El Secretario Del Club

© April 2000, DGN Mohamed Delawar, RC of Alexandria-Rakouda- Egypt, District 2450

Traducción: José Santiago Hernández Quintana R.C. Puerto Cabello 7578 D4380 13.03.2001 Pets 2000

SECRETARIOS DE LOS CLUBES



DEBERES DEL SECRETARIO

“Serán deberes del secretario: llevar al día el registra de socios y de asistencia a las reuniones; enviar convocatorias para las reuniones del club. de la directiva y de los comités; levantar y conservar las actas de tales reuniones; remitir a Rotary International los informes necesarios, incluido el semestral de socios que se remitirá al secretario general de Rotar y International el 1 de enero y el 1 de julio de cada año, y el de cuotas prorrateadas por cada socio activo, veterano activo y de servicio anterior admitido al club en el transcurso de los períodos semestrales que comienzan en julio y enero, que se remitirá al secretario general el 1 de octubre y el 1 de abril de cada ano; remitir al secretario general de Rotary International la relación de los cambios en la lista de socios; preparar los informes mensuales de asistencia en las reuniones del club que se remitirán al gobernador de distrito inmediatamente después de la última reunión del mes; cobrar y remitir a Rotary International las suscripciones a THE ROTARJAN; y desempeñar las demás obligaciones inherentes a su cargo.

Pagina # 268 Sección 4 del Manual de Procedimientos



SU TRABAJO COMO SECRETARIO

•Responsabilidades más importantes de los Secretarios

•Trabajar con el Presidente

•Trabajar con los comités

•La visita del Gobernador

•Trabajar con los asistentes del Gobernador.

•Formas & Registros

•Informes de asistencia

•Agilizar las propuestas de nuevos miembros.

•Hacer referencias al Manual de Procedimientos

•Solicitar Publicaciónes



PREPARACIÓN

•Coordinar con el Presidente Electo•Estudiar la literatura básica de Rotary

Manual del Secretario del Club Manual de Procedimientos (035-SP).Catalogo (019-SP).Librería Básica.de RotaryABC del Rotary

•Coordinar con el Secretario saliente.•Asistir a la Asamblea del Distrito.•Asistir en la preparación de los planes y objetivos del Club.•Estudiar los principios de las clasificaciones.•La Revista Rotaria.



INICIANDO SU PERIODO COMO SECRETARIO

•Actividades Pre-inducción

•La auditoría del Club.

•Ordenes para el Directorio Oficial.

•Archivos y Biblioteca.

•Transferencia de Registros y propiedades.

•Directorio del Club.



REPORTES Y SEGUIMIENTO

•Reporte Semestral a RI (1 Enero/ 1 Julio)

•Asistencia Mensual

•Tarjeta Reporte Rotarios Visitantes.

•Información de Cambio de Funcionarios ó reuniones

•Cambio en la Membresía.

•Informe Anual.



TRABAJANDO CON EL PRESIDENTE DEL CLUB

•Division de Funciones.

•Reuniones de la Junta Directiva.

•Publicaciones de RI.

•Nominación de Candidatos para Funcionarios del Club..

•Asamblea del Club.

•Visita Oficial.

•Procedimientos Administrativos.

•Reuniones Especiales



DEBERES SEMANALES

•Deberes durante las reuniones semanales

•Boletíon del Club

•Conferencistas foraneos

•Reuniones inter ciudades

•Cuotas del Club (Conjuntamente con el tesorero)

•Informs especiales

•Reuniones de la Junta Directiva.

•Propuestas de Membresía.

•Correspondencia.

•Nominaciones para asignaciones Internacionales; distritales y del club.



METODO DE ELECCION DE LOS MIEMBROS

•El nombre de un socio en perspectiva, propuesto por un socio activo. veterano activo a de servicia anterior del club, se remitirá por escrito a la directiva, por intermedio del secretario del club.• La directiva verificará que la citada propuesta cumpla con todos los requisitos establecidos en los estatutos del club en cuanto a clasificaciones y socios.

• La directiva aprobará o desaprobará la propuesta dentro de los 30 días posteriores a su recepción y notificará su decisión al proponente, por Intermedio del secretario del club..

•Si la decisión de la directiva es favorable, el socio en perspectiva será Informado acerca de los propósitos de Rotary y de los privilegios y responsabilidades que conlleva el ser socio (Incluida la clase de socio propuesta) , después de lo cual se le pedirá que firme el formulario de propuesta de socio. Y dé su permiso para anunciar al club su nombre

•Si ningún socio del club plantea alguna objeción a la propuesta y la sustenta con las razones pertinentes dentro de los siete días siguientes a la difusión de la Información sobre el posible socio, éste, inmediatamente después de pagar su cuota de ingreso como se dispone en este reglamento, se considerará elegido como socio

•Después de la elección, el presidente del club efectuará los arreglos necesarios para la Instalación del nuevo socio y el secretaria del club le hará entrega de la correspondiente tarjeta de identificación y notificará a RI la aflliacl6n del nuevo socio.



REUNIONES DEL DISTRITO Y DE R.I.

• Asamblea del Distrito

• Conferencia del Distrito - Designación de electores para la Conferencia.

• Convención RI - Designacion de Delegados para la Convención.Convention, Materiales para los delegados.



DEBERES DE FIN DE AÑO

• Inventario

• Reunion con el Reemplazo



Hoja de Trabajo del SecretarioDedique los siguientes minutos para diseñar planes específicos para hacer seguimiento al regresar a su club, en sus notas sea tan especifico como sea posible.

Dentro de pocos minutos se le pedirá que comparta sus planes.

Registros y Recursos

Liste los registros y documentos del Club que son normalmente mantenidos y resguardados por el secretario. Utilícelo como una lista de verificación para asegurarse de que haya recibido los archivos completos de su predecesor.

Verifique cualesquiera de los siguientes ítem con los cuales Ud. no esté totalmente familiarizado y revise esos ítem

“Constitución de los Clubes Rotarios”“Reglamenteo recomendado para los Clubes Rotarios”Manual del Secretario del ClubCatalogoManual of Procedimientos

Reuniones Semanales Correspondencia

Reuniones de la Directiva Commités.

Noticias para las reuniones Formas and Reportes

Visitas oficiales Crecimiento membresía

Comunicaciones con OtrasAsistente GObernador

Liste de que manera puede ud. Ayudar al presidente del Club en las siguientes áreas

Llevese esta hoja para su casa



INFORME DE MEMBRESÍA Y ASISTENCIA

Rotary Club ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Mes de ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 20

)Nombre )Estado, Provincia o Prefectura (

Porcentaje promedio de asistencia durante el mes %ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Numero de reuniones sostenidas ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Si se cancelo alguna reunión de detalles y razones ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Total de miembros (excepto honorarios) al finalizar el mes ــــــــــــــــــ

ـــــــــــــــــــــــــــــــSecretarioـــــــــــ



REPORTANDO NUEVO MIEMBRO (Por favor tipear o imprimir en letras en negro)

CLASE DE MIEMBRO HISTORIA:

Activo

Activo adic.

Honorario

Servicio Anterior

Veterano Activo

Past Director, RI

Past District Governor

Si antes Rotario. Numero de años como Rotario ـــــــــــــ

Nombre de su ultimo Rotary Club Estado, Provincia/País ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Rotary Club de ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Nombre ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Dirección de correo ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــ

Fecha de admisión ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ Nombre esposa ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Subscripción

Fecha envío RI ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ Secretario del Rotary Club ـــــــــــــــــــــــــــــ

State, Province Country

First Middle Initial Last Male Female

The ROTARIAN Revista regional aprobada





Direccion de correo ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــ

FAVOR INDICAR SI: Fecha de la Baja:ـــــــــــــــــــــــــــــــ

Cuando dado de baja era miembro de este club por ـــــــــــــــــــــــ Años de otro club porــــــــــــــــــ Años

RAZONES DE LA BAJA (MARQUE UNA)

Fecha enviado a RI ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ Secretario of Rotary Club ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Estado/Provincia País

Actual Presidente del Club Actual Secretario el Club Past Director, RI Past District Governor

Clasificación (1)

Transferencia negocio (2)

Nombre dado (3)

Si no es 2 o 3, le ha notificado ud., a los clubes de la nueva area del miembro de que un ex rotario se está mudando para su zona.?

Mudó (3)

Asistencia (4)

Otra (Favor indicar) ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ )0(

Presion empresa (5)

Desinteres (6)

Salud, Personal (7)

Muerte (8)

REPORTANDO BAJA MIEMBRO (Por favor tipear o imprimir en letras en negro)

Primero Inicial Medio Final



CAMBIO DE DATA (Favor tipear o imprimir en letras en negro)



(Favor reportar el nombre EXACTAMENTE como aparece en el ultimo listado semestral enviado por Ud.)

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــ




Cambie el tipo de membresía para:

Cambio de nombre ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Secretario del Rotary Club ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Fecha del Cambio ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ Fecha enviado a RI ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Numero y Calle Ciudad

Estado, Provincia País Codigo Postal

Numero y Calle Ciudad

Estado, Provincia País Código Postal

Dirección de Correo del Club

Nueva Dirección de Correo

Activo Activo adicional Veterano Activo Servicio Anterior Honorario

Estado/Provincia País

Primero Inicial Medio Final



1 2 3 4 5 Fecha de la Reunión Nº de socios (excepto

honorarios) Nº de socios utilizado para

calcular la asistencia Nº de socios presentes o que han compensado su

falta de asistencia

Porcentaje

TOTAL

JULIO

Promedio de Asistencia

TOTAL

AGOSTO


TOTAL

SEPTIEMBRE


TOTAL

OCTUBRE


TOTAL

NOVIEMBRE


TOTAL

DICIEMBRE




Rotary International

NOTIFICACIÓN SOBRE ROTARIOQUE SE MUDA A SU LOCALIDAD

Al secretario Del Club Rotario de ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــEl propósito de la presente es informarle que el rotario

ـــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Se trasladará a ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــY estará relacionado con efectivo el ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Fue admitido como socio de este club rotario en ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــSu calidad de socio termina el ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Ha servido a este club comoــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــClub Rotario de ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــ

Nota: Este formulario se utiliza para notificar a los clubes rotarios acerca de rotarios que se mudan a una nueva localidad. Sin embargo, no es obligatorio que el club considere a tal persona para que ingrese al club. Tampoco es necesario acusar recibo de esta notificación..

(Nombre)

Firma, compañía o institución Fecha

(Fecha)

(firma del secretario)



Ficha de datos de Funcionarios del Club Rotario para el Directorio Oficial

NOMBRE DEL CLUB NUMERO DEL CLUBB

PONGA EL NOMBRE DE LA CIUDAD

PONGA EL NOMBRE DE LA CIUDADـ EN LA CUAL SU CLUB SE REUNEـــــــــــــــــــــــــــــــــ DÍA HORA

PRESIDENTE ACTUAL

SECRETARIO ACTUAL

La información que aparece mas abajo se publicará en el Directorio Oficial 2000-2001

Presidente en ejercicio durante 2000-2001 Secretario en ejercicio durante 2000-2001

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ .1 1 .ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ








Nombre Apellido Nombre Last Name

No. ID miembro. (consulte el número en el informe semestral)

Dirección postal: seleccione el tipo de dirección

Escriba a maquina o con letra de imprenta:

Oficina del club

empresa Residencia Oficia del Club empresa Residencia

Calle y número de casilla de correo Calle y número de casilla de correo

Utilice este espacio para completar la dirección Utilice este espacio para completar la dirección

Ciudad Estado/provincia Ciudad Estado/provincia

Codigo Postal País Codigo Postal País

Teléfono oficina Número de Fax Teléfono oficina Número de Fax

Teléfono particular Nombre esposa

Teléfono del contacto de su Club Rotario (incluya códigos de area y ciudad) ـــــــــــــــ ¿podemos publicar este númeroo?

Fecha ـــــــــــــــــــــــــــــــ Firma del Secretario ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

Si No

No. ID miembro. (consulte el número en el informe semestral)

Dirección postal: seleccione el tipo de dirección

Escriba a maquina o con letra de imprenta:

Teléfono particular Nombre esposa



Formulario para cambios en la información del clubComo secretario del Club, Ud. Es responsable de informar al centro de servicio de RI correspondiente a su zona y al Gobernador del Distrito sobre los cambios que se produzcan respecto a funcionarios del club o el lugar y hora de la reunión semanal. Dicha información podra trasmitirse por carta o utilizando copia del presente formulario.

Club Rotario de

(Número de cuenta si se conoce)

Información sobre las reuniones

Lugar de Reunión

Ciudad

El día de la reunión ahora es:

La hora e la Reunion ahora es:

Presidente (2000-2001)

Nombre:

Dirección Postal:

Número Telefónico

Oficina Domicilio

Secretario (200-2001)

Nombre

Dirección Postal:

Número telefónico

Oficina: Domicilio:

Documents

El Secretario Del Club