EL OBJETIVO

¿Qué es un Objetivo?

Podríamos afirmar que OBJETIVO es una de las piedras angulares de la Administración.

Desde los tiempos bíblicos, los administradores han conocido y utilizado ”objetivos”, pero no fue hasta el 1954 cuando Peter Drucker acuño el termino al usarlo como base para un sistema administrativo.

Podríamos definirlo como "los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de una organización" (Duncan, 1975; Glueck, 198O) o como un "resultado que se desea lograr" (Byars, 1984) o incluso "como una medida de eficiencia del proceso de conversión de recursos" (Ansoff, 1976).

IMPORTANCIA de los Objetivos

Los objetivos poseen facultades inherentes en si mismas que catalizan la acción, éstos ayudan a identificar lo que se debe hacer, minimizando la incertidumbre y por ende, achican las falsas interpretaciones.

La Organización (empresa), a través de los Objetivos, dispone de un poderoso instrumento que le sirve de guía para:

1º. La toma de decisiones:

Una de las principales funciones del nivel Supervisorio, es precisamente tomar decisiones que influyen directamente en la operación diaria y en forma indirecta justifican la existencia de la organización y por ende, del personal de la misma.

Una vez que se formulan los objetivos, todo el personal sabe en qué dirección debe apuntar sus esfuerzos.

2º. La evaluación de desempeño:

El aporte de todo el personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para optimizarla y mejorarla.

Los objetivos son los criterios que se deben utilizar como base para definir los Indicadores de Gestión.

3º. La eficiencia de la organización:

La eficiencia se define en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos.

Sabemos que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio de recursos (humanos y financieros), por lo tanto, antes de que se intente mejorar la eficiencia de una empresa, el nivel supervisorio, DEBE digerir y lograr una real y clara comprensión de los Objetivos Estratégicos, sólo así podrá utilizar los recursos limitados a su disposición tan eficientemente como le sea posible.

Antes del 2 está el 1

El proceso inicia con la definición de la Misión y Visión, lógicamente, para cumplir con éstas, definiremos los Objetivos Generales (Estratégicos) que detonarán la reacción en cadena hasta llegar a los Objetivos Específicos.

1.- Objetivos Generales (Estratégicos)

Su definición no es una tarea fácil, éstos deben ser un claro reflejo de lo estipulado en la Planificación Estratégica, deben expresarse en función de Metas que se propone alcanzar a nivel global a largo plazo, en función por supuesto, de su Misión y Visión, sin olvidar la situación actual del entorno y sobre todo de su proyección a futuro y de las oportunidades y amenazas que éste presenta, otra variable a tomar en cuenta, la propia situación interna de la empresa, de sus fortalezas y debilidades, de su capacidad actual y potencial, en relación con su entorno.

2.- Objetivos Específicos

Para cumplir con los Objetivos Generales (Estratégicos) se requiere de la participación de toda la empresa por ende, se requiere el desglose de estos, hasta llegar a los Objetivos Específicos de cada unidad organizativa de la empresa.

Para garantizar el flujo de información y la interrelación organizativa, éstos necesariamente tienen que ser:

.- claros

.- específicos

.- realistas

.- medibles

¿Qué es Estrategia?

La palabra Estrategia procede del griego “stratos” (ejercito) y “ag” (dirigir), equivale a “dirigir ejércitos” agein (conducir, guiar).

El empleo de la Estrategia data desde el origen del hombre y toma fuerza en el campo militar, pero no fue hasta el 1962 cuando Chandler y Andrews usaron el término en el área de Gerencia, resaltando el hecho que tanto en el mundo militar como en la Administración tiene un factor común, en ambas áreas implica un plan de alcance total.

¿Qué es la Planificación Estratégica?

La Planificación Estratégica es un proceso por medio del cual se evalúa la naturaleza del negocio y en función de la Misión y Visión se definen los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias, con un solo fin, cumplir con la Misión y apuntando a cristalizar la Visión.

La Planificación Estratégica, al dar respuesta a ¿Dónde nos encontramos hoy?, ¿A dónde queremos ir? y ¿Cómo podemos llegar?, se convierte en una guía por medio de la cual, se organiza y centraliza todo el esfuerzo del personal, garantizando que todos como un todo, trabajemos en pro del bienestar de la Empresa.

Los 5 Factores clave en la

Elaboración de un plan estratégico.

Antes de iniciar el proceso de planificación hay que asegurarse de tener:

• Compromiso real y activo por parte del nivel Gerencial, durante todo el proceso de planificación y posteriores acciones.

• Resolución de las crisis y posibles conflictos (en caso de existir) que pueden interferir con el compromiso y participación durante todo el proceso.

• Que el personal entienda la importancia del porqué de la planificación y lo que se puede y no se puede acometer, así como lograr un consenso sobre las expectativas.

• Un compromiso de los recursos para llevar a cabo los planes.

• La mejor disposición para cuestionar el status quo y plantear posibles optimizaciones.

Riesgos en su elaboración

• Centralización de la toma de decisión

• Una excesiva exigencia burocrática del proceso de planificación

• No interrelacionar el proceso de planificación con la evaluación de la institución actual y las propuestas de mejoras continúas

• Usar el Plan Estratégico a manera de publicidad interior y exterior

• La apatía y poco interés por parte del personal supervisorio

• Apresuramiento en lograr resultados, ya que la planificación no es un fin sino un instrumento

• Una ausencia de mecanismos de seguimiento y control con su correspondiente evaluación.

Es importante resaltar la curiosa coincidencia en un número importante de autores en el tema, que aseguran que el diseño de Planes de Contingencia, mecanismos de Seguimiento y Control, una Estructura Organizacional Descentralizada y Flexible, complementan un exitoso proceso de Planificación Estratégica.

Los 3 pasos a seguir

1º. Diagnóstico, partiendo de donde estamos parados, se describen la Misión y la Visión y se definen los aspectos principales del proceso de planificación que se deben cumplir.

2º. Elaboración, habiéndose analizado la situación actual, se recogen los datos del entorno y se evalúan y valoran los servicios y productos que disponemos. Basándonos en este cúmulo de información, se definimos los Objetivos Estratégicos y sus correspondientes estrategias para alcanzarlos.

3º. Implantación, a estas alturas, ya tenemos las estrategias, ahora se planifican y priorizan las acciones necesarias para llevarlas a cabo y se inicia su ejecución. En paralelo se realiza un Seguimiento y Control de la Gestión.

¿Cómo se enuncia un Objetivo?

El nombre de un Objetivo debe iniciar con un verbo en modo infinitivo, esto quiere decir que terminará en: ar, er, ir…. A manera de ejemplo:

De conocimientos: Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, relacionar, resumir, etc.

De habilidades: Aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer funcionar, manejar, usar, utilizar, planificar, etc.

De actitudes: Aceptar, apreciar, comportarse, preferir, respetar, sentir, tolerar, valorar, etc.

CRITERIOS para su definición

Conveniente. Un requisito obvio para un objetivo es que su logro debe apoyar a la Misión y Visión de la Empresa. Todo Objetivo que no cumpla con este criterio debe ser causa de amonestación al nivel supervisorio

Medible. Los Objetivos deberán establecer, en términos concretos, lo que se espera que ocurra y cuándo. Los Objetivos deben cuantificarse en términos, tales como cantidad, tiempo, costo, índice, porcentaje, tasa, o en pasos específicos a seguirse, etc...

Factible. Todo Objetivo debe ser necesariamente factible, plantear lo contrario es ilusorio e inaceptable.

Flexible. Cuando surjan contingencias inesperadas, debe ser posible modificar su alcance.

Motivador. En la mayoría de las organizaciones, los Objetivos motivadores son aquellos que requieren un mayor aporte intelectual por parte del personal. Un Objetivo fácil de alcanzar es muy poco motivador.

Comprensible. Tanto el nombre como su definición deben redactarse con palabras muy sencillas y comprensibles. Sin embargo, sin importar cómo están formulados, el nivel supervisorio deben asegurarse de que sean comprendidos, como mínimo, por todos aquellos involucrados con sus logros.

Compromiso. Una vez que se haya llegado a un acuerdo respecto a los Objetivos, debe existir un compromiso, de parte de todos, para lograrlos.

Participación. Es necesario resaltar que los mejores resultados se logran cuando aquellos responsables del logro de Objetivos participan en la definición de los mismos. Además, el involucrarse en el proceso de definición ayuda a satisfacer las necesidades de las personas a ser útil.

la APO ¿que es?

La Administración por Objetivos ó Administración por Resultados, es la Gerencia Participativa por Excelencia.

Podríamos definirla como un Proceso que se basa, principalmente, en la definición de Objetivos y Metas, con su correspondiente asignación para su cumplimiento y cuyo desempeño, es evaluado en función de los resultados obtenidos.

Su elemento más importante es el hincapié en la fijación de Objetivos, Metas, la Planeación y la revisión periódica de los Progresos, generando acciones correctivas para su Optimización.

¿Gerencia Participativa?

sIG Objetivos

• La Elaboración del enunciado y la definición del Objetivo, es una labor conjunta entre el Supervisor y Supervisado, ambos participan activamente en el proceso.

• Cada Unidad Organizativa elabora sus Objetivos. Con carácter cuantificable (numérico) con tiempos finitos y predeterminados (medibles), la APO se fundamentada en la elaboración de Objetivos por niveles de Gerencia. Se recomienda definir de cuatro (4) a ocho (8) objetivos (como máximo) para cada posición.

• Debe existir una Interrelación entre los Objetivos de los diferentes departamentos, ya que todos al unísono, apuntan a satisfacer la Planificación Estratégica. Esa Interrelación involucra Objetivos Funcionales con Objetivos de Producción (TODOS los Objetivos de la Empresa).

• Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en el Seguimiento y Control. A partir de los Objetivos de cada departamento, el Supervisor y Supervisado elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos, convirtiéndose en instrumentos para el trabajo diario. Tal como lo estipula la APO haciendo énfasis en la cuantificación, la medición y el control (ojo, no confundir Control por Objetivos con Gerencia por Objetivos), se hace necesario medir los resultados y compararlos con lo previsto en la planificación. Todo aquello que no puede ser medido no puede ser controlado y todo lo que no puede ser controlado no puede ser mejorado.

• Evaluación permanente, revisión, retroalimentación y reciclaje de los planes son unas de las fortalezas de la APO.

• Participación activa de los Supervisorios y Supervisados. El carburante y carta de Presentación de la APO es precisamente la interrelación Supervisor – Supervisado.

• Apoyo constante de la Gerencia de Alto Nivel, durante las primeras etapas del proceso. La frase “hágalo usted mismo” está prohibida y fuera de lugar, se debe tener cuidado con la delegación, la APO exige coordinación, interrelación e integración de esfuerzos.

2 hipótesis fundamentales

Orientación hacia el objetivo

Si una persona está orientada hacia un objetivo, tendrá el incentivo necesario para dedicarle más esfuerzo y dedicación para alcanzarlo, siendo todo lo contrario, si NO está involucrado.

Profecía autorrealizada

El principio de la Profecía Autorrealizada, el cual afirma que siempre que se predice que algo sucederá, se hace todo lo posible para lograr que suceda.

Los 4 elementos claves

1º. Comunicación , Clara comunicación y fluidez entre Supervisor y Supervisado.

2º. Alcanzables, Metas reales, factibles y alcanzables.

3º. Medir, Medir cuantitativamente las Metas y sus avances en el tiempo.

4º. Retroalimentación , Su arma más poderosa, la Retroalimentación continua de sus aciertos y desaciertos.

Ventajas de la APO

• Le Permite al empleado sentirse útil.

• El empleado siente el apoyo del nivel Supervisorio.

• Tener una Planificación Estratégica blindada con Objetivos que centralizan el aporte de todos.

• Mejora notablemente, la comunicación y flujo de información entre los Supervisores y Supervisados.

• Garantiza que todos los empleados conozcan la Misión, la Visión y la Planificación Estratégica de la empresa.

• Humaniza y hace más justo el proceso de evaluación al centrarse en logros específicos, preestablecidos y acordados, previo al inicio de las actividades.

¿Que es el Control?

El Control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Podríamos decir que es la función administrativa que permite medir y corregir el desempeño individual y organizacional asegurando que los hechos se ajusten a los planes de las empresas. En dicha medición, muestra donde existen desviaciones y ayuda a corregirlas.

Toda empresa puede tener excelentes planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, sin embargo el Gerente, sin un mecanismo de Control, nunca podrá estar seguro de la situación real de su Gerencia y mucho menos de la Empresa.

tipos de CONTROL

Tal como lo expuso George R. Terry en su libro "Principios de Administración" existen 3 tipos de control:

Control Preliminar

Este tipo de Control inicia en la etapa de análisis y diseño del proceso que se controlará, incluso en la elaboración de la Planificación Estratégica. En vez de esperar los resultados y compararlos con

los planificados es posible proyectar el control limitando las actividades por adelantado. La aplicación de este tipo de Control requiere experiencia y madurez.

Control Concurrente

Este tipo de Control inicia con la ejecución de las actividades reflejadas en la planificación (cronograma) y termina con ella. Su principal función es garantizar la correcta ejecución de las actividades en el tiempo específico y bajo las condiciones preestablecidas y acordadas.

Control de Retroalimentación

Este tipo de Control se enfoca sobre el uso de la información recolectada. Su principal desventaja es que su ejecución es a posteriores, es decir, el daño ya está hecho.

Fases del CONTROL

• Definición de estándares y criterios. Antes de iniciar se establecen las reglas de juego en cuanto a los patrones de comparación.

• Monitoreo del desempeño. Se observa la ejecución de las actividades.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido. Se realiza la comparación y de determina la existencia de la desviación.

• Acción para corregir la desviación entre el desempeño real y el desempeño esperado. De encontrarse la desviación, se plantean las acciones correctivas ó se plantean posibles acciones preventivas, si fuera el caso.