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Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 1
Montag, 12. Juli 2004
Einheitliche Rechnungsformulare der
Universität HeidelbergErläuterungen und steuerliche Hinweise
Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 2
Ablauf der Veranstaltung• Handlungsbedarf• Was ist eine Rechnung ?• Lösung • Pflichtangaben in einer Rechnung• Feststellung der Steuerpflicht• Regelfall einer Rechnung• Ausnahmefall einer Rechnung• Vorsteuerabzug• Fragen
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Handlungsbedarf
Gründe für Handlungsbedarf
• Neue gesetzliche Formvorschriften für Rechnungen (§14 Umsatzsteuergesetz) gelten z.T. auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts wie die Universität Heidelberg
• Rechnungsempfänger lehnen Rechnungen der Universität wegen Formmängel ab
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Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist:
- jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird,
- gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
- Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. (§ 14 I UStG)
Hinweis: auch ein Mietvertrag, ein Kassenzettel oder eine Quittung ist somit eine Rechnung.
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Lösung
Einheitliches Rechnungsformularfür externe Leistungsabrechnungen
• Vereinfachung der Rechnungserstellung (Formular)• Einheitliches Auftreten nach Außen• Rechtssicherheit• Vermeidung von Rückfragen durch Rechnungsempfänger• Eindeutige Identifizierung jeder Rechnung durch fortlaufende
Nummerierung Gesetzlichen Pflicht zur Nummerierung von Rechnungen mit einer
fortlaufenden, einmalig vergebenen RechnungsnummerStandardisierte Rechnungserfassung in der Finanzbuchhaltung
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Pflichtangaben 1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG)
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Pflichtangaben 2
2.) die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG),
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Pflichtangaben 3
3.) das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG),
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Pflichtangaben 4
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG),
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Rechnungsnummer 1
Jede Abteilung/Stelle oder Forschungsgruppe, die eigenständig Ausgangsrechnungen erstellt, muss sich nach unten beschriebenem Prinzip ihre spezifischen Rechnungsnummern erstellen.
Die Rechnungsnummer setzt sich wie folgt zusammen:
- Die ersten 4 Ziffern des Dienststellenschlüssels- Nach einem Sonderzeichen (Punkt)
folgt eine zweistellige „Rechnungsstellernummer“, (freie Vergabe in den die in den jeweiligen Instituten/Dienststellen durch die Institutsleitung. Jede Stelle, die eigenständig Rechnungen stellt, erhält eine eigene, interne Nummer (sogenannte Rechnungsstellernummer), die gewährleistet, dass auch innerhalb eines Instituts/Dienststelle keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.)
- Nach einem Sonderzeichen (Punkt) - folgt das Jahr (zweistellig).- Nach einem Sonderzeichen (Punkt) - folgt die fortlaufende Nummerierung (fünfstellig).
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Rechnungsnummer 2
Beispiel für die Vergabe der zweistelligen „Rechnungsstellernummer“:
Rechnungssteller innerhalb gleicher Dienststelle
Rechnungsstellernummer (Abteilung)
Institutsverwaltung erhält bspw. Nr. 00
Forschergruppe I erhält bspw. Nr. 01
Forschergruppe II erhält bspw. Nr. 02
Prof. xy erhält bspw. Nr. 50
Prof. yz erhält bspw. Nr. 51
Bibliothek erhält bspw. Nr. 99
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Rechnungsnummer 3
Beispiel für die gesamte Rechnungsnummer: Juristisches Seminar (Dienststelle 020410), Prof. yz stellt die Rechnung (interne Nr. bspw. 51), Jahr 2004, 5. Rechnung des Jahres
Stellen(16) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Rechnungsnummer 0204 . 51 . 04 . 00005
Erläuterung (Dienstst) Sonder-zeichen
(Abt) Sonder-zeichen
(Jahr) Sonder-zeichen
(fortlaufende Nr)
Die 16-stellige Rechnungsnummer lautet folglich: 0204.51.04.00005
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Pflichtangaben 5
5.) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG),
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Pflichtangaben 6
6.) den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG),
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Pflichtangaben 7
7.) das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG)
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Pflichtangaben 8
8.) den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).
Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 17
Pflichtangaben 1-8
Eine Rechnung muss gem. § 14 IV UStG folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG),
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG),
3. das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG),
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG),
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG),
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG) und
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).
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Prüfung der Steuerpflicht
„Die Feststellung einer Umsatzsteuerpflicht wird nur durch die ZUV vorgenommen und den betreffenden Stellen mitgeteilt.
Ein eigenmächtiger Ausweis von Umsatzsteuer auf Rechnungen der Universität kann finanzielle und haftungsrechtliche Auswirkungen haben.
Es ist strikt darauf zu achten, dass bei Rechnungen die Umsatzsteuer nur nach Rücksprache mit der ZUV, Abteilung 4.3, ausgewiesen wird.“Ergänzender Hinweis:§ 14 c (2) UStG regelt: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet den ausgewiesenen Betrag.
Das bedeutet, dass auch, wenn Sie als Privatperson auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen, sie die die ausgewiesene Umsatzsteuer schulden und an das Finanzamt abführen müssen!
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Regelfall
Im Regelfall findet das Rechnungsformular für steuerfreie Leistungen Anwendung
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Regelfall Muster
Anlage zu Rundschreiben Nr. 09/04 vom 30.06.2004
Rechnungsbeispiel für steuerfreie Leistung (Regelfall)
Vollständige und genaue Anschrift
desLeistungs-
empfängers
Freiwillige Angaben
Einmalig vergebene
fortlaufendeRechnungs-nummer
entsprechend der besonderen
Vergabe-systematik der Universität
Heidelberg (siehe
gesonderte Erläuterung)Zeitpunkt bzw.
Zeitraum der Leistungs-erbringung
Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg.
Bezeich-nungen wie „Büromaterial“
reichen nicht aus)
Ausweis des nach Steuersätzen
getrennten Nettoentgelts
Erstelldatum der Rechnung
Anzuwendender Steuersatz oder
Kleinbuchstabe a),b),c)
(Siehe Fußnote)
Hinweis:Im Regelfall ist
hier der Kleinbuchstabe a)
einzutragen.
Ausweis von Umsatzsteuer
darf nur nach vorheriger Absprache mit
der ZUV Abt.4.3
erfolgen
Auf das Entgelt entfallender
Umsatzsteuer-betrag
Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe),
sowie der für die gesamte Universität gültigen Umsatzsteuernummer
„Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden
Steuerbefreiungsvorschrift
Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers
Postanschrift Institut/Dienstelle
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Ausnahmefall
Nur wenn ein geprüfter Betrieb gewerblicher Art (BGA)
vorliegt, findet das Rechnungsformular für
steuerpflichtige Leistungen Anwendung !
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Bestehende BGA‘s
Die Universität Heidelberg hat zur Zeit drei BGAs
1.) Versuchstierhaltung
2.) Patente und Lizenzen
3.) Auftragsforschung (NEU seit 1.1.2004)
Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 23
Faustregel
1. Liegen z.b. Verkäufe oder Anwendung gesicherter Erkenntnisse (z.B. Materialprüfung, Analysen, etc.) vor ?
2. Belaufen sich die daraus erzielten Einnahmen nachhaltig auf mind. 30.000 Euro/pro Jahr ?
Faustregel zur Prüfung des Vorliegens eines BGAs:
Sollten Sie beide Fragen mit JA beantworten,
bitte umgehend Herrn Bollmann Tel. 2190 oder Herrn Jülg, Tel. 2219 zur Prüfung der Steuerpflicht kontaktieren
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Vorsteuerabzug
Wenn ein BGA vorliegt:
1. Besteht Umsatzsteuerpflicht und
2. Kann in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden
Beispiel: Kauf von Papier für 116 Euro inkl. 16 % Umsatzsteuer
Belastung des Budgets: 116 Euro, wenn kein BGA vorliegt100 Euro, wenn ein BGA vorliegt
Wichtig: Vorsteuerabzug ist nur erlaubt, wenn die Rechnungen unseres Lieferanten den steuerlichen Vorschriften entsprechen!
Die Lieferantenrechnungen sind darum zu prüfen und ggfs. zu korrigieren!
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Kleinbetragsrechnungen
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro (inkl. USt. !) nicht übersteigt (= Kleinbetragsrechnung gem. § 33 UStDV), muss mindestens folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die §§ 31 und 32 sind entsprechend anzuwenden. Vorstehendes gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes; d.h. z.B. Lieferungen aus oder in das Gemeinschaftsgebiet.
Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 26
Beispiel Kleinbetragsrechnung
1.
4.
3.
2.
Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 27
Hinweise zu Kleinbetragsrechnungen
Wichtig bei BGA‘s:
Falls Sie für einen BGA z.B. Bareinkäufe tätigen, deren Gesamtsumme über 100 Euro liegt (z.B. Papier für 105 Euro), so reicht der Kassenzettel oder die Quittung nicht aus um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen, wenn auf diesem die Pflichtangaben des § 14 IV UStG
nicht alle vorliegen. (z.B. fehlt oft die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers d.h. der Universität Heidelberg)
Verlangen Sie in diesem Fall eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung.
Der Verkäufer ist gesetzlich verpflichtet (§ 14 II UStG) Ihnen eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung auszustellen.
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Ausnahmefall Muster
Vollständige und genaue Anschrift
desLeistungs-
empfängers
Freiwillige Angaben
Einmalig vergebene
fortlaufendeRechnungs-nummer
entsprechend der besonderen
Vergabe-systematik der Universität
Heidelberg (siehe
gesonderte Erläuterung)
Zeitpunkt bzw. Zeitraum der
Leistungs-erbringung
Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg.
Bezeichnungen wie „Büromaterial“ reichen nicht aus)
Ausweis des nach Steuersätzen
getrennten Nettoentgelts
Erstelldatum der Rechnung
Anzuwendender Steuersatz oder
Kleinbuchstabe a),b),c)
(Siehe Fußnote)
Ausweis von Umsatzsteuer
darf nur nach vorheriger Absprache mit
der ZUV Abt.4.3 erfolgen
Auf das Entgelt entfallender
Umsatzsteuer-betrag
Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe),
sowie der für die gesamte Universität gültige Umsatzsteuernummer
„Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden
Steuerbefreiungsvorschrift
Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers
Postanschrift Institut/Dienstelle
Rechnungsbeispiel für steuerpflichtige Leistung
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Rechnungsformulare und Hinweise finden Sie unter:
www.zuv.uni-heidelberg.de/kasse/uni/Formulare/startseite_formulare.html
oder
www.zuv.uni-heidelberg.de/d6/formulare/formulare.html
Fundstelle der Formulare
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Zur Zeit sind folgende Aufgaben in Bearbeitung
Ausblick
- Erstellung neuer Formulare (Auszahlungs- und Annahme- anordnung) um eine eindeutige Kennzeichnung von steuer- pflichtigen BGA zu ermöglichen
- Behandlung von Investitionen im Bereich der BGA, insbesondere Auftragsforschung, wenn die Laufzeit des Projektes kürzer ist als die Nutzungsdauer des Investitionsgutes
- Erstellung neuer Anlagenbeiblätter zur Kennzeichnung von im Rahmen von BGA angeschafften Investitionsgütern
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Offene Fragen
Also, das habe ich nicht so richtig verstanden -
Da muß ich doch gleich mal nachfragen
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