EJE TEMATICO N° 2 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Presentado por:Jenny Alejandra Moreno Aponte

Harry Castellanos SánchezDaniela Cano Reyes

Sandra Patricia Valderrama Niño

DocenteJorge Mario Zuluaga

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencias de la Información y la Documentación,Bibliotecología y Archivística

Gestión de Documentos Electrónicos2014

CONTENIDO

1. Documentos Electrónicos

2. Definición

3. Componentes

4. Características

5. Clasificación

6. Problemática de la conservación de Documentos Electrónicos

7. Documento electrónico de archivo

INTRODUCCIÓN

El procesamiento electrónico, la trasmisión y la comunicación de documentos por medio de las nuevas tecnologías, ha causado opiniones encontradas, con respecto a la dinamización de la información o documento electrónico. Sin embargo, para el analista de la información, esta es una herramienta de conservación y un instrumento apto para fines testimoniales.

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO

“Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”.

Entendemos que el documento electrónico es la representación electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos.

Los documentos electrónicos son soportados en medios magnéticos, no responden al concepto tradicional o restringido de documento manuscrito en soporte en papel.

COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• El mensaje: Expresado por medio del texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema y fotografía.

• Lenguaje convencional.• Almacenado en un soporte como servidor, cinta, disco, USB,

DVD, entre otras.• Metadatos.

• Identidad: Se puede cambiar con facilidad el contenido de una línea, párrafo o página, sin necesidad de cambiar el documento entero.

• Hipertexto: Puede establecer una relación entre textos, imágenes y sonidos.

• Carácter Omniaccesible: Publicación rápida y eficiente, para que los demás puedan acceder y consultar de manera ágil. No obstante, es muy fácil sacarlo de circulación.

CARACTERÍSTICAS

CLASIFICACIÓN

Por su Forma de Creación: Se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medio electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

Por su Origen: Ya que pueden ser hechos por la administración publica o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.

Por su Forma y Formato: Ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CCD

Instrumento técnico que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una entidad. En los cuadros de clasificación documental se registran las Secciones, Subsecciones, Series y Subseries documentales, en concordancia con el Organigrama Institucional.

El CCD deberá reflejar la estructura institucional. Del análisis y delimitación de funciones de cada dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado y ocupan en la formación, evolución y gestión de la institución. También deben distinguirse dos niveles:

1. Estructura de la institución (secciones y subsecciones).

2. Hace referencia a las series y subseries documentales, es decir, los testimonios de las actividades desarrolladas por cada dependencia.

¿QUÉ DEBE TENER UN CCD?• FONDO: Es el conjunto documental procedente de una

institución o persona, siendo el resultado natural de la actividad que la entidad realiza.

• SECCION: Es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica.

• SUBSECCION: Es la subdivisión de la Sección.• SERIE: Conjunto de unidades documentales de contenido y

estructura homogéneo, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

• SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características especificas.

SerieSubserie

Subsección

Sección

Problemática sobre la conservación de documentos electrónicos

Aunque la digitalización brinda la posibilidad de almacenar, gestionar y difundir un gran volumen de información, la recuperación rápida de la información precisa y el acceso en línea; es una tecnología relativamente nueva y faltan por resolver algunos aspectos que siguen siendo polémicos y que más que desventajas constituyen desafíos que deberán solucionarse en un futuro próximo. Entre estos desafíos se encuentran:

• Alta inversión inicial• La longevidad de los soportes que se utilizan es corta, en

comparación con la del papel de calidad.• La tecnología que se utiliza para el almacenamiento y

recuperación de la información se vuelve obsoleta con relativa rapidez y con frecuencia la compatibilidad hacia atrás es limitada.

• Es necesario el refrescamiento o migración de los datos almacenados a un nuevo soporte y la renovación de la tecnología en períodos de tiempo relativamente cortos.

• Por la renovación de las tecnologías, el proyecto de digitalización es más costoso.

• La invulnerabilidad ante determinados factores de deterioro no está del todo demostrada. Se conoce de la existencia de especies de hongos que afectan los discos compactos.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

• Según el Acuerdo 060 de 2001, es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Por lo tanto, es nuestra obligación proponer alternativas para subsanar las desventajas de los documentos electrónicos y destacar sus ventajas, a nivel laboral, cotidiano y académico.

BIBLIOGRAFIA

ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Documento electrónico

http://www.criptored.upm.es/descarga/20110412_ENI_DOCe_TASSI_UPM_99_final.pdf

http://www.monografias.com/trabajos81/almacenamiento-conservacion-y-preservacion-escenario-informacional/almacenamiento-conservacion-y-preservacion-escenario-informacional2.shtml#ixzz2u581Z9JI

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf