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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA PRESTACIÒN DEL
SERVICIO DE TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA EN ENTIDAD EXTERNA DE LOS MEDIOS MAGNETICOS (CINTAS) U
OPTICOS CON LA INFORMACIÒN DE LAS BASES DE DATOS, ARCHIVOS NO ESTRUCTURADOS, PROGRAMAS FUENTE Y OBJETO Y
APLICACIONES QUE SE PROCESAN EN EL CENTRO DE COMPUTO DE LA OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL NIVEL
CENTRAL DE LA SNR.
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción……………………………………………………………………... 3
2. Descripción de la Necesidad………………………………………………….. 4 2.1 Objetivos y Alcance………………………………………………………….
4
2.2 Clasificación UNSPSC………………………………………………………. 5 3. Actividades Específicas y requisitos Mínimos para la prestación
Del servicio ………………………………………………………………………… 5
3.1 Condiciones Generales…………………………………………………….. 6
3.2 Condiciones Recolección y Entrega de los Medios magnéticos 7 3.3 Condiciones de transporte de los Medios Magnéticos...…….
8 3.4 Condiciones de Almacenamiento y Custodia……………………….
9 4. Acuerdos de Niveles de Servicio ……………………………………………
10 5. Periodicidad del Servicio …………………………………………………….. 10
6. Plazo de Ejecución………………………………………………………………. 12
7. Lugar de Ejecución……………………………………………………………… 12
8 Costos……………………………………………………………………………….. 12 8.1 Almacenamiento y Custodia …………………………………………….
12
2
8.2 Transporte …………………………………………………………………….
13 8.3 Otros Costos Inherentes al Servicio ………………………………….
13 9. Modalidad de Selección del Contratista y su justificación…………
14 10. Análisis del sector – Estudios de Mercado..…………………………..
15 10.1 Evaluación de la modalidad existente en el mercado en lo
referente a transporte …………………………………………………. 17
10.2 Evaluación de la modalidad existente en el mercado en lo Referente al almacenamiento y custodia…………………………..
18 11.Valor estimado del contrato…………………………………………………
19
12. Presupuesto de costos mensuales por el servicio de transporte Y custodia de medios magnéticos…………………………………………
19 12.1 Transporte…..……………………………………………………………….
19 12.2 Custodia……………………………………………………………………… 20
12.3 Otros costos relacionados con el servicio ………………………. 20
13 Forma de Pago ………………………………………………………………… 21 14. Determinación concordancia del objeto del contrato con el
Rubro Presupuestal a través del cual se financia….................. 22
15. Criterios de selección………………………………………………………. 23
16. Análisis del riesgo y la forma de mitigarlo…………………………. 23
17. Obligaciones……………………………………………………………………. 26
17.1 Obligaciones generales del contratista…………………………. 26
17.2 Obligaciones específicas…………………………………………….. 27
3
17.3 Obligaciones de la Superintendencia………..…………………..
29 18. Supervisión del contrato………………………………………………….
29 19. Experiencia especifica del proponente……………………………….
29 20. Garantías para el proceso de contratación………………………….
30 20.1 De cumplimiento……………………………………………………….
30 20.2 De calidad del servicio……………………………………………….
30 20.3 De responsabilidad Civil extracontractual……………………
30 21. Responsables de la elaboración de los estudios previos y
Validación de la oferta……………………………………………………
31
1. INTRODUCCION.
En el 2007, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 412 por el cual se
reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro creando la
Dirección Financiera y reviviendo las Superintendencias Delegadas para el
Registro y el Notariado; con esta normatividad se fortalece la vigilancia de
los servicios públicos de notariado y registro de instrumentos públicos y se
racionalizan los recursos de la entidad. En el 2014, el Gobierno Nacional
expide el Decreto 2723 por el cual se modifica la estructura de la
Superintendencia de Notariado y Registro y se determinan las funciones de
sus dependencia, reiterando el carácter de entidad descentralizada, técnica,
con personería jurídica propia, autonomía administrativa, financiera y
4
patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, y que dentro de
sus funciones está la de ejercer la orientación, inspección, vigilancia y control
de los servicios públicos que prestan los Registradores de Instrumentos
Públicos y los Notarios.
Para el logro de ese objetivo, las funciones asignadas a la oficina de
Informática incluyen, entre otras:
4) Diseñar y proponer la política de uso y aplicación las tecnologías la
información, estrategias y herramientas, para el mejoramiento continuo de
los procesos relacionados con tecnologías de la Información de la
Superintendencia.
11) Definir las acciones que garanticen la aplicación de los estándares,
buenas prácticas y principios para el uso y manejo de la información estatal,
alineado a las políticas y lineamientos impartidos por el sector de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
18) Atender, proponer e implementar las políticas y acciones relativas a
la seguridad de la información y de la plataforma tecnológica de la
Superintendencia.
Para el cumplimiento de estas funciones y las demás asignadas a la Oficina de Tecnologías de la Información de la SNR, de conformidad con el decreto
No 2723 de 2014, se define como prioritario contratar los servicios de transporte , custodia y almacenamiento en entidad externa de los medios
magnéticos (cintas) u ópticos con las información de las bases de datos, archivos no estructurados, programas fuente y objeto de las aplicaciones que
se procesan en el Centro de Computo de la Oficina de Tecnologías de la Información nivel central de la SNR y de la información de las oficinas que
operan bajo el aplicativo folio.
2. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.
2.1. OBJETIVOS Y ALCANCE.
5
Como parte de la misión de la Superintendencia de Notariado y registro se fundamenta en garantizar la guarda de la fe pública y la seguridad jurídica ,
se desarrolla el presente estudio previo el cual sustenta que dada la calidad sensible de la información misional y administrativa bajo la responsabilidad
de la SNR nivel central y las ORIP’S , es indispensable disponer de mecanismos eficientes y profesionales de custodia y almacenamiento externo
y transporte de los medios magnéticos de tal forma que garanticen su salvaguarda , seguridad, disponibilidad, integridad , confiabilidad y
recuperación oportuna de la información de estos medios para los procesos de restauración de la información y otros eventos contingentes que se
puedan presentar al interior del Centro de Computo de la SNR y de las ORIP’S. Los medios magnéticos objeto del presente estudio contienen
información relativa a las bases de datos de los aplicativos misionales, administrativos, data no estructurada, software fuente y objeto de las
aplicaciones que actualmente se encuentran en producción y bajo la
responsabilidad del Centro de Computo de la Oficina de Tecnologías de la Información nivel central y en las oficinas de Instrumentos Públicos ;
información que finalmente estará residente en el Centro de Computo SNR-Calle 26.
2.2. CLASIFICACION UNSPSC
El Objeto definido en estos estudios previos se puede enmarcar dentro de los códigos del clasificador de bienes y servicios mencionado en la siguiente
tabla.
Clasificación UNSPSC
Segmento
Familia
Clase
Producto
78131804 Servicio de Transporte ,
Almacenaje y Correo
Almacenaje
Bodegaje y Almacenami
ento especializad
o
Servicio de Almacenaje de
Documentos
6
81112006 Servicios
Basados En Ingeniería,
Investigación y Tecnología
Servicios
Informáticos
Servicios de
datos
Servicios de
almacenamiento de datos
3. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS Y REQUISITOS MINIMOS PARA LA
PRESTACION DEL SERVICIO – ALCANCE.
3.1. CONDICIONES GENERALES
La SNR contratara con la entidad que este en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato, demuestre experiencia comprobable en la prestación del servicio y cumpla con los requerimientos mínimos
técnicos-procedimentales y administrativos que la SNR considera vitales para la prestación eficiente del servicio.
El proponente debe permitir si así lo estima la SNR una visita a sus
instalaciones con el fin de verificar las condiciones solicitadas y los procedimientos ofrecidos.
El Proponente debe contar con al menos una de las siguientes
certificaciones:
o Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001 o Sistema de Gestión de seguridad de la Información ISO 27001
La Entidad contratista debe estar en capacidad de entregar un listado
con una periodicidad definida previamente al inicio de operaciones con el inventario actualizado de contenedores y/o medios magnéticos en
custodia.
7
3.2. CONDICIONES RECOLECCION Y ENTREGA DE LOS MEDIOS
MAGNETICOS
Los medios magnéticos serán recogidos y entregados por el proponente en la sede nivel central de la SNR determinada en el objeto
del contrato y de acuerdo con la periodicidad convenida previamente al inicio de las operaciones y relacionadas en este documento.
Los contenedores utilizados, si así finalmente los estima la SNR para el transporte de los medios deben ser suministrados por el proponente, e
igualmente deben garantizar las condiciones adecuadas para proteger los medios del polvo y la humedad.
Los sellos de seguridad debidamente numerados serán suministrados por el proponente con la certificación de la no existencia de duplicidad
en su numeración (aplica si se utilizan contenedores).
Los contenedores deben permanecer sellados durante los recorridos entre las instalaciones del proponente y la sede de la SNR en donde se
contrate el servicio. El funcionario de la empresa seleccionada que intervenga en este
proceso deberá identificarse con el carnet que lo acredite como funcionario de la Empresa.
En los protocolos de entrega y recibo de los medios magnéticos debe existir una lista actualizada de los funcionarios autorizados por el
proponente y los autorizados por la SNR para realizar esta labor. Para evidenciar la entrega y/o recibo de medios magnéticos se utilizara
una planilla de control en donde se indicara como mínimo: o Nombre de la Sede y su correspondiente dirección
o Fecha del servicio o Estado físico de los medios
o Cantidad de medios recibidos y/o entregados con su descripción
o Número del sello de seguridad. o Código de identificación de cada medio.
o Nombres, Números de cedula y firma de los funcionarios del proponente y de la SNR que intervienen en el evento.
Deben existir las tarjetas de firmas en donde físicamente se registren las firmas y firmas abreviadas de los funcionarios del contratista y de
8
la SNR autorizados para retirar, entregar y solicitar medios
especificando para cada uno de ellos sus atributos.
3.3. CONDICIONES DE TRANSPORTE DE LOS MEDIOS MAGNETICOS
Los vehículos de transporte utilizados para el servicio deben contar
con cerramiento total. El proveedor presentara en la propuesta el protocolo de transporte de
medios magnéticos con las medidas empleadas para minimizar los riesgos durante los recorridos.
Los medios magnéticos deben ser transportados bajo medidas extremas de seguridad que le garanticen a la SNR la integridad de la
información respaldada. Los vehículos utilizados para el servicio deben estar desprovistos de la
presencia de campos magnéticos.
Durante el tiempo de transporte los contenedores y medios magnéticos deben viajar asegurados físicamente de forma adecuada
con el fin de evitar posibles golpes. Los medios magnéticos y los contenedores serán transportados hasta
las instalaciones de la Empresa seleccionada, en donde verificaran el número de medios físicos frente a las actas de entrega y planillas de
control oficializadas por la SNR.
3.4. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA.
El servicio lo ofrecerá el proponente en sus propias instalaciones en bodegas especializadas ofreciendo condiciones adecuadas de humedad
y temperatura exigidas para el almacenamiento de medios magnéticos. Las bodegas de seguridad empleadas para el almacenamiento de los
medios dados en custodia por la SNR deberán contar con:
o Controles automáticos de acceso a las áreas-Especificar. Sensores de movimiento-Especificar.
o Sistemas de CCTV-Especificar. o Sistemas de detección y extinción de incendios.
Detectores de calor y humo-Especificar
9
Agente químico adecuado para la no afectación de los
medios custodiados-Especificar. Accionamiento automático de extinción-Especificar.
Accionamiento manual de extinción-Especificar. o Sensores de inundación-Especificar.
o Control y detección de roedores, insectos y hongos-Especificar. o Sistema de control y medición de temperatura y humedad para
evitar posibles variaciones-Especificar. o UPS y planta eléctrica de emergencia-Especificar.
En los procedimientos de almacenamiento deben estar descritos como
se efectúa la verificación en sitio (Empresa contratada) de los medios dados en custodia y los medios de grabación empleados para registrar
esta operación.
La entidad debe contar con un software para la administración de los
medios dados en custodia y describir en la oferta el procedimiento utilizado para el ingreso al sistema de cada medio y su control y
ubicación dentro de sus instalaciones , así como brindar la posibilidad de identificar la trazabilidad de los medios en todas las etapas del
proceso (recolección-recepción-inclusión al sistema , almacenamiento y custodia)
4. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO
La SNR requiere los niveles de servicios de Recolección y/o Entrega de
medios detallados en la tabla siguiente.
Tipo de Servicio Tiempo de
Entrega
Medio de
solicitud
Horario
Programado De acuerdo a la
programación periódica
definida
Programación
periódica
Definida entre las
08:00 am y las 05:00 pm de
Lunes a Viernes
Extraordinario 6 Horas Telefónicamente o por correo
De lunes a Viernes entre las
08:00 am y las
10
05:00 pm
Urgente Entre 4 y 5 Horas
Telefónicamente o por correo
En días y horarios no hábiles
El sitio de recolección/entrega de los medios magnéticos con servicio
Extraordinario y Urgente eventualmente se puede requerir en el sitio alterno de procesamiento previa solicitud de acuerdo con los protocolos y niveles de
autorización establecidos, siempre en la ciudad de Bogotá.
5. PERIODICIDAD DEL SERVICIO Y ESTIMADO DE CINTAS EN CUSTODIA.
Los Medios Magnéticos (cintas) u ópticos deben ser recogidos y/o entregados
en la sede de nivel central de la SNR en la ciudad de Bogotá periódicamente de lunes a viernes en horarios hábiles de acuerdo con la necesidad del
servicio definido por la SNR y establecido en los ANS que se determinen
conjuntamente.
Al Inicio del contrato se entregaran al proveedor alrededor de 100 cintas para custodia con un periodo de retención indefinida o hasta finalizar el
contrato.
En los cuadros que se presentan a continuación se indican el número de cintas que se deben recoger en la sede central de la SNR diariamente,
mensualmente y el número estimado de cintas que estarían en custodia mensual, así como un estimado durante en cuatro (4) meses.
11
NOTA: El número de cintas en custodia puede aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de la SNR, de igual forma los ciclos de
recolección.
6. PLAZO DE EJECUCION
El pazo de ejecución del contrato producto del objeto definido en estos
estudios previos será hasta el 31 de Diciembre de 2015 contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio firmada entre el supervisor del
contrato y el representante del contratista y previo perfeccionamiento del contrato y aprobación de las garantías solicitadas.
7. LUGAR DE EJECUCIÓN.
El lugar de ejecución del objeto del contrato será en la sede central de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO en la ciudad de
Bogotá ubicada en la Calle 26 No 13-49 Int. 201 o eventualmente en el sitio
alterno de procesamiento ubicado igualmente en la ciudad de Bogotá, Dirección que se informara oportunamente.
TRANSPORTE CINTAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES MENSUAL
Frecuencia Diario 1 1 1 1 1
Frecuencia Semanal 2
Frecuencia mensual 2
TOTAL CINTAS POR CICLO 3 1 1 1 1 2
CUSTODIA 1er mes 2do mes 3er mes 4to mes
Cintas INDEFINIDAS 100 102 104 106
Cintas rotativas SEMANALES 13 13 13 13
Cintas Indefinidas MENSUALES 2 2 2 2
TOTAL CUSTODIADAS MES 115 117 119 121
NUMERO CINTAS TRANSPORTADAS POR CICLO DIARIO
NUMERO DE CINTAS CUSTODIADAS POR MES
12
8. COSTOS
La oferta presentada por el proponente debe indicar específicamente los
costos unitarios por el servicio discriminando el IVA, de acuerdo con las tablas relacionadas a continuación.
8.1. ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA.
SERVICIO VALOR MENSUAL
Cintas-cartuchos rango entre 1 y 200 $
Cintas –cartuchos por medio adicional a
200
$
8.2. TRANSPORTE
COSTOS
SERVICIO
Rango entre 1 y 50
Cintas
Por cinta adicional
a 50 cintas
Programado $ $
SERVICIO
Rango entre 1 y 10
Cintas
Por cinta adicional
a 10 cintas
Extraordinario $ $
SERVICIO
Rango entre 1 y 10 Cintas
Por cinta adicional a 10 cintas
13
Urgente $ $
8.3. OTROS COSTOS INHERENTES AL SERVICIO
SERVICIO COSTO UNITARIO(por medio magnético)
Etiquetas Adhesivas
Inclusión Inicial (inventario)
Recuperación y Reubicación para consulta
programada
Recuperación y Reubicación para consulta Extraordinario
Recuperación y Reubicación para consulta Urgente
Precintos
NOTA ACLARATORIA: POR EFECTOS DE EVALUACION DE LAS
PROPUESTAS QUE FINALMENTE SE PRESENTEN SE SOLICITA A LOS PROPONENTES AJUSTARSE A LOS RANGOS Y SERVICIOS PROPUESTOS EN
EL APARTE DE COSTOS. EN EL EVENTO DE EXISTIR COSTOS ADICIONALES NO INCLUIDOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS POR FAVOR ADICIONARLOS Y
PRESENTARLOS EN UN CUADRO INDEPENDIENTE.
9. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION.
En cumplimiento del artículo segundo numeral 2º de la Ley 1150 de 2007 ,
articulo 94 de la ley 1474 de 2011 y el decreto 1082 de 2015, se aplicará la modalidad de selección de Mínima Cuantía, atendiendo a la regla general
señalada por la Ley, garantizando la libre concurrencia y la transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para
terminar con éxito el presente proceso selectivo, escogiendo la oferta más favorable para la entidad y lograr satisfacer la necesidad previamente
identificada en los estudios efectuados con anterioridad.
14
La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la
cuantía y el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la Ley 1150 de 2007 y el artículo
3.5.1 del decreto 0734 de 2012.
10. ANALISIS DEL SECTOR –ESTUDIOS DE MERCADO.
Investigando en el mercado Colombiano sobre las Empresas dedicadas a la prestación del servicio de Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos,
se evidencio que se encuentran en este nicho entidades Nacionales y
Multinacionales inicialmente vinculadas al sector de la Vigilancia privada y al transporte y custodia de valores , las cuales apalancadas en su experiencia
en seguridad , en su infraestructura física y en su parque automotor ampliaron su portafolio a la prestación del servicio de transporte ,
Almacenamiento y custodia de medios magnéticos. Igualmente se encuentran desarrollando y prestando este servicio Empresas dedicadas
inicialmente al tratamiento integral de la información y a la custodia y administración de información en archivo físico y digital.
En el país existen al menos nueve Empresas que en su portafolio, ofrecen el
Servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos, utilizando para ello Vehículos adecuados para el transporte de
archivo de información almacenado en papel o en medio magnético ; igualmente prestan el servicio de custodia en bóvedas propias construidas
con materiales aislantes y en condiciones adecuadas de seguridad y
ambientales controladas en cuanto a seguridad física , temperatura y humedad para la conservación de la información respaldada.
De las Empresas a las cuales se les solicito una cotización inicialmente para
efectuar el estudio de mercado, respondieron la Empresas IRON MOUNTAIN, ALARCHIVO y ATS GESTION DOCUMENTAL en consecuencia utilizando esta
15
información se construyeron los cuadros presentados a continuación, en
donde se evaluaron las modalidades de transporte que ofrece el mercado, así como las modalidades en cuanto a Almacenamiento y Custodia de medios
magnéticos. Conjugando estos datos con la información presentada en el análisis de los ciclos y políticas de backup se generó un estimado del costo
del valor del servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios Magnéticos para la SNR mensualmente y por un periodo de cuatro
meses.
16
10.1. EVALUACION DE LA
MODALIDAD EXISTENTE EN EL MERCADO EN LO REFERENTE A TRANSPORTE
MODALIDAD: PROGRAMADO MODALIDAD : NORMAL
ATS GESTION
DOCUMENTAL
HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA
CONSULTA
VALOR de 1 hasta
10 contenedores o
medios
VALOR por
adicional a 10
HORARIO RECEPCION
SOLICITUD
HORARIO ENTREGA
CONSULTA
VALOR de 1
hasta 100
VALOR por
adicional a
100
Valor Del
Servicio sin
Sujecion a la
Cantidad
PROMEDIO
8:00 am a 11:30 am
2:00 A 5:00 pm Del
mismo dia Programado En horario habil $ 29.000 $ 15.000 $ 22.431
11:31:00 am a 4:00 pm
8:00 am a 12 del dia
habil siguiente
MODALIDAD : EXTRAORDINARIA
MODALIDAD :
EMERGENCIA
HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA
CONSULTA
VALOR de 1 hasta
10 contenedores o
medios
VALOR por
contenedor o medio
adicional a 10
HORARIO RECEPCION
SOLICITUD
HORARIO ENTREGA
CONSULTA
Maximo 10
medios
Valor por
medio
adicional A 10
Valor Del
Servicio sin
Sujecion a la
Cantidad
PROMEDIO
Horarios de oficina de lunes a viernes
Tiempo estimado de tres
horas $ 28.313 $ 2.831 Programado em horario habil Mañana-Tarde,Tarde-Mañana $ 39.300 $ 30.000 $ 32.538
MODALIDAD : URGENTE 7x24
MODALIDAD :
EMERGENCIA ESPECIAL
HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA
CONSULTA
VALOR de 1 hasta
10 contenedores o
medios
VALOR por
contenedor o medio
adicional a 10
HORARIO RECEPCION
SOLICITUD
HORARIO ENTREGA
CONSULTA
Maximo 5
medios
Valor por
medio
adicional A 5
Valor Del
Servicio sin
Sujecion a la
Cantidad
PROMEDIO
Horarios y dias no Habiles
Tiempo estimado de tres
horas $ 273.100
Programado en horario no
habil
Seis horas a partir de la
solicitud $ 79.000 $ 79.000 $ 143.700
$ 17.586 $ 1.758
ALARCHIVO IRON MOUNTAIN
PROPONENTES
17
10.2. EVALUACION DE LA MODALIDAD EXISTENTE EN EL MERCADO EN LO REFERENTE AL ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA
SERVICIO DESCRIPCION VALOR DESCRIPCION VALOR
DESCRIPCIO
N VALOR PROMEDIO
Medios magneticos Individuales
Minima Mensual de Almacenamiento de 1 a 300
medios $ 179.500 Minima de 1 a 100 Medios $ 140.000
Unitario rango
1-1000 $ 410 $ 192.833
Por medio adicional a 300 $ 552 Por medio adicional $ 680 $ 616
Contenedores Minima Mensual de Contenedor mediano $ 99.600 Por 200 adicionales $ 136.000
Total por 300 unidades $ 276.000
Total por 300
Unidades $ 123.000
OTROS COSTOS RELACIONADOS
SERVICIO DESCRIPCION VALOR DESCRIPCION VALOR PROMEDIO
Suministro Adhesivos por c/medio
Suministro de etiquetas adhesivas con codigo de
barras $ 22 N/A N/A $ 22
Recepcion Inicial y levantamiento de
inventario
Tarifa por recepcion por cantidad de unidades
recibidas y elaboracion de inventario $ 380 Recuperacion Medio magnetico $ 830
Recuperacion
por unidad $ 3.300 $ 1.503
Recuperacion y rearchivo medio
magnetico-normal
Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado
para consulta $ 1.714 Recuperacion Medio magnetico $ 830
Rearchivo por
unidad $ 3.300 $ 1.948
Recuperacion y rearchivo medio
magnetico- extraordinaria
Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado
para consulta $ 1.714
Recuperacion medio magnetico
Emergencia $ 1.700 $ 1.707
Recuperacion y rearchivo medio
magnetico-Urgencia
Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado
para consulta $ 1.714 Recuperacion medio Magnetico Urgencia $ 3.900 $ 2.807
COSTO CUSTODIA POR CINTA Valor extractado de la tarifa minima mensual $ 598
Valor extractado de tarifa la minima
mensual $ 1.400
Valor
registrado en
la propuesta $ 410 $ 803
ATS GESTION DOCUMENTAL
PROPONENTES
ALARCHIVO IRON MOUNTAIN
18
11. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
De acuerdo con la evaluación efectuada sobre las tres (3) ofertas de mercado recibidas de las Empresas IRON MOUNTAIN, ALARCHIVO y ATS
GESTION DOCUMENTAL se construyeron cuadros comparativos de servicios y costos ofrecidos por los proponentes, se encontró un promedio de
valor por los servicios asociados, los cuales se presentan en el ítem referente al estudio de mercado.
Finalmente se efectuó una estimación de costos mensuales por el servicio y
un valor total por el servicio durante cuatro meses de acuerdo con el tiempo de ejecución frente a un estimado de requerimientos del número de cintas
que la SNR requiere que sean almacenadas en custodia y transportadas de acuerdo con los ciclos de rotación descritos en el numeral PERIODICIDAD
DEL SERVICIO.
12. PRESUPUESTO DE COSTOS MENSUALES POR EL SERVICIO DE TRANSPORTE Y
CUSTODIA DE MEDIOS MAGNETICOS
12.1. TRANSPORTE
SERVICIO No DE
RECORRIDOS
MENSUALES
VALOR PROMEDIO
RECORRIDO
COSTO MENSUAL
SERVICIO
Transporte modalidad programado 20 $ 22.431 $ 448.620
Transporte modalidad Extraordinario 1 $ 32.538 $ 32.538
Transporte Modalidad Urgente 1 $ 143.700 $ 143.700
12.2. CUSTODIA
19
SERVICIO DESCRIPCION
COSTO
MENSUAL PROMEDIO
Custodia medios magnéticos por
rango
Costo Mensual de Almacenamiento
rango entre 1 a 300 medios $ 192.833
12.3. OTROS COSTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO
SERVICIO DESCRIPCION
COSTO
MENSUAL PROMEDIO
Suministro Adhesivos por c/medio Suministro de etiquetas
adhesivas con código de barras $ 2.640
Recepción Inicial y levantamiento de
inventario
Tarifa por recepción por cantidad de unidades recibidas y
elaboración de inventario $ 150.333
Recuperación y rearchivo medio
magnético-normal
Tarifa por contenedor o medio recuperado, reubicado para
consulta $ 38.960
Recuperación y rearchivo medio magnético- extraordinaria
Tarifa por contenedor o medio
recuperado, reubicado para consulta $ 8.535
Recuperación y rearchivo medio magnético-Urgencia
Tarifa por contenedor o medio
recuperado, reubicado para consulta $ 14.035
COSTO MENSUAL SERVICIO $ 1.032.194
IVA $ 165.151
COSTO TOTAL MENSUAL $ 1.197.345
COSTO TOTAL CONTRATO CUATRO MESES $ 4.789.382
IMPUESTO 4 POR MIL $19.158
20
COSTO TOTAL $ 4.808.539
13. FORMA DE PAGO.
La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista el valor del presente contrato así:
Pagos mensuales de acuerdo a los servicios prestados durante el mes.
El pago se efectuará previo cumplimiento de los trámites administrativos a
que haya lugar:
Factura con el cumplimiento de los requisitos legales.
Acta de recibo firmada por el contratista y la supervisión. Acreditar encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes al sistema
integral de seguridad social y parafiscales.
14. DETERMINACION CONCORDANCIA DEL OBJETO DEL
CONTRATO CON EL RUBRO PRESUPUESTAL A TRAVES DEL CUAL SE FINANCIA.
Los Costos generados por la contratación de los servicios del presente
estudio previo se financiaran con cargos a los Proyectos de Inversión como se expresa a continuación:
Proyecto de Inversión “Sistematización y Modernización de los servicios de la
SNR a nivel Nacional “
ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDAD VALOR TOTAL MENSUAL
INCLUIDO IVA
21
Implementar y mantener
el modelo de arquitectura
institucional (HW y SW)
Contratar los
Servicios de Transporte ,
Almacenamiento y Custodia de Medios
Magnéticos
$ 1.197.345
Valor Total por Cuatro Meses
$4.789.382
IMPUESTO 4 POR MIL
$19.158
VALOR TOTAL
CONTRATO
$ 4.808.539
15. CRITERIOS DE SELECCIÓN.
Por cuanto la modalidad de selección está diseñada para la adquisición de
bienes y servicios de cuantías pequeñas frente al presupuesto de cada Entidad Estatal, la Ley 1150 de 2007 y el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.2.1.1
del Decreto 1082 de 2015 que establece “La entidad estatal debe revisar las
ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la
invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio y así sucesivamente.
De acuerdo con estas directrices la SNR adjudicara el contrato al proponente que cumpla con todas las condiciones exigidas en los estudios previos, y
ofrezca el menor valor por el servicio.
Bajo este esquema de evaluación y criterios de selección, la SNR construirá un cuadro en donde verificara por proponente el cumplimiento o no de cada
una de las condiciones exigidas en los estudios previos y procederá a adjudicar el contrato al proponente que cumpla con estos requisitos y oferte
el servicio por el menor precio.
16. ANALISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
22
La oficina de Tecnologías de la Información identifico los riesgos asociados al
proceso de contratación del servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios Magnéticos presentados en el cuadro
siguiente:
23
M A T R I Z D E R I E S G O S
No CLASE FUENTE ETAPA TIPO
DESCRIPCIÓN
(QUE PUEDE
PASAR Y COMO
PUEDE
OCURRIR)
CONSECUENCIA DE
LA OCURRENCIA
PROBA
BILIDA
D
IMPACTO CALIFICACIÓN
TOTAL PRIORIDAD
A QUIEN SE
LE ASIGNA
TRATAMIENTO
CONTROLES
IMPLEMENTADOS
1 General Externo Ejecución Riesgos
Económicos Ajustes al contrato
Aumento o disminución de
precios, generados en prorrogas o suspensiones imputables al
contratista, donde no habrá lugar a
reajustes
2. Improb
able
3. Moderado
5. Riesgo Medio
(e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo
Contratista
Contar con todos los requisitos y la infraestructura tecnológica requerida para la ejecución del contrato.
2 Específic
o Externo Ejecución
Riesgos Operacionale
s
Incumplimiento de obligaciones
laborales
Cuando no se cumplan
oportunamente las disposiciones
laborales vigentes, relacionadas con el
personal vinculado al contrato.
3. Posible
4. Mayor 7. Riesgo Alto
(d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento
Contratista Verificación oportuna del pago de parafiscales y de obligaciones laborales.
3 Especific
o Externo Ejecución
Riesgos Operativos
Riesgo Laboral
Por accidente laboral , cuando se produzca
un accidente durante la ejecución de las actividades en
la prestación del servicio , que afecte
al personal del contratista o a los
3. Posible
4. Mayor 5. Riesgo
Medio
(e) Reducir las consecuencias
Contratista
Verificación oportuna de los riegos previsibles mediante inspecciones y revisiones de las actividades del servicio susceptibles a este riesgo.
24
M A T R I Z D E R I E S G O S
No CLASE FUENTE ETAPA TIPO
DESCRIPCIÓN
(QUE PUEDE
PASAR Y COMO
PUEDE
OCURRIR)
CONSECUENCIA DE
LA OCURRENCIA
PROBA
BILIDA
D
IMPACTO CALIFICACIÓN
TOTAL PRIORIDAD
A QUIEN SE
LE ASIGNA
TRATAMIENTO
CONTROLES
IMPLEMENTADOS
vehículos utilizados
4 Específic
o Externo Ejecución
Riesgos Financieros
Riesgo tributario
Cuando aparezcan nuevos
impuestos durante la ejecución del
contrato.
1. Raro 4. Mayor 5. Riesgo
Medio (c) Aceptar el Riesgo
Contratista
Revisión oportuna de las legislaciones pertinentes respecto a los impuestos asociados.
5 Específic
o Interno Ejecución
Riesgos Económicos
Incumplimiento en el pago.
Incumplimiento en el pago en la fecha
establecida
2. Improb
able
3. Moderado
5. Riesgo Medio
(a) Evitar el Riesgo
SNR
Revisión y seguimiento a los documentos y procedimientos definidos como requisitos para el pago del servicio.
6 Especific
o Externo Ejecución
Riesgos Operacionale
s
Incumplimiento en el servicio
Incumplimiento en los acuerdos de
servicios
2. Improbable
4. Mayor 5. Riesgo
medio (a) Evitar el Riesgo
Contratista
Generar procedimientos de contingencia que garanticen la continuidad del servicio
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17. OBLIGACIONES
El contratista seleccionado deberá prestar el servicio de RECEPCION, TRANSPORTE, CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO DE LOS MEDIOS
MAGNETICOS (CINTAS) U ÓPTICOS determinados y de acuerdo con las necesidades y de conformidad con la propuesta presentada la cual hace parte
integral del contrato.
17.1. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
El contratista se obliga para con la Superintendencia a:
Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos , bajo las condiciones económicas y técnicas establecidas en el presente contrato
, así como las que se detallen en la oferta presentada por el contratista y
en los anexos técnicos que formen parte integral del contrato. Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto
contractual. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las
instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del Supervisor del contrato.
Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas.
Constituir la garantía de conformidad con lo establecido en el contrato. Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la
ejecución del objeto contractual. Conservar total confidencialidad sobre la información a la cual tenga
acceso con motivo del cumplimiento del proceso de contratación y durante la ejecución del objeto del contrato.
Sera por cuenta del contratista el pago de salarios , prestaciones sociales
e indemnizaciones de todo el personal que asigne en la prestación del servicio y debe encontrarse a paz y salvo por el pago de los aportes de
sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Caja de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando
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éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el
representante legal en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. Todo de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de
2002. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla de forma
eficiente. Prestar la totalidad de los servicios ofertados en la propuesta y cuando lo
requiera la Superintendencia de Notariado y Registro. Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades
competentes, cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el objeto de obligar al contratista de hacer
u omitir algún acto o hecho. Las derivadas inherentes y necesarias para el desarrollo del objeto
contractual, en coordinación con la dependencia encargada del control y vigilancia del contrato.
17.2. OBLIGACIONES ESPECIFICAS:
El proponente debe entregar un manual con la descripción de los protocolos de recolección, registros de inventario, codificación,
despacho, entrega, transporte, almacenamiento y custodia de los medios magnéticos.
El proponente debe proveer si así lo solicita la SNR una consulta vía
WEB que le permita a la Entidad consultar su inventario de cintas en custodia y eventualmente la trazabilidad de los medios.
La recolección de los medios magnéticos de la SNR y ORIP`s por parte del
contratista deberá estar de acuerdo con la periodicidad acordada por las partes.
La recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de los medios magnéticos de propiedad de la SNR se efectuara en vehículos y bodegas
propias del contratista con las medidas de seguridad lógicas y físicas, y las condiciones técnicas determinadas en los documentos de los estudios
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previos y demás que formen parte del proceso de contratación y del
contrato.
De conformidad con lo establecido en su propuesta, además de las garantías propias de los contratos estatales exigidas en la ley 80 de 1993
y sus decretos reglamentarios, el contratista debe contar con una póliza de seguros sin costo adicional para SNR, que cubra el material que da a
guardar, contra pérdida parcial y/o total, desde el momento que se entregue al personal autorizado del contratista.
El contratista deberá atender con prioridad los reclamos que se presenten durante la ejecución del contrato que se suscriba, debiendo dar respuesta
oportuna y correctiva de las situaciones. El contratista seleccionado deberá contar con los recursos técnicos y
humanos necesarios para atender el servicio requerido por SNR. El contratista seleccionado deberá atender las recomendaciones que le
efectúe SNR por intermedio de los funcionarios designados para ejercer la
vigilancia y control del suministro que se suscriba El contratista deberá garantizar una ubicación en un terreno sin riesgo de
humedad subterránea, o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad, asimismo deberá prever el área suficiente para albergar la
documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación.
Es necesario que el contratista cuente con un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más
eficaces Cuando se finalice el contrato, los medios magnéticos u ópticos que se
encuentren en bodega de la empresa prestadora del servicio de custodia, deberán ser devueltas inventariadas a la SNR y dejar evidencia de este
evento en un acta suscrita entre el funcionario responsable de la entidad contratante y el supervisor del contrato por parte de la SNR.
17.3. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA
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Prestar al Contratista la colaboración necesaria para la correcta ejecución
del objeto contratado. Aprobar las pólizas presentadas por el Contratista.
Pagar al Contratista el valor del contrato en la forma estipulada. Ejercer la correcta interventoría o supervisión del objeto contratado.
Todas aquellas necesarias para la correcta ejecución el objeto contratado.
18. SUPERVISION DEL CONTRATO
La Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá la supervisión del contrato a través de la Coordinación del Grupo de Centro de Computo, o a
quien la ordenadora del gasto o la Jefatura de informática delegue.
19. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
El proponente debe demostrar experiencia específica en Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos, para lo cual
debe presentar al menos 3 certificaciones emitidas por los clientes de contratos suscritos en los últimos 5 años.
La experiencia se debe acreditar mediante la presentación de certificaciones
que deben incluir como mínimo.
Nombre de la Empresa contratante.
Para contratos públicos la certificación deberá ser expedida por el ordenador del gasto de la Entidad contratante o el funcionario
competente.
Para contratos privados suscritos con personas jurídicas, por el
representante legal de la empresa contratante o la persona delegada o autorizada para suscribirlo.
Datos básicos (teléfono, dirección, correo electrónico).
Objeto del contrato.
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Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del
contrato (indicar por lo menos el mes y año).
Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular).
Nombre y firma de quien expide la certificación.
Fecha de expedición de la certificación, la cual debe ser inferior a 90 días.
20. GARANTIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACION.
El incumplimiento a las obligaciones contractuales constituye el mayor riesgo para el normal desarrollo del objeto contractual por lo que el contratista
deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro garantía única, que deberá cobijar los siguientes riesgos:
20.1. De cumplimiento cuyo valor será del veinte por ciento
(20%) del valor del contrato, la cual estará vigente por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más a partir del
perfeccionamiento del contrato.
20.2. De calidad de los servicios, en cuantía del 20% del valor del contrato, por el tiempo de duración del mismo, contado a
partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato.
20.3. De responsabilidad Civil extracontractual, en cuantía del 20% del valor del contrato, y si la cuantía de los accidentes
supera este valor asegurado el contratista de su patrimonio deberá responder ante el tercer afectado, por el término de
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ejecución de la obra, contado a partir de la fecha de
perfeccionamiento del contrato.
21. RESPONSABLES DE LA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y VALIDACION DE LA OFERTA
Las especificaciones técnicas que hacen parte de estos estudios previos y de
la oferta presentada fueron validadas y certificadas por la Oficina de
Informática.
-original firmado- ELBA LUCIA CORREDOR
Jefe Oficina Tecnologias de la Informacion
Proyectó: Ing. Félix Antonio Forero Pinto- Contratista Oficina de T.I.
Revisó: Ing. Oscar Fabian Corredor - Coordinador Grupo Asistencia Técnica.
Ing. Ciro Alfonso Mahecha – Coordinador Grupo Centro de Cómputo.