Publicaþii utilizate în RP

Prin publicaþii care pot fi utilizate în activitatea de RP înþelegem marea varietate de materiale tiparite în general de mici dimensiuni în ceea ce priveste textele tiparite pe care o organizatie le editeaza si le difuzeaza in scopul transmiterii unor mesaje bine definite catre publicuri tinta specifice: reviste, brosuri, pliante, afise, postere, bannere, news-letter-e, foi volante, instructiuni etc.

Subiectul unei asemenea publicatii tiparite poate fi: prezentarea unei organizatii; prezentarea unor date si cifre semnificative pentru organizatie, prezentarea unui produs, a unui program, a unei cauze, a unei credinte; anuntarea unei manifestari sau a unui program de activitati; prezentarea unei persoane importante pentru publicul tinta caruia se adreseaza publicatia; prezentarea unor oferte (vanzare, inchiriere, servicii, prestari de servicii, consultanta, sprijin de orice natura); prezentarea unor informatii actuale care sunt de interes pentru un anumit public tinta (cazul publicatiilor destinate publicurilor interne).

In funtie de publicul caruia se adreseaza, stilul lor poate fi mai mult sau mai putin formal. In cazul news-letter-elor destinate comunicarii interne de exemplu, stilul adoptat poate fi informal pentru a stimula sentimentul de colegialitate, de apartenenta la aceeasi familie, cea a organizatiei. Ratiunea producerii unor asemenea materiale tiparite consta in faptul ca ele sunt documente cu o viata relativ lunga, care pot fi pastrate si aprofundate, pot fi retransmise altor persoane in timp ce mesajul lor ramane neschimbat. Datorita acestor caracteristici, influenta unei publicatii tiparite este in general mai profunda si mai durabila. Pentru a acoperi o masa destul de larga a publicului tinta o buna combinatie intre text si mesaj poate fi avantajos. Exista insa si dezavantaje, cum ar fi costul relativ ridicat al editarii si difuzarii sau imposibilitatea de a actualiza in timp real informatiile tiparite; in acest ultim caz specificarea unei adrese de Internet in cazul in care organizatia are un web-site propriu va fi utila pentru cititorii care vor sa-si actualizeze informatiile. Multe dintre aceste publicatii sunt editate pe o singura foaie de hartie care apoi poate fi pliata in diverse moduri sau poate fi lasata ca atare. Pentru usurinta proceselor de editare se apeleaza in general la formatele A4 sau A5 dar nu exista o regula care sa stabileasca dimensiunile paginilor. Acestea precum si grosimea (greutatea) hartiei depind doar de masura in care ele pot contribui la eficacitatea transmiterii mesajelor organizatiei, precum si la usurinta cu care ele pot fi distribuite si citite.

Dimensiunile sau formele neobisnuite ale hartiei pe care se va tipari o publicatie pot atrage atentia asupra acesteia, insa costurile pot fi mai mari, iar procesul ce punere in pagina sau in practica poate fi mai dificil. In cele mai multe cazuri asemenea publicatii sunt realizate cu ajutorul specialistilor in materie de edituri, tipografii sau agentii de publicitate (RP). Dar, pentru publicatiile care se adreseaza

spre exemplu publicului intern al organizatiei sau pentru materiale tiparite care un tiraj foarte mic si necesita actualizari frecvente se recurge in general la conceperea prin propriile forte si la editura prin imprimanta proprie. Rolul unui specialist in RP este de necontestat deoarece acesta are astazi la indemana posibilitati foarte largi de concepere, de a pune in pagina, de a multiplica, de a folosi diverse programe de editare a textelor cu diverse varietati de tipare(templatest) pentru diferite tipuri de publicatii.

Organizatiile editeaza in mod obisnuit o multime de brosuri, pliante, news-letter-e etc. pline de informatii utile. Multe dintre acestea nu reusesc insa sa comunice ceea ce organizatiile doresc, motivul este ca ele nu sunt interesante sau relevante pentru audientele tinta vizate. Atunci cand intentionati sa realizati o asemenea publicatie va trebui sa va ganditi de la bun inceput la cel putin 3 lucruri:

publicul tinta caruia urmeaza sa i se adreseza publicatia

mesajele pe care ea trebuie sa le transmita

design-ul cel mai potrivit pentru a produce rezultatele scontate

Nu numai cuvintele propriu-zise pot transmite mesaje. Unele publicatii pot transmite foarte bine mesajul pe care si l-au propus prin utilizarea exclusiva (preponderenta) a fotografiilor ori a materialelor grafice. Publicul tinta caruia doriti sa va adresati constituie un element de maxima importanta in demersul producerii unei publicatii. De exemplu, daca doriti sa abordati un grup de potentiali consumatori ai unui produs, mesajul dumneavoastra va fi diferit de cazul cand incercati sa castigati noi militanti pentru o cauza politica. De asemenea, trebuie sa se tina cont de clasificarea pe varsta a publicurilor tinta. Astfel, odata definit publicul tinta va trebui sa va intrebati:

cat de important este acest public pentru organizatia dumneavoastra

care ar putea fi publicatia cea mai potrivita asteptarilor acestor publicuri in funtie de trasaturile lui specifice (varsta, cultura, obisnuinte, mediu, nivel de viata, pregatire profesionala, sex etc.)

cat de mare poate fi efortul de informare a acestui public in raport cu beneficiile pe care organizatia se asteapta sa le obtina de la el

ce stie deja acel public tinta despre organizatie si obiectivele ei

ce beneficii asteapta acel public de la organizatia dumneavoastra

care ar fi cea mai potrivita modalitate de livrare a mesajului scris

Odata stabilit publicul caruia urmeaza sa va adresati va trebui sa treceti la stabilirea celor mai potrivite mesaje pentru el. Pentru aceasta nu trebuie decat sa va transpuneti in situatia unui membru al prezumtivului public tinta si sa va intrebati “daca eu as face parte din aceasta categorie, de ce ar trebui sa citesc publicatia pe care mi-a furnizat-o aceasta organizatie?”. Urmeaza raspunsul si structurarea ideilor intr-o ordine logica astfel incat cititorul sa poata trece firesc si usor de la unul la altul.

În ceea ce priveºte mesajele care trebuie transmise unui public þintã, începãtorii în domeniul PR cad adeseori în greºeala suprainformãrii încercând ca într-o publicaþie de mãrimea unei pagini sã spunã totul despre organizaþia lor. În acest fel rezultã un pliant sau o broºurã cu text foarte mare ºi foarte înghesuit. Pentru o mai mare credibilitate a mesajelor pe care vreþi sã le transmiteþi, tonul publicaþiei trebuie sã fie informativ, fãrã a se face exces de sloganuri. Ideea este sã editãm publicaþia având în vedere necesitãþile ºi percepþiile audienþelor þintã. Publicaþiile scrise se pot inspira foarte mult de la televiziune.

Televiziunea este vizualã, prezintã informaþiile pe porþiuni mici, mizeazã pe efecte dramatice (comice sau tragice), recompensându-ºi astfel audienþa. Publicaþiile scrise se aflã în competiþie cu televiziunea dar se pot plia dupã acestea sporindu-ºi eficienþa. O metodã bunã de a vã plia pe curba cognitivã a cititorului este sã stratificaþi informaþia. Aceasta se poate începe prin a crea o motivaþie, apoi decidem logica informaþiei. Numãrul cititorilor este în principiu direct propoþional cu lungimea materialelor, ºi asta datoritã faptului cã oamenii refuzã încãrcarea cu informaþii suplimentare deci, oamenii reþin greu, iar cei grãbiþi ºi mai greu; oamenii citesc numai ce-i intereseazã sau ceea ce ar putea fi de folos în munca lor. Textele mici pot fi introduse în casete pentru a atrage atenþia asupra lor, ºi de obicei pe un fundal deschis la culoare. Fotografiile ºi titlurile din publicaþie au o importanþã primordialã pentru cã ele capteazã primele.

Editarea textului propriu zis al publicaþiilor trebuie fãcutã de o persoanã obiectivã datoritã faptului cã specialistul fiind prea subiectiv ar fi într-o continuã schimbare cu conþinutul publicaþiei. Partea dificilã la editare este sã reþinem structura generalã a publicaþiei ºi sã adaptãm textul pentru aceasta.

Sfaturi pentru editare

propoziþii scurte;

paragrafe ºi fraze concrete;

de evitat terminologia abstractã;

de evitat acronimele;

de verificat din punct de vedere gramatical;

din punct de vedere al graficii, trebuie sã se ºtie cã oamenii nu citesc o publicaþie imediat. Mai întâi o privesc. Claritatea, simplitatea ºi simþul umorului sunt de asemenea importante.

Sfaturi utile

tehnic, fotografiile sã aibã un contrast bun;

subiectul trebuie sã fie evident ºi “sã umple fotografia”;

oamenii, emoþia ºi acþiunea sunt cele mai bune subiecte. Cãutaþi fotografii care spun poveºti vizuale;

utilizaþi explicaþii la fotografii. Acestea se scriu de obicei cu litere mici, alineat stanga;

indiferent de cât de serioasã este publicaþia puteþi creºte atractivitatea acesteia prin desen, graficã ºi ilustraþie.

Design-ul grafic este procesul prin care transformãm materialele brute avute la dispoziþie (text, idei, fotografii, desene, colaje) într-un material finisat, gata pentru tipar.

În combinaþia dintre text ºi fotografie, spaþiile goale pun în valoare mesajul sporind lizibilitatea.

Reguli pentru design-ul grafic

utilizaþi o variaþie limitatã a font-urilor. Se recomandã maxim 3 tipuri de font-uri pentru o publicaþie;

aranjaþi titlurile ºi casetele astfel încât sã organizaþi cititorului o citire logicã;

utilizaþi spaþiile albe ca un instrument de control al aspectului publicaþiilor;

caracterele mici sunt mai uºor de citit decât caracterele mari;

caracterele mari sunt recomandate cel mult în titluri;

folosiþi titluri scurte ºi preferabil de altã culoare faþã de textul propriu-zis;

pentru fundal folosiþi culoare deschisã atunci când caracterele textului sunt de culoare închisã ºi invers;

pentru sublinieri folosim bold-ul ºi italic-ul (atrage italic-ul);

alinierea stânga este utilizatã pentru a crea o senzaþie de informal;

Broºura ºi pliantul

Redactarea unei broºuri cere exersarea a douã abilitãþi: sintezã ºi cuprindere.

Obiective

de a permite cititorului sã înþeleagã imediat ceea ce dorim sã-i spunem;

poate sã transmitã mesaje cu caracter educativ, cu caracter informaþional (instrucþiunile la un produs, oferte), reguli de comportament într-o anume situaþie sau în cadrul organizaþiei, promovarea unui om, partid etc.

Utilizarea fotografiei

Datoritã faptului cã fotografiile au foarte multã expresivitate în ceea ce priveºte transmiterea unuei cantitãþi mari de semnificaþii, ele sunt utilizate în toatã presa scrisã, mai mult, rolul fotografiilor nu este minor nici în comunicarea electronicã. Pentru a fi expresivã, o fotografie trebuie sã aibã un element dominant, reprezentat de motivul sau scopul pentru care a fost facutã fotografia. El trebuie sã se caracterizeze prin acþiune. Adicã, trebuie sã producã privitorului o senzþie dinamicã în urma unei acþiuni statice. O fotografie trebuie sã aibã un singur centru de interes. Centrul de interes al fotografiei trebuie sã se situeze în anumite puncte de pe suprafaþa acesteia. Cele mai indicate puncte sunt cele determinate prin regula treimilor (o fotografie se împarte imaginar în 3 puncte, intersectia liniilor de despartire orizontale si verticale este locul favorabil pentru situarea centrului de interes).

În ceea ce priveºte subiectul fotografiei acesta poate fi:

o persoanã

un grup de persoane

animale

obiecte neînsufleþite

etc.

Când o fotografie are un subiect uman, ea trebuie sã arate:

identitatea acestuia (ochii). Este esenþial contactul vizual corespunzãtor cu subiectul;

privirea subiectului trebuie sã fie îndreptatã spre punctul în care se petrece acþiunea, nu spre aparatul de fotografiat. Pentru presã vor fi interesante fotografiile care surprind expresii faciale ale unor stãri psihice: bucurie, emoþie, tristeþe, teroare, atenþie, concentrare etc. mass-media apreciazã fotografiile în deosebi ale persoanelor cu cel puþin o reputaþie localã, regionalã, naþionalã etc.

acþiune (mâinile sau picioarele subiectului). Subiectul trebuie sã fie implicat activ într-o acþiune care trebuie sã aparã în cadru. Acþiunea poate fi explicitã sau implicitã. Ea nu trebuie sã fie mascatã de alte obiecte care intervin în plan apropiat (instrumente, echipamente tehnice etc.)

elemente de susþinere a acþiunii (colegi, animale, anumite obiecte etc.). Atunci când acestea pot adãuga un plus de semnificaþie ºi de expresivitate, ele pot apãrea în fotografie, fãrã însã sã stânjeneascã ilustrarea acþiunii sau identificarea subiectului.

În funcþie de legãtura lor cu factorul timp ºi cu anumite evenimente de interes pentru presã, existã o mare asemãnare între ºtirile de presã ºi fotografii. Aºa cum existã ºtiri perisabile din punct de vedere temporal, existã ºi fotografii care sunt legate de anumite evenimente actuale ºi prin urmare perisabile din punct de vedere al interesului pentru presã.

În funcþie de distanþa de la care sunt efectuate, existã 4 mari categorii de fotografii:

fotografii de la distanþã mare, în care privitorul ia cunoºtinþã despre subiect, având totodata posibilitatea sã sesizeze mediul în care este plasat acesta ºi evenimentele înconjurãtoare;

fotografii de la distanþã medie, care indentificã subiectul ºi acþiunea acestuia;

fotografii de la distanþã micã care detaliazã subiectul ºi/sau acþiunea. Acestea, împreunã cu fotografiile de la distanþã medie, sunt de regulã cele mai apreciate în ceea ce priveºte publicarea;

fotografii de detaliu, care surprind un unic aspect de interes al subiectului sau al acþiunii. Aceste fotografii sunt efectuate, de regulã, de la distanþa cea mai micã pe care o permit calitãþile tehnice ale aparatului.

Pentru a fi publicatã, o fotografie trebuie sã aibã o anumitã compoziþie (o îmbinare a elementelor acesteia):

centrul de interes;

centrare (subiectul dominant trebuie sã fie în centrul atenþiei privitorului, implicit al obiectivului aparatului de fotografiat ºi sã fie bine iluminat)

siluetele – atunci când centrul de ineteres al fotografiei nu este omul, poate fi utilizatã tehnica fotografierii oamenilor în contra-luminã, astfel încât sã aparã doar siluetele lor cu anumite efecte speciale;

reflexiile – surprinderea în fotografii a unor reflexii (imagini reflectate în geam, oglindã etc.) determinã efecte vizuale interesante, cu condiþia ca elementul dominant sã-l constituie persoana sau obiectul care se reflectã ºi nu suprafaþa reflectoare.

De asemenea, pentru a spori efectul unei fotografii, aceasta poate fi tãiatã, procedeu prin care se obþin avantaje de tipul:

eliminarea elementelor de distragere a atenþiei. Prin tãiere se pune accentul pe un singur centru de interes al fotografiei ºi se eliminã elementele care diminueazã mesajul acesteia;

potrivirea fotografiei în paginã

Oricât de expresivã ar fi, o fotografie nu poate spune totul numai prin ea însãºi; este nevoie ºi de o explicaþie. Explicaþia trebuuie sã vizeze doar ceea ce nu este evident. Tonul explicaþiei trebuie sã fie în concordanþã cu conþinutul fotografiei.

În prezent este utilizatã din ce în ce mai des fotografia electronicã. Imaginile în format electronic pot fi obþinute din mai multe surse:

direct prin utilizarea unui aparat de fotografiat digital;

capturi de imagini dintr-un material filmat;

prin scanarea unei fotografii deja existente pe un format clasic.

Avantajul fotografiilor digitale:

costuri mici;

avantajul prelucrãrii;

utilizarea în diverse scopuri etc.