ELABORACION : División de Organización y Métodosperu.gob.pe/docs/PLANES/12998/PLAN_12998_2014_137... · A partir del Manual de Organización y Funciones, Reglamento de Organización

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO

CODIGO: 137_01-OM-12- 2013

ELABORACION : División de Organización y Métodos

REVISION : Área de Desarrollo

Área de Riesgos

Área de Administración

Área Comercial

Área de Finanzas

Área Legal

Oficialía de Cumplimiento

Oficialía de Cumplimiento Normativo

Oficialía de Atención al Usuario

APROBACIÓN : Gerencia General

VIGENCIA : 07-02-2014

Modificaciones:

Se incluyó Políticas del MAPRO.

Se incluyó la Clasificación del Sistema General de Documentos Normativos.

Se incluyó la Metodología para Elaborar el MAPRO.

Se incluyó el Anexo 1: Procesos del Banco por Niveles de Jerarquización

Se incluyó el Anexo 4: Diagramas de Flujo


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ÍNDICE

I. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 3

II. FINALIDAD ....................................................................................................................................... 3

III. ALCANCE .......................................................................................................................................... 3

IV. BASE NORMATIVA ........................................................................................................................... 3

V. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍAS ................................................................................................... 3

VI. NORMAS Y POLÍTICAS ...................................................................................................................... 4

VII. CARACTERÍSTICAS, NIVELES Y TIPOS DE PROCESOS ........................................................................ 6

VIII. METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL MAPRO .................................................................................. 7

IX. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................... 7

1. Elaboración, Revisión y Aprobación ................................................................................................ 7

2. Vigencia ........................................................................................................................................... 8

3. Difusión ............................................................................................................................................ 8

4. Control ............................................................................................................................................. 8

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS .............................................................................................. 9

ANEXO 1: PROCESOS DEL BANCO POR NIVELES DE JERARQUIZACIÓN ................................................. 10

ANEXO 2: CADENA DE VALOR DE NEGOCIOS ........................................................................................ 10

ANEXO 3 : MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................ 11

ANEXO 4: DIAGRAMAS DE FLUJO .......................................................................................................... 15

ANEXO 5: FICHA DE PROCESOS ............................................................................................................. 33


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I. OBJETIVO

Documentar la Estructura de Procesos de la Organización, así como los criterios para su elaboración y mantenimiento incluyendo las responsabilidades respectivas.

II. FINALIDAD

Contribuir a brindar un mejor servicio a los usuarios, representando la situación propia de la organización y donde se identifiquen las interrelaciones de los procesos como mecanismo para mejorar las comunicaciones al interior.

III. ALCANCE

Todas las unidades orgánicas de AGROBANCO.

IV. BASE NORMATIVA

- Reglamento de Organización y Funciones. - Manual de Organización y Funciones. - Resolución de Dirección Ejecutiva N° 080-2013/DE-FONAFE.

V. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍAS

- Actividad: Acciones que forman un procedimiento.

- Cadena de Valor del Negocio: Diagrama de Bloques que representa el total de procesos de una Organización, buscando mostrar la secuencia principal de generación de valor para el cliente final. No presenta interacciones o secuencias específicas entre procesos.

- Diagrama de Bloques: Representación gráfica de Procesos. No se especifican condicionales (rombos). Los iconos que emplea podrían ser únicamente rectángulos y flechas. Su utilidad radica en que brinda una visión general de los procesos. Usualmente se emplea para los niveles más generales (Macro Procesos, Procesos).

- Diagrama de Flujo: Representación gráfica de las secuencias alternativas para un proceso. Usualmente se emplea para los niveles más específicos o de mayor nivel de detalle (Sub Procesos, Actividades, Tareas).

- Enfoque de Procesos: El enfoque de procesos es una manera de visualizar a las organizaciones como un conjunto de procesos cuyo objetivo es la satisfacción del cliente.

- Gestión por Procesos: Es un modelo de gestión que consiste en gestionar integralmente y concentrar la atención en el resultado de cada uno de los procesos que realiza la organización, en vez de las funciones, tareas o actividades individuales. La gestión por procesos se fundamenta en la dedicación de un directivo a cada uno de los procesos de la organización con la finalidad de conseguir el objetivo que el proceso persigue, y a nivel de actividades y tareas cada persona que interviene lo hace teniendo como referencia el resultado final del proceso.

- Inventario de Procesos: Documento a modo de relación que muestra el total de procesos de la Organización. Además de títulos se pueden incluir descripciones mediante textos.


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- Macro Proceso: Conjunto de procesos relacionados con características similares que mutuamente generar valor.

- Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos: Diagrama de Bloques del total de procesos de una Organización, buscando mostrar las principales entradas y salidas entre los procesos y las precedencias más relevantes.

- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Se pueden subdividir en varios niveles según las necesidades de descripción. En cada nivel se puede representar los procesos usando textos o gráficos.

- Procedimiento: Descripción de un subproceso. Contiene las actividades que lo conforman, la secuencia y el responsable de cada una de ellas. Puede emplear descripciones narrativas y/o diagramas de flujo.

- Sub Proceso: Conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos claros. Un Subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande.

- Sistema General de Documentos Normativos: Conjunto ordenado de Dispositivos Normativos que establecen las políticas, lineamientos para ejecutar las acciones destinadas al logro de objetivos institucionales específicos y que definen estructuralmente las funciones, los procesos, procedimientos y actividades.

- Tarea: Microacciones que forman una actividad. Es la subdivisión más pequeña del proceso.

VI. NORMAS Y POLÍTICAS

1. DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.1 Se denomina Manual de Procedimientos, en adelante MAPRO al mapeo, diagnóstico,

caracterización y descripción de los procesos que realiza el Banco, así como su interrelación con el Sistema General de Documentos Normativos.

1.2 Los procesos, son requeridos por las diferentes unidades orgánicas del Banco, para el

desarrollo de sus actividades diarias, para la gestión de proyectos, identificar riesgos operativos, financieros y crediticios, así como para la gestión de seguridad de información, entre otros fines.

1.3 El mapeo de procesos, facilita para el análisis e identificación de oportunidades de

mejora en los procesos actuales y como consecuencia el rediseño de los mismos. 1.4 El MAPRO será revisado por cada Gerencia con una periodicidad mínima de un año,

siendo responsabilidad de la División de Organización y Métodos su ejecución. Se podrá realizar revisiones especiales, cuando la necesidad lo amerite, siendo requerida por el responsable del proceso.

1.5 El MAPRO y sus actualizaciones, serán aprobadas por la Gerencia General, debiendo

informar al Directorio.


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2. DEL SISTEMA GENERAL DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

Los procedimientos del Banco se encuentran enmarcados dentro del Sistema General de Documentos Normativos, los cuales están reguladas por los acuerdos del Directorio o aprobación de la Gerencia General

Dentro de este esquema podemos citar a:

- Reglamentos “R”

Son documentos normativos que tienen por finalidad regular el funcionamiento de los comités y los aspectos relevantes de las políticas de administración interna del Banco. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, su aprobación corresponde al Directorio, debiendo contar con la conformidad de la Gerencia General.

- Manual de Procedimientos “MP”

Establece en forma detallada los procedimientos para la administración, ejecución y control de cada uno de los procesos crediticios, financieros, administrativos, operativos y otros, en concordancia con el “MOF”. Es elaborado y actualizado por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, su aprobación corresponde a la Gerencia General.

Dichos manuales en forma progresiva se incorporaran al MAPRO, en la parte operativa.

- Circulares “C”

Son documentos normativos de carácter transitorios que tienen por finalidad la difusión inmediata de instructivas impartidas por la Gerencia General u otras Gerencias sobre necesidades del Banco; así como regulaciones impartidas por los entes reguladores, entidades gubernamentales u otros, que requieren ser de conocimiento de las distintas unidades orgánicas. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, su aprobación corresponde a la Gerencia General.

- Directivas “D”

Son documentos normativos de cumplimiento inmediato y de carácter transitorio y temporal, que tiene por finalidad implantar acciones de instructivas impartidas por la Gerencia General u otras Gerencias sobre necesidades del negocio. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, su aprobación corresponde a la Gerencia General.

- Guías “G”

Son documentos normativos que complementa el contenido de los documentos normativos. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas, su aprobación corresponde a la Gerencia de Área usuaria.


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VII. CARACTERÍSTICAS, NIVELES Y TIPOS DE PROCESOS

1. Se puede mencionar como características de la Gestión por Procesos: - La organización se describe como una red de procesos. Los procesos se documentan y

gestionan de inicio a fin. - Las necesidades del cliente están claramente definidas y se actualizan regularmente. - Las funciones, los puestos, los controles y el uso de los recursos dependen de los

procesos. - Existe un “propietario” de cada proceso, quien es responsable de conseguir la finalidad

que el proceso persigue. - Las responsabilidades se asignan de manera que se garantice la gestión interfuncional de

los procesos críticos.

2. Se han identificado los siguientes beneficios de la Gestión por Procesos - Eliminación de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales. - Alineamiento entre los requerimientos del cliente, las estrategias y las actividades. - Mejor calidad de los productos (bienes y servicios). - Incremento en la satisfacción del cliente. - Mejora de la eficiencia y eficacia de la organización; con la consecuente reducción del

costo. - Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la organización.

3. Tipos de Procesos

a. Procesos Estratégicos (E)

Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas, para a partir del análisis de todo ello y el conocimiento de las posibilidades de los recursos propios, emitir las directrices adecuadas al resto de procesos de la organización para asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades y condicionantes.

b. Procesos Principales (P) Aquellos procesos que definen el negocio y dependen de la estrategia de la organización. Tiene un impacto en el usuario o cliente creando valor para este.

c. Procesos Apoyo (A) Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios que brinden soporte a los procesos principales.

d. Procesos de Control (C)

Procesos de aseguramiento del cumplimiento con reglamentación y los relativos a la correcta operación de la Organización.

4. El Banco ha jerarquizado los procesos en cuatro niveles (anexo 1):

- Nivel 1: Macro Procesos - Nivel 2: Procesos - Nivel 3: Sub Procesos - Nivel 4: Detalla los Diagramas de Flujo y su matriz de responsabilidades.


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VIII. METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL MAPRO

1. Revisión de Documentación de Base A partir del Manual de Organización y Funciones, Reglamento de Organización y Funciones y documentos normativos actuales, se identificaron los grupos de actividades que servirá como base para la elaboración de la Cadena de Valor de Negocios.

2. Elaboración de Cadena de Valor de Negocio

A partir de las ideas preliminares del paso anterior, se definió la Cadena de Valor de Negocios (anexo 2), representando el total de los procesos del Banco. Para esto se realizaron talleres de trabajo de relevamiento de la situación actual, con la participación del personal clave en la ejecución de los procesos.

3. Elaboración del Mapa de Procesos

Una vez definido la Cadena de Valor de Negocios, se identificaron los sub procesos para cada proceso (anexo 3).

El relevamiento se ha realizado mediante la recopilación de la información directamente con la colaboración del personal responsable del proceso, realizando lo siguiente: - Identificar inputs, outputs, controles - Establecer relaciones entre los procesos - Identificar las áreas involucradas - Identificar al responsable

4. Elaboración del Diagrama de Flujo Identificado el Sub Proceso se procederá a la elaboración de los diagramas de flujo (anexo 4), matriz de responsabilidades y ficha de procesos (anexo 5), mediante el cual se podrá identificar las diferentes actividades.

IX. PROCEDIMIENTOS

1. Elaboración, Revisión y Aprobación

1.1 Las Gerencias de Área y/o las Jefaturas de Unidades Orgánicas propondrán a la División

de Organización y Métodos su requerimiento de procedimientos sobre aspectos relacionados a sus actividades, presentando para el efecto un planteamiento sobre el objetivo de la misma y el grado de necesidad.

1.2 La División de Organización y Métodos, efectuará coordinaciones con las Unidades

Orgánicas para la recopilación de datos que permitan la elaboración del procedimiento.

1.3 La División de Organización y Métodos en base a la documentación recibida, realizará un análisis del planteamiento, con los cambios que podrían afectar a los procesos o a la secuencia de la Cadena de Valor del Negocio.

1.4 La División de Organización y Métodos, convocará a las Gerencias Responsables como a otros participantes del proceso, para validar los cambios e identificar los nuevos procesos que deben incorporarse en el Mapa de Procesos.


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1.5 Como fase previa a su formalización, los documentos normativos se distribuyen como proyectos de consultas a las Unidades Orgánicas solicitantes, así como a las áreas que por el contenido del procedimiento requiera opinión especializada a fin de perfeccionar y coordinar su aplicación, debiendo ser revisados antes de su aprobación y difusión.

1.6 El plazo para dar respuesta a los proyectos normativos, salvo solicitud expresa de la Gerencia o Unidad involucrada, es el siguiente:

- Reglamentos

- Manual de Normas y Políticas

- Manual de Procedimientos

5 días útiles

- Circulares

- Directivas

- Guías

3 días útiles

1.7 La División de Organización y Métodos realizará las correcciones al proyecto del

procedimiento, según lo coordinado con las Gerencias y/o Unidades solicitantes a fin de emitir el documento definitivo.

1.8 La División de Organización y Métodos, presentará a la instancia que corresponda el procedimiento final para su aprobación, utilizando para tal efecto el formato “Hoja de Resumen de Aprobaciones”.

2. Vigencia

2.1 Los documentos normativos aprobados entran en vigencia desde el día siguiente de la

fecha de su emisión, salvo disposición expresa de la propia norma que establezca una vigencia distinta.

3. Difusión

3.1 Los documentos normativos aprobados serán difundidos a través del Sistema Normativo

del Banco, dándose aviso a los usuarios de la puesta en vigencia a través de comunicación electrónica.

3.2 La División de Organización y Métodos es la única facultada para difundir los

documentos normativos, previamente aprobados, debiendo actualizar el sistema normativo, retirando los documentos derogados.

4. Control

4.1 La División de Organización y Métodos llevará el control de los códigos de los

documentos normativos emitidos y mantendrá un archivo correlativo y actualizado.

4.2 La División de Organización y Métodos custodiará en medio físico y magnético, los documentos normativos vigentes y derogados.


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X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

- En Sesión de Directorio N° 297-2013 de fecha 26-12-13, se acordó delegar en la Gerencia General la facultad de aprobar el Manual de Procedimientos (MAPRO) de AGROBANCO y sus modificatorias.

- Dejar sin vigencia el Capítulo V del Reglamento de Organización y Funciones.


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ANEXO 1: PROCESOS DEL BANCO POR NIVELES DE JERARQUIZACIÓN

Nivel N° Procesos

Macro Procesos 4

Procesos 25

Sub Procesos 125

ANEXO 2: CADENA DE VALOR DE NEGOCIOS


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ANEXO 3 : MAPA DE PROCESOS


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ANEXO 4: DIAGRAMAS DE FLUJO

- Proceso de Colocaciones:

o Prospección o Evaluación o Aprobación o Control y seguimiento

- Proceso de Administración y Seguimiento del Crédito

o Desembolso o Formalización de Garantía o Actualización de Garantía o Liberación de Garantía o Administración de Expediente de Crédito

- Proceso de Recuperación

o Pagos o Cartera Atrasada o Refinanciados o Reprogramados y Prorrogas o Cobranza Judicial o Castigo

- Administración de clientes

o Seguimiento y Fidelización


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- Proceso de Colocaciones: Créditos Directos – Primer Piso


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- Proceso de Administración y Seguimiento del Crédito: Créditos Directos – Primer Piso


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- Proceso de Recuperación: Créditos Directos – Primer Piso


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- Proceso de Administración de clientes: Créditos Directos – Primer Piso


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ANEXO 5: FICHA DE PROCESOS

- Colocaciones


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- Administración y Seguimiento


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- Recuperaciones

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