Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE PAC Y AUTORIZACIÓN DEL GASTO

COM-PRO-03

Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR:

Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Lic. Erwin Edgardo Barrientos Aquino / Coordinador de Compras Directas

REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de Procesos

Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos

Ludving Oswaldo George Portillo / Director de Compras a.i.

Lic. Rodolfo Ayala / Subgerente Administrativo

APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Lic. Luis Néstor Madrid González / Gerente CDAG

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE PAC Y AUTORIZACION DEL GASTO Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-03 Versión: 2 Página 2

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AA.. ÍÍnnddiiccee ddee ccoonntteenniiddoo Pág. Secciones

1 Carátula

2 A. Índice de contenido

2 B. Propósito y alcance del procedimiento

2 C. Glosario

D. Descripción de actividades y responsables

3 D.1. Solicitud y elaboración de PAC

3 D.2. Aprobación de PAC

3 D.3. Notificaciones correspondientes

4 E. Medición y análisis

5 F. Flujograma

BB.. PPrrooppóóssiittoo yy aallccaannccee ddeell pprroocceeddiimmiieennttoo Establecer los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Compras institucional que sirva de base para la autorización del gasto por parte del Comité Ejecutivo, y como guía para las compras a realizar por cada unidad administrativa, en cumplimiento al artículo 4 de la Ley de Contrataciones del Estado y disposiciones que sean emanadas por la Dirección y Normativa de Adquisiciones del Estado para cada año desde la elaboración del PAC hasta la ejecución del mismo en el periodo establecido.

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1.- PAC Plan Anual de Compras

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DD.. DDeessccrriippcciióónn ddee aaccttiivviiddaaddeess yy rreessppoonnssaabblleess

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

D.1 Solicitud y elaboración de PAC 1. Solicita

estimación de necesidades

de adquisiciones y contrataciones

[DC]

Director de Compras

Solicita oportunamente por medio escrito a todas las Subgerencias o Direcciones de CDAG, remitir su plan de necesidades de adquisiciones y contrataciones para el período que sea requerido, el cual debe ser elaborado en los formatos establecidos por la Dirección Normativa de Adquisiciones del Estado para cada año.

2. Elaboración del PAC [E

PAC] Enlace PAC

Elabora plan de adquisiciones y contrataciones, siguiendo los lineamientos dados por la Dirección de Compras.

3. Revisión de PAC [S/D]

Subgerente ó Director de Área

Revisa el PAC, de tener observaciones solventa oportunamente con el enlace PAC, al finalizar lo entrega a la Dirección de Compras para la integración.

4. Revisión e Integración PAC [AC]

Analista de Compras

Revisa el PAC en cuanto a formatos y contenido correcto de los mismos para su posterior Integración de cada PAC en un único documento, para estimar el total de recursos necesarios para el periodo establecido.

5. Revisión y envío a

Gerencia [DC]

Director de Compras

Revisa integración de PAC y envía la información consolidada, con visto bueno del Subgerente Administrativo a la Gerencia para su Aprobación.

D.2 Aprobación de PAC

6. Aprobación del PAC [G]

Gerente

Determina de acuerdo a las necesidades y prioridades de la institución autorizar o no todos los rubros solicitados. De no aprobar todo lo incluido o requerir adiciones, lo devuelve a Compras para los ajustes correspondientes, regresando al paso 2. Al estar de acuerdo con el contenido, lo firma de aprobado y eleva a Comité Ejecutivo el monto total del gasto asociado al total del PAC del período determinado, para la autorización del gasto. Con lo anterior se cumple con el inciso f) del artículo 96 de la Ley Nacional de Cultura Física y del Deporte. Continúa en paso 7.

7. Autorización de gasto

asociado al PAC [CE]

Comité Ejecutivo

Autoriza los gastos del período para cumplir con el artículo 142 de la Ley Nacional de Cultura Física y del Deporte, instruyendo a Secretaria General emitir la constancia correspondiente.

8. Certificación de autorización del gasto [SG]

Secretaría General

Certifica el punto de acta o resolución de Comité Ejecutivo y traslada a Gerencia para ejecución de lo decidido.

D.3 Notificaciones correspondientes

9. Notifica autorización del PAC [G]

Gerente

Notifica a la Dirección de Compras la aprobación del plan de adquisiciones y contrataciones y la autorización del gasto asociado al mismo.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

10. Recepción y

Comunicación del PAC

autorizado [DC]

Director de Compras

Recibe la notificación de Gerencia y comunica individualmente a las Subgerencias o Direcciones de los rubros que a cada uno les fue aprobado.

11. Notificación a

Finanzas Publicas [DC]

Director de Compras

Se envía copia del PAC aprobado al Ministerio de Finanzas Publicas para conocimiento, así como también se siguen los lineamientos del sistema de Guatecompras establecidos para cada año.

12. Solicitud de Compra [S/D]

Subgerencias o Direcciones

CDAG

Solicitan oportunamente al área de compras el trámite de sus compras aprobadas, siguiendo el procedimiento que corresponda: Compra directa, Caja Chica, Cotización o Licitación.

13. Elaboración de

reporte de gastos [SF]

Subgerencia Financiera

Elabora reporte de gastos periódicamente y presenta a Comité Ejecutivo para conocimiento.

EE.. MMoonniittoorreeoo yy aannáálliissiiss

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

14. Control de ejecución de

PAC

Unidad Solicitante

Controla en archivo electrónico la ejecución de compras autorizadas por su unidad.

15. Envió de Informe de Compras

Coordinador De Compras Directas y

Coordinador de Cotización y Licitación

Informa de forma mensual las compras realizadas en el mes anterior a Cada Unidad.

16. Correcciones al

PAC

Dirección de Compras

Para realizar cualquier modificación cada unidad deberá presentar sin requerimiento previo de la Dirección de Compras su nuevo PAC en los meses de abril, Julio y Octubre el cual debe iniciar el proceso desde el paso No. 2.

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RESPONSABLES SIMBOLOGÍA:

1. [AC] Analista de Compras 2. [CCD] Coordinador de Compra Directa 3. [CE] Comité Ejecutivo

4. [DC] Director de Compras 5. [E PAC] Enlace PAC 6. [G] Gerente 7. [S/D] Subgerencias o Direcciones 8. [SF] Subgerencia Financiera 9. [SG] Secretaria General

Título de sección

Actividad Decisión

Generación de registro

Recepción o archivo de expediente

Repetir pasos o ir a

subproceso

D.1 Solicitud y

elaboración de PAC

1. Solicita estimación de necesidades de adquisiciones y

contrataciones [DC]2. Elaboración del PAC [E PAC] 3. Revisión de PAC [S/D]

4. Revisión e Integración PAC [AC]

5. Revisión y envío a Gerencia [DC]

D.2 Aprobación de PAC6. Aprobación

del PAC [G]

7. Autorización de gasto asociado al PAC [CE]

8. Certificación de autorización del gasto [SG]

D.3 Notificaciones

correspondientes

9. Notifica autorización del PAC [G]

10. Recepción y Comunicación del PAC autorizado [DC]

11. Notificación a Finanzas Publicas [DC]

12. Solicitud de Compra [S/D]13. Elaboración de reporte de

gastos [SF]