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EL EL ARCHIVOARCHIVO
¿Qué es el archivo?¿Qué es el archivo?
El archivo es el almacén de El archivo es el almacén de documentos.documentos.
Es un sistema de información Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada de forma tal que pueda ser consultada
manera fácil y rápida.manera fácil y rápida.
Funciones del archivoFunciones del archivo Registrar datos útilesRegistrar datos útiles
Evitar repeticiones Evitar repeticiones innecesariasinnecesarias
Unificar criteriosUnificar criterios
Centralizar y Centralizar y descentralizar la descentralizar la correspondenciacorrespondencia
Minimizar el tiempo de Minimizar el tiempo de recuperaciónrecuperación
¿Qué es archivar?¿Qué es archivar?
Arte de colocar y conservar en un Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado geográfica, o sobre determinado
asunto, etc.asunto, etc.
Método de ordenación Método de ordenación alfabéticaalfabética
Consiste en ordenar tomando como Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. el orden en que aparecen en el mismo.
EJEMPLO MÉTODO DE EJEMPLO MÉTODO DE ORDENACIÓN ORDENACIÓN ALFABÉTICAALFABÉTICA
Tenemos 3 Tenemos 3 recibos cuyas recibos cuyas empresas son:empresas son:
PrimarkPrimark AdeccoAdecco ZaraZara
Ordenaremos Ordenaremos de la siguiente de la siguiente forma:forma:
AdeccoAdecco PrimarkPrimark ZaraZara
Método de ordenación Método de ordenación numéricanumérica
Consiste en ordenar los documentos Consiste en ordenar los documentos por un número que es consecutivo al por un número que es consecutivo al anterior.anterior.
EJEMPLO DE MÉTODO EJEMPLO DE MÉTODO DE ORDENACIÓN DE ORDENACIÓN
NUMÉRICANUMÉRICA
Los documentos se pueden ordenar Los documentos se pueden ordenar por:por:
Nº de expedienteNº de expediente Nº de facturaNº de factura Nº de reciboNº de recibo Nº de pedidoNº de pedido
Método de ordenación Método de ordenación por índice temáticopor índice temático
Se crea un catálogo de unidades Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de temáticas a semejanza del índice de contenidos.contenidos.
EJEMPLO DE EJEMPLO DE ORDENACIÓN POR ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICOÍNDICE TEMÁTICO
En un libro el En un libro el índice consiste índice consiste en ordenar los en ordenar los temas por temas por contenido.contenido.
En un carpeta En un carpeta que contiene que contiene solicitud de solicitud de ofertas se ofertas se ordena según ordena según los productos los productos que que contengan.contengan.
Como tratar la Como tratar la documentacióndocumentación
Lo primero e Lo primero e imprescindible imprescindible es saber el es saber el procedimiento procedimiento interno sobre el interno sobre el tratamiento de la tratamiento de la documentación documentación dentro de la dentro de la empresa.empresa.
1º Leer el 1º Leer el documento documento que entraque entra..
2º Si no tiene 2º Si no tiene importancia, se importancia, se deposita en la deposita en la
papelera sin más.papelera sin más.
3º Una vez 3º Una vez analizado se analizado se decide que decide que
hacer con él.hacer con él.4º Si un 4º Si un
documento está documento está duplicado se duplicado se
archiva sólo el archiva sólo el original.original.
TIPOS DE ARCHIVOTIPOS DE ARCHIVO
ARCHIVO DE ARCHIVO DE CAJONERACAJONERA
ARCHIVO DE ARCHIVO DE ESTANTERÍA ESTANTERÍA O ARMARIOO ARMARIO
Trabajo realizado por:Trabajo realizado por:Sara Elbal SerranoSara Elbal Serrano
Organización del servicio y Organización del servicio y trabajos de Secretariadotrabajos de Secretariado