische Hindernisse?
Entstehen durch die Gemeindezusammenführungen neue Planungsbereiche bzw. zusätzliche Ausgaben, die entsprechend berücksichtigt werden müssen?
– 75 – – 74 – – 75 –
Hau
shal
t Haushalt
8 8
Eigene Steuern
Sind Betriebsan- oder -absiedelungen bekannt, ist mit Schließungen zu rechnen, werden Beschäftigte freigesetzt?
Sind bei der Planung des Kommunalsteuerauf-kommens Valorisierungen der zugrunde liegenden Lohn- / Gehaltssummen berücksichtigt (z.B. Ergebnisse von KV-Verhandlungen)?
Ändern sich Zerlegungsschlüssel mehrgemeindlicher Betriebsstätten?
Ertragsanteile
Fließen Vorschauen, Prognosen z.B. von BMF, Städtebund, Gemeindebund in die Planung ein?
Wird die Bevölkerungsentwicklung entsprechend berücksichtigt (z.B. neue Wohnbauvorhaben etc.)?
Einnahmen aus Leistungen
Entfallen aufgrund der Fusion einer Verbandssitz-gemeinde mit Verbandsgemeinde(n) Beiträge?
Laufende Transfers von Trägern des öffentlichen Rechts
Gibt es längerfristige Zusagen über Fördermittel, Annuitätenzuschüsse etc.?
Müssen Bundesförderungen eventuell angepasst werden (weil sich diese nach der Finanzkraft der Gemeinde richten)?
Liegen schriftliche Zusagen über Bedarfszu weisungen vor?
Leistungen für Personal
Fließen Pensionierungen, Neueinstellungen, Vorrückungen, Valorisierungen in die Finanzplanung der Gemeinde NEU ein?
– 77 – – 76 – – 77 –
Hau
shal
t8 8
Haushalt
Verwaltungs- und Betriebsaufwand
Sind alle vorhandenen Leasingverträge berücksichtigt bzw. sind neue Leasingvorhaben der Gemeinde NEU geplant?
Sind die notwendigen Instandhaltungsaufwendungen in der Gemeinde NEU geplant und berücksichtigt?
Zinsen für Finanzschulden
Werden die Zinsen je Darlehen anhand von Zins-prognosen geplant?
Können / sollen Umschuldungen / Darlehens-anpassungen vorgenommen werden?
Gibt es Darlehen mit Fixzinsvereinbarung, die innerhalb des Planungszeitraums angepasst werden müssen?
Laufende Transfers an Träger des öffentlichen Rechts
Ist die Entwicklung von Sozial- und Landesumlagen für die Gemeinde NEU anhand konkreter Annahmen getroffen worden?
Wurden Parteienförderungen (EUR 5,- je Wahl-berechtigtem) berücksichtigt?
– 78 – – 79 –
9FINANz- UND LIQUIDITÄTs-sTATUs / -PLANUNG
checkl iste :
– 81 – – 80 – – 81 –
Finanz- und Liq
uiditätsstatus / -p
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nanz
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lanu
ng9 9
Finanz- und Liquiditätsstatus /-planung
Wird die Liquidität (z.B. auf Monatsbasis) geplant und aktiv gemanagt?
Werden Zahlungstermine (z.B. Zuschüsse an KGs, GmbHs) abgestimmt?
Wird aus dem Ergebnis der Mittelfristigen Finanz-planung ein Finanz- und Liquiditätsstatus abgeleitet?
Sind in diesem alle finanziellen Verpflichtungen der Gemeinde berücksichtigt (Haftungen, Leasingverbind-lichkeiten, Kassenkredite)?
Sind in diesem ebenso vorhandene Vermögenswerte wie Rücklagen, Wertpapiere etc. berücksichtigt?
– 82 – – 83 –
10KoNsoLIDIe-rUNGsBeDArF/ BeeINFLUssBAres BUDGeT
checkl iste :
– 85 – – 84 – – 85 –
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1010
Konsolidierungsbedarf / Beeinflussbares Budget
Lässt sich aus der Mittelfristigen Finanzplanung ein notwendiger Konsolidierungsbedarf ableiten und wie hoch ist dieser?
Wird das beeinflussbare Budget dargestellt?
Werden Konsolidierungsziele definiert bzw. Konsolidierungsmaßnahmen gesetzt?
Wird die (gänzliche / teilweise) Umsetzung der Konsolidierungsmaßnahmen in der MFP und im Finanz- und Liquiditätsstatus berücksichtigt?
– 86 – – 87 –
11VerMÖGeN UND sCHULDeN
checkl iste :
Vermögensstatus und Schuldenstatus
Besteht die Möglichkeit, verwertbares Vermögen zu veräußern?
Ist der Erwerb von Vermögen / sind Investitionen notwendig / geplant?
Kapitaltransfers an andere
Aufnahme von Finanzschulden
Zuführung zu Rücklagen
Rückzahlungen von Finanzschulden
– 89 – – 88 – – 89 –
Vermö
gen und
SchuldenVe
rmö
gen
und
Sch
uld
en1111
Vermögensstatus und Schuldenstatus
Ist das Vermögen in einem Inventarverzeichnis vollständig erfasst?
Wird das Inventarverzeichnis laufend gewartet?
Kann das verwertbare Vermögen identifiziert werden?
Können den einzelnen Vermögensgegenständen fol-gende Werte zugeordnet werden: Anschaffungswert, Buchwert auf Grund historischer Abnutzung, Zeitwert?
Werden alle offenen Forderungen in einem Verzeichnis dargestellt – Forderungsspiegel?
Werden die Forderungen laufend auf ihre Einbringlichkeit hin untersucht?
Gibt es durch die Gemeindezusammenführung Nutzungs änderungen und wirken sich diese auf die Bewertung oder Abschreibungsdauer aus?
Gibt es einen vollständigen Schuldenspiegel / Verbindlichkeitsspiegel?
Wird der Schuldenspiegel laufend (mindestens einmal jährlich) gewartet?
Werden die Schulden laufend mit externen Aufzeich-nungen (wie z. B. Darlehensverträgen) abgestimmt?
Gibt es ein Verzeichnis, in dem alle übernommenen Bürgschaften / Haftungen vollständig angeführt sind?
Wird das Verzeichnis über alle übernommenen Bürgschaften / Haftungen laufend gewartet?
Bestehen wechselseitige Verbindlichkeiten oder Forderungen, die aufgelöst werden können?
Besteht die Möglichkeit, verwertbares Vermögen zu veräußern?
Ist aufgrund der Gemeindefusion der Verkauf von Liegenschaften, Immobilien, beweglichem Vermögen (Fuhrpark) geplant /notwendig/sinnvoll?
Sind die Werte des (zu veräußernden) Vermögens bekannt?
Gibt es bezüglich Liegenschaften, Immobilien z.B. Bewertungsgutachten, fortgeschriebene Anschaffungs-kosten, etc.?
– 91 – – 90 – – 91 –
Vermö
gen und
SchuldenVe
rmö
gen
und
Sch
uld
en11
11
Ist der Erwerb von Vermögen / sind Investitionen notwendig / geplant?
Gibt es Beschlüsse des Gemeinderates, die einzelnen Personen besondere Investitionsrechte einräumen und sind diese ggf. durch die Gemeindezusammenführung anzupassen?
Sind Investitionen geplant?
Existiert eine Bedarfsanalyse?
Besteht durch die Gemeindezusammenführung ein Investitions bedarf auf Basis gesetzlicher Vorschriften?
Handelt es sich um eine Muss-Investition im Sinne des Gesetzes (z.B. notwendiger Ersatz eines Feu-erwehrautos zur Wahrnehmung hoheitlicher Aufgaben) oder um eine Kann-Investition zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit?
Sind die Investitionskosten der geplanten Projekte bekannt bzw. anhand von vorliegenden Anboten dokumentiert?
Wurde eine detaillierte Investitionsrechnung nach den allgemeinen Grundsätzen der Investitionsrechnung aufgestellt?
Gibt es zur Finanzierung der Investitionen Zusagen für Zuschüsse, Subventionen, Förderungen?
Wurden alternative Investitionsmöglichkeiten erhoben und hinreichend geprüft?
Erfolgte Vorteilhaftigkeitsprüfung Leasing vs. Direktkauf?
Sind die geplanten Investitionen bedeckt?
Wurde die Investition genehmigt bzw. welches Gemeindeorgan trägt die Entscheidungsgewalt?
Besteht die Pflicht zur öffentlichen Auftragsvergabe nach den Richtlinien des Bundesvergabegesetzes?
Wurden die entsprechenden Beschlüsse bzw. Unter-fertigungen von den zuständigen Organen eingeholt?
Sind entsprechende liquide Mittel vorhanden oder bedarf es einer Aufnahme von weiteren Darlehen?
Wurde die Investition im außerordentlichen Vor anschlag berücksichtigt?
Existieren nachvollziehbare und überprüfte Protokolle und Dokumentationen zu Entscheidungen, Beschlüssen und Berechnungen?
– 93 – – 92 – – 93 –
Vermö
gen und
SchuldenVe
rmö
gen
und
Sch
uld
en11
11
Kapitaltransfers an andere
Sind Zuschüsse an ausgegliederte Rechtsträger (KGs, GmbHs) zu leisten?
Liegen zur Bewertung der Zuschusshöhen Planungs-rechnungen, Businesspläne etc. der Gesellschaften vor?
Sind in den Gesellschaften Investitionen geplant, die höhere Transferzahlungen notwendig machen?
Aufnahme von Finanzschulden
Werden Darlehen im Planungszeitraum aufgenommen?
Orientieren sich die geplanten Laufzeiten an der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Investitionsvorhabens?
Zuführung zu Rücklagen
Werden in den Gebührenhaushalten erwirtschaftete Überschüsse den Rücklagen zugeführt (oder etwa als Gewinn entnommen)?
Müssen Rücklagen gebildet werden, um z.B. etwaige endfällige Finanzschulden zu bedienen?
Rückzahlungen von Finanzschulden
Sind die Tilgungspläne aktuell und werden diese laufend gewartet?
Sind neue Tilgungen aufgrund der geplanten Aufnahme von Finanzschulden zu berücksichtigen?
– 94 – – 95 –
12FINANzIerUNG
checkl iste :
Kurzfristige Kontokorrentfinanzierung
Langfristige Investitionsfinanzierung
– 97 – – 96 – – 97 –
FinanzierungFi
nanz
ieru
ng1212
Kurzfristige Kontokorrentfinanzierung
Ist die Ausgabe unbedingt notwendig, um das operative Geschäft aufrecht zu erhalten, oder ist sie „verschiebbar“?
Bestehen anderweitige Reserven an flüssigen Mitteln, die verwendet werden können?
Ist der Endstand aller Kontokorrentkredite höher als 1/6 der ordentlichen Gesamteinnahmen?
Besteht die Möglichkeit, die Konten binnen eines Jahres wieder zu bedecken?
Wurde der Gemeinderat informiert, dass eine Bedeckung innerhalb eines Jahres unwahrscheinlich ist, bzw. gibt es eine Fristverlängerung?
Werden Kontokorrentkonten kontrolliert?
Gibt es konkrete Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten?
Wird der laufende Stand in der Buchhaltung monatlich/jährlich mit einem Kontoauszug des Kreditinstitutes abgestimmt?
Können durch die Gemeindezusammenführung Konten gelöscht werden?
Ist die Zeichnungsberechtigung der Konten anzupassen?
Entstehen durch die Gemeindezusammenführungen von Gemeinden hohe Bankstände, die evtl. in Veranla-gungen um gewandelt werden können?
Langfristige Investitionsfinanzierung
Besteht grundsätzlich Bedarf zur Aufnahme von neuen Darlehen oder kann die Investition durch bestehende Mittel bedeckt werden?
Existiert ein detaillierter Finanzierungsplan bzw. ist die tatsächlich benötigte Geldmittelhöhe hinreichend bekannt?
Wurden alle möglichen Kreditgeber erhoben (Banken, Länder, Förderstellen, Kommunalkredit)?
Wird ein Darlehensspiegel gesondert geführt?
– 99 – – 98 – – 99 –
FinanzierungFi
nanz
ieru
ng1212
Wird jährlich der vorhandene Darlehensspiegel mit den Bankbriefen bzw. mit den Außenständen der Kreditgeber abgeglichen?
Wurde das Darlehen von der Aufsichtsbehörde genehmigt?
Erfolgte die Darstellung im außerordentlichen Voranschlag?
Wurde bei endfälligen Darlehen eine Tilgungsrücklage gebildet?
Sind die jährlichen Aufbauraten ausreichend, um die endfälligen Kredite vollständig zu bedecken?
Existiert zu jedem bestehenden Kredit ein Tilgungsplan?
Sind Finanzierungsentscheidungen nachvollziehbar und ausreichend dokumentiert (Finanzierungspläne, Tilgungspläne, Kreditverträge, Berechnungen, Unterschriften, etc.)?
Wurden alle notwendigen Dokumente von den zuständigen Personen (Bürgermeister/in, Kassier/in, Aufsichtsbehörde, etc.) unterfertigt und sind Duplikate jederzeit verfügbar?
Orientiert sich die Kreditlaufzeit an der betriebsge-wöhnlichen Nutzungsdauer des Investitionsgutes?
Wurden die Zeichnungsberechtigungen angepasst?
Besteht aufgrund einer Gemeindezusammenführung die Möglichkeit, Kredite bzw. langfristiges Kapital sinn-voll umzuschichten?
Wurden aufgrund der Gemeindezusammenführung die Konditionen der Kredite nachverhandelt (z.B. durch nun bessere Liquidität die Möglichkeit von Teiltilgungen)?
– 100 – – 101 –
13BeTeILIGUNGeN
checkl iste :
Struktur und Betriebe
Aufbau- und Ablauforganisation
Rechnungswesen
Beteiligungsmanagement und Reporting
– 103 – – 102 – – 103 –
Beteilig
ungenB
etei
ligun
gen
1313
Struktur und Betriebe
Besitzt die Gemeinde ausgelagerte Betriebe oder Unternehmensbeteiligungen (KG, GmbH, AG)?
Besteht durch die Gemeindezusammenführung der Bedarf / der Wunsch / die Notwendigkeit, ausgegliederte Betriebe zusammenzulegen oder neu zu strukturieren?
In welcher Rechtsform werden diese Betriebe geführt?
Gibt es eine Leitlinie der Gemeinde zu ihren aktuellen und zukünftigen Beteiligungen?
Aufbau- und Ablauforganisation
Wurde / Wird bei der Besetzung der Geschäfts führungen in den ausgelagerten Betrieben auf „Gewaltentren-nung“ geachtet (z.B. ist der Bgm. auch GF?)?
Wird durch die Gemeindezusammenführung eine Neu-besetzung der Geschäftsführung notwendig?
Liegen aktuelle Gesellschaftsverträge, Geschäfts-ordnungen für die Geschäftsführung, Geschäfts-ordnungen für etwaige Aufsichtsräte od. Beiräte vor?
Ist geregelt, wer den Eigentümer Gemeinde gegen-über der / den Gesellschaft(en) vertritt?
Rechnungswesen
Wird die laufende Buchführung der ausgelagerten Betriebe von Dritten (Stb., WTH) erledigt?
Wird der Jahresabschluss für die Beteiligungen von Dritten (SteuerberaterIn, WirtschaftstreuhänderIn etc.) erstellt?
Falls DienstnehmerInnen beschäftigt sind: Wird die Lohn verrechnung extern von dritter Seite erledigt?
Gibt es eine laufende Kontrolle durch die Gemeinde?
Gibt es schriftliche Vereinbarungen über die Ver-rechnung zwischen Gemeinde und ausgelagerten Betrieben (z.B. im Bereich Personal)?
Sind Leistungen zwischen Gemeinde und Beteiligung und umgekehrt vertraglich geregelt (z.B. Mietverträge, Personalbereitstellung)?
– 105 – – 104 – – 105 –
Beteilig
ungenB
etei
ligun
gen
1313
Besteht für die ausgelagerten Betriebe Prüfpflicht gem. UGB?
Beteiligungsmanagement und Reporting
Ist ein aktives Beteiligungsmanagement (mit welchen Rechten und Pflichten, Vorgaben und Reporting) installiert?
Gibt es ein einheitliches Reporting für alle ausge-lagerten Betriebe?
Wird im Gemeinderat über die Entwicklung (Ergebnis-prognosen, Liquiditätsstatus, etc.) berichtet?
Liegen aktuelle Planungsrechnungen und Geschäfts-pläne (inkl. Liquiditätsplan) der Beteiligungen vor?
Werden Mehrjahresplanungen für die Beteiligungen erstellt?
Werden Zahlungszeitpunkte von Zuschüssen / Transfers zwischen Gemeinde und Gesellschaft(en) abgestimmt?
– 106 – – 107 –
14reCHTs-VerHÄLTNIsse
checkl iste :
– 109 – – 108 – – 109 –
RechtsverhältnisseR
echt
sver
hält
niss
e1414
Rechtsverhältnisse
Existiert ein Vertragsmanagement, erfolgt eine Vertragsinventur bzw. ein Vertragscontrolling?
Wurde bzw. wird eine „gebotene Sorgfalt“, analog einer Unternehmensübernahme oder Unternehmens-verschmelzung, durchgeführt?
Ist die Änderung oder der Neuabschluss bestehender bzw. übergegangener Verträge (§ 11 Abs. 4 GemO) erforderlich? (z.B. Versicherungsverträge, Darlehensver-träge, Förderverträge)
Ist die Änderung oder der Neuabschluss gesellschafts-rechtlicher Vertragsverhältnisse erforderlich? (z.B. Harmonisierung / Fusionierung von Ortsentwick-lungs-KG‘s)
Bestehen andere gesellschaftsrechtliche Handlungs-erfordernisse? (z.B. personelle Änderungen in Aufsichtsräten, Beiräten, Anträge an das Firmenbuch)
Bestehen vereinsrechtliche oder sonstige Handlungs-erfordernisse? (z.B. Vereine, gemeinnützige Bau vereinigungen, Feuerwehr, Genossenschaften, Gemeindejagden, Fischereirechte)
Sind Vertragsänderungen betreffend Gemeindekoope-rationen, Verbandsverhältnisse o.ä. erforderlich?
Sind Kommassierungsverfahren (Flurneuordnungen), die gemeindeeigene Grundstücke betreffen, im Laufen und bestehen diesbezügliche Handlungserfordernisse?
Bestehen Handlungserfordernisse bzgl. Haftungs-verpflichtungen oder Haftungsrisiken? (Amtshaftung, Rückstellungserfordernisse etc.)
Bestehen Archivierungspflichten (z.B. Standesamt)
Bestehen offene „Sanierungspflichten“, z.B. aufgrund aufsichtsbehördlicher Anordnungen oder Rechnungshofprüfungen?
Wurden alle „dauerwirksamen“ Beschlusslagen geprüft?
Liegen alle gesetzlich erforderlichen Beschlüsse vor? (Gemeindevorstand, Gemeinderat, Aufsichtsbehörde)
Besteht aufgrund der Fusion die Möglichkeit der Kündigung / Beendigung vertraglicher Verpflichtungen? (z.B. Versicherungsverträge, Serviceverträge)
– 111 – – 110 – – 111 –
RechtsverhältnisseR
echt
sver
hält
niss
e1414
Besteht aufgrund nicht erfüllter Beschlusserfordernisse die Möglichkeit der Verringerung von Verpflichtungen? (z.B. § 867 ABGB)
Sind Anträge an das Grundbuchsgericht erforderlich? (z.B. wegen der Änderung des Liegenschafts-eigentümer-Gemeindenamens)
Sind Abgaben- / Gebührenanzeigen erforderlich? (z.B. wegen Namensänderung im Liegenschaft seigentum – Befreiungstatbestand Art. 34 Budgetbegleitgesetz)
Bestehen beihilferechtliche oder vergaberechtliche Handlungserfordernisse? (z.B. Harmonisierung von För-derrichtlinien, Vertragsänderungen, Veräußerung / Aus-lobung von Liegenschaften, Gebäuden, Baurechten, laufende Auftragsvergaben)
Bestehen Harmonisierungserfordernisse / Änderungs-notwendigkeiten bei Richtlinien? (z.B. Aufgrabungs-richtlinie)
Bestehen Harmonisierungserfordernisse dienst-rechtlicher Gegebenheiten? (z.B. Zulagen)
Sind Verordnungen anzupassen oder neu zu erlassen? (ÖEK, FLÄWI, Bebauungspläne, Müll, Abwasser, Wasser, Übertragungsverordnungen etc.)
Werden alle laufenden Verwaltungsverfahren ordnungsgemäß und ohne Verzögerung weitergeführt? (z.B. Raumordnungs- und Bauverfahren)
Ist sichergestellt, dass alle Parteienrechte und -pflichten der zusammengeführte Gemeinden in laufenden Ver waltungsverfahren, Gerichtsverfahren, Finanzver fahren etc. fristgerecht gewahrt werden?
Wurden bzw. werden sämtliche erforderlichen behördlichen Entscheidungen im eigenen Wirkungs-bereich getroffen? (z.B. raumordnungsrechtliche Ver-ordnungen, baurechtliche Beseitigungsaufträge)
– 112 – – 113 –
15rAUMPLANUNG
checkl iste :
Örtliche Raumplanung
Sektorale Planungen / Konzepte
– 115 – – 114 – – 115 –
Raum
planung
Rau
mp
lanu
ng1515
Örtliche Raumplanung
Stand der örtlichen Entwicklungskonzepte: Ist eine Neuerstellung geplant?
Stand der Flächenwidmungspläne: Ist für 2014 eine große Revision beabsichtigt?
Sind die Baulandflächenbilanzen auf aktuellem Stand?
Gibt es Gebiete mit Bebauungsplanung (beschlossen oder in Entwicklung)?
Wurden die Planungsinstrumente (Flächenwidmungs-plan, Örtl. Entwicklungskonzept bzw. Örtl. Entwick-lungsplan) auf digitaler Basis bearbeitet?
Gibt es anhängige Verfahren gemäß StROG bei der Aufsichtsbehörde?
Werden Änderungen gemäß § 39 StROG (vereinfach-tes Verfahren) hinsichtlich Raumordnungsfunktionalität mit der neuen Gemeinde beurteilt?
Haben die Gemeinden verschiedene OrtsplanerInnen?
Ist eine Neuausschreibung / Beauftragung der Orts-planung beabsichtigt?
Gibt es in den Gemeinden einen ständigen Gemeinde-ratsausschuss für die örtliche Entwicklungsplanung?
Gibt es in den Gemeinden BürgerInnen kommitees für die örtliche Entwicklungsplanung?
Sektorale Planungen / Konzepte
Gibt es Zielsetzungen und Aufgaben aus den Kleinregionalen und Regionalen Entwicklungs-konzepten und Leitbildern?
Gibt es kommunale Energiekonzepte der Gemeinden (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
Gibt es kommunale Verkehrskonzepte der Gemeinden (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
Gibt es kommunale Wirtschaftskonzepte der Gemeinden für Industrie und Gewerbe (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
Gibt es kommunale Einzelhandelskonzepte der Gemeinden (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
– 117 – – 116 – – 117 –
Raum
planung
Rau
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Gibt es kommunale Tourismuskonzepte der Gemein-den (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
Gibt es kommunale Infrastrukturkonzepte der Gemein-den (in Arbeit, fertiggestellt oder beschlossen)?
Müssen Planungsgrundlagen wie z.B. Infrastruktur-kataster, Kulturgüterkataster, etc. ergänzt bzw. auf digitale Basis gebracht werden?
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16KoMMUNIKATIoN
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Kommunikation: Stellen Sie sich vorab folgende grundsätzliche Fragen
Analyseteil Kommunikation
Kommunikationsstrategie
Maßnahmenplanung
Ressourcen
Kommunikationsbudget
Zeitlicher Einsatz
Kontrolle
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Kommunikation: Stellen Sie sich vorab folgende grundsätzliche Fragen
Sind Ihre GemeindebürgerInnen und MitarbeiterInnen ausreichend und transparent informiert?
Sind Ihre GemeindebürgerInnen und MitarbeiterInnen ausreichend motiviert?
Sind Ihre GemeindebürgerInnen und MitarbeiterInnen ausreichend beteiligt?
Steht Ihr neuer Gemeindename schon fest?
Ist das Thema Gemeindewappen schon geklärt?
Analyseteil Kommunikation
Bitte betrachten Sie jeden Punkt aus der Sicht der BürgerInnen und MitarbeiterInnen:
Haben Sie eine Übersicht über Ihre bisherigen kommunikativen Tätigkeiten? (Gemeindeaus -
sendungen, Infoblätter, Ergebnis berichte, Zeitungs-artikel, Drucksorten, Sitzungen)
Sind Sie ausreichend über die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Bevölkerung zur Gemeindezusam-menführung informiert?
Kennen Sie die Stimmungslage in Ihrer Gemeinde zur Gemeindezusammenführung?
Haben Sie eine Kommunikationsstrategie mit Kommunikationsmaßnahmen formuliert?
Haben Sie Kommunikationsziele formuliert?
Kennen Sie Beispiele erfolgreicher Kommunikation?
Wie ist Ihr Budget für die gesamten Kommunikations-leistungen dotiert?
Wer ist intern verantwortlich für die Kommuni-kationsdienstleistungen?
Wer führt die Kommunikation aus und betreut extern diese Dienstleistungen?
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Kommunikationsstrategie
Haben Sie die drei Zielebenen der Kommunikation bedacht?
als Gemeinde zu kommunizieren (Gemeindekommunikation mit den BürgerInnen)
gemeinsam mit Ihren neuen Gemeindepartnern (Dachkommunikation)
und die fraktionelle Kommunikation (Fraktions kommunikation)
Haben Sie die Zielgruppen in den 3 Ebenen definiert? (siehe Kapitel 1, Seite 24)
Beachten Sie immer die beiden Perspektiven Bürger Innen und MitarbeiterInnen:
Haben Sie den Nutzen der Gemeindezusammenfüh-rung ausreichend diskutiert und niedergeschrieben?
Haben Sie den Nutzen aus der Sicht der BürgerInnen und MitarbeiterInnen angesehen?
Haben Sie die Kommunikationsziele pro Ebene festgelegt?
Haben Sie Ihre Strategie niedergeschrieben?
Wem werden Sie Ihre Strategie präsentieren?
Haben Sie bedacht, dass die eigenen MitstreiterInnen immer zuerst informiert werden?
Maßnahmenplanung
Im Folgenden eine unvollständige Auflistung von Kommuni-kationsmaßnahmen, die auf der Basis von praktischen Erfahrungswerten aus unseren laufenden Beratungen entstanden sind. Wählen Sie diese entsprechend Ihrer Kommunikationsziele für die drei Kommunikationsebenen (Gemeinde-, Dach- und Fraktionskommunikation) aus.
Laufende Abstimmung der Kommunikationsebenen (Gemeinde-, Dach- und Fraktionskommunikation)
Ein gemeinsames Motto unterstützt die Mobilisierung.
Ein neues Erscheinungsbild hilft Ihnen, den Aspekt des Neuen auch glaubwürdig zu kommunizieren.
Periodische Infoblätter im neuen Erscheinungsbild. Anzahl der Ausgaben festlegen
– 125 – – 124 – – 125 –
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Antwortkarten zum Mitmachen auf Infoblättern
Die eigene kleine Website
Die neue gemeinsame Gemeindezeitung
BürgerInnen-Versammlungen
Workshops mit BürgerInnen
Gemeindeübergreifende Feste und Veranstaltungen
Sprechstunden
Hausbesuche
Geschenke bzw. Give-Aways für Veranstaltungen (Notizblöcke, Kugelschreiber, etc.)
Straßentransparente, Straßenplakate
Medien / Inserate
Imagekampagne „Gemeinde NEU“
Presse
Start-Pressekonferenz
Laufende Pressekonferenzen zum Verlauf
Presseaussendungen
Social Media Aktivitäten (Facebook, Youtube, etc.)
Ressourcen
Kommunikationsdienstleistungen erfordern entsprechende Ressourcen – Sind diese vorhanden?
zeitlich fachlich budgetär
Kommunikationsbudget
Haben Sie ein Kommunikationsbudget auf Basis der Kommunikationsstrategie und der festgelegten Kommunikationsziele erstellt?
Haben Sie das Budget in einzelne Positionen gegliedert?
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Zeitlicher Einsatz
Haben Sie auf Basis des Budgets einen zeitlichen Maßnahmenplan erstellt?
Haben Sie eine Quartalsaufteilung berücksichtigt?
Kontrolle
Bedenken Sie pro Quartal einen Soll-Ist Vergleich hin-sichtlich:
Kommunikationsziele Maßnahmen Budget
Haben Sie Ihre Zielgruppen nach Wünschen und Bedürfnissen gefragt und diese mit der Ausgangs-situation verglichen?
Haben Sie bedacht, dass Umfrageergebnisse auch gute Inhalte für Presseaktivitäten und BürgerInnen Information bieten?
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KoMPeTeNz-NeTzWerK reForMCoNsULT
beraterte il :Das Institut zur Förderung kommunaler und
regionaler Entwicklung ist eine Partnerschaft
erfahrener Spezialisten, die Problemlösungen
für komplexe kommunale Aufgabenstel-
lungen aus einer Hand bieten. Dies gilt im
Besonderen für komplexe Veränderungspro-
zesse, wie sie bei Gemeindezusammenfüh-
rungen zu bewältigen sind.
Die folgenden Autoren sind die persönlichen
Ansprechpartner der Mitgliedsunternehmen:
www.reformconsult.at
– 130 – – 131 –
Unternehmensberater, Geschäftsführender Gesellschafter der GMK Gesellschaft für Marketing und Kommunikation mbH & Co KG Begleitet Entwicklungs- und Verände-rungsprozesse bei Kommunen, Non-Profit- und Sozial-Organisationen sowie Unternehmen Prozessbegleiter für zwölf Gemeinde-Vereinigungsprozesse Kommunale und regionale Entwicklungsleitbilder Entwickelt kommunale Kooperationsmodelle Prozessbegleitende Strategie- und Kommunikationskonzepte sowie Meinungs- und Akzeptanz-forschung Wirtschaftlichkeitsanalysen
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Geschäftsführender Gesellschafter der Möstl & Pfeiffer Steuerberatungs GmbH Prüferische Tätigkeit bei kommunalen Wirtschaftsbetrieben, Immobiliengesellschaften, öffentlichen Ausbildungseinrich-tungen und Freizeitbetrieben Laufende Beratungsleistun-gen für Kommunen, kommunale Wirtschaftsbetriebe, Non-Profit Organisationen, kommunale Veranstaltungszentren und Kunst & Kultur Einrichtungen der öffentlichen Hand Beratungsleistungen für das Land Steiermark bei Lehrlings-zentren und im Schulwesen
MaG. anton leinschitz-Di bernarDo MaG. frieDrich Möstl
M +43 664 28 32 [email protected]
T +43 316 37 30 37fmoestl@deloitte at, [email protected]
koMPetenznetzwerk reforMconsult koMPetenznetzwerk reforMconsult
– 132 – – 133 –
Rechtsanwalt, Sachverständiger für Abfallwirtschaft und Re-cycling, Neger/Ulm Rechtsanwälte OG Wirtschaftsanwalt Berater und Rechtsvertreter von Gebietskörperschaften, Un-ternehmen und Privatpersonen, u.a. zahlreicher Städte und Gemeinden, in öffentlichrechtlichen und privatrechtlichen Causen Mandatiert durch zahlreiche Kommunen und an-dere Gebietskörperschaften, insbesondere auch im Zusam-menhang mit der steirischen Gemeindestrukturreform
Geschäftsführer der TPS Kommunal Beratungs- & Projekt-management GmbH Betriebswirt, berät Kommunen und Unternehmen in Haushalts- und Budgetierungsfragen Im-plementierung und Unterstützung im Beteiligungsmanage-ment und der -verwaltung Aufbau und Optimierung des Berichtswesens, Sanierung und Restrukturierung, Wirtschaft-lichkeitsberechnungen und -analysen
Dr. Dieter neGer MaG. Michael sPreitzhofer
T +43 316 23 20 [email protected]
M +43 664 88 54 01 [email protected]
koMPetenznetzwerk reforMconsult koMPetenznetzwerk reforMconsult
– 134 – – 135 –
Inhaber der AGENTUR WICHER, spezialisiert auf Marken-entwicklung und Werbung, seit 1986 Initiator des FAIR COMMUNICATIONmovements Langjährige Erfahrung in der kommunikativen Betreuung von Fusionen in der Indust-rie Kommunikative Begleitung vieler steirischer Städte undGemeinden Begleitet derzeit über 15 Gemeindezusam-menführungen im Rahmen der steirischen Gemeindestruk-turreform Bietet im Rahmen der Gemeindestrukturreform ein kommunikatives Full Service
Personalexperte und Geschäftsführender Gesellschafter der arcus Personalmanagement GmbH sowie verantwortlich für die Personalkoordination der Stadt Graz Begleitung von Veränderungs- und Umstrukturierungsprozessen bezüglich Auswirkungen auf die Bediensteten und Neuorientierung Komplettanbieter in allen Personalangelegenheiten (Perso-nalsuche und -auswahl, Arbeitsrecht, Personalverrechnung, Personalentwicklung) und spezialisiert auf die Arbeitskräf-teüberlassung im kommunalen Bereich mit derzeit ca. 140 Beschäftigten in steirischen Gemeinden
Gerolf wicher Dr. robert zinkanell
M +43 664 18 24 [email protected]
M +43 664 14 22 [email protected]
koMPetenznetzwerk reforMconsult koMPetenznetzwerk reforMconsult
– 136 – – 137 –
Raum- und Regionalplaner, Geschäftsführer der Regionalent-wicklung DI Tischler ZT GmbH für Raumplanung und Raum-ordnung langjährige Erfahrung bei der Planung nachhaltiger örtlicher Entwicklungskonzepte und regionaler Leitbilder und -programme begleitet interkommunale Standortentwicklun-gen ist überzeugt, dass Gemeindevereinigungen ein neues zukunftsorientiertes Gestalten ermöglichen, das Freiraum für Eigeninitiativen lässt und traditionelle Zentren unter Ver-netzung von wirtschaftlicher, technischer Infrastruktur sowie Öffentlichem Verkehr und sanfter Mobilität stärken kann
Di Günther tischler
T +43 316 33 80 40-11, M +43 664 14 44 [email protected]
– 138 – – 139 –
– 140 – – 141 –
– 142 – – 143 –
GMk Gesellschaft für Marketing und Kommunikation mbH & Co KG
Mag. Anton Leinschitz- DI Bernoado Annenstraße 25, 8020 Graz
T: +43 316 20 917E: [email protected]
www.gmk.co.at
Deloitte österreich
Mag. Friedrich Möstl: E: [email protected]
Mag. Sabine Neubauer: E: [email protected]
Stefan Schury, MSc Bakk: E: [email protected]
Villefortgasse 11, 8010 Graz T: +43 316 37 30 37
www.deloitte.com
neGer/ulM Rechtsanwälte OG
RA Dr. Dieter NegerParkstraße 1, 8010 Graz
T: +43 316 23 20 32E: [email protected]
www.neger-ulm.at
Wichtige KontaktadressentPs koMMunal Beratungs- und Projekt- management GmbH
Mag. Michael Spreitzhofer Plüddemanngasse 548010 Graz
T: +43 316 58 20 96E: [email protected]
www.tps-kommunal.at
aGentur wicher
Gerolf WicherWormgasse 8, 8010 Graz
T: +43 316 35 40 88E: [email protected]
www.agentur-wicher.at
arcus Personalmanagement GmbH
Dr. Robert Zinkanell
Büro Wien:Fichtegasse 2/17, 1010 Wien
Büro Graz:Herrengasse 28/III, 8010 Graz
T: +43 316 89 08 50E: [email protected]
www.arcuspersonal.com
reGionalentwicklunGDI Tischler ZT GmbH
DI Günther TischlerGartengasse 29, 8010 Graz
T: +43 316 33 80 40-11E: [email protected]
www.regionalentwicklung.at
Di. horst G. hoeniG M.Arch UC
Radegunderstrasse 112 A 38045 Graz
T: +43 650 33 13 093E: [email protected]
reforMconsultAnnenstraße 25, 8020 Graz
T: +43 316 20 917-17E: [email protected]
www.reformconsult.at
Gvv-steiermark
LGF Günter PirkerEggenberger Allee 498020 Graz
T: +43 05 07 02 66 90E: [email protected]
www.team2020.at
land steiermark a7 Landes- und Gemeindeentwicklung
Mag.a Doris KampusStempfergasse 7, 8010 Graz
T: +43 316 87 73 644E: [email protected]
österreichische städtebund –Landesgruppe Steiermark
LGF Mag. Dr. Stefan HoflehnerSackstraße 20, 8010 Graz
T: +43 316 71 29 23E: [email protected]
Impressum
HerausgeberGVV-Steiermark
Eggenberger Allee 498020 Graz
Für den Inhalt verantwortlichGVV Steiermark und REFORMCONSULT
redaktion und Design AGENTUR WICHER, Anja Gether
FotosGVV, Jasmin Schuller, DI Peter Eder
Druck Dorrong, Graz
www.team2020.at
