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CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA
MÓDULO 1
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1.2 Importancia de la agenda estratégica
Figura 1. La agenda es una excelente herramienta para gestionar el
tiempo. (Katemangostar & Freepick, 2018).
La época en que nos ha tocado vivir está llena de compromisos laborales, sociales y
familiares: muchos frentes que atender al mismo tiempo. Dentro del trabajo tenemos clientes
internos a los que debemos atender a tiempo y clientes externos de los que tenemos que
ocuparnos, debemos asistir a juntas y reuniones que nos quitan tiempo… Tiempo, tiempo,
tiempo. Vivimos sometidos por el yugo del tiempo y necesitamos de herramientas que nos
auxilien en el mejor manejo de ese valioso y escaso recurso ya que la mayoría de las
actividades humanas están regidas por él.
Antes de entrar de lleno al tema de lo que es y cómo se organiza una agenda laboral, es
bueno que reflexiones sobre lo que es el tiempo. Existen muchas definiciones y una de las más
antiguas y congruentes es la siguiente: “El tiempo es la medida de lo que sucede entre el antes
y el después”. Esta frase le pertenece a Aristóteles (trad. en 1994) y sigue vigente hasta hoy.
Lo que sucede en el “antes” carece de importancia y no merece ser registrado porque
son hechos que ya pasaron y sobre los que no puedes hacer nada. El pasado no se puede
modificar, no se puede gestionar.
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Lo que sucede en el presente es importante porque es justamente lo que estamos
haciendo ahora, entre lo que sucedió antes y lo que sucederá después. Es difícil gestionar el
ahora porque es impalpable y fugaz. Gestionar el tiempo desde el “ahora” es trabajar desde las
urgencias y el estrés. Lo que ahora es presente en fracciones infinitesimales de segundo se
convierte en pasado.
Lo más importante en la gestión del tiempo es lo que se hará después. El futuro se
programa desde el “ahora”. En algún momento en la línea del tiempo el futuro se convierte en
“ahora” y cuando eso suceda tendremos mejores resultados en ese “ahora” si lo prevemos y lo
programamos desde antes. Una agenda personal nos ayuda a no vivir en la zona de las
urgencias ya que justamente lo que hacemos es programar lo que estaremos haciendo
después.
¿Qué es una agenda personal?
La agenda personal es un libro organizado con base en el calendario, que es una forma
de medir el tiempo, con hojas en blanco estructuradas por meses, semanas, días y horas
donde puedes escribir las actividades que tienes que hacer en el futuro. Suelen tener impresos
algunos datos útiles para el trabajo diario como un directorio donde anotar tus contactos y sus
números telefónicos, efemérides importantes, días transcurridos y pendientes del año, entre
otras cosas. Incluso hay versiones impresas dirigidas a cada profesión con apoyos de datos
importantes para cada una de ellas y, si te lo propones, seguramente encontrarás en el
mercado la agenda que corresponda a la tuya. Existen diversos tamaños y formatos de
agendas. Las hay impresas, portátiles, de escritorio y electrónicas.
En los equipos de cómputo de escritorio o portátiles y en los teléfonos inteligentes ya
viene una aplicación con una agenda muy práctica, completa y fácil de usar. Este es un recurso
lastimosamente desperdiciado por la mayoría de las personas, pues solemos usar únicamente
el apartado de los contactos y números telefónicos.
¿Cómo organizar la agenda?
El propósito principal de una agenda es el de descargar nuestra memoria de datos e
información, ya que el flujo de los mismos en las organizaciones es abundante por lo que
resulta imprescindible el manejo de esta herramienta.
Una agenda contiene datos que debes tener a la mano, pero no precisamente en tu
memoria. Ciertamente, las neuronas que tiene nuestro cerebro son capaces de guardar
muchísima información, el problema está en la velocidad con la que podemos acceder a ella;
hay datos que guardamos en memorias profundas de muy largo plazo.
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Te recomiendo que, para organizar bien tu agenda, atiendas las siguientes
recomendaciones:
Divide las actividades en tres grandes grupos:
o Muy importantes: son las actividades que no puedes aplazar para otro
momento como reuniones importantes, fechas de entrega, plazos de pago,
etcétera. Programa inteligentemente el tiempo de estas tareas de tal forma
que no afecten las actividades posteriores, pero que tampoco te sobre mucho
tiempo o podrías desperdiciarlo.
o Poco importantes: son las actividades que pueden ser flexibles en tu
agenda. Las puedes cambiar de día o de hora sin muchos problemas, como
una reunión social, un trámite burocrático o una reunión de trabajo informal.
o Rutina: son las actividades que realizamos de manera cotidiana. No nos
quitan mucha atención porque son actividades diarias, pero deben ser
aseguradas.
Procura no agendar actividades a muy largo plazo. El tiempo recomendado es
de 15 días hasta máximo tres meses.
Aprende a distinguir en qué horario tienes mayor productividad (algunas
personas son más productivas en las primeras horas de la mañana, otras por la
tarde o noche) y asigna a ese horario las actividades complicadas.
No es recomendable agendar más de dos horas seguidas para una misma tarea.
Si hay una tarea importante que te lleva mucho tiempo, enciérrate en una oficina
y no estés para nadie.
No agendes más de 5 actividades complicadas en una sola jornada de trabajo.
George Miller, uno de los
fundadores de la psicología
cognitiva, publicó en 1956 el libro
El número mágico siete, más o
menos dos. En él explica la
limitación de la capacidad de la
memoria a corto plazo,
estableciendo el promedio máximo
de siete elementos.
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Deja libre en tu agenda los últimos 30 minutos de la jornada diaria para planear
la siguiente jornada laboral.
¿Puedes estar 8 o 9 horas con la máxima concentración? Seguramente no.
Entonces debes considerar en tu agenda de trabajo el tiempo necesario para
descansar y recobrar energía. 15 minutos en off, 15 minutos para tomar café y
leer algo ligero, 15 minutos para limpiar tu correo escuchando música o 15
minutos de caminata te harán bien.
Mantén a la vista tu agenda de trabajo. Ver reiteradamente tus actividades y tus
prioridades te ayuda a no salirte del programa elegido.
Debes tener la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos
pero que resulten de tu interés. Cuando decidas atender algo nuevo e
importante, debes poder hacerlo sin destrozar tu programa ni sentirte culpable.
Figura 2. Agendar tus actividades es una manera de fomentar la
creatividad. (Freepick, 2020).
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¿Para qué nos sirve una agenda personal?
Todos los días, como a todas las personas y a la misma hora, recibes un depósito en tu
cuenta de tiempo para que lo utilices al día siguiente. Todos los días la vida te abona 24 horas,
es decir, 1440 minutos para tu uso personal. Lo que haces con ellos es lo que llamamos
gestión del tiempo. Algunas personas lo administran bien, otras lo hacen de manera regular y
otras lo hacen completamente mal.
La agenda personal es el mejor instrumento para llevar la contabilidad de cómo usas
esos minutos. En tu agenda registras cuánto tiempo gastas y en qué lo haces para controlarlo.
Algunos beneficios de llevar una agenda personal son:
Llevar el control de cómo y cuándo hacer tus actividades.
Poder llevar un registro de las llamadas telefónicas y hacer notas importantes
sobre ellas.
Concentrar en un solo documento escrito todos los acontecimientos de tu trabajo
y no perderse en anotaciones, tarjetas o papeles sueltos.
No olvidar fechas de compromisos importantes.
Es un excelente recordatorio para tus gastos y pagos pendientes.
La organización de tu tiempo en una agenda hace más productivo tu día.
En general no solemos saber en
qué empleamos nuestro tiempo y
cuáles son las causas que hacen
que a veces lo perdamos.
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¿Cómo evitar poner demasiada carga a tu agenda?
Figura 3. Equilibrar tu agenda es importante para evitar la saturación de
actividades. (Kwangmoop & Freepick, 2020).
Santiago Álvarez de Mon en Mi agenda y yo. Dime qué haces con tu tiempo y te diré
quién eres (2017) desarrolló diferentes hábitos, consejos y prácticas que te ayudarán a llevar
una agenda de manera eficiente a la vez que autodescubres cómo gestionas tu tiempo y la
manera de mejorar esta actividad. A continuación, el resto de la presente Lectura aborda los
puntos más importantes que Álvarez de Mon plasma en su libro.
Aprender a decir “no”
Para evitar que tu agenda se salga de tus manos y pierdas el control de tu tiempo, una
de las principales cosas que debes hacer es aprender a decir “no” a las cosas que pueden
robarte el tiempo y aprender a negociar fechas de entrega. Por varias razones la gente
acostumbra aceptar todos los compromisos que otras personas le encomiendan hasta que
saturan su agenda de trabajo. El tiempo no es una liga que se estira hasta el infinito. Decir “sí”
supone servicio, ayuda, compañerismo, actitud de trabajo y generosidad. Decir que “no” puede
significar una escasa inclinación para la empatía y al apego aunque, por otra parte, puede ser
sinónimo de independencia, libertad, personalidad y carácter. Saber dar un “no” oportuno, justo
y fundado es un arte que no tiene precio.
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El temor a los conflictos o a los prejuicios de la gente puede llevarte a aceptar
actividades o compromisos que no estaban dentro de tu plan de trabajo y modifican
negativamente la agenda que habías previsto. Es tiempo de convencerte de que no hay nada
de malo en no aceptar que otras personas dispongan de tu tiempo. Te reto a que en este
momento identifiques al menos tres peticiones sustanciales a las que has dicho “sí” en el último
mes de manera forzada y sin el convencimiento de que era lo mejor.
Evita cargar demasiado tu agenda con compromisos que no son tuyos y que rompen
con tu programa de trabajo pues te hacen trabajar más tiempo y te generan estrés. Procura que
tu agenda se llene de compromisos de calidad y no de una gran cantidad de encargos sin
trascendencia. También busca negociar los tiempos de entrega: hay cosas que pueden ser
negociables y que te dan espacio para organizar mejor tu agenda así como gestionar mejor tu
tiempo. Notarás cómo negociando fechas y diciendo “no” a algunas actividades y compromisos
abrirá grandes huecos de tiempo en tu agenda de trabajo.
Protege lo importante
Para administrar bien el tiempo debes considerar cuatro verbos al momento de
organizar tu agenda con el propósito de llegar a hacer en la jornada lo que es realmente
importante.
1. Preservar: al analizar las actividades marcadas en tu agenda debes identificar y
proteger aquellas que les dan mucho valor a tus resultados y te hacen crecer
como persona. No importa el tiempo que les tengas que dedicar, hay que
protegerlas. Recuerda que atendiendo lo urgente (tus resultados) y lo importante
(tu crecimiento personal) estarás gestionando de manera correcta tu tiempo.
2. Eliminar: este verbo te indica hacer lo contrario del paso anterior pero con cosas
distintas. Elimina de las listas de actividades que tienes agendadas todas
aquellas que en un análisis de costo-beneficio cuestan más en tiempo que el
beneficio que ofrecen con el resultado. Te sugiero cuestionar esas actividades
que realizas por costumbre (reportes, recorridos de supervisión, etcétera) que te
roban mucho tiempo y no identificas si tienen un valor para la organización.
3. Aceptar: realizas las cosas que te agradan y las haces bien. El problema surge
cuando hay que anotar en tu agenda de trabajo esas actividades que te cuestan
La clave no es dar prioridad a tu
programa, sino programar tus
prioridades.
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trabajo o que, definitivamente, no te gustan y odias hacerlas. A esas actividades
que son importantes y urgentes, pero que pones en tu agenda hasta el final del
día, de la semana o del mes, hay que aceptar su relevancia y, te guste o no,
darles el lugar que merecen en tu agenda. Te sugiero programar este tipo de
actividades para las horas en las que crece tu creatividad y productividad.
4. Crear: introduce nuevas conductas que con el tiempo se convertirán en hábitos.
Separa parte de tu tiempo para innovar en las cosas que haces, diseña nuevos
sistemas sin precedentes en la organización en la que trabajas, abre las
ventanas de tu agenda que lucen cerradas agendando actividades que fomenten
tu creatividad.
La agenda mental
Álvarez de Mon dice que la multitarea no debe existir cuando planeamos las actividades
por medio de una agenda. No puede haber tres deberes, o tres citas, o tres obligaciones
marcadas en tu agenda al mismo tiempo. Eso va contra la naturaleza propia de la agenda. Así
como en tu agenda seccionas el tiempo para realizar las acciones programadas, debes tener la
habilidad mental para separar tus pensamientos y ligar tu agenda física a tu agenda mental.
¡Pongamos manos a la obra!
Ahora es momento de hacer tu agenda personal. Verás qué fácil y útil resultará.
Para comenzar, definiremos el A, B, C de una agenda. Utilizando una hoja de papel en
blanco, traza líneas que formen tres columnas a las que titularás como “A”, “B” y “C”
respectivamente.
Instrucciones:
1. Considera para este ejercicio tus actividades pendientes desde hoy y hasta
dentro de los tres próximos meses.
2. Realiza un ejercicio mental de memoria y de consulta de notas, y en la columna
“A” escribe todos los pendientes que consideres “urgentes”. Aquí van todas las
actividades que tienen una fecha de compromiso y que no puedes renegociar,
esos pendientes que debiste haber terminado ya y no lo has hecho. Lo urgente,
El músculo que más han trabajado
las grandes personalidades es el
cerebro: este es el que dirige el
resto de las operaciones.
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recuerda, son todas aquellas presiones que vienen desde afuera. Por ejemplo,
los pendientes con las personas usuarias, proveedoras, con tu jefa o jefe
inmediato o con la clientela interna de tu organización. Todo aquello que te
genera presión y te estresa debe ser anotado en esta columna. Estas serán
acciones de prioridad y debes considerar realizarlas a primera hora del día.
Calcula el tiempo estimado que te llevará efectuar la actividad y anótalo a un
costado.
3. En la columna “B” enlista las actividades que son importantes pero no urgentes:
aquellas que no tienen una fecha compromiso con alguien, pero que es
necesario no perder de vista. Las cosas importantes son las que tienen que ver
contigo, aquello que representa un compromiso con tu propia persona. ¿Qué tal
anotar aquí el curso que tienes pendiente? ¿La limpieza de tu área de trabajo?
¿La charla con tu jefa o jefe inmediato para comentarle detalles de mejora del
trabajo? Todo lo que representa un compromiso propio y por el cual no tienes
una presión externa va anotado aquí. Como no son prioritarias, las puedes
acomodar en los espacios de tiempo de tu agenda que te dejen las actividades
de la columna “A”, o bien, dejarlas para el final de la jornada. Calcula el tiempo
que te llevará realizar la acción y escríbelo a un costado.
4. En la columna “C” vas a anotar las cosas que ni son urgentes ni importantes,
pero que se tienen que hacer porque de lo contrario habrá una consecuencia a
largo plazo. Las cosas que no son trascendentes para ti y que no representan
una presión externa son las que debes anotar aquí. Por ejemplo, pintar la oficina,
realizar visitas de socialización a compañeras y compañeros de trabajo o el
reacomodo del mobiliario. Estos pendientes los harás siempre y cuando hayas
cumplido con lo urgente y lo importante y tengas tiempo en tu horario normal. De
otra forma, no pasa nada si las reprogramas para una fecha posterior. Calcula el
tiempo que tendrás que invertir en esta actividad y anótalo a un costado.
5. Revisa las listas de cada una de las columnas y comprueba que todas tus
actividades pendientes están en su sitio. Ahora toma tu agenda y comienza a
vaciar el contenido de tu hoja “ABC”. Lo urgente en el día de mañana, lo
importante intercalado en los espacios que te dejen las cosas urgentes y la
columna C en las fechas posteriores. También es posible que las personas
superiores a ti tengan alguna prioridad que no has considerado: los famosos
“bomberazos” que rompen los programas de trabajo. Para esto te sugiero dejar
en tu agenda un espacio de tiempo que te sirva de colchón para atender esto.
6. En segundo lugar, usaremos la técnica del semáforo para gestionar tu agenda.
Para ello necesitarás resaltadores de colores verde, amarillo y rojo. Ahora
que tienes tu lista de pendientes vaciada en tu agenda es momento de trabajar
sacando una a una las notas de tu agenda. Al final de la jornada de trabajo o al
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inicio de labores del día siguiente toma tu agenda y marca con color verde todas
aquellas tareas que programaste y que quedaron realizadas. De lo marcado con
verde te olvidas porque ya está hecho. Marca con color amarillo las actividades
de tu agenda que quedaron inconclusas y las transfieres a tu lista del día
siguiente como una prioridad para terminarlas. Marca con color rojo lo que te
quedó pendiente por hacer y que ni siquiera has iniciado y reprográmalo en tu
agenda para la fecha del día siguiente. La recomendación aquí es que termines
primero las actividades en color amarillo que pasaste al día siguiente y hasta
finalizar con ellas inicies con las rojas que están pendientes también. La razón
es que entre más frentes de trabajo tengas abiertos, menos concentración
mental tendrás para realizar tu labor porque, inconscientemente, estás al
pendiente de todo. Cierra círculos. Termina actividades inconclusas y luego abre
otras.
Una agenda bien llevada representa tu seguro de permanencia en el trabajo y tu boleto
para participar en futuras promociones.
FUENTES DE
CONSULTA
Lista de referencias
Álvarez de Mon S. (2017). Mi agenda y yo. Dime que haces con tu tiempo y te diré quién eres. Barcelona: Plataforma.
Aristóteles. (1994). Metafísica. Introducción, traducción y notas de Tomás Calvo Martínez. Madrid: Gredos.
Miller, G. (1956). “El número mágico siete, más o menos dos” en The psychological review, No. 2, pp. 81-97.
Imágenes
Katemangostar Freepick. (2018). Primer plano de mujer usando diario y programación [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/primer-plano-mujer-usando-diario-programacion_3295451.htm#page=1&query=Agendas%20de%20trabajo&position=18 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Freepick. (2020). Agenda de vista superior y maqueta de telefono PSD [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/psd-gratis/agenda-vista-superior-maqueta-telefono_8903838.htm#page=2&query=agenda%20de%20trabajo&position=5 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Kwangmoop. (2020). Cerrar página de calendario con lápiz rojo [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/cerrar-pagina-calendario-lapiz-rojo_10089901.htm (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
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