AMU audit seminar 14. januar 2015

Ekstern audit v/Steen Würtz, VEU-center MidtØst

Lemvig

Holstebro

Ringkøbing-Skjern

Ikast-Brande

Viborg

Skive

Struer

Herning Silkeborg

Hedensted

Randers Norddjurs

Samsø

Horsens

Syddjurs

Odder

Skander-borg

Favrskov

Århus

VEU-centre i Region Midtjylland

VEU-Center MidtØst

VEU-Center Østjylland

VEU-Center MIDTVEST

VEU-Center MidtØst

Den Jydske Haandværkerskole

Medieskolerne

Mercantec (Værtsskole)

Randers Social- og Sundhedsskole

Randers HF & VUC

Skive Tekniske Skole

Social- og Sundhedsskolen Skive-Thisted-Viborg

Tradium

Viden Djurs / VID Efteruddannelse

VUC Djursland

VUC Skive-Viborg

Skolesamarbejdet

Repræsentanter fra skolernes bestyrelse og skolernes ledelse er medlemmer af centerrådet for VEU-Center MidtØst

Skolernes uddannelseschefer koordinerer samarbejdet

Skolernes konsulenter samarbejder i et netværk

Skolernes kursussekretærer samarbejder i et netværk

VEU-Centerets hjemmeside: www.veumidtøst.dk

Ekstern audit pilotprojekt 2014

Der er i perioden september til november 2014 gennemført

ekstern audit som pilotprojekt mellem følgende skoler:

• Tradium/Mercantec

• Skive Tekniske Skole/Den Jydske Haandværkerskole

• SOSU Skive-Thisted-Viborg/SOSU Randers

Skema: AMU audit tjekliste for undervisningen

Resultat 2014

• VEU-sekretariatet har fået en opsummering af

resultatet, bestående af dato for audit, skole, AMU-mål,

AMU-holdnavn, afholdelsesdage samt rating. De 6

besøg blev alle ratet ”A” =gennemførelse af audit viste

ingen behov for yderligere opfølgning”.

• Nok så vigtigt: deltagerne i audit har alle udtryk

tilfredshed, grænsende til begejstring over processen.

Alle har følt sig velkomne og man lærer af hinanden og

får ideer til hvordan man derhjemme kan forbedre

processer.

Udsagn om processen og udbytte-eksempler

Mercantec på Tradium:

”Jeg lige må nævne én ting som jeg blev specielt imponeret over under vores audit på

Tradium, så var deres måde at håndtere deres UV. materialer på

Alt UV. Materiale blev arkiveret under kursus titlen, og kunne derefter meget let tages

frem i tilfælde af at det skulle afvikles igen, evt. af en anden underviser, så de hele tiden

sikrede en hvis form for ensartethed i undervisningen, dog uden at det skal forhindre

nytænkning og udvikling, et godt system som jeg godt kunne tænke mig vi havde på

Mercantec,…….”

Tradium på Mercantec:

………….

”En anden ting vi blev opmærksomme på, var at vores egen adgang til oplysninger om undervisere – herunder CV – ikke var for god. Det har givet anledning til at vi her på skolen nu arbejder på at få opdateret vores personalemapper med opdaterede CV m.m.

Så vores oplevelse er vel i store træk, at vi kan lære rigtigt meget af hinanden når vi laver eksterne audits.”

Udsagn- fortsat

Skive Tekniske Skole og Haandværkerskolen

”Min oplevelse(DjH) var, at begge parter oplevede det som ganske godt at få en udefrakommende person til at ”kigge over skulderen”. Vi laver jo alle intern audit, som også fungerer ganske udmærket. Men det er ”sundt” at få ”besøg” udefra.

Vi brugte f.eks. et udtræk fra Easy A til dokumentation af underviserkvalifikationer. Denne udskrift var Skive TS ikke bekendt med. På den måde kan vi give ”gode råd” til hinanden.

Udfordringen set med vores øjne er tiden. Som to mindre skoler (Skive og os) er det mange ressourcer der bruges. Bare transporttid/omkostninger udgør en post, da vi har godt to timers transport og ca 200 km i samlet kørsel”

SOSU Randers på Sosu Skive-Thisted-Viborg

”Min positive oplevelse tager udgangspunkt i, at de auditerende skoler (SOSU STV og vi) har samme udbud, målgruppe og et indgående kendskab til opgaven og vi har således haft et fælles udgangspunkt. Vi har således – foruden auditopgaven – kunnet bruge vores møder til sparring omkring opgaveløsningen. Vi har for eksempel drøftet forskellige måde at løse opgaver på digitalt og også kunnet ladet os inspirere at f.eks. hinandens lektionsplaner og administrative tjeklister. Jeg oplevede også, at auditeringen er foregået i en imødekommende og åben atmosfære, da præmisserne var klare og vi ”har villet hinanden”.”

Udsagn-finale

SOSU STV på SOSU Randers

…

”Jeg synes f.eks., at jeg så en snild måde at bruge easy-systemet på herunder medarbejderplan. Der var læring i den systematik som de var kommet omkring arbejdsopgaven i forbindelse med kursusopstart – før-under og efter både for sekretær og underviser. Lokale booking i flex er smart, nyt for os

Det var også inspirerende at se, hvordan de arbejdede med FVU-test, og der fik vi også et par nye konkrete ideer med hjem.

Ved gensidig inspiration og samtale udviklede vi også nye fælles nye ideer undervejs, som vi tog med hjem hver især.- F.eks. hvordan får vi formidlet målerne til kursisterne endnu bedre. ”

Skemaet

Dato for audit

Skole

AMU mål

AMU holdnavn

Afholdelsesdage

Rating

”Rating” (A,B,C) skrives i bemærkningsfeltet på DEL-auditskema, der afleveres

til den lokale ledelse, og meddeles VEU på ovennævnte skema.

A= Gennemførelse af audit viste ingen behov for yderligere opfølgning B= Gennemførelse af audit viste behov for opfølgning. Skolen anbefales at

udarbejde plan for forbedringer

C= Gennemførelse af audit viste akut behov for opfølgning.

TAVSHEDSERKLÆRING For

Navn(e)/skole: _____________________________ Cpr. Nr. ________________

De personer der auditerer, har tavshedspligt med hensyn til fortrolige

oplysninger, som disse kan blive bekendt med gennem gennemførelse af den

eksterne audit.

Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om skolens forhold. Også andre oplysninger vedrørende skolen, der ikke er

umiddelbart tilgængelige for andre end dem, som kommer i forbindelse med den

pågældende, vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Tavshedspligten skal betragtes som livsvarig. Tavshedspligten ophører således

ikke ved ansættelsesforholdets ophør, samt i tilfælde af, at brugeren vælger en

anden leverandør.

Undertegnede erklærer hermed at være blevet gjort bekendt med reglerne om tavshedspligt og at ville efterleve disse.

Dato

____________________________ __________________

Auditørs underskrift Auditørs underskrift

September 2014/STWU

Et par eksempler

Processen

• Siden ultimo 2012: Løbende drøftelser i Centerrådet og i direktørkredsen; hvorfor audit og hvorfor kan den være ekstern?

• Præsentationer af hvordan eksempelvis Mercantec gennemfører Intern audit og erfaringer derfra.

På Centerrådsmødet den 17. februar 2014 blev det besluttet følgende: (fra referatet)

”Redegørelsen blev taget til efterretning og som tidligere besluttet arbejdes der videre med at udvikle og implementere et enkelt system, som omkostningsmæssigt vil belaste den enkelte skole mindst muligt. Resultaterne af auditeringerne er alene til internt brug, og på den enkelte skole afrapporteres til den en af skolen udpeget person. Statistik (i anonymiseret form) over auditeringsresultater drøftes, når oplæg foreligger. ”

Ekstern audit-team

Nedsat marts 2014 med i princippet 2 fra de deltagende skoler, en underviser og en administrativ medarbejder:

Opgave:

Der skal aftales nærmere procedure mellem de deltagende skoler vedrørende:

• Hvem skal gennemføre auditering?

• Antal audits, område og frekvens, udvælgelsesprocedure

• Retningslinier- Code of Conduct for selve auditeringen

• Tilbagemeldingsprocedure

• Registrering af hvad og hvor?

• Forventet tidsforbrug

• Økonomi

Organisering:

• VEU-sekretariatet varetager den overordnede koordinering af ekstern auditering i samarbejde med uddannelsesadministrationen på Mercantec.

Ressourceforbrug i 2014 i forbindelse med gennemførelse af

fælles auditering

• Gns. tidsforbrug pr. auditeringsmøde – auditering af 3 hold 90 min.

• Forberedelse til auditeringsmøde 120 min.

• Gns. køretid 120 min.

Samlet tidsforbrug for 3 auditeringer 330 min.

Ressourceforbrug i 2014 i forbindelse med gennemførelse af

fælles auditering

Antal hold

Antal auditeringer v/5 %

Antal audit-møder v/5 %

Timeforbrug 2014 v/5%

Den Jydske Haandværkerskole

359 18 6 33 timer

Medieskolerne 3 1 1 5,5 timer

Mercantec 691 35 12 66 timer

Randers Social- og Sundhedsskole

90 5 2 11 timer

Skive Tekniske Skole 260 13 5 27,5 timer

Social- og Sundhedsskolen Skive-Thisted-Viborg

130 7 3 16,5 timer

Tradium 557 28 9 49,5 timer

Viden Djurs 650 33 11 60,5 timer

Procedure pilotprojekt- hvordan kom vi i gang ?

Proceduren pilotprojektet:

• Udvælgelse af aktiviteter

• Dato, tid og sted aftales

• Modtagne skole (en fra audit teamet) udpeger kontaktperson ift audit aftale

• Audit teamet sender link (DE-L) til audit til kontaktpersonerne, kopi af Code of Conduct

• Tavshedserklæringen underskrives og audit gennemføres

• Skemaerne afleveres til øverste ledelse på skolen (eller af skolen udpeget person)

• Kort afrapporteringsskema sendes til VEU Center MidtØst (Steen Würtz)

Opsamling – erfaringer fra Intern audit, Mercantec og Ekstern audit MidtØst

• Sikre kommunikation om formål og hvordan. Det tager ”tid”. Internt: Kom ud i afdelingerne. Ekstern: Lav et pilotprojekt

• Tålmodighed- det skal nok lykkes. Fokus på anmeldt audit, så man hurtigt kan

gå fra ”kontrol” til tillidsskabende aktiviteter og senere understøtte lærerprocesser og best practice: ”Prøv at tale med n.n. på skole y.y om ajourføring af undervisningsplaner

• Ved opstart intern audit: Bruge de DEL skemaer, der er primært er udviklet til ekstern audit.

• Bemærk: Opstart af ekstern audit kan være løftestangen for den interne audit • Match skolerne i type og størrelse ved ekstern audit • Overvej ressourceforbruget; ambitionen om de 5 % må ikke være en hindring

for at komme i gang

- Start med anmeldte besøg, derefter kan I fortsætte med uanmeldte ved intern audit. Ekstern: kun anmeldte

Ingen dumme spørgsmål – stå til rådighed som auditører/team

Og det gælder også nu…

• Spørgsmål/kommentarer?