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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ELABORACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN
ENERO DEL 2015
INTRODUCCIÓN:
ADMINISTRACIÓN
“Es una actividad inherente a cualquier grupo social.
Así es el esfuerzo coordinado de un grupo social
para obtener un fin, con mayor eficiencia y el menor
esfuerzo posible”. (Galindo, Martínez)
ADMINISTRACIÓN:
Es la coordinación del proceso
administrativo (planeación, organización,
dirección y control), a fin de lograr
objetivos establecidos.
El PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN CONTROL DIRECCIÓN
• Definir misión y
visión
• Formular
objetivos
• Definir los
planes para
alcanzarlos
• Programar las
actividades
• Definir el trabajo
• Asignar las
actividades
• Agrupar las
actividades en
órgano y cargos
• Asignar recursos
• Definir Autoridad
y responsabilidad
• Designar las
personas
• Coordinar
los esfuerzos
• Comunicar
• Motivar
• Liderar
• Orientar
• Definir los
estándares
• Monitorear el
desempeño
• Evaluar el
desempeño
•Emprender
acciones
correctivas
MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA UAEH
MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Los manuales son técnicas de organización. De
acuerdo a su contenido pueden ser:
• De políticas
• De bienvenida
• De organización
• De procedimientos
• De descripción de puestos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Definición:
Es un documento de apoyo administrativo que
contiene, en forma ordenada y sistemática, la
información sobre su marco legal, atribuciones,
organización, objetivo y funciones de la
dependencia o entidad, describe las relaciones
orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo
a su funcionamiento.
Objetivos del manual de organización:
• Definir la estructura orgánica formal de la
institución que establezca los niveles jerárquicos,
líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos
para el funcionamiento organizacional.
• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones
de cada unidad administrativa con el fin de evitar
sobrecargas de trabajo y duplicidad de funciones.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr
una adecuada interrelación entre las unidades
administrativas integrantes de la institución.
PRINCIPALES PROBLEMAS DE LOS
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
1. Se elaboran sin tomar en cuenta el objetivo de la dependencia.
2. Se elaboran como requisito y no se utiliza
3. No se actualiza
4. Se incluye información no necesaria
5. Se elabora sin conocimientos técnicos
6. Se elabora sin participación de los involucrados
Por lo tanto no son útiles
TIPOS DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN:
1.Manuales generales de organización. Son aquellos
que abarcan toda la organización,
2.Manuales específicos de organización. Son
aquellos que se ocupan de una función
operacional, un departamento en particular o una
sección de la organización.
CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN:
1. Identificación o portada
2. Índice
3. Introducción
4. Directorio
5. Antecedentes históricos
6. Base legal
7. Atribuciones
8. Organigrama
9. Estructura funcional
- Objetivo
- Funciones
1.Identificación o portada:
Debe contener:
• Escudo de la UAEH
• Logotipo de la dependencia
• Nombre de la Institución (UAEH)
• Nombre de la instancia de la cual depende
• Nombre de la dependencia
• Clave de la dependencia
• Fecha de elaboración
• Nombre de manual (general o específico)
• Número de versión
• Fecha de actualización
2. Índice:
Consiste en una relación de las partes que
conforman el documento con su correspondiente
número de página en donde se encuentran.
3. Introducción:
Se refiere a la presentación que el titular de la
Unidad Orgánica dirige al lector, sobre el contenido
del documento, de su utilidad y de los propósitos
generales que se pretenden cumplir a través de él. .
4. Directorio:
Este apartado debe contener una relación de los
responsables de cada una de las áreas descritas
en el organigrama, así como sus respectivos
cargos que ocupan.
5. Antecedentes Históricos:
Descripción del origen, antecedentes o hechos
pasados sobresalientes acerca de la estructura
organizacional de la dependencia; se mencionan
las leyes, decretos o acuerdos que crearon y han
modificado los aspectos de su organización; este
apartado puede suprimirse si la dependencia es de
creación reciente, o si la información es confusa o de
difícil recopilación. No se trata de una reseña
histórica de las actividades de la dependencia.
6. Base legal:
Listado de los principales ordenamientos jurídicos
vigentes que regulan la operación y funcionamiento de
la dependencia.
Deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir
textos explicativos adicionales.
Se deberán ordenar y jerarquizar en forma
descendente.
Ejemplo:
• Constitución Política
• Ley Orgánica
• Leyes
• Códigos
• Decretos
• Convenios
• Reglamentos
• Acuerdos
• Actas Constitutivas
• Circulares
• Otros
7. Atribuciones:
Las atribuciones representan la facultad de obrar o
derecho de hacer, asignada a la dependencia o
entidad mediante un instrumento jurídico o
administrativo.
Este apartado consiste en una transcripción textual
de las facultades conferidas en la Ley Orgánica y/o
Estatuto General. Se debe señalar el título completo
del ordenamiento, artículo y las fracciones
correspondientes.
8. Organigrama:
Representación gráfica de la estructura
orgánica de una institución o de una de sus
dependencias, en la que muestran las
relaciones que guardan entre si los órganos
que la componen.
Se les conoce con los siguientes nombres:
1. Carta de Organización;
2. Diagrama de Organización;
3. Cartógrafa;
4. Organograma;
5. Cuadro jerárquico, y
6. Organigrama.
Criterios fundamentales de los
manuales de organización:
Precisión: en el organigrama deben definirse
con exactitud todas las dependencias y sus
interrelaciones;
Sencillez: debe ser muy simple, para que se
comprenda fácilmente. Se recomienda no
complicarlo con trazos innecesarios o una
nomenclatura compleja o poco clara;
Uniformidad: para facilitar su interpretación
conviene homogeneizar figuras que se
utilicen en su diseño;
Presentación: su funcionalidad depende
en gran medida de su formato y estructura;
Vigencia: para conservar su vigencia el
organigrama debe mantenerse actualizado.
Clasificación:
Por su ámbito:
Organigramas generales:
Contienen información representativa toda la
organización y sus interrelaciones.
Organigramas específicos:
Muestran en forma particular la estructura de
una dependencia de la organización.
Por su contenido:
Integrales: Es la representación gráfica de todas las
unidades orgánicas de una organización así como
sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Funcionales: Incluyen además de las unidades
y sus interrelaciones, un texto que expresa las
principales funciones.
De puestos, plazas: Indican, para cada
unidad consignada, las necesidades en cuanto
a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias.
Por su presentación: Existen cuatro formas:
vertical, horizontal, circular y mixto.
Diseño de los organigramas:
Figuras. Las figuras se utilizan para plasmar
en el organigrama las unidades que la
conforman; pueden ser de nivel directivo,
medio u operativo (sustantivos o adjetivos), de
asesoría y desconcentrados
Forma: debe usarse un solo tipo de figura
para simbolizar cada elemento del
organigrama (rectángulo).
Dimensión: los rectángulos que forman parte
de un organigrama deben tener dimensiones
semejantes.
Colocación de las figuras:
Las unidades deben ordenarse en el
organigrama de acuerdo con los diferentes
niveles jerárquicos de la dependencia, los
cuales varían según su naturaleza, funciones,
sector, ámbito, contenido y presentación.
Se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente.
Anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo
que lo represente y en caso de que el nombre
completo sobrepase el espacio del rectángulo, se
abreviará y se escribirá completo al pie del
diagrama.
La nomenclatura debe reflejar el proceso principal
del trabajo, no el nombre del puesto que ocupa la
persona.
Líneas de conexión:
Las relaciones entre unidades se representan por
líneas, y el tipo de ellas dependerá del tipo de
relaciones que tiene cada uno de las unidades
orgánicas. Las líneas se dibujan exclusivamente en
sentido vertical u horizontal.
Se recomienda mantener el mismo grosor de las
líneas de interconexión entre unidades en todo el
organigrama, ya que la importancia o jerarquía de un
órgano no se amplifica marcando más las líneas.
Relación principal de autoridad
(relación lineal):
Establece una relación de subordinación
entre el superior y sus colaboradores de
forma directa. Ejemplo: un Director General
hacia un Director y así sucesivamente.
Relación de autoridad funcional Por lo general se da en empresas muy grandes
donde existen empresa matriz en donde por ejemplo
existe un presidente de finanzas y en las sucursales
un gerente de finanzas, ellos guardan una relación
funcional. La autoridad funcional deberá presentarse
por medio de líneas cortas de trazo discontinuo.
Relación de asesoría interna:
Es la que proporciona a los órganos de línea
las unidades asesoras que forman parte de la
estructura organizacional. En el organigrama
suele representarse por medio de líneas
continuas de trazo fino colocadas
perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad a la cual se adscriben.
Relación de asesoría externa:
Es la que brindan a los órganos de línea las
unidades asesoras que, aunque forman parte del
grafico de la organización, desempeñan sus
funciones de modo independiente. Se representan
en el organigrama por medio de líneas de trazo
discontinuo colocadas de manera perpendicular a
la línea de mando de la unidad de la cual depende
jerárquicamente.
Relación de comisiones interinstitucionales:
Estas comisiones se integran con
representantes de diferentes instituciones
oficiales. Cuando forman parte del gráfico de la
organización, se les adscribe al titular y se
representan con un rectángulo de trazo
discontinuo corto ligado perpendicularmente a la
línea de mando por una línea de trazo
discontinuo largo.
Director
General
Comisión A
Comisión B
Comisión C
Comisiones internas:
Estas dependen jerárquicamente del órgano
rector de sus actividades y en el organigrama
se presentan mediante un rectángulo y una
línea de trazo discontinuo corto.
Director
General
Comisión
Relación de órganos desconcentrados:
Los órganos desconcentrados se colocan en el último
nivel del organigrama. Para que la distinción entre
ellos y el resto de la organización quede
suficientemente clara, debe trazarse una línea de eje
que los separe.
Órgano
Desconcentrado
Dirección Dirección Dirección
Dirección
General
9. Estructura funcional:
a) Nombre de la Dependencia:
Se debe anotar el nombre de la Dependencia cuyas
funciones se van a describir.
b) Nombre de la Dependencia a quien le reporta
Se debe anotar el nombre de la Dependencia a quien
reporta. Solo aplica para el caso de la dirección, ya
que la Dependencia a quien reporta no aparece en el
organigrama.
c) Objetivo:
Describe el propósito que pretende alcanzar la
unidad orgánica, para el cumplimiento de una
actividad institucional que corresponde por
atribución.
Deberá ser lo más claro posible, y su redacción
sencilla y en párrafos breves. La determinación del
mismo se hará con apego a las atribuciones
conferidas por Ley.
• Se indicará la descripción del objetivo usando los
verbos en infinitivo.
• Describir el objetivo con base a las atribuciones
de la unidad orgánica.
• Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
• Se evitará subrayar conceptos.
d) Funciones:
Conjunto de actividades afines, a través de las
cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las
funciones deberán ordenarse de acuerdo a la
importancia.
Al término de la última de las funciones deberá
agregarse la frase siguiente:
"Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al
área de su competencia".
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES:
Superior Mandos Medios Nivel Operativo
Administrar Administrar Inspeccionar Acumular Presupuestar
Asegurar Aprobar Instalar Almacenar Producir
Autorizar Asegurar Instrumentar Analizar Programar
Coordinar Asignar Integrar Calcular Proponer
Controlar Analizar Interpretar Calificar Proporcionar
Definir Auditar Organizar Compilar Realizar
Determinar Autorizar Planear Comprobar Recabar
Dirigir Comunicar Presupuestar Comunicar Recomendar
Establecer Consolidar Programar Consolidar Registrar
Evaluar Controlar Recomendar Ejecutar Seguir
Firmar Coordinar Representar Entrevistar Sistematizar
Superior Mandos Medios Nivel Operativo
Organizar Desarrollar Evaluar Enviar Iniciar
Planear Determinar Examinar Especificar Instalar
Diseñar Expedir Estandarizar Obtener
Distribuir Firmar Estimar Operar
Elaborar Formular Estudiar Participar
Entrevistar Revisar Expedir Presentar
Establecer Supervisar Girar
Estandarizar Verificar Informar
Estudiar
Estos verbos, se pueden utilizar combinados, de
acuerdo con la naturaleza de la unidad orgánica;
por ejemplo:
Organizar, evaluar y controlar
Organizar y dirigir
Integrar y supervisar
Integrar y dirigir
RECOMENDACIONES GENERALES:
• Para ejercer una mejor función de dirección y
control por parte de las unidades de mando, se
recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas
subordinadas.
• Una unidad de mando justifica su existencia
cuando las funciones asignadas son congruentes
con las atribuciones conferidas y cuando depende
de ésta más de un área subordinada.
• Es conveniente que los manuales de organización
sean elaborados con la participación de las unidades
que tienen responsabilidad de realizar las funciones.
• La utilidad del Manual de Organización radica en la
veracidad de la información que contiene, por lo que
es necesario mantenerlo permanentemente
actualizado, a través de revisiones periódicas.
Procedimiento de control de documentos:
Dependencias de la UAEH Dirección de Gestión de la Calidad
1. Elabora y/o Actualizan
los documentos
A
2. Envían documentos a la
Dirección de Gestión de la
Calidad
para su revisión
3. Revisa
documentos
4.
¿Apegados
a guías?
6. Se
archiva
documento
7. Notifica a la
dependencia aprobación
8. Envía a la dir. De
Tecnologías Web para su
inclusión en el micro sitio
de la dependencia
Inicio
Fin
5. Se envían
observaciones
a la
dependencia
A
si
no
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
Logo de la Dependencia
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
a) Identificación del puesto
Nombre del puesto:
Horario de labores:
b) Naturaleza y alcance del puesto
Número de personas dependientes:
Número de puestos dependientes:
Relaciones Internas:
Relaciones Externas:
c) Perfil del puesto
Habilidades
Intelectuales:
Interpersonales:
Organizacionales:
Operacionales:
Lingüisticas:
Físicas:
Actitudes
d) Características generales
Escolaridad:
Experiencia requerida:
Riesgos:
Instructivo de llenado:
1. Citar el nombre de la dependencia de la cual se depende, si no se depende de ninguna instancia dejar en
blanco;
2. Mencionar el nombre de la dependencia;
3. Colocar el logotipo de la dependencia;
4. Nombre del Puesto: citar el nombre del puesto;
5. Horario: horario en el que se cubre el puesto;
6. Numero de personas dependientes: colocar el número de subordinados que tiene el puesto;
7. Número de puestos dependientes: nombrar los puestos subordinados al puesto;
8. Relaciones internas: citar las dependencias con los que se relaciona internamente el puesto;
9. Relaciones externas: nombrar las instituciones con las que se relaciona externamente el puesto;
10. Habilidades. describir el talento o pericia para desarrollar ciertas actividades;
Habilidades intelectuales: Capacidad para: retención de información, el aprendizaje, el análisis, para evaluar,
etc.
Habilidades interpersonales: capacidad para: escuchar y entender a los demás, negociar, motivar, liderar,
controlar, etc.
Habilidades organizacionales: Capacidad de: sistematizar, coordinar, clasificar, ordenar, planificar, supervisar,
etc.
Habilidades operacionales: Capacidad para manejar maquinaria, equipo tecnológico, equipo de medición,
reparación, etc.
Habilidades Lingüísticas: Manejo de idiomas, comunicación, redacción, hablar en público, facilidad de
expresión, etc.
Habilidades físicas: manejo coordinado de los sentidos, movimientos corporales, fuerza, elasticidad,
resistencia, velocidad, etc.
11. Actitudes: describir la serie de comportamientos que requiere el puesto: disposición para desempeñar
diferentes tareas, disposición e interés en capacitarse y superarse, optimismo, iniciativa, etc.;
12. Escolaridad: mencionar el nivel de estudios y especialidad que se requiere para ocupar el puesto:
13. Experiencia requerida: mencionar el tiempo acumulado en trabajos iguales o similares al puesto;
14. Riesgos: mencionar en caso de existir los riesgos a los que se está expuesto en el desempeño de las
funciones del puesto. En caso de no existir riesgo alguno solo anotar la leyenda de "Ninguno"
