El Servicio Nacional de Aprendizaje SENAcontratacion.sena.edu.co/_file/solicitudes/53054_1.pdfCundinamarca, Tolima, Huila y Boyacá del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cumpliendo

Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Dirección General – Secretaría General – Grupo de seguridad y Salud en el Trabajo Calle 57 No. 8-69 – PBX (57 1) 5461500

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El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, invita a los interesados a presentar sus cotizaciones para la contratación de la “REALIZAR LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DE ARQUITECTURA E INGENIERÍA, TRÁMITES Y OBTENCIÓN DE PERMISOS NECESARIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y REGIONALES DEL CENTRO DEL PAÍS DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA, ASI COMO LA CONSTRUCCION DEL MISMO”, con las siguientes condiciones:

OBJETO

REALIZAR LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DE ARQUITECTURA E INGENIERÍA, TRÁMITES Y OBTENCIÓN DE PERMISOS NECESARIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y REGIONALES DEL CENTRO DEL PAÍS DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA, ASI COMO LA CONSTRUCCION DEL MISMO

VALIDEZ DE COTIZACIÓN 60 días

FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE COTIZACIONES

martes 7 de abril de 2020 a las 8:30 am

LUGAR PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN

Martín Alejandro Zuleta; [email protected] Gonzalo Zuluaga; [email protected]

ANEXOS

Anexo N. 01 Requerimientos Técnicos. Anexo N. 02 Diagramas de implantación y módulos (formato .dwg). Anexo N. 03 Formato Excel de cotización.

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), es un establecimiento público del orden nacional,

con personería jurídica, patrimonio propio e independiente, y

autonomía administrativa; adscrito al Ministerio del Trabajo de Colombia, facultada por el

Estado para invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo

y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las

personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y

tecnológico del país.

Este servicio que se desarrolla desde las diferentes regionales y centros de formación,

comprende una actividad de gestión documental y función archivística significativa, la cual está

regulada en sus aspectos de organización, conservación y control documental, por la ley 594 de

2000, Acuerdos 049 y 050 de 2000 emitidos por el Archivo General de la Nación.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Dirección General, y las Regionales Distrito Capital, Cundinamarca, Tolima, Huila y Boyacá del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, requieren contar con un área de almacenamiento de archivos físicos, áreas de microfilmación y

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




digitalización, y demás dependencias, elementos y equipos necesarios para la implementación y adecuado funcionamiento del archivo central, de acuerdo a la normativa vigente y de conformidad a los procedimientos propios de la entidad. Es entonces que, considerando el volumen documental y el nivel de riesgos y necesidades de los

archivos de la Dirección General y Regionales Distrito Capital, Cundinamarca, Tolima, Huila y

Boyacá, resulta viable ejecutar la inversión asignada en la presente vigencia para éstas en una

sola sede, optimizando así los recursos de infraestructura, tecnología, mobiliario, mantenimiento

y recurso humano, al contarse con un inmueble de generosa extensión, ubicado

geográficamente en un punto estratégico, lo cual garantiza el fácil acceso, remisión y consulta

por parte de las dependencias que así lo requieran.

En este orden de ideas, y, , atendiendo a los principios de economía, eficiencia y eficacia, se

considera como solución integral a la situación planteada, la construcción e instalación de un

gran complejo de Gestión Documental consistente en un Archivo Histórico Nacional, y Archivo

Central para la Dirección General y Regionales Distrito Capital, Cundinamarca, Tolima, Huila y

Boyacá, con una infraestructura de Centro de Gestión Documental, que cuente con una

capacidad de 22.000 metros lineales, de las cuales 8000 metros lineales se destinarán a la

custodia de archivos históricos y el restante 14.000 para los archivos Centrales de las regionales.

Considerando las necesidades de la Entidad en materia de custodia documental, adicional a la asociada con la gestión adecuada de los mismos a través de los procesos técnicos de intervención, fue preciso desarrollar una estrategia que le permitiera a la Entidad en el mediano plazo contar con la infraestructura acorde a las condiciones definidas en la Ley 594 del 2000 del Archivo General de la Nación.

Bajo este esquema se pretende en el mediano plazo contar con 12 centros de gestión documental que congreguen los archivos centrales y uno especial denominado CLUSTER CENTRO que albergue los archivos históricos de la Entidad:




Dichas áreas deberán contar con la infraestructura adecuada que permita el cumplimiento de la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos”, es decir, deberá contar con los siguientes componentes: sistema de control, ambiental, que permita regular adecuadamente las condiciones ambientales de conservación documental, sistema seguridad, detección – extinción de incendios, sistema eléctrico, monitoreo ambiental, control de carga microbiológica y de filtración de aire.

Es así que, para la adecuada operatividad y administración de los archivos, es preciso contar con áreas de conservación, donde se desarrollen procesos técnicos de recibo, bioclasificación, limpieza general, puntual y realmacenamiento, intervención, organización y descripción documental.

Adicionalmente, es preciso contar con espacios para digitalización y gestión de los medios especiales y archivo electrónico, a fin de permitir una adecuada interoperatividad con las diferentes seccionales involucradas en el proyecto.

Todo lo anterior operando desde el Centro de Biotecnología Agropecuaria Regional Cundinamarca, ubicado en la ciudad de Mosquera, Cundinamarca. Sede seleccionada considerando su ubicación estratégica, condiciones climatéricas y área disponible del predio.




Bajo este contexto y dadas las características propias asociadas a la gestión documental, los

procesos de custodia documental, las condiciones urbanísticas del predio y los tiempos

requeridos de entrega del proyecto, se planteó una solución de infraestructura que cumpliendo

con los requisitos antes señalados pudiera ser implantada en el terreno, razón por la cual se

propuso la implantación de módulos autoportantes desmontables, ejecutados a partir de

sistemas ensamblables, de fácil desmonte, transportable, de bajo impacto medioambiental y alta

perdurabilidad de los materiales empleados.




Atendiendo a lo anterior y para establecer el programa arquitectónico de cada área

administrativa, se definió un módulo arquitectónico de medidas estándar (Ancho 2.44 m x Largo

6.06 m), con una altura variable total a partir de 2.9 m externos, que se debe incrementar

secuencialmente para permitir el desarrollo de la pendiente del sistema de cubierta con un

desarrollo del 1%.

Este módulo se multiplica hasta abarcar las áreas mínimas necesarias de cada zona

administrativa dando como resultado una volumetría aproximada. Las volumetrías se agrupan

de acuerdo con las rutas de custodia archivista, circulaciones, accesos necesarios, guardando

relación espacial con los depósitos de almacenamiento documental, lo anterior, tal como se

puede evidenciar en la imagen inferior.




Al realizarse la agrupación descrita se obtiene una implantación aproximada en el área de localización en el terreno destinado para el proyecto.

Para el caso de las circulaciones de definen segmentos igualmente de 2.44m x 6m (dimensiones que podrán ser ajustadas a consideración y criterio del contratista), elemento que al igual al resto de piezas se ensambla directamente a pedestales de concreto mediante el uso de tornillería dispuesta para tal fin. La estructura propuesta se considera en acero estructural grado 50 con las capas correspondientes de pintura anticorrosiva, pintura intumescente y pintura de acabado, una envolvente en policarbonato y un piso desmontable en madera plástica WPC, a fin de garantizar la adecuada durabilidad de la pieza, tal como se puede evidenciar en las imágenes de abajo:




Por último se cuenta con una última pieza correspondiente a los módulos de archivo

autoportantes de 3 niveles. Diseñados para el almacenamiento de archivos históricos y archivos

centrales. Los módulos cuentan con los sistemas necesarios para la correcta conservación de los




diferentes medios que se buscan custodiar. Sistema de regulación ambiental Temperatura –

Humedad, Ventilación, Detección de Incendios, Iluminación, Sistema Eléctrico y Control de

Acceso.

Las estructuras de los módulos de archivo son elaborados en acero Cold Rolled y Hot Rolled

(laminado). La totalidad de los elementos son atornillados y desmontables. Los aceros utilizados

corresponden a grado 50, para mayor resistencia y durabilidad de los elementos. Cuenta con

protección anticorrosiva, pintura intumescente y pintura de acabado.

En todos los casos los acabados arquitectónicos de fachada deberán estar armonizados con las

estructuras existentes y el entorno de implantación.




El objeto contractual se desarrollará por etapas de la siguiente manera:

La primer etapa consiste en la realización de diagnósticos, estudios y diseños necesarios para la construcción del Archivo Histórico y Central de la Dirección General y Regionales Distrito Capital, Cundinamarca, Tolima, Huila y Boyacá del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cumpliendo con las disposiciones normativas contenidas en la Ley 594 de 2000, acuerdos 049 y 050 de 2000 emitidos por el Archivo General de la Nación y al Manual de Adecuación o Remodelación de Espacios de Archivos Documentales de la Entidad, y demás Normas correspondientes a los espacios y actividades que garanticen el correcto funcionamiento y cumplimiento de estándares para la función archivística de la Entidad.

Una vez aprobados los estudios, diseños, precios unitarios de las actividades a realizar, se

ejecutará la etapa de construcción e instalación de la infraestructura, en el inmueble con FMI N.

50C- 949600, con dirección kilómetro 10 vía Mosquera ubicado en el municipio de Mosquera

(Cundinamarca), en cumplimiento de la normatividad referencia en el cuerpo de los documentos

previos que sustentan el presente proceso de contratación.

PLAZO DE EJECUCIÓN REQUERIDO:

El plazo máximo contemplado para el objeto del contrato obedece a 5 meses desde el acta de inicio del contrato sin exceder el 31 de Diciembre de 2020.

Nota: Debe considerarse la programación en días hábiles y no hábiles, en horario de 7:00 am a 5:30 pm, así como en jornadas adicionales, esto con el fin de garantizar la correcta ejecución de la obra, dentro del plazo máximo establecido. VALOR Y FORMA DE PAGO El presente proyecto no contempla anticipo por el breve plazo en el cual debe ser ejecutado, por lo que su forma de pago obedece a la siguiente:

1. PAGO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS: una vez recibidos y aprobados los estudios, diseños y presupuesto (ítems en precios unitarios), el SENA pagará al contratista el valor correspondiente a dichas actividades según el precio establecido.

Esto de acuerdo programación del PAC (Plan Anual de Caja) autorizado por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Publico mensualmente a la Institución, en la cuenta que para los efectos acredite el Contratista,

conforme al recibido a satisfacción de los productos referidos por parte de la Interventoría del Contrato y por

parte de la Entidad, dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la documentación en forma y

al cumplimiento de los trámites administrativos que correspondan




2. PAGOS DE OBRA PARCIALES MENSUALES: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, pagará al contratista el valor ejecutado de la obra, de acuerdo programación del PAC (Plan Anual de Caja) autorizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico mensualmente a la Institución, en la cuenta que para los efectos acredite el Contratista, conforme el avance de obra efectivamente recibido a satisfacción por parte de la Interventoría del Contrato de forma mensual, sin que los mismos superen el noventa por ciento (90%), dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la documentación en forma y al cumplimiento de los trámites administrativos que correspondan, así:

El contratista facturará mensualmente el porcentaje de la obra ejecutada en el respectivo periodo, soportado

en las actas de recibo parcial de obra ejecutada, revisada, aceptada y recibida a entera satisfacción por la

interventoría, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Informe mensual de avance y seguimiento de obra, con su respectivo registro fotográfico del antes y después de la intervención, en el cual debe incluir el detalle del valor del acta mensual (que será el producto de las cantidades efectivamente ejecutadas en el periodo multiplicadas por los precios unitarios pactados) con los respetivos Análisis de Precios Unitarios (APUS), debidamente aprobados por la interventoría. Cómo anexo del informe deberá presentar un cuadro de control en Excel, en medio físico y magnético, detallando cada una de las actividades ejecutadas que incluya por lo menos:

- Cantidad instalada - Valor - Destino - Recibido por - Fecha de entrega - Fecha de solicitud - Número de ítem que le corresponde dentro del contrato, etc. - Indicadores de gestión - Certificación suscrita por el contratista en donde conste el correcto equilibrio de la ecuación

económica del contrato, a la fecha de la facturación. - Informe de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), el cual debe ser validado y recibido a

satisfacción por la interventoría. Lo anterior, para garantizar el cumplimiento de las normas SST, Trabajo en espacios confinados y Trabajo seguro en alturas. (Resolución 3673 de 2008 Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas · Resolución 736 de 2009 Modificación Parcial de la Resolución 3673 de 2008 y se dictan otras disposiciones · Resolución 1409 de 2012 Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo seguro en alturas · Resolución 2400 (mayo de 1979), capítulo III De escaleras y andamios. · OSHA 1926.500 Subparte X (Escaleras).y demás normativas aplicables para la ejecución y alcance de la actividades del contrato.)

- Documento suscrito por el interventor, en donde conste el cumplimiento del ofrecimiento del personal conforme la propuesta presentada. Certificación de la interventoría del retiro por parte del contratista, de la totalidad de los escombros producto de las labores.

- Certificado de vigencia y correcta cobertura de las garantías contractuales, suscrita por la interventoría.

- Correcta presentación de la factura o documento equivalente y remisión a través del Sistema




Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II. - Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, respecto del cumplimiento de

las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

- Certificación del cumplimiento de los requisitos contractuales para el desembolso de los pagos parciales suscrita por el interventor.

Nota: El presente Proyecto, no contempla anticipo alguno debido al corto plazo establecido.

3. UN ÚLTIMO PAGO - LIQUIDACION: Correspondiente al diez (10%) final de las actividades de obra efectivamente recibidas a satisfacción por la Dirección Administrativa y Financiera y por parte de la interventoría del contrato, de acuerdo programación del PAC (Plan Anual de Caja) autorizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la cuenta que para los efectos acredite el Contratista, dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la documentación en debida forma, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Suscripción del acta de liquidación y acta de recibo final debidamente suscritas por la Dirección Administrativa y Financiera y por el contratista, conteniendo el visto bueno de interventoría.

• Informe final consolidado de obra, con su respectivo registro fotográfico del antes y después de la intervención. Cómo anexo del informe deberá presentar un cuadro de control en Excel, en medio físico y magnético, detallando cada una de las actividades ejecutadas que incluya por lo menos:

− Cantidad instalada

− Valor

− Destino

− Recibido por

− Fecha de entrega

− Fecha de solicitud

− Número de ítem que le corresponde dentro del contrato, etc.

− Indicadores de gestión

− Informe de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), el cual debe ser validado y recibido a satisfacción por la interventoría. Lo anterior, para garantizar el cumplimiento de las normas SST, Trabajo en espacios confinados y Trabajo seguro en alturas. (Resolución 3673 de 2008 Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas · Resolución 736 de 2009 Modificación Parcial de la Resolución 3673 de 2008 y se dictan otras disposiciones · Resolución 1409 de 2012 Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo seguro en alturas · Resolución 2400 (mayo de 1979), capítulo III De escaleras y andamios. · OSHA 1926.500 Subparte X (Escaleras).y demás normativas aplicables para la ejecución y alcance de la actividades del contrato.)

- Documento suscrito por el interventor, en donde conste el cumplimiento del ofrecimiento del personal conforme la propuesta presentada.

- Certificación de la interventoría del retiro por parte del contratista, de la totalidad de los escombros producto de las labores.

- Certificado de vigencia y correcta cobertura de las garantías contractuales, suscrita por la




interventoría. Correcta presentación de la factura o documento equivalente y remisión de la misma a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II.

- Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, respecto del cumplimiento de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

- Certificación del cumplimiento de los requisitos contractuales para el desembolso del pago final suscrita por el interventor.

PARÁGRAFO PRIMERO: Todos los pagos deben ser avalados por la interventoría y para su realización, el

contratista debe aportar el informe en medio físico y magnético, el registro fotográfico en el que se detalle el antes y

después de cada intervención, de otra manera será improcedente el desembolso.

PARÁGRAFO SEGUNDO: IMPROCEDENCIA DE RECONOCOMIENTO DE FÓRMULAS DE REAJUSTE: El contratista se obliga a mantener los precios ofertados en la propuesta y entiende y acepta que los mismos no estarán sujetos a reajuste alguno (ni por cambio de vigencia) durante el término de ejecución del contrato y hasta su liquidación inclusive.

GARANTÍAS PROYECTADAS POR LA ENTIDAD PARA CUBRIR EL SERVICIO REQUERIDO

AMPAROS EXIGIBLES SUFICIENCIA VIGENCIA

Garantía de seriedad de la oferta.

10% del valor del presupuesto oficial estimado para el proceso de contratación

Con una vigencia mínimo de noventa (90) días calendario, contados desde el momento de la fecha definitiva de cierre del proceso de selección

Cumplimiento del contrato

Por un valor equivalente al 30% del valor de los servicios

Durante la vigencia del contrato y 6 meses más

Pago de salarios y prestaciones sociales

Por un valor igual al 5% del valor total del mismo

Su vigencia será por el tiempo que dura la ejecución del contrato y tres (3) años mas

Calidad del Servicio Por un valor equivalente al 30% del valor de los servicios

Por el término de 2 años, contados a partir del recibo a satisfacción de obra.




Estabilidad de obra Por el 30% del valor total de los servicios

Durante la vigencia del contrato y 5 años más.

Garantía por defectos de fabricación e instalación.

Por un valor equivalente al 30% del valor de los servicios

Durante la vigencia del contrato y 5 años más.

Responsabilidad Civil Extracontractual por daños a terceros

En una cuantía equivalente a 5% del valor de los servicios

Durante la vigencia del contrato.

Nota 1: Se solicita incluir las garantías adicionales que puedan ofrecer por sus productos y obra, por lo que deberán discriminar la garantía adicional en estabilidad de obra y por defectos de fábrica e instalación (por el oferente y fabricante). Nota 2: Los porcentajes de las garantías están sujetos al resultado arrojado de las cotizaciones. FORMATO COTIZACIÓN: El proponente debe dar un valor a precio global incluyendo el IVA y demás costos directos e indirectos, utilizando el formato de cotización adjunto, teniendo en cuenta todas las especificaciones técnicas requeridas en los anexos, donde constan las condiciones, productos, área requerida y elementos tecnológicos y mobiliarios que incluye el proyecto, por lo que se solicita como metodología para estimar el precio total del proyecto.

ADVERTENCIA

La información remitida no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obliga a las partes.

En la cotización debe constar el NIT, dirección, teléfono, Fax y Correo Electrónico.

RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA COTIZACIÓN Recomendación 1. Para todos los efectos el SENA hace referencia al Servicio Nacional de Aprendizaje. Recomendación 2. Las cotizaciones deben presentarse en moneda legal colombiana, que contemple de manera implícita los costos directos e indirectos en que usted debe incurrir para cumplir a satisfacción la necesidad del SENA. Estos costos deben estar distribuidos en el precio unitario, es decir por elemento antes de IVA cuando aplique, de forma tal que permita hacer un presupuesto ajustado a los valores de mercado. Cuando se habla de costos directos e indirectos se hace referencia a todas las erogaciones necesarias para el cumplimiento y satisfacción de la necesidad. Entre los principales esta los impuestos, tasas, contribuciones, personal y gastos de transporte.




Recomendación 3. La veracidad de la información solicitada en referencia a sus condiciones y las condiciones reales del mercado es importante para el SENA, toda vez que podrá generar un estudio del sector adecuado para el futuro proceso de contratación. Recomendación 4. Omita los centavos en la elaboración de la cotización. Utilice números enteros. Cuando sus operaciones arrojen centavos, aproximé al peso, ya sea por exceso, si la suma es mayor a 0.51, o por defecto, si la suma es menor o igual a 0.50. Las ofertas económicas deben tener incluido el IVA si hubiera lugar. Recomendación 5. Tenga cuenta, que en esta etapa la entidad esta en formación del proceso de selección, por lo que la información entregada por el cotizante y la cotización en sí, no constituyen, ni obligan a las partes.

Dado en Bogotá D.C., el 1 de abril de 2020,

(Original Firmado) EDGAR JOSÉ DE LA HOZ HERNANDEZ Coordinador Grupo de Construcciones

Autorizó: Wilson Javier Rojas Moreno

Director Administrativo y Financiero

Aprobó: Diana Sarmiento

Coordinadora Grupo de Gestión Documental

Revisó Técnicamente: Edgardo Javier Patermina.

Ingeniero Contratista Secretaria General

Aprobó jurídicamente: Yulieth Ospina

Abogada Grupo Construcciones

Reviso Jurídicamente: Ximena Monroy Mora

Abogada Grupo Construcciones

Proyectó jurídicamente: Jorge Iván Moya G.

Abogado contratista Secretaria General

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