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El outsourcing o tercerización Angie Urruego Yury Pulido Ana Montaña Erika Moreno Carolina Peña

El outsourcing o tercerización

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  • 1. El outsourcing otercerizacinAngie UrruegoYury PulidoAna MontaaErika MorenoCarolina Pea

2. El outsourcing otercerizacin El trmino outsourcing , tambin conocidocomo tercerizacin, refiere al proceso queocurre cuando una organizacin contrata aotra para que realice parte de suproduccin, preste sus servicios o seencargue de algunas actividades que le sonpropias. Las organizaciones recurren aloutsourcing para abaratar costos, mejorar laeficiencia y concentrarse en aquellasactividades que dominan mejor yconstituyen la base de su negocio. 3. El outsourcing abarca unaamplia gama de reas peroactualmente es mas en comnen recursos humanos (manejode nminas), atencin al cliente,contabilidad, telemarketing,diseo grfico, generacin decontenido, manufactura eingeniera. Por lo general,involucra especialidades ajenas alas funciones fundamentales dela organizacin contratante. 4. En el outsourcing la organizacin cede al proveedor elcontrol de los procesos necesarios para la prestacindel servicio. En cambio, cuando una empresa serelaciona con otra bajo la figura de la contratacinexterna, mantiene ingerencia en todos y cada uno delos detalles de la actividad requerida 5. Tipos de outsourcing Deslocalizacin:Tambin conocido como Off-shoring, Implica lacontratacin de servicios a terceros radicados enpases que ofrecen costos menores a causa de lalegislacin laboral, entre otros factores. 6. In-house:Es el outsourcing que se produce en lasinstalaciones de la organizacin contratante delservicio. 7. Off-site:Cuando el servicio de outsourcing se produceen las instalaciones de la propia empresa que lopresta. 8. Co-sourcing:Modalidad en la cual el prestador del servicio deoutsourcing ofrece algn tipo de valor aadido asu cliente, como compartir los riesgos. 9. Colaborativo: Se aplica a la utilizacin dela capacidad ociosa en lasoperaciones para producirartculos o prestar serviciosa un tercero. El terminoenfatiza las oportunidadesde colaborar con jugadoresen los quetradicionalmente no sehaba pensado. 10. Evolucin del Outsourcing Antes del fin de la segunda guerra mundial(1945) y salvo contadas excepciones, lascompaas concentraban la mayor cantidad deactividades con la intencin de garantizar laeficiencia. Al pasar el tiempo, la estrategia sehizo obsoleta. La atencin a una demandacreciente, entre otros factores, hicieron quelos departamentos de las empresas se vieranen dificultades para mantenerse tan afinadoscomo las organizaciones especializadas. 11. Beneficios del Outsourcing Abarata los costos de produccin. Facilita la obtencin de productos de mejorcalidad. Reduce el nmero de tareas rutinarias. Permite a la organizacin dedicarse a tareasde mayor rentabilidad. 12. Desventajas del Outsourcing Genera poca lealtad hacia la organizacin a lacual se presta el servicio. Fomenta irregularidades en la contratacin delos trabajadores. Elimina puestos de trabajo en el pas de origende la organizacin contratante, especialmentecuando se aplica la deslocalizacin 13. Empresas En Colombia 14. Outsourcing Documental La gestin de documentos se enmarca dentro del conceptode Archivo Total, comprendiendo procesos tales como laproduccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin,recuperacin y disposicin final de los documentos y deforma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacinde la elaboracin y adopcin de las Tablas de RetencinDocumental, instrumento archivstico que identifica paracada entidad, de acuerdo con sus funciones yprocedimientos, los documentos que produce, recibe ydebe conservar, con sujecin al principio de eficiencia querige la funcin administrativa, y al de racionalidad, que rigepara los archivos como elementos fundamentales de laadministracin pblica, agentes dinamizadores de la accinestatal y sustento natural de sus procesos informativos 15. Outsourcing Documental Un sistema de informacin para el Programa de GestinDocumental, debe concebirse desde su inicio como unsistema integral que se ajuste conceptualmente a losprincipios archivsticos y a los objetivos de dicho programa.Es por ello que no obstante, por desigual desarrollotecnolgico, se recomienda que la metodologa utilizadapara el desarrollo o adecuacin del sistema de informacin,involucre y surta una etapa de anlisis y diseo conceptualdel sistema integral, acorde con los parmetros y normasarchivsticas y en caso de automatizar el sistema, sedetermine y adopte la plataforma tecnolgica adecuada deconformidad con los alcances del proyecto 16. Pasos para realizar OutsourcingDocumental 1. Consultora en Gestin Documental A partirdel objetivo general de un programade gestin documental, el cual pretendenormalizar de forma sistemtica el programade gestin documental para orientar a lasentidades y hacer ms eficiente suimplantacin; y de una serie de objetivosespecficos dentro de los cuales seencuentran: 17. Definir el Programa de Gestin Documental (PGD), entrminos de procesos durante el ciclo vital deldocumento, actividades, flujos deinformacin, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de GestinDocumental, metodologa y los procedimientos queorienten armnicamente su desarrollo en unainstitucin. Sealar la normatividad vigente, las orientaciones ydems normas aplicables a la gestin documental.Scholarium SAS identifica y define claramente lasnecesidades del cliente a partir de una investigacinque abarca la compilacin de la informacininstitucional dentro de la que se encuentra: Disposiciones legales relativas a la creacin y cambiosestructurales de la entidad. 18. Estructura interna vigente de la entidad, manualesde funciones y de procedimientos. Organigrama actual, creacin de grupos yasignacin de funciones. Entrevista con los productores de los documentosde la institucin. Identificacin y definicin de unidadesdocumentales. Anlisis de la produccin y trmite documentalteniendo en cuenta los manuales deprocedimientos de las dependencias. Identificacin de valores primarios de ladocumentacin. A partir de lo cual se lograidentificar el punto de partida, la estrategia y lasactividades que permitan definir y estructurar elPrograma de Gestin Documental. 19. 2. Diseo, elaboracin e implementacin delPrograma de gestin documental A partir de lainformacin recopilada y con base en lasnecesidades especficas del cliente, se procedecon la etapa de anlisis profundo de lainformacin y su consecuente aplicacindentro del marco de la gestindocumental, para lo cual se procede a 20. Conformacin y capacitacin del Comit de Archivo Conformacin de series y subseries con sus respectivostipos documentales, teniendo como base la EncuestaEstudio Unidad Documental y el resultado del anlisisde los manuales de procedimientos. Valoracin y Seleccin Documental Elaboracin de propuesta de Tabla de RetencinDocumental (TRD), teniendo como punto de partida lasseries y subseries documentales que tramita yadministra cada dependencia. Las TRD debenpresentarse acompaadas de una introduccin y de losanexos que sustenten el proceso de elaboracin yaseguren su comprensin y aplicacin. Presentacin y aval de la propuesta de Tabla deRetencin mediante Acta del Comit de Archivo de laEntidad. 21. Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluadorde Documentos o a la instancia correspondiente, paraestudio y trmite, acompaadas de los anexos quesustenten los procesos y criterios empleados en suelaboracin. Si la instancia competente hace observaciones a lasTablas de Retencin Documental presentadas, laentidad esta obligada a atenderlas y deberpresentarlas nuevamente, para su aprobacin. Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacersesu difusin indicando: Fecha a partir de la cual son deobligatorio cumplimiento, Instructivo para suaplicacin, Normas para la organizacin de los archivosde gestin en concordancia con la TRD de cada oficina. 22. 3. Sistematizacin Una vez se la implementado elPrograma de Gestin Documental o de maneraparalela durante su desarrollo, estamos en lacapacidad de sistematizar a travs deherramientas y aplicaciones informticas, dichoprograma de gestin documental, de modo talque se adems de garantizar el manejo adecuadode los documentos y archivos de lainstitucin, permita manejar los mismos de unamanera eficiente a travs del ecosistematecnolgico de la organizacin, haciendo que lasempresas tiendan a ser entidades cero papel. 23. 4. Digitalizacin, organizacin e indexacin dedocumentos Estamos en la capacidad deintervenir fondos acumulados y archivoscentrales, ya sea para organizarlos y/odigitalizarlos de manera tal que puedanintegrarse con el sistema de gestindocumental 24. 5. Soporte y administracin del Sistema deGestin documental. Una vez se haimplementado el Programa y/o el Sistema deGestin Documental y si as lo requierenuestro cliente, podemos asumir ya sea inhouse o de manera remota la administracin ycontrol de estos, ofreciendo un servicio quepermite a las organizaciones enfocarse en susobjetivos de negocio.