El outsourcing o tercerización

Angie UrruegoYury Pulido

Ana MontañaErika MorenoCarolina Peña

El outsourcing o tercerización

• El término outsourcing , también conocido como tercerización, refiere al proceso que ocurre cuando una organización contrata a otra para que realice parte de su producción, preste sus servicios o se encargue de algunas actividades que le son propias. Las organizaciones recurren al outsourcing para abaratar costos, mejorar la eficiencia y concentrarse en aquellas actividades que dominan mejor y constituyen la base de su negocio.

• El outsourcing abarca una amplia gama de áreas pero actualmente es mas en común en recursos humanos (manejo de nóminas), atención al cliente, contabilidad, telemarketing, diseño gráfico, generación de contenido, manufactura e ingeniería. Por lo general, involucra especialidades ajenas a las funciones fundamentales de la organización contratante.

• En el outsourcing la organización cede al proveedor el control de los procesos necesarios para la prestación del servicio. En cambio, cuando una empresa se relaciona con otra bajo la figura de la contratación externa, mantiene ingerencia en todos y cada uno de los detalles de la actividad requerida

Tipos de outsourcing• Deslocalización:También conocido como Off-shoring, Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores.

• In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio.

• Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta.

• Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.

• Colaborativo: • Se aplica a la utilización de

la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El termino enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado.

Evolución del Outsourcing

• Antes del fin de la segunda guerra mundial (1945) y salvo contadas excepciones, las compañías concentraban la mayor cantidad de actividades con la intención de garantizar la eficiencia. Al pasar el tiempo, la estrategia se hizo obsoleta. La atención a una demanda creciente, entre otros factores, hicieron que los departamentos de las empresas se vieran en dificultades para mantenerse tan afinados como las organizaciones especializadas.

Beneficios del Outsourcing

• Abarata los costos de producción.

• Facilita la obtención de productos de mejor calidad.

• Reduce el número de tareas rutinarias.

• Permite a la organización dedicarse a tareas de mayor rentabilidad.

Desventajas del Outsourcing

• Genera poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.

• Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.

• Elimina puestos de trabajo en el país de origen de la organización contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalización

Empresas En Colombia

Outsourcing Documental

• La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos

Outsourcing Documental

• Un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto

Pasos para realizar Outsourcing Documental

• 1. Consultoría en Gestión Documental A partir del objetivo general de un programa de gestión documental, el cual pretende normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación; y de una serie de objetivos específicos dentro de los cuales se encuentran:

• Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

• Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

• Señalar la normatividad vigente, las orientaciones y demás normas aplicables a la gestión documental. Scholarium SAS identifica y define claramente las necesidades del cliente a partir de una investigación que abarca la compilación de la información institucional dentro de la que se encuentra:

• Disposiciones legales relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad.

• Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

• Organigrama actual, creación de grupos y asignación de funciones.

• Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

• Identificación y definición de unidades documentales.• Análisis de la producción y trámite documental

teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

• Identificación de valores primarios de la documentación. A partir de lo cual se logra identificar el punto de partida, la estrategia y las actividades que permitan definir y estructurar el Programa de Gestión Documental.

• 2. Diseño, elaboración e implementación del Programa de gestión documental A partir de la información recopilada y con base en las necesidades específicas del cliente, se procede con la etapa de análisis profundo de la información y su consecuente aplicación dentro del marco de la gestión documental, para lo cual se procede a

• Conformación y capacitación del Comité de Archivo• Conformación de series y subseries con sus respectivos

tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

• Valoración y Selección Documental• Elaboración de propuesta de Tabla de Retención

Documental (TRD), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

• Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.

• Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

• Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

• Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento, Instructivo para su aplicación, Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

• 3. Sistematización Una vez se la implementado el Programa de Gestión Documental o de manera paralela durante su desarrollo, estamos en la capacidad de sistematizar a través de herramientas y aplicaciones informáticas, dicho programa de gestión documental, de modo tal que se además de garantizar el manejo adecuado de los documentos y archivos de la institución, permita manejar los mismos de una manera eficiente a través del ecosistema tecnológico de la organización, haciendo que las empresas tiendan a ser entidades “cero papel”.

• 4. Digitalización, organización e indexación de documentos Estamos en la capacidad de intervenir fondos acumulados y archivos centrales, ya sea para organizarlos y/o digitalizarlos de manera tal que puedan integrarse con el sistema de gestión documental

• 5. Soporte y administración del Sistema de Gestión documental. Una vez se ha implementado el Programa y/o el Sistema de Gestión Documental y si así lo requiere nuestro cliente, podemos asumir ya sea in house o de manera remota la administración y control de estos, ofreciendo un servicio que permite a las organizaciones enfocarse en sus objetivos de negocio.