Einführung von SAP Extended ECM bei Emch · ICC, Validierung mit OpenText Invoice Capture Center VIM, Kreditoren-WF mit SAP Invoice Management 23 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei

Einführung von SAP Extended ECM

bei Emch

11. Juni 2013

SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 1 11. Juni 2013

Agenda

1. Unternehmensvorstellung

a) itelligence AG

b) Emch Aufzüge AG

2. Die Probleme

3. Die Ursachen

4. Die möglichen Folgen

5. Die Lösung

Einführung von SAP Extended ECM bei Emch


itelligence – international führender IT-Komplett-dienstleister im SAP-Umfeld

Historie 1989 Gründung als S&P Consult in Bielefeld 2007 Kooperation mit NTT DATA/NTT Communications

Mitarbeiter Über 2.800 Mitarbeiter weltweit

Kunden Mehr als 5.000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen

Umsatz 2012: 407,1 Mio. Euro (vorläufiges Ergebnis, Stand 22.01.2013)

Standorte In 21 Ländern in 5 Regionen

Outsouring 10 Rechenzentren weltweit mit mehr als 350 Kunden, mehr als 1’800 SAP Installationen mit über 80.000 SAP Usern

SAP Partner itelligence hat als einziger SAP-Partner fünf globale SAP Partner Status

3 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 11. Juni 2013

itelligence AG Schweiz - wir sind in Ihrer Nähe

Regensdorf, ZH

Bern, BE

4

Historie Seit 1997 in der Schweiz

Mitarbeiter Über 115 Mitarbeiter

Kunden Mehr als 120 aktive Kunden pro Jahr

Umsatz 2012: 35 Mio. CHF

Standorte Regensdorf und Bern

Outsouring Duales Rechenzentrum

Zertifizierungen ISO 9001:2008 zertifiziert

ISO/IEC 20000-1 zertifiziert

SAP Partner SAP Gold Partner

SAP Partner in verschiedenen Bereichen

SAP Business All-in-One Channel Award 2009, 2011

SAP Hosting Partner Award 2010

OpenText Partner

SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 11. Juni 2013

Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift

Gegründet 1880, in der 4. Generation im Familienbesitz

Breite Produktepalette:

180 Mitarbeitende

Standort Bern

SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 5

EMCHDesign Personenlifte und Warenlifte, die höchste gestalterische Anforderungen erfüllen

EMCHMaster Personen-, Betten-, Waren-, Versenkwaren- und Autolifte nach Mass mit individueller Ausstattung

EMCHBasic Personenlifte im Standardsegment

EMCHMicro Kleinwarenlifte

EMCHProgress Modernisierung und Umbau bestehender Anlagen

11. Juni 2013

Emch Aufzüge AG – Mehr als ein Lift

Emch Aufzüge AG siegt beim zehnten Prix SVC Espace Mittelland! (Herr Bernhard Emch, Geschäftsleiter, bei der Übernahme des Preises am 6. März 2013)

Hans-Ulrich Müller, Präsident des Swiss Venture Club: "Mit den Preisverleihungen wollen wir die Innovationskraft der Unternehmen und damit die Schaffung und Erhaltung von zukunftsträchtigen Arbeitsplätzen ins Zentrum rücken und fördern«

11. Juni 2013 SAP Forum Baden 2013 / xECM bei Emch / itelligence AG 6

Auszeichnung für ein innovatives Unternehmen!

Probleme im Umgang mit Dokumenten

Verkauf

Keine Integration des Verkaufs während der Projektphase Nachtragsofferten werden auch durch PL erstellt.


Projektleitung

Keine gemeinsame Datenbasis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Verkauf – Projektleitung – Service.

Service

Unklare Übergabe von Dokumenten aus dem Projekt zum Service/Betrieb.

Fertigung/Montage

Unvollständige Anlagendokumentationen. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen.

11. Juni 2013

Probleme im Umgang mit Dokumenten

Konstruktion

Viel Zeitverlust bei der Suche nach den richtigen Dokumenten. Unklarheit über gültige oder freigegebene Versionen.


Compliance

Unkontrollierte Filesysteme mit wenig Regelungen. Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften kann nicht gewährleistet werden.

Die vorhandenen Mittel bieten kaum Möglichkeiten, die Fachbereiche bei diesen Themen zu unterstützen.

Informatik

Ständig wachsende Datenmenge führt zu höheren Kosten bei Storage und Backup Infrastruktur.

11. Juni 2013

Die Ursachen


Unterstützung für Mitarbeiter

Die Systeme unterstützen die Mitarbeiter nicht genügend. Regelungen im Filesystem können kaum durchgesetzt werden.

Kollaboration

Häufig ist ein kollaboratives Arbeiten kaum möglich, wegen zu restriktiven Berechtigungen im Filesystem.

Filesystem

Erlaubt keine Kontrolle der Datenbestände. Die vorhandenen Suchmöglichkeiten sind nur rudimentär.

Aktualität

Dokumente werden beliebig oft kopiert und als Mailanhang auch innerhalb der Firma verschickt.

11. Juni 2013

Die möglichen Folgen


Mitarbeiter

Gefahr von Kontrollverlust über die Dokumentation der Anlagen. Wachsende Zeitverluste beim Suchen.

Compliance

Die Geschäftstätigkeit der Firma kann nicht lückenlos dokumentiert werden. Fragen können nicht beantwortet werden.

Knowledge Management

Wissensverluste durch Fluktuation/Pensionierungen. Information in Köpfen statt in der Unternehmung.

Attraktivität

Zunehmender Attraktivitätsverlust der Unternehmung bei jüngeren Arbeitnehmern durch veraltete Arbeitsmittel.

11. Juni 2013

Extended ECM (Enterprise Library Services)

Rendition Collabora-

tion Volltext-suche

Exchange File-system

Branchen-lösungen

SAP

Die Lösung - SAP Extended ECM by OpenText


Outlook Windows

Explorer & Office

Lift-Designer

u.a. Web-GUI

Scanning mit OCR

SAP- GUI

Metadaten

11. Juni 2013

Records Manage-

ment Archive

Die Lösung – Business Workspace Vebindung von Content und Prozessen


Dokumenten-

Management Collaboration

Capture & Imaging

Dokumenten-Workflow

Records Management

Archivierung

SAP Geschäfts-

objekt

Rollen

Daten

Trans-aktionen

Ereignisse

Business Workspace

Content-erweiterte Geschäftsprozesse

Die Lösung – Zitat Emch


Zitat von Christian Wirz (Projektleiter)

„SAP Extended ECM by OpenText

ermöglicht uns die digitale und ortsunabhängige

Verfolgung der Dokumente entlang unserer Prozesse.“

11. Juni 2013

Projekt Verkauf

Verkauf

• Neuanlagen

• Umbau

• Reparaturen

• usw.

Technik

• Konstruktion

• Ingenieurwesen

• usw.

Fabrikation

• Blechbearbeitung

• Kabinenbau

• Mechanik

• usw.

Montage

• Abnahme

Service

Verkaufsprojekt

Die Lösung – Business Workspace Wertschöpfungsprozess


Projekt

Equipment

PSP

Kunde

Material

Business Workspaces für den Wertschöpfungsprozess

Die Lösung – Business Workspace Ablagestruktur

Automatischer Strukturaufbau basierend auf Vorlagen zu den SAP Geschäftsobjekten


v

Verkaufsprojekt

Projekt

PSP

Material

Equipment

Kunde

Service Projekt Verkauf

Verkauf

• Neuanlagen

• Umbau

• Reparaturen

• usw.

Technik

• Konstruktion

• Ingenieurwesen

• usw.

Fabrikation

• Blechbearbeitung

• Kabinenbau

• Mechanik

• usw.

Montage

• Abnahme

Service

• Wartung

• Störungsdienst

• usw.

Die Lösung – Business Workspace Wertschöpfungsprozess


Business Workspaces für den Wertschöpfungsprozess

Projekt

Equipment

PSP

Serviceauftrag

Lieferant

Material

Kunde

Die Lösung – Business Workspace xECM Web User Interface


Projekt

Equipment

PSP

Kunde

Serviceauftrag

Material

Lieferant

Volltext-Suche

Ablagestruktur

Access

Prozessspezifische Sicht auf den Content

Volltextsuche

Collaboration- Utilities

Drag & Drop


Volltext-Suche

Ablagestruktur für Vorgangsdokumente

Nahtlose Integration in SAP GUI

11. Juni 2013

Access

Drag & Drop

Volltextsuche

Offline Funktionalität


Ablagestruktur

Volltext-Suche

Nahtlose Integration in Windows Explorer

11. Juni 2013

Access


Drag & Drop

Volltextsuche

Offline Funktionalität

Ablagestruktur

Volltext-Suche

Nahtlose Integration in Microsoft Outlook

Quick-Steps

11. Juni 2013

Access

Navigations- möglichkeit

Volltextsuche

Kategorisierung


Ablagestruktur

Volltext-Suche

Nahtlose Integration in Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, Vision und Project

11. Juni 2013

Access

Cloud Systeme

Webinterface

CAD- und andere Fach-Applikationen

Bedingung: Single File

Kein Ersatz für CAD-Manager!

Teilweise über Citrix

WebDAV


Integration in Umsysteme

11. Juni 2013

Capture

OCR, Optical Character Recognition

ICC, Validierung mit OpenText Invoice Capture Center

VIM, Kreditoren-WF mit SAP Invoice Management


Enterprise Scan

11. Juni 2013

Capture

1. Auf dem Ablageort im xECM einen Barcode eröffnen

2. Deckblatt ausdrucken

3. Vom Multifunktionsgerät direkt als OCR-PDF im xECM ablegen.

Effiziente Datenablage im xECM


Multifunktionsgerät

11. Juni 2013

Metadaten


Metadaten werden von SAP bereit gestellt

11. Juni 2013

Metadaten

Klarheit schaffen über den Dokumentenstatus

Einfache und effiziente Massenmanipulation von Metadaten


Dokumentenstatus

Collaboration Dokumentenübergabe Projekt Equipment


1. Freigegebene Dokumente werden ins Equipment kopiert.

2. Projektdokumente werden Read-Only gesetzt.

Projekt-Workspace zeigt der Stand der Anlage zur Auslieferung

Archive

Archive von SAP Daten und unstrukturierten Inhalten

IT-Kosten reduzieren und Performance verbessern

SAP ERP Einführung

Archivierung von Kreditorenrechnungen

Archivierung von ausgehenden Dokumenten

Faktura, Bestellung, Kontrakt, usw.

xECM Einführung

Verlinkung der Dokumente in die xECM Workspaces


Records Management

Records Management Unternehmensweite Aufbewahrungsregeln für Content

Kein Rollout von komplexen Records Management Definitionen

Das System von veralteten, irrelevanten Informationen befreien


Klassifizierung über die definierte Ordnerstruktur

Unterscheidung zwischen zwei Record-Status:

AKTIV

Dieser Record wird aktiv verwendet.

INAKTIV

Dieser Record wird nicht mehr bearbeitet.

Eine Klassifizierung pro Dokumenttyp = Flexibilität

11. Juni 2013

die Prozesse mit effizienten Dokumenten Management Werkzeugen unterstützt eine gemeinsame Schnittstelle zwischen den Abteilungen bildet den Dokumentstatus übersichtlich verwaltet ermöglicht, die Anlagen nachvollziehbar und complaint zu dokumentieren die wachsenden Datenmengen im Griff behält ermöglicht, dass die Informationen effizient gefunden werden die «SAP-Welt» und die «Office-Welt» optimal und benutzerfreundlich integriert

Fazit

Mit SAP Extended ECM hat Emch ein abteilungsübergreifendes System welches


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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11. Juni 2013

Documents

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