Elektronischer Rechnungsempfang und Verarbeitung in der VerwaltungStaatssekretär Horst Westerfeld, CIO Land HessenDr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern

2E-Docs

Herausforderungen im elektronischen Rechnungsaustausch

Geringe Einstiegshürden beim Versender & Kombination Rechnungseingangsbuch und Workflow beim Empfänger!

Rechnungs-versand

(elektronisch)

Rechnungs-eingang

Rechnungs-eingangs-

buch

Freigabe-Workflow

Einsparpotenzial

Rechnungs-versand

(papierbasiert)

ZUGFeRD

Dezentral, an den Standorten

Keine Eintrittsbarrieren für den elektronischen Versand Einfacher Versand eines PDF möglich Installation von weiteren Mehrwertdiensten Keine Fixkosten (z.B. Lizenzgebühren) und

Vertragsbedingungen für den Versender

Zentrales Rechnungseingangsbuch für alle Rechnungen Workflowlösung für alle Rechnungen Möglichkeit des dezentralen Scannens und Überführens in

den Workflow Kein Umstellen der Lieferanten

FAZIT Kombination einer Lösung zur eRechnung mit Rechnungseingangsbuch und Workflow Integration des weiterhin bestehenden Papierprozesses mit dezentralem Posteingang

3E-Docs

Pilotprojekte beim BVA und THW

Flexible Anbindung erlaubt den Lieferanten die Wahlmöglichkeit!

Die Wahl zwischen den Versandkanälen E-Mail und dem spezifischem Druckertreiber ermöglicht die Teilnahme mit möglichst geringen Anpassungen oder möglichst komfortablem Versand für den Lieferanten.

Unabhängig vom Versandkanal werden die empfangenen Daten auf Empfangsseite passend zum System konvertiert.

Während den Pilotphasen wird die Betriebssicherheit der Druckertreiber, Konverter und der jeweiligen Schnittstellen zu den nachgelagerten Systemen im realen Einsatz validiert.

Angebot verschiedener Anbindungsvarianten für Lieferanten zur Akzeptanzsteigerung Schnittstellen zu mehreren Systemen zeigen die nötige Flexibilität der Lösung für weitere

Behörden

4E-Docs

EDV-Programm des Senders

THW Pilotprojekt

Einheitlicher Verarbeitungsprozess für Dokumente mit flexiblen Eingangsmöglichkeiten!

Konverter

Papier

PDF per E-Mail

Druckertreiber

1

2

3

Anwendung bei Einsatz von Eigenentwicklungen wie THWin Umsetzung als Standardprozess beim Rechnungsempfänger zur Hebung von Synergien

E-Workflow

THWin ERP

5E-Docs

MACH ERP

MAC

H

Wor

kflow

BVA Pilotprojekt

Einheitlicher Verarbeitungsprozess für Dokumente!

Konverter

Papier

PDF per E-Mail

Druckertreiber

1

2

3

Anwendung bei Einsatz von MACH Lösungen Umsetzung als MACH Workflow-Komponente beim Rechnungsempfänger

EDV-Programm des Senders

6E-Docs

Elektronischer Rechnungseingang und elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozess in Hessen

Etwa 1,3 Mio. kreditorische Geschäftsvorfälle p. a. in der Landesverwaltung. Rechnungseingang: elektronisch (PDF) und papierbasiert Rechnungsbearbeitungsprozess mit Prüfung, Bearbeitung, Freizeichnung und Überweisung:

wird derzeit elektronifiziert Einsparpotenzial: 5 Mio. Euro

Lieferant eRechnung (pdf-Datei)

SAP ERP-System

Rechnungs-bearbeitungs-

prozess

Elektronisches Archiv

extern intern

7E-Docs

Mögliches Zusammenspiel verschiedener Lösungen

Heterogene Lösungen können die Akzeptanz erhöhen – verschiedene Angebote für verschiedene Lieferantentypen

Lieferant

Niederlassungen/ Zentrale

1 Papierbasierter Eingang

3 Eingang per Lösung m

2 Eingang per PDF

Eingang per Lösung n4

HomogenitätHeterogenität

Angebot vieler Anbindungsvarianten für Lieferanten zur Akzeptanzsteigerung Umsetzung Standardprozess beim Rechnungsempfänger zur Hebung von Synergien

Öffentliche Verwaltung