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EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013 CAC -Ies Misearicordia- 1º AF 1
EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE
LA EMPRESA Y, COMO TAL,
HABRÁ QUE ATENDERSE Y
CUIDARSE CON ESMERO
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF2
1. Que es un archivo
2. Que importancia tiene para las empresa
3. Cuales son las funciones del archivo
4. Normas que regulan la conservación de documentos
5. Se pueden destruir los documentos
6. La organización del archivo
7. Equipos y materiales necesarios
8. Concepto de clasificación y ordenación
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF3
UN LUGAR FISICO
Lugar en el que se guarda la
documentación,
LA DOCUMENTACION
Conjunto ordenado de
documentos que se conservan
con algún fin determinado:
histórico, jurídico, científico,
económico, religioso, político
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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EN EL AMBITO EMPRESARIAL, SE CONJUGAN
AMBOS SIGNIFICADOS: Lugar físico
Conjunto ordenado de documentos que:
Se guardan
Siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos
Lugar determinado
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF5
CONDICIONES PARA QUE EXISTA UN
ARCHIVO:
Que se disponga de una serie de documentos.
Que estos se ordenen y clasifique de acuerdo a
determinados criterios
UN ARCHIVO NO ES UN ALMACEN DE PAPELES
Que se guarden en un lugar concreto
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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¿QUE IMPORTANCIA TIENE PARA LAS EMPRESAS?
Por imperativo legal:
La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentación
relacionada con su actividad
Por interés propio:
La información es la base y fundamento de muchas decisiones
empresariales; y esta , en muchas ocasiones se encuentra en sus
documentos.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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¿cuáles son las funciones del archivo?
Todos los documentos tienen un ciclo de vida:
Nacimiento
Madurez
Declive
Muerte
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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FUNCIONES DEL ARCHIVO
Guardar, conservar y custodiar la documentación
Facilitar la localización rápida y eficiente de
documentos
Constituir un centro de información
Cumplir con las disposiciones legales
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por
disposiciones generales o especiales......”Art. 30 de C.C.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF10
RESUMEN DEL ART. 30 DEL C. COMERCIO
Existe la obligación de conservar durante seis años los
libros y la documentación
La documentación a que se refiere el Código de
Comercio es la relacionada con operaciones que
originan derechos y obligaciones de la empresa en
relación con otras personas
Dicha obligación persiste aun después de cesar la
actividad empresarial
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF11
¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS?
LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE DOCUMENTOS SE
CONOCE COMO EXPURGAR
Se emplean entre otros:
Destrucción por medio de máquinas que los convierten en finas
virutas, es el mas adecuado en cuanto al carácter confidencial de los
doctos.
Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF12
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Una buena organización de la documentación ha de cumplir las siguientes
condiciones:
Ser personalizada
Estar planificada
Ser metódica
Ser adecuada y eficaz
Comunicarse
Iniciarse con el nacimiento del documento
Ser constante
Clasificar los documentos cuando no se necesiten de forma continua.
Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo los necesarios.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
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LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO- 2
Por el grado de centralización de la información:
Centralizado
Descentralizado
Mixto
Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Activo
Semiactivo
definitivo
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF14
EL ARCHIVO CENTRALIZADO:
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar
VENTAJAS:
•profesionales especialistas
•Criterios de clasificación
•Se comparten instalaciones
y equipos
•Menos perdida de tiempo
para la búsqueda
DESVENTAJAS
• Dependencia del
archivo centra
•Las gestiones se
pueden demorar
•Necesidad de un
sistema de control
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF15
EL ARCHIVO DESCENTRALIZADO
LA DOCUMENTACION SE REPARTE ENTRE DIVERSAS
SECCIONES Y, PASADO CIERTO TIEMPO SE LLEVAN A UN
DEPOSITO COMUN
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF16
VENTAJAS
Mayor proximidad y accesibilidad
OPERATIVIDAD.
Localización mas rápida.
Evita los tramites burocráticos de rellenar
solicitudes.
DESVENTAJAS
Se repiten las tareas de archivo.
Se multiplican los espacios, equipos y
personal.
El personal que maneja los archivos
realiza otras tareas, no siendo
especialista en archivos.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF17
EL ARCHIVO MIXTOES LA CONVINACION DE LAS VENTAJAS DE LOS SISTEMAS ANTERIORES Y
EVITAR EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE LOS INCONVENIENTES, EXISTEN DOS MODALIDADES:
1.- Concentrar la dtción. De carácter general en un archivo central y se mantienen los archivos de cada Dpto. o sección.
2.- Descentralizar los archivos por departamentos para aquellos procesos que están en marcha o vigentes (tres niveles)
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF18
El archivo mixto, niveles:
• Nivel básico: archivo individual
• Nivel intermedio: archivo departamental
• Nivel superior: archivo general
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Frecuencia de consulta:
Archivo activo
Archivo semi-activo
Archivo definitivo o inactivo
Destrucción de documentos
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF20
EQUIPOS Y MATERIALES NECESARIOS
La elección dependerá de las necesidades de cada empresa para:
Guardar los dtos. En perfecto estado.
Facilitar la búsqueda y rápida localización de los mismos
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF21
MATERIALES Y EQUIPOS
CARPETAS
Simples
Con sistema de sujeción
Carpeta de suspensión
CAJA DE ARCHIVO
FICHAS
GUIAS
ESTANTERIAS Y ARMARIOS
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF22
CONCEPTO DE CLASIFICACION Y ORDENACION
CLASIFICAR ES ORDENAR POR
CLASES
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF23
“LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LA VIDA”
Debemos:Evitar la acumulación de papeles en la mesa:
Clasificando y archivando, cuando no se necesiten de forma continuada
Seleccionando y conservando solo los necesarios
Evitando las copias innecesarias
Eliminando los que ya no sirvan
Marcar el lugar del documento extraído del archivo
Utilizar códigos visuales para localizaciones rápidas
No dejar documentos sueltos, todos deben formar parte de un asunto
Antes de abrir un nuevo expte. Asegurarse de que no existe uno anterior.
Archivar no es almacenar, es un lugar donde la dtción. está organizada.
Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF24
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN:
Ser el más adecuado (al tipo de doctos. que se manejan)
Resultar sencillo (no presentar ambigüedad)
Permitir la localización rápida (y eficiente de
documentos)
Permitir ampliaciones futuras
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF25
TIPOS:
1. CLASIFICACION ALFABETICA
2. CLASIFICACION NUMERICA
3. SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO
4. CLASIFICACION CRONOLOGICA
5. CRITERIO GEOGRAFICO
6. CLASIFICACION POR MATERIAS Y ASUNTOS
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF26
1 CLASIFICACION ALFABETICA
L a palabra “ORDENATRIZ”
Es aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía de
clasificación, el resto de palabras están subordinadas a esta.
Esta palabra no puede ser arbitraria, se hará de acuerdo a unas
normas de uso general.
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF27
CLASIFICACION ALFABETICA
Nombres de personas físicas
• Se tomará como palabra guía el primer apellido, siguiendo por el
segundo y después el nombre propio.
• Apellidos compuestos
• Separados por guión
• Incluyen artículos u otras partículas
• Nombres españoles
• Nombres extranjeros
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF28
CLASIFICACION ALFABETICA
NOBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES
Cuando la denominación social incluye un nombre propio
Palabra genérica como parte de la razón social
Nombres de organismos o instituciones
Empresas conocidas por las siglas
Nombre de empresas extranjeras
El archivo en la empresa
CLASIFICACION ALFABETICA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF29
VENTAJAS
• No requiere aprendizaje especial
• Es abierto y permite ampliación
• Sencillez, no presente subdivisiones
• Se adapta a todo tipo de documentos
INCONVENIENTES
Hay que determinar previamente la
palabra clave
Los criterios no son universales ni
unánimes
En caso de extraer un documento de una
carpeta o ficha hay que dejar una señal
El archivo en la empresa
CLASIFICACION NUMERICA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF30
¿Cómo se realiza la clasificación?
• Asignar un número a cada documento
• Por orden de llegada, sin que tenga relación con el contenido
• Se usa en el manejo de exptes.y se abre una ficha con el número y
asunto principal.
Es un sistema indirecto que suele emplearse
junto algún otro
El archivo en la empresa
CLASIFICACION NUMERICA
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF31
VENTAJAS
Método sencillo
Es ilimitado
Una vez asignado una clave numérica es imposible su confusión con otro expte.
Cuando se toma un documento u expte. Su falta es evidente
INCOVENIENTES
Si se desconoce el nº su localización es laboriosa y difícil
Obliga a tener índices o fichas adicionales
No permite intercalar nuevos documentos
No todos los doctos. se adaptan a este sistema
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF32
SISTEMA ALFANUMERICO
Método mixto que se apoya en alfanúmeros, que son unas claves que
compone letras y números, permiten muchas variantes:
Letras seguidas de números
Números seguidos de letras
Una sola letra y varios números
Varias letra y varios números
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF33
SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO I
La utilidad es la misma que el sistema numérico y lo mismo que en este obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices de referencia
El método es variables en función a su composición:
En claves compuestas por letras y números, el primer criterio será alfabético y después el numérico
En claves que aparece 1º el número y luego la letra se ordenan numéricamente y 2º alfabético.
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF34
SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO II
VENTAJAS E INCONVENIENTES
Se repiten las mismas que se indicaron en el sistema numérico con
el in conveniente adicional de que este sistema no es tan sencillo.
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF35
CLASIFICACION CRONOLOLIGA
Sistema sencillo y eficaz, uno de los mas empleados, el elemento base es la fecha de los documentos que se agrupan en un archivo por años o meses.
Se comienza con el año, luego el mes y finalmente el día.
Se emplea principalmente para el manejo de información de carácter financiero o económico.
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF36
CLASIFICACION CRONOLOLIGA I
Cuando se ordena la documentación desde la mas antigua a la mas
reciente su orden es ascendente en caso contrario será
descendente.
Una variante es la clasificación numérico-cronológica
El archivo en la empresaCLASIFICACION CRONOLOLIGA II
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF37
Ventajas
Sencillez y rapidez
No es cerrado, permite ampliación
e inclusión de nuevos doctos.
No requiere utilización de índices
ni fichas auxiliares
Inconvenientes
Es imprescindible conocer la fecha
del dcmto.
Cuando se extrae un documento
hay que dejar constancia
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF38
CRITERIO GEOGRAFICO
Se ordena la documentación de acuerdo en los lugares geográficos
asociados a la misma.
Es un sistema compuesto, implica varias clasificaciones sucesivas
Dentro de cada grupo la clasificación es por el método alfabético:
Comunidad, provincia, población, calle, nº
El archivo en la empresa
CRITERIO GEOGRAFICO
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF39
VENTAJAS
Método sencillo, solo requiere
conocer población de ref.
No necesita índices auxiliares
Indicado cuando se dispones de una
org. Geográfica o por zonas
Método abierto que permite
ampliación
Puede combinarse con otros criterios
Inconvenientes
Hay que designar la palabra ordenatriz
para los nombres compuestos
Requiere señalarse con una marca cuando
se extraen documentos o expedientes
No resulta adecuado para archivos muy
voluminosos
El archivo en la empresa
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF40
CLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS:
Consiste en agrupar la documentación de
acuerdo a que materia o asunto se refiere y
después ordenar cada uno de estos grupos
siguiendo algún otros criterio.
El archivo en la empresa
CLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS
12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF41
VENTAJAS
La localización de doctos. es
mas rápida
Resulta un sistema abierto que
permite intercalar nuevos
asuntos
INCONVENIENTES
Con frecuencia un mismo
documento se refiere a mas de
un asunto, en ese caso habrá
que duplicarlo.
Hay que determinar previamente
los asuntos o materias que
presenta suficiente relevancia.