Elaboración de presupuestos para obtener mejores resultadosCómo hacerse con el control del proceso de planificación fiscal con Microsoft Dynamics GP, NAV y 365 Business Central

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El término «elaboración de presupuestos» representa un momento ilusionante en la planificación de la rentabilidad o, con mayor frecuencia, es sinónimo de una gran cantidad de análisis, incontables horas de conciliación, un caos de hojas de cálculo y tener que perseguir a sus colegas para obtener la información que falta. Independientemente de cómo le haga sentir, comprender los gastos e ingresos anuales es fundamental para el plan fiscal estratégico, la gestión del rendimiento y, en última instancia, el crecimiento de una empresa. Como herramienta utilizada por la dirección, los presupuestos afectan a toda la organización y es importante tener los objetivos, procesos y plazos identificados claramente y que todos los miembros involucrados los conozcan.

En este documento técnico, describimos el estado actual de la elaboración de presupuestos y exploramos los puntos conflictivos más habituales del proceso, así como la forma de revolverlos mediante la tecnología de elaboración de presupuestos diseñada por Microsoft Dynamics GP, NAV y 365 Business Central.

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Presupuestos: el estado actual Un presupuesto no es un proyecto que el director financiero entrega al equipo de dirección para mantenerlo ocupado o, al menos, no es su propósito. Un presupuesto es una herramienta de planificación a largo plazo que motiva a todas las áreas del negocio para que sean más eficientes y logren sus objetivos con mayor rapidez. Los presupuestos funcionan como un diagrama sobre cómo prevé utilizar una empresa sus recursos para lograr los objetivos financieros y operativos establecidos para ese año. Al alinear la actividad de cada departamento con esos planes estratégicos, la organización al completo puede trabajar por el mismo objetivo y aumentar las posibilidades de cumplirlo.

Un presupuesto estructurado correctamente debería mostrar cuánto dinero se necesitará para respaldar las operaciones y a qué se asignará, lo cual fuerza a la dirección a considerar cómo se generan ingresos en la empresa y en qué se invierte el dinero. También proporciona una métrica para evaluar el rendimiento de la empresa. Para tomar las mejores decisiones sobre cómo opera un negocio, el ciclo de elaboración de presupuestos se divide en cuatro etapas: diseño, colaboración, aprobación y ejecución. Cada una de estas etapas requiere aportaciones por parte de los creadores, colaboradores y aprobadores de los presupuestos.

En esta tabla se muestra de forma resumida la relación de cada fase con la siguiente:

DISEÑOEl creador de presupuestos investiga, crea y finaliza las plantillas de presupuesto y los formularios de contribución principales antes de que se asignen a los aprobadores y colaboradores.

COLABORACIÓN

Las solicitudes de presupuesto se envían a todos los aprobadores y colaboradores de presupuestos con instrucciones para el formulario y fechas límite asignadas. Se espera que los colaboradores tengan en cuenta los datos históricos y que soliciten los fondos necesarios para su respectivo departamento.

APROBACIÓN Cuando todos los presupuestos de los colaboradores han sido aprobados y no se solicitan nuevos cambios en el presupuesto base, el presupuesto final se envía al director ejecutivo o a la junta directiva para su aprobación.

EJECUCIÓN Se espera que todos los directores hagan un seguimiento de los ingresos y costes a lo largo del año y actúen dentro de los límites establecidos en el presupuesto final.

Como puede observar, hay una gran cantidad de elementos y se requiere la colaboración de toda la empresa antes, durante y después del proceso de elaboración de presupuestos. Para que la elaboración de presupuestos sea realmente eficaz, es importante que los objetivos, responsabilidades y plazos se hayan definido claramente y comunicado a todas las partes implicadas. Seguro que no le sorprende que, hoy en día, la herramienta más utilizada para la elaboración de presupuestos sea Microsoft Excel.

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Despídase de las hojas de cálculo sin controlEl usuario medio empresarial se encuentra muy cómodo con la creación de informes o análisis en Excel. Como herramienta de productividad, Excel ofrece una gran flexibilidad, desde fórmulas hasta tablas dinámicas. Además, las hojas de cálculo resultan muy económicas. Es lógico que las empresas empiecen a gestionar sus presupuestos con Excel. Sin embargo, la falta de control de las múltiples hojas de cálculo creadas conlleva la aparición de problemas.

Tomemos en consideración la distribución del formulario inicial al comienzo de un período de presupuesto. Un creador de presupuestos debe entregar una hoja de cálculo a cada uno de los colaboradores con un esquema de los estándares y procedimientos. Normalmente, incluyen una explicación acerca de cómo se han realizado ciertos cálculos para que el empleado pueda introducir los datos correctos. A pesar de que este proceso se ha diseñado para controlar qué información se introduce en la hoja de cálculo, no hay una forma real de implementarlo en Excel. La introducción de datos manual conlleva un gran margen de error e incrementa la carga de trabajo del aprobador, que debe revisar cada uno de los presupuestos enviados.

Además, si existen múltiples niveles de dirección, y casi siempre los hay, se reparten diferentes versiones o partes del presupuesto de un mismo departamento entre varias personas. Por supuesto, después estas se tienen que juntar de nuevo para su aprobación, organización e importación en Microsoft Dynamics GP, NAV o Business Central con el formato adecuado. Esto puede suponer, y a menudo lo hace, un proceso de conciliación interminable y marcado por la frustración. En ocasiones, las hojas de cálculo de Excel dan lugar a versiones nuevas e incoherentes. Cada usuario las trata de forma distinta y, como se ha mencionado anteriormente, no existe ninguna forma de implementar un formato o unas directrices de cálculo estrictas de forma nativa en Excel. Las cifras de cada hoja de cálculo tampoco se comunican entre sí. Por tanto, si se encuentra por encima o por debajo de su objetivo presupuestario en ciertas categorías de dos divisiones, no lo sabrá hasta que sea demasiado tarde y tenga que abordar las distintas partes del proceso de elaboración de presupuestos de nuevo para su revisión. Y para complicar aún más los problemas de redundancia, esto sucede en todas las fases de elaboración del presupuesto.

Para comprender estas preocupaciones específicas de la elaboración de presupuestos con Excel en casos reales, hemos llevado a cabo una investigación y entrevistado a múltiples creadores, colaboradores y aprobadores de presupuestos de quince empresas distintas. Mientras que la complejidad de los procesos de elaboración de presupuestos depende de la organización, actualmente el 100 % de los participantes encuestados utilizan múltiples hojas de cálculo en Excel.

Cuando una empresa acaba de empezar, la elaboración de presupuestos con Excel es una opción muy accesible. Como es una herramienta conocida y con pocos elementos que gestionar, muchos equipos de dirección intentan crear, realizar un seguimiento y aprobar sus presupuestos anuales o trimestrales mediante múltiples hojas de cálculo. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, este modelo no resulta sostenible. Llega un punto en el cual el creciente número de ineficiencias, la confusión y la frustración general indican que las hojas de cálculo sin control le impiden optimizar sus procesos y realizar análisis estratégicos o hacer algún seguimiento en su sistema Dynamics ERP. Si se mantiene este enfoque de «Excelmanía», la elaboración de presupuestos se convierte en una tarea desorganizada y que requiere mucho tiempo, por lo que dificulta el cumplimiento del objetivo del plan fiscal: alinear y regular los gastos para maximizar los ingresos y mejorar los resultados.

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1. Pérdida de tiempoLa gestión de múltiples hojas de cálculo y colaboradores resulta estresante. La empresa media entrevistada en nuestro estudio dedica entre dos y tres meses a los procesos de elaboración de presupuestos. Cuando hablamos específicamente con el propietario del presupuesto, como el director financiero o el jefe de contabilidad, la respuesta fue que había invertido entre 100 y 250 horas de su tiempo en el proceso de elaboración de presupuestos. Desde el tiempo invertido en la validación de cifras en diversas revisiones hasta las horas pasadas al teléfono intentando localizar a todos los directivos, esta pérdida de productividad tiene un gran impacto sobre la eficiencia operativa y el balance final.

2. Incoherencia en la introducción de datos manualLa mayoría de las empresas entrevistadas restringen la elaboración de presupuestos a una vez al año debido a la naturaleza manual y trabajosa de sus procesos actuales. A pesar de las múltiples plantillas y archivos de Excel en los que trabajan los distintos colaboradores, los propietarios de los presupuestos no disponen de control sobre los cálculos incorrectos o los errores cometidos por los colaboradores.

3. Falta de transparencia En la empresa media consultada intervienen de siete a quince participantes principales en el proceso de elaboración de presupuestos. Una queja habitual entre ellos es que se ven forzados a elaborar los presupuestos de forma aislada y no obtienen información acerca de las asignaciones que realizan otros directivos y gerentes responsables de la elaboración de presupuestos. La falta de alineación de las hojas de cálculo o de las funcionalidades de comunicación limita su capacidad para realizar previsiones precisas y obtener una visión global.

4. Consolidación de datos imprecisaLas empresas normalmente trabajan con entre treinta y más de cien archivos de Excel, con múltiples versiones de cada uno a lo largo del proceso de elaboración de presupuestos. El propietario del presupuesto debe consolidar todos estos archivos para crear un único presupuesto, y trabaja al límite para recibir las diferentes versiones a tiempo y corregir los cambios manuales imprevistos realizados por los colaboradores en los elementos del presupuesto.

5. Fusión de los presupuestos y los valores realesActualmente, ocho de cada quince empresas cargan sus presupuestos creados con Excel en Dynamics para inferir el valor de la empresa a partir de dichas cifras. Importar los datos en NAV, GP o Business Central es extremadamente importante para poder utilizarlos en la creación de informes y en otras prestaciones de estos sistemas, pero supone un riesgo enorme si hay alguna incertidumbre en las cifras del presupuesto cargadas. 6. Falta de flexibilidad de la plantilla La estandarización es importante cuando son varias las personas encargadas de introducir el mismo tipo de información. Si el creador de presupuestos se enfrenta a alguna restricción o limitación al crear la hoja de cálculo original, los colaboradores suelen tener dificultades para dar las respuestas precisas que se requieren para compilar el presupuesto de forma eficaz y sin errores.

A continuación, se presentan las seis frustraciones más habituales a las que se enfrentan los propietarios de presupuestos que utilizan múltiples hojas de cálculo no integradas para gestionar sus procesos de elaboración de presupuestos:

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A pesar de que por algún motivo no es de conocimiento general, Dynamics 365 Business Central, Dynamics GP y Dynamics NAV incluyen una herramienta de elaboración de presupuestos que se integra con Excel. El uso de la herramienta «Budget Wizard for Excel» permite a los usuarios copiar presupuestos, crear plantillas y exportarlas a y desde Excel. La desventaja es que existen limitaciones en cuanto al número de dimensiones que se pueden usar y a la personalización de los formularios. Además, el asistente de presupuestos no permite colaborar ni añadir comentarios, lo cual es uno de los principales problemas de la elaboración de presupuestos con Excel en la actualidad.

Como resultado de estas limitaciones o por desconocimiento en general, la mayoría de los clientes de Dynamics se enfrentan a la decisión de probar suerte con la elaboración de presupuestos con Excel según su criterio o de implementar tecnologías de elaboración de presupuestos independientes. La mayoría de las empresas optan por las hojas de cálculo.

Existen dos motivos principales por los cuales las empresas dudan a la hora de implementar tecnologías de elaboración de presupuestos: el coste y la incorporación (es decir, la instalación y la formación). El uso de Excel como «solución» de elaboración de presupuestos es muy popular, ya que Excel es el estándar del sector en cuanto a software de hojas de cálculo y resulta económico para pequeñas y medianas empresas. Y, en comparación con el software orientado a la elaboración de presupuestos, cuyo objetivo son los clientes empresariales, existe una enorme diferencia de precio. Las soluciones empresariales de elaboración de presupuestos suelen formar parte de un conjunto de programas de gestión del rendimiento empresarial (CPM) y abarcan desde

el desarrollo de estrategias y el establecimiento de objetivos hasta la previsión y los modelos de situaciones hipotéticas. A pesar de ser robustas, estas soluciones requieren una mayor implementación y más tiempo de formación que Excel y, a menudo, incluyen funciones voluminosas e innecesarias.

Así pues, ¿qué debe elegir? ¿Una herramienta gratuita y fácil de utilizar con opciones de colaboración limitadas y sin funciones de creación de informes y de control o una solución de elaboración de presupuestos que tiene más funciones de las que necesita y abruma a sus usuarios? En última instancia, los propietarios de los presupuestos y los colaboradores quieren una solución mejor, pero no disponen del tiempo ni de los recursos necesarios para introducir un proyecto de elaboración de presupuestos de gran tamaño. Esto es especialmente cierto si se tiene en cuenta que la mayoría de los departamentos financieros se centran en buscar formas de ahorrar dinero, no de gastarlo. Lo que necesita es una solución de elaboración de presupuestos que le ofrezca un término medio. En Jet Global nos hemos dado cuenta de esta necesidad y hemos desarrollado una solución que llena el vacío que había entre los CPM caros y altamente controlados y las hojas de cálculo altamente descontroladas.

La solución de reciente lanzamiento, Jet Budgets, ha sido diseñada para los propietarios de los presupuestos de empresas en crecimiento que actualmente se enfrentan a problemas de productividad por la gestión de múltiples hojas de cálculo. En la sección siguiente, le mostramos cómo simplificar sus procesos de elaboración de presupuestos, mejorar la colaboración y aumentar la productividad en menos tiempo del que se tarda en implementar esos productos de CPM y elaboración de presupuestos tradicionales e inflados.

Tecnología de elaboración de presupuestos para Microsoft Dynamics

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Jet Budgets: la solución para acabar con la elaboración de presupuestos en Excel Jet Budgets es una solución basada en la web que proporciona un flujo de trabajo completo para la elaboración de presupuestos y la posibilidad de controlar la entrada de datos desde cualquier sitio. Jet Budgets, que es compatible con Dynamics GP, Dynamics NAV y Dynamics 365 Business Central, se ha diseñado para ayudarle a crear y gestionar presupuestos que permiten la colaboración, mejoran la precisión y ahorran tiempo.

Una de las principales barreras a la hora de adoptar la tecnología de elaboración de presupuestos es la facilidad de uso; por ello, Jet ha trabajado activamente con los propietarios de los presupuestos y los colaboradores de todo el mundo para lograr que Jet Budgets sea una solución fácil de utilizar e intuitiva. Jet Budgets se integra con Excel para ofrecerle una experiencia que le resulte familiar, pero con controles y funcionalidades de colaboración que recopilan sus hojas de cálculo sueltas para convertirlas en un presupuesto muy útil, que permite la creación de informes y se puede importar de nuevo en Dynamics.

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Para que se sepa cómo Jet Budgets puede ayudarle a mejorar sus procesos de elaboración de presupuestos actuales, a continuación se explica de forma general cómo esta herramienta soluciona los seis problemas asociados a la gestión de múltiples hojas de cálculo mencionados anteriormente.

ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS CON EXCEL

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Pérdida de tiempo

Jet Budgets proporciona una interfaz web moderna e intuitiva para la creación, gestión, control y administración del proceso de elaboración de presupuestos desde cualquier lugar. Los administradores pueden realizar un seguimiento de los usuarios de elaboración de presupuestos y crear presupuestos con una estructura jerárquica que permite presentar fácilmente diversos niveles de presupuesto y ofrecer visibilidad sobre el proceso de elaboración de presupuestos en general.

Incoherencia en la introducción de datos manual

Jet Budgets está disponible en cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet. Para garantizar una introducción de datos precisa por parte de los colaboradores del presupuesto, los propietarios de los presupuestos pueden proporcionar información propagada previamente, como las cifras de años anteriores. Las plantillas de hojas de cálculo de Excel controladas se pueden utilizar conjuntamente con las funciones de Jet para proporcionar un número ilimitado de opciones propagadas.

Falta de transparencia

La funcionalidad de colaboración integrada intuitiva realiza un rastreo de las conversaciones de los usuarios fácilmente para mejorar los procesos de trabajo y de revisión en el futuro. A través de los comentarios del flujo de trabajo y el seguimiento de los envíos, todos los participantes podrán ver las modificaciones realizadas y los motivos por los que se ha aprobado o rechazado un presupuesto.

Consolidación de datos imprecisa

Jet Budgets se integra completamente con Excel para que el proceso de descarga de una plantilla, la compilación en Excel y su publicación se automaticen y se realicen sin inconvenientes. Los propietarios de presupuestos pueden importar las cifras de Jet Budgets directamente en sus sistemas Dynamics GP, NAV o Business Central ERP de forma sencilla para después comparar los datos previstos con los reales y crear informes.

Fusión de los presupuestos y los valores reales

La creación de informes de presupuestos en Jet Budgets permite a los usuarios ver enseguida el progreso del presupuesto y compararlo con los valores reales o las cifras de presupuestos históricos en cualquier formato que deseen. Al utilizar esta función, es posible analizar en profundidad los datos en Excel para ver qué envíos al presupuesto contribuyen a una cifra del presupuesto y así tomar decisiones inteligentes acerca de las aprobaciones.

Falta de flexibilidad de la plantilla

Los formularios y plantillas flexibles y fáciles de utilizar disponibles en Jet Budgets añaden la capacidad de repetición y reducen la carga de los gestores de presupuestos. Los gestores de presupuestos pueden controlar el diseño de las plantillas y formularios, así como personalizar cada formulario según sus especificaciones mediante cualquier combinación de cuentas y dimensiones.

Una de las principales barreras para los clientes que contemplan actualmente la compra de una solución de elaboración de presupuestos es la implementación. A diferencia de una solución de CPM, Jet Budgets le proporciona las funciones que necesita para la elaboración de presupuestos e informes de forma eficaz con una implementación y configuración rápidas. Jet Budgets no requiere una gran cantidad de servicios profesionales ni esfuerzos de administración. De hecho, lo único que tiene que hacer es establecer qué usuarios necesitan acceso para participar en el proceso de elaboración de presupuestos. Todo estará listo para empezar a trabajar en muy poco tiempo.

Cambie su forma de elaborar presupuestos El impacto de las malas prácticas en la elaboración de presupuestos y el uso desorganizado de hojas de cálculo de Excel puede tener un efecto devastador sobre el rendimiento, la productividad y el resultado final de una empresa. Como cliente de Dynamics GP, NAV o Business Central, es posible que haya sentido que apenas tenía opciones anteriormente, pero ahora las tiene.

Jet Budgets es una herramienta de elaboración de presupuestos asequible y flexible para crear y gestionar presupuestos, así como para colaborar en su elaboración durante todo el proceso. Jet Budgets es la única solución «todo en uno» para la elaboración de presupuestos e informes disponible en el mercado de Dynamics y permite una transición fácil y rápida desde Excel. Programe una demostración de Jet Budgets para saber cómo funciona.

Ahorre tiempo y controle el proceso de elaboración de presupuestos con Jet Budgets.

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