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Institut für Informatik
AutomatischeSprachverarbeitung
Einführung in Content- und Wissensmanagement
Dr. Lutz MaicherUniversität Leipzig
Vorlesung "Wissens- und Contentmanagement" WS 2008/2009im Modul "Wissens- und Contentmanagement"
2WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Historische Entwicklung
3WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Die historischen Anfänge der Entstehung von Inhalten (Content)
• Seit den Anfängen der Verschriftlichung sind Informationen in Dokumentform kodiert und weitergegeben worden
• Verschiedene technologische Verfahren über die Jahrtausende entwickelt
• Charakteristische Eigenschaften aller Verfahren: zunehmende Flexibilität in Herstellung und Verwendung
Hieroglyphen in Ägypten (4.000 v. Chr.) Keilschrift im Reich der Sumer in Mesopotamien (3500 v. Chr. )
4WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Die historischen Entwicklung der Produktion von Publikationen
Buchdruck im Jahr 1568Quelle: wikicommons
Schreibender MönchQuelle:www.uni-ulm.de
Offsetdruck im Jahr 2002Quelle: pixelquelle.de
ePaper
linkedIn-Profil
5WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zentrale Aspekte der historischen Entwicklung
• Herstellungsverfahren– Individuelle Herstellung (Keilschrift)– Handwerklich / Manufakturen– Industriell / Massenproduktion– Digitalisierung, e-Paper
• Dokumentenformate– Einzeldokument (Papyrusrolle)– Umfangreiche homogene Dokumente (Buchdruck)– Komplexe Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen (Zeitschriften, Webseiten)– Vielzahl von Ausgabemedien (Print, Web, Handy, PDA, Phone)
• Benutzungsdauer– Ewig: Erfassung des zentralen Wissens (Hieroglyphen, Keilschrift)– Langlebig: Speicherung relevanter Informationen (Bücher)– Kurzlebig: Übermittlung von Nachrichten (Tageszeitung)
• Verwaltung von Publikationen– Bibliotheken (kirchlich, öffentlich, privat)– Suchmaschinen
6WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Historisch: Trennung von Erstellung und Produktion der Publikationen
• Trennung der Kernprozesse– Erstellung der Inhalte für Dokumente
(z.B. Autor, Dichter)– Produktion der Dokumente
(z.B. Redaktion, Verlag, Buchdruck)• verschiedene Berufsfelder• Technologische Weiterentwicklung
führt Kernprozesse zusammen– Digitalisierung der Prozessschritte als
Schlüssel für die Verbindung der Prozesse (Inhalteerstellung → Redaktion → Herstellung)
– Vorteil: Geschwindigkeit, Flexibilität in der Erstellung der Inhalte
– Nachteil: Verschwimmen der Grenzen, komplexere Rollendefinition klare Prozessdefinition notwendig
7WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Gegenwart in der Produktion von Inhalten
• Früher war die Trennung der Prozesse technologiebedingt– Verschiedene Techniken für Erstellung, Redaktion und Produktion – Medienbrüche hemmten Integration der Redaktionsprozesse
• Heute laufen alle Kernprozesse digitalisiert ab– Höhere Effizienz in der Abarbeitung– Flexibilität in Bezug auf (kurzfristige) Änderungen am Inhalt– Kürzere Produktionszyklen für eine Publikation (im klassischen Printbereich), bis
hin zur Echtzeit (Nachrichtenredaktionen)– Autor auch mit einbezogen, gibt Artikel / Werke elektronisch ab– Einbeziehung von externen Dienstleistern (z.B. Satz, Druck, Übersetzung)– Beispiel: wissenschaftlicher Tagungsband bei Springer– Beispiel: Pragmatic Programmers
• Redaktionsprozess ist zentral
8WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Beispiel: Springer und springerlink.com
9WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Beispiel: Springer und springerlink.com
10WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Beispiel: Pragmatic Programmers
11WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Beispiel: Pragmatic Programmers
12WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zukunft in der Produktion von InhaltenTrends, die Einfluss auf die Produktion und die Präsentation von Inhalten haben werden
• Neue Medien– Digitalisierung im Medienbereich (Foto, Film, Musik) zeigen ähnliche Entwicklung wie der
klassische Content-Bereich ähnliche Folgen für die Prozesse absehbar
– Multimediale Elemente ermöglichen neue Publikationsformen– neue Endgeräte ermöglichen neue Publikationsformen
• komplexe Publikationen– Setzen sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen
(Content Aggregation / Content Syndication)– Höhere Prozesskomplexität (viele Zulieferer, viele Redaktionen, viele Kunden)
• Flüchtigkeit von Publikationen (Möglichkeitsraum von Publikationen)– Fast-Food Charakter: Schnell und billig?– Klassischer Print als „Wissensbewahrer“
• reflektiver Charakter / Kommentare– Wie kann dieser „Möglichkeitsraum“ bewahrt / archiviert werden
• Social Media
long tail
13WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Content als Wirtschaftsfaktor
• Content Creation– ist das Erstellen von inhaltlichen Basiskomponenten.
• Beschreibung einer Methode, eines Prozesschritts, eines Produkts, …
• Content Aggregation– ist das Sammeln und kontextspezifische Integrieren von
Basiskomponenten aus verschiedenen Quellen zu komplexen Content.• Rekombination von Inhalten schafft Mehrwert• Mehrwert liegt in der kontextspezifischen Kombination von Bausteinen
• Content Syndication– ist die Mehrfachverwendung von Content
• basiert auf Handel und Austausch von Content.• Mehrwert wird durch Management von Angebot und Nachfrage• Mehrwert durch technische Integration
14WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Content ist das Gedächtnis unserer Zeit
„Das kulturelle Gedächtnis um 1900 ist ein «Bibliotheksphänomen» (Foucault). Dieses Gedächtnis ist auf die Alphabetschrift und die Druckkultur gegründet, auf deren Basis im Medium von Bibliothek und Kanon die Vision eines stabilen Gedächtnisraums entstanden ist. Das kulturelle Gedächtnis um 2000 hingegen ist diffus geworden. Dieser Strukturwandel hat mediale und soziale Voraussetzungen.“[Aleida Assmann in NZZ, 6.11.2001]
• Contenttechnologien als Kulturtechnik
– Digitalisierung im Medienbereich fördert medialen und technologischen Strukturwandel
– Konsum und Produktion von Content ist Teil der Gegenwartskultur
• Handhabung von Content impliziert kulturelle Verantwortung – Langlebigkeit, Quellentreue, Nachvollziehbarkeit … Content als Kulturtechnik
muss sich diesen Fragen stellen Möglichkeitsraum– Dokumentieren wir unsere kulturelle Leistung ausreichend?
• Reicht uns Google Cache?
15WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zusammenfassung
• Technologische Entwicklung ist der Treiber der Veränderung bei der Erstellung und Nutzung von Content– Digitalisierung
• Redaktionsprozesse sind zentrale Elemente des Contentmanagements
• Content ist Gedächtnis unserer Zeit – Handhabung des „Möglichkeitsraums von Publikationen“ ist eine zu
erlernenden uns sich entwickelnde Kulturtechnik
16WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Content als zentraler Begriff
17WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Dokumenten- vs. Contentorientierung
• Dokumentenorientierung– Erstellung von Inhalten mit einen bestimmten Einsatzzweck– Realisierungsform im Produkt „Dokument“, in dem Struktur, Inhalt und
Layout untrennbar miteinander verschmilzt– Wiederverwendbarkeit nur begrenzt möglich– Rechtliche Einheit (etymologische Nähe zu Urkunde, Beweisstück)
• Bsp.: Rechnung als automatisch erstelles PDF-Dokument aus Transaktionsdaten
• Contentorientierung – Inhaltserstellung im Hinblick auf Mehrfachverwendung– Modularer Aufbau– Getrennter Entwurf von Inhalten und Repräsentationsform– Höhere Anforderungen an Autoren und Redakteure – Contentobjekte sind Bausteine für Erzeugung (temporärer) Publikationen
18WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Contentobjekte - Trennung von Inhalt, Layout, Struktur und Legende
Was sind Contentobjekte? (ein Contentobjekt kann eine Teilmenge hiervon sein)
• Inhalte– Die eigentliche Rohinformation abgebildet in Datenelementen
• Strukturspezifikation– inhaltliche Strukturierung komplexerer Einzelinformationen– Abfolge / Verschachtelung
• Layoutspezifikiation– formale Beschreibung zur Repräsentation der Inhalte– Einheitliche Vorlagen (Stylesheets)
• Anweisungen für Formatierung und Positionierung des Inhalts• Legende (aka Metadaten)
– Organisatorische Zusatzinformationen (z.B. Erstellungsdatum, Autor …)– Inhaltliche Zusatzinformationen (Bedeutung / Aussagegegenstand)
19WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Vom Contentobjekt zur Publikation (1/3)
• Contentobjekte
20WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Vom Contentobjekt zur Publikation (2/3)
• Contentobjekte in "Shape"
21WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Vom Contentobjekt zur Publikation (3/3)
• Publikation – Nachfragespezifische Kombination von Contentobjekten in "Shape"
22WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Kommunikationsmodell
information supplier
(humans)
information customer (humans)
context
information supplier
(machines)
information customer
(machines)
information supply
com
munity
(org
anis
ation) co
mm
unity
(org
anisa
tion)
information demand
n m
matching processes
Dokumentenorientierung: statisches Informationsangebot
Contentorientierung: dynamisches Informationsangebot
23WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Content Engineering
• Aufgabe des Content Engineering ist die Produktion (temporärer) Publikationen bzw. Publikationsangebote durch die Kombination von Inhalten, Struktur- und Layoutspezifikationen und Legenden einzelner Contentobjekte.
• Content Engineering ist das– kontinuierliche Erstellen bzw. Erwerben von Contentobjekten,– die Konzeption des Möglichkeitsraums der Publikationen und– die Bereitstellung konkreter Angebotsschnittstellen für diese Publikationen.
24WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zusammenfassung
• Contentobjekte bestehen aus:– Inhalt– Strukturspezifikation– Layoutspezifikation– Legende
• Publikationen sind nachfragespezifische Kombination von Contentobjekten in "Shape"– Content Engineering– Antizipation des Kommunikationsmodells
25WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Entwicklung vom Content zum Asset
26WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zum Assetbegriff
Quelle Abbildung: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/0/06/Schema_wcms_aufbau.png
AssetsIn economics an asset is any form in which wealth can be held.
In business and accounting an asset is anything owned which can produce future economic benefit, whether in possession or by right to take possession, by a person or a group acting together, e.g. a company, the measurement of which can be expressed in monetary terms. Asset is listed on the balance sheet.
Intangible assetsIntangible assets lack physical substance and usually are very hard to evaluate. They include patents, copyrights, franchises, goodwill, trademarks, trade names, etc. Quelle: http://en.wikipedia.org/wiki/Asset
27WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
• wörtlich übersetzt: Aktivposten / Vermögenswert– verwertbarer Content unter Berücksichtigung existierender
Rechtsverhältnisse• alle Formen von Informationen können Assets sein
– nicht zwangsweise digital– analoge Quellen werden für Integration im Media Asset Management-
System (MAM) digitalisiert• Assets sind Vermögenswerte
– Liquidität: wie leicht und schnell kann Besitzer gewechselt werden– Wert = Erstellungskosten oder Wert = Marktwert bzw. Kurswert
Was ist ein Asset?Zum Assetbegriff
28WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zum Assetbegriff
• Ein Asset ist aus Sicht eines Content Management Systems eine Publikation bzw. Publikationsklasse, mit folgenden Eigenschaften:
– es existiert eine Schnittstelle, an der ein potenzieller Interessent seine Nachfrage nach diesem Dokument formulieren kann (z. B. ein Link, ein Formular, eine Faxabrufnummer, eine SMS-Nummer),
– es existiert eine Schnittstelle, über die das Dokument an den Interessenten ausgeliefert werden kann und
– es muss aus dem bestehenden Zustand des CMS produziert werden können bzw. bereits in diesem existieren.
• Assets generieren Werte– es liefert einen Beitrag zu den Zielen der Organisation– Interne Betrachtung: Publikation das einen Beitrag zu den betrieblichen
Kernprozessen leistet (z.B. Intranet, QM-Handbücher) -> EffizienzsteigerungWertschöpfung ist hier nach innen gerichtet
– Externe Betrachtung: Publikation als handelbare Objekte mit denen Umsätze erzielt werden können (z.B. Verlage, Content-Syndication).Wertschöpfung ist hier nach außen gerichtet
29WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Wertkette nach Porter – Assets müssen Werte generierenWertschöpfung nach innen gerichtet
Wertschöpfung nach außen gerichtet
30WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Herausforderungen
• Klassische CMS konzentrieren sich auf Erstellungs- und Redaktionsprozesse
• Herausforderung: Definition der Assets– Definition der Angebotsschnittstellen
• Herausforderung: Verwertung der Assets – Lizenzen– (schnittstellenspezifische) Abos– per View/Click
• Herausforderung: neuartige Geschäftsmodelle / Abrechnungsmodelle– zwischen Redakteuren / Erstellern und Auftraggebern– zwischen Auftraggebern und dessen Kunden
• Herausforderung: Rechte an Assets (DRM)
31WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zusammenfassung Content, Publikation, Asset
• Contentobjekte sind Informationseinheiten zu Inhalt, Struktur, Layout und Legende
• Publikationen sind austauschbare Kombinationen von Contentobjekten in "Shape"
• Assets sind Publikationen bzw. Publikationsklassen, – generieren/sind Werte für Organisationen – für die klare Schnittstellen für Nachfrage und Angebot spezifiziert sind und – welche zum aktuellen Zustand des Systems produziert werden können (bzw.
vorhanden sind)
32WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Contentmanagement
33WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Notwendigkeit für die systematische Verwaltung von Inhalten
• Publikationen sind komplexe Produkte– Besteht aus aus unterschiedlichen Contentobjekten (Inhalt, Struktur,
Layout, Legende) aus verschiedenen Quellen
• Publikationen sind nicht mehr nur Informationsträger, sondern (erfolgskritische) Produkte
• Prozessorientierte Produktion von Assets: Contentmanagement– Abbildung aller Prozesse für die Erstellung, Redaktion und Produktion
von Inhalten für die Bereitstellung von Assets– Unterstützung der beteiligten Akteure (Personen, Unternehmen) bei der
Realisierung der entsprechenden Produktionsprozesse
34WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Definition Contentmanagement
„Content Management (CM) is about gaining control over the creation and distribution of information and functionality. … More than anything else, CM is a process of getting organized about creating your publications.“ [Boiko, 2005, p.65]
Definition: Contentmanagement ist das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen.
Definition: Contentmanagementsysteme sind IT-Systeme, die das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen unterstützen.
35WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Einflussgrößen für Redaktionsprozesse
• Geschäftsziele:Verteilung der [inhaltbasierten] Geschäftswerte
• Politik innerhalb der Organisation:Ausbalancierung der organisatorischen Kräfte
• Fachkompetenzen des UnternehmensKombination contentbezogener Disziplinen
• Prozesse des UnternehmensSammeln, Verwalten und Publizieren von Inhalten
• Technik des Unternehmensals technische Infrastruktur
36WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Zusammenfassung
• Contentmanagement ist das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen
• Einflussgrößen auf Redaktionsprozesse– Geschäftsziele– Politik– Fachkompetenzen– Prozesse– Technik
37WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Abgrenzung zum Dokumentenmanagement
38WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Bedarfe und Enabler für Dokumentenmanagementsysteme
• Ursachen für den Einsatz von DMS:– 2,6 Mrd. Seiten Papier pro Tag (Tendenz stark steigend)– Dezentralisierung, Notwendigkeit für standortübergreifenden Zugriff
• Nachvollziehbarkeit im Umgang mit dem Dokumenten– längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive– zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten als Anforderung von Kunden
und überwachenden Organisationen– Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und
betrieblichen Abläufen (z.B. Genehmigungsworkflows)– Medienbrüche innerhalb eines Vorgangs– Mehrfachablage von Dokumenten vermeiden
• Enabler:– Preisverfall für digitale Speicher macht umfangreiche Archive möglich– Internettechnologien ermöglichen den system-, technologie- und
ortsübergreifenden Zugriff auf Dokumente
39WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Dokumentenorientierung (document related technologies – DRT)
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind document related technologies (DRT) mit folgenden Eigenschaften:
– eingescannte Papierdokumente• elektronische Akte
– keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt (max. Legende/Metadaten)
– abgeschlossene Einheit, die Zweck gebunden erstellt wird– single source, single media– Verfügbarkeit zur weiteren Verarbeitung (selten automatisch)
40WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
DMS
• historisch gesehen ausgereifteste Technologie• Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck
bereitstellen“.– Umwandlung in elektronische Dokumente– Archivierung und Verwaltung– Verteilungsfunktionen – Recherche– Workflowunterstützung
41WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Techniken im Dokumentenmanagement (Digitalisierung)
• Digitalisierung von Dokumenten (auch Capturing)
– Erfassen der Originalvorlagen (Scannen)– Erkennen des Inhaltes mit automatischen Verfahren
OCR – Optical Character Recognition– Überführen in ein digitales Format (Rasterbild,
Bitmap), das mit den erkannten Texten verbunden ist (z.B. Plain-Text, PDF)
42WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Techniken im Dokumentenmanagement (Indexierung)
• Indexierung von Dokumenten – Grundlage für das Wiederauffinden von Dokumenten– ermöglicht Einteilung in Kategorien und Cluster– Referenzierung von Dokumenten (z.B. Verweis auf Anlagen)
• Berücksichtigung typischer Identifikationsmerkmale:– Datum, – Autor, – Dokumenttypen (z.B. Rechnungen etc.)– laufende Nummern (Posteingangsnummern, Rechnungsnummern)
• Arten der Indexierung:– Manuell: Benutzer kategorisiert vorliegende Dokumente anhand von Taxonomien
oder Schlagworten– Automatisch: Aufbau eines Volltextindex mit automatischen Verfahren, Extraktion
typischer Merkmale und Kategorisierung von Dokumententypen
43WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Techniken im Dokumentenmanagement (Speicherung/Archiv)
• Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung– Systeme sind jedoch kommerziell verfügbar
• Unterscheidung nach Art des Mediums:– Magnetische Medien: Festplatten, Bandlaufwerke– Optische Medien: CD, DVD, WORM
• Unterscheidung nach Geschwindigkeit des Zugriffs:– Optisch – langsam, aber dauerhaft– Magnetisch – schneller Zugriff, Veränderungen möglich
• Verwaltung oft in Datenbankmanagementsystemen – gemeinsam mit den Dokumenten (BLOB)– Nur für die Zusatzinformation mit Verweis auf den (externen)
Dokumentenlagerort• Verwaltung der verschiedenen Speichermedien wird als
Information Management Lifecycle bezeichnet– kurz- mittel und langfristige Speicherung (Archivierung)
44WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Techniken im Dokumentenmanagement (Suchen)
• Suchen und Finden von Dokumenten zentral für den Zugriff auf gespeicherte und archivierte Dokumente
• zwei Zielstellungen:– Wiederauffinden von Dokumenten auf dem „eigenen Schreibtisch“– Wiederauffinden von Dokumenten irgendwo im System bzw. der Organisation
(also auch auf „anderen Schreibtischen“ und im Archiv)
• zwei Aspekte:– Arbeitsorganisation: strukturiertes Ablegen und Wiederauffinden (Analogie zu
traditionellen Ablagesystemen)– Recherche: Auffinden der entsprechenden Dokumente durch Formulierung einer
Suchanfrage (Analog der Internetrecherche)
• zwei Verfahren:– Volltextsuche (Indexbasiert, Boolsche Verknüpfungen)– strukturierte Suche auf der Basis von Metadaten (Erstellungsdatum, Autor …)
45WS08/09 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher
Institut für Informatik
Einführung in das Content Management
Das papierlose Büro – ein Traum?
• ursprüngliche Vision:– Einsparung von Kosten (Porto, Personal, Platz, Material)– Beschleunigung der Abläufe
• war so nicht umsetzbar– datenschutzrechtliche Gründe für (private) postalische Post– Widerstände des Managements– Wechselwirkungen des Unternehmens mit der Umwelt (Austausch von
Papierdokumenten mit Kunden und Partnern)
• ABER:– Digitalisierung der Kommunikation (E-Mail) ist ein starker
Akzeptanztreiber für elektronische Dokumente– Effizienz der Abläufe bei digitaler Dokumentenverarbeitung (Electronic
Banking, Steuererklärungen, Produktdaten, e-Goverment) ist erkennbar