Upload
buidung
View
224
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
EIPASS® 7 Moduli
Ei-book Modulo 5 Gestione di dati strutturati/Database
ver. 3.0
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 2 di 35
Disclaimer
Certipass ha redatto il presente Programma d’Esame in base agli standard vigenti in materia di
Information Technology e/o Office Automation. Il presente documento riporta le informazioni
riguardanti il programma di Certificazione Informatica EIPASS®. Certipass, pertanto, non si assume
alcuna responsabilità derivante dall’applicazione in ambito diverso dal suddetto Programma, ne’ da informazioni elaborate da terzi in base allo stesso.
Nel rispetto delle indicazioni comunitarie in ordine ai criteri di riconoscimento e validazione delle
competenze digitali di base a carattere “Front Office”, Certipass dichiara la propria indipendenza e
neutralità rispetto ai Vendor e produttori di risorse hardware e software; purtuttavia, per obiettive
esigenze legate al carattere di ampia diffusione rivestito da alcuni ambienti operativi, è possibile che,
all’interno dei test d’esame, al Candidato vengano proposte domande e simulazioni riconducibili a questi ultimi. Si ribadisce il valore esemplificativo di tali riferimenti.
Premessa
Questa pubblicazione, riservata ai Candidati agli esami per il conseguimento del titolo EIPASS® nel
profilo di riferimento, intende essere un supporto al superamento dei test previsti all’interno di
ciascun modulo d’esame, ma anche una occasione di analisi e approfondimento dei contenuti oggetto di verifica in sede d’esame.
Per ciascun argomento sono trattati i temi su cui il Candidato dovrà confrontarsi nell’ambito dei vari
moduli, in relazione sia agli ambiti concettuali di riferimento, sia alle specifiche prestazioni richieste
a convalida delle competenze acquisite o possedute. La presenza in appendice del Programma
Analitico d’Esame consente dal canto suo al Candidato il costante controllo della propria preparazione in vista della convalida finale.
Il documento, per la sua impostazione, rappresenta quindi un utile ed efficace riferimento sia per il
Candidato che intendesse sviluppare in forma autonoma, i requisiti utili al superamento ai previsti
esami, sia per quanti necessitino di adeguate linee guida per la corretta impostazione di un percorso di formazione funzionale al conseguimento della certificazione EIPASS®.
Unitamente alle previste simulazioni, il presente lavoro rappresenta la modalità più efficace per
sostenere la preparazione di quanti hanno inteso accordare la preferenza ai nostri profili di
certificazione, testimoniando in tal senso l’apprezzamento per il costante lavoro del nostro CTS a
sostegno della MIssion di Certipass nel settore dello sviluppo e del consolidamento delle
competenze digitali nei vari contesti produttivi e di studio, esortandoci in tal modo a proseguire sulla strada intrapresa.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 3 di 35
Presentazione
Nel quadro delle competenze digitali, annoverate dalla Raccomandazione del Parlamento Europeo e
del Consiglio del 18 febbraio 2006 fra le cosiddette “competenze chiave” in grado di garantire il
corretto approccio con le diverse forme di apprendimento (formale, non formale e informale),
particolare importanza rivestono le competenze a carattere “Front Office”: quelle, per intenderci,
che consentono una efficace interazione fra l’Utente e il Computer nei diversi contesti produttivi e
cognitivi. Tali competenze, peraltro, sono rintracciabili e definite come fondanti, fatte salve le
contestualizzazioni delle stesse nei diversi settori d’impiego, rispetto alle possibilità di interazione e
comunicazione proprie delle differenti funzioni affidate: un Docente, per citare un esempio, farà del computer un uso ben diverso rispetto ad un bancario o una segretaria aziendale.
In tale prospettiva, il presente Programma è stato elaborato e strutturato in modo da garantire al
Candidato ampia coerenza con le prestazioni richieste dai diversi ruoli che possono caratterizzare il
contesto in cui si è chiamati ad operare; altresì, è garantita all’Istituzione che richiede l’attestazione
di tali competenze la puntuale attenzione a prestazioni informatiche “efficienti” ed “efficaci”, non disgiunte da una conoscenza teorico-disciplinare legata al mondo dei Computer.
Coerentemente con le indicazioni espresse in materia di certificazioni ICT dagli organi legislativi
nazionali, il Programma rispecchia appieno i criteri di interoperabilità e neutralità richiesti dalla PA
nell’intento di garantirne la piena fruibilità; altresì, esso è caratterizzato da procedure tali da
assicurarne la trasparenza e l’obiettività, oltre a fornire, attraverso i cosiddetti “testing di
competenza”, indicazioni univoche e verificabili circa i criteri di verifica delle competenze sollecitate, senza lasciare adito a interpretazioni diverse.
Tali caratteristiche permeano tutti i Programmi elaborati da Certipass per i propri profili di
certificazione: esse costituiscono per l’Interlocutore Istituzionale lo strumento più efficace ai fini della valutazione del percorso proposto e la sua possibile adozione.
Il Comitato Tecnico Scientifico
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 4 di 35
Copyright © 2012
Tutti i diritti sono riservati a norma di legge e in osservanza delle convenzioni internazionali.
Nessuna parte di questo Ei-Book può essere riprodotta con sistemi elettronici, meccanici o altri, senza l’autorizzazione scritta da Certipass.
Nomi e marchi citati nel testo sono depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.
Certipass si riserva di effettuare ogni modifica o correzione che a propria discrezione riterrà sia necessaria, in qualsiasi momento e senza dovere nessuna notifica.
Certipass ha predisposto questo documento per l’approfondimento delle materie relative alla cultura
dell’ITC e al migliore utilizzo del personal computer; data la complessità e la vastità dell’argomento,
peraltro, come editore, Certipass non fornisce garanzie riguardo la completezza delle informazioni
contenute; non potrà, inoltre, essere considerata responsabile per eventuali errori, omissioni,
perdite o danni eventualmente arrecati a causa di tali informazioni, ovvero istruzioni ovvero consigli contenuti nella pubblicazione.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 5 di 35
Introduzione ....................................................................................................................................... 8
Introduzione .................................................................................................................................................. 8
Le Basi di dati ............................................................................................................................................... 8
I Dati ............................................................................................................................................................ 10
I dati e gli archivi ........................................................................................................................................ 10
Operazioni sui dati ..................................................................................................................................... 10
Organizzazione di un archivio: il record ................................................................................................... 10
Archivio o file: definizione ......................................................................................................................... 11
File sequenziali ........................................................................................................................................... 11
File ad accesso diretto ............................................................................................................................... 11
File con chiave ........................................................................................................................................... 11
File invertiti ................................................................................................................................................. 11
Base di dati ................................................................................................................................................. 12
DBMS .......................................................................................................................................................... 12
Caratteristiche di un DBMS ....................................................................................................................... 12
Livelli di astrazione del DBMS ................................................................................................................... 13
Componenti dell’ambiente DBMS ..................................................................................................... 15
Introduzione ................................................................................................................................................ 15
Le transazioni ............................................................................................................................................. 15
Modello entità-relazione ............................................................................................................................ 15
La chiave primaria ...................................................................................................................................... 17
Requisiti di base relativi all’utilizzo di database .............................................................................. 18
Concetti di base .......................................................................................................................................... 18
Differenza tra dati e informazioni .............................................................................................................. 18
Definizione di database .............................................................................................................................. 18
Struttura di un database ............................................................................................................................ 18
Utilizzi comuni del database ...................................................................................................................... 18
Progettazione preliminare e organizzazione di un database ................................................................... 18
Argomenti del database: tabelle ................................................................................................................ 19
Struttura delle tabelle: campi ..................................................................................................................... 19
Contenuto delle tabelle: record .................................................................................................................. 19
Formato, dimensione, valore predefinito, valore obbligatorio .................................................................. 19
Indice .......................................................................................................................................................... 19
Chiave primaria .......................................................................................................................................... 20
Operazioni di organizzazione dei dati (relazioni fra:) ............................................................................... 20
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 6 di 35
Relazioni tra tabelle .................................................................................................................................... 20
Integrità delle relazioni .............................................................................................................................. 21
Costruire le relazioni .................................................................................................................................. 21
Ruolo dell’amministratore .......................................................................................................................... 21
Creare database professionali ................................................................................................................... 21
Ruolo dell’operatore ................................................................................................................................... 21
Gestione dell’applicazione ............................................................................................................... 22
Utilizzo di un database: operazioni di base ............................................................................................... 22
Aprire l’applicazione .................................................................................................................................. 22
Creare un nuovo database ......................................................................................................................... 22
Chiudere il database lasciando aperta l’applicazione ............................................................................... 23
Barre degli strumenti ................................................................................................................................. 23
Guida in linea .............................................................................................................................................. 23
Le tabelle .......................................................................................................................................... 24
Introduzione ................................................................................................................................................ 24
Progettazione di record e criteri di attribuzione dei campi ..................................................................... 24
Proprietà dei campi .................................................................................................................................... 24
Tipi di dati ................................................................................................................................................... 24
Criteri di validazione .................................................................................................................................. 25
Dimensione dei campi ................................................................................................................................ 25
Verifica dei dati .......................................................................................................................................... 26
Modificare tabelle ....................................................................................................................................... 26
Indicizzare un campo ................................................................................................................................. 26
Definire una chiave primaria ..................................................................................................................... 27
Gestione dei record ......................................................................................................................... 28
Creare/eliminare un record ....................................................................................................................... 28
Inserire campi e dati .................................................................................................................................. 28
Ricerca di informazioni .............................................................................................................................. 28
Individuare un dato in una tabella ............................................................................................................. 28
Utilizzare le query ............................................................................................................................ 29
Funzioni di una query ................................................................................................................................ 29
Creare una query su una tabella ............................................................................................................... 29
Creare una query su più tabelle ............................................................................................................... 29
Utilizzare gli operatori logici AND, OR, NOT ............................................................................................. 30
Utilizzare gli operatori =, >, < .................................................................................................................... 30
Utilizzare caratteri jolly .............................................................................................................................. 30
Modificare i criteri di una query ................................................................................................................ 30
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 7 di 35
Modificare i campi contenuti in una query ................................................................................................ 30
Gli Oggetti ......................................................................................................................................... 31
Le maschere e le loro funzioni .................................................................................................................. 31
Funzioni di una maschera .......................................................................................................................... 31
Creare/eliminare una maschera ................................................................................................................ 31
Gestire i dati tramite una maschera .......................................................................................................... 31
Rinominare una maschera ......................................................................................................................... 32
Inserire/eliminare record tramite maschera ............................................................................................ 32
Stampe ............................................................................................................................................. 33
Gestione di base relative ai report (esportazione dati) ............................................................................ 33
Assegnare un nome a un report ............................................................................................................... 33
Realizzare un report ................................................................................................................................... 33
Modificare un report .................................................................................................................................. 33
Modificare intestazione e piè di pagina ..................................................................................................... 33
Esportazione di dati ......................................................................................................................... 34
Esportare una tabella ................................................................................................................................. 34
Stampa diretta dei dati ............................................................................................................................... 34
Preparare la stampa ................................................................................................................................... 34
Stampare una serie di record .................................................................................................................... 35
Stampare uno o più record ........................................................................................................................ 35
Stampare il risultato di una query ............................................................................................................. 35
Conclusioni ................................................................................................................................................. 35
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 8 di 35
Introduzione
Introduzione Le banche dati, o database, sono un insieme di dati strutturati, ma comunemente l’espressione
indica anche il software con cui questi dati sono gestiti. Il termine “strutturati” sta a significare
che sono state stabilite delle relazioni tra i dati e quindi che questi sono collegati tra di loro in
maniera da poter essere oggetto di ricerca e di analisi.
Tra le applicazioni da ufficio, le basi di dati sono quelle meno conosciute, tanto che, pur usandole
diffusamente come base di programmi gestionali, pochi utenti sanno che si tratta di basi di dati.
Molto spesso il loro utilizzo da parte dell’utente è limitato all’inserimento, alla visualizzazione e
all’estrazione dei dati, delegando a persone con specifiche competenze, gli Amministratori di
database, la loro creazione e modifica.
Le attuali applicazioni per la gestione dei dati mettono a disposizione numerosi modelli e
procedure guidate, tramite i quali è possibile sia iniziare a utilizzare le basi di dati, sia impararne
la struttura e il funzionamento.
Le Basi di dati In questa prima parte si presentano i concetti teorici fondamentali inerenti le Basi di Dati; segue
una seconda parte in cui gli stessi concetti sono esposti in una modalità più applicativa (pratica).
Agli albori dell’Informatica i dati non erano considerati oggetto separato di studio e di analisi, ma
erano parte integrante del programma, organizzati seguendo la logica dell’algoritmo e quella del
supporto fisico di memorizzazione, in particolare si utilizzavano i modelli degli archivi.
Per esempio, se disponeva di un nastro magnetico (tape) per archiviare i dati di una banca, i dati
dovevano essere trattati con algoritmi sequenziali per la natura del mezzo fisico di
memorizzazione. Questo creava problemi di diversa natura e si è iniziato a pensare di modellare
i dati come oggetto indipendente: nasce così la disciplina dell’organizzazione dell’informazione,
nota come “Sistemi informativi e database”.
L’obiettivo di questa disciplina è organizzare concettualmente e logicamente i dati per
rappresentarli così come ontologicamente sono, indipendentemente dal supporto fisico di
memorizzazione (memorie di massa) o dalla funzione che devono assolvere (programma).
I limiti del modello preesistente sono i seguenti:
la definizione dei dati è contenuta (embedded) nei programmi applicativi e non
memorizzata separatamente e indipendentemente;
non esiste alcun controllo sugli accessi e la manipolazione dei dati, oltre quella imposta
dal programma applicativo;
separazione e isolamento dei dati: ogni programma gestisce il proprio insieme di dati,
gli utenti di un programma non hanno possibilità di accedere a dati utili gestiti da altri
programmi;
duplicazione dei dati: gli stessi dati sono gestiti da programmi diversi. Spazio di
memoria sprecato e talora valori e formati diversi per lo stesso dato;
data dependance: la struttura dei file è definita nel codice del programma;
format incompatibili per i dati: i programmi sono scritti in linguaggi diversi e non
possono accedere ai file altrui;
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 9 di 35
query fisse e proliferazione dei programmi applicativi: i programmi sono scritti per
funzioni particolari e ogni nuova esigenza richiede un nuovo programma.
Si introduce il nuovo modello: i Database
Database: è un sistema integrato di gestione dei dati, in cui i dati sono mantenuti in
modo non ridondante e in cui l’utente può specificare con un comando unico una
richiesta (query) per una varietà di dati;
DBMS (Data Base Management System): è un sistema software che consente all’utente
di definire,creare, e mantenere il database e fornisce accesso controllato ad esso.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 10 di 35
I Dati Dato: è la più piccola unità significativa che rappresenta un oggetto, un evento, un fatto,
un’astrazione, un concetto di senso compiuto;
Il Dato ha un ciclo di vita, un valore, una necessità per qualche unità organizzativa;
Un dato si dice persistente quando, spento il calcolatore, mantiene la sua integrità;
Il dato è una risorsa preziosa;
Il dato deve essere rappresentato nel suo valore intensionale (ossia legato alle qualità
essenziali del significato) e astratto, indipendentemente dalle attuali e contingenti
applicazioni.
I dati e gli archivi
Il dato persistente è memorizzato in apposite strutture dati, dette ARCHIVI o file;
Un archivio è una collezione di dati organizzati secondo uno schema, detto record logico (a lunghezza fissa o lunghezza variabile);
Esempio: l’archivio AGENDA:
| NOME | COGNOME | INDIRIZZO | TELEFONO 1 | TELEFONO 2 | ß Record logico
Operazioni sui dati
Indipendentemente se usiamo archivi o database abbiamo alcune operazioni di basilari da
compiere con i dati:
lettura
scrittura - inserimento
modificazione
cancellazione
ricerca
Organizzazione di un archivio: il
record
Per comprendere come è formato un archivio occorrepartire dall’unità di base ossia il Record o
registrazione:
unità logica minima di dati cui il computer può accedere
negli archivi strutturati: suddiviso in campi, ciascuno dei quali codifica una singola
informazione elementare, numerica o alfanumerica
negli archivi di testo: l’intero record è costituito da una riga o paragrafo
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 11 di 35
Archivio o file: definizione
Un file strutturato é destinato a contenere un insieme di record dotati della medesima struttura
(formato); esso viene creato o modificato mediante apposite istruzione del linguaggio di
programmazione relativo (o mediante apposite interfacce grafiche). Esistono vari tipi di file:
sequenziale, ad accesso diretto, ad accesso con chiave, invertiti.
File sequenziali I dati sono memorizzati in sequenza e si accedono in sequenza
Per leggere l’ultimo record occorre scorrere tutto il file
Per poter scrivere un nuovo record occorre leggere tutto il file, posizionarsi sull’ultimo
record e poi accodare il nuovo record
File ad accesso diretto
I dati sono memorizzati casualmente sul supporto di memoria secondaria
La posizione dei dati viene calcolata sulla base di un campo detto chiave. Tale campo
serve da input ad un algoritmo detto di hashing che calcola l’indirizzo del dato
Si accede al dato in modo diretto sia in lettura sia in scrittura
File con chiave I dati sono memorizzati a blocchi sequenziali sul supporto di memoria secondaria
I singoli record sono identificati mediante un campo unico detto chiave primaria
Le chiavi sono inserite in un file a parte detto indice (come un indice di libro)
Per accedere ai dati si utilizza il file indice che rimanda al blocco di memoria dove sono
memorizzati i dati
File invertiti Tutti i dati del record sono chiavi di accesso ai dati
Si costruiscono delle tabelle accessorie per la costruzione degli accessi ai dati
Poiché lo stesso dato può ricorrere in più record si costruisce una tabella di valori
associati agli indirizzi dei record in cui questo valore si trova
La ricerca agisce sulle tabelle dei valori e recupera gli indirizzi dei record in cui questi
valori ricorrono.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 12 di 35
Base di dati In senso lato (giuridico) si intende per base di dati una qualsiasi collezione di dati
organizzata seguendo uno schema logico che ne permette il reperimento (possono
essere anche documenti cartacei)
In senso stretto (informatico) una base di dati o database è l’insieme di archivi
memorizzati in modo permanente nella memoria di massa e di relazioni fra di essi
Attenzione non sempre le definizioni sono uniformi:
banca dati normativa = insieme dei testi normativi + relazioni fra le norme
(citazioni)
banca dati = contenuto + schema logico dei dati
database o base di dati = schema logico dei dati
DBMS DBMS - database management system è il programma specifico (software di base) che
gestisce ed organizza basi di dati
solitamente i DBMS consentono e gestiscono l’aggiornamento e l’accesso dei dati da
parte di più utenti contemporaneamente
i DBMS contengono i dati e le informazioni sulle strutture dei dati ovvero i metadati –
cata loghi
Caratteristiche di un DBMS
I DBMS consentono l’indipendenza dei dati dai programmi
persistenza - i dati persistono nel tempo
non ridondanza dei dati - i dati vengono memorizzati una sola volta
sicurezza - meccanismi di accesso autorizzato ai dati
integrità - ad ogni dato vengono associati vincoli di integrità e i programmi che non
rispettano queste regole vengono “bloccati”
utilizzo concorrente - i dati sono acceduti da più programmi contemporaneamente
sistemi di backup e recovery dei dati in caso di errore
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 13 di 35
Livelli di astrazione del
DBMS
Livello fisico o schema interno: insieme di record memorizzati nel dispositivo di
memoria di massa
Livello logico: descrive l’organizzazione dei dati e delle sue relazioni
Livello esterno o vista o livello concettuale: descrive i dati così come vengono visti da
un certo utente
Indipendenza fisica - si può ridefinire il livello fisico senza modificare il modello logico
Indipendenza logica - si può estendere il modello logico senza alterare il livello esterno
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 14 di 35
Esempio più concreto del la d iv is ione dei l ive l l i nel la model lazione dei data base
Livello concettuale – Modellazione entità relazione dei dati
Livello logico – Scelta del modello del DBMS (es. relazionale) e
modellazione delle tabelle in terza forma normale sciogliendo anche le relazioni N:M
Livello fisico – istruzioni SQL per gestire i dischi
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 15 di 35
Componenti dell’ambiente DBMS
Introduzione Hardware
da un pc a una rete di computer
Software
DBMS, sistema operativo, programmi applicativi, software di rete (se necessario)
Dati
dell’organizzazione e una loro descrizione (in schema e sottoschema)
Procedure
istruzioni e regole da applicare al progetto e all’uso del database e dal DBMS
Persone
Data Base Administrator - DBA
Data administrator, programmatori applicativi
Progettisti di database (sia logici che fisico)
Utenti
Le transazioni Le transazioni sono operazioni di programma che agiscono sulla banca dati e non
alterano la sua integrità (commit e rollback):
Commit – fine della transazione con esito positivo
Rol l-back – fine della transazione con esito negativo e quindi ritorno allo stato
precedente l’inizio della transazione
Modello entità-relazione
Enti tà
Relazione (o associazione)
Part-of (composizione)
Is-a (gerarchica)
Associazione funzionale (per un preciso scopo diverso dai precedenti
Attr ibut i
Ent i tà : classe di oggetti (fatti, persone,cose) dell’applicazione di interesse con proprietà comuni
e con esistenza “autonoma”. Esempi sono: impiegato, conto corrente, fattura, ordine, città,
studente.
Relazione: legame logico, significativo per l’applicazione di interesse, fra due o più entità.
Esempi sono: residenza (tra Persona e Città), afferenza (tra Impiegato e Dipartimento).
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 16 di 35
T ip i d i Relazione:
Relazione uno a molti: Studenti ß Frequenta à Insegnamenti
Relazione molti a molti: Studenti —— M–N —— Insegnamenti
Attr ibuto: proprietà elementare di un’entità o di una relazione, di interesse ai fini
dell’applicazione; un attributo associa ad ogni occorrenza di entità o relazione un valore
appartenente a un insieme, detto dominio dell’attributo.
Rappresentazione graf ica degl i at tr ibut i
Le associazioni tra tabel le
Esempio student i – corsi
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 17 di 35
La chiave primaria
La chiave primaria di una tabella è il campo i cui valori identificano univocamente ciascun record
della tabella: ad esempio, in un database di studenti, il numero di matricola può costituire la
chiave primaria.
La chiave primaria deve essere:
Univoca
Persistente nel tempo
Non dipendere da nessun altro campo
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 18 di 35
Requisiti di base relativi all’utilizzo di database
Concetti di base Le cognizioni necessarie a comprendere e utilizzare un database, purtroppo, non sono
comprese nei programmi educativi di base, come quelle della scrittura e del calcolo. È
necessario, allora, apprendere e familiarizzare con concetti peculiari alla gestione dei dati.
Differenza tra dati e informazioni
Un dato è semplicemente un elemento noto, senza alcuna connotazione, mentre
un’informazione è l’elaborazione di questo elemento, ovvero un dato connotato. Chiariamo con
un esempio: il numero “555273114”, è un dato, ma non è un’informazione, perché non ci dice
niente su cosa rappresenta. Se definiamo un campo “numero di telefono” a cui assegnare il
numero “555273114”, otteniamo un’informazione; sapremo, cioè, che quel numero è
assegnato a un’utenza telefonica.
Definizione di database
Come si è detto, molto spesso si intende con il termine “database” il Database Management System (DBMS), cioè il sistema informatico che consente la creazione e la gestione delle
banche dati. Bisogna invece distinguere opportunamente tra i due. Il database è un insieme di
informazioni strutturate, un elenco di dati e regole che li mettono in relazione. Un DBMS è
invece un programma informatico che consente di inserire, modificare, organizzare e
cancellare dati in un database.
Struttura di un database
Un database può avere diverse strutture. Quella attualmente più diffusa è la struttura
relazionale, con la quale le informazioni sono messe in “relazione” tra di loro.
Utilizzi comuni del database
Gli utilizzi di un database sono i più svariati, si va dall’uso privato per catalogare collezioni di
libri, CD e DVD, all’uso professionale. In quest’ultimo ambito si distinguono anche molteplici
categorie di impieghi. La più semplice è quella che lo vede utilizzato come banca dati, per
archiviare, cioè, una grande mole di nomi, indirizzi, numeri di telefono e altri dati associati, di
privati o di aziende. Le grandi banche dati rappresentano oggi un notevole valore economico,
tanto da essere vero e proprio oggetto di compravendita e la loro conservazione e
trasferimento è regolata da specifiche leggi sulla sicurezza e privatezza dei dati.
Un database è anche comunemente usato dai programmi di contabilità, che archiviano tabelle
di clienti, fornitori e documenti e le mettono in relazione tra loro; database sono anche quelli
che contengono i dati dei nostri conti correnti.
Un utilizzo più avanzato dei database consente una rapida estrazione di dati di vario genere
con criteri finemente progettati a supporto dei processi decisionali.
Progettazione preliminare e
organizzazione di un database
La progettazione di un database deve seguire determinate regole. Poiché esula dai compiti di
questo manuale la trattazione della progettazione di un database, vi accenneremo in estrema
sintesi. Innanzitutto è fondamentale determinare lo scopo del database. Poi, occorrerà
individuare quali informazioni deve contenere e infine stabilire le relazioni.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 19 di 35
Argomenti del database: tabelle
Una volta individuati i dati che il database deve contenere, questi devono essere suddivisi in
argomenti, che confluiranno in tabelle omogenee. Un database destinato ad accogliere dati
anagrafici di clienti e fornitori dovrà contenere due tabelle distinte Clienti e Fornitori, appunto.
Struttura delle tabelle: campi
All’interno di ciascuna tabella dovranno essere inseriti tutti e soltanto i campi necessari a
contenere i dati a cui la tabella è destinata. Nel determinare quali e quanti campi, occorre
tenere sempre presente qual è lo scopo finale del database. Se, ad esempio, in una rubrica di
contatti, nome e cognome servono solo per un criterio di identificazione e ordinamento, si
potranno accorpare in un unico campo, ma se si ha l’intenzione di conoscere quante persone
hanno il nome “Mario”, sarà opportuno separare i due campi Cognome e Nome.
Contenuto delle tabelle: record
I record sono i dati contenuti nelle tabelle. Ogni record è l’insieme dei dati contenuti nei vari
campi della tabella per uno specifico elemento.
Formato, dimensione, valore predefinito, valore
obbligatorio
Ad ogni campo devono essere associate le sue proprietà. La prima di queste è il formato dei
dati, che può essere numerico, testo, data etc. Se si prevede un campo in formato Numero,
non sarà possibile inserirvi del testo; se si imposta un formato data, si potrà, in seguito,
ordinare i record cronologicamente.
Un’altra proprietà fondamentale è la dimensione del campo, che determina il massimo numero
di informazioni che esso può contenere. Se si decide di destinare 50 caratteri al campo
Indirizzo, non si potranno inserire indirizzi che superino questa lunghezza (a meno di utilizzare
abbreviazioni nell’inserimento). Tuttavia, se si stabiliscono dimensioni eccessive, l’applicazione
“alloca” lo stesso spazio per tutti i record, anche quando non vengono occupati
dall’inserimento e questo, porta a una crescita inutile delle dimensioni complessive del
database, con conseguenti lentezze di gestione.
Se prevedete che un campo debba contenere quasi sempre lo stesso valore, potete assegnare
al campo anche un valore predefinito. Questo faciliterà l’operatore all’atto dell’inserimento.
Infatti, il valore predefinito sarà inserito automaticamente, lasciando comunque la possibilità di
cambiarlo all’occorrenza.
Un campo potrà essere obbligatorio. In questo caso sarà necessario specificarne un valore
nell’inserimento dei dati.
Le proprietà del campo impongono determinati vincoli che devono essere rispettati
dall’operatore, per mantenere uniformità e coerenza nel database.
Indice Un indice permette di velocizzare le operazioni di ricerca in un database. L’indice, infatti,
associato a un campo, ne memorizza la posizione nei record.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 20 di 35
Chiave primaria In ogni tabella del database deve essere inclusa una chiave primaria, che identifica in modo
univoco il record. Potrebbero esserci diversi record che hanno lo stesso dato nello stesso
campo, per esempio due dati anagrafici di persone con lo stesso Cognome, senza una chiave
primaria non sarebbe possibile distinguere tra questi record. Per questo, ogni DBMS consente
di definire in ogni tabella una chiave primaria nella quale inserisce automaticamente un
numero progressivo.
Operazioni di organizzazione dei dati (relazioni fra:)
Dopo aver detto dell’organizzazione delle tabelle, vediamo in cosa consistono le relazioni tra
queste. Facciamo l’esempio di un database destinato a registrare le fatture ricevute. Nella
tabella Fatture si dovrebbero riportare i dati del fornitore, ma così facendo, si dovrebbe
ripetere l’inserimento degli stessi dati per tutte le fatture. È, invece, molto più opportuno che si
crei una tabella Fornitori e che si stabilisca una relazione tra questa e la tabella Fatture.
Relazioni tra tabelle
Le relazioni tra tabelle possono essere di tre tipi:
uno-a-molti
molti-a-molti
uno-a-uno
In una relazione uno-a-molti, si ha un record di una tabella al quale corrispondono molti
record di un’altra tabella. Tornando all’esempio precedente, avremo un solo fornitore a cui
appartengono molte fatture. Per creare questa relazione la chiave primaria della tabella
Fornitori deve essere aggiunta come campo alla tabella Fatture. Un campo di questo genere
viene definito chiave esterna.
La relazione molti-a-molti si ha quando più record di una stessa tabella possono essere
associati a più record di una differente tabella. Poniamo il caso di prodotti acquistati da diversi
fornitori. Uno stesso prodotto può essere acquistato da più fornitori, mentre uno stesso
fornitore può vendervi più prodotti. Questa relazione non può essere risolta con l’aggiunta
della chiave esterna, perché procedendo in questo modo si dovrebbero duplicare i record dei
prodotti per avere una chiave esterna del diverso fornitore per ciascuno e viceversa.
Per evitare la duplicazione, si crea una terza tabella, detta tabella di collegamento, con due
relazioni uno-a-molti, una per ognuna delle tabelle che collega. Avrete così una tabella con
due chiavi esterne.
Le relazioni di tipo uno-a-uno sono utilizzate raramente, perché se è necessario che uno o più
campi siano collegati solo con una tabella, allora è opportuno che facciano parte della stessa
tabella. L’unica eccezione a questa norma è che i campi siano utilizzati raramente, perciò
aggiungerli alla tabella a cui afferiscono, aumenterebbe le dimensioni del database anche
quando questi campi non sono utilizzati. Creando una tabella separata i record saranno limitati.
Per questa relazione è opportuno che la tabella “principale” fornisca la chiave primaria come
chiave esterna dell’altra.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 21 di 35
Integrità delle relazioni
Mettendo in relazione record di tabelle differenti, potrebbe accadere che alla eliminazione di
un record, rimanga “appeso” un record collegato. Per spiegarci meglio: se eliminiamo il record
dei dati di un fornitore, ma abbiamo inserito una fattura collegata a quel fornitore, non
sapremo più chi è il fornitore che ha emesso quella fattura. Per evitare questo genere di
problemi è opportuno attivare l’integrità referenziale, che impedirà all’operatore di eliminare
record collegati ad altri record inseriti nel database.
Costruire le relazioni
Per impostare relazioni tra le tabelle i DBMS mettono a disposizione una finestra nella quale si
possono impostare graficamente le relazioni. Per fare ciò, prima richiamiamo le tabelle tra cui
vogliamo creare una relazione, quindi si trascina la chiave primaria della prima tabella sul
campo che fungerà da chiave esterna nella seconda tabella. La gestione di un database può
essere affidata a un solo amministratore, mentre l’inserimento e la visualizzazione dei dati
possono essere effettuati da diversi utenti.
Ruolo dell’amministratore
L’amministratore del database può definire le autorizzazioni degli utenti, assegnando a
ciascuno un ruolo che gli permette di compiere determinate operazioni, ma non tutte le altre.
Un buon amministratore di database, inoltre, dovrebbe provvedere a effettuare una copia di
sicurezza (backup) dei dati con una periodicità direttamente proporzionale all’importanza degli
stessi. Egli deve essere in grado, in caso di fallimento del sistema, di ripristinare i dati salvati
con l’ultima copia. Le copie di sicurezza dovrebbero sempre essere conservate in luoghi
diversi da quelli in cui è archiviata la base in produzione, per preservarle anche in caso di
incidenti fisici come furti e incendi.
Creare database professionali
Il database può essere creato anche da sviluppatori professionisti, che non si occupano né di
inserire i dati né di amministrarlo. Le loro competenze tecniche specifiche nella creazione di
database possono essere fondamentali nel caso di database aziendali di primaria importanza,
in riferimento agli aspetti della velocità e della sicurezza in rapporto ai dati contenuti. In questo
caso, però, occorre che gli scopi del database vengano efficacemente comunicati agli
sviluppatori.
Ruolo dell’operatore
L’operatore di database ha il compito di inserire i dati, con particolare attenzione alla
correttezza e completezza degli stessi. Egli, infatti, deve osservare le regole insite nel
database, inserendo nei campi appropriati tutte le informazioni in suo possesso.
Nel ruolo dell’operatore deve essere inclusa anche l’osservanza della sua responsabilità verso
i soggetti dei dati trattati. Infatti, egli è vincolato da precisi obblighi di legge e non deve
utilizzare i dati per scopi diversi da quelli per cui sono stati raccolti.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 22 di 35
Gestione dell’applicazione
Utilizzo di un
database: operazioni
di base
A differenza della gran parte delle applicazioni di altro tipo, quando si avvia un database, occorre
innanzitutto creare il file nel quale sarà salvato. Non è possibile iniziare a lavorare per salvare il file solo
successivamente.
Aprire l’applicazi
one
Individuate l’icona o la voce di menu relativa all’applicazione installata sul computer per la gestione delle
basi di dati e fate clic su di essa.
Microsoft Access Open Office - Database
Creare un nuovo
database
Il programma mostrerà una finestra di dialogo tramite la quale aprire un database esistente o crearne
uno nuovo. Fate clic su Nuovo database. Scegliete un nome significativo per il database che state
creando e il percorso sul disco fisso nel quale salvarlo.
Microsoft Access Open Office - Database
Per chiudere l’applicazione premete il pulsante con la “X” nella barra del titolo.
Microsoft Access Open Office - Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 23 di 35
Chiudere il database lasciando
aperta l’applicazi
one
Avviate nuovamente l’applicazione. Aprite un file di database esistente.
Per chiudere il solo database, lasciando aperta l’applicazione, andate al menu File o comunque al menu
principale e selezionate Chiudi (database). Il solo database verrà chiuso, mentre il programma resterà
aperto per proseguire con il lavoro.
Microsoft Access Open Office - Database
Barre degli
strumenti
Anche l’applicazione di database dispone di diverse barre degli strumenti, anche se meno numerose di
altre applicazioni da ufficio. Per visualizzare le diverse barre disponibili, andate al menu Visualizza à
Barre degli strumenti. In alcune recenti applicazioni le barre degli strumenti sono state integrate con i
menu, basterà in questo caso fare clic su uno dei menu per far apparire il gruppo di strumenti
associati.
Microsoft Access Open Office - Database
Guida in linea
La guida in linea è un valido aiuto per imparare a utilizzare e gestire i dati in maniera strutturata. Per
avviare la guida premete il pulsante con il punto interrogativo. Nella finestra che si apre otterrete un
indice degli argomenti, ma se state cercando qualcosa di specifico dovete utilizzare la funzione di
ricerca. Digitate nella casella in alto l’argomento della vostra ricerca e premete il pulsante.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 24 di 35
Le tabelle
Introduzione La creazione di nuove tabelle, così come di tutti gli altri oggetti del database, può essere facilitata
dalla presenza di autocomposizioni, modelli o procedure guidate. Si raccomanda di utilizzare questi
strumenti, apportando in seguito le modifiche agli elementi per adattarli alle proprie esigenze.
Progettazione di record e
criteri di attribuzione
dei campi
Ad ogni campo sono attribuiti un tipo di dati e determinate proprietà collegate. Il tipo di dati e le
proprietà determinano quali valori è possibile inserire e il comportamento stesso del campo. Quali
tipi di dati e proprietà è possibile assegnare è determinato dall’applicazione in uso.
Proprietà dei campi
Per attribuire le proprietà di un campo dovete aprire la tabella in modalità modifica (o
Progettazione). La finestra vi apparirà divisa in due parti, in una ci saranno i campi con il tipo di dati
e nell’altra le proprietà del campo. Man mano che selezionate un tipo di dati, le relative proprietà
impostate vi appariranno nella parte inferiore della finestra.
Microsoft Access Open Office – Database
Alcune proprietà, come la dimensione del campo, consentono all’utente di inserire liberamente un
valore a sua scelta. Altre proprietà devono, invece, essere selezionate tra quelle disponibili, elencate
in un menu a discesa.
Modificare le proprietà dei campi successivamente all’inserimento dei record può condurre alla
perdita dei dati e al malfunzionamento degli altri oggetti collegati, report e query.
Tipi di dati
Il tipo di dati che si può attribuire a un campo deve essere scelto tra quelli che l’applicazione mette
a disposizione in un menu a discesa che appare accanto al nome del campo. L’utilizzo dei tipi di dati
è abbastanza intuitivo: un campo che debba contenere un nome o un indirizzo deve essere
impostato a testo, uno destinato ad una data, al formato data.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 25 di 35
Criteri di validazione
I criteri di validazione, sebbene non siano offerti da tutte le applicazioni, sono uno strumento molto
utile per filtrare eventuali errori o utilizzi non corretti in fase di inserimento. In pratica, selezionate
tra le proprietà del campo Valido se. Con l’aiuto del Generatore di espressioni impostate una
condizione di validità, per esempio >=18. Se l’operatore inserirà un numero in quel campo inferiore
a 18, riceverà un messaggio di errore e non potrà proseguire con l’inserimento del record. Anche il
Messaggio errore può essere configurato con l’apposita proprietà. Inserite nella casella adiacente al
nome della proprietà un testo di facile comprensione per l’utente: Non sono consentiti valori inferiori a 18.
Microsoft Access
Dimensione dei campi
La dimensione dei campi è una decisione molto importante da prendere. Se il campo è troppo
piccolo, non sarà possibile all’operatore inserire informazioni comprensibili e complete; viceversa,
se è troppo grande, farà crescere le dimensioni del database inutilmente. Selezionate un tipo di dati
testo; inserite la dimensione o lunghezza 30. Nel campo non sarà consentito introdurre più di 30
caratteri, spazi inclusi.
Microsoft Access Open Office – Database
N.B.: La modifica della dimensione dei campi non deve essere confusa con la larghezza delle colonne nella vista tabellare. Le
colonne possono essere allargate o ristrette, senza influire sui valori che contengono.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 26 di 35
Verifica dei dati
Quando si modifica il tipo di dati o la proprietà di un campo, bisogna fare attenzione ai dati già
contenuti nel database. Se, ad esempio, si imposta la dimensione a 30, mentre prima era a 40, gli
ultimi dieci caratteri eventualmente inseriti in un record andranno persi.
Modificare tabelle
La modifica di una tabella con l’inserimento di un nuovo campo, invece, è sempre possibile.
Tuttavia, con riferimento ai database che già contengano dei record, tenete presente che il nuovo
campo relativamente a questi record già inseriti, non conterrà alcun valore.
Indicizzare un campo
La creazione di un indice per un campo è finalizzata alla velocizzazione delle ricerche e degli
ordinamenti. L’indice, infatti, viene utilizzato dall’applicazione per trovare rapidamente il record
rilevante per il criterio di ricerca o di ordinamento. Pertanto, è opportuno che si indicizzino i campi
per i quali si effettuano frequentemente queste operazioni.
Microsoft Access
Impostate la proprietà del campo Indicizzato a Sì. Potete scegliere se ammettere o meno i duplicati.
Nel caso non siano ammessi, non sarà consentito immettere nel campo un valore identico a uno già
immesso in un record precedente.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 27 di 35
Definire una chiave
primaria
Ogni tabella deve necessariamente disporre di una chiave primaria. Questo perché ogni record
deve poter essere identificato univocamente. È possibile definire qualsiasi campo come chiave
primaria, ma poiché deve essere univoco è fortemente raccomandato che si tratti di un Contatore.
Normalmente la chiave primaria viene generata automaticamente dall’applicazione alla creazione di
una nuova tabella.
Microsoft Access
Per impostare una chiave primaria in una tabella, inserite un campo e denominatelo ID. Dalla
colonna del tipo di dati selezionate Contatore e nella proprietà del campo Nuovi valori, selezionate
Incremento.
N.B.: La procedura può essere anche molto diversa con applicazioni differenti, fate riferimento alla guida in linea.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 28 di 35
Gestione dei record
Creare/eliminare un record
Per creare un nuovo record all’interno di una tabella esistente è sufficiente iniziare a digitare
nella prima riga vuota. A differenza di altre applicazioni, che necessitano di un salvataggio dei
dati, nei database i dati vengono inseriti man mano che sono digitati.
Microsoft Access Open Office – Database
Anche l’eliminazione di un record è molto semplice. Selezionate il record che volete eliminare,
aprite il menu contestuale e selezionate Elimina. Ricordate che quest’operazione non si può
annullare.
Inserire campi e dati
Quando si inseriscono nuovi campi, con le modalità di modifica viste prima, questi mantengono la
posizione che gli viene data alla creazione. Per quanto riguarda i dati invece, questi sono legati a
una chiave primaria, generalmente generata sequenzialmente e univocamente dal DBMS. Per
questo motivo, non è possibile inserire record tra quelli inseriti precedentemente, ma soltanto in
coda ad essi. Sarà sempre possibile, in fase di visualizzazione ed estrazione dei dati, visualizzarli
con diverso ordine da quello cronologico di inserimento.
Ricerca di informazioni
L’utilità di creare, organizzare e compilare un database risiede in larga parte nella possibilità di
effettuare in maniera rapida delle ricerche sui dati contenuti. Occorre, pertanto, conoscere quali
sono le caratteristiche della ricerca e le diverse procedure per effettuarla.
Individuare un dato in una
tabella
Per individuare facilmente un dato in una tabella, apritela e utilizzate il pulsante con l’icona di un
binocolo. Nella finestra di dialogo inserite il termine da ricercare e indicate se deve trovarsi in un
campo specifico oppure in un punto qualunque della tabella.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 29 di 35
Utilizzare le query
Funzioni di una query
Una query è un insieme di istruzioni che possono essere utilizzate per ricercare o utilizzare i
dati contenuti nel database. Tramite la query, dunque, si possono ricercare i dati e anche
effettuare operazioni di modifica su questo sottoinsieme.
Creare una query su una
tabella
Le query possono essere riferite a una o più tabelle e anche a una o più query preesistenti. Per
creare una query su una tabella, utilizzate il pulsante appropriato. Nella modalità di
progettazione/modifica, selezionate la tabella alla quale deve essere applicata. Trascinate, se
necessario, i nomi dei campi nella griglia che appare nella parte inferiore della finestra. Qui
impostate i criteri di estrazione dei dati.
Microsoft Access Open Office – Database
Creare una query su più
tabelle
Nella visualizzazione progettazione/modifica, fate clic sul pulsante Aggiungi tabella o query o
Visualizza tabella. Selezionate la seconda tabella su cui applicare la query. Se le due tabelle
sono collegate da una relazione precedentemente definita, questa comparirà automaticamente,
altrimenti potrete definire all’interno della query una relazione tra le tabelle trascinando i campi
da collegare da una tabella all’altra.
Infine trascinate i campi delle tabelle dei quali vi interessa conoscere i dati nella griglia inferiore
e impostate gli ulteriori criteri di selezione.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 30 di 35
Utilizzare gli operatori logici AND, OR, NOT
Tramite gli operatori logici AND, OR e NOT, è possibile creare dei criteri di selezione complessi.
L’operatore AND impone che due condizioni siano verificate contemporaneamente >15 AND <30 seleziona i valori compresi tra 15 e 30. OR rende le condizioni alternative, è sufficiente che
una di esse sia verificata per selezionare il campo, per esempio, =15 OR =30 seleziona tutti i
valori 15 e 30 presenti in quel campo. NOT, invece, vincola la selezione ai campi che soddisfano
la prima condizione ma non si trovano nella seconda. <15 NOT =7 seleziona tutti i valori inferiori
a 15, eccetto il valore 7.
Microsoft Access Open Office – Database
Utilizzare gli operatori =, >, <
Per stabilire i criteri di selezione si utilizzano principalmente gli operatori =, > e <.
Utilizzare caratteri jolly
Nell’ambito di una ricerca, si possono utilizzare caratteri jolly quando si conosce solo in parte
quello che si sta cercando. I due caratteri jolly principali sono “*” e “?”. Con l’asterisco si
sostituisce un gruppo imprecisato di lettere, con il punto interrogativo una singola lettera.
Chiariamo con un esempio: se utilizziamo no* come criterio di ricerca, troveremo noi, nota, nostro ecc., mentre se utilizziamo no? troveremo soltanto noi, noè, non.
Modificare i criteri di una
query
Per modificare i criteri di una query è sufficiente portarsi con il cursore nella casella che la
contiene in modalità Struttura e digitare il nuovo criterio.
Modificare i campi contenuti
in una query
Per modificare i campi contenuti in una query fate clic sul nome del campo. Aprite il menu a
discesa che contiene gli altri nomi di campo della stessa tabella e selezionate quello pertinente.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 31 di 35
Gli Oggetti
Le maschere e le loro funzioni
Una maschera è un oggetto del database che permette di inserire, modificare e visualizzare i
dati sul monitor. Altre applicazioni utilizzano il nome formulario.
Funzioni di una maschera
La maschera può essere definita con un aspetto grafico insieme funzionale e accattivante.
Questo consente di facilitare la visualizzazione e l’immissione dei dati da parte dell’operatore.
Creare/eliminare una maschera
Diverse applicazioni dispongono di procedure più o meno automatiche per la creazione di una
maschera. Le maschere sono associate a una o più tabelle, con le quali condividono i campi.
Per creare una maschera, utilizzate l’apposito pulsante. Una volta creata la maschera, è
possibile formattarla in diversi modi, sia modificandone l’aspetto che la disposizione.
Microsoft Access Open Office – Database
Gestire i dati tramite una
maschera
Aprite una maschera con un doppio clic su di essa. La maschera mostrerà il primo dei record
della tabella collegata. In basso nella finestra appariranno dei pulsanti tramite i quali potrete
passare al record successivo o tornare al precedente. È presente anche il pulsante per inserire
un nuovo record, che, ricordiamo, sarà accodato ai precedenti.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 32 di 35
Rinominare una maschera
Dando un nome esplicativo a una maschera si facilita il compito dell’operatore che deve
inserire i dati. Fate clic con il tasto destro sulla maschera e selezionate il comando Rinomina,
digitate il nuovo nome e confermate.
Microsoft Access Open Office – Database
Inserire/eliminare record tramite
maschera
Quando state visualizzando un record tramite una maschera, potrete notare in basso anche un
pulsante Elimina record. Agendo su di esso l’intero record viene eliminato dal database, quindi,
non comparirà più né nella tabella né in eventuali query. Fate attenzione nell’utilizzare questa
funzione, perché non può essere annullata.
Microsoft Access Open Office – Database
Con il pulsante Nuovo record, invece, si può procedere all’inserimento di una nuova serie di
dati.
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 33 di 35
Stampe
Gestione di base relative ai report
(esportazione dati)
Un report è una elaborazione più o meno complessa di dati contenuti nel database progettata
per essere stampata su carta. Come per altri oggetti del database, è disponibile una procedura
guidata che ne facilita la creazione, ma bisogna aver ben chiaro a priori qual è lo scopo di
questa rappresentazione dei dati.
Assegnare un nome a un report
Potete denominare un report in fase di creazione. È opportuno che il nome del report sia
dettagliato e spieghi chiaramente quali dati contiene.
Realizzare un report
Avviate la procedura guidata per la creazione di un report. Dopo averla avviata, rispondete alle
richieste dell’applicazione scegliendo quali campi visualizzare, eventuali criteri di
raggruppamento, l’ordinamento dei dati, la disposizione sul foglio, uno stile grafico e il nome.
Microsoft Access Open Office – Database
Modificare un report
Anche dopo essere stato creato un report può essere modificato accedendo alla
visualizzazione Struttura/modifica.
Microsoft Access Open Office – Database
Modificare intestazione e piè di pagina
Alla creazione di un report, l’applicazione crea delle intestazioni e piè di pagina in maniera
predefinita. Tuttavia è possibile personalizzare queste due sezioni in base alle proprie esigenze.
Aprite il report in visualizzazione struttura. Fate clic nella sezione che intendete modificare e
aggiungete o eliminate testo ed elementi.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 34 di 35
Esportazione di dati
Esportare una tabella
Per fini specifici, può rendersi necessario esportare una tabella di un database in un file di
diverso formato, ad esempio un foglio di calcolo. La procedura è più o meno semplice a
seconda dell’applicazione utilizzata. Per alcune basta selezionare la tabella e aprire il menu Dati esterni, fare clic sull’opzione prescelta nel raggruppamento Esporta e fornire una percorso alla
posizione di memorizzazione e un nome per il file. In altre applicazioni occorre invece aprire la
tabella, selezionarla, copiarla e infine incollarla in un foglio elettronico.
Microsoft Access Open Office – Database
Stampa diretta dei dati
Con alcuni programmi non è possibile stampare oggetti diversi dal report. Perciò, con queste
applicazioni, per ogni stampa da effettuare dovrà essere progettato un report apposito. Con altri
programmi, è possibile stampare i dati visualizzandoli direttamente nelle tabelle o nelle query.
Preparare la stampa
Prima di stampare dei record, è sempre opportuno visualizzare una Anteprima di stampa.
Tramite questo strumento si può vedere la pagina così come sarà definitivamente prodotta e
anche cambiarne alcune caratteristiche come l’orientamento del foglio, i margini ecc.
Microsoft Access Open Office – Database
CERTIPASS Numero verde 800.088331 - Tel. 080.3032231 - Fax 080.2170117 www.eipass.com - [email protected]
Ei-Book EIPASS 7 Moduli – M5 - ver. 3.0 Pagina 35 di 35
Stampare una serie di record
Esistono vari sistemi per stampare una serie di record piuttosto che un’intera tabella. Uno dei
più semplici è quello di agire sui filtri. Facendo clic sul triangolino che nell’intestazione dei
campi nella visualizzazione Foglio dati, si apre un menu a discesa che consente di definire dei
criteri di filtraggio. Possiamo selezionare qui un intervallo di record da stampare. Nel filtro del
campo ID fate clic su Filtri numerici à Tra… Nei valori minimo e massimo digitate
rispettivamente 5 e 10. Confermate l’operazione. Vedrete che nella visualizzazione i record fino
a 4 e quelli da 11 in poi saranno già nascosti. Procedete con l’anteprima di stampa per
verificare che saranno stampati solo quelli compresi tra 5 e 10.
Stampare uno o più record
Tramite lo stesso filtro è possibile stampare anche soltanto i record da voi selezionati senza
alcun criterio automatico. Aprite l’elenco a discesa, togliete il segno di spunta dalla casella
accanto a Seleziona tutto e attivate, invece, manualmente ciascun record da stampare.
Stampare il risultato di una
query
La stampa di una query, nelle applicazioni che possono stamparla direttamente, si ottiene in
maniera analoga a quella degli altri oggetti. Visualizzate la query in modalità Foglio dati e
procedete alla stampa come visto prima.
Microsoft Access Open Office – Database
Conclusioni Se, dal canto loro, l’elaboratore di testi (Word Processing) e il foglio di calcolo (Spreedshet)
sono applicazioni ricche di “suggestioni informatiche”, il database non è da meno, anzi….
Possiamo affermare che l’idea primaria di elaborazione automatica delle informazioni è
facilmente ricollegabile alla gestione di dati. È anzi possibile affermare che il database
rappresenta l’elemento nucleare di tale processo; basti pensare all’importanza assunta al
giorno d’oggi dai motori di ricerca, veri e propri algoritmi in grado di rintracciare e catalogare,
come in un immenso database, il maggior numero possibile di informazioni.
A parte le suggestioni (molte anche quelle cinematografiche) legate alla gestione di dati, i
software applicativi che se ne occupano non sono stranamente molto utilizzati dall’Utenza
media nel settore della produttività informatica, forse a causa della loro complessità. Ma
attenzione: i database possono definirsi complessi solo in quanto richiedono un certo numero di
connessioni di tipo logico fra i vari dati. Una volta assunta la necessaria confidenza con tali
concetti, i database rivelano la loro semplicità e la loro efficacia in termini di trattamento dati.
Semplicità ed efficacia molto utili per ogni tipo di attività.