Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal 2014 · Minu kool kaardihaldussüsteem haldaja EÜL, pidaja Koolisüsteemide OÜ

2015

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal 2014

ARUANNE

MAJANDUS- JA KOMMUNIKATSIOONIMINISTEERIUM, INFOÜHISKONNA TEENUSTE ARENDAMISE OSAKOND, RELIKA METSALLIK-KOPPEL

1

Sisukord Sissejuhatus ............................................................................................................................................. 3

Küsimustiku läbiviimine ....................................................................................................................... 4

Ülevaade küsimustikule vastanud asutustest ......................................................................................... 5

Esitatud infosüsteemid ........................................................................................................................ 6

Esitatud infosüsteemid asutuste gruppide lõikes ................................................................................... 8

Avalik-õiguslikud juriidilised isikud ...................................................................................................... 8

Linna ja valla ametiasutused ............................................................................................................... 9

Linna ametiasutuste hallatavad asutused ......................................................................................... 11

Põhiseaduslikud institutsioonid ........................................................................................................ 12

Valitsusasutused ................................................................................................................................ 12

Haridus- ja Teadusministeerium ja valitsemisala .......................................................................... 12

Justiitsministeerium ja valitsemisala ............................................................................................. 12

Kaitseministeerium ja valitsemisala .............................................................................................. 13

Keskkonnaministeerium ja valitsemisala ...................................................................................... 13

Kultuuriministeerium ja valitsemisala ........................................................................................... 14

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ja valitsemisala .................................................... 14

Põllumajandusministeerium ja valitsemisala ................................................................................ 15

Rahandusministeerium ja valitsemisala ........................................................................................ 15

Riigikantselei .................................................................................................................................. 16

Siseministeerium ja valitsemisala .................................................................................................. 16

Sotsiaalministeerium ja valitsemisala ........................................................................................... 17

Välisministeerium .......................................................................................................................... 18

Valitsusasutuste hallatavad asutused ............................................................................................... 19

Dokumendivahetusviisid infosüsteemides ............................................................................................ 20

Elektroonilise dokumendivahetuse maht ............................................................................................. 24

Kokkuhoid .......................................................................................................................................... 25

Dokumendivahetuse maht ministeeriumide valitsemisalades ............................................................. 26

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal .......................................................................................... 28

Hinnang ajakulule andmete kättesaamisel ........................................................................................... 30

Võrdlus eelmise aruandega ................................................................................................................... 36

Dokumendivahetuse osakaal avalikus sektoris ............................................................................. 36

Dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemides 2013 IV kvartal ja 2014 IV kvartal ............... 37

Dokumendivahetus infosüsteemides 2013 IV kvartal ja 2014 IV kvartal ...................................... 38

(Traditsioonilise) dokumendivahetuse osakaal IV kvartal 2013 vs IV kvartal 2014 ...................... 39

Olulisemad tulemused, järeldused ja ettepanekud .............................................................................. 40

2

Dokumendivahetusviisid ............................................................................................................... 40

Dokumendivahetuse maht ............................................................................................................ 41

Dokumendivahetuse maht ja kokkuhoid ...................................................................................... 42

Dokumendivahetuse osakaal ........................................................................................................ 42

Dokumendivahetuse osakaal dokumendihaldussüsteemides 2013 IV kvartal vs 2014 IV kvartal 42

Andmete kättesaamine ................................................................................................................. 43

Kokkuvõte: ..................................................................................................................................... 44

Küsimustik nr 1 .............................................................................................................................. 45

Küsimustik nr 2 .............................................................................................................................. 45

3

Sissejuhatus

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu mõõtmine viidi läbi infoühiskonna arengukava 2020

mõõdiku „Paberivaba ametliku suhtluse osakaal kogusuhtlusest“ taseme määramiseks. Elektroonilise

dokumendivahetuse mõõtmise aluseks võeti dokumendivahetusviiside klassifikaatori kavand1.

Dokumendivahetusviiside klassifikaatori järgi jaguneb dokumendivahetus:

suuline andmevahetus;

paberkandjal andmevahetus;

elektrooniline andmevahetus:

o andmevahetus üle X-tee:

andmevahetus üle X-tee DVK kaudu;

andmevahetus veebivormi abil üle X-tee;

andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee*.

o andmevahetus X-teed kasutamata.

andmevahetus elektronpostiga;

andmevahetus faksi teel elektrooniliselt;

andmevahetus veebivormi abil X-teed kasutamata;

andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata;

failivahetus X-teed kasutamata;

andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega.

andmevahetus määratlemata viisil.

*Andmevahetuse puhul oli oluline, et asutused esitaksid andmeid ainult nende päringute kohta, mida

saab võrdsustada dokumendiga, st teenuse sisu on äriline ja selle omadus on püsiv ehk sellega saab

tegevust tõendada.2

Dokumendivahetuse mõõtmisel lähtuti järgmistest põhimõtetest:

Mõõdame:

Mõõtmise aluseks on ainult need andmed, mida on võimalik saada infosüsteemidest.

Mõõdame asutuse piire ületavat dokumendivahetust.

Veebiteenuste (X-tee teenusete) mõõtmine toimub teenuse pakkuja pool.

Asutuse sotsiaalmeedia lehel suhtluse mõõtmine. Kui asutusel on oma sotsiaalmeedia

lehekülg, siis mõõdetakse seal toimunud tõendatavat ametlikku suhtlust.

Mõõtmine toimub infosüsteemi põhiselt.

Mõõdetakse infosüsteemides toimuvat dokumendivahetust.

Andmed tuleb iga infosüsteemi kohta esitada eraldi.

Arvesse ei võta:

Mõõtmisel ei erista saatmise ja vastuvõtmise sündmusi.

Ei mõõda varjatud ametlikku suhtlust.

Ei mõõda rahvusvahelist dokumendivahetust.

1 Dokumendivahetusviiside analüüs ja hindamise mudel. Lõpparuanne. 2 Dokumendivahetusviiside analüüs ja hindamise mudel. Lõpparuanne. Ptk Juhend X-tee teenuste mõõtmiseks.

https://www.mkm.ee/sites/default/files/dokumendivahetusviiside_hindamise_mudel_v1.5.pdf


4

Küsimustiku läbiviimine Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kiri elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu

mõõtmise kohta saadeti kõigile DVKga liitunud avaliku sektori asutustele 16.03.2015. Küsimustik

koosnes kahest osast. Küsimustiku esimese osa eesmärk oli saada ülevaade, kui palju on

infosüsteeme, mis sisaldavad ametlikku suhtlust3 ning kui suur on sotsiaalmeedia kasutamise

osatähtsus. Küsimustik nr 1 küsimused.

Küsimustiku teise osa eesmärk oli saada andmed paberivaba ametliku suhtluse osakaalu

määramiseks ja ülevaade dokumendivahetusviiside klassifikaatori rakendamise ulatusest. Küsimustik

nr 2 küsimused.

28-29.04 koostas Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium vahearuande ja saatis

meeldetuletuse kõigile asutustele, kelle vastustes esines puudujääke või kes ei olnud küsimustikule

vastanud. Küsimustikule vastamine lõppes 18.05 õhtul.

Et laekunud vastuseid saaks analüüsida, viis aruande koostaja läbi järgmised tegevused:

Esitatud infosüsteemide nimetused ühtlustati ja viidi kooskõlla RIHA andmetega.

Kontrolliti, et iga infosüsteemi kohta oleks vastatud üks kord, kui vastuseid oli rohkem, läks

arvesse ajaliselt viimane vastus.

DVK andmevahetuse andmed kontrolliti ja viidi vajadusel vastavusse DVK aruandega.

Infosüsteemi kohta esitatud andmevahetusviisid viidi vastavusse asutuste hinnanguga, st kui

asutus oli märkinud, et andmevahetust infosüsteemis ei ole, siis hinnangu väärtuseks

parandati vajadusel: dokumendivahetus infosüsteemi puudub. Kui asutus oli märkinud, et

andmevahetus infosüsteemis on, aga hinnangusse oli märgitud, et dokumendivahetus

infosüsteemi puudub, siis parandati hinnanguks ajakulu hindamata.

Kontrolliti ja vajadusel täpsustati, et kõik DVK-ga liitunud infosüsteemid on alati ka liitunud X-

teega.

3 Ametlik suhtlus- Asutuse ja kodaniku; asutuse ja ettevõtja; või asutuse ja asutuse vaheline suhtlus, mis on taasesitataval

kujul tõendatav. Asutust võib ametlikus suhtluses esindada oma volituste piires ka ametnik.

5

Ülevaade küsimustikule vastanud asutustest

01.01.2015 seisuga oli DVKga liitunud 622 avaliku sektori asutust. Nendest 7 avalik-õiguslikud

juriidilised isikud, 52 linna ametiasutused, 281 linna ametiasutuste hallatavad asutused, 6

põhiseaduslikud institutsioonid, 61 on valitsusasutused, 44 valitsusasutuste hallatavad ja kohalikud

asutused ja 168 valla ametiasutused.

Küsimustikule vastas kokku 403 asutust:

7 avalik-õiguslikku juriidilist isikut (100%). DVKga liitunud 7 asutusest vastas küsimustikule 6

asutust, küsimustikule ei vastanud Eesti Arengufond. Küsimustikule vastas Eesti Advokatuur,

kes ei ole DVKga liitunud.

46 DVKga liitunud linna ametiasutust (89%). Küsimustikule ei vastanud: Kallaste, Keila,

Maardu, Paldiski, Sindi linnavalitsused ja Valga Linnavolikogu Kantselei.

121 DVKga liitunud linna ametiasutuse hallatavat asutust (43%).

6 põhiseaduslikku institutsiooni (100%).

59 valitsusasutust (97%). DVKga liitunud 61-st valitsusasutusest vastas küsimustikule 58

asutust, küsimustikule ei vastanud Kaitsepolitseiamet, Keskkonnaamet ja Konkurentsiamet.

Küsimustikule vastas Häirekeskus, kes ei ole DVKga liitunud.

20 DVKga liitunud valitsusasutuse hallatavat ja kohalikku asutust (45%).

144 DVKga liitunud valla ametiasutust (85%). Küsimustikule ei vastanud: Alatskivi, Anija,

Häädemeeste, Kasepää, Kihnu, Kohila, Kullamaa, Kõpu, Laimjala, Lasva, Misso, Noarootsi,

Otepää, Peipsiääre, Pühalepa, Rae, Rägavere, Sangaste, Tahkuranna, Tootsi, Urvaste, Varbla,

Vastseliina, Vormsi ja Väike-Maarja vallavalitsused.

746

121

659

20

144

100%89%

43%

100% 97%

45%

85%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Küsimustikule vastanud asutuste arv ja osakaal

Asutuste arv kokku DVKga liitunud Vastajate arv Vastajate osakaal DVKga liitunutest

6

Asutuste grupp Asutuste arv kokku

DVKga liitunud

Vastajate arv Vastajate osakaal DVKga liitunutest

Avalik-õiguslikud juriidilised isikud

40 7 7 100%

Linna ametiasutused 66 52 46 89%

Linna ametiasutuse hallatavad asutused

732 281 121 43%

Põhiseaduslikud institutsioonid

6 6 6 100%

Valitsusasutused 63 61 59 97%

Valitsusasutuse hallatavad ja kohalikud asutused

127 44 20 45%

Valla ametiasutused 190 168 144 85%

Esitatud infosüsteemid Järgnev peatükk annab ülevaate, kui palju infosüsteeme ja dokumendihaldussüsteeme asutused

nimetasid ja kuidas jaguneb infosüsteemide ja dokumendihaldussüsteemide osakaal erinevates

asutuste gruppides.

Vastanud asutused nimetasid kokku 809 infosüsteemi (sh DHS), nendest 391 (48%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 418 (52%) muud infosüsteemid. RIHA-s on registreeritud kokku 301 erineva nimetusega infosüsteemi. Kõikidest nimetatud 809 infosüsteemist oli erineva nimetusega infosüsteeme 197. Seega sisaldab ametlikku suhtlust ca 65% RIHA-s registreeritud infosüsteemidest.

Avalik-õiguslikud juriidilised isikud nimetasid kokku 15 infosüsteemi, nendest 6 (40%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 9 (60%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 13.

48%52%

DHS IS

40%

60%

DHS IS

7

Linna ja valla ametiasutused nimetasid kokku 306 infosüsteemi, nendest 186 (61%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 117 (39%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 53.

Linna ametiasutuste hallatavad asutused 266 infosüsteemi, nendest 118 (44%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 148 (56%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 16.

Põhiseaduslikud institutsioonid 9 infosüsteemi, nendest 6 (67%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 3 (33%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 8.

Valitsusasutused 198 infosüsteemi, nendest 62 (31%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 136 (69%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 141.

61%

39%

DHS IS

44%

56%

DHS IS

67%

33%

DHS IS

31%

69%

DHS IS

8

Valitsusasutuste hallatavad asutused 20 infosüsteemi, nendest 15 (75%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 5 (26%) muud infosüsteemid. Erineva nimetusega infosüsteeme oli 11.

Kõige suurem infosüsteemide osakaal (69%) ja väiksem dokumendihaldussüsteemide osakaal (31%)

oli valitsusasutustel.

Kõige suurem dokumendihaldussüsteemide osakaal (75%)ja väiksem infosüsteemide osakaal (25%)

oli valitsusasutuste hallatavatel asutustel.

Esitatud infosüsteemid asutuste gruppide lõikes

Järgnev peatükk annab ülevaate, milliseid infosüsteeme asutused nimetasid ja mille kohta andmeid

esitasid. Samuti on eraldi välja toodud, millised nimetatud infosüsteemidest ei kuulu küsitluse skoopi.

Avalik-õiguslikud juriidilised isikud Avalik-õiguslikud juriidilised isikud nimetasid kokku 8 erinevat infosüsteemi:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i ei nimetanud haldaja Andmed esitatud/esitamata

Õppeinfosüsteem (ÕIS)

Standardlahendus, haldaja Hariduse Infotehnoloogia sihtasutus Esitamata

Audiovisuaalse kultuuripärandi ja teabe digihoidla Esitamata

Avalik veeb err.ee Ei kuulu skoopi

Töötuskindlustuse andmekogu (TKIS) Esitatud, andmed olemas

Töötuna ja tööotsijana arvel olevate isikute ning tööturuteenuste osutamise register (TKIS2) Esitatud, andmed olemas

Eesti Hariduse Infosüsteem haldaja HTM (esitatud, andmed puudulikud)

Eesti Teadusinfosüsteem

haldaja HTM (nimetamata)

Riigi õigusabi infosüsteem Esitatud, andmed puudulikud

75%

25%

DHS IS

9

Avalik-õiguslikud juriidilised isikutest nimetas 4 asutust dokumendihaldussüsteemi Webdesktop ning

1 asutus Open Texti, Alfrescot ja GoPro Case Professionali. Andmed dokumendivahetuse kohta

esitasid 3 asutust (Eesti Maaülikool, Eesti Rahvusringhääling ja Tallinna Ülikool).

Linna ja valla ametiasutused Linna ja valla ametiasutused nimetasid kokku 47 erinevat infosüsteemi:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i ei nimetanud haldaja Andmed esitatud/esitamata

Riigi Teataja (RT) haldaja JuM (esitatud, andmed olemas)

Aadressiandmete süsteem (ADS) haldaja Maa-amet (esitamata)

Ametlikud Teadaanded (ata) haldaja JuM (esitamata) Andmed esitas 2 vallavalitsust

Ehitisregister (ehr) haldaja MKM (esitatud) Andmed esitas 2 vallavalitsust

EMTAK infosüsteem (emtak-is) haldaja RIK (esitamata)

E-toimiku süsteem (e-toimik) haldaja JuM (esitatud Avalik E-toimik) Andmed esitas 1 vallavalitsus

E-toimiku väärteomenetluse liides (VMP)

haldaja JuM (esitatud Avalik E-toimik)

Järva-Jaani valla jäätmevaldajate register (jjvjvreg) Esitamata

Kalmistute Register (haudi) standardlahendus Aktsiaselts SPIN TEK Andmed esitas 1 vallavalitsus

Keskkonnaregister (kkr) haldaja KeM (esitamata)

Kinnistusraamat (kr) haldaja JuM (esitatud, andmed olemas)

Kohaliku omavalitsuse maaüksuste registri tarkvara "M-eXpert" (mexpert)

standardlahendus, haldaja Infosing SD OÜ Esitamata

KOVGIS EVALD kohalike teede registri moodul (evald-teederegister) Standardlahendus Esitamata

Lemmikloomaregister (llr) standardlahendus, Aktsiaselts SPIN TEK Esitamata

Maainfosüsteem (mis1) haldaja Põlva MV (esitamata)

Maakataster (mis) haldaja KeM (esitamata)

Maareformi läbinud maade andmebaas MRAB

haldaja Lääne-Viru MV (esitamata)

Majandustegevus register (mtr) haldaja MKM (esitatud, andmed olemas)

Pmen Raamatupidamise tarkvara (pmen)

Standardlahendus, Aktsiaselts SAN REVILO Esitamata

Pärimisregister (parimisregister) haldaja JuM (esitamata)

10

Rahvastikuregister haldaja SiM, pidaja AS Andmevara (esitatud)

Riigi kohanimeregister (knr) haldja SiM (esitatud, andmed olemas)

Riigihangete register (rhr) haldja RaM (esitatud, andmed olemas)

Riigiportaal eesti.ee haldaja RIA (esitamata) Andmed esitas 1 vallavalitsus

Riiklik maavarade register haldaja KeM (esitamata)

Riiklik sadamaregister haldaja MKM (esitamata)

Riiklik teeregister

haldaja Maanteeamet (esitatud, andmed olemas)

Siuts standardlahendus Piksel OÜ Esitamata

Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregister (star)

haldaja SoM, pidajad omavalitsused (esitatud, andmed puudulikud) Andmed esitas 3 vallavalitsust

Sotsiaalvaldkonna andmeait (sait)

haldaja SoM, pidajad omavalitsused (esitamata)

Tallinna avalike kogunemiste infosüsteem

haldaja Tallinna Linnakantselei

Esitamata

Tallinna avalike teenuste andmekogu haldaja Tallinna Linnakantselei Esitamata

Tallinna hariduse infosüsteem haldaja Tallinna Haridusamet Esitatud, andmed olemas

Tallinna kaevetööloa tänava ajutise sulgemise ja teiste teemaa-alal toimuvate teehoiutööde lubade menetlemise infosüsteem (tlnopinfo)

haldja Tallinna Kommunaalamet Esitatud, andmed olemas

Tallinna kinnisvararegister

haldaja Tallinna Linnavaraamet Esitamata

Tallinna mittetulundustegevuse toetuste infosüsteem

haldaja Tallinna Linnakantselei Esitamata

Tallinna mittetulundustegevuse toetuste infosüsteem


Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu


Tallinna planeeringute register

haldaja Tallinna Linnaplaneerimise Amet Esitamata

Tallinna ruumiandmete register TAR

haldaja Tallinna Linnaplaneerimise Amet Esitatud, andmed olemas

Tallinna sporditegevuse toetuste infosüsteem

haldaja Tallinna Spordi- ja

Noorsooamet Esitamata

11

Tallinna teeregister (tlnteereg) haldja Tallinna Kommunaalamet Esitatud, andmed olemas

Tallinna universaaltoetuste andmekogu

haldaja Tallinna Sotsiaal- ja

Tervishoiuamet Esitatud, andmed olemas

Tallinna välisprojektide andmebaas


Töötamise register (tor)

haldaja EMTA (esitatud, andmed olemas)

Valimiste Infosüsteem (vis) haldaja Vabariigi Valimiskomisjon Ei ole skoobis

Äriregister (arireg) haldaja JuM (esitatud, andmed olemas)

Linna ja valla ametiasutustest nimetasid 77 asutust dokumendihaldussüsteemi Amphora, 68 asutust

Postipoissi, 19 Webdesktopi, 13 asutust Deltat, 6 asutust Dogret ja 2 asutust GoPro Case

Professionali. Dokumendivahetuse kohta esitasid andmed 60 Amphora, 55 Postipoisi, 16

Webdesktopi, 11 Delta, kõik Dogre ja GoPro kasutajad.

Linna ametiasutuste hallatavad asutused Linna ametiasutuste hallatavad asutused nimetasid kokku 12 erinevat infosüsteemi:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i ei

nimetanud haldaja Andmed esitatud/esitamata

e-Arvekeskus pidaja Eesti E-arvete

Keskus OÜ Ei ole skoobis

Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS)

Haldaja Haridus- ja

Teadusministeerium

(esitatud, andmed

puudulikud)

Andmed esitas 4 asutust

Eksamite Infosüsteem- EIS

haldaja HTM, pidaja SA

Innove


Minu kool kaardihaldussüsteem haldaja EÜL, pidaja

Koolisüsteemide OÜ Ei ole skoobis

Ravikindlustuse andmekogu (läbi eesti.ee)

haldja Eesti Haigekassa

(ei ole DVKga liitunud)


Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu (SAP)

Haldaja SiM (ei saa andmeid kätte)


RIKS - Raamatukogude Info- ja Kataloogisüsteem

Ei ole skoobis

Statistikaameti e-teenused (estat)

haldaja Statistikaamet

(esitatud, andmed

olemas)

Andmed esitas 1 asutus

Tallinna hariduse infosüsteem

haldaja Tallinna

Haridusamet (esitatud,

andmed olemas)


Tallinna personali-ja palgaarvestuse andmekogu

haldaja Tallinna

Linnakantselei

(esitamata)


12

Töötamise register (tor)

haldaja EMTA

(esitatud, andmed

olemas)

Õppeinfosüsteem eKool haldaja Koolitööde AS Ei ole skoobis

Linna ametiasutuste hallatavatest asutustest nimetasid 116 asutust Eesti Koolide Haldamise

Infosüsteemi (EKIS) ja 1 asutus Amphorat ja Webdesktopi. Andmed dokumendivahetuse kohta esitas

52 EKISe ja 1 Amphora kasutaja.

Põhiseaduslikud institutsioonid Põhiseaduslikud institutsioonid nimetasid kokku 3 erinevat infosüsteemi:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i ei nimetanud selle haldaja Andmed esitatud/esitamata

Kohtute Infosüsteem haldaja JuM (esitatud)

Riigikohtu kohtulahendite register Esitamata (andmed kajastuvad KIS-is)

Riigikogu veeb (rv) Ei kuulu skoopi

Põhiseaduslikest institutsioonidest nimetasid 2 asutust Deltat ja 1 asutus SharePoint "RKMOSS"-i,

Open Texti, Alfrescot ja Amphorat.

Valitsusasutused Järgnevas peatükis on nimetatud ministeeriumide valitsemisalade lõikes, milliseid infosüsteeme

nimetati ja mille kohta andmeid esitati.

Haridus- ja Teadusministeerium ja valitsemisala Haridus- ja Teadusministeeriumi (HTM) valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Eesti Hariduse Infosüsteem Esitatud, andmed puudulikud Eesti Koolide Haldamise infosüsteem esitajad kasutajad Esitatud, andmed puudulikud

Haridus- ja Teadusministeeriumi (HTM) valitsemisalas kasutatavatest dokumendihaldussüsteemidest

nimetati dokumendihaldussüsteemi PINAL, mille kohta esitas andmed 1 asutus ja

dokumendihaldussüsteemi Postipoiss, mille kohta esitas andmed 2 asutust.

Justiitsministeerium ja valitsemisala Justiitsministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Abieluvararegister Esitatud, andmed olemas

Avalik E-toimik Esitatud, andmed olemas

Huvide deklaratsioonide register (HDR) Esitatud, andmed olemas

Isikuandmete töötlejate ja isikuandmete kaitse eest vastutavate isikute register Esitatud, andmed olemas

13

Kinnipeetavate rahaliste vahendite arvestussüsteem

nimetas Harku ja Murru Vangla Esitamata

Kinnistusraamat Esitatud, andmed olemas

Kohtute infosüsteem (KIS) Esitatud, andmed olemas

Kriminaalmenetlusregister Esitatud, andmed olemas

Laevakinnistusraamat Esitatud, andmed olemas

Maksekäsu kiirmenetluse infosüsteem Esitatud, andmed olemas

Menetluse infosüsteem Kauba- ja teenindusmärkide register, Mikrolülituste topoloogiate register; Eestis kehtivate Euroopa patentide register; Kasulike mudelite register; Tööstusdisainilahenduste register; Patendiregister; Geograafiliste tähiste register Esitatud, andmed olemas

Riigi Teataja Esitatud, andmed olemas

Riiklik kinnipeetavate, arestialuste ja vahistatute register Esitatud, andmed olemas

Saatmiskeskuse Infosüsteem nimetas Harku ja Murru Vangla Esitamata

Justiitsministeeriumi (JuM) valitsemisalas kasutatavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetati

Dokumendihaldussüsteemi Delta, mida nimetas 8 asutust ja mille kohta esitas andmed 7 asutust.

Kaitseministeerium ja valitsemisala Kaitseministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Eesti kui vastuvõtva riigi toetuse riiklik register (hns) Esitatud, andmed DHSis

Kaitselennunduse õhusõidukite register (kvlr) Esitatud, andmed DHSis

Kaitseväekohustuslaste register (kvkr) Esitatud, andmed DHSis

Kaitseministeeriumi (KaM) valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 1

astus dokumendihaldussüsteemi GoPro Case Professional ja 2 asutust dokumendihaldussüsteemi

Postipoiss.

Keskkonnaministeerium ja valitsemisala Keskkonnaministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Aadressandmete süsteem Esitatud, andmed olemas

Keskkonnaregister (kkr) Nimetas valla ametiasutus Esitamata

14

Maakataster (mis) Nimetas valla ametiasutus Esitamata

Objekti kontrollimise andmekogu süsteem Esitatud, andmed olemas

Riiklik maavarade register Nimetas valla ametiasutus Esitamata

Keskkonnaministeerium valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 3 astus

dokumendihaldussüsteemi Postipoiss.

Kultuuriministeerium ja valitsemisala Kultuuriministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Eesti Spordiregister pidaja Spordikoolituse ja -Teabe SA Esitatud, andmed olemas

Loomeliitude andmekogu asutati 1.01.2015

Muuseumide infosüsteem Esitatud, andmed olemas

Kultuuriministeerium valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 1 astus

dokumendihaldussüsteemi DocLogix ja 1 asutus dokumendihaldussüsteemi Webdesktop.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ja valitsemisala Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest

nimetati:


Automaatse liiklusjärelvalvesüsteemi andmekogu (KIXA) Esitatud, andmed olemas

Avalik veeb www.mkm.ee Ei kuulu skoopi

Tark Tee Esitatud, andmed puudulikud

Teetööde tehniliste kirjelduste halduse infosüsteem TTK Esitatud, andmed puudulikud

Ehitusettevõtjate nimekiri pidaja Eesti Ehitusettevõtjate Liit Ei kuulu skoopi

Elektrirongide reaalaja jälgimissüsteem Esitatud, andmed puudulikud

Elektrooniline mereinfosüsteem Esitatud, andmed olemas

IT protsesside haldamise tarkvara Esitatud, andmed puudulikud Lennuohutuse järelevalve Infosüsteem LOIS Esitatud, andmed olemas

Liiklusjärelevalve infosüsteem Esitamata

Liiklusregister Esitatud, andmed olemas

Liiklusõnnetuste andmekogu MALIS Esitatud, andmed olemas

Majandustegevuse register Esitatud, andmed olemas

Meremeeste register Esitatud, andmed olemas

15

Nimemärgiste riiklik register pidaja AS Metrosert Ei kuulu skoopi

Numbri broneerimise andmekogu Esitatud, andmed olemas

Raadioseadmete andmekogu Esitatud, andmed olemas

Riiklik ehitisregister Esitatud, andmed olemas

Riiklik raudteeliiklusregister Esitatud, andmed olemas

Riiklik sadamaregister Esitamata

Riiklik teeregister Esitatud, andmed olemas

Riiklik ühistranspordiregister Esitatud, andmed olemas

Seadmete ja paigaldiste andmekogu Esitatud, andmed olemas

Sertifitseerimise register Esitatud, andmed DHSis

Tarbijate teeninduskeskkonna infosüsteem Esitamata

Veolubade infosüsteem Esitamata

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldus-

süsteemidest nimetas 5 astus Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

dokumendihaldussüsteemi (mkmgopro) ja 2 asutus dokumendihaldussüsteemi Postipoiss.

Põllumajandusministeerium ja valitsemisala Põllumajandusministeeriumi (PõM) ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i ei nimetanud selle haldaja

Andmed esitatud/esitamata

Järelevalve infosüsteem (jis) Esitatud, andmed puudulikud

Järelevalvetasude ja riigilõivude register Esitatud, andmed olemas

Kalanduse infosüsteem Esitatud, andmed puudulikud

Riiklik alkoholiregister Esitatud, andmed olemas

Põllumajandusministeeriumi (PõM) valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest

nimetas 1 astus Nortal Dokumendihalduse ja Asjaajamise Süsteemi ja 3 asutus

dokumendihaldussüsteemi WebDesktopi.

Rahandusministeerium ja valitsemisala Rahandusministeeriumi ja valitsemisala hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Audiitortegevuse register pidaja Audiitorkogu Esitatud, andmed olemas

Eesti Tollitariifistik Esitatud, andmed olemas

Eesti väärtpaberite register pidaja AS Eesti Väärtpaberite Keskus Esitatud, andmed olemas

Elektrooniline hasartmängu aruandlus Esitatud, andmed olemas

16

Kohustusliku kogumispensioni register

pidaja AS Eesti Väärtpaberite Keskus Esitatud, andmed olemas

Rahandusministeeriumi riigikaasa (E-Riigikassa) Esitatud, andmed olemas

Riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklik register Esitatud, andmed olemas

Riigi kinnisvararegister Esitatud, andmed puudulikud

Riigiabi ja vähese tähtsusega abi register Esitatud, andmed puudulikud

Riigihangete register Esitatud, andmed olemas

Statistikaameti e-teenused Esitatud, andmed olemas

Struktuuritoetuste riiklik register pidajad erinevad asutused, sh SA Esitatud, andmed puudulikud

Transiidi andmevahetuse süsteem (NCTS) Esitatud, andmed olemas

Töötamise register Esitatud, andmed olemas

Õnnemängu mängimise piirangutega isikute nimekiri Esitatud, andmed olemas

Rahandusministeeriumi valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 2 astus

Dokumendihaldussüsteemi Open Text (Livelink) ja 2 asutus dokumendihaldussüsteemi Postipoiss4.

Riigikantselei Riigikantselei hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:


Eelnõude Infosüsteem Esitamata

Valitsusportaal standardlahendus, nimetas PõM Esitamata

Riigikantselei nimetas dokumendihaldussüsteemi GoPro Case Professional.

Siseministeerium ja valitsemisala Siseministeeriumi ja valitsemisala hallatavatest infosüsteemidest nimetati:


Eesti kodakondsuse saanud, taastanud või kaotanud isikute andmekogu Esitatud, andmed olemas

Eesti rahvastikuregister pidaja AS Andmevara Esitatud, andmed olemas Eestis ebaseaduslikult viibivate välismaalaste andmekogu Esitamata, ei saa andmeid kätte

EV Viisataotluste register Esitamata, ei saa andmeid kätte

Information system POLIS Esitatud, andmed olemas

4 Üks nimetatud Postipoiss ei sisaldanud mõõdetaval perioodil ametlikku suhtlust.

17

Isikut tõendavate dokumentide andmekogu Esitatud, andmed olemas

Kohaliku omavalitsuse menetluskeskkond (kovmen)

pidaja AS Andmevara, standardlahendus Esitatud, andmed puudulikud

Kohaliku Omavalitsuse Teenusportaal (KOVTP)


Kohaliku omavalitsuse volikogu/valitsuse infosüsteem


Lääne-Viru maavalitsuse koduleht Ei kuulu skoopi

Maa järelmaksunõuete infosüsteem Nimetas Põlva ja Valga maavalitsus Esitamata, ei saa andmeid kätte

MaaIS kliendivaade Esitatud, andmed olemas

Maareformi läbinud maade andmebaas MRAB

nimetas Emmaste Vallavalitsus Esitamata

MIS ja ET andmevahetus Esitatud, andmed olemas

Piirikontrolli andmekogu (PKIS) Esitatud, andmed olemas

Piiriületuse ootejärjekorra andmekogu Esitatud, andmed olemas

Politsei-VIS konsultatsioonisysteemi liides Esitatud, andmed olemas

Rahapesu andmebüroo andmekogu RABIS Esitatud, andmed olemas

Riigi kohanimeregister Esitatud, andmed olemas Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu Esitamata, ei saa andmeid kätte

Riiklik elamis-ja töölubade register Esitamata, ei saa andmeid kätte

Riiklik pagulaste register Esitamata, ei saa andmeid kätte Riiklik rahvusvahelise kaitse andmise register Esitamata, ei saa andmeid kätte Ruumilise planeeringu menetluste infosüsteem (RPIS-men)


Ruumilise planeeringu ruumiandmete halduse infosüsteem


Shengeni infosysteemi Eesti kesksysteem

Rahvusvahelise kesksüsteemi koopia Ei kuulu skoopi

Sissesõidukeeldude riiklik register Esitamata, ei saa andmeid kätte

Teenistus- ja tsiviilrelvade riiklik register Esitatud, andmed olemas

Viisaregister Esitamata, ei saa andmeid kätte

Välismaalase lühiajalise Eestis töötamise registreerimise andmekogu Esitatud, andmed olemas

Siseministeeriumi valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 17 astus

Dokumendihaldussüsteemi Delta ja 2 asutus dokumendihaldussüsteemi Postipoiss.

Sotsiaalministeerium ja valitsemisala Sotsiaalministeeriumi ja valitsemisala hallatavatest infosüsteemidest nimetati:


Arstliku ekspertiisi andmekogu Esitatud, andmed olemas

18

Meditsiiniseadmete andmekogu Esitatud, andmed olemas

Müokardiinfarktiregister pidaja Tartu Ülikooli Kliinikum SA Esitatud, andmed olemas

Nakkushaiguste register Esitatud, andmed olemas

Ohvriabi juhtumite andmebaas Esitatud, andmed olemas

Proviisorite ja farmatseutide riiklik register Esitatud, andmed olemas

Ravimiameti infosüsteem SamTrack Esitatud, andmed puudulikud

Ravimiameti Kliendiportaal, rakb Esitatud, andmed puudulikud

Ravimiameti tegevuslubade register Esitatud, andmed puudulikud

Riiklik pensionikindlustuse register Esitatud, andmed olemas Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregister Esitatud, andmed puudulikud

Tervise infosüsteem pidaja Eesti e-Tervise SA Esitatud, andmed olemas

Tervishoiuteenuste osutamise tegevuslubade riiklik register Esitatud, andmed olemas

Tervishoiutöötajate riiklik register Esitatud, andmed olemas

Töökeskkonna andmekogu Esitatud, andmed DHSis

Tööpoliitika infosüsteem 1 pidajatest Sertifitseerimiskeskus Esitatud, andmed puudulikud

Vee terviseohutuse infosüsteem Esitatud, andmed olemas

Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas kasutavatest dokumendihaldussüsteemidest nimetas 3 astus

Dokumendihaldussüsteemi DORA, 2 asutus dokumendihaldussüsteemi Postipoiss ja 1 asutus

dokumendihaldussüsteemi Webdesktop.

Välisministeerium Välisministeeriumi hallata olevatest infosüsteemidest nimetati:

Infosüsteemi nimetus IS-i haldaja, kui IS-i nimetas muu asutus Andmed esitatud/esitamata

Aukonsulite andmekogu Esitatud, andmed puudulikud

Diplomaatiliste passide andmekogu Esitatud, andmed olemas

Eeltäidetud viisataotlus Esitatud, andmed olemas

Eesti arengukoostöö andmebaas Esitatud, andmed olemas

Eesti rahvusvaheliste organisatsioonide andmekogu Esitatud, andmed puudulikud

Euroopa Kohtu eelotsusemenetluste ja Eesti suhtes algatatud rikkumismenetluste andmekogu Esitatud, andmed olemas

Konsulaarametniku ametitoimingute raamat Esitatud, andmed olemas

Rahvusvahelistele tsiviilmissioonidele, välisriikidesse ja rahvusvahelistesse organisatsioonidesse lähetatavate ekspertide andmekogu ”Ekspert” Esitatud, andmed puudulikud

Välislepingute andmekogu Esitatud, andmed puudulikud

19

Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste ja nende isikkoosseisu register Esitatud, andmed puudulikud

Välisministeerium nimetas dokumendihaldussüsteemi Webdesktop.

Valitsusasutuste hallatavad asutused Valitsusasutuste hallatavad asutused nimetasid järgmisi infosüsteeme:


Kohtuekspertiisi infosüsteem Esitatud, andmed puudulikud

Riiklik DNA register haldaja JuM Esitatud, andmed puudulikud

Riiklik sõrmejälgede register haldaja JuM Esitatud, andmed puudulikud

Noorte töö- ja täiendõppe kogemuste infovahetusportaal (entkip)

haldaja Eesti Noorsootöö

Keskus Esitamata

Struktuuritoetuse riiklik register haldja RaM (esitatud, andmed puudulikud)

Valitsusasutuste hallatavatest asutustest nimetasid 8 asutust dokumendihaldussüsteemi

Webdesktop, 2 asutust Postipoissi ja Open Text ja 1 asutus Amphorat, Deltat ja DORA-t. Andmed

dokumendivahetuse kohta esitas 7 Webdesktopi, 1 Postipoisi ja Open Texti ja kõik Amphora, Delta ja

DORA kasutajad.

20

Dokumendivahetusviisid infosüsteemides Järgnev peatükk annab ülevaate, millistel viisidel infosüsteemid andmeid ja dokumente vahetavad

ning milline on andmevahetuse maht. Küsimustik täideti kokku 472 infosüsteemi kohta.

Suulist andmevahetust infosüsteemis märgiti „jah“ 70 infosüsteemi ja „ei“ 402 infosüsteemi kohta.

Paberkandjal andmevahetust infosüsteemis märgiti „jah“ 396 ja „ei“ 76 infosüsteemi kohta.

Andmevahetus elektronposti teel märgiti „jah“ 368 ja „ei“ 104 infosüsteemi kohta.

85%

15%

SUULINE ANDMEVAHETUS

Ei Jah

16%

84%

PABERKANDJAL ANDMEVAHETUS

Ei Jah

22%

78%

ELEKTRONPOST

Ei Jah

21

Üle dokumendivahetuskeskuse andmevahetust märgiti „jah“ 307 ja „ei“ 165 infosüsteemi kohta.

X-teega liitumist märgiti „jah“ 438 ja „ei“ 34 infosüsteemi kohta. X-teega liitunuteks on märgitud ka kõik DVK-ga liitunud dokumendihaldussüsteemid.

Veebivormi abil üle X-tee andmevahetust märgiti „jah“ 109 ja „ei“ 363 infosüsteemi kohta.

Andmevahetust üle X-tee märgiti „jah“ 100 ja „ei“ 372 infosüsteemi kohta.

32%

68%

DVK ANDMEVAHETUS

Ei Jah

7%

93%

LIITUNUD X-TEEGA

Ei Jah

77%

23%

VEEBIVORMI ABIL ÜLE X-TEE

Ei Jah

79%

21%

ANDMEVAHETUS ÜLE X-TEE

Ei Jah

22

Andmevahetust vahetult (X-tee vahenduseta) märgiti „jah“ 60 ja „ei“ 412 infosüsteemi kohta.

Failivahetust vahetult (X-tee vahenduseta) teise infosüsteemiga märgiti „jah“ 60 ja „ei“ 412 infosüsteemi kohta.

Andmevahetust veebivormi kaudu vahetult (X-tee vahenduseta) märgiti „jah“ 112 ja „ei“ 360 infosüsteemi kohta.

Ühise andmebaasi jagamist teise asutuse infosüsteemiga märgiti „jah“ 41 ja „ei“ 341 infosüsteemi kohta.

87%

13%

ANDMEVAHETUS X-TEETA

Ei Jah

87%

13%

FAILIVAHETUS X-TEETA

Ei Jah

76%

24%

VEEBIVORM X-TEETA

Ei Jah

91%

9%

JAGATUD ANDMEBAAS

Ei Jah

23

Tagasiside sotsiaalmeedia kasutamise kohta andis 387 asutust, nendest 150 märkis „jah“ ja 237 „ei“.

Dokumendivahetusviisid infosüsteemides:

X-tee-ga on liidestatud 438 infosüsteemi (93%), sh DVK-ga liidestatud 307 infosüsteemi

(68%);

Paberkandjal dokumendivahetust märgiti 396 infosüsteemis (84%);

61%

39%

SOTSIAALMEEDIA

Ei Jah

1

19

95

27

9

86

7

25

24

6

29

6

53

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Avalik-õiguslik juriidiline isik ja asutus

Linna ametiasutus

Linna ametiasutuse hallatav asutus

Põhiseaduslik institutsioon ja teenindav asutus

Valitsusasutus

Valitsusasutuse hallatav ja kohalik asutus

Valla ametiasutus

Sotsiaalmeediat kasutavate asutuste arv

Ei Jah

3076

1210859

24102921

217

3612

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Avalik-õiguslikjuriidiline isik ja

asutus

Linnaametiasutus

Linnaametiasutuse

hallatav asutus

Põhiseaduslikinstitutsioon ja

teenindavasutus

Valitsusasutus Valitsusasutusehallatav ja

kohalik asutus

Vallaametiasutus

Sotsiaalmeedia postituste arv IV kvartal 2014

24

Andmevahetust elektronposti teel märgiti 368 infosüsteemis (78%);

Andmevahetust veebivormi kaudu X-tee vahenduseta märgiti 112 infosüsteemis (24%);

Andmevahetust veebivormi kaudu üle X-tee märgiti 109 infosüsteemis (23%);

Andmevahetust X-tee kaudu märgiti 100 infosüsteemis (21%);

Suulist andmevahetust märgiti 70 infosüsteemis (15%);

Andmevahetust teise infosüsteemiga vahetult märgiti 60 infosüsteemis (13%);

Failivahetust teise infosüsteemiga vahetult märgiti 60 infosüsteemis (13%);

Ühise andmebaasi jagamist teise asutuse infosüsteemiga märgiti 41 infosüsteemis (9%).

Sotsiaalmeedia kasutamist märkis 150 asutust (39%).

Elektroonilise dokumendivahetuse maht

2014. aasta IV kvartalis vahetasid avaliku sektori asutused eraisikute, ettevõtjate ja teiste asutustega kokku 49,9 miljonit dokumenti. 99% dokumendivahetusest registreeriti infosüsteemides. 99,99% dokumendivahetusest registreeritakse infosüsteemides, mille haldajad on valitsusasutused.

Erinevate dokumendivahetusviiside lõikes jaguneb dokumendivahetuse osakaal

dokumendihaldussüsteemide ja muude infosüsteemide vahel järgmiselt.

o Infosüsteemides on:

o 100% andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee, andmevahetus süsteemide vahel X-

teed kasutamata, failivahetus X-teed kasutamata, andmevahetus veebivormi abil X-

teed kasutamata;

o 99% suuline andmevahetuses ja andmevahetus veebivormi abil üle X-tee;

o 90% paberkandjal andmevahetus;

o 59% andmevahetus elektronpostiga;

o 11% andmevahetus üle X-tee DVK kaudu;

o 68% andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega.

o Dokumendihaldussüsteemides on:

o 89% andmevahetus üle X-tee DVK kaudu;

o 32% andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega;

o 41% andmevahetus elektronpostiga;

o 10% andmevahetus paberkandjal;

o 1% suuline andmevahetuses ja andmevahetus veebivormi abil üle X-tee.

1%

99%

DHS IS

25

Kokkuhoid Kokkuhoitud summa arvutamise aluseks on võetud järgnev kulude arvutamise mudel, kus on

näidatud, kui palju suurem on paberdokumendi saatmise ja vastuvõtmise kulu võrreldes DVK kaudu

dokumendi saatmise ja vastuvõtmisega. Graafikust on näha, et 75% paberkandjal dokumentide

saatmise kulust moodustab postikulu. Tööjõukulu saatmisel ja vastuvõtmisel on arvestatud ainult

otseste tegevustega, st ei ole arvestatud menetlusega seotud toiminguid.

289 527

10%

324 599

41%

53 333

89%

132

371 665

2 680 452

459 219 6 339 620 745

35 514 922

4 042 024

5 062 509

492 877 286

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

DHS IS

26

Paberdokumendivahetuse maht 2014. aasta IV kvartalis oli kokku ligi 3 miljonit dokumenti (sellest

90% infosüsteemides ja 10% DHS-ides) ja võimalik kokkuhoid ca 8,3 miljonit eurot.

Elektronposti maht 2014. aasta IV kvartalis oli kokku ligi 800 tuhat dokumenti (sellest 59%

infosüsteemides ja 41% DHS-ides) ja võimalik kokkuhoid üle 1 miljoni euro.

Üle DVK dokumendivahetuse maht 2014 IV kvartalis oli kokku ligi 60 000 dokumenti (sellest 11%

infosüsteemides ja 89% DHS-ides) ja hoiti kokku üle 166 tuhande euro.

Dokumendivahetuse maht ministeeriumide valitsemisalades Järgnevas peatükis on näidatud ministeeriumide valitsemisalade lõikes:

kui suur on dokumendivahetuse maht kokku;

kui suur on paberdokumendivahetuse maht kokku;

kui suur on elektroniposti teel dokumendivahetuse maht kokku;

millised on kõige suurema dokumendivahetuse mahuga infosüsteemid;

millised on kõige suurema paberdokumendivahetuse mahuga infosüsteemid;

millised on kõige suurema elektronposti teel dokumendivahetuse mahuga infosüsteemid.

Ülevaate, milliste infosüsteemide kohta andmeid esitati leiab peatükist: Valitsusasutused.

Ministeeriumi valitsemisala Dokumendivahetuse maht

Siseministeerium 19 439 824

Justiitsministeerium 11 964 015

Rahandusministeerium 6 857 005

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3 632 247

Sotsiaalministeerium 2 241 979

Keskkonnaministeerium 1 242 926

Välisministeerium 125 675

Põllumajandusministeerium 40 264

Kaitseministeerium 36 202

Haridus- ja Teadusministeerium 7 615

Riigikantselei 2 198

Kultuuriministeerium 2 055

Kokku 45 592 005

Ministeeriumi valitsemisala Paberkandjal dokumendivahetuse maht

Siseministeerium 1 722 431

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 652 059

Sotsiaalministeerium 250 181

Justiitsministeerium 113 737

Rahandusministeerium 62 628





Keskkonnaministeerium 831

Riigikantselei 82

27

Kultuuriministeerium 74

Kokku 2 845 665

Ministeeriumi valitsemisala Elektronposti teel dokumendivahetuse maht

Justiitsministeerium 225 892

Rahandusministeerium 178 516

Siseministeerium 106 731

Sotsiaalministeerium 53 298

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 50 192




Keskkonnaministeerium 3 007


Kultuuriministeerium 1 322

Riigikantselei 1 031

Kokku 656 403

28

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal

Infoühiskonna arengukava 2020 seab eesmärgiks, et elektroonilise dokumendivahetuse osakaal

aastaks 2020 on 95% elektrooniline. See peatükk annab ülevaate, milline elektroonilise

dokumendivahetuse osakaal infosüsteemides, mille kohta andmed esitati.

Dokumendivahetuse osakaal kõikides esitatud infosüsteemides (sh DHS) on 93% elektrooniline ja

jaguneb järgmiselt:

71% andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee;

10% failivahetus X-teed kasutamata;

8% andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata;

6% andmevahetus paberkandjal;

2% andmevahetus elektronpostiga;

Ja võrdselt 1% suuline andmevahetus, andmevahetus veebivormi abil üle X-tee ja

andmevahetus veebivormi abil X-teed kasutamata.

Diagrammil ei ole kajastatud dokumendivahetused, mille osakaal oli väiksem kui 1%.

Dokumendivahetuse osakaal dokumendihaldussüsteemides on 58% elektrooniline ja jaguneb

järgmiselt:

47% andmevahetus elektronpostiga;

42% paberkandjal andmevahetus;

8% andmevahetus üle X-tee DVK kaudu;

Ja võrdselt 1% andmevahetus veebivormi abil üle X-tee, andmevahetus süsteemide vahel X-

teed kasutamata ja failivahetus X-teed kasutamata.

1%

6%

2%1%

71%

8%

10%

1%

ELEKTROONILISE DOKUMENIDVAHETUSE OSAKAAL

Suuline

Paberkandja

Elektronpost

Veebivorm üle X-tee

Andmevahetus üle X-tee

Andmevahetus va X-tee

Failivahetus va X-tee

Veebivorm va X-tee

29


Dokumendivahetus ainult infosüsteemides on 93% elektrooniline ja jaguneb järgmiselt:

72% andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee;

10% failivahetus X-teed kasutamata;

8% andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata;

6% andmevahetus paberkandjal;

Ja võrdselt 1% suuline andmevahetus, andmevahetus elektronpostiga, andmevahetus

veebivormi abil üle X-tee ja andmevahetus veebivormi abil X-teed kasutamata.


42%

47%

8%

1%1%

1%

DOKUMENDIVAHETUS DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMIDES

DHS Paberkandja

DHS Elektronpost

DHS DVK

DHS Veebivorm üle X-tee

DHS Andmevahetus va X-tee

DHS Failivahetus va X-tee

1%

6%

1%

1%

72%

8%

10%

1%

DOKUMENDIVAHETUS INFOSÜSTEEMIDES VA DHS

IS Suuline

IS Paberkandja

IS Elektronpost

IS Veebivorm üle X-tee

IS Andmevahetus üle X-tee

IS Andmevahetus va X-tee

IS Failivahetus va X-tee

IS Veebivorm va X-tee

30

Hinnang ajakulule andmete kättesaamisel

Küsimustiku viimases osas paluti asutustel anda hinnang, kas ajakulu andmete kättesaamisel oli

mõistlik, ebamõistlik või ei olnud võimalik andmeid infosüsteemist kätte saada.

Suulist dokumendivahetust märgiti kokku 70 infosüsteemi kohta (15%). 11% (50) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 2% (11) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 1% (5) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 1% (4)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

Paberkandjal dokumendivahetust märgiti kokku 396 infosüsteemi kohta (84%). 65% (308) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 10% (45) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 8% (39) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 1% (4) infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

1%

11% 2%

85%

1%

SUULINE ANDMEVAHETUS

Ajakulu oli ebamõistlik

Ajakulu oli mõistlik

Andmeid ei ole võimalik infosüsteemist(sh DHS) klassifikaatorit rakendamatakätte saadaDokumendivahetusviis infosüsteemis(sh DHS) puudub

Ajakulu hindamata

8%

65%

10%

16%

1%

PABERKANDJAL ANDMEVAHETUS



Andmeid ei ole võimalik infosüsteemist(sh DHS) klassifikaatorit rakendamatakätte saada

Dokumendivahetusviis infosüsteemis (shDHS) puudub

Ajakulu hindamata

31

E-kirja vahetust märgiti kokku 368 infosüsteemi kohta (78%). 62% (292) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 7% (36) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 7% (32) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 2% (8)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

DVk dokumendivahetust märgiti kokku 307 infosüsteemi kohta (68%). 52% (248) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 6% (27) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 5% (23) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 2% (9)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

7%

62%

7%

22%

2%

ANDMEVAHETUS ELEKTRONPOSTIGA




Ajakulu hindamata

6%

52%

5%

35%

2%

ANDMEVAHETUS ÜLE X-TEE DVK KAUDU



Andmeid ei ole võimalik infosüsteemist(sh DHS) klassifikaatorit rakendamatakätte saadaDokumendivahetusviis infosüsteemis (shDHS) puudub

Ajakulu hindamata

32

Veebivormi abil üle X-tee edastatud dokumendivahetust märgiti kokku 109 infosüsteemi kohta (23%). 14% (67) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 4% (18) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 4% (17)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata; 1% (7) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks.

Andmevahetust süsteemide vahel üle X-tee märgiti kokku 100 infosüsteemi kohta (21%). 12% (58) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 5% (21)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata; 2% (11) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 2% (10) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks.

1%

14%

4%

77%

4%

ANDMEVAHETUS VEEBIVORMI ABIL ÜLE X-TEE




Ajakulu hindamata

2%

12% 2%

79%

5%

ANDMEVAHETUS SÜSTEEMIDE VAHEL ÜLE X-TEE



Andmeid ei ole võimalik infosüsteemist( shDHS) klassifikaatorit rakendamata kättesaada

Dokumendivahetusviis infosüsteemis (shDHS) puudub

Ajakulu hindamata

33

Andmevahetust süsteemide vahel X-tee vahenduseta märgiti kokku 60 infosüsteemi kohta (13%). 6% (29) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 4% (18) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 2% (6) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 1% (7)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

Failivahetust teise infosüsteemiga X-tee vahenduseta märgiti kokku 60 infosüsteemi kohta (13%). 6% (30) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 4% (18) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 2% (7)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata; 1% (5) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks.

2%

6%4%

87%

1%

ANDMEVAHETUS SÜSTEEMIDE VAHEL X-TEED KASUTAMATA



Andmeid ei ole võimalikinfosüsteemist( sh DHS)klassifikaatorit rakendamata kättesaadaDokumendivahetusviis infosüsteemis(sh DHS) puudub

1%

6%4%

87%

2%

FAILIVAHETUS X-TEED KASUTAMATA




Ajakulu hindamata

34

Dokumendivahetus veebivormi abil X-tee vahenduseta märgiti kokku 112 infosüsteemi kohta (24%). 14% (66) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 4% (19) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 4% (16)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata; 2% (11) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks.

Andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega märgiti kokku 41 infosüsteemi kohta (9%). 5% (21) infosüsteemide puhul hinnati ajakulu andmete kättesaamisel mõistlikuks; 2% (9) infosüsteemide puhul hinnati, et andmeid ei ole võimalik klassifikaatorit rakendamata kätte saada; 1% (5) infosüsteemide puhul hinnata ajakulu andmete kättesaamisel ebamõistlikuks; 1% (6)infosüsteemide puhul jäeti ajakulu hindamata.

Kokkuvõte:

Asutuste hinnangul:

Ajakulu peeti mõistlikuks andmete kättesaamisel:

2%

14%

4%

76%

4%

ANDMEVAHETUS VEEBIVORMI ABIL X-TEED KASUTAMATA



Andmeid ei ole võimalikinfosüsteemist( sh DHS) klassifikaatoritrakendamata kätte saadaDokumendivahetusviis infosüsteemis(sh DHS) puudub

Ajakulu hindamata

1%

5%

2%

91%

1%

ANDMEVAHETUS JAGATUD ANDMEBAASI KASUTAMISEGA




Ajakulu hindamata

35

o paberkandjal andmevahetuse puhul 65% (308) infosüsteemide kohta;

o elektronposti puhul 62% (292) infosüsteemide kohta;

o üle X-tee DVK kaudu andmevahetuse puhul 52% (248) infosüsteemide kohta;

o veebivormi abil üle X-tee andmevahetuse puhul 14% (67) infosüsteemide kohta;

o veebivormi abil X-teed kasutamata andmevahetuse puhul 14% (66) infosüsteemide

kohta;

o andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee puhul 12% (58) infosüsteemide kohta;

o suulise andmevahetuse puhul 11% (50) infosüsteemide kohta;

o failivahetus X-teed kasutamata puhul 6% (30) infosüsteemide kohta;

o andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata puhul 6% (29) infosüsteemide

kohta;

o andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega puhul 5% (21) infosüsteemide

kohta.

Ajakulu peeti ebamõistlikuks andmete kättesaamisel:


o üle X-tee DVK kaudu andmevahetuse puhul 6% (27) infosüsteemi kohta;



kohta;


o andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata puhul 2% (6) infosüsteemi

kohta;





kohta.

Leiti, et andmeid ei ole võimalik kätte saada enne klassifikaatori rakendamist:



o üle X-tee DVK kaudu andmevahetuse 5% (23) infosüsteemide kohta;


kohta;


o andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata puhul 4% (18) infosüsteemide

kohta;





kohta.

36

Võrdlus eelmise aruandega Järgnevas peatükis võrreldakse dokumendivahetuse osakaalu kahel mõõdetud perioodil 2013 IV

kvartal ja 2014 IV kvartal. Küsimustikud erinesid oluliselt, seega toodud võrdlus on tinglik.

Dokumendivahetuse osakaal avalikus sektoris

*aastaarv näitab neid viise, mida on küsitud ainult ühel aastal ja ei saa võrrelda. **2014. aasta andmetes kajastub X-tee andmevahetus, mis avaldas olulist mõju dokumendivahetuse osakaalule.

Dokumendivahetusviis IV kvartal 2013 muutus IV kvartal 2014

suuline andmevahetus - 0

paberkandjal andmevahetus 55% -49% 6%

andmevahetus üle X-tee DVK kaudu 2% -1,9% 0,1%

andmevahetus veebivormi abil üle X-tee - 1%

andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee - 71%

andmevahetus elektronpostiga 35% -33% 2%

andmevahetus veebivormi abil X-teed kasutamata

- 1%

andmevahetus süsteemide vahel X-teed kasutamata

- 8%

failivahetus X-teed kasutamata - 10%

andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega

- 0

muul moel dokumendivahetus 7% -

andmevahetus asutusevälise infosüsteemi kaudu

1% -

55%

6%

35%

2%

2%

71%

8%

10%7%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

IV kvartal 2013 IV kvartal 2014

Dokumendivahetuse osakaal avalikus sektoris

Muul moel 2013

Failivahetus va X-tee 2014

Andmevahetus va X-tee 2014

Andmevahetus üle X-tee 2014

DVK

Elektronpost

Paberkandja

37

Dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemides 2013 IV kvartal ja 2014 IV kvartal


suuline andmevahetus - 0


andmevahetus üle X-tee DVK kaudu 3% +5% 8%


andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee - 0

andmevahetus elektronpostiga 32% +15% 47%


- 0


- 1%



- 0

muul moel dokumendivahetus 9% -

andmevahetus asutusevälise infosüsteemi kaudu

1% -

56%42%

32%47%

3%8%9%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

IV kvartal 2013 IV kvartal2014

Dokumendvahetus DHS-ides

muul viisil andmevahetus 2013

DVK

Elektronpost

Paberkandja

38

Dokumendivahetus infosüsteemides 2013 IV kvartal ja 2014 IV kvartal

Suurim muutus tuleneb andmevahetuse osakaalu mõõtmisest:


suuline andmevahetus - 1%


andmevahetus üle X-tee DVK kaudu 0,01% - 0,01%


andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee - 72%

andmevahetus elektronpostiga 39% -38% 1%


- 1%


- 8%



- 0

Muul moel dokumendivahetus 14% -

X-tee andmevahetus 2% -

46%

5%

39%

1%

72%

8%

10%14%

2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Dokumendivahetus infosüsteemides (va DHS)

X-tee andmevahetus 2013

Muul moel andmevahetus 2013

Failivahetus va X-tee 2014

Andmevahetus va X-tee 2014

Andmevahetus üle X-tee 2014

Elektronpost

Paberkandja

39

(Traditsioonilise) dokumendivahetuse osakaal IV kvartal 2013 vs IV kvartal 2014

Kui mõõta ainult nn traditsioonilist dokumendivahetust ja jätta kõrvale andmevahetus, siis on paberdokumendivahetuse osakaal suurenenud 18% (60%>78%). Elektronposti teel dokumendivahetuse osakaal vähenenud 17% (38%>21%).DVK dokumendivahetuse osakaal jäänud samale tasemele (2%).

60%

78%

38%

21%

2% 2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Traditsiooniline dokumendivahetus

DVK

Elektronpost

Paberkandja

40

Olulisemad tulemused, järeldused ja ettepanekud

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu mõõtmine viidi läbi infoühiskonna arengukava 2020

mõõdiku „Paberivaba ametliku suhtluse osakaal kogusuhtlusest“ taseme määramiseks. Arengukava

kohaselt muudetakse avalike teenuste osutamise mõju ja kuluefektiivsuse suurendamiseks

asjaajamine avalikus sektoris ja avaliku sektoriga elektrooniliseks. Elektroonilise

dokumendivahetuse mõõtmise aluseks võeti dokumendivahetusviiside klassifikaatori kavand5.

Riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) on registreeritud 301 infosüsteemi (sh DHS). Küsimustikule

vastajad nimetasid nendest 197, seega ametlikku suhtlust sisaldab ca 65% RIHA-s registreeritud

infosüsteemidest.

Küsimustik saadeti kõigile DVKga liitunud avaliku sektori asutustele 16.03.2015. Küsimustik koosnes

kahest osast. Küsimustiku esimese osa eesmärk oli saada ülevaade, kui palju on infosüsteeme, mis

sisaldavad ametlikku suhtlust6 ning kui suur on sotsiaalmeedia kasutamise osatähtsus.

Küsimustiku teise osa eesmärk oli saada andmed paberivaba ametliku suhtluse osakaalu

määramiseks ja ülevaade dokumendivahetusviiside klassifikaatori rakendamise ulatusest.

Küsimustikule vastas kokku 403 asutust.

Vastanud asutused nimetasid kokku 8097 infosüsteemi (sh DHS), keskmiselt nimetas iga asutus 2 infosüsteemi, nendest 391 (48%) olid dokumendihaldussüsteemid ja 418 (52%) muud infosüsteemid.

Dokumendivahetusviisid Dokumendivahetusviise kirjeldati kokku 472 infosüsteemi kohta.

Kõige rohkem märgiti paberkandjal andmevahetust, kokku 396 infosüsteemis (sh DHS) (84%),

järgnes andmevahetus elektronpostiga kokku 368 infosüsteemis (78%).

5 Dokumendivahetusviiside analüüs ja hindamise mudel. Lõpparuanne. 6 Ametlik suhtlus- Asutuse ja kodaniku; asutuse ja ettevõtja; või asutuse ja asutuse vaheline suhtlus, mis on taasesitataval

kujul tõendatav. Asutust võib ametlikus suhtluses esindada oma volituste piires ka ametnik. 7 Korduvalt nimetatud infosüsteemid on korrutatud läbi asutuste arvuga, mitu asutust neid nimetas.

48%52%

DHS IS


41

Dokumendivahetuse maht Andmed dokumendivahetuse mahu kohta esitati kokku 412 infosüsteemi kohta (nendest 70% DHS-id

ja 30% muud IS-id).

Dokumendivahetuse maht 2014. aasta IV kvartalis oli 49,9 miljonit:

99% dokumendivahetusest on korraldatud infosüsteemide kaudu; 99,99% dokumendivahetusest on korraldatud infosüsteemide kaudu, mille haldajad on valitsusasutused.

Kõige suurem dokumendivahetuse maht on:

Siseministeeriumi ja valitsemisala hallatavatest infosüsteemides (üle 19,4 miljoni) ja kõige

väiksem Kultuuriministeeriumi ja valitsemisala hallatavates infosüsteemides (2 055).

Eesti rahvastikuregistril, ca 15,5 miljonit, millest ca 15,4 miljonit moodustab andmevahetus

süsteemide vahel üle X-tee.

Kõige suurem paberkandjal dokumendivahetuse maht on:

Siseministeeriumi ja valitsemisala hallatavatest infosüsteemides (üle 1,7 miljoni) ja kõige

väiksem Kultuuriministeeriumi ja valitsemisala hallatavates infosüsteemides (74).

Piirikontrolli andmekogul ca 1,5 miljonit.

Kõige suurem elektronpostiga andmevahetuse maht on:

431

412

412

402

372

363

360

165

104

76

41

60

60

70

100

109

112

307

368

396

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%


failivahetus X-teed kasutamata


suuline andmevahetus

andmevahetus süsteemide vahel üle X-tee

andmevahetus veebivormi abil üle X-tee


andmevahetus üle X-tee DVK kaudu

andmevahetus elektronpostiga

andmevahetus paberkandjal

Dokumendivahetusviisid esitatud nfosüsteemides

Ei Jah

1%

99%

DHS IS

42

Justiitsministeeriumi ja valitsemisala hallatavatest infosüsteemides (225 892) ja kõige

väiksem Riigikantselei hallatavates infosüsteemides (1 031).

Statistikaameti e-teenustel ca 150 tuhat.

Dokumendivahetuse maht ja kokkuhoid Paberdokumendivahetuse maht 2014. aasta IV kvartalis oli kokku vähemalt ligi 3 miljonit dokumenti

(sellest 90% infosüsteemides ja 10% DHS-ides) ja võimalik kokkuhoid vähemalt 8,3 miljonit eurot.

Elektronposti maht 2014. aasta IV kvartalis oli kokku ligi 800 tuhat dokumenti (sellest 59%

infosüsteemides ja 41% DHS-ides) ja võimalik kokkuhoid üle 1 miljoni eurot.

*Kokkuhoitud summa arvutamise aluseks on võetud kulude arvutamise mudel, kus on näidatud, kui

palju suurem on paberdokumendi saatmise ja vastuvõtmise kulu võrreldes DVK kaudu dokumendi

saatmise ja vastuvõtmisega.

Dokumendivahetuse osakaal

Dokumendivahetuse osakaal on avalikus sektoris 93% elektrooniline (sh DHS).

Dokumendivahetuse osakaal dokumendihaldussüsteemides on 58% elektrooniline.

Dokumendivahetuse osakaal dokumendihaldussüsteemides 2013 IV kvartal vs 2014 IV kvartal Paberkandjal andmevahetuse osakaal on vähenenud 14% (56%-lt 42%-le).

1%

6%

2%1%

71%

8%

10%

1%

DOKUMENDIVAHETUSE OSAKAAL

42%

47%

8%

1%1% 1%

DOKUMENDIVAHETUSE OSAKAAL DHS-IDES

43

Elektronposti osakaal on suurenenud 15% (32%>47%).

DVK andmevahetuse osakaal on suurenenud 5% (3%>8%).

Andmete kättesaamine Üldiselt hinnati ajakulu andmete kätte saamisel mõistlikuks.

Näiteks paberkandjal andmevahetuse kohta hinnati andmete kätte saamiseks kulunud aega

mõistlikuks 308 infosüsteemi puhul (65%), ebamõistlikuks hinnati andmete kättesaamist 39

infosüsteemi puhul (8%) ning hinnang, et andmeid ei ole võimalik kätte saada enne klassifikaatori

rakendamist anti 45 infosüsteemi puhul (10%).

Andmete kättesaamine dokumendihaldussüsteemidest ei ole probleem, küll on probleeme

infosüsteemidest andmete kättesaamisega, see kas võtab liiga kaua aega või ei ole võimalik üldse

vastavaid päringuid teha.

Saabunud dokumentide vastuvõtmisel ei ole asutuste jaoks oluline, kas dokument saabus

paberkandjal või elektronposti teel.

56%42%

32%47%

3%8%9%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

IV kvartal 2013 IV kvartal2014

Dokumendvahetus DHS-ides

muul viisil andmevahetus 2013

DVK

Elektronpost

Paberkandja

44

Kokkuvõte: Infoühiskonna arengukava 2020 kohaselt muudetakse asjaajamine avalikus sektoris ja avaliku

sektoriga elektrooniliseks. Eesmärk on suurendada avalike teenuste osutamise mõju ja

kuluefektiivsust. Elektroonilise dokumendivahetuse8 osakaalu mõõtmiseks viisime läbi küsitluse.

Tagasiside anti 412 infosüsteemi kohta (nendest DHS-id 70%; muud IS-id 30%), mis katab ligi pool riigi

infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) registreeritutest.

Küsitluse tulemusena selgus, et:

elektroonilise dokumendivahetuse osakaal on juba praegu 93% (eesmärk 95%), pigem on

probleemiks suur paberdokumendivahetuse maht (vähemalt 12 miljonit dokumenti aastas).

99% kogu dokumendivahetusest on infosüsteemides ja 1% dokumendihaldussüsteemides

(DHS). Võrdluseks: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisalas jaguneb

infosüsteemide arendus- ja hoolduskulu 14% DHS ja 86% muud IS-d.

DHS-ides on elektroonilise dokumendivahetuse osakaal 58% ja võrreldes eelmise mõõtmisega

(IV kvartal 2013) on paberdokumendivahetuse osakaal vähenenud 14%. Oma osa muutuses

on probleemi teadvustamisel ja eesmärgistatud tegevuse käivitamisel

dokumendihaldusnõukogu kaudu.

13% infosüsteemidest ei võimaldanud teha väljavõtteid dokumendivahetuse kohta viiside

lõikes. Oli asutusi, kes ei pidanud oluliseks eristada, kas dokumendivahetus toimub paberil või

elektronpostiga, ehkki see avaldab olulist mõju asutuse eelarvele.

Järeldused:

Vähemalt 10 miljonit eurot kokkuhoidu9 aastas saavutataks, kui vähendatakse

paberdokumendivahetuse mahtu 30% võrra (12 miljoni dokumendi puhul, võimalik

kokkuhoid ca 33 miljonit eurot10 aastas)

MKM-i valitsemisalas ei ole IT arendus- ja hoolduskulud DHS-is ja muudes IS-des vastavuses

dokumendivahetuse mahuga.

Teenuste kuluefektiivsuse mõõtmise võimaldamiseks tuleks uute loodavate infosüsteemide

puhul jälgida, et saaks teha väljavõtteid dokumendivahetusviiside lõikes

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu mõõtmise asemel tuleb keskenduda

paberdokumendivahetuse mahu vähendamisele.

8 Arvestati ainult asutuste piire ületavat ametlikku suhtlust. 9 Kokkuhoid nii asutusele kui kliendile (kodanik, ettevõtja) kokku. 10 Kulukalkulaator: paberdokumendi viimine DVK kaudu edastamisele, saavutatav kokkuhoid 1 dokument = 2,79 EUR.

45

Küsimustik nr 1

A1 Asutuse nimi

A2 Andmete esitaja ees- ja perekonnanimi

A3 Kontakt e-posti aadress

A4Asutuse tüüp

A5 Palun nimetage dokumendihaldussüsteem(id):

A6 Palun loetlege infosüsteemid, mille haldaja RIHA järgi on Teie asutus ja mis sisaldavad ametlikku suhtlust.

A7 Kas asutusel on oma sotsiaalmeedia kanal, mida kasutatakse avalikkusega suhtlemiseks?

A7.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige saadud ja asutuse poolt tehtud sotsiaalmeedia postituste arv:

Küsimustik nr 2

B1 Asutuse nimi

B2 Andmete esitaja ees- ja perekonnanimi

B3 Kontakt e-posti aadress

B4 Asutuse tüüp

B5 Infosüsteemi nimetus (sh DHS)

B6 Infosüsteemi lühinimetus RIHAs

B7 Kas infosüsteemi luuakse dokumente suulise informatsiooni põhjal?

B7.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige suuliselt edastatud dokumentide arv:

B8 Kas infosüsteemi registreeritakse/sisestatakse paberkandjal edastatud dokumente?

B8.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige paberkandjal edastatud dokumentide arv:

B9 Kas infosüsteemis loodud/registreeritud dokumente edastatakse e-kirjaga? Kas infosüsteemis registreeritakse/sisestatakse e-kirjaga edastatud dokumente?

B9.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige edastatud e-kirjade arv:

B10 Kas infosüsteem on liitunud Dokumendivahetuskeskusega (DVK)?

B10.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige DVK kaudu edastatud dokumentide arv:

B11 Kas infosüsteem on liitunud X-teega?

B11.1 Kas infosüsteem võtab vastu dokumente, mida edastatakse veebivormi vahendusel?

B11.1.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige veebivormi abil üle X-tee edastatud dokumentide arv:

B11.2 Kas infosüsteemil on X-tee teenuseid?

B11.2.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige andmevahetuse maht süsteemide vahel üle X-tee:

B12 Kas infosüsteem on liidestatud mõne teise infosüsteemiga vahetult, ei kasutata ametlikuks suhtluseks x-teed?

B12.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige andmevahetuse maht süsteemide vahel:

B13 Kas infosüsteemis toimub failivahetus teise infosüsteemiga x-teed kasutamata?

B13.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige vahetatud dokumentide arv:

46

B14 Kas infosüsteem võtab vastu dokumente, mida edastatakse veebivormi vahendusel?

B14.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige veebivormi abil edastatud dokumentide arv:

B15 Kas infosüsteem jagab ühist andmebaasi teiste asutuste infosüsteemidega?

B15.1 Kui vastasite eelmisele küsimusele jaatavalt, siis palun märkige andmevahetuse maht süsteemide vahel:

B16 Kas on dokumendivahetusi, mis jäid katmata eelmiste küsimustega?

B17 Kommentaarid ja selgitused kõikide vastuste kohta:

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Suulise info põhjal loodud dokumendid]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Paberkandjal edastatud dokumendid]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [E-kirjad]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [DVK kaudu edastatud dokumendid]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Veebivormi abil üle X-tee edastatud dokumendid]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Andmevahetuse maht süsteemide vahel üle X-tee]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Andmevahetuse maht süsteemide vahel X-teed kasutamata]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Failivahetus teiste infosüsteemidega X-teed kasutamata]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Dokumendivahetus veebivormi abil X-teed kasutamata]

B18 Palun hinnake ajakulu, mis teil kulus vajalike andmete kättesaamiseks [Andmevahetus jagatud andmebaasi kasutamisega]

Documents

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal 2014 · Minu kool kaardihaldussüsteem haldaja EÜL, pidaja Koolisüsteemide OÜ