Einsatz externer Doku-Dienstleister vor Ort im Auftraggeber-Unternehmen

Einleitung 04

Die häufigsten Gründe für Dienstleister-einsätze im Auftraggeber-Unternehmen 05

Mögliche Vertragsformen:

Arbeitnehmerüberlassung 07

Werkvertrag 08

Dienstvertrag 09

Wesentliche Unterschiede auf einen Blick 11

8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher 12

Lesetipps 15

Inhalt

Vorbemerkung

Diese Informationen zum Themenkomplex „Unterstützung vor Ort“ haben wir für Sie sorgfältig und nach bestem Wissen recherchiert und aufbereitet. Sie basieren auf unseren Erfahrungen aus Projekten mit unseren Kunden und geben unsere Auffassung der aktuellen Situation wider. Wir können jedoch keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aussagen übernehmen. Um alle Details abzuklären, die im Einzelfall relevant sein können, empfehlen wir Ihnen die professionelle rechtliche Beratung.

Arbeitnehmerüberlassung, Werkvertrag, Dienstvertrag – das sind mögliche Vertragsformen, wenn externe Dienstleister ihre Leistungen im Auftraggeber-Unternehmen erbringen sollen. Über die Gründe für diese Form des Dienstleister-Einsatzes und die Unterschiede zwischen den Vertragsformen informieren die folgenden Seiten.

Laut den Marktforschern von Lünendonk1 verteilen sich die möglichen Vertragsformen für den Einsatz externer Dienstleister im Auftraggeber-Unternehmen bei Anbietern von Ingenieurdienstleistungen derzeit wie folgt: Etwa 40 Prozent der Beauftragungen werden über Werkverträge realisiert, rund 30 Prozent über Arbeitnehmerüberlassung und zu circa 20 Prozent kommen Dienstverträge zum Tragen.

Auch in der Technischen Dokumentation ermöglichen alle drei Vertragsformen den Einsatz eines Dienstleisters im eigenen Unternehmen.

Auftraggebern wie Auftragnehmern stellen sich dabei folgende Kernfragen:

� Welche Gründe gibt es, externe Dienst-leister für Technische Dokumentation vor Ort bei sich im Unternehmen einzu-setzen?

� Was charakterisiert die Vertragsformen und wodurch unterscheiden sie sich?

� Welche Bedeutung haben diese Vertrags-formen in der Technischen Dokumen-tation?

In dieser Reihenfolge finden Sie auf den kommenden Seiten erste Antworten.

04 Einleitung

1 Lünendonk GmbH: „Führende Anbieter von Technologie-Beratung und Engineering Services in Deutschland“

In der praktischen Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit einem externen Doku-Dienstleister gibt es Situationen, in denen das klassische Vorgehen ausscheidet, dass externe Redakteure Informationen beim Kunden beschaffen und an ihrem eigenen Arbeitsplatz beim Dienstleister aufbereiten.

In der Praxis kommen hierfür unterschiedliche Anforderungen zum Tragen, die einen Einsatz vor Ort unumgänglich machen oder zumindest sinnvoll erscheinen lassen.

Die häufigsten Gründe für Dienstleistereinsätze im Auftraggeber-Unternehmen

05

„Muss“-Anforderungen

9 interne Policies 9 aus Sicherheitsgründen abge-

schlossene IT-Systeme 9 vertragliche Vereinbarungen mit

Endkunden, in denen geregelt ist, dass Daten das Haus nicht verlassen dürfen

„Kann“-Anforderungen

9 Anforderungen an die persönliche Präsenz aller Projektbeteiligten, sei es aufgrund von Erwartungen von Informationslieferanten an ständige Verfügbarkeit oder auch aufgrund hoher Agilität in der Leistungser-bringung

9 Ersatz für Mitarbeiter, die für einen definierten Zeitraum nicht verfüg-bar sind

06

Bei der Arbeitnehmerüberlassung wird vertrag-lich festgelegt, dass ein benannter Mitarbeiter eines Dienstleisters ein Unternehmen für einen Zeitraum zu einem vereinbarten Stundensatz unterstützt. Die Aufgaben des Mitarbeiters können genau definiert sein, das ist jedoch nicht zwingend erforderlich. In der Abstimmung zwischen Auftraggeber (hier „Entleiher“) und Auftragnehmer (hier „Verleiher“) geht es primär um die Fähigkeiten des Mitarbeiters. Die kon-kreten Tätigkeiten werden dann im Rahmen der Weisungsbefugnis des Auftraggebers erbracht.

Arbeitnehmer überlassen dürfen nur Dienstleis-ter, die über eine entsprechende Genehmigung der Bundesagentur für Arbeit verfügen. Fehlt diese Genehmigung, treffen die Konsequenzen sowohl den überlassenden Auftragnehmer als auch den übernehmenden Auftraggeber.

A wie „Arbeitssicherheit“ bis Z wie „Zeiterfassung“

Die Weisungsbefugnis im Rahmen der Arbeit-nehmerüberlassung liegt beim Auftraggeber. Der Auftraggeber macht den Arbeitsplatz verfügbar und richtet ihn angemessen ein, kümmert sich um übergeordnete Belange (Arbeitssicherheit), organisiert Ansprechpartner und vieles mehr. Er legt alle Einzelheiten des betrieblichen Ablaufs für die entliehene Person fest: Arbeitszeiten, Pau-sen, konkrete Erledigung der Aufgaben und sorgt auch dafür, dass die relevanten Informationen sinnvoll dokumentiert werden (Zeiterfassung).

Aufgrund der Weisungsbefugnis und der Hoheit über die eingesetzten Arbeitsmittel und sons-tigen Ressourcen trägt der Auftraggeber auch regelmäßig die Ergebnisverantwortung. Werden durch die entliehene Person Mängel verursacht, die nicht auf eine vertragswidrig unzureichende Qualifikation der Person zurückzuführen sind, liegt die Haftung beim Auftraggeber. Er ist verantwortlich dafür, was die Person in seinem Betrieb tut.

Entsprechend liegt auch die wirtschaftliche Er-gebnisverantwortung beim Auftraggeber. Er setzt die entliehenen Arbeitnehmer so ein, dass ihre Leistung aus seiner Sicht für sein Projekt einen möglichst hohen wirtschaftlichen Nutzen erzielt.

Unterstützungsbedarf für einen definierten Zeitraum als wichtiges Kriterium

Die Arbeitnehmerüberlassung wird vor allem in Situationen genutzt, in denen der Unterstützungs-bedarf zeitlich begrenzt ist. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber einen – oder mehrere – Mitarbeiter zur Verfügung, die für die Vertrags-dauer ähnlich wie eigenes Personal des Auftrag-gebers flexibel und nach dessen Anweisungen ihrer Arbeit nachgehen.

Typisch ist das Interesse des Auftraggebers, ver-traglich zugesichert die gleiche Person über einen definierten Zeitraum zur Verfügung zu haben. Eine Option ist in diesem Zusammenhang die spätere Übernahme des Mitarbeiters durch den Auftraggeber.

Arbeitnehmerüberlassung

� wirtschaftliches Risiko des Arbeitsein-satzes beim Auftraggeber (Krankheits-risiko bleibt beim Auftragnehmer)

� Einsatz eines durch den Auftraggeber ausgewählten Mitarbeiters

Wichtiges auf einen Blick:

� kein im Vorfeld mit dem Auftrag- nehmer vereinbartes Arbeitsergebnis

� Weisungsbefugnis beim Auftraggeber

07

� wirtschaftliches Risiko des Arbeitsein-satzes beim Auftragnehmer

� Erfüllung durch einen oder auch mehrere Mitarbeiter nach Wahl des Auftragnehmers

Wichtiges auf einen Blick:

� im Vorfeld definiertes konkretes Arbeitsergebnis

� Weisungsbefugnis beim Auftragnehmer

Beim Werkvertrag werden die Leistungen definiert, die erbracht werden sollen, und die Rahmenbedingungen, unter denen das ge-schieht. Die vertraglichen Regelungen können im Einzelfall aufwendig sein, insbesondere zu Beginn einer Zusammenarbeit. Der Dienstleis-ter schuldet dem Auftraggeber im Werkver-tragsverhältnis ein definiertes Ergebnis. Defi-niert sind häufig Aufwand, Termine, Qualität, Leistungsumfang/Mengen usw.

Werkvertragsfähig sind vor allem Dienstleister, die sämtliche Verhandlungen, die Vertragsge-staltung, Kalkulation und die Fertigstellung des Werks eigenständig erbringen können. Unter-nehmen, die über keine eigenen Produktions-mittel verfügen und über kein Personal, das die Arbeiten kalkuliert, anleitet und betreut, sind nicht werkvertragsfähig.

Es zählt das Ergebnis

Beim Werkvertrag liegt die Weisungsbefugnis für die Erledigung der Aufgabe beim Auf-tragnehmer. Sofern es ihm sinnvoll erscheint, entscheidet er auch, mehr und andere Mitarbei-ter mit der Aufgabe zu betrauen als eventuell ursprünglich vorgesehen.

Der Auftragnehmer trägt insbesondere das wirt-schaftliche Risiko bei der Vertragserfüllung. Treten unvorhergesehene Probleme und zusätz-liche Mehraufwände auf, die der Auftraggeber nicht zu verantworten hat, gehen diese übli-cherweise zu Lasten des Auftragnehmers.

Vertraglich ist geregelt, auf welches Werk der Auftraggeber für sein Geld einen Anspruch hat. Hier kann auch festgelegt werden, dass die Da-ten definierte Formate haben – also mit genau bezeichneten Tools bearbeitet werden – oder in einem Redaktionssystem vorliegen müssen.

Vertraglich definierte Qualität

Mängel am Werk fallen grundsätzlich unter die gesetzliche Gewährleistung. Der Auftrag-nehmer ist verpflichtet, das Werk gemäß der vertraglich vereinbarten Qualität zu erstellen und selbstverständlich auch in einer Qualität, die man von einem professionellen Leistungs-erbringer billigerweise erwarten darf.

Der Werkvertrag erschließt dem Auftraggeber die Möglichkeit, neben den Kosten beispiels-weise auch den Fertigstellungstermin und die Qualität der zu erbringenden Leistung verbindlich festzulegen. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers und seiner Mitarbeiter, die er-forderlichen Schritte zu unternehmen, das Werk vertragsgemäß fertigzustellen. Der Auftrag-geber übernimmt lediglich etwaige im Vertrag festgelegte Pflichten.

Werkvertrag08

09

Beim Dienstvertrag wird im Gegensatz zum Werkvertrag nicht das Ergebnis geschuldet, sondern das Erbringen einer Leistung. Ein Er-folg ist also nicht Gegenstand eines Vertrages. Beispiel ist eine Redaktionsschulung, bei der nicht die erfolgreiche Anwendung des erwor-benen Wissens geschuldet wird, sondern die Wissensvermittlung an sich.

Beim Dienstvertrag bleibt die Ergebnisverant-wortung beim Auftraggeber. Der Auftragneh-mer schuldet Zeit. Schlechtleistungen führen nicht automatisch zu einer Reduktion der vereinbarten Vergütung, es können jedoch bei schuldhafter Schlechtleistung Schadensersatz-ansprüche geltend gemacht werden.

Ähnlich wie beim Werkvertrag verbleibt die Weisungsbefugnis für das eingesetzte Personal beim Auftragnehmer. Beim Dienstvertrag haftet der Auftragnehmer dafür, dass die Leistung durch geeignete Personen entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen erbracht wird. Kommt es hier beispielsweise zu einer Pflicht-verletzung, haftet der Auftragnehmer für einen etwaigen hieraus entstehenden Schaden.

Das Ergebnis spielt im Dienstvertrag eine un-tergeordnete Rolle. Es gibt keine Abnahme der erbrachten Leistung und keine Gewährleistung.

Dienstvertrag

� die wirtschaftliche und inhaltliche Ergebnisverantwortung liegt beim Auftraggeber

� Erfüllung durch einen oder mehrere Mitarbeiter nach Wahl des Auftrag-nehmers

Wichtiges auf einen Blick:

� kein im Vorfeld mit dem Dienstleister definiertes konkretes Arbeitsergebnis

� Weisungsbefugnis beim Auftragnehmer

10

11Wesentliche Unterschiede auf einen Blick

Nebenstehende Tabelle listet die wesentlichen typischen Charakte-ristika der Vertragsformen auf.

Arbeitnehmer- überlassung

Werkvertrag Dienstvertrag

Entlohnung nach Arbeitszeit g c g

Gewährleistung durch den Dienstleister

c g c

Möglichkeit, die eingesetzten Mitarbeiter des Dienstleisters auszuwählen

g c c

Weisungsbefugnis beim Auftraggeber

g c c

Weisungsbefugnis beim Dienstleister

c g g

Zeitlich langfristige Zusammenarbeit möglich

g g g

Vertraglich fixiertes Endergebnis

c g c

Vertraglich fixierter Arbeitsumfang

g c g

Georg-Friedrich Blocher kennt als Vertriebs-vorstand der TANNER AG aus erster Hand speziell die Anforderungen, die sich im Be-reich Technischer Dokumentation in diesem Kontext stellen. Im Interview teilt er seine Er-fahrung in acht Antworten zu diesem Thema.

Herr Blocher, welche generellen inhaltlichen Kriterien in der Technischen Dokumentation gibt es aus Ihrer Sicht, nach denen Sie zur Arbeitnehmerüberlassung, zu Werk- oder Dienstvertrag als Form der Zusammenarbeit raten würden?

Georg-Friedrich Blocher: Keine. Diese Entscheidungen werden meist unabhängig von der konkreten inhaltlichen Aufgabenstellung getroffen. Es sind vielmehr innerbetriebliche Gründe wie Kapazitäten, verfügbares Know-how, Personalpolitik und Geschäftsstrategie ausschlaggebend dafür, wie sich Unternehmen entscheiden.

Auch ist Arbeitnehmerüberlassung mit Werk- oder Dienstvertrag nicht vergleichbar. Wäh-rend Arbeitnehmerüberlassung eine flexible Möglichkeit bietet, schnell und unkompliziert Mitarbeiter für das eigene Haus zu gewinnen, geht bei Projekten über Werk- oder Dienstver-trag die Verantwortung für komplette Auf-gaben an den Dienstleister über. Oder ganz einfach: Make or buy. Selbst machen oder beschaffen. Zeitarbeit ist „Make“ und Projekte sind „Buy“.

Stichwort Arbeitnehmerüberlassung: Gibt es hier in der Technischen Dokumentation Besonderheiten?

Georg-Friedrich Blocher: Die Anforderun-gen an Mitarbeiter in einer Redaktionsabtei-lung hängen sehr stark von der Möglichkeit zur Arbeitsteilung und Spezialisierung ab. Während in kleineren Abteilungen oftmals die gesamte Bandbreite an Fertigkeiten gefragt ist, werden in größeren Abteilungen oft spezi-elle Kenntnisse gefordert.

Gerade in kleineren Abteilungen müssen nicht nur die Produkte und vor allem die Anwen-dungsprozesse verstanden werden, sondern auch sämtliche zum Einsatz gebrachten Tools. Neben den gängigen DTP-Tools haben sich bis heute in der Branche keine Standards bei Redaktionssystemen herausgebildet. Vielmehr wird der Markt von einer Vielzahl kleiner Softwarehäuser bedient. Daher ist die Wahr-scheinlichkeit gering, einen neuen Mitarbeiter zu finden, der für die spezifische Unterneh-menssituation relevante Erfahrung mitbringt.

Aus diesem Grund benötigen gerade die Mit-arbeiter in kleineren Abteilungen häufig lange Einarbeitungszeiten. Insofern ist Zeitarbeit in der Technischen Dokumentation oft auf länge-re Zeit angelegt und weniger für das kurzfris-tige Bereitstellen von Kapazitäten geeignet.

8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher12

13

Wenn ich erkannt habe, dass ich meine Anfor-derungen am besten durch Unterstützung im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung abde-cken kann – welche Unterstützung benötigt ein Dienstleister dann noch von mir?

Georg-Friedrich Blocher: Zuerst muss ein Anforderungsprofil erstellt werden. Hier kann ein Dienstleister zwar unterstützen, aber im Kern muss das Unternehmen dies selbst erarbeiten. Auf der Grundlage dieses Anforderungsprofils liefert der Dienstleister dann einen oder mehrere Vorschläge, die das Unternehmen für sich bewerten muss.

Falls es den „Idealkandidaten“ nicht gibt, wiegen Unternehmen und Dienstleister ge-meinsam ab, welche Kompromisse gemacht und an welchen Stellen Qualifikationen noch nachgeholt werden können. Gerade in der Technischen Dokumentation ist es aufgrund der hohen Vielfalt an Aufgaben und Tools oft nicht realistisch, eine perfekte Abdeckung der vielfältigen Anforderungen zu erwarten.

Wie lange dauert dieser Prozess?

Georg-Friedrich Blocher: Von der Profil-erstellung bis zur Arbeitsaufnahme kann es zwischen einem und vier Monaten dauern. Gute Kandidaten sind meist gut ausgelastet und deshalb auch nicht ad hoc verfügbar.

Kommen wir weg von der Arbeitnehmerüber-lassung. Welches sind die Gründe dafür, dass

Unternehmen Projekte via Werk- oder Dienst-verträge an externe Dienstleister vergeben, die teilweise oder vollständig vor Ort erbracht werden?

Georg-Friedrich Blocher: Gerade in der Technischen Dokumentation hat man es oft mit sehr vielen Schnittstellen in der Organisa-tion zu tun. Dies reicht von der Entwicklung, über die Produktion, den Service, das Quali-tätsmanagement bis zur Schulungsabteilung etc. Die hieraus entstehenden Anforderungen lassen sich in manchen Fällen vor Ort beim Auftraggeber effizienter bewältigen als in den Räumen des Dienstleisters.

Welche Vertragsform, Werk- oder Dienstver-trag, findet sich in der Praxis häufiger?

Georg-Friedrich Blocher: In der Tech-nischen Dokumentation findet oftmals der Werkvertrag Anwendung, da das gewünschte Ergebnis durch externe und interne Normen einfach und schnell spezifizierbar ist. Die Erstellung dieses „Werkes“ erfolgt in Zu-sammenarbeit mit dem Dienstleister, der zur Einhaltung bestimmter Erstellungsprozesse verpflichtet ist.

Je weniger klar das „Werk“ für die Beteiligten vorab verständlich spezifiziert werden kann, desto eher kommt der Dienstvertrag zum Tragen. So basieren klassischerweise Bera-tungsverträge oder Konzeptionen eher auf Dienstverträgen.

8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher

Die wirkliche Abgrenzung zwischen Werk- und Dienstvertrag kann nur im Einzelfall gezogen werden. Hier ist nicht nur der Vertrag, sondern auch die tatsächlich gelebte Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber entscheidend. Gerade bei hochqualifizierten Tätigkeiten ist in der Praxis eine scharfe Trennlinie kaum zu ziehen.

„Trennschärfe“ ist ein wichtiger Punkt: Was ist denn der wichtigste Unterschied zwischen Dienst- und Werkvertrag in der Praxis?

Georg-Friedrich Blocher: Kurz gesagt, ste-hen beim Dienstvertrag primär die Fähigkei-ten und Erfahrungen des konkreten Leistungs-erbringers im Vordergrund der Vereinbarung. Beim Werkvertrag sind es eher die konkreten Anforderungen an die Eigenschaften des Arbeitsergebnisses sowie an die qualitätsgesi-cherten Erstellungsprozesse.

Wie wird denn unabhängig von der Vertrags-form grundsätzlich mit der Sicherung des Know-hows umgegangen?

Georg-Friedrich Blocher: Eine der wich-tigsten organisatorischen Aufgaben ist es, die Stabilität in der Zusammenarbeit mit dem Ansprechpartner des Dienstleisters zu erhal-ten. So können gemeinsam die Vorteile einer Lernkurve genutzt werden. Man kann auch sehr gut beobachten, dass die Partnerschaften zwischen Industrie und Dienstleister in der Technischen Dokumentation sehr stabil sind. Dies ist sicherlich eben auch dieser Lernkurve geschuldet.

Vielen Dank für das Interview, Herr Blocher.

8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher14

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Unterschiedliche inhaltliche Zielsetzungen und Rahmenbe-dingungen, unterschiedliche Lösungsszenarien: Hier finden Sie drei Beispiele von Unternehmen, die auf Dienstleister-Unterstützung im eigenen Unternehmen setzen.

GROB-WERKE setzen auf redaktionelle Vor-Ort-Unterstützung

Selten ist es so berechtigt, von einer Er-folgsgeschichte zu sprechen wie im Fall der GROB-WERKE GmbH & Co. KG. Ohne relevante Auswirkungen hat der Automobil-zulieferer aus dem schwäbischen Mindelheim die Wirtschaftskrise der Jahre 2008/09 ge-meistert und seither seinen Mitarbeiterstamm um fast 1.000 Kolleginnen und Kollegen erweitert. Zusätzlich setzt der Mittelständler auf die Unterstützung von Dienstleistern, deren Mitarbeiter die eigenen Teams vor Ort gezielt unterstützen. So auch im Bereich der Technischen Dokumentation, wo derzeit vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TANNER AG dauerhaft in Mindelheim tätig sind. Dieser Artikel erzählt von einer partner-schaftlichen Vor-Ort-Zusammenarbeit.

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TROX GmbH geht neue Wege in der Katalog-Produktion

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Dokumentationserstellung für Telair International GmbH

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