Einführung in die Praktische Ausbildung

Einführung in die Praktische Ausbildung

Einführung in die Praktische Ausbildung nach § 4 PsychTh-APrV

Anträge, Abrechnung, PsychoDat

1

Inhaltsverzeichnis1. Zuständigkeitsbereiche

2. Allgemeine Informationen

3. Kartenlesegeräte

4. Patientenaufnahme

• Terminvereinbarung/Vorbereitung Erstgespräch

• Anleitung Terminkalender (PD)

• Zugangsmöglichkeiten

5. Erstgespräch

• eGK einlesen

• Behandlungsschein

• eGK G2

• Erstgesprächspaket EGP

• EGP (Inhalt)

6. Psychotherapeutische Sprechstunde

• Info Psychotherapeutische Sprechstunde

• Ausnahmen

• Ablaufbeispiel

• Erstellung PTV11

7. Probatorik

• Info Probatorik

• Ablaufbeispiele

• Konsiliarbericht (Vorbereitung)

• Biographische Anamnese

8. Antragstellung

• Formularübersicht

• Antragsunterlagen (Übersicht)

• Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)

• Einzel-/Kombinationsbehandlung

• Sitzungsfrequenz und Abweichung

• Externe Sitzungen

• Bezugspersonen bei KJP

• Bewilligungsschritte

• Bericht an den Gutachter

• Konsiliarbericht (Kontrolle)

• Vorbefunde (Anonymisierung)

• Umschlag für den Gutachter PTV8

• Abgabe in der Verwaltung

9. Antragsverfahren

• Weiterleitung an die Krankenkasse

• Gutachterverfahren (GV)

• Gutachten (GA)

• Abweichungen im Gutachten

• Leistungszusage (LZ) der Krankenkasse

10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG)

• Info und Anwendung

• Durchführung und Anwendungsbeispiele

11. Videobehandlung

• Info und Begriffserklärung

• Durchführung, Ausschluss, Voraussetzungen

12. Therapieende

• Ablauf und Abgabe der Patientenakte

13. Dokumentation

• Dokumentation Therapie (Sitzungsprotokolle)

• Supervision

14. Quartalsabrechnung

• Stichtage

• Vorbereitung Quartalsabrechnung (Plausi)

• Übersicht Abrechnungsmöglichkeiten

15. Wechselhaftes

• Therapeutenwechsel (extern/intern)

• Krankenkassenwechsel

• Lehrpraxiswechsel

• Supervisorenwechsel

16. Sonstiges

• Schweigepflichtentbindungen (SPE)

• Sonderfälle Kostenträger

• Ergänzungsqualifikationen KJP und Gruppe

• Übende Verfahren (PMR)

• Therapie-/Anwesenheitsbestätigungen

• Anforderung Vorbefunde

17. Aktuelles

• Besonderheiten während der Corona-Pandemie

2

1. Zuständigkeitsbereiche

Katrin Horak – Candidplatz Institutsleitung Praktische Tätigkeit

089 - 62171376

[email protected]

Silke Bergler – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen

08041 - 7938202 der Ambulanzen Bad Tölz und Augsburg (PP und KJP)

[email protected] Quartalsabrechnung PsychoDat

Regina Oswald – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen

08041 - 7960759 alle Lehrpraxen (PP und KJP)

[email protected]

Stefanie Etzenberger – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen

08041 – 7938202 der Ambulanz Candidplatz (PP und KJP)

[email protected]

Christian Merod – Bad Tölz IT-Administrator bei technischen Problemen, RED

08041 – 7995835 Abrechnung und Auszahlung der Honorare

[email protected] Erstellung Honorarverträge

Claudia Otto – Bad Tölz Kontrolle Supervision

08041 - 7960765

[email protected]

Carola Repinazky – Bad Tölz Verteilung Kartenlesegeräte

08041 - 7938202 Betreuung Lehrpraxen

[email protected]

Johanna Tränkner – Candidplatz Patientenaufnahme und Zuteilung der Patient*innen

Zuteilung über PsychoDat aller 3 Ambulanzen

[email protected]

3

2. Allgemeine Informationen• Vorgaben des Instituts - Unterscheidung zu „Niedergelassenen“

• Selbstverständlich gelten für die Ausbildungsinstitute auch alle rechtlichen Grundlagen wie z.B. Psycho-

therapie-Vereinbarung, Psychotherapie-Richtlinie, EBM-Katalog. Dennoch gibt es vor allem im Bereich der

Antragstellung und Abrechnung gravierende Unterschiede und einige Einschränkungen im Vergleich zu den

„Niedergelassenen“.

• Bitte wendet euch deshalb bei allen Fragen rund um die Fallarbeit direkt an eure/n Sachbearbeiter*in des

Instituts. Die Vorgaben des Instituts sind während eurer Ausbildungszeit in jedem Fall bindend.

• Fortwährende Änderungen beachten• Diese Unterlagen sind immer eine „Momentaufnahme“, die den Stand zum Zeitpunkt der Quartalsschulung

abbildet. Der gesamte Bereich der ambulanten Fallarbeit ist fortwährend Änderungen unterworfen, wie z.B.

gesetzliche und/oder institutsinterne Änderungen.

• Diese Änderungen geben wir euch auf unserer Homepage www.dgvt-muenchen.de im internen Bereich

(Intranet) bekannt. Bei Änderungen, die das laufende Quartal betreffen und zeitnah weitergegeben werden

müssen, erhaltet ihr eine Rundmail. Bitte lest euch diese beiden „Informationsquellen“ sorgfältig durch und

meldet euch bei Rückfragen gerne bei eurem/eurer Sachbearbeiter*in.

• Zudem stellen wir die aktuellen Schulungsunterlagen zu jedem Starttermin neu zur Verfügung, so dass ihr

euch auch hier immer über Änderungen informieren könnt.

• Datenschutz beachten! Datenschutzrechtlich einwandfreie Kommunikation• Ein wichtiger Punkt während und auch nach eurer Ausbildung ist der Datenschutz. Alle Vorgaben des Instituts

den Datenschutz betreffend sind immer in Zusammenarbeit und nach Genehmigung unseres Datenschutz-

beauftragten erstellt worden und sind für euch bindend.

• Wichtig ist dabei, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen etwa kein Austausch mit/zwischen

Institutsmitarbeiter*innen, Ausbildungskolleg*innen, Patient*innen, etc. per E-Mail stattfinden darf, wenn es

um Patientendaten geht! Bitte beachtet dabei, dass bereits die Angabe der Chiffre des/der Patient*in in

einer E-Mail gegen den Datenschutz verstößt. Bitte verwendet für die interne Kommunikation

(Institutsmitarbeiter*innen, Ausbildungskolleg*innen) immer das Nachrichtensystem in PsychoDat. Bitte bei

Anfragen/Informationen zu Patient*innen immer den Vor- und Zunamen des/der betreffenden Patient*in

angeben.

• Ein externer Austausch kann über Telefon (Telefonate/SMS) und (noch) über Telefax erfolgen. Der Austausch

via WhatsApp und andere soziale Medien ist nicht gestattet! 4

2. Allgemeine Informationen

• Dokumentation und Eintragungen in PsychoDat zeitnah• Die Dokumentation eurer Sitzungen in PsychoDat muss zeitnah erfolgen, das bedeutet immer am gleichen

Tag der Leistung und nur im Ausnahmefall spätestens am darauffolgenden Tag. Dabei bucht ihr die

entsprechende Leistung und tragt eure Mitschrift/Sitzungsnotiz umgehend (am besten direkt nach der

Sitzung) ein.

• Vertragspartner der Krankenkassen ist Institut, Kontakt nur über Verwaltung• Vertragspartner der Krankenkassen ist das Institut und nicht der/die einzelne Ausbildungsteilnehmer*in.

Somit muss jegliche Korrespondenz (schriftlich oder mündlich) mit den Krankenkassen über die Verwaltung

laufen. Bitte wendet euch bei Bedarf an eure/n Sachbearbeiter*in.

• Änderungen persönlicher Daten umgehend der Verwaltung mitteilen• Bitte teilt Änderungen eurer persönlichen Daten und weitere relevante Informationen umgehend der

Verwaltung mit. Dazu zählen u.a.:• Änderung der Kontaktdaten (Adressänderung, Änderung der E-Mail-Adresse, Handy-Nr.)

• Personenstandsänderung (Heirat, sonstige Namensänderung)

• Schwangerschaft/Elternzeit (bitte Termin mit der Institutsleitung Katrin Horak vereinbaren)

• Erkrankung (bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als 1 Woche)

• Urlaub

• Beendigung der während der Ausbildung begonnenen Therapien• Alle während der Ausbildung begonnene Therapien müssen auch nach der Prüfung/erfolgter Approbation als

Ausbildungsfall unter Supervision zu Ende geführt werden! Die Prüfungsanmeldung/Approbation begründet

keinen Therapeutenwechsel und stellen keinen Grund dar, laufende Therapien abzubrechen.

• Info zu den Schulungsunterlagen• In der Schulung der Firma Ergosoft lernt ihr die Oberfläche des Programms PsychoDat (PD) kennen, kurze

Info‘s zur Programmnutzung erhaltet ihr in diesen Unterlagen farbig markiert

5

2. Allgemeine Informationen PsychoDat Dashboard/Startseite

6

Übersicht Dashboard / IconsTerminkalenderRaumreservierungenEintragung sämtlicher Termine (Therapie, SV, etc.)Buchung aller Leistungen für die Abrechnung (nach Einlesen der eGK und Anlegen des Scheins), außer Diagnostik (siehe Therapiedaten)

Stammdaten

Leistungen: Kassenleistungen (Abrechnung)

Persönliche Daten: Patientendaten

Kostenträger: Angaben zur Kasse, Versicherung

Termine: Terminübersicht (vergangene und zukünftige)

Anträge: anlegen und ausdrucken/verwalten

Diagnosen: eintragen/verwalten

Behandler: intern (Therapeut), extern (Hausarzt/Facharzt)

Chronik: chronologische Auflistung aller Eintragungen

Therapiedaten

Sitzungsprotokolle: Übersicht und Ausdruck

Therapie-Aufzeichnungen: Therapiedaten für z.B.

Antrag/Berichte

Berichte: bitte Dokumentenverwaltung verwenden!

Arzneimittel: gesperrt

Testverfahren: Zugang zu Embloom, Durchführung,

Auswertung und Buchung Diagnostik für Abrechnung

eMP: gesperrt

Dokumentenverwaltung

Verwaltung und Ausdruck aller Dokumente

Archiv: Übersicht aller Unterlagen/Berichte

Vorlagen: KBV-Formulare (z.B. PTV11), EGP,

Sitzungsprotokolle, etc.

Textbausteine: Eigene Vorlagen für Berichte, etc.

Gruppenverwaltung

Nur bei Durchführung der Gruppenergänzung

Nachrichtensystem

Mail-Korrespondenz, internes Nachrichtensystem

Dashboard (schnelle Rückkehr zum Dashboard)

Dashboard / Startseite

Terminkalender

Stammdaten

Therapiedaten

Dokumentenverwaltung

Adressverwaltung (gesperrt)

Karten einlesen (gesperrt)

Privatabrechnung (gesperrt)

Gruppenverwaltung

Dashboard

Nachrichtensystem

Startseite ist immer das Dashboard, das Dashboard wirdautomatisch nach Anmeldung in PsychoDat geöffnet.

Auf der Startseite befinden sich links die Icons zu den einzelnenProgrammteilen

Über den Icon Dashboard könnt ihr jederzeit wiederzur Startseite zurückkehren

Auf der rechten Seite befindet sich die Infoleiste mit aktuellenInformationen zu Änderungen etc. und Links zu den Anleitungenund Vorlagen.

3. Kartenlesegeräte

Zu den folgenden Terminen muss jeweils die eGK eingelesen werden:

Erstgespräch: der 1. Termin mit Patient*innen bei Neuaufnahme

Ersttermin: jeweils der 1. Termin im neuen Quartal

Lesegeräte stehen für die Lehrpraxen in den folgenden Zeiträumen zur Verfügung und

müssen spätestens am genannten Enddatum zurückgesendet/zurückgegeben werden:

• 01.01. bis 20.03.

• 01.04. bis 20.06.

• 01.07. bis 20.09.

• 01.10. bis 15.12.

In den Ambulanzen stehen die Lesegeräte in der Regel bis zum vorletzten Arbeitstag (Mo

bis Fr) vor Quartalsende zur Verfügung (Ausnahme: Augsburg, hier läuft die Rückgabe

individuell).

Alternative: eGK des Patienten an die Verwaltung Bad Tölz senden (per Einschreiben!)

Erstgespräche und -termine sind entsprechend so zu planen,

dass ein Lesegerät vorhanden ist!

7

4. Patientenaufnahme Terminvereinbarung und Vorbereitung Erstgespräch

Vor der Patientenneuaufnahme:

• Kartenlesegerät vorhanden?

• Therapieraum organisiert und Termin eingetragen?PD: Terminkalender → Tag/Uhrzeit wählen → Doppelklick → Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich → Patient

auswählen (Patienten-Navigation) → Zeitpunkt prüfen und ggf. ändern → gewünschten Raum auswählen

(Ambulanzen: bitte unbedingt Anleitung auf den Folgeseiten verwenden!) → Ziffer auswählen (siehe

Ziffernliste) → ggf. Angaben im Memo eintragen (z.B. Info‘s zum Termin) → Speichern

• Supervision vereinbart?

Bei der Terminvereinbarung Patient*in erinnern an:

• Gesundheitskarte (eGK) G2

• Kopie PTV11 (Nachweis Psychotherapeutische Sprechstunde) – falls bereits extern erfolgt

• Die Sprechstunde wird in den Lehrpraxen oft von den Lehrpraxisinhaber*innen bereits durchgeführt, bevor

die Patienten den Ausbildungsteilnehmer*innen zugeteilt werden. Wenn das der Fall ist, bitte eine Kopie des

PTV11 mit dem EGP zusammen abgeben.

PD: Die von euch abgegebenen externen PTV11 werden von der Verwaltung eingescannt, ihr habt darauf also

auch über PsychoDat jederzeit Zugang über → Dokumentenverwaltung → Archiv → KBV-Muster

• Kopie vorliegende Entlass-/Klinikberichte (der letzten 2 bis 5 Jahre)

PD: Die von euch abgegebenen Klinikberichte/PTV11 werden von der Verwaltung eingescannt, auch hier habt ihr

über PsychoDat jederzeit Zugang über → Dokumentenverwaltung → Archiv → Patientenvorlagen

8

Neue Patient*innen werden euch von Johanna Tränkner zugeteilt (Ambulanzen)Kontakt über PsychoDat-Nachricht, bitte immer angeben:

euer voller Name, Kurs, welche Ambulanz, wie viele Patient*innen wollt ihr aufnehmen

In den Lehrpraxen nach Absprache mit Lehrpraxisinhaber*in

4. Patientenaufnahme Anleitung Terminkalender (TK) / Startseite

1. Icon Terminkalender anwählen

Tagesansicht:

Buchung aller

Leistungen für

die Abrechnung!

(zeitnah!)

Wochenansicht:

Raumreservierung

Lehrpraxen

Eintragung aller

Termine OHNE

Raum (z.B. SV,

Seminare, etc.)

Monatsansicht:

Kalenderansicht

für die eigene

Übersicht

Quartalsansicht:

Kalenderansicht

für die eigene

Übersicht

Jahresansicht:

Kalenderansicht

für die eigene

Übersicht

Raumplanung:

Raumreservierung

Ambulanzen

Übersicht aller

Raumreservierungen

4. Patientenaufnahme Anleitung Terminkalender (TK) / Startseite

Wochenansicht

In der Wochenansicht erhaltet ihr einen Überblick über eure Termine,

dies ist auch die „Startseite in der Terminplanung.

Bitte beachten:

Die Raumreservierung in den Ambulanzen (!) wird ausschließlich

über den Reiter „Raumplanung“ durchgeführt!

Dazu die Info „Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen“

verwenden!

Die Raumreservierung in den Lehrpraxen (!) erfolgt über die

Wochenansicht (siehe „Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen“)

Über die Wochenansicht könnt ihr Termine eintragen, die KEINE

Raumreservierung benötigen (z.B. SV-Termine, Seminare, etc.)


4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen

Lehrpraxis auswählen

(LP Name)

gewünschten Termin

auswählen - Doppelklick

Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich


2. Ziffer auswählen, die

abgerechnet werden soll

1. Patient über Navigation

auswählen

3. Termin speichern*

* VOR dem Speichern immer nochmal prüfen:

- Richtiger Patient?

- Richtiger Raum?

- Richtiger Tag/Uhrzeit/Dauer?

- Richtige Ziffer?

Den reservierten

Raum/eingetragenen Termin

seht ihr jetzt in eurem

Terminkalender


4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen

4. Auswahl freier Raum

durch Doppelklick

3. Datum gewünschter

Termin anwählen

Legende Räume:

A = Ambulanz Augsburg B1 = Behandlungsraum 1

T = Ambulanz Bad Tölz S1 = Seminarraum 1

M = Ambulanz Candidplatz Zusatz K = Kinderraum

LP = Lehrpraxis


2. Reiter „Raumplanung“ anwählen

Fenster „Reservierung

vornehmen“ öffnet sich


IMMER „Als Termin erfassen“ anwählen!



2. Ziffer auswählen, die

abgerechnet werden soll

1. Patient über Navigation

auswählen

3. Termin speichern*

* VOR dem Speichern immer nochmal prüfen:

- Richtiger Patient?

- Richtiger Raum?

- Richtiger Tag/Uhrzeit?

- Richtige Ziffer?

Den reservierten Raum/eingetragenen Termin

seht ihr jetzt in eurem Terminkalender


4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termin eintragen ohne Raum

gewünschten Termin

auswählen - Doppelklick


4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termine eintragen ohne Raum

2. Bezeichnung für diesen Termin

(z.B. SV Name des Supervisors,

Seminar, etc.) eintragen

1. Terminkategorie „Sonstiges“ anwählen

5. Termin speichern

3. angegebenen Raum rausnehmen (Pfeil

anklicken und ganz nach oben scrollen,

leere Zeile auswählen)

Die Farbe des Terminfelds kann geändert

werden (zur besseren Übersicht)

4. Datum, Uhrzeit, Dauer ggf.

anpassen (hier: SV mit 45

Minuten)

4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termine eintragen ohne Raum

Der Termin erscheint jetzt

in eurem Terminkalender

4. Patientenaufnahme Zugangsmöglichkeiten

(teil-)stationärer

Klinikaufenthalt*(psychiatrisch, psychosomatisch)

innerhalb der letzten 12 Monate

Probatorik

Sprechstunde

Therapie

Überweisung,

Eigeninitiativ(Keine Vorbehandlungen)

Therapeutenwechsel*(z.B. nach Umzug)

innerhalb der letzten 6 Monate

Externe Sprechstunde*(z.B. Lehrpraxisinhaber*in)

innerhalb der Frist

* Genaue Beurteilung/Klärung erfolgt in der Verwaltung!

21

Je nach Sachverhalt

5. Erstgespräch eGK einlesen

eGK einlesen:

• Lesegerät muss nicht eingeschaltet werden• eGK entsprechend dem Symbol auf dem Lesegerät einstecken, das Lesegerät schaltet sich ein und zeigt die

Daten des/der Patient*in auf dem Display an. Es erfolgt zudem ein kurzer Quittungston. Bitte generell den

Einlesevorgang auf dem Display verfolgen!

• Lesegerät schaltet sich von selbst aus

Prüfung der eGK G2 vor dem Einlesen:

• Kartengeneration G2

• Identität des/der Versicherten• Karte des/der Patient*in und nicht versehentlich eines Familienangehörigen?

• eGK muss unterschrieben sein (ist nur mit Unterschrift gültig!)

• Ablaufdatum der eGK• Ist die eGK noch gültig? Bei bereits abgelaufener eGK diese bitte trotzdem einlesen und den/die Patient*in

darauf hinweisen, dass eine neue eGK bei der Krankenkasse angefordert werden muss. Bei abgelaufener

Gültigkeit der eGK soll der/die Patient*in in jedem Fall eine Ersatzbescheinigung der Krankenkasse

anfordern und zur nächsten Sitzung mitbringen.

• Name der Krankenkasse

PD: die Info, dass die eGK eingelesen wurde, erscheint erst nachdem das mobile Lesegerät in der Verwaltung Bad Tölz

ausgelesen wurde. Bei der Datenübertragung wird ein Behandlungsschein für das laufende Quartal angelegt – dieser ist

die Grundlage für eure Quartalsabrechnung.22

Die eGK muss von jedem Patienten in jedem Quartal eingelesen werden!

5. Erstgespräch Behandlungsschein

Voraussetzung für die Abrechnung der durchgeführten Leistungen

• Bei der Übertragung der Kartendaten der eingelesenen eGK wird automatisch von der Verwaltung ein

Behandlungsschein für das laufende Quartal angelegt. Dieser ist Voraussetzung für die Abrechnung der

durchgeführten Leistungen. Sobald der Schein angelegt wurde, können die Leistungen des betreffenden

Quartals gebucht werden.

• Leistungen können erst eingetragen werden, wenn ein Schein angelegt wurde! Bis dahin kann über den

Kalender dokumentiert werden, die Leistungen können jedoch erst auf den Schein übertragen werden, wenn

dieser angelegt wurde.

• Eine Abrechnung über Ersatzbescheinigung oder Behandlungsausweis ist bei der Institutsabrechnung nicht

möglich. Die Abrechnung der Leistungen kann nur über die eingelesene eGK erfolgen.

PD: Eintragung von Leistungen auf den Schein:

Terminkalender → Reiter mit Tagesansicht auswählen (Datum), dabei immer zu Quartalsbeginn anfangen! → Termine auf

der linken Seite (Kalender) prüfen und ggf. Ziffer korrigieren (Doppelklick auf Termin, Änderungen vornehmen) →

Leistungen auf der rechten Seite prüfen und ggf. Multiplikator/Zuschläge/Grundpauschale anpassen → Haken setzen bei

„Leistungen ohne Uhrzeit erfassen“ → „Ausgewählte Leistungen erfassen“ wählen (kein Doppelklick!) → Farbe der Ziffer

wechselt von rot auf blau

Auf diese Weise können alle Tagesleistungen auf einmal erfasst werden. Sollte einer der angezeigten Termin noch nicht

buchbar sein, bleibt er stehen (rot) und kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgebucht werden (bitte auch beim

Nachbuchen immer zu Quartalsbeginn anfangen)

23

Hier ist erkennbar, welche

„Generation“ der eGK vorliegt. Die

Karten der 1. Generation (G1) sind

nicht mehr gültig, bitte beim Einlesen

darauf achten und den Patienten ggf.

darauf hinweisen.

Die eGK muss unterschrieben

sein, damit sie gültig ist!

Bitte die Patient*innen die

eGK unterschreiben lassen,

falls die Unterschrift noch

fehlt.

5. Erstgespräch elektronische Gesundheitskarte G2

24


25

26


5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP

Das EGP (Erstgesprächspaket):

• muss von jedem/jeder Patient*in beim Erstgespräch neu erstellt werdenVorlage in PD: Dokumentenverwaltung→ Vorlagen→ Vereinbarungen

• EGP mit den Patient*innen/den Eltern zusammen ihm Rahmen des Erstgesprächs

ausfüllen• Bitte das EGP nicht zur Bearbeitung den Patient*innen/den Eltern mit nach Hause geben!

• Wenn bei KJP mehrere Unterschriften notwendig sind, bitte das EGP komplett ausfüllen und unterschreiben

lassen, das Original zur Einholung einer weiteren Unterschrift mitgeben. Für diesen Fall bitte vorab eine

Kopie des EGP anfertigen und abgeben. Das Original nachreichen, sobald alle Unterschriften erfolgt sind.

• Jugendliche ab 14 Jahre müssen mit den Eltern zusammen unterschreiben!• Ab dem vollendeten 14. Lebensjahr dürfen die Eltern keine Erklärungen mehr für ihre Kinder abgeben und

somit das EGP auch nicht mehr alleine unterschreiben. D.h. hier müssen die Jugendlichen auf jeden Fall

selbst mit unterschreiben! Bei Patienten zwischen dem 14. und 16. Lebensjahr müssen demnach immer

Patient*in und der/die Sorgeberechtigte/n unterschreiben!

• Jugendliche ab 16 Jahre dürfen alleine unterschreiben!• Ab dem vollendeten 16. Lebensjahr dürfen die Jugendlichen alles alleine unterschreiben, die Unterschrift der

Eltern ist nicht mehr notwendig.

Die Patient*innen der Ambulanzen werden bei Patientenaufnahme über die Warteliste in

PsychoDat angelegt.

Patient*innen aus Lehrpraxen werden mit den Daten vom Datenblatt Patientenaufnahme

von der Verwaltung zunächst ohne eGK in PsychoDat angelegt. Dazu bitte das leserlich

und komplett ausgefüllte Datenblatt mit Angabe eures Namens und der Lehrpraxis an die

Verwaltung faxen (08041-795208).

27

5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP

Zum EGP gehören:

• Datenblatt Patientenaufnahme• Ist immer blanko, bitte vom Patienten/Elternteil komplett ausfüllen lassen

• Patientenerklärung• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat

• Datenschutzerklärung• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat

• Sorgerechtsklärung (nur KJP)• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat

• ggf. Kopie vom externen PTV11

• ggf. Kopie der Berichte vorheriger Klinikaufenthalte

Die Vorlagen zum EGP findet ihr unter PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen

Bitte druckt die Vorlagen immer kurz vor dem Erstgespräch aus und tragt vorher den

zuständigen Supervisor in PsychoDat ein (sobald SV-Modul verfügbar).

28

Im Rahmen der Besprechung des EGP händigt ihr beim Erstgespräch den

Patient*innen/Eltern zudem den PTV10 (Patienteninformation) aus!PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → KBV-Muster → PTV10

5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP (Inhalt)

Inhalt des EGP PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen:

• Patientenerklärung• Die Patientenerklärung bitte immer zusammen mit den Patient*innen/Eltern ausfüllen und das Formular

kurz erklären.

• Mit der Patientenerklärung wird angegeben, welcher Haus-/Kinderarzt den/die Patient*in behandelt und ob

dieser einen regelmäßigen Bericht über die Therapie erhalten soll. Dabei handelt es sich nicht um einen

ausführlichen Therapiebericht, sondern um einen kurzen Zweizeiler mit Angabe der Diagnose und der

Information, ob die Therapie andauert oder beendet wurde. Da diese Berichte nicht sehr aussagekräftig

sind und von den Ärzt*innen meist gar nicht gewünscht werden, ist hier der Verzicht auf den Bericht die

beste Wahl.

• Die Hausarztberichte werden von der Verwaltung (nur bei angegebener Zustimmung der Patient*innen zum

Bericht) lediglich auf Anfrage des Hausarztes ausgestellt und versendet.

• Bitte bei jedem Wechsel des Haus-/Kinderarztes eine neue Patientenerklärung ausfüllen lassen und

abgeben

• Zusätzlich zum Haus-/Kinderarzt/-ärztin kann ein/e Facharzt/Fachärztin angegeben werden, der/die eine

Kopie des Hausarztberichtes erhalten soll. Voraussetzung dafür ist aber, dass überhaupt ein Bericht an

den/die Hausarzt/Hausärztin erstellt und versendet wurde. Die Daten des/der Facharztes/Fachärztin

können generell eingetragen angegeben werden, diese werden (wie die Daten des Haus-/Kinderarztes) in

PsychoDat erfasst.

• Der/Die Haus-/Kinderarzt/-ärztin bzw. ggf. weitere Fachärzt*innen werden bei Bearbeitung des EGP von

der Verwaltung in PsychoDat eingetragen.

29

5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP (Inhalt)

Inhalt des EGP PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen:

• Datenschutzerklärung (Achtung: besteht aus 2 Dokumenten!)• Die Datenschutzerklärung bitte immer zusammen mit den Patient*innen/den Eltern ausfüllen und hier die

Besonderheiten (Behandlung unter Supervision, etc.) erklären.

• Zur Datenschutzerklärung gehört die Patienteninformation zum Datenschutz. Diese bitte den

Patient*innen/den Eltern aushändigen (der Erhalt wird mit Unterschrift auf der Datenschutzerklärung

bestätigt).

• In der Datenschutzerklärung werden zusätzlich zum Supervisor auch die Verwaltungsmitarbeiter*innen und

die Instituts-/Ausbildungsleitung von der Schweigepflicht entbunden, so dass die Antragstellung/Abrech-

nung überhaupt möglich ist. Zudem kann so bei Problemen immer mit der Instituts-/Ausbildungsleitung

über einen Fall gesprochen werden, falls der/die Supervisor*in nicht greifbar sein sollte.

• Klärung Sorgeberechtigung (nur KJP)• Die Klärung der Sorgeberechtigung muss immer komplett ausgefüllt werden (auch bei Patient*innen über 18

Jahre, die als KJP-Fall laufen).

• Patient*innen über 16 Jahre müssen zudem Punkt 2 ausfüllen und können sich für oder gegen eine

Einbindung der Eltern in die Behandlung entscheiden. Der/Die Sorgeberechtigte/n müssen dennoch die

Sorgerechtsklärung unterschreiben. Bei Patient*innen über 18 Jahre ist die Unterschrift der Eltern nicht

mehr notwendig.

• Empfehlenswert ist es, wenn bei gemeinsamem Sorgerecht, der überwiegend in die Behandlung

eingebundene Elternteil (der das Kind z.B. regelmäßig begleitet und/oder holt und bringt) vom anderen

Elternteil die Vollmacht erhält, alleine unterzeichnen zu dürfen. Somit entfällt das zeitraubende Einholen

beider Unterschriften (vor allem bei getrennt lebenden Eltern).

30

Das EGP ist direkt nach dem Erstgespräch in der Verwaltung abzugeben,

auch wenn keine weitere Behandlung stattfindet!

6. Sprechstunde Psychotherapeutische Sprechstunde (Info)

Info:Die Psychotherapeutische Sprechstunde soll Patient*innen den zeitnahen niederschwelligen Zugang zur ambulanten

psychotherapeutischen Versorgung sichern. Die Sprechstunde dient dabei der Abklärung, ob ein Verdacht auf eine

krankheitswertige Störung vorliegt und ggf. weitere Hilfen im System der GSK notwendig sind. Patient*innen müssen

deshalb vor der Aufnahme einer Psychotherapie eine psychotherapeutische Sprechstunde in Anspruch nehmen.

Zur Klärung eines Verdachts auf eine seelische Krankheit findet im Rahmen der Sprechstunde eine orientierende

Diagnostik statt (PP: Fragebogen BSI, KJP: Fragebogen CBCL/YSR). Somit erfolgt eine erste Diagnosestellung

(Verdachtsdiagnose) und eine dementsprechende Behandlungsempfehlung. Der individuelle Behandlungsbedarf wird mit

dem/der Supervisor*in geklärt und im Anschluss an die Sprechstunde, der Auswertung und Besprechung der Diagnostik

sowie mind. 1 Supervision wird der PTV11 erstellt und unterschrieben. Die Ausfertigung für den Patienten wird zusammen

mit dem PTV10 dem/der Patient*in ausgehändigt, die Ausfertigung für den Therapeuten wird der Verwaltung

gesendet/abgegeben.

Psychotherapeutische Sprechstunde:

• Voraussetzung für die Aufnahme einer psychotherapeutischen Behandlung (Probatorik)

• PTV11 als Nachweis erforderlich

• 6 x 25 Minuten bei PP• Die Sprechstunden bei PP werden in der Regel aufgeteilt in 3 Sprechstundentermine á 50 Minuten

• 10 x 25 Minuten bei KJP• Die Sprechstunden bei KJP werden in der Regel aufgeteilt in 3 Sprechstundentermine á 50 Minuten für

den/die Patient*in und zusätzlich 2 Sprechstundentermine á 50 Minuten für die Bezugspersonen.

• Werden keine Bezugspersonen in die Behandlung eingebunden, entfallen diese zusätzlichen Termine und es

bleibt bei den 3 Sprechstundenterminen á 50 Minuten. Sprechstundentermine für Bezugspersonen können

nicht alleine mit dem Patienten durchgeführt werden!

PD: EBM-Ziffer 35151 für den Termin und die Buchung wählen, bei der Buchung den Multi 2 wählen

31

6. Sprechstunde Psychotherapeutische Sprechstunde (Ausnahmen)

Ausnahmen:

• Stationäre Vorbehandlung (psychiatrisch/psychosomatisch) innerhalb der letzten 3 bis 12 Monate

• Voraussetzung ist die Vorlage der Kopie des Klinikberichtes in der Verwaltung. Hier wird geprüft, ob der

Klinikbericht den Vorgaben entspricht und als stationäre Vorbehandlung anerkannt werden kann. Bitte

generell ALLE vorhanden Klinikberichte in der Verwaltung abgeben.

• Wenn die Sprechstunde wegen vorherigem stationärem Aufenthalt entfällt, wird das auf dem PTV1 bei

Antragstellung angegeben. Die Krankenkasse teilt dem Gutachter alle stationären Aufenthalte bei Einleitung

des Gutachterverfahrens zusätzlich mit.

• Während der Ausbildung werden stationäre Vorbehandlungen nur anerkannt, wenn diese innerhalb der

letzten 3 Monate beendet wurden.

• Sollte trotz Klinikaufenthalt nicht sicher sein, ob eine VT notwendig/erforderlich ist, kann dennoch die

Sprechstunde durchgeführt werden.

• Teilnahme an der Sprechstunde (laufendes Quartal + 3 Vorquartale)

• Falls der/die Patient*in innerhalb der o.g. Frist bereits am Institut oder extern an einer Sprechstunde teilge-

nommen hat, kann gleich mit der Probatorik begonnen werden. Dies ist z.B. in Lehrpraxen der Fall, wenn

der/die Lehrpraxisinhaber*in die Sprechstunde selbst durchführt, bevor ein/e Patient*in einem/einer

Ausbildungsteilnehmer*in zugeteilt wird. Voraussetzung ist auch hier die Vorlage eines gültigen PTV11.

Bitte eine Kopie des vorgelegten PTV11 mit dem EGP abgeben oder ggf. nachreichen.

• ggf. Übernahme restlicher Therapiesitzungen bei Therapeutenwechsel• Wenn bei einem Therapeutenwechsel die bereits genehmigte Therapie weitergeführt werden soll und somit

die restlichen Leistungen übernommen werden sollen, kann ggf. auf die Sprechstunde verzichtet werden.

PD: Informationen zu stationären/ambulanten Vorbehandlungen werden eingetragen in Stammdaten → Persönl. Daten

→ Vortherapie → Neu. Zudem findet ihr die Vorbefunde in der Dokumentenverwaltung → Archiv → Patientenvorlagen

32

Generell gilt: Im Zweifelsfall ist die Sprechstunde durchzuführen.

6. Sprechstunde Ablauf (Beispiel)

Nr. Sitzung Ziffer Dauer (Min.) Bemerkung

11. Sprechstunde

(Erstgespräch)35151 50

• eGK einlesen

• EGP ausfüllen und abgeben

• Vorbefunde kopieren

2 1. Sprechstunde (B) 35151B 50 Nur KJP!! Variabel im Ablauf

3 Screening (BSI/CBCL) 35600 -- Testung BSI/CBCL durchführen

4 2. Sprechstunde 35151 50 Besprechung weiteres Vorgehen

5 Supervision Besprechung weiteres Vorgehen

6 3. Sprechstunde 35151 50Besprechung weiteres Vorgehen

Verdachtsdiagnose eintragen

7 2. Sprechstunde (B) 35151B 50 Nur KJP!! Variabel im Ablauf

8 Erstellung PTV11 • Ausdruck

Die Sprechstunde muss komplett mit allen Sitzungen, Screening und Supervision

durchgeführt und eingetragen sein, bevor der PTV11 erstellt wird!

33

6. Sprechstunde Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)

Ablauf für die Erstellung des PTV11 in PsychoDat:

Vor der Erstellung des PTV11 muss folgendes erledigt sein:

• Alle Sprechstundentermine wurden durchgeführt, gebucht und dokumentiertPD Leistungen buchen: siehe 5. Erstgespräch - Behandlungsschein

PD Leistungen dokumentieren: siehe 13. Dokumentation

• Screening (BSI/CBCL) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen, gebuchtPD: Therapiedaten → Testverfahren → Verwaltung → Akte

Bei Testzugang per E-Mail-Link an Patient*in zuerst eintragen:

Klient → Bearbeiten → unter „E-Mail-Adresse“ (unteres Drittel) nur die E-Mail-Adresse der/des Patient*in eintragen

(keine weiteren Daten erfassen!) → speichern

PD: zu Reiter „Tests“ wechseln → Übersicht → Tests bereitstellen → Respondent auswählen (Patient oder andere

Person – bei KJP z.B. Mutter/Vater/Lehrer, etc., Testzuteilung nacheinander durchführen also immer erst einen

Respondent komplett zu Ende bearbeiten) → Test auswählen durch Eingabe im Suchfeld oder anklicken des Hakens

„Erwachsene“ (BSI) oder „Kinder & Jugendliche“ (CBCL/YSR) → Auswahl Einladungsmail versenden ODER Log-In-

Code erstellen (damit kann sich der Patient auf der Homepage von embloom einloggen und die Testung durchführen)

→ Weiter

34


• Fortsetzung Screening (BSI/CBCL) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen,

gebucht

Bei Auswahl Log-In-Code erscheint dieser mit einer kurzen Anleitung → als PDF speichern (z.B. auf dem Desktop) →

PDF öffnen → ausdrucken → Patient*in mitgeben oder Patient*in mit dem Log-In-Code an einen PC setzen und

Testung in der Ambulanz durchführen lassen (z.B. ältere Patient*innen, die keinen PC haben oder Kinder, die bei der

Testung „betreut“ werden müssen)

Datum „Abgeschlossen am“ erscheint, sobald der/die Patient*in den Test durchgeführt hat → Auswertung über Pfeil

rechts neben dem Datum „Abgeschlossen am“

Auswertung ansehen über Tests → Punktzahlen → ggf. Normgruppe wählen

Buchung der Testung über Therapiedaten → Testverfahren → Leistungen erfassen (unten rechts) → Ziffer 35600 →

Zeitaufwand (Multi) auswählen (Zeitaufwand = für Bereitstellung, Auswertung, Besprechung des Tests), z.B. Multi 3

für 15 Minuten Zeitaufwand → Datum ändern (Empfehlung: Datum „Abgeschlossen am“ übernehmen) → Erfassen →

Zeile mit der Buchung erscheint → 1 x anklicken (markieren) → Editieren (oder Doppelklick auf die Zeile) → Fenster

„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben → in die Leistungsbegründung „ODA“ eintragen →

Speichern

Die ODA ist damit gebucht, bitte nochmal kontrollieren unter Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen (hier

erscheint die Eintragung für die Quartalsabrechnung). Bei Fehlern in der Eintragung zunächst über Doppelklick auf

die Zeile zum Fenster „Kassenleistung bearbeiten“ gehen und Änderungen vornehmen (z.B. falsches Datum). Falls

Änderungen nicht über die Bearbeitung der Kassenleistung möglich sind, muss die Zeile vom Behandlungsschein

gelöscht werden und über Therapiedaten – Testverfahren – Leistungen erfassen neu gebucht werden (z.B. falscher

Multi).

35


Ablauf für die Erstellung des PTV11 in PsychoDat (Fortsetzung):

• Supervision mit Besprechung der Ergebnisse der Sprechstunde, des Screening und

weiteres Vorgehen ist erfolgt und eingetragenPD: derzeit noch nicht möglich, Anleitung folgt

• Verdachtsdiagnose/n (max. 3) wurde/n festgelegt und eingetragenPD: Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → Neu → ICD-Brower öffnet sich → Über anklicken der Pfeile

Diagnose wählen → gewünschte Diagnosebeschreibung auswählen → Diagnose und –beschreibung erscheint auf der

rechten Seite → Haken setzen bei „Behandlungsdiagnose“ und „Akutdiagnose“ → Diagnosesicherheit auf

„Verdacht auf/zum Ausschluss von“ setzen → bei „Schein zuordnen“ muss der Schein vom laufenden Quartal

erscheinen (erst wenn dieser angelegt wurde, also die eGK-Daten bereits übertragen wurden, kann eine

Verdachtsdiagnose eingetragen werden!) → Speichern und schließen → Die eingetragene Verdachtsdiagnose

erscheint jetzt als Zeile unter dem Reiter „Diagnosen“ → ggf. weitere Verdachtsdiagnosen nach dem gleichen

Prinzip eintragen (max. 3 insgesamt)

• Der PTV11 (2 Seiten!) wird erstellt, ausgedruckt und unterschrieben (nur Therapeut*in)

Ausfüllhilfe siehe nächste Seite!

• Ausfertigung für den/die Versicherten wird beim nächsten Termin den

Patient*innen/Eltern ausgehändigt (Original)

• Ausfertigung für den Therapeuten in der Verwaltung abgeben (Original)

• Der unterschriebene PTV11 wird von der Verwaltung in PsychoDat abgelegt PD: Dokumentenverwaltung → Archiv → KBV-Muster

• Mit der Probatorik kann begonnen werden (frühestens 1 Tag nach der letzten Sprechstunde)

36

6. Sprechstunde Erstellung PTV11 (Erstellung und Ausfüllhilfe)

PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → KBV-Muster → PTV11 anwählen → Dokument erscheint auf der linken Seite →

über „Bearbeiten“ öffnen → ausfüllen nach Anleitung → Weiter → Drucken

Bitte beachten: Den PTV11 nur erstellen, wenn ihr ihn auch gleich drucken könnt! Die Vorlage wird durch das

Drucken gespeichert! Der PTV11 wird NUR von den Therapeut*innen unterschrieben!

• Datum der letzten 50 Minuten Sprechstunde• Termin wird automatisch von PsychoDat aufgrund der bisherigen Eintragungen übernommen, bitte ggf.

anpassen, falls die letzten beiden Termine angezeigt werden. In Feld 1 steht immer das Datum der letzten

Sprechstunde, Feld 2 bleibt leer!

• Ergebnis der Sprechstunde• Angabe der Verdachtsdiagnose/n: ICD-Nr. (wird von PsychoDat automatisch übernommen) und Klartext

(Beispiel: V.a. F43.2 Anpassungsstörung)

• Empfehlungen zum weiteren Vorgehen (bitte nur jeweils zutreffendes angeben)

• Keine Maßnahme notwendig

• Präventionsmaßnahme

• Ambulante Psychotherapie (Verfahren ggf. auswählen)

• Hausärztliche Abklärung

• Fachärztliche Abklärung (mit Angabe Fachgebiet)

• Ambulante Psychotherapeutische Akutbehandlung (während der Ausbildung nur im Ausnahmefall und anch

persönlicher Rücksprache mit der Institutsleitung möglich)

• Stationäre Behandlung (Krankenhaus oder Rehabilitation)

• Andere Maßnahmen außerhalb der GKV (z.B. Beratungsstelle)

• Nähere Angaben zu den Empfehlungen (optional)

• Ihr nächster Termin• Behandlung kann durchgeführt werden: Datum und Uhrzeit (Doppelpunkt mit eingeben) der geplanten 1.

Probatorischen Sitzung

• Behandlung kann nicht durchgeführt werden: Weitervermittlung oder zeitnah erforderlich, bzw. frei lassen

37

7. Probatorik Info Probatorik

Info Probatorik:Probatorische Sitzungen sind Gespräche, die zur weiteren diagnostischen Klärung des Krankheitsbildes, zur weiteren

Indikationsstellung und zur Feststellung der Eignung der Patient*innen für ein bestimmtes Psychotherapieverfahren

dienen. Dabei sind auch weitere differenzialdiagnostische Abgrenzungen des Krankheitsbildes (Prämessung mit mind.

3 Testungen, davon 2 störungsspezifische Tests) sowie eine Einschätzung der Prognose vorzunehmen. Innerhalb der

Probatorik erfolgt zudem die Klärung der Motivation, der Kooperations- und Beziehungsfähigkeit der Patient*innen,

der tragfähigen Arbeitsbeziehung von Patient*in und Therapeut*in. Entscheidungen zu weiteren Behandlungen sollten

nach entsprechender Information des/der Patient*in gemeinsam mit diesem nach erfolgter Supervision getroffen

werden.

Probatorik:

• KEINE Doppelstunden möglich!• Probatorische Sitzungen dürfen nicht als Doppelstunde oder 2 Sitzungen am gleichen Tag durchgeführt

werden (Ausnahme: bei KJP ist eine davon eine Bezugspersonenstunde). Im Ausnahmefall ist es möglich,

2 Probatorische Sitzungen in einer Woche an unterschiedlichen Tagen durchzuführen.

• Auch die Durchführung von Probatorischer Sitzung und Biographischer Anamnese am gleichen Tag ist nicht

möglich!

• Gesicherte Diagnose/Behandlungsdiagnose (vor Antragstellung)

• Vorbereitung des Antrags (weitere Info‘s auf den nächsten Seiten)

• Antragsunterlagen erstellen (PTV1 und 2)

• Konsiliarbericht organisieren (Patient*in/Hausarzt/-ärztin)

• Bericht an den/die Gutachter*in erstellen

PP: 4 x 50 Minuten Probatorische Sitzungen + 1 Biographische Anamnese

KJP: 6 x 50 Minuten Probatorische Sitzungen (davon 2 x 50 Minuten für Bezugspersonen)

+ 1 Biographische Anamnese

38

7. Probatorik Ablauf Beispiel nach eigener Sprechstunde


1 1. Probatorik 35150 50 Konsiliarbericht an Patient

2 Diagnostik/Prämessung 35600 -- Im Rahmen der Probatorik

3 1. Probatorik (B) 35150B 50 Nur KJP!! Variabel

4 2. Probatorik 35150 50

5 Biograph. Anamnese 35140 50/75 Im Rahmen der Probatorik

6 Supervison Besprechung Antrag

7 Antragsunterlagen erstellen Ausdrucken und unterschreiben

8 3. Probatorik 35150 50 PTV1 unterschreiben lassen!

9 ausgefüllte Antragsunterlagen abgeben

• PTV1/PTV2/PTV8

• Konsiliarbericht

• Bericht Gutachter

• ggf. anonym. Vorbefunde



39


11. Probatorik

(Erstgespräch)35150 50

• eGK einlesen

• EGP ausfüllen und abgeben

• Vorbefunde kopieren/abgeb.

• Verdachtsdiagnose eintragen



4 Diagnostik/Prämessung 35600 -- Im Rahmen der Probatorik

5 Biograph. Anamnese 35140 50 Im Rahmen der Probatorik

6 Supervision Besprechung weiteres Vorgehen

7 3. Probatorik 35150 50 Konsiliarbericht an Patient

8 Antragsunterlagen erstellen Ausdrucken und unterschreiben

9 4. Probatorik 35150 50 PTV1 unterschreiben lassen!


11 Antragsunterlagen abgeben

• PTV1/PTV2/PTV8

• Konsiliarbericht

• Bericht Gutachter

• ggf. anonym. Vorbefunde

7. Probatorik Ablauf Beispiel nach vorheriger, externer Sprechstunde

40

7. Probatorik Konsiliarbericht (Vorbereitung)

Der Konsiliarbericht wird vom Konsiliararzt (Haus- oder Facharzt/-ärztin) ausgefüllt und

besteht zusammenhängend aus den folgenden 4 Seiten:

• Ausfertigung für den/die Therapeut*inAusschließlich die folgenden Felder müssen von euch vor Weitergabe an den Konsiliararzt ausgefüllt werden:

• Vor- und Nachname des/der Therapeut*in (leserlich!)

• Arztnummer: 9 9 9 9 9 9 9 0 0

• Betriebsstättennummer: 6 4 7 4 0 3 1 0 0

• Ausfertigung für den/die Gutachter*in• Chiffre des/der Patient*in eintragen!

• Ausfertigung für den/die Vertragsarzt/ärztin

• Ausfertigung für die Krankenkasse

Bitte im Patientenfeld (oben links) keine Daten eintragen (auch nicht den Namen

des/der Patient*in!), da das Patientenfeld vom Konsiliararzt bedruckt wird. Der Druck

ist nicht mehr lesbar, wenn bereits handschriftliche Eintragungen vorgenommen

wurden.

Den so vorbereiteten Konsiliarbericht gebt ihr euren Patient*innen rechtzeitig vor

Antragstellung zusammen mit der Überweisung zur Abgabe beim Konsiliararzt mit

41

7. Probatorik Konsiliarbericht (Vorbereitung-Muster)

42

7. Probatorik Konsiliarbericht (Vorbereitung-Muster)

43

7. Probatorik Konsiliarbericht (Überweisung)

Zusammen mit dem Konsiliarbericht gebt ihr den Patient*innen die Überweisung vor

Aufnahme einer Psychotherapie zur Abklärung somatischer Ursachen mit.

Die Überweisungen liegen in den Ambulanzen aus bzw. könnt ihr diese in der Verwaltung

Bad Tölz bei eurem Sachbearbeiter anfordern.

Erstellung/Ausdruck über PsychoDat:PD: Stammdaten → Patient*in über Navigation wählen → Reiter „Persönl. Daten“ anwählen → Patientenfeld drucken

(unten links) → Druckprofil „Standard“ wählen (= A5) → Drucken → Drucker wählen → Überweisung in Drucker

einlegen (meist Einzelblatteinzug) → OK (wird gedruckt)

Sollte es euch im Ausnahmefall nicht möglich sein, die Vorlage zu bedrucken, meldet euch bitte bei eurem Sachbe-

arbeiter, wir schicken euch die mit den Patientendaten bedruckte Überweisung zu.

Folgende Felder im Anschluss handschriftlich ausfüllen:

• Diagnosen/Indikation zur Psychotherapie

• Informationen für den Arzt

• Ausstellungsdatum

• Unterschrift nicht vergessen!

Eine Kopie der komplett ausgefüllten und unterschriebenen Überweisung gebt ihr

(spätestens zusammen mit den Antragsunterlagen) in der Verwaltung ab!

44

7. Probatorik Konsiliarbericht (Überweisung)

45

7. Probatorik Biographische Anamnese (Info)

• Erhebung der Biographischen Anamnese• Erhebung lebensgeschichtlicher und sozialer Daten

• Bestimmung verhaltensanalytischer bzw. psychodynamischer Status

• Aufteilung in 2 EBM-Ziffern (35140+ 35141)

• Während der Ausbildung ist nur die Verwendung/Buchung der Ziffer 35140 möglich!

• Abrechnung 1 x pro Krankheitsfall (Therapie) möglich

• Abrechnung nicht am gleichen Tag wie Probatorische Sitzung möglich!

• Dauer: mind. 50 Minuten (35140)• zählt nicht zu den Fallstunden

• Reiner Patient*innen/Therapeut*innenkontakt nicht notwendig bei 35140 (siehe Info Folgeseiten)

• Anamneseheft• Das entsprechende Anamneseheft (PP oder KJP) ausdrucken oder ggf. in der Verwaltung anfordern und den

Patient*innen (bei KJP den Eltern) mitgeben. Die Bearbeitung und Besprechung des Anamneseheftes gehört zur

Zeitanrechnung der Biographischen Anamnese (35140).

Eintragung Termin für 35140 in PD: Terminkalender → Tag/Uhrzeit wählen → Doppelklick → Fenster „Termin anlegen“

öffnet sich → Patient auswählen (Patienten-Navigation) → Zeitpunkt prüfen und ggf. ändern → gewünschten Raum

auswählen, falls notwendig! (Ambulanzen: bitte Anleitung verwenden!) → Ziffer auswählen (hier den Strich anwählen,

also keine Ziffer) → Im Memo das Stichwort „Biographische Anamnese“ eintragen → Speichern

Buchung der 35140 in PD: Terminkalender → Termin auswählen → Doppelklick → Fenster „Termininformation“ öffnet sich

→ Leistungen (Stern) anwählen → Fenster „Leistungen erfassen“ öffnet sich → Ziffer suchen: 35140 eingeben → Ziffer

auswählen (siehe Ziffernliste) → Speichern → Fenster „Termininformation“ ebenfalls Speichern

Die Biographische Anamnese ist jetzt gebucht (bitte nochmal kontrollieren über Stammdaten – Leistungen –

Kassenleistungen), im Terminkalender bleibt aber der rote Strich stehen (keine blaue Ziffer)

46

8. Antragstellung Formularübersicht

• PTV1 Antrag auf Psychotherapie

• PTV2 Angaben Therapeut

• PTV3 Leitfaden zum Erstellen des Berichts an die Gutachterin oder den Gutachter

• PTV4 Auftrag zur Begutachtung

• PTV5 Gutachten

• PTV6 nicht besetzt


• PTV8 Unterlagen für das Gutachterverfahren (Umschlag)


• PTV10 Ambulante Psychotherapie in der Gesetzlichen Krankenversicherung (Information für Patienten)

• PTV11 Ihre individuelle Information zur Psychotherapeutischen Sprechstunde

• PTV12 Anzeige einer Akutbehandlung

47

Weitere Ausfüllhilfen für die Formulare findet ihr auf der Homepage der KBV

(www.kbv.de) unter „Formulare in der ambulanten Psychotherapeutischen Versorgung“

8. Antragstellung Antragsunterlagen (Übersicht)

Zum Antrag auf Psychotherapie gehören die folgenden Unterlagen:

• PTV1 (Antrag auf Psychotherapie)

• Erstellung in PsychoDat

• PTV2 (Angaben Therapeut*in)

• Erstellung in PsychoDat

• Bericht an den/die Gutachter*in• Siehe Leitfaden (PTV3)

• Konsiliarbericht• Nur bei Erstantrag (KZT1 oder Erstantrag LZT)

• ggf. anonymisierte Vorbefunde• z.B. Klinikberichte, Epikrisen

• PTV8 (Unterlagen für das Gutachterverfahren/Umschlag)

• Ausgefüllt und unterschrieben

Die Antragsunterlagen schickt ihr zusammen im Original,

mit allen Ausfertigungen (auch die Ausfertigung für den/die Therapeut*in!)

und unterschrieben an die Verwaltung!

48

8. Antragstellung Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)

Ablauf für die Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) in PsychoDat:

Vor der Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) muss folgendes erledigt sein:

• PTV11 wurde erstellt und abgeben

• Alle bisherigen Probatorischen Sitzungen (mind. 1) wurden durchgeführt, gebucht und

dokumentiertPD Leistungen buchen: siehe 5. Erstgespräch - Behandlungsschein

PD Leistungen dokumentieren: siehe 13. Dokumentation

• Prämessung (mind. 2 störungsspezifische Tests) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen,

gebuchtPD: Ablauf wie beim Screening: siehe 6. Sprechstunde – Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)

• Supervision mit Besprechung der Ergebnisse der Sprechstunde/Probatorik, der

Prämessung und weiteres Vorgehen ist erfolgt und eingetragenPD: derzeit noch nicht möglich, Anleitung folgt

• Gesicherte Diagnosen (max. 3) wurde/n festgelegt und eingetragen

Es werde alle Diagnosen als gesicherte Dauerdiagnosen eingetragen, die im Bericht an

den Gutachter angegeben werdenPD: Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → ist die gewählte Diagnose bereits als Verdachtsdiagnose

eingetragen → Doppelklick auf die Verdachtsdiagnose → Fenster „Diagnose bearbeiten“ öffnet sich → Auswahld der

Behandlungsdiagnose ändern von „Akutdiagnose“ zu „Dauerdiagnose“ → Diagnosesicherheit auf „Gesicherte

(Diagnose)“ setzen → Speichern

49


Fortsetzung Ablauf für die Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) in PsychoDat:

Vor der Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) muss folgendes erledigt sein:

• Fortsetzung Gesicherte DiagnosenFalls die Diagnose von der/den Verdachtsdiagnose/n abweicht, bitte die Verdachtsdiagnose löschen und die neue/n,

gesicherte/n Diagnose/n neu eintragen:

Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → Neu → ICD-Brower öffnet sich → Über anklicken der Pfeile

Diagnose wählen → gewünschte Diagnosebeschreibung auswählen → Diagnose und –beschreibung erscheint auf der

rechten Seite → Haken setzen bei Behandlungsdiagnose und Dauerdiagnose wählen → Diagnosesicherheit auf

„Gesicherte (Diagnose)“ setzen → bei „Schein zuordnen“ erscheint in der Regel der Schein vom laufenden Quartal,

falls die eGK-Daten noch nicht übertragen wurden, erscheint der Schein vom Vorquartal. Ist noch kein Schein vom

laufenden Quartal angelegt, können die Diagnosen im Ausnahmefall auf dem Schein des Vorquartals geändert

werden (da das ggf. die Abrechnung des Vorquartals betrifft, bitte kurze Rücksprache mit eurem zuständigen

Sachbearbeiter halten) → Speichern und schließen → die eingetragene/n gesicherte/n Diagnose/n erscheint jetzt

als Zeile unter dem Reiter „Diagnosen“ → ggf. weitere gesicherte Diagnosen nach dem gleichen Prinzip eintragen

(max. 3 insgesamt)

• Datum der letzten Sprechstundensitzung und der ersten beiden Probatorischen

Sitzungen notieren (zum Abgleich bei Erstellung der Antragsunterlagen)

• Die Antragsunterlagen (PTV1+2, 7 Seiten!) werden erstellt, ausgedruckt und unter-

schrieben (PTV1 Patient*in, PTV2 Therapeut*in)

Ausfüllhilfe siehe nächste Seite!

50


Erstellung von PTV1+2 über PsychoDat:PD (Beispiel: Antrag auf LZT = PTV1 und 2): Stammdaten → Anträge → Antragsart (unten links!) auswählen → Neu

→ Fenster „Neuer LZT“ öffnet sich

Antrag gestellt am: Datum so stehen lassen (wird von der Verwaltung bei Absendung des Antrags geändert)

Genehmigt am: Datum bleibt leer (wird von der Verwaltung bei Eingang der Leistungszusage (LZ) ausgefüllt)

Diagnosenauswahl: prüfen und ggf. korrigieren (über Feld … neben der Diagnose, ggf. Haken neu setzen)

Fachrichtung: prüfen (Erwachsene / Kinder- und Jugendliche) und ggf. ändern

Art der Therapie: prüfen (Einzel- oder Kombinationsbehandlung) und ggf. ändern (Info siehe S. 42)

Rezidivprophylaxe: bleibt auf „nicht absehbar“

Bei Erstantrag ausfüllen: ggf. Haken setzen bei ambulanter Vortherapie innerhalb der letzten 2 Jahre → Datum der

eingetragenen Probatorischen Sitzungen prüfen

In diesem Bewilligungsschritt werden beantragt: Therapieeinheiten (Anzahl Sitzungen) für den Bewilligungsschritt

eintragen (siehe Antragstellung – Bewilligungsschritte, S. 45)

Einbezug von Bezugspersonen: Therapieeinheiten (Anzahl Sitzungen) für den Bewilligungsschritt für die

Bezugspersonen eintragen (siehe Antragstellung – Bewilligungsschritte, S. 45)

Angaben des Patienten zur Sprechstunde: „ja“ → Datum der letzten 50 Minuten Sprechstunde in das 1. Feld

eintragen (vorausgefülltes Datum ggf. korrigieren) → 2. Feld bleibt leer (ggf. vorausgefülltes Datum löschen) →

Alternativ (bei Entfallen der Sprechstunde wegen vorherigem Klinikaufenthalt) → „nein“ → Haken setzen bei

stationärer Vorbehandlung

Bisheriger Behandlungsumfang: bleibt bei Erstantrag leer, bei KZT2, Umwandlungs-, Fortführungsanträgen,

Therapeutenwechsel wird hier die aktuelle Anzahl der bisher durchgeführten Leistungen eingetragen (in der Regel

vorausgefüllt vom Programm)

Letzte gutachterliche Stellungnahme: Name des Gutachters und Datum der letzten Stellungnahme wird von der

Verwaltung ausgefüllt

Ich führe die beantragte Psychotherapie …: Haken muss gesetzt sein!

Therapeuten-Stempel wählen!

Speichern

Zeile mit Antragsdaten markieren (1x anklicken) → Drucken (rechts unten) → Antragsunterlagen öffnen sich →

Haken muss bei allen 7 Seiten gesetzt sein → Drucken → Drucker wählen → OK 51

8. Antragstellung Antragsunterlagen (PTV1)

52


53


54


55

8. Antragstellung Einzel-/Kombinationsbehandlung

Bei Antragstellung kann zwischen einer reinen Einzel- und einer Kombinations-

behandlung mit Gruppe gewählt werden:

Einzelbehandlung:

• Alle beantragten Sitzungen werden nur im Einzelsetting durchgeführt

Kombinationsbehandlung mit Gruppe*:

• Alle beantragten Therapieeinheiten werden in Kombination von Einzel- und

Gruppensetting durchgeführt

• Der/Die Therapeut*in kann die Anzahl der Einzel- und Gruppeneinheiten frei

aufteilen (Angabe lediglich „überwiegend“ Einzel / „überwiegend“ Gruppe)

• Kommt keine Gruppe zustande, bleibt es bei reiner Einzelbehandlung

• Der/Die Einzeltherapeut*in muss auch Gruppenleiter*in sein

• Die Kombinationsbehandlung ist sinnvoll für alle Ausbildungsteilnehmer*innen, die

während der Ausbildung die Gruppenergänzung erlangen oder beginnen möchten

*Aufgrund gravierender Änderungen bei der Gruppentherapie zum 01.07.2021 ist die Ergänzungsqualifikation

„Gruppe“ derzeit ausgesetzt und kann voraussichtlich zum 01.01.2022 aufgenommen werden. Weitere

Informationen geben wir über unseren Blog bekannt.

56

8. Antragstellung Sitzungsfrequenz und Abweichung

Die Sitzungsfrequenz beträgt in der Regel 1 Sitzung pro Woche.Gelegentliche (und therapeutisch notwendige) Abweichungen von der Sitzungsfrequenz sind nach vorheriger

Rücksprache mit dem/der Supervisor*in möglich und müssen vorab von der Institutsleitung genehmigt werden.

Eine durchgehend hochfrequente Behandlung ist dabei ausgeschlossen!

PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – Abweichende Sitzungsfrequenz

In der Zusatzinformation zur abgerechneten Sitzung muss als Begründung eine der u.g. Methoden

eingetragen werden.

PD: Doppelstunde als 2 einzelne Termine im Terminkalender erfassen → Sitzungen auf den Schein buchen →

Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen aufrufen → Doppelklick auf die jeweilige Sitzung → Fenster

„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben wählen → Fenster „Zusatzangaben zur Leistung“

öffnet sich → im Feld „Leistungsbegründung“ die Begründung (s.u.) eintragen→ Übernehmen→ Speichern

Doppelstunden sind möglich bei den folgenden Methoden der VT:

• Stimulusbezogene Methoden• z.B. systematische Desensibilisierung

• Responsebezogene Methoden• z.B. operante Konditionierung, Verhaltensübung

• Methoden des Modelllernens

• Methoden der kognitiven Umstrukturierung• z.B. Problemlösungsverfahren, Immunisierung gegen Stressbelastung

• Selbststeuerungsmethoden• z.B. psychologische und psychophysiologische Selbstkontrolltechniken

Die Notwendigkeit einer abschnittsweisen höheren Wochenfrequenz

ist in der Antragstellung differenziert zu begründen

und muss vom/von der Gutachter*in befürwortet werden!57

8. Antragstellung Sitzungsfrequenz und Abweichung

58

8. Antragstellung Externe Sitzungen

• Expositionen in vivo

• Müssen immer gesondert beantragt und im Bericht an den Gutachter angegeben werden

• Im Bericht dabei den Gutachter darum bitten, die Befürwortung der Expositionen der Krankenkasse im

Gutachten explizit mitzuteilen

• Es sind max. 4 Sitzungen am Stück möglich

• Hausbesuche• Können generell aus wichtigem Grund nach Rücksprache mit dem/der Supervisor*in durchgeführt werden

Alle externen Therapieeinheiten (Sitzungen außerhalb der Ambulanz oder Lehrpraxis) müssen

vorab bei der Institutsleitung angemeldet und von dieser genehmigt werden (rechtzeitig

Vorlage ausfüllen, genehmigen lassen und in der Verwaltung abgeben)

PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – Externe Sitzungen

Die externen Therapieeinheiten müssen ebenfalls gegenüber der Krankenkasse

begründet werden (Zusatzinformation zur entsprechenden Abrechnungsziffer)

PD: Doppelstunde als 2 einzelne Termine im Terminkalender erfassen → Sitzungen auf den Schein buchen →

Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen aufrufen → Doppelklick auf die jeweilige Sitzung → Fenster

„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben wählen → Fenster „Zusatzangaben zur Leistung“ öffnet

sich → im Feld „Leistungsbegründung“ die Begründung (z.B. Exposition in vivo oder Hausbesuch) eintragen →

Übernehmen→ Speichern

Externe Sitzungen können nur abgerechnet werden, wenn zur Quartalsabrechnung die

entsprechende Genehmigung der Institutsleitung vorliegen!

59

8. Antragstellung Externe Sitzungen

60

8. Antragstellung Bezugspersonenstunden (B) bei KJP

Bezugspersonenstunden:Bei der Behandlung von Kindern und Jugendlichen kann es zur Erreichung des Therapieziels notwendig sein, relevante

Bezugspersonen einzubeziehen. Die für diese Einbeziehung vorgesehen Anzahl der Therapieeinheiten soll ein

Verhältnis von 1:4 zur Anzahl der Therapieeinheiten des/der Patient*innen nicht überschreiten (siehe

„Therapieschritte“). Ist eine höhere Anzahl für die Einbeziehung der Bezugspersonen therapeutisch geboten, ist dies

im Bericht an den/die Gutachter*in zu begründen. Durch eine Erhöhung der Anzahl Bezugspersonenstunden reduziert

sich die Anzahl der Therapieeinheiten für den/die Patient*in entsprechend.

Im Sinne der Richtlinie sind Kinder Personen, die noch nicht 14 Jahre alt sind und Jugendliche Personen, die 14

Jahre, aber noch nicht 21 Jahre alt sind. Grundsätzlich haben Patienten ab 18 Jahren Anspruch auf eine

Erwachsenentherapie.

Bezugspersonen können auch bei „Menschen mit einer geistigen Behinderung“ (Diagnose des Abschnitts

Intelligenzstörung F70-F79 muss vorliegen) beantragt werden.

Dabei bitte beachten:

Genehmigte Einzeltherapiesitzungen können nur durchgeführt werden:

• mit dem/der Patient*in alleine

• mit dem/der Patient*in und Bezugsperson/en

Genehmigte Bezugspersonenstunden können nur durchgeführt werden:

• mit Bezugsperson/en alleine

• mit Bezugsperson/en und dem/der Patient*in

PD: Bei der Auswahl der EBM-Ziffer auf die Endung „B“ achten (z.B. Einzeltherapie LZT = 35425, Einzeltherapie LZT

mit Bezugspersonen = 35425B), siehe auch Ziffernliste!

61

8. Antragstellung Bewilligungsschritte

Therapieabschnitt LZT KZT

Erstantrag LZT

Antrag KZT1

60 (+ 15B)1

12 (+ 3B)3

Antrag KZT2 12 (+ 3B)2

Umwandlungsantrag 36 (+ 9B)1

1. Fortführungsantrag 20 (+ 5B)3 20 (+ 5B)3

Stundenzahl gesamt 80 (+ 20B) 80 (+ 20B)

62

1Gutachterpflichtig: Für diese Anträge muss das Gutachterverfahren eingeleitet werden

2Nicht Gutachterpflichtig: Für diese Anträge liegt die Entscheidung über die Einleitung des Gutachterverfahrens

bei der Krankenkasse.

3Während der Ausbildung muss für die folgenden Anträge dennoch (auch bei Verzicht der Krankenkasse auf das

Gutachterverfahren) ein Bericht an den Gutachter geschrieben und zusammen mit dem PTV8 abgegeben werden:

KZT1 und 1. Fortführungsantrag

8. Antragstellung Bericht an den/die Gutachter*in

Siehe PTV3 „Leitfaden zum Erstellen des Berichts an den Gutachter“PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – KBV-Muster – Muster PTV03 → rechte Bildschirmseite erscheint

die Vorlage → Drucken

In der Überschrift muss vermerkt sein:

• Bericht zum Erstantrag auf (z.B.) Langzeittherapie VT

• Chiffre des/der Patient*in (1. Buchstabe Nachname, Geburtsdatum = XTTMMJJ)

Unter dem Bericht bitte angeben:

• Ausstellungsdatum (OHNE Ortsangabe)

• Angabe des/der Supervisor*in (links)

• Titel, Vor- und Zuname, ggf. Stempel

• Angabe des/der Therapeut*in (rechts)

• Titel, Vor- und Zuname

Bitte generell die Unterlagen nicht tackern und nicht doppelseitig ausdrucken.

Die Chiffre und Seitenzählung sollten auf jeder Seite oben angegeben werden63

Beispiel:

TT.MM.JJJJ

Dr. Vorname Zuname M. Sc. Max Mustermann

-Supervisor*in-

8. Antragstellung Bericht an den/die Gutachter*in (PTV3 Leitfaden)

64

8. Antragstellung Konsiliarbericht (Kontrolle)

Nachdem ihr den Konsiliarbericht ausgefüllt vom Konsiliararzt zurück erhalten habt,

prüft ihr folgende Punkte:

• Ist das Patientenfeld korrekt ausgefüllt (richtiger Patient)?

• Sind alle Durchschläge von Vertragsarzt/ärztin gestempelt?

• Sind alle Ausfertigungen von Vertragsarzt/ärztin unterschrieben?

• Sind alle Seiten lesbar?

• Sind patientenbezogene Daten (Namen, etc.) im Fließtext angegeben?

• Wenn ja: Bitte ausschließlich auf der Ausfertigung für den/die

Gutachter*in schwärzen!

Der Konsiliarbericht darf bei Antragstellung nicht älter als 3 Monate sein!Eine kurzfristige Überschreitung der Frist ist hier meist jedoch kein Problem. Die Krankenkassen/Gutachter*innen

akzeptieren in der Regel auch Konsiliarberichte, die bis zu 6 Monate alt sind. Das sollte aber die Ausnahme sein.

Bei Überschreitung der Frist von mehr als 1 Monat sollte ein neuer Konsiliarbericht angefordert werden.

Formulare:Die Konsiliarärzte/-ärztinnen verwenden oft für die Ausstellung des Konsiliarberichtes eigene Formulare

(Laserdrucker). Diese können natürlich auch verwendet werden. Es kann also sein, dass ihr dem/der Patient*in das

Durchschreibeformular mitgebt und ein anderes Formular zurück erhaltet. Bitte prüft auch hier alle Angaben.

Wenn das Feld „Aufgrund somatischer/psychiatrischer Befunde bestehen derzeit Kontraindikationen für eine

psychotherapeutische Behandlung“ angekreuzt ist, kann der Konsiliarbericht nicht verwendet werden bzw. kann

keine Therapie stattfinden! Bitte klärt das entsprechend mit dem/der ausstellenden Arzt/Ärztin ab und lasst euch

einen neuen Konsiliarbericht schicken (meist kreuzen die Ärzt*innen das Feld aus Versehen an).

65

8. Antragstellung Vorbefunde (Anonymisierung)

Vorbefunde (Klinikberichte, Epikrisen, etc.) über stationäre oder ambulante Vorbehandlungen

der letzten 2 Jahre müssen dem Antrag in einer anonymisierten Ausfertigung

beigefügt werden.

Anonymisierung:

Schwärzen aller personenbezogenen Daten (Empfehlung: Korrekturroller)

Pseudonymisierung:

„Erstellung“ der Chiffre (1. Buchstabe Nachname und Geburtsdatum)

Dabei wie folgt schwärzen:

Vorname komplett, Nachname ab 2. Buchstabe (1. Buchstabe Nachname bleibt lesbar)

Adresse komplett, Geburtsdatum Patient bleibt lesbar

Generell gilt: Alle Vorbefunde müssen in Kopie mit dem EGP bzw. spätestens nach

Erhalt der Verwaltung abgeben werden („Original“ – also nicht anonymisiert!)

Unterbrechungen während einer laufenden Therapie wegen einer

(teil-)stationären Behandlung bitte immer in der Verwaltung melden

und den Entlassbericht in Kopie umgehend nach Erhalt abgeben!

66

8. Antragstellung Vorbefunde (Begriffserklärungen)

“Der Begriff Anonymisierung umfasst das Verändern personenbezogener Daten derart, dass die

Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr oder nur mit einem

unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder

bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können. Der Begriff Pseudonymisierung

umfasst das Ersetzen des Namens und anderer Identifikationsmerkmale durch ein Kennzeichen

zu dem Zweck, die Bestimmung des Betroffenen auszuschließen oder wesentlich zu

erschweren.

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse

einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Anonyme oder anonymisierte Daten, die keinen

Rückschluss auf eine bestimmte oder bestimmbare Person erlauben, unterfallen nicht (oder

nicht mehr) den gesetzlichen Vorschriften. Für die Bestimmbarkeit wird vorausgesetzt, dass die

verantwortliche Stelle die konkrete Möglichkeit hat, durch zumutbare Aktivitäten den

Personenbezug herzustellen. Dafür sind alle Mittel zu berücksichtigen, die vernünftigerweise

entweder von dem Verantwortlichen für die Verwendung oder von einem Dritten eingesetzt

werden können. Dabei sind die gleichen Anforderungen zu stellen, wie bei der Anonymisierung.

Zu den persönlichen und sachlichen Verhältnissen gehören sowohl äußerliche, körperliche

Merkmale als auch innere, geistige Zustände (Einstellungen, Motive, Wünsche), ferner

Handlungen, Äußerungen und sonstige Verhaltensweisen der Person, unabhängig davon, wie

lange sie zeitlich zurückliegen. Schließlich sind auch Angaben einbezogen, die ausschließlich

der Identifizierung der Person dienen, ohne etwas über sie auszusagen. Nummern

(Personalnummer, Sozialversicherungsnummer) stehen den Namen gleich.“

Behnsen et. al. (MHP), Januar 2017

67

8. Antragstellung Umschlag für den/die Gutachter*in PTV8

• „Chiffre des/der Patient*in“ eintragen:• 1. Buchstabe Nachname

• Geburtsdatum 6-stellig (TTMMJJ)

• „Begutachtung einer“ wählen/entsprechend ankreuzen:• VT

• KiJu (KJP) oder Erw (PP)

• Einzel- oder Gruppenbehandlung/Kombinationsbehandlung

• „Antragsart“ wählen/entsprechend ankreuzen:• Entsprechend dem zu stellenden Antrag

• „Inhalt“ ankreuzen:• Die erforderlichen Unterlagen sind entsprechend den Angaben im Leitfaden PTV3 vollständig

enthalten

• „Erklärung Therapeut*in“ ankreuzen:• Ich erkläre, den Bericht entsprechend den Angaben im Leitfaden PTV3 vollständig persönlich

verfasst zu haben

• „Ausstellungsdatum“: frei lassen!

• „Name und Anschrift Krankenkasse“: frei lassen!

• Unterschrift nicht vergessen!

68

Bitte keine Antragsunterlagen in den Umschlag legen

und den Umschlag auch nicht zukleben!

8. Antragstellung Umschlag für den/die Gutachter*in PTV8

69

8. Antragstellung Abgabe in der Verwaltung

Bitte kontrolliert alle Unterlagen vor Abgabe an die Verwaltung auf Vollständigkeit!

Unterschriften nicht vergessen!

70

Wenn euch alle erforderlichen Antragsunterlagen vorliegen, gebt ihr diese in der

Verwaltung ab oder sendet sie uns per Post:

• PTV1 (Antrag auf Psychotherapie)

• 2 Seiten (Ausfertigung Krankenkasse, Therapeut*in)

• PTV2 (Angaben Therapeut*in)

• 3 Seiten (Ausfertigung Krankenkasse, Gutachter*in, Therapeut*in)

• Bericht an den Gutachter*in• Bericht muss datiert und von Therapeut*in sowie Supervisor*in unterschrieben sein

• nicht doppelseitig ausdrucken, nicht tackern!

• Konsiliarbericht• 3 Seiten (Ausfertigung Therapeut*in, Gutachter*in, Krankenkasse)

• ggf. anonymisierte Vorbefunde• z.B. Klinikberichte, Epikrisen

• PTV8 (Unterlagen für das Gutachterverfahren/Umschlag)

• Ausgefüllt und unterschrieben

Eure Unterlagen werden von uns geprüft und euch ggf. fehlerhafte Unterlagen zur

Überarbeitung zurückgesandt.

9. Antragsverfahren Weiterleitung an die Krankenkasse

• Wenn alles passt, werden die Antragsunterlagen von der Verwaltung an die

zuständige Krankenkasse gesendet

• Das Datum der Antragstellung in PsychoDat wird von der Verwaltung korrigiertPD: Stammdaten – Anträge

• Ab dem Folgetag der Absendung des Antrags können als Übergang bis zur

Genehmigung der Therapie durch die Krankenkasse ggf. Psychotherapeutische

Gespräche (PG) mit dem/der Patient*in stattfinden. Weitere Info‘s zur Verwendung

der PG siehe Punkt 10.

• Der komplette Antrag wird (so wie er von der Verwaltung an die Krankenkasse gesendet wurde)

eingescannt und abgespeichertPD: Dokumentenverwaltung – Archiv - Antrag

• Falls der Behandlungsschein schon angelegt wurde, wird von der Verwaltung der

Antrag auf dem Schein eingetragen (für die Abrechnung)PD: Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen

• Ihr erhaltet ggf. eine Rückmeldung über die von der Verwaltung vor Absendung

des Antrags noch vorgenommenen Korrekturen (zur Berücksichtigung für zukünftige Anträge)

PD: Nachrichtensystem

71

9. Antragsverfahren Gutachterverfahren (GV)

Nach Eingang eures Antrags bei der zuständigen Krankenkasse entscheidet diese ggf. ob

das Gutachterverfahren (GV) eingeleitet wird (siehe auch Punkt 8 Antragstellung Therapieschritte).

Dabei muss generell bei folgenden Anträgen das GV eingeleitet werden:

• Erstantrag LZT

• Umwandlungsantrag (nach komplett durchgeführter KZT1 + 2)

• 2. Fortführungsantrag• Wenn nach Ablauf des Höchstkontingents von 80 Therapieeinheiten noch eine weitere Verlängerung

notwendig ist, können über einen 2. Fortführungsantrag noch einmal max. 20 Therapieeinheiten beantragt

werden. Dieser 2. Fortführungsantrag ist immer gutachterpflichtig.

Bei diesen Anträgen liegt es im Ermessen der Krankenkasse, ob sie das GV einleitet:

• KZT1

• 1. Fortführungsantrag (auch nach Probetherapie)

72

9. Antragsverfahren Gutachten (PTV5)

• Sofern die Krankenkasse das Gutachterverfahren einleitet, sendet sie den PTV8

zusammen mit einer Auflistung der Vorbehandlungen/stationären Aufenthalte

des/der Patient*in an eine/n Gutachter*in ihrer Wahl.

• Der/Die Gutachter*in bearbeitet den Antrag und sendet das Gutachten an die

Krankenkasse und zeitgleich an das Institut. In der Regel werden die Anträge positiv

entschieden und vom/von der Gutachter*in auch befürwortet wie beantragt.

• Der Eingang des Gutachtens wird von der Verwaltung in PsychoDat eingetragenPD: Stammdaten – Anträge – Doppelklick auf den entsprechenden Antrag – Angaben zum Gutachter und Datum

des Gutachtens wurden von der Verwaltung eingetragen

• Das Gutachten wird eingescannt und gespeichert:PD: Dokumentenverwaltung – Archiv – Antrag

• Bitte ggf. ausdrucken und Supervisor*in vorlegen/mit Supervisor*in besprechen

Mit der Therapie darf erst begonnen werden

wenn die Krankenkasse den Antrag genehmigt hat

(Eingang der Leistungszusage)!

73

9. Antragsverfahren Abweichungen im Gutachten

Kürzung der beantragten Leistungen (Probetherapie):

• Bei Kürzung der Leistungen von LZT auf KZT („1“ oder „1 und 2“) folgen die weiteren

Anträge wie bei den „Therapieabschnitten“ aufgelistet• Ausnahme: Der/Die Gutachter*in gibt die nächste Antragsart vor

• Bei Kürzung der Leistungen von• z.B. Erstantrag LZT (60 Therapieeinheiten) auf 10 Therapieeinheiten Probetherapie (z.B. bei

Alkoholismus/Substanzmissbrauch ohne ausreichende Klärung der Abstinenz) wird im Anschluss ein

Fortführungsantrag mit 50 Sitzungen gestellt

• z.B. Erstantrag LZT (60 Therapieeinheiten) auf 30 Therapieeinheiten Probetherapie (z.B. bei Mängeln im

Bericht) wird im Anschluss ein Fortführungsantrag mit 30 Sitzungen gestellt

Ablehnung des Antrags (hier gibt es 2 Möglichkeiten):

• Einleitung Zweitgutachten:• Der/Die Patient*in legt Widerspruch gegen den Bescheid der Krankenkasse ein und die Krankenkasse kann ein

Zweitgutachten einleiten. Ihr erstellt einen neuen Antrag (unter Berücksichtigung der Anmerkungen des/der

ablehnenden Erstgutachter*in) und dieser wird von der Krankenkasse an eine/n Zweitgutachter*in nach Wahl

gesendet.

• Erneuter Antrag:• In manchen Fällen lehnt der/die Gutachter*in den Antrag zwar ab, weist aber auf die Möglichkeit der

„Nachbesserung“ hin. In diesem Fall überarbeitet ihr euren Antrag noch einmal und stellt diesen erneut. Der

Antrag geht dabei noch einmal an den/die ablehnende/n Gutachter*in, meist erfolgt daraufhin die volle

Befürwortung.

Bitte besprecht die Kritikpunkte des/der Gutachter*in mit dem/der zuständigen Supervisor*in und besprecht die

Erstellung der weiteren Antragsunterlagen für das Zweitgutachten oder einen erneuten Antrag mit der Verwaltung.

74

9. Antragsverfahren Leistungszusage (LZ) der Krankenkasse

Nach Eingang des Gutachtens (PTV5) bei der zuständigen Krankenkasse stellt diese eine

Leistungszusage (LZ) aus. In der Regel erhält der/die Patient*in und das Institut eine

eigene Leistungszusage.

• Der Eingang der LZ wird von der Verwaltung in PsychoDat eingetragenPD: Stammdaten → Anträge → Datum „Genehmigt am“ ist eingetragen

• Die LZ wird eingescannt und gespeichertPD: Dokumentenverwaltung → Archiv → Antrag

Die LZ ist eure Abrechnungsgrundlage!

Die LZ verliert ihre Gültigkeit, wenn der/die Patient*in die Krankenkasse wechselt!

Die „neue“ Krankenkasse ist verpflichtet, die restlichen Stunden zu übernehmen.

Hierfür muss dennoch ein Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen gestellt werden,

bitte wendet euch dafür an die Verwaltung

75

10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Info + Anwendung

Info Psychotherapeutisches Gespräch (PG):

PG können generell nur vor einer Psychotherapie und im Ausnahmefall vor einem neuen

Bewilligungsschritt (KZT2/Umwandlungs-/Fortführungsantrag) stattfinden. Nach Beendi-

gung einer Psychotherapie sind PG nicht mehr möglich! Sie stellen eine eigenständige

Leistung dar und können deshalb nicht am gleichen Tag mit anderen Leistungen

abgerechnet werden! Ausnahme: Diagnostik darf am gleichen Tag durchgeführt werden wie PG.

Anwendung von PG:

• Vor Beginn einer Psychotherapie• Als 50minütige „Übergangsziffer“ zwischen der Antragstellung und der Genehmigung der Therapie, sofern

keine anderen Ziffern mehr zur Verfügung stehen

• PG‘s dürfen erst durchgeführt werden, wenn der Antrag von der Verwaltung an die Krankenkasse gesendet

wurde (= Antragsdatum der Verwaltung!) – ggf. ist bis dahin zu pausieren*.

• Vor der Verlängerung einer Psychotherapie• Als 50minütige „Übergangsziffer“ zwischen der Beendigung eines Therapieschrittes und der Genehmigung des

Umwandlungs-/Fortführungsantrags, sofern die genehmigten Leistungen des Vorantrags aufgebraucht

wurden*

• Bei der Verlängerung einer Psychotherapie MUSS der Antrag so rechtzeitig vorbereitet und abgegeben

werden, dass noch genügend Leistungen aus dem Vorantrag übrig sind (ca. 5-7 Sitzungen VOR dem Ende

des letzten Therapieschrittes)!

76

PG‘s vor Antragstellung und vor einer Verlängerung der Psychotherapie

müssen immer vorab von der Institutsleitung genehmigt werden (Vorlage verwenden)!PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – PG vor Antragstellung

10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Vorlage

77

10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Durchführung

Durchführung von PG (Allgemein):

• Dauer: mind. 50 Minuten• Abrechnung nur in 10minütigen Schritten möglich: ein PG mit 50 Minuten Dauer hat somit den Faktor 5

• max. 3 x im Behandlungsfall (= Quartal)• Pro Quartal sind also möglich: 3 x 50 Minuten PG (in der Abrechnung: 15 x 10 Minuten PG) = max. 150 Minuten

• Durchführung als Videosprechstunde möglich• Obergrenzen beachten (entfällt ggf. derzeit wegen Ausnahme Corona-Pandemie)!

• PD: Bei der Buchung in PsychoDat Ziffer entsprechend wählen (23220V)

• Persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt erforderlich• Keine telefonische Behandlung!

• nur Einzelbehandlung

• Leistungsinhalt:• Syndrombezogene therapeutische Intervention

• Krisenintervention

• Anleitung der Bezugsperson/en (auch ohne Anwesenheit Patient*in) zu Lasten des Kontingents des Patienten

• Keine Abrechnung aller möglichen Gespräche (wie Terminabsprachen, etc.)!

• Nicht am gleichen Tag wie andere Leistungen abrechenbar• PG stellen eine eigenständige Leistung dar, dürfen nicht als „Ergänzung“ bei überschrittener Sitzungsdauer

von Einzeltherapiesitzungen verwendet werden (z.B. 60-minütige Einzeltherapiesitzung LZT: Kann nur mit 50

Minuten Dauer Ziffer 35425 abgerechnet werden, nicht zusätzlich dazu mit 10 Minuten PG)

• dürfen generell nicht am gleichen Tag durchgeführt werden wie alle anderen Leistungen (auch Anträge)

• PG können am selben Behandlungstag zu verschiedenen Zeiten stattfinden (z.B. persönliches PG mit Patient*in

am Vormittag, Video-PG mit Elternteil am Nachmittag)

78

10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Anwendungsbeispiel

79

Datum Sitzung Ziffer Dauer(Min.)

Bemerkung

01.04. 3. Probatorische Sitzung 35150 50

04.04. Antrag LZT 35131 -- Antrag an Kasse gesendet

08.04. 4. Probatorische Sitzung 35150 50

15.04. PG 23220 50 Übergang bis Genehmigung

23.04. Gutachten -- -- Gutachter befürwortet Antrag

25.04. Leistungszusage -- -- Datum Leistungszusage Kasse

30.04. VT LZT Einzel 35425 50

22.04. VT LZT Einzel 35425 50

Hier wurden alle Vorgaben für PG beachtet:

Vor der Genehmigung der Therapie als Übergang 50minütige PG möglich

PG nicht am gleichen Tag wie andere Leistungen

11. Videobehandlung Info und Begriffsklärung

Info Videobehandlung:Videobehandlungen dürfen lediglich aufgrund der Corona-Pandemie durchgeführt werden. Die Genehmigung erfolgt

quartalsweise, wir informieren euch jeweils für ein neues Quartal, sobald wir die Info erhalten haben.

Psychotherapeutische Leistungen können auch als Videobehandlung erbracht werden, wenn die Leistung nicht den

unmittelbaren persönlichen Kontakt erfordert. Die Entscheidung zur Durchführung einer psychotherapeutischen

Leistung als Videobehandlung erfolgt nach Rücksprache mit dem zuständigen Supervisor unter Berücksichtigung des

individuellen Krankheitsgeschehens und der Lebensumstände des/der Patient*in. Die Teilnahme an der

Videobehandlung ist freiwillig.

Videobehandlungen finden für den/die Therapeut*in zwingend in der Ambulanz/Lehrpraxis statt, der/die Patient*in

wählt sich von zu Hause aus ein. D.h. der/die Therapeut*in muss sich in der Ambulanz/Lehrpraxis für eine

Videobehandlung befinden, der/die Therapeut*in darf keine Videobehandlung von zu Hause aus durchführen.

Eine Videobehandlung kann nur stattfinden, wenn die Datenschutzbestimmungen erfüllt sind. Die Videobehandlung hat

zur Gewährleistung der Datensicherheit und eines störungsfreien Ablaufes in geschlossenen Räumen, die eine

angemessene Privatsphäre sicherstellen, stattzufinden. Zu Beginn der Videobehandlung hat auf beiden Seiten eine

Vorstellung aller im Raum anwesenden Personen zu erfolgen. Aufzeichnungen jeglicher Art sind während der

Videobehandlung nicht gestattet!

Unser zertifizierter Anbieter für die Durchführung von Videobehandlungen ist die Firma RED medical systems GmbH,

hier nutzen wir das Modul RED connect. Bitte beachtet den Ablauf vor der Durchführung von Videobehandlungen auf

der folgenden Seite.

80

Begriffsklärung:

Für die Durchführung von psychotherapeutischen Leistungen als Videobehandlung sind mehrere Begriffe im Umlauf.

Die KBV spricht im BMV-Ä von Videosprechstunde, in der Psychotherapie-Vereinbarung werden diese Videosprech-

stunden Videokonferenzen genannt. Beide Begriffe benennen das gleiche, sind aber beide eher irreführend.

Wir haben uns deshalb entschieden, den Begriff „Videobehandlung“ zu verwenden.

Wenn wir also von Videobehandlung sprechen, handelt es sich um Videosprechstunden/Videokonferenzen

11. Videobehandlung Durchführung, Ausschluss, Voraussetzungen

Durchführung als Videobehandlung ist möglich:

• Psychotherapeutische Gespräche

• Einzeltherapiesitzungen (auch Bezugspersonen) KZT1, KZT2, LZT

• Verlaufsmessungen

• Psychotherapeutische Sprechstunde (außer Erstgespräch!)

• Probatorische Sitzungen (außer Erstgespräch!)

Ausschluss der Videobehandlung:

• Erstgespräch (unabhängig ob Sprechstunde oder Probatorik)

• Psychotherapeutische Akutbehandlung

• Gruppenpsychotherapie

Voraussetzungen Videobehandlung:

• Ausdruck der Einwilligungserklärung RED• Achtung: Die Erklärung besteht aus 2 Seiten, bitte möglichst doppelseitig ausdrucken!

• Ausfüllen der Einwilligungserklärung RED• Bitte vom/von der Patient*in leserlich ausfüllen lassen und ggf. behilflich sein!

• Stempel: wird von der Verwaltung gestempelt (Institutsstempel dgvt), auch wenn die Videobehandlung in einer

Lehrpraxis stattfindet. Bitte deshalb hier keinen Stempel der Lehrpraxis verwenden bzw. hier bitte nichts

eintragen!

• Ausdruck Antrag auf Videobehandlung• PD: Stammdaten – Persönliche Daten – Kontakt – Bearbeiten (rechts) – E-Mail-Adresse Patient*in eintragen -

Speichern

• Im Anschluss Vorlage drucken: Dokumentenverwaltung – Vorlage – Vereinbarungen – Antrag Videobehandlung PD

81

Achtung!

Videobehandlungen

werden für die Institute

nur für jeweils ein Quartal

während der Corona-

Pandemie genehmigt!

11. Videobehandlung Vorlage RED

82

11. Videobehandlung Vorlage Antrag auf Videobehandlung

83

12. Therapieende Ablauf

Bei der Beendigung der Therapie sind folgende Schritte notwendig:

• Postmessung durchführen

• Ca. 5 Sitzungen vor Therapieende

• PD: Diagnostik durchführen: siehe 6. Sprechstunde – Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)

• Mitteilung Therapieende

• Per Nachricht über PsychoDat, bitte kurze Begründung angeben

• Epikrise (nicht verpflichtend)

• Für jeden abgeschlossenen Fall solltet ihr eine Epikrise erstellen und abgeben

• Die Epikrise muss vom Therapeuten und vom Supervisor unterschrieben werden

• Abgabe eurer kompletten Patientenakte

• Bitte sortiert und aufgearbeitet abgeben (siehe nächste Seite)

Eure Patientenakte ist Eigentum des Instituts wird für 10 bis 30 Jahre archiviert.

Bitte die Unterlagen nach Therapieende automatisch und zeitnah abgeben!

84

12. Therapieende Abgabe Patientenakte

Zur Akte gehören:

• Epikrise (falls eine geschrieben wurde)

• Ausgedruckte Dokumentation (Sitzungsprotokolle)• Möglichst doppelseitig ausdrucken und alle Sitzungen auf einmal

PD: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → Feld „Datum“ 1 x anklicken (dadurch wird die Sortierung

verändert, die Sortierung muss für den Ausdruck immer zeitlich abwärts vom Erstgespräch aus

erfolgen) → Haken setzen bei Chronologisch anzeigen → Drucken

• Jede Seite (auch Rückseite) unterschreiben!

• Weitere Unterlagen, die ihr noch nicht (z.B. mit dem EGP) abgegeben habt• z.B. Arbeitsblätter, Tagebücher, zusätzliche Aufzeichnungen/Zeichnungen

• Chiffre des Patienten und ggf. zugehöriges Sitzungsdatum auf jeder Seite angeben!

• Kopien von Unterlagen die der Verwaltung bereits vorliegen bitte raus nehmen• z.B. Antragsunterlagen, EGP, Klinikberichte, etc.

• Flipcharts: Bitte fotografieren und den Ausdruck abgeben

Auch die Patientenakten der Prüfungsfälle müssen nach Therapieende

abgegeben werden. Bitte kopiert euch die für die Prüfung notwendigen

Unterlagen vor Abgabe und gebt die Originalunterlagen zeitnah ab.

Bitte kontrolliert und sortiert eure Patientenakte VOR Abgabe

wie oben angegeben!

85

13. Dokumentation Therapie (Sitzungsprotokoll)

Dokumentation:

• Dokumentation jeder Sitzung/Leistung in PsychoDat• Jede Leistung muss in PsychoDat gebucht und dokumentiert werden, die Anwendung der Vorlage ist

verpflichtend!

PD: Leistungen dokumentieren: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → Sitzungsdatum auswählen (1x anklicken/

markieren) → Bearbeiten (unten rechts) → Textvorlage „Sitzungsprotokoll Vorlage dgvt“ einfügen (Verwendung

der Vorlage ist verpflichtend!) → in die Textvorlage die Dokumentation eintragen:

Dauer der Sitzung mit z.B. 50 Minuten (mit Zeiteinheit) eintragen

Sitzungsteilnehmer*innen mit Namen der Patient*innen (oder Pat.), bei Bezugspersonen den Bezug zum/zur

Patient*in (z.B. Mutter) mit angeben. Der Name der Therapeut*in muss NICHT angegeben werden!

Videobehandlung: Präsenzsitzung mit nein, Videobehandlung mit ja angeben

Alle weiteren Felder entsprechend ausfüllen oder z.B. einen Strich eintragen oder frei lassen, wenn einer der

angegebenen Punkte nicht bei dieser Sitzung durchgeführt wurde (Überschrift nicht löschen!)

Suizidalität ist jeweils abzuklären und zu dokumentieren

• Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen• Die Sitzungsnotizen müssen idealerweise im Anschluss an die Sitzung, auf jeden Fall am gleichen Tag und nur

im Ausnahmefall spätestens am Folgetag eingetragen werden!

• Ausdruck der Dokumentation• Erfolgt idealerweise über den gesamten Zeitraum nach Therapieende, Abgabe in der Verwaltung

PD: Ausdruck aller Sitzungsprotokolle am Stück: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → 1 x auf Überschrift

„Datum“ klicken (Sortierung nach Datum) → Haken setzen bei „Chronologisch anzeigen“ (unten) → Drucken

über Druckersymbol (oben) → Bitte jede Seite (bei doppelseitigem Druck auch Rückseite) unterschreiben!

86

Ihr könnt in PsychoDat auch Telefonate, SMS, Notizen, Mails, etc. dokumentieren, die nicht im

Terminkalender stehen: Therapiedaten – Sitzungsprotokolle – Neuer Eintrag – Protokoll-Art aufrufen –

Auswählen – Zeitpunkt eintragen/ändern - Speichern

13. Dokumentation Supervision

Die Einzelsupervision wird wie folgt dokumentiert:

• Eintragung in Vorlage „Dokumentation von Supervisionsstunden“• Diese Dokumentation bleibt bei euren Unterlagen

• Gehört nicht zur Patientenakte und muss nicht bei Therapieende abgegeben werden

• Abrechnung der SV-Stunden direkt mit dem Supervisor

Die Gruppensupervision wird wie folgt dokumentiert:

• Eintragung in Vorlage „Dokumentation von Supervisionsstunden“• Diese Dokumentation bleibt bei euren Unterlagen

• Gehört nicht zur Patientenakte und muss nicht bei Therapieende abgegeben werden

• Abrechnung der SV-Stunden über Vorlage „Anwesenheitsliste Gruppen-SV“• Die Anwesenheitsliste wird vom Supervisor erstellt und zusammen mit seiner Rechnung in der Verwaltung

abgegeben

• Die Abrechnung der Gruppen-SV-Stunden erfolgt zwischen Supervisor und Verwaltung (bis 100 Stunden)

• Ab dem Erreichen der Grenze von 100 Gruppen-SV-Stunden erfolgt die Abrechnung mit dem Therapeuten

87

Die Dokumentation der Supervision über PsychoDat ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich.

Wir halten euch auf dem Laufenden und geben Bescheid, sobald das entsprechende Modul zur Verfügung steht.

14. Quartalsabrechnung Stichtage

Es gibt 2 Stichtage im Rahmen der Quartalsabrechnung:

Abgabestichtag:

• 20. im letzten Monat des abzurechnenden Quartals (Ausnahme: Dezember – hier 15.)

• 20.03., 20.06., 20.09., 15.12.

• Rücksendung der Kartenlesegeräte• Die Lesegeräte müssen spätestens am Abgabestichtag nach Bad Tölz zurückgesendet oder in einer der

Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz abgegeben werden

• In den Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz liegt bis kurz vor Quartalsende noch ein Lesegerät aus (genauer

Termin wird im Newsletter mitgeteilt)

• In den Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz ist das Einlesen von eGK noch bis zur vor dem Quartalende

möglich

• Abgabe der EGP• Alle noch fehlenden EGP und/oder fehlende Unterlagen aus bereits abgegebenen EGP müssen spätestens

jetzt abgegeben werden (Klinikberichte, PTV11, etc.)

• Bis zum neuen Quartal dürfen keine neuen Patienten mehr aufgenommen werden!

Abrechnungsstichtag:

• 3. Werktag nach Quartalsende (Folgemonat)

• Bis zu diesem Tag muss die interne Abrechnung durchgeführt worden sein!

88

14. Quartalsabrechnung Plausibilitätsprüfung (Plausi)

89

Patientenakten/

Eintragungen prüfen

Alle Eintragungen müssen

vorgenommen worden sein

- Therapieleistungen

- Sitzungsprotokolle

- Diagnostik

- Supervision

Plausibilitätsprüfung

durchführenHonorarabrechnung

Fehler ausdrucken und

korrigieren. Bei Problemen

bitte mit der Verwaltung

Kontakt aufnehmen

Nach Kontrolle eurer Eingaben

wird die Quartalsabrechnung

von der Verwaltung

durchgeführt

Nach Abschluss der

Quartalsabrechnung durch

die Verwaltung erhaltet ihr

euren Abrechnungsbeleg

von Christian Merod

(Ausdruck kann für das

Finanzamt verwendet werden)

Die Plausibilitätsprüfung KANN beliebig oft

(auch während des laufenden Quartals zur Überprüfung bisher eingetragener Leistungen)

durchgeführt werden!

Die Plausibilitätsprüfung MUSS nach Eintragung aller Leistungen im abzurechnenden Quartal

durchgeführt werden!

14. Quartalsabrechnung Übersicht Abrechnungsmöglichkeiten

eGK eingelesen

Bescheinigung„Erklärung bei fehlender

Krankenversichertenkarte“

liegt vor

Behandlungsausweis/

Ersatzbescheinigungder Krankenkasse

liegt vor

eGK nicht eingelesen

Überweisungliegt vor

Abrechnung

über

KrankenkasseNur im Ausnahmefall

und nicht jedes

Quartal möglich!

Abrechnung über

KrankenkasseNur im Ausnahmefall und

einmalig für das

ausgestellte Quartal gültig!

Fristen beachten!

Abrechnung über

Krankenkasse

Privatabrechnung an

PatientenKeine Anrechnung von

Fallstunden!

90

Sollten in Anspruch genommene Leistungen wegen nicht erfüllter Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung

(z.B. eGK nicht eingelesen) nicht abgerechnet werden können und auch nicht rückwirkend abrechenbar sein, werden

diese storniert und die Abrechnung muss korrigiert werden. Nicht abrechenbare Sitzungen können nicht als Fallstunden

anerkannt werden!

15. Wechselhaftes Therapeutenwechsel (extern)

Externer Therapeutenwechsel (Patient*in wechselt von externer Praxis zu dgvt):Bei einem externen Therapeutenwechsel sollte zunächst geklärt werden, was in der bisherigen Therapie gelaufen ist

und warum diese beendet wurde. Hierfür bitte eine Schweigepflichtentbindung (SPE) vom/von der Patient*in

ausfüllen lassen (Zweck: Therapeutenwechsel, Austausch mit Vorbehandler*in) und am besten selbst Kontakt mit

dem/der Vorbehandler*in aufnehmen. Für eine Übernahme von Reststunden darf die letzte Sitzung nicht länger als 6

Monate zurückliegen.

Bitte wendet euch bei einem Therapeutenwechsel immer an eure/n Sachbearbeiter*in zur Klärung des weiteren

Vorgehens!

• Sprechstunde durchführen• Falls kein gültiger PTV11 vorliegt und noch nicht klar ist, dass der Wechsel stattfinden kann

• Probatorik durchführen• Auch bei einem Therapeutenwechsel findet die reguläre Probatorik statt

• Vor Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen müssen mind. 2 Probatorische Sitzungen stattgefunden

haben

• Unterlagen vom/von der Vorbehandler*in anfordern• SPE vom/von der Patient*in ausfüllen und unterschreiben lassen

• Kontakt mit dem/der Vorbehandler*in aufnehmen

• Kopie der Antragsunterlagen anfordern

• Abfragen, wie viele Therapieeinheiten noch übrig sind und wann die letzte Sitzung war

• Antragsunterlagen für Übernahme der Reststunden anfordern• Wenn alles geklärt wurde, in der Verwaltung die Antragsunterlagen für die Übernahme der Reststunden

anfordern (wie bei Erstantrag)

Bei jedem externern Therapeutenwechsel immer eine Schweigepflichtentbindung

(gegenseitig) unterschreiben lassen (bleibt in eurer Akte)!

91

15. Wechselhaftes Therapeutenwechsel (intern)

Interner Therapeutenwechsel (innerhalb des Instituts):Soll ein interner Therapeutenwechsel erfolgen, bitte ebenfalls eine SPE ausfüllen und unterschreiben lassen (siehe

externer Therapeutenwechsel). Die SPE wird jedoch in der Verwaltung abgegeben! Hier kann mit der Vorlage der SPE

eine Kopie der bisherigen Patientenakte angefordert werden.

Bitte wendet euch bei einem Therapeutenwechsel immer an eure/n Sachbearbeiter*in zur Klärung des weiteren

Vorgehens!

• Vorlage „Therapeutenwechsel“ ausfüllenPD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Sonstige → Therapeutenwechsel

• Ein interner Therapeutenwechsel muss vorab von der Instituts-/Ausbildungsleitung genehmigt werden!

• Ein interner Therapeutenwechsel darf nur aus triftigem Grund erfolgen (z.B. Schwangerschaft oder Umzug

des/der Ausbildungsteilnehmer*in)

• KEINE neue Probatorik möglich• Eine neue Sprechstunde ist hier meist nicht notwendig

• Eine neue Probatorik kann bei einem internen Therapeutenwechsel nicht erfolgen!

• Bis zur Klärung der Übernahme können lediglich PG durchgeführt werden

• Antrag auf Übernahme der Reststunden anfordern• Auch bei einem internen Therapeutenwechsel muss die Übernahme der Reststunden bei der Krankenkasse

beantragt werden (siehe externer Therapeutenwechsel)

Bei jedem internen Therapeutenwechsel immer eine Schweigepflichtentbindung

(gegenseitig) unterschreiben lassen und in der Verwaltung abgeben!

92

15. Wechselhaftes Therapeutenwechsel (Vorlage)

93

15. Wechselhaftes Krankenkassenwechsel

• Wechsel innerhalb eines Quartals:• Die eGK der „alten“ Krankenkasse muss im Zeitraum der Gültigkeit eingelesen werden

• Die eGK der „neuen“ Krankenkasse muss im Zeitraum der Gültigkeit eingelesen werden

• Beispiel: Ein/e Patient*in wechselt am 01.08. (also im 3. Quartal) von der DAK zur AOK

Die eGK der DAK muss zwischen 01.07. und 31.07. eingelesen werden

Die eGK der AOK muss zwischen 01.08. und 20.09. eingelesen werden

• Zum Quartalswechsel:• Hier ist es einfacher: Es muss nur die eGK der „neuen“ Kasse eingelesen werden

Bitte teilt jeden Krankenkassenwechsel umgehend

eurem/eurer Sachbearbeiter*in mit!

94

Wenn bereits ein genehmigter Antrag vorliegt, ist die neue Krankenkasse

verpflichtet, die restlichen Leistungen zu übernehmen. Dennoch muss in jedem

Fall ein Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen gestellt werden und es

wird eine neue LZ für die Abrechnung der Leistungen benötigt.

15. Wechselhaftes Lehrpraxiswechsel

Zu Beginn der ambulanten Fallarbeit legt ihr die Ambulanz fest, in der ihr eure

Fallarbeit ableistet. Wenn ihr statt in einer der Ambulanzen in einer Lehrpraxis eure

Fallarbeit durchführen wollt, muss das von der Institutsleitung genehmigt werden

(bei Anmeldung).

Solltet ihr nach Beginn der Fallarbeit die Lehrpraxis wechseln wollen bzw. von einer

Ambulanz in eine andere Ambulanz oder Lehrpraxis wechseln wollen oder

umgekehrt, muss das ebenfalls von der Institutsleitung genehmigt werdenPD: Dokumentenverwaltung→ Vorlagen→ Sonstige → Lehrpraxiswechsel

Gleiches gilt auch, wenn ihr zusätzlich zu eurer Tätigkeit in einer Ambulanz in eine

Lehrpraxis gehen wollt und umgekehrt.

Bitte meldet euch bei einem voraussichtlichen oder geplanten Wechsel zunächst in

der Verwaltung Bad Tölz.

95

15. Wechselhaftes Lehrpraxiswechsel

96

15. Wechselhaftes Supervisorenwechsel

Jeder „Fall“ hat seine/n eigene/n Supervisor*in, dieser wird von euch bei der

Neuaufnahme eines/einer Patient*in festgelegt. Sollte aus wichtigem Grund ein

Supervisorenwechsel notwendig werden, muss dieser beantragt und von der

Institutsleitung genehmigt werden. Ausnahme: Der Wechsel findet VOR der ersten

Supervision statt (in diesem Fall bitte die Verwaltung über die Änderung des/der Supervisor*in informieren).

Bitte beachtet zudem, dass ihr bei Prüfungsanmeldung die Supervision durch mind.

drei unterschiedliche Supervisor*innen nachweisen müsst!

Es ist nicht möglich, einen „Fall“ von zwei verschiedenen Supervisor*innen

supervidieren zu lassen. Ausnahme: Der/Die Patient*in befindet sich in Einzel- und

Gruppentherapie bei euch in Behandlung. Hier kann nur die Gruppentherapie auch

von einem/einer „eigenen“ Supervisor*in supervidiert werden.

97

Der/Die Supervisor*in muss bereits feststehen, bevor das Erstgespräch mit dem/der Patient*in stattfindet.

Bis zur Antragstellung ist der Wechsel des/der Supervisor*in noch relativ leicht möglich,

da erst bei Antragstellung der/die zuständige Supervisor*in mitgeteilt wird.

Bitte prüft deshalb bereits während der Probatorik, ob ggf. ein/e andere/r Supervisor*in die Therapie betreuen soll

(z.B. „Berner Modell“, Spezialisierung auf bestimmte Störungsbilder).

Bei jedem Supervisorenwechsel muss immer eine neue Datenschutzerklärung ausgefüllt und abgegeben werden!

15. Wechselhaftes Supervisorenwechsel

98

16. Sonstiges Schweigepflichtentbindung (SPE)

Es gibt zwei Arten von Schweigepflichtenbindungen (SPE):PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Sonstige → entsprechende SPE wählen

• Die einseitige SPE:• Findet Verwendung bei der Anforderung von Klinikunterlagen, Befunden

• Die gegenseitige SPE• Bei Gesprächen mit Vorbehandlern, Klinikärzten (SPE bleibt in eurer Akte)

• Bei Terminen mit dem Jugendamt, etc. (SPE bleibt in eurer Akte)

• Für den Austausch mit Lehrer*innen, Erzieher*innen, Betreuer*innen, etc. (SPE bleibt in eurer Akte)

• Bei einem externen Therapeutenwechsel (SPE bleibt in eurer Akte)

• Bei einem internen Therapeutenwechsel (SPE in der Verwaltung abgeben)

• Bei Gruppentherapien (SPE wird euch von der Verwaltung zur Verfügung gestellt)

Die Datenschutzerklärung entbindet euch ggü. der Institutsleitung, dem/der

Supervisor*in und der Verwaltung von der Schweigepflicht! Für den Austausch mit diesen

muss demnach keine eigene SPE erstellt werden!

Bitte achtet auf die Gültigkeit der SPE!

Jede SPE ist zweckgebunden und nur für den angegebenen Zweck gültig!

Es dürfen nur die Personen angegeben werden, die für den genannten Zweck notwendig sind!

„General-SPE“ mit mehreren Personen und unterschiedlichen Zwecken sind rechtlich ungültig!

99

16. Sonstiges Schweigepflichtentbindung (SPE)

100

16. Sonstiges Sonderfälle Kostenträger

Bundeswehr/Bundespolizei:

• Versicherte haben keine eGK!• Die Abrechnung erfolgt über Behandlungsscheine, die dem/der Patient*in bereits vor der Terminvereinbarung

von der zuständigen Behörde zur Verfügung gestellt werden und beim Erstgespräch abgegeben werden

• Die Behandlung ist nach Rücksprache mit der Verwaltung generell möglich. Bitte meldet euch vor dem

Erstgespräch bei eurem/eurer Sachbearbeiter*in, wenn sich ein/e Patient*in der Bundeswehr/Bundespolizei

meldet

Asylbewerber*innen/Flüchtlinge:

• keine Abrechnung über Behandlungsschein möglich!• Asylbewerber*innen und Flüchtlinge haben oftmals dringenden Therapiebedarf und aufgrund des

Aufenthaltsstatus noch keine Krankenversicherung in der GKV. Aus diesem Grund gibt es spezielle

„Behandlungsscheine“ für die Psychotherapeutische Behandlung. Leider ist die Abrechnung über diese

Behandlungsscheine nur für Niedergelassene Psychotherapeut*innen zugelassen und somit ist eine Behandlung

durch Ausbildungsteilnehmer*innen nicht möglich

• Behandlung ist nur möglich, wenn der/die Patient*in bereits „anerkannt“ wurde und eine eGK erhalten hat

Berufsgenossenschaft (BG):

• keine Abrechnung über die eGK!• Patient*innen, die eine Psychotherapie aufgrund eines Arbeitsunfalles benötigen, müssen über die zuständige

BG abgerechnet werden

• Dies bedeutet einen höheren Verwaltungsaufwand, die Behandlung ist aber generell nach Absprache mit der

Verwaltung möglich

Privatpatient*innen können während der Ausbildung generell nicht behandelt werden!101

16. Sonstiges Ergänzungsqualifikation KJP

Voraussetzung:

• Informationsgespräch bei der Institutsleitung• Terminvereinbarung über die Verwaltung (Rainer Hykes)

Bedingungen:

• 5 abgeschlossene Fallbehandlungen bei Kindern und Jugendlichen

• mind. 180 Fallstunden KJP insgesamt

• selbständig und unter regelmäßiger SV durchgeführt

• 212 Stunden Theorie (teils durch zusätzliche, kostenpflichtige Seminare)

Patient*innen unter 18 Jahren werden automatisch als KJP-Fall angelegt. Um als

KJP-Fall anerkannt zu werden, muss der Antrag vor der Vollendung des 18.

Lebensjahrs gestellt und genehmigt werden!

Die Fallstunden aus der Ergänzungsqualifikation KJP werden mit max. 180 Fallstunden

für die bei der Prüfungsanmeldung notwendigen 600 Fallstunden anerkannt.

102

16. Sonstiges Ergänzungsqualifikation Gruppe

Voraussetzung:

• Informationsgespräch bei der Institutsleitung• Terminvereinbarung über die Verwaltung

Bedingungen:

• siehe Infoblatt „Ergänzung Gruppe“

• mind. 60 Doppelstunden Gruppenbehandlung

• selbständig und unter regelmäßiger SV durchgeführt

Die Fallstunden aus der Ergänzungsqualifikation Gruppe werden mit max. 60

Fallstunden für die bei der Prüfungsanmeldung notwendigen 600 Fallstunden

anerkannt.

103

Aufgrund gravierender Änderungen bei der Gruppentherapie zum 01.07.2021 ist

die Ergänzungsqualifikation „Gruppe“ derzeit ausgesetzt und kann voraus-

sichtlich zum 01.01.2022 aufgenommen werden. Weitere Informationen geben

wir über unseren Blog bekannt.

16. Sonstiges Übende Verfahren (PMR)

PMR (Relaxationsbehandlung nach Jacobson) kann generell und ohne Genehmigung während

einer laufenden Therapie (also nicht während der Probatorik oder im Anschluss an eine

abgeschlossene Therapie) wie folgt durchgeführt werden:

• höchstens 12 Sitzungen

• Nur Einzelbehandlung

• Dauer mind. 25 Minuten

• Leistung kann nur 1 x abgerechnet werden, egal wie lang sie dauert

• nicht genehmigungspflichtige Leistung

• EBM-Ziffer 35111

104

16. Sonstiges Therapiebestätigung, Anwesenheitsbescheinigung

Befundberichte/Therapiebestätigungen für eure Patient*innen werden von

Monika Schäfer erstellt. Bitte wendet euch bei Bedarf immer zunächst an sie.

Alle Berichte müssen von der Institutsleitung unterschrieben werden und sind

kostenpflichtig.

Kostenfrei sind Anwesenheitsbescheinigungen für einzelne Sitzungen (z.B. für

Arbeitgeber oder Schule). Dazu bitte Vorlagen zum Ausdruck beim/bei der jeweiligen

Sachbearbeiter*in anfordern. Es können pro Patient bis zu 10 Anwesenheits-

bescheinigungen auf einmal angefordert werden. Die Anwesenheits-

bescheinigung kann von euch selbst ausgedruckt/ausgefüllt werden. Bitte

unbedingt vor der Weitergabe an den/die Patient*in eine Kopie für eure

Patientenakte anfertigen!

105

16. Sonstiges Anforderung Vorbefunde

Für die Anforderung von Vorbefunden (z.B. bei Kliniken oder Vorbehandlern) steht euch

die Vorlage „Anforderung einer Epikrise“ zur Verfügung.

Wichtig: Schweigepflichtentbindung nicht vergessen!

106

17. Aktuelles Besonderheiten während der Corona-Pandemie

107

Während der Corona-Pandemie gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Die gesetzlichen Vorgaben ändern sich oft

schnell und sind meist zudem zeitlich begrenzt. Wir halten euch über alle relevanten Änderungen per Rundmail und

dem Newsletter auf dem Laufenden. Zum jetzigen Zeitpunkt bestehen keine Ausgangsbeschränkungen, so dass jede/r

Patient*in in die Ambulanz/Lehrpraxis kommen darf. Die Vorgaben zu den derzeit bestehenden Kontakt-

beschränkungen sind zu beachten!

• Maskenpflicht in den Ambulanzen/Lehrpraxen• Bitte beachtet die jeweiligen Bestimmungen!

• Von dem Tragen einer Maske während einer Therapiesitzung im Therapieraum kann ggf. verzichtet werden

PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Vereinbarungen – Abweichung Maskenpflicht

• Unabhängig davon besteht außerhalb der Therapieräume für Therapeut*innen und Patient*innen eine

generelle Maskenpflicht!

• Videobehandlungen• Patient*innen, die sich in Quarantäne befinden oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an

Präsenzsitzungen teilzunehmen, können an Videobehandlungen teilnehmen

• Bitte beachtet die dabei geltenden Bestimmungen und Vorgaben zu Videobehandlungen (siehe S. 70-72)!

• Hygienebestimmungen beachten• Bitte beachtet die jeweils gültigen Hygienebestimmungen und weist auch eure Patient*innen darauf hin!

• Einlesen der eGK• Auch bei der Durchführung von Videobehandlungen muss die eGK eingelesen werden

• Die eGK kann unabhängig von einer Sitzung in den Ambulanzen auch in der Verwaltung eingelesen werden

(Patient*in soll sich mit der jeweiligen Verwaltung in Verbindung setzen)

17. Aktuelles Besonderheiten während der Corona-Pandemie

108

Documents

Einführung in die Praktische Ausbildung