Elektroninio archyvo informacinė sistema (EAIS)

Pagrindinių funkcijų ir architektūros apžvalga, elektroninių dokumentų saugojimo sprendimai

Pranešėjas: Albertas Šermokas, Giedrius Daugiala, Laimutis Ignatavičius2011 10 21

Projekto organizavimas

• Projekto pradžia - 2010 m. kovo 1 d.

• Planuojama pabaiga – 2011 m. rugsėjo 30 d.

• Užsakovas - Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ( Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės)

• Vykdytojas – ūkio subjektų grupė:

– UAB „Sintagma” (su subrangovu UAB „MitSoft”);

– UAB „Affecto Lietuva”;

– UAB „Atea”

– UAB „Blue Bridge”

Elektroninio archyvo informacinė sistema

• Tai sistema, kuri sudaro sąlygas valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigos ir įmonėms, kitiems subjektams, įgaliotiems atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotiems asmenims, kitiems juridiniams ir fiziniams asmenims perduoti elektroninius dokumentus į valstybės archyvus, organizuoti patikimą jų saugojimą valstybės archyvuose, užtikrinantį jų vientisumo, autentiškumo, konfidencialumo bei galimybės naudoti laikui bėgant išsaugojimą

EAIS kūrimo prielaidos

• Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas (Žin., 2000, Nr. 61-1827)

• Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (LAD) generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268) patvirtintos Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės;

• 2007 m. LAD parengta „Elektroninių dokumentų saugojimo valstybės archyvuose infrastruktūros sukūrimo projekto“ galimybių studija;

• LAD generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. įsakymu Nr. V-119 (Žin., 2008, Nr. 118-4488) patvirtintas Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašas;

EAIS kūrimo prielaidos

• 2008 m. rugpjūčio – gruodžio mėn. LAD vykdytas bandomasis projektas „Elektroninių dokumentų saugojimo informacinės sistemos prototipo (bandomojo projekto) sukūrimas“ (parengtas el. dokumento specifikacijos projektas, sukurtas prototipas; atlikti jo bandymai, pateiktos rekomendacijos);

• LAD generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Žin., 2009, Nr.108-4574) patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0;

• 2009 m. LAD pradėtas vykdyti projektas „Elektroninio archyvo infrastruktūros sukūrimas“, finansuojamas pagal 2007-2013 m. ES struktūrinių fondų paramos programas.

EAIS tikslai

• kaupti ir saugoti Nacionalinį dokumentų fondą (NDF) sudarančius elektroninius dokumentus;

• tvarkyti ir teikti informaciją (aprašus) apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus, nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos;

• sudaryti sąlygas valstybės archyvams informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis atlikti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą;

• užtikrinti teisėtą prieigą prie saugomų elektroninių dokumentų informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis;

• teikti elektronines paslaugas.

EAIS organizacinė struktūra

Elektroninis dokumentas

• Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu (Dokumentų ir archyvų įstatymas).

• Saugus elektroninis parašas, sukurtas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, elektroniniams duomenims turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose (Elektroninio parašo įstatymo 8 str. 1 d.).

Saugus elektroninis parašas

• Saugus elektroninis parašas – elektroninis parašas, kuris atitinka visus nurodytus reikalavimus (Elektroninio parašo įstatymas):

1) yra vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu;

2) leidžia identifikuoti pasirašantį asmenį;

3) yra sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia;

4) yra susijęs su pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks šių duomenų pakeitimas yra pastebimas.

• Elektroninis parašas visais atvejais turi teisinę galią, jeigu parašų naudotojai tarpusavyje dėl to susitaria (Elektroninio parašo įstatymo 8 str. 3 d.).

Elektroninio dokumento loginė struktūra

Elektroninis dokumentas

Pagrindinė turinio dalis

Pridedami dokumentaiTurinio priedai

0..N0..N

1

X Y Z. . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . .

Pasirašomi metaduomenys

X Y Z. . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . .

Nepasirašomi metaduomenys

Elektroniniai parašai

1..N

Dalių tipų aprašas

11Dalių tarpusavio ryšių

aprašas

LVAT (LAD) patvirtintos elektroninio dokumento specifikacijos

• LAD generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Žin., 2009, Nr.108-4574) patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0;

• VSDFV direktoriaus 2009 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-780 patvirtinta Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS v1.0;

• LAD generalinio direktoriaus 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. V-42 patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacija MDOC-V1.0;

• Iki 2011 m. gruodžio mėn. LVAT sudarytos darbo grupės numatoma parengti PDF formato el. dokumento, pasirašyto PAdES formato elektroniniu parašu specifikacija.

Pagrindinės EAIS funkcijos• Dokumentų valdymo priežiūros organizavimas;

• Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas;

• Elektroninių dokumentų saugojimas, rizikos valdymas;

• Saugomų dokumentų aprašų tvarkymas (perkeltas ir patobulintas LAFSIS funkcionalumas);

• Dokumentų publikavimas ir pateikimas;

• Sistemos administravimas;

• Laisvai platinamų priemonių formuoti ir tikrinti elektroninius dokumentus pateikimas;

• Tinklinių paslaugų (angl. web services) sąsajų, skirtų EAIS integravimui su išorės sistemomis, teikimas.

EAIS loginė struktūra

EAIS dokumentų valdymo priežiūros funkcijos

• galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms elektroniniu būdu rengti dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis:– Dokumentų registrų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo;

– Dokumentacijos plano, jo papildymų sąrašo;

– Bylų apyrašų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo;

– Bylų apyrašo, jo tęsinio;

– Dokumentų naikinimo akto;

– Dokumentacijos plano suvestinės (dokumentacijos plane suvesti bylų sudarymo suvestinius duomenis).

EAIS dokumentų valdymo priežiūros funkcijos

• pateikti valstybės archyvams derinti parengtus dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis;

• atsakingiems archyvų darbuotojams peržiūrėti gautus apskaitos duomenis, juos suderinti arba tikslinti, teikti pastabas;

• apskaitos duomenis derinti su kitais archyvo darbuotojais (archyvo DEK, archyvo vadovu), skirti su tuo susijusias užduotis archyvo darbuotojams;

• dokumentus perduodančioms įstaigoms ir archyvų darbuotojams teikti informaciją apie apskaitos duomenų derinimo eigą.

Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas

• galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms inicijuoti elektroninių dokumentų perdavimo procesą, nurodant dokumentų kiekį ir jų perdavimo datą;

• pateikti elektroninio dokumento forma (ADOC formatu) sudarytą elektroninių dokumentų perdavimo akto projektą;

• persiųsti informacinių technologijų ir ryšių tinklais elektroninius dokumentus;

• atlikti automatinę pateiktų elektroninių dokumentų antivirusinę, kiekybinę, autentiškumo patikrą;

• atlikti elektroninių dokumentų turinio transformavimą į ilgalaikio saugojimo ir pateikimo internete formatus;

Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas

• galimybė valstybės archyvų darbuotojams peržiūrėti elektroninių dokumentų patikros rezultatus, atlikti gautų dokumentų kokybinę patikrą ir nuspręsti, ar priimti elektroninius dokumentus saugoti valstybės archyve;

• atlikti priimtų elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą;

• sugeneruoti elektroninių dokumentų aprašus;

• surašyti priimtus elektroninius dokumentus į EAIS elektroninių dokumentų saugyklą;

• archyvo darbuotojui pasirašyti elektroninės formos dokumentų perdavimo aktą.

Elektroninių dokumentų saugojimas, rizikos valdymas• saugoti elektroninius dokumentus, jų transformuoto turinio kopijas;

• indeksuoti elektroninių dokumentų turinį, metaduomenis jų paieškai;

• gaminti atsargines duomenų kopijas, organizuoti duomenų atstatymą iš jų;

• tikrinti saugomų dokumentų kokybę, informuoti archyvo darbuotojus apie saugomus potencialiai rizikingus dokumentus;

• valdyti saugomų elektroninių dokumentų riziką: atlikti pakartotinį elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą, turinio transformavimą;

• teisės aktų nustatyta tvarka naikinti saugomus elektroninius dokumentus ir jų kopijas;

• informuoti archyvo darbuotojus apie saugykloje vykstančius procesus, kaupti saugyklos statistinius duomenis.

Elektroninio dokumento rinkmena, jos savybės

Elektroninis dokumentas, kaip ir kita elektroninė informacija, turi savybes:

• gali keisti fizinį pavidalą – siunčiamas elektros, radijo bangų ar šviesos impulsais, saugomas elektroninėje mikroschemoje, standžioje ar lanksčioje magnetinėje, optinėje laikmenoje;

• lengvai klonuojamas – labai lengva pagaminti originalui identišką kopiją, kurią galima vadinti originalu;

• visiškai priklausomas nuo laikmenos, kurioje jis saugomas, būklės, todėl lengvai pažeidžiamas (tačiau pažeidimo faktą leidžia nustatyti elektroninis parašas).

Elektroninio dokumento turinio rizikos valdymas

• Rizikos faktoriai:– Daug skirtingų turinio formatų (pvz., vien ADOC-V1.0 el. dokumento

specifikacija leidžia 13 turinio formatų) – „užsiveis“ formatų, kuriuos būtina palaikyti „žvėrynas“;

– Ribotas rinkmenos formato gyvavimo ir programinių priemonių laikas – 5 – 15 metų;

• Rizikos valdymas:– Prioritetas renkantis – atviri, tarptautiniais standartais (pvz., ISO)

patvirtinti formatai;– Formatų populiarumo periodinis pervertinimas ir dokumentų turinio

konvertavimas į pasirinktą naują formatą.

Elektroninio dokumento turinio rizikos valdymas

• LAD 2008 metais vykdyto Elektroninių dokumentų saugojimo informacinės sistemos prototipo bandymo rezultatai:

– ilgalaikiam ir nuolatiniam saugojimui naudoti PDF/A-1 formatą (ISO 19005-1:2005);

– peržiūrai internete naudoti PNG formatą (ISO/IEC 15948:2004);

– fotografinių vaizdų archyviniam saugojimui ir peržiūrai internete naudoti JPEG formatą (ISO/IEC 10918-1:1994).

EAIS elektroninio dokumento saugojimo sprendimas• Institucijų perduoti elektroniniai dokumentai originalia perdavimo

paketų forma – įrašomi į vienkartinio įrašymo laikmenas (juosteles);

• Elektroninių dokumentų originalai, kurių elektroniniai parašai yra parengti archyviniam saugojimui, t.y., atlikta archyvinio patvirtinimo procedūra (pvz., į ADOC-V1.0 specifikacijos dokumento elektroninius parašus įrašyta archyvinė laiko žyma, sudarant XAdES-A formato el. parašą);

• Konvertuotos į PNG ir JPEG formatus elektroninio dokumento turinio kopijos, skirtos dokumento turinio peržiūrai internete (iš kiek puslapių sudarytas dokumento turinys – tiek turinio vaizdo rinkmenų);

• Konvertuoto į PDF/A-1 formatą turinio elektroninių dokumentų kopijos, skirtos ilgalaikiam saugojimui, kurių vientisumą užtikrina sistemos sudarytas XAdES-A formato archyvinio patvirtinimo paskirties elektroninis parašas.

EAIS elektroninių dokumentų rizikos valdymas• Gautų elektroninių dokumentų autentiškumo patikra;• Elektroninių dokumentų turinio transformavimas;• Priimamų elektroninių dokumentų ir jų ilgalaikio saugojimo kopijų

archyvinis patvirtinimas;• Gautų elektroninių dokumentų originalia perdavimo paketų forma

išsaugojimas vienkartinio įrašymo laikmenose;• Galimybė automatiniu būdu atrinkti rizikingus dokumentus ir

sudaryti jų sąrašus;• Pakartotinis archyvinis patvirtinimas atrinktiems dokumentams;• Pakartotinis turinio transformavimas atrinktiems dokumentams (iš

originalo, ir iš ilgalaikio saugojimo kopijos).

EAIS dokumentų saugykla

Elektroninių dokumentų saugykloje saugomi objektai

Elektroniniai dokumentai

Tarnybiniai saugyklos, el. dokumentų paieškos ir rizikos valdymo duomenys

Originalūs el. dokumentaiInstitucijų perduoti el. dokumentai originalia

perdavimo paketų forma (vienkartinio

įrašymo laikmenose)

Nuolatinio saugojimo

dokumentai

Ilgo saugojimo (nuo 26 iki 100 m.) dokumentai

Transformuoto turinio el. d. kopijos

Archyvinį patvirtinimą turinčios į PDF/A-1

formatą transformuoto turinio

kopijos

Archyvo darbuotojų

kvalifikuotu el. parašu pasirašytos dokumentų kopijos

Dokumentų paieškos ir peržiūros duomenys

Saugomų el. dokumentų

metaduomenys

Saugomų el. dokumentų turinio tekstinės paieškos

indeksai

Saugyklos administravimo

duomenys

El. parašų ir saugomų formatų rizikos valdymo

duomenys

Peržiūrai internete skirtos el.

dokumentų kopijos (PNG ir JPEG

formato rinkmenos)

Saugomų dokumentų aprašų tvarkymas

• perkelti visi likviduojamoje LAFSIS centrinėje duomenų bazėje sukaupti aprašų duomenys (fondų aprašai, apyrašų aprašai, apskaitos vienetų aprašai, dokumentų lygmens aprašai);

• aprašų paieška, sąrašo pateikimas, jo eksportavimas;

• aprašo peržiūra, redagavimas, trynimas, naujo aprašo įvedimas;

• aprašų aprobavimas: perdavimas aprobuoti, aprobavimas, atmetimas;

• galimybė prie apyrašo, apskaitos vieneto bei dokumento aprašų prisegti failus;

• prieigos teisių neviešiems aprašams suteikimas;

• automatinis aprašų generavimas:

Dokumentų publikavimas ir pateikimas

• pateikti elektronine forma asmenų užsakytas pažymas;

• atlikti valstybės archyvuose saugomų dokumentų paiešką, rodyti dokumentų aprašų duomenis;

• parodyti saugomo elektroninio dokumento, kuriam netaikomi apribojimai, turinį ir metaduomenis (asmenims, kurių tapatybė nustatyta);

• pateikti nuorodas į e-Paveldo sistemoje saugomus dokumentus ir bylas;

• galimybė asmenims, kurių tapatybė nustatyta, elektronine forma pateikti valstybės archyvams prašymą išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus ir (ar) jų kopijas;

• paskirstyti gautus prašymus (užsakymus) valstybės archyvų darbuotojams;

Sistemos administravimas

• Dokumentus perduodančių įstaigų, valstybės archyvų registravimas;

• Sistemos naudotojų registravimas, autentifikavimas ir autorizavimas;

• Prieigos teisių ir įgaliojimų sistemos naudotojams suteikimas, atliekamų veiksmų žurnalizavimas;

• Sistemos klasifikatorių tvarkymas;

• Elektroninių dokumentų autentiškumo patikros procedūrų konfigūravimas;

• Sprendimo parinkimo taisyklių dėl elektroninių dokumentų paketo priėmimo konfigūravimas;

• Patikimų sertifikavimo ir laiko žymų teikėjų, jų teikiamų paslaugų ir sertifikatų, skirtų elektroniniams parašams tikrinti, kaupimas ir valdymas;

• Statistinių ataskaitų sudarymas;

Elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo priemonės

Realizuotos priemonės:

• Web sprendimo principu realizuota internete (adresu https://adoc.archyvai.lt) veikianti programinė įranga;

• Parsisiunčiama ir diegiama naudotojo kompiuteryje taikomoji programa.

Kitos paslaugos:

• Naudotojų nukreipimo iš trečiųjų šalių išorinių sistemų paslauga į Web sprendimo principu realizuotas elektroninių dokumentų formavimo ir pasirašymo priemones juos sudaryti ir pasirašyti elektroniniu parašu;

• Elektroninių dokumentų atitikimo ADOC specifikacijai tikrinimo priemonės, skirtos sistemos naudotojams ir programinės įrangos kūrėjams.

Integracinės sąsajos

• Sukurtos tinklinių paslaugų (angl. web services) sąsajos, skirtos EAIS integravimui su išorės sistemomis:– perduoti derinti dokumentų ir bylų apskaitos duomenis;

– perduoti į valstybės archyvą elektroninius dokumentus;

– vykdyti archyvuose saugomų dokumentų paiešką;

– pateikti elektroninį dokumentą ar jo dalis, kurioms netaikomi apribojimai.

EAIS viešasis portalas

• teikia sąsajas dokumentus perduodančioms įstaigoms perduoti valstybės archyvams elektroninius dokumentus ir duomenis, reikalingus dokumentų valdymo priežiūrai atlikti;

• teikia sąsajas juridiniams ir fiziniams asmenims atlikti dokumentų paiešką, peržiūrą, užsakyti ir gauti pažymas ir el. dokumentų kopijas;

• teikia laisvai platinamas elektroninių dokumentų sudarymo, tikrinimo ir peržiūros programines priemones.

EAIS vidinis portalas• teikia sąsają valstybinės archyvų sistemos darbuotojams vykdyti

pavestas:– administruoti sistemos naudotojus, jų teises, klasifikatorius, ...;– vykdyti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą;– priimti saugoti elektroninius dokumentus, valdyti jų riziką;– rengti ir teikti archyvo darbuotojų patvirtintas elektroninių dokumentų kopijas.

Technologijos• Java• Apache Tomcat;• Oracle Database;• Oracle Business Intelligence;• Saperion ECM;• IBM WebSphere ESB;• IBM WebSphere MQ;• IBM Tivoli Storage Manager ;• IBM Tivoli Monitoring;• Adlib Software Express Server ;• OPSWAT Metascan Antivirus;• Microsoft Windows Server 2008.

EAIS techninė infrastruktūra

AČIŪ !