EL CICLO DEL PROCESO CONTABLE

EL CICLO DEL PROCESO CONTABLE

Proceso contable.- Es el conjunto de fases que se debe cumplir para un eficiente control económico y financiero de la entidad.

Estas fases son:

Estado de situación financiera. Documentos soporte. Libro diario. Libro mayor. Balance de comprobación simple. Ajustes. Balance de comprobación ajustado. Estado de resultado. Estado de flujo del efectivo. Estado de ganancias retenidas.

De manera grafica se presenta de la siguiente manera:

Registro contable

Se puede efectuar de distintas maneras ya convenidas, pero la técnica más extendida y habitual, es la descrita por Fray Luca Pacioli , que a lo largo del tiempo se ha ido perfeccionando.

Mediante esta técnica, la empresa registra contablemente las operaciones que día a día realiza en el libro Diario y, al mismo tiempo, anota los movimientos –incrementos y disminuciones– que experimentan los distintos elementos en el libro Mayor.

Las cuentas

Antes de pasar a explicar cómo se registran las operaciones en el libro Diario y las variaciones que experimenta cada concepto en el libro Mayor, es conveniente hacer un breve inciso para hablar de las cuentas.

La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante la forma T. A la parte de la izquierda, se le conoce con el nombre de Debe y a la de la derecha, con el de Haber.

Cada cuenta se titula en función del concepto que exprese. En el Debe se anotan los empleos y en el Haber, los recursos. Así:

Debe Concepto Haber

Empleos o aplicaciones 999 999 Recursos u orígenes

En contabilidad se dice que una cuenta: se abre cuando se titula; se carga, adeuda o debita cuando se efectúa una anotación en el Debe y se abona, acredita o data, si la anotación se realiza en el Haber. Conforme se vaya avanzando en la exposición de este capítulo, se irán incorporando y comentando términos específicamente contables, que se emplean habitualmente.

Libro Diario

En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:

Concepto Debe Haber

Cuenta (o cuentas) cargada Valor

Cuenta (o cuentas) abonada Valor

Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación –desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad– y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.

EJEMPLO 2

A principios de febrero del año X0, la empresa «MARGA» realiza las siguientes operaciones:

El día 6 pide un préstamo de 100.000 u.m.

El 8 compra al contado una máquina, que le costó 50.000 u.m.

Se pide:

Distinguir los recursos y empleos de estas transacciones y el registro de estos hechos en el Diario de «MARGA».

Fecha Empleos (Debe) Recursos (Haber)

6 de febrero8 de febrero

DineroMáquina

PréstamoDinero

Por lo tanto, la representación en el Diario será:

6 de febrero

Concepto Debe Haber

Dinero 100.000

Préstamo 100.000

8 de febrero

Concepto Debe Haber

Máquina 50.000

Dinero 50.000

1.4.3. Libro Mayor

Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.

El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.

Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.

Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.

EJEMPLO 3

Se pide:

Efectuar los registros que deban anotarse en el Mayor de «MARGA», con motivo de las operaciones señaladas en el ejemplo anterior, y hallar los saldos de las correspondientes cuentas a día 8 de febrero de X0.

Antes de realizar ninguna anotación en el Mayor, dado que se han apuntado pocas operaciones, fácilmente se deduce que el dinero se ha incrementado en 50.000 u.m., que «MARGA» ha contraído una deuda por el préstamo recibido de 100.000 u.m. y que a su patrimonio se ha sumado una máquina nueva valorada en 50.000 u.m.

Esta información es la que suministra el Mayor, veámoslo:

Debe «Dinero» Haber

Día 6 100.000 u.m. 50.000 u.m. Día 8

Suma 100.000 u.m. 50.000 u.m. Suma

Saldo deudor 50.000 u.m.

Debe «Máquina» Haber

Día 8 50.000 u.m.

Suma 50.000 u.m. – Suma

Saldo deudor 50.000 u.m.

Debe «Préstamo» Haber

100.000 u.m. Día 6

Suma – 100.000 u.m. Suma

Saldo acreedor 100.000 u.m.

Se puede observar que el total de los saldos deudores asciende a 100.000 u.m., igual cuantía presenta el único saldo acreedor existente. Por otro lado, el total de las sumas del Debe se eleva a 150.000 u.m., la misma cifra que resulta de agregar todas las sumas del Haber.

Se denomina cuenta deudora a la que tiene saldo deudor. Por el contrario, una cuenta es acreedora si su saldo es acreedor. Se designa como débito de una cuenta a la suma de su Debe y al total del Haber como crédito de la cuenta. En el ejemplo visto, son deudoras las cuentas de «Dinero» y «Máquina» y es acreedora la cuenta de «Préstamo».

Balance de comprobación

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.

Definición:

Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.

Estructura Del Balance de Comprobación:

Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos.

a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación.

b). Columnas de:

- Folio del Mayor de cada cuenta

- Código y nombres de las cuentas del Mayor

- Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos.

- Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.

Su objetivo: El primer objetivo de este BALANCE es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.

En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios.

EJERCICIOS:

REGULARIZACION DE CUENTAS (Ajustes).-

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Clases De Ajustes

Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales

Ejercicio:

Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTAS DEBE HABER

GASTOS DIVERSOS 4000

Elementos de Aseo y Cafetería

Caja 4000

Caja General

NIC 18. Los ingresos ordinarios se reconocen sólo cuando es probable que la entidad reciba los beneficios económicos derivados de la transacción. En algunos casos, esto puede no ser probable hasta que se reciba la contraprestación o hasta que desaparezca una determinada incertidumbre. Por ejemplo, en una venta a un país extranjero puede existir incertidumbre sobre si el gobierno extranjero concederá permiso para que la contrapartida sea remitida. Cuando tal permiso se conceda, la incertidumbre desaparecerá y se procederá entonces al reconocimiento del ingreso ordinario. No obstante, cuando aparece una incertidumbre relacionada con el cobro de un saldo incluido previamente entre los ingresos ordinarios, la cantidad incobrable o la cantidad respecto a la cual el cobro ha dejado de ser probable se reconocerá como un gasto, en lugar de ajustar el importe del ingreso ordinario originalmente reconocido.

NIC 16 Si la entidad retiene, de forma significativa, riesgos de la propiedad, la transacción no será una venta y por tanto no se reconocerán los ingresos ordinarios. Una entidad puede retener riesgos significativos de diferentes formas. Ejemplos de situaciones en las que la entidad puede conservar riesgos y ventajas significativos, correspondientes a la propiedad, son los siguientes:

(a) cuando la entidad asume obligaciones derivadas del funcionamiento insatisfactorio de los productos, que no entran en las condiciones normales de garantía;

(b) cuando la recepción de los ingresos ordinarios de una determinada venta es de naturaleza contingente porque depende de la obtención, por parte del comprador, de ingresos ordinarios derivados de la venta posterior de los bienes;

(c) cuando los bienes se venden junto con la instalación de los mismos y la instalación es una parte sustancial del contrato, que aún no ha sido completada por parte de la entidad; y

(d) cuando el comprador, en virtud de una condición pactada en el contrato, tiene el derecho de rescindir la operación y la entidad tiene incertidumbre acerca de la probabilidad de que esto ocurra.

NIC38: INTANGIBLES

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos intangibles, y exige la revelación de información específica sobre estos activos.

Las únicas circunstancias en las que podría no ser posible medir de forma fiable el valor razonable de un activo intangible adquirido en una combinación de negocios se darán cuando el activo intangible surja de derechos legales o contractuales y además:

(a) no sea separable; o

(b) sea separable, pero no exista un historial o evidencia de transacciones de intercambio para el mismo activo u otros similares, y la estimación del valor razonable dependa de variables no se pueden medir.

AJUSTES CONTABLES

1. Depreciación2. Cargos diferidos3. Ingresos diferidos4. E.D.I5. Provisiones

DEPRECIACIÓN

Desgaste de los activos fijos (maquinarias, vehículos, edificio, etc.) debido al uso y paso del tiempo. El monto de desgaste representa una perdida para la empresa, la cual se presenta en una cuenta de gasto denominada depreciación activo fijo.

La cuota correspondiente al desgaste del activo fijo se calcula a través del método de depreciación lineal, el cual implica cuotas iguales de desgaste para cada año de vida útil del activo en cuestión. La vida útil es la duración de tiempo aproximado que el bien será útil para

ocuparlo como tal. El valor residual es aquel valor al cual el bien puede venderse o liquidarse una vez concluida su vida útil.

Cuota depreciación= valor libro activo fijo - valor residual

Vida util

Métodos de contabilización

1.- Método directo: Implica cargar la cuenta de gasto por la depreciación y abonar(rebajar) directamente la cuenta de activo fijo, así en el balance la cuenta de activo se presentara con el valor de desgaste ya reducido. El asiento contable es:

Depreciación activo fijo XXXX

Activo fijo XXXX

gl: por la depreciación del periodo

2.- Método indirecto: Implica cargar la cuenta de gasto por la depreciación y abonar una cuenta complementaria del activo fijo denominada depreciación acumulada activo fijo, así en el balance la cuenta depreciación acumulada se presentara rebajando el valor histórico por el cual esta registrado el bien. El asiento contable es:

Depreciación activo fijo XXXX

Depreciación acumulada activo fijo XXXX

gl: por la depreciación del periodo

NOTA: Los activos fijos primero se corrigen monetariamente y posteriormente se procede a calcular su depreciación con los valores ya actualizados a la fecha del balance.

GASTOS PAGADOS ADELANTADAMENTE

Son gastos que la empresa cancela por adelantado con respecto a la fecha durante los cuales se consumen realmente.

Ejemplo: Pagos anticipados de intereses, arriendos, servicios, etc.

Los gastos que se cancelan anticipadamente se clasifican en cuentas de activo. A medida que pase el tiempo (finalice el mes o periodo contable) debe ir cargándose a resultado la porción que se ha consumido. El asiento contable es:

Arriendo, seguros, etc....pagados anticipadamente XXXX

Caja / banco XXXX

gl: por el pago anticipado de........

Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual hemos cancelado anticipadamente, se realiza el asiento siguiente:

Arriendos, seguros pagados...... XXXX

Arriendo, seguros pagados anticipadamente XXXX

gl: por la cuota efectiva de..........

CARGOS DIFERIDOS

Son pagos adelantados, pero se caracterizan porque su vida útil es indeterminada, razón por la cual la empresa estima los periodos en que se debe amortizar. Amortizar implica un proceso de llevar o trasladar periódicamente cuentas de activos a cuentas de resultado.

Ej: Gastos de organización y puesta en marcha, gastos de investigación y desarrollo, derecho a patentes, derechos de marca, etc.

Como la empresa no tiene claro por cuánto tiempo estos gastos, le proporcionaran beneficios, se apoya en lo establecido en la ley en amortizarlos entre 3 y 6 años, es decir, durante este periodo el ítem que fue activado se irá cargando a perdida.

1.-Metodo directo: Implica cargar a la cuenta de gasto la amortización y abonar (rebajar) directamente la cuenta de activo, así en el balance la cuenta de activo se presentara con el valor de amortización del periodo ya reducido, el asiento contable es:

Amortización activo XXXX

Activo XXXX

gl: por la amortización del periodo

2.-Metodo indirecto: Implica cargar la cuenta de gasto por la amortización y abonar una cuenta complementaria del activo denominada amortización acumulada activo......., así en el balance la cuenta amortización acumulada se presentara rebajando el valor histórico por el cual esta registrado el activo. El asiento contable es:

Amortización activo........ XXXX

Amortización acumulada activo...... XXXX

gl: por la amortización del periodo

Al término de su vida útil procederá el siguiente asiento:

Amortización acumulada activo..... XXXX

Activo..... XXXX

gl: cierre por la amortización final del activo

INGRESOS DIFERIDOS

corresponden a ingresos que la empresa cobra adelantadamente, por lo tanto, representan para esta una obligación hasta que no se hagan efectiva la prestación del servicio por parte de la empresa. Luego en la medida que transcurra el tiempo y se preste efectivamente el servicio, ira disminuyendo el pasivo (obligación) y originando como contrapartida una ganancia real para la empresa.

Ej: Cobro anticipado de arriendos, intereses, seguros, etc.

El asiento por el cobro adelantado es:

Caja XXXX

Arriendo, intereses, etc..cobrados anticipadamente XXXX

gl: por el cobro anticipado de.......

Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual nos han cancelado anticipadamente, se realiza el asiento siguiente:

Arriendos, intereses, etc..cobrados anticipadamente XXXX

Arriendo, intereses ganados XXXX

gl: por la cuota efectiva de........

NOTA: Lo cobrado anticipadamente es un pasivo para la empresa

ESTIMACIÓN DE DEUDORES INCOBRABLES

La necesidad de efectuar una estimación de deudas que pueden resultar incobrables, viene dada por el riesgo de incobrabilidad que presenta en cierta medida el efectuar ventas al crédito, ya que si alguno de los clientes no paga el monto comprometido, acarreara a la empresa una perdida por este concepto.

En circunstancias de no pago la empresa se enfrenta ante la posibilidad de enviar todo a trámite judicial para efectuar la respectiva cobranza.

Si con el trámite de cobranza la empresa no obtiene buenos resultados, y una vez que ha agotado todas las posibilidades de cobro, la empresa procederá a castigar la deuda realizando el asiento siguiente:

Deudas incobrables XXXX

Clientes XXXX

gl: por el castigo de clientes incobrables

La cuenta deudas incobrables es una pérdida de la empresa por concepto de incobrabilidad de lo adeudado por el cliente.

Existe otra situación en donde la empresa no conoce ni el monto ni el deudor que no cancelara, sino que por datos históricos y estadísticos existe un porcentaje de incobrabilidad de las deudas al crédito, luego para tal efecto, la empresa realiza el siguiente asiento por la estimación de la incobrabilidad:

Deudores incobrables XXXX

Estimación de deudores incobrables XXXX

gl: por la incobrabilidad de los clientes

Donde la cuenta estimación de deudores incobrables es una cuenta complementaria del activo, luego su presentación en el balance

Clasificado será rebajando la cuenta activo sobre la cual se efectuó la estimación de incobrabilidad.

Al año siguiente de haber realizado esta estimación, la empresa sabrá exactamente cuanto fue lo que realmente no cancelaron los clientes y deberá compara el monto incobrable con la estimación realizada y contabilizada por la empresa.

Al respecto se pueden dar tres situaciones:

1- ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E.D.I) = MONTO INCOBRABLE

2- ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E.D.I) > MONTO INCOBRABLE

3- ESTIMACIÓN DEUDORES INCOBRABLES (E.D.I) < MONTO INCOBRABLE

* Para la situación 1, se realiza la siguiente contabilización

E.D.I. XXXX

Clientes XXXX

gl: ajuste por lo realmente incobrable para el año xx


E.D.I. XXXX

clientes XXXX

Ajuste balance anterior XXXX

gl: ajuste por lo realmente incobrable para el año xx

En este caso en términos reales se produjo una sobre estimación respecto a lo determinado el año anterior


E.D.I. XXXX


clientes XXXX

gl: Ajuste por lo realmente incobrable par el año xx

En este caso en términos reales se produjo una subestimación respecto a lo determinado en el año anterior

NOTA: En la situación 2 y 3 la estimación no coincidió exactamente, por lo tanto se produjeron diferencias las cuales fueron absorbidas por la cuenta ajuste balance anterior. Como cuenta de resultado, pudiendo arrojar saldo deudor o acreedor. Saldo deudor implica perdida saldo acreedor implica ganancia.

PROVISIONES

Se crea una provisión por concepto de compromisos o gastos correspondientes al periodo contable y cuyo pago se efectuara en el periodo siguiente.

Esta situación debe reflejarse aun cuando debamos pagar el próximo periodo, dado que el gasto debe quedar contabilizado en el año en que este se origino.

Principalmente se genera esta circunstancia porque a la fecha de cierre no sabemos con exactitud el monto o no existe un documento de respaldo.

Se provisionan gastos tales como:

Servicios básicos Vacaciones Provisión de indemnización por años de servicio Impuesto a la renta

Asiento contable al cierre 31/12

Gasto provisionado XXXX

Provisión gastos XXXX

gl:

A la fecha de pago pueden darse las siguientes situaciones:

a)casos de provisión fue menor

Provisión gasto XXXX


Banco/Caja XXXX

gl:

b) casos de estimación fue mayor



Banco/Caja XXXX

gl:

c) casos de estimación igual al pago


Banco/Caja XXXX

gl:

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