eLohnausweis SSK€¦ · Tel. 031 378 24 24, eLohnausweis SSK Benutzerhandbuch Version 7.x . Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK Inhaltsverzeichnis DV Bern AG Seite 2 von 31 INHALTSVERZEICHNIS

DV Bern AG

Nussbaumstrasse 21, 3000 Bern 22

Tel. 031 378 24 24, www.dvbern.ch

eLohnausweis SSK

Benutzerhandbuch

Version 7.x

Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK

Inhaltsverzeichnis

DV Bern AG Seite 2 von 31

INHALTSVERZEICHNIS

1. EINLEITUNG 4

2. INSTALLATION 5

3. ERSTE SCHRITTE 7

3.1. Erster Start 7

3.1.1. Arbeitgeber erfassen und Jahr auswählen 7

3.1.2. Arbeitnehmer erfassen 7

3.1.3. Daten-Import 7

3.2. Fensteraufbau 8

3.2.1. Arbeitnehmer 8

3.2.2. Formular und gedruckte PDF Formulare 9

3.2.3. Kontext-Hilfe 9

3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen 10

3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen 11

3.5. Lohnausweis erfassen 11

3.6. Lohnausweis drucken 12

4. IMPORT 13

4.1. Allgemein 13

4.2. Unterstützte Dateiformate 13

4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script) 13

4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script) 13

4.2.3. Import ab einem CSV-File 13

4.2.3.1. Arbeitgeber 14

4.2.3.2. Arbeitnehmer 15

4.2.3.3. Lohnausweis / Rentenbescheinigung 15

4.3. Ablauf eines Imports 17

4.3.1. Datei auswählen 17

4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen 17

4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten 18

4.3.3.1. Arbeitgeber 18

4.3.3.2. Arbeitnehmer 19

4.4. Probleme beim Import 20

5. DATENBANK 21

5.1. Datenbank erstellen 21

5.2. Datenbank öffnen 21

5.3. Datenbank umbenennen 21


Inhaltsverzeichnis


5.4. Passwortschutz verwenden 22

5.4.1. Passwort setzen 22

5.4.2. Öffnen einer passwortgeschützten Datenbank 23

5.4.2.1. Passwort zurücksetzen 23

5.4.3. Passwort entfernen 23

5.4.4. Passwort und Antwort auf Sicherheitsfrage vergessen 24

5.5. Datenbankverzeichnis löschen (neue leere Datenbank) 25

6. WEITERE FUNKTIONEN 26

6.1. Benutzereinstellungen sichern 26

6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen 26

6.3. Datenbank sichern 26

6.4. Datenbank wiederherstellen 26

6.5. Ansicht 26

6.6. Formular validieren 27

6.7. Update 27

6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr 28

6.9. Netzwerkfähigkeit 28

6.10. Hilfe 28

6.10.1. Kurzhilfe 28

6.10.2. PDF Merkblätter 28

6.10.3. Support 29

6.10.4. Info 29

7. EINSTELLUNGEN 30

7.1. Formulare 30

7.1.1. Sprache des Formularausdruckes 30

7.1.2. Position der Adresse 30

7.1.3. Farbe der Formularfelder 31

7.2. Applikation 31

7.2.1. PDF Programm 31

7.2.2. Speicherort der Datenbank 31


Einleitung


1. Einleitung

Das Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionen der Applikation eLohnausweis der

schweizerischen Steuerkonferenz SSK. Die Software eLohnausweis bietet kleineren

KMUs ohne zertifizierte Lohnbuchhaltung die Möglichkeit, Lohnausweise bequem am

PC zu erstellen.

Das Programm ist mandantenfähig, d.h. es können mehrere Arbeitgeber erfasst

werden. Die einzelnen Arbeitnehmer können den zutreffenden Arbeitgebern zuge-

ordnet werden.

Das Produkt erlaubt einmal erfasste Lohnausweise zu speichern und revisionssicher zu

archivieren (PDF-Format). Die Daten können zudem jederzeit als ZIP-File auf ein ex-

ternes Speichermedium gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit Datenimporte aus Fremdprogrammen, sowie

Datenexporte im CSV-Format vorzunehmen. Der Pfad der Datenspeicherung kann

frei gewählt werden.

Einmal erfasste Arbeitnehmer und -geber können für die nachfolgenden Kalender-

jahre übernommen werden. Der Ausdruck der Lohnausweise erfolgt auf weissem

Papier. Der Ausdruck wird von sämtlichen Steuerbehörden anerkannt.

Die Software bietet ebenfalls die Funktionalität von Live-Updates über das Internet.

So verfügen Sie immer über die aktuelle Version.

Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei er-

funden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist

rein zufällig. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben können, sofern notwendig, jederzeit ohne

Vorankündigung geändert werden.


Installation


2. Installation

Bevor mit der Installation begonnen werden kann muss die Software bei der Eidge-

nössischen Steuerverwaltung heruntergeladen werden:

http://www.estv.admin.ch/bundessteuer/dienstleistungen/00247/index.html?lang=de

Laden Sie die Ihrem Betriebssystem entsprechende Version herunter.

Wählen Sie Ausführen, um die Installationsdatei ohne zu speichern auszuführen oder

Speichern um die Installationsdatei auf der Festplatte zu speichern.

http://www.estv.admin.ch/bundessteuer/dienstleistungen/00247/index.html?lang=de


Installation


Klicken Sie hier auf Ausführen. Die Installationsdatei wurde signiert und stammt aus

einer sicheren Quelle.

Folgen Sie den Installationsanweisungen.

Am Schluss sollten Sie auf Ihrem Desktop ein Icon e-Lohnausweis SSK finden, auf das

Sie nun doppelklicken können um die Applikation eLohnausweis zu starten.

In den folgenden Kapiteln finden Sie Informationen zu den ersten Schritten mit dem

eLohnausweis und Sie werden die Applikation näher kennen lernen.


Erste Schritte


3. Erste Schritte

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Anwendungsfälle aufgezeigt, um einen ra-

schen Einblick in die Software eLohnausweis zu geben.

3.1. Erster Start

3.1.1. Arbeitgeber erfassen und Jahr auswählen

Nach dem ersten Start, und sofern Sie nicht bereits früher mit dem eLohnausweis ge-

arbeitet haben, müssen Sie zuerst ein Jahr auswählen und einen Arbeitgeber erfas-

sen (siehe Ziffer 3.3). Gehen Sie hierzu unter den Menüpunkt Arbeitgeber auf Arbeit-

geber erfassen.

3.1.2. Arbeitnehmer erfassen

Haben Sie einen Arbeitgeber erfasst, können Sie unter dem Menü Arbeitnehmer ei-

nen Arbeitnehmer erfassen. Sobald Sie den Arbeitnehmer erfasst haben (siehe Ziffer

3.4), erscheint das Lohnausweisformular und Sie können mit dem ausfüllen beginnen.

3.1.3. Daten-Import

Falls Sie jedoch bereits mit einer früheren Version von eLohnausweis gearbeitet ha-

ben und gewisse Arbeitgeber oder Arbeitnehmer importieren möchten, dann kön-

nen Sie entweder die Script-Datei (DB Script File aus dem verwendeten Speicherver-

zeichnis) der früheren Version angeben, oder Sie können auch eine CSV Datei an-

geben, die mittels Excel erstellt werden kann.

Dazu müssen Sie jedoch den genauen Aufbau dieser CSV Datei beachten. Für wei-

tere Informationen betreffend Daten-Import bitte Kapitel 4 lesen.


Erste Schritte


3.2. Fensteraufbau

Das Fenster der Applikation kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Als ers-

tes sehen Sie die Menüleiste (Datei, Arbeitgeber, Arbeitnehmer, usw.) und direkt

darunter die Symbol-Leiste.

Unterhalb der Symbol-Leiste selektieren Sie den Arbeitgeber und das Steuerjahr.

Am unteren Rand befindet sich die Statuszeile.

3.2.1. Arbeitnehmer

Das Hauptfenster hat auf der linken Seite eine Auflistung aller Arbeitnehmer des se-

lektierten Arbeitgebers und des selektierten Steuerjahrs.

Suche / Filter

Oberhalb dieser Auflistung befindet sich eine Suchfunktion, welche die angezeigten

Arbeitnehmer einschränkt. Mit einem Klick auf „Alle“ können Sie die Einschränkung

entfernen und wieder alle Arbeitnehmer anzeigen.

Sortierung

Die Arbeitnehmer können ausserdem aufsteigend oder absteigend geordnet

werden.


Erste Schritte


3.2.2. Formular und gedruckte PDF Formulare

Die rechte Seite des Hauptfensters besteht aus einer Formular- und einer PDF-

Ansicht .

In der Formularansicht kann der Lohnausweis, bzw. die Rentenbescheinigung der ak-

tuellen Steuerperiode bearbeitet werden.

In der PDF-Ansicht sind alle bereits ausgedruckten Lohnausweise als PDF abrufbar.

3.2.3. Kontext-Hilfe

Unterhalb der Formularansicht befindet sich der zum Eingabefeld passende Textab-

schnitt aus der Kurz-Wegleitung.


Erste Schritte


3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen

Über das Menü

Arbeitgeber

Neuen Arbeitgeber erfassen

Arbeitgeber editieren

Arbeitgeber löschen

können Sie einen neuen Arbeitgeber erfassen, sowie einen bestehenden Arbeitge-

ber editieren oder löschen. Da immer mindestens ein Arbeitgeber vorhanden sein

muss, kann ein Arbeitgeber nur gelöscht werden, wenn noch mindestens ein weite-

rer Arbeitgeber vorhanden ist.

Achtung: Wird ein Arbeitgeber gelöscht, werden auch alle dazugehörigen Arbeit-

nehmer, sowie deren Lohnausweise und Rentenbescheinigungen gelöscht.


Erste Schritte


3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen

Über das Menü

Arbeitnehmer

oder die Symbolleiste

können ein neuer Arbeitnehmer erfasst, sowie bestehende Arbeitnehmer editiert und

gelöscht werden. Der Arbeitnehmer gehört automatisch zum aktuell selektierten Ar-

beitgeber.

Achtung: Wird ein Arbeitnehmer gelöscht, so werden auch alle seine Lohnausweise

für alle Steuerperioden gelöscht.

3.5. Lohnausweis erfassen

Um einen Lohnausweis für einen Arbeitnehmer zu erfassen, muss zuerst kontrolliert

werden, dass der richtige Arbeitgeber und die richtige Steuerperiode in der Auswahl

(unterhalb der Symbol-Leiste) selektiert wurden.

Danach kann man einfach den Arbeitnehmer auswählen und den Lohnausweis be-

arbeiten.


Erste Schritte


3.6. Lohnausweis drucken

Wenn Sie den oder die erstellten Lohnausweise drucken möchten, gehen Sie auf

Datei Ausgewählte Formulare aufbereiten (nur markierte) oder auf

Datei Alle Formulare aufbereiten

oder die Symbolleiste.

Die Lohnausweise werden anschliessend als PDF-Datei, schwarzweiss und mit 2D-

Barcode aufbereitet und können ausgedruckt werden.

Alle bereits einmal ausgedruckten Lohnausweise finden Sie später unter dem Reiter

"PDF Ansicht".

Genauere Informationen bezüglich der Erfassung von Lohnausweisen und Renten-

bescheinigungen finden sie in der Applikation unter

Hilfe Wegleitung.


Import


4. Import

4.1. Allgemein

Der Import wird über die Funktion

Datei Import

gestartet.

Sie werden auf Überschneidungen mit bestehenden Daten hingewiesen und können

jeweils entscheiden, ob Sie die alten Daten beibehalten, oder die neuen importieren

wollen.

4.2. Unterstützte Dateiformate

Folgende Dateiformate werden unterstützt.

4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script)

Die Version 1.0 der Lohnausweis-Applikation funktionierte mit einem File

"elohn.script", welches im Installationsverzeichnis der Applikation zu finden ist:

<installationsverzeichnis>/DB/elohn.script

Für Installationen unter Windows also zum Beispiel:

C:/Programme/eSalaryReport/DB/elohn.script

Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.

4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script)

Die Version 2.0 der Lohnausweis-Applikation erstellte ein File "srdb.script", welches im

User-Home-Verzeichnis zu finden ist

<user-home>/eSalaryReport2/db/srdb.script

Für Windows also zum Beispiel:

C:/Dokumente und Einstellungen/<Ihr.Benutzername>/eSalaryReport2/db/srdb.script

Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.

4.2.3. Import ab einem CSV-File

Es ist auch möglich, Daten ab einem CSV-File zu importieren. Dabei muss die Datei

folgende Struktur haben:

Pro Arbeitgeber / Arbeitnehmer / Lohnausweis gibt es eine Zeile in der Datei.

Jede Zeile muss mit einer Identifikationsnummer beginnen. Diese beträgt

- 1 für Arbeitgeber

- 2 für Arbeitnehmer

- 3 für Lohnausweise


Import


Die Reihenfolge muss immer so sein, dass der Arbeitgeber vor seinen Arbeitneh-

mern steht, bzw. der Arbeitnehmer vor seinen Lohnausweisen.

Die einzelnen Werte werden mit einem Strichpunkt getrennt

Im Folgenden werden die drei Recordstrukturen für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und

Lohnausweise detailliert beschrieben.

4.2.3.1. Arbeitgeber

Position Inhalt Validierung

1 1 (Fix für alle Arbeitgeber) Zwingend

2 Name Zwingend

3 Strasse

4 Postfach

5 Postleitzahl Zwingend, Numerisch

6 Ort Zwingend

7 Land

8 Telefon

9 Ansprechperson: Vorname Zwingend

10 Ansprechperson: Name Zwingend

11 Ansprechperson: Telefon Zwingend

Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:

1;Die Firma;Firmenstrasse 12;10;3000;Firmenhausen;Schweiz;031 123 45

67;Hans;Muster;031 234 56 78


Import


4.2.3.2. Arbeitnehmer

Position Inhalt Validierung Bem.

1 2 (Fix für alle Arbeitnehmer) Zwingend

2 AHV-Nummer muss eine gültige AHV-Nummer im

Format „xxx.xx.xxx.xxx“ sein

1)

3 Neue Versichertennummer muss eine gültige Neue

Versichertennummer im Format

„xxx.xxxx.xxxx.xx“ sein

1)

4 Geburtsdatum muss ein gültiges Datum nach 1890

und vor heute sein

1)

5 Geschlecht Zwingend, „M“ für Männlich, bzw.

„F“ für Weiblich

6 Vorname Zwingend

7 Nachname Zwingend

8 Strasse

9 Postfach

10 Postleitzahl Zwingend, Numerisch

11 Ort Zwingend

12 Land

Bemerkungen:

1) Mindestens eines dieser drei Felder muss ausgefüllt sein.


2;123.70.123.123;756.0000.0000.00;01.01.1970;M;Hans;

Muster;Musterstrasse 12;20;3000;Musterdorf;Schweiz

4.2.3.3. Lohnausweis / Rentenbescheinigung


Pos. auf

Lohnausw.

1 3 (Fix für alle Lohnausweise) Zwingend -

2 Typ („SR“ für Lohnausweise, „AR“ für Renten-

bescheinigungen)

Zwingend A bzw. B

3 Jahr Zwingend D

4 Von (Datum) Zwingend E

5 Bis (Datum) Zwingend E

6 Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn-

und Arbeitsort

F

7 Kantinenverpflegung / Lunch-Checks („x“

bzw. leer lassen)

G

8 Lohn / Rente (Betrag) 1.0


Import



Pos. auf

Lohnausw.

9 Gehaltsnebenleistungen: Verpflegung, Unter-

kunft (Betrag)

2.1

10 Gehaltsnebenleistungen: Privatanteil Ge-

schäftswagen (Betrag)

2.2

11 Gehaltsnebenleistungen: Andere – Art (Text) 2.3

12 Gehaltsnebenleistungen: Andere (Betrag) 2.3

13 Unregelmässige Leistungen – Art (Text 3.0

14 Unregelmässige Leistungen (Betrag) 3.0

15 Kapitalleistungen – Art (Text) 4.0

16 Kapitalleistungen (Betrag) 4.0

17 Beteiligungsrechte (Betrag) 5.0

18 Verwaltungsratsentschädigungen (Betrag) 6.0

19 Andere Leistungen – Art (Text) 7.0

20 Andere Leistungen (Betrag) 7.0

21 Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV 9.0

22 Berufliche Vorsorge: Ordentliche Beiträge (Be-

trag)

10.1

23 Berufliche Vorsorge: Beiträge für den Einkauf 10.2

24 Quellensteuerabzug (Betrag) 12.0

25 Effektive Spesenvergütungen Checkbox („x“,

bzw. leer lassen)

13.1

26 Spesenvergütungen: Reise, Verpflegung,

Übernachtung (Betrag)

13.1.1

27 Spesenvergütungen: Übrige effektiv – Art (Text) 13.1.2

28 Spesenvergütungen: Übrige effektiv (Betrag) 13.1.2

29 Spesenvergütungen: Repräsentation (Betrag) 13.2.1

30 Spesenvergütungen: Auto (Betrag) 13.2.2

31 Spesenvergütungen: Übrige pauschal – Art

(Text)

13.2.3

32 Spesenvergütungen: Übrige pauschal (Betrag) 13.2.3

33 Beiträge an die Weiterbildung 13.3

34 Weitere Gehaltsnebenleistungen (Text) 14.0

35 Bemerkungen (Text) 15.0


3;AR;2006;01.09.2006;30.09.2006;x;x;10;21;22;23 Text;23;30 Text;30;

40 Text;40;50;60;70 Text;70;90;101;102;120;;1311;1312 Art;

1312;1321;1322;1323 Text;1323;133;14;15


Import


4.3. Ablauf eines Imports

4.3.1. Datei auswählen

Im ersten Schritt kann eine Datei ausgewählt werden, welche importiert werden soll.

Mehr zu unterstützten Formaten siehe Kapitel "4.2 Unterstützte Dateiformate".

Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf Weiter.

4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen

Im nächsten Schritt werden Ihnen die im File vorhandenen Daten angezeigt. Sie

können nun alles selektieren oder einzelne Arbeitgeber, einzelne Arbeitnehmer oder

sogar einzelne Lohnausweise auswählen.

Wählen Sie die gewünschten Elemente aus und klicken Sie auf Weiter.


Import


4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten

In den folgenden Schritten werden Sie auf eventuelle Konflikte mit bestehenden Da-

ten hingewiesen. Je nachdem, ob es sich um einen Arbeitgeber, einen Arbeitneh-

mer oder um einen Lohnausweis handelt, haben Sie verschiedene Entscheidungs-

möglichkeiten.

Generell ist es so, dass zuoberst eine Liste angezeigt wird, welche alle Elemente ent-

hält, für welche ein Konflikt bestehen könnte. Diese Liste wird jedoch nur dann ange-

zeigt, wenn mehr als ein Element in Frage kommt.

Direkt darunter wird eine Tabelle angezeigt, in welcher der neue und der bereits vor-

handene Eintrag verglichen werden. Zuunterst befinden sich mehrere Vorgehens-

weisen, um den Konflikt zu lösen.

4.3.3.1. Arbeitgeber

In der Liste werden Ihnen immer alle vorhandenen Arbeitgeber vorgeschlagen.

Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste aus und entscheiden Sie sich für ei-

ne der drei Möglichkeiten:

1. Den neuen Arbeitgeber verwenden,

2. den bestehenden Arbeitgeber verwenden,

3. oder, wenn der neue Arbeitgeber keinem der bestehenden entspricht, den

neuen zusätzlich importieren.


Import


4.3.3.2. Arbeitnehmer

In der Liste werden Ihnen alle bestehenden Arbeitnehmer vorgeschlagen, welche

entweder die gleiche AHV-Nummer und/oder das gleiche Geburtsdatum und den

gleichen Namen haben.

Zusätzlich zu den beim Arbeitgeber erwähnten Fragen, haben Sie hier die Möglich-

keit Ihre Antwort für alle kommenden Arbeitnehmer desselben Arbeitgebers zu mer-

ken. D.h. Sie können sich zum Beispiel entscheiden, immer den bestehenden Arbeit-

geber zu verwenden und müssen diese Frage dann nicht mehr für jeden Arbeitneh-

mer einzeln beantworten. Natürlich ist diese Funktion nur dann möglich, wenn nur

genau ein möglicher Konflikt gefunden wurde.


Import


4.4. Probleme beim Import

Falls ein Import-File nicht gelesen werden kann, wird eine möglichst genaue Be-

schreibung des Problems angezeigt.

Im Allgemeinen erhalten Sie eine Beschreibung des Fehlers in Worten, die Nummer

der betroffenen Zeile und wenn möglich auch die Nummer des betroffenen Wertes,

welcher nicht gelesen werden konnte.

Falls es sich um ein Reihenfolge- oder Datentyp-Problem handelt, dann werden Ih-

nen ein korrektes Beispiel, sowie Ihre fehlerhafte Zeile zum Vergleich angezeigt.


Datenbank


5. Datenbank

Ab Version 4 können in der Applikation "eLohnausweis SSK" beliebig viele Datenban-

ken erstellt werden. Ebenfalls ist ein (optionaler) Passwortschutz auf den Datenbank-

Dateien möglich. Somit können z.B. für verschiedene Zugriffsberechtigte verschiede-

ne Datenbanken mit unterschiedlichen Passwörtern erstellt werden.

5.1. Datenbank erstellen

Über das Menü

Datenbank Datenbank erstellen

können Sie eine beliebige Anzahl von Datenbanken erstellen. So können Sie zum Bei-

spiel pro Arbeitgeber oder pro Jahr eine Datenbank erstellen. Falls Sie dies nicht

wünschen, können Sie auch stets mit der gleichen Datenbank arbeiten.

Sie werden aufgefordert, einen Namen für die Datenbank einzugeben. Die Daten-

bank wird dann in dem Pfad erstellt, den Sie in den Einstellungen (Einstellungen

Optionen : Datenbank Verzeichnis) angegeben haben.

Die erste Datenbank wird automatisch für Sie erstellt und trägt den Namen "default".

5.2. Datenbank öffnen

Über das Menü

Datenbank Datenbank öffnen

können Sie zwischen erstellten Datenbanken wechseln. Es erscheint ein Datei-

Auswahldialog, mit welchem Sie existierende ".data.db"-Dateien auswählen können.

Falls Sie in der gewünschten Datenbank ein Passwort gesetzt hatten, werden Sie nun

aufgefordert, dieses einzugeben. Siehe dazu auch Kapitel 5.4.

5.3. Datenbank umbenennen

Über das Menü

Datenbank Datenbank umbenennen

können Sie die bestehende Datenbank umbenennen.


Datenbank


5.4. Passwortschutz verwenden

Ab Version 4 besteht die Möglichkeit, Ihre Daten mit einem Passwort zu schützen. Das

Passwort kann gesetzt, geändert und auch wieder entfernt werden.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen sollten, haben Sie die Möglichkeit, die Datei über eine

Sicherheitsabfrage zu öffnen oder durch den Support mittels eines Masterpasswortes

zu öffnen.

5.4.1. Passwort setzen

Wenn Sie Ihre Datenbank mit einem Passwort versehen wollen, wählen Sie bitte

Einstellungen Kennwort ändern.

Sie gelangen auf folgende Maske:

Falls Sie bereits früher ein Passwort gesetzt hatten, müssen Sie unter "Altes Kennwort"

dieses eingeben. Falls kein Passwort gesetzt war, wird dieses Feld grau dargestellt.

Das neu zu setzende Kennwort muss aus Sicherheitsgründen zweimal wiederholt

werden.

Nach der Eingabe des Passwortes werden Sie zur Beantwortung einer Sicherheitsfra-

ge aufgefordert. Diese dient dazu, Ihnen das Öffnen Ihrer Datenbank zu ermögli-

chen, auch wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben.

Wählen Sie aus der Auswahl an Fragen eine aus, und geben Sie Ihre Antwort ein.


Datenbank


5.4.2. Öffnen einer passwortgeschützten Datenbank

Beim nächsten Öffnen dieser Datenbank werden Sie nun zur Eingabe des Passwortes

aufgefordert:

Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf OK.

5.4.2.1. Passwort zurücksetzen

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf "Passwort vergessen".

Nun wird Ihnen die unter 5.4.1 erwähnte Geheimfrage gestellt:

Bitte beachten Sie, dass Sie beim Klick auf "Passwort vergessen" dieses Fenster nicht

sehen, wenn Sie keine Antwort auf die Geheimfrage angegeben haben.

Achtung: Ihr Passwort wird danach auf die Antwort Ihrer Sicherheitsabfrage geän-

dert. Ändern Sie daher Ihr Passwort baldmöglichst unter


Denken Sie daran, unter "altes Passwort" die Antwort auf Ihre Sicherheitsabfrage ein-

zugeben!

5.4.3. Passwort entfernen

Falls Sie den Kennwortschutz nicht mehr benötigen und das Kennwort löschen möch-

ten, gehen Sie auf das Menü


Geben Sie nun in der ersten Zeile ihr Kennwort ein, die nachfolgenden Zeilen lassen

Sie leer. Bestätigen Sie mit Fertig stellen, nun sollte das Kennwort gelöscht sein.


Datenbank


5.4.4. Passwort und Antwort auf Sicherheitsfrage vergessen

Falls Sie sowohl Ihr Passwort, wie auch die Antwort auf Ihre Sicherheitsabfrage ver-

gessen haben, wenden Sie sich bitte an die unter

Hilfe Support

angegebene Telefonnummer. Der Support kann Ihre Datei mit einem Masterpass-

wort öffnen.


Datenbank


5.5. Datenbankverzeichnis löschen (neue leere Datenbank)

Es gibt die Möglichkeit den eLohnausweis mit einer neuen leeren Datenbank zu star-

ten.

Falls Sie z.B. das Passwort der aktuellen Datenbank vergessen haben und es Sie nicht

stört die bestehenden Daten zu verlieren, können Sie den Inhalt des Datenbankver-

zeichnisses löschen.

Das Verzeichnis befindet sich im Benutzerordner unter eLohnausweisSSK\db\

Windows 7 / Vista:

C:\User\username\eLohnausweisSSK\db\

Windows XP:

C:\Dokumente und Einstellungen\username\eLohnausweisSSK\db\

Mac:

Username/Dokumente/eLohnausweisSSK/db/

resp. Linux und Mac:

/Users/username/Documents/eLohnausweisSSK/db/

Beim nächsten Start wird der eLohnausweis automatisch eine neue leere Datenbank

erstellen.

Achtung: Vergessen Sie nicht vorher eine Sicherheitskopie der alten Daten des Ver-

zeichnisses db anzulegen.


Weitere Funktionen


6. Weitere Funktionen

In diesem Kapitel werden weitere Anwendungsfälle erläutert, welche nicht bereits in

den vorhergehenden Kapiteln erwähnt wurden.

6.1. Benutzereinstellungen sichern

Über das Menü

Einstellungen Benutzereinstellungen sichern

können Sie ihre gewählten Benutzereinstellungen als ZIP-File sichern um diese im Falle

einer Neuinstallation wiederherstellen zu können.

6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen

Über das Menü

Einstellungen Benutzereinstellungen von Sicherung wiederherstellen

können Sie die als ZIP gespeicherten Benutzereinstellungen wiederherstellen.

6.3. Datenbank sichern

Über das Menü

Datenbank Datenbank sichern

kann man die Datenbank als ZIP-File sichern, um bei einem Datenverlust die Daten

wiederherstellen zu können.

6.4. Datenbank wiederherstellen

Über das Menü

Datenbank Datenbank aus Sicherung wiederherstellen

kann man als ZIP-File gesicherte Datenbanken zurückholen.

Achtung: Dabei werden die vorhandenen Daten gelöscht. Es empfiehlt sich daher

vor dem Wiederherstellen nochmals einen Backup, bzw. einen Export durchzuführen,

um einem möglichen Datenverlust vorzubeugen.

6.5. Ansicht

Über den Menüpunkt

Einstellungen Formular vergrössert anzeigen

Ansicht Formular vergrössert

kann die Ansicht des Lohnausweisformulars vergrössert werden.


Weitere Funktionen


6.6. Formular validieren

Über das Menü

Datei Formular validieren

oder die Symbolleiste kann das aktuelle Formular überprüft werden.

Dabei wird geprüft, ob alle relevanten Angaben gemacht wurden und das Formular

gedruckt werden kann.

6.7. Update

Mit der Update-Funktion

Hilfe Update

kann die Software aktualisiert werden, sofern Sie Zugriff auf das Internet haben.

Bei jedem Start der Applikation wird zudem automatisch überprüft, ob neue Updates

zur Verfügung stehen.


Weitere Funktionen


6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr

Falls bei einem Lohnausweis die Daten (jedoch ohne die Beträge) aus dem Vorjahr

übernommen werden sollten, so können Sie mittels

Datei Eingaben vom Vorjahr übernehmen

die Daten übernehmen.

6.9. Netzwerkfähigkeit

Der eLohnausweis SSK ist beschränkt netzwerkfähig. Das heisst, Sie können unter

Einstellungen Optionen

den Speicherort der Datenbanken auf ein gemeinsames Laufwerk einstellen und von

mehreren Arbeitsstationen auf die Daten zugreifen. (Siehe auch Punkt 7.2.2. Speiche-

rort der Datenbank)

Die Applikation muss jedoch auf jeder Arbeitsstation separat installiert sein. Zudem ist

ein gleichzeitiges Zugreifen auf die Daten nicht möglich.

6.10. Hilfe

6.10.1. Kurzhilfe

Im Menü

Hilfe Kontext-Hilfe

oder über die Symbolleiste

kann die feldabhängige Kontext-Hilfe, welche beim Ausfüllen von Lohnausweisen

behilflich ist, ein- und ausgeblendet werden. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv,

wenn ein Lohnausweisformular geöffnet ist.

6.10.2. PDF Merkblätter

Des Weiteren können im Hilfe-Menü auch die Merkblätter als PDF angezeigt werden,

sofern Adobe Reader (oder ein anderer PDF Reader) zum Anzeigen von PDF Dateien

installiert ist.

Diese Software kann bei http://www.adobe.com gratis bezogen werden.

http://www.adobe.com/


Weitere Funktionen


6.10.3. Support

Über das Menü

Hilfe Support

finden Sie die Telefonnummer und E-Mail Adresse des Supports. Bitte verwenden Sie

bei Fragen und Problemen die dort angegebenen Kontaktdaten.

Die aktuell verwendete Version der Applikation wird angezeigt. Bitte geben Sie diese

Information bei allen Anfragen an den Support an.

6.10.4. Info

Das Untermenü

Hilfe Info

zeigt Informationen zu Auftraggeber und Hersteller sowie eingesetzten Open Source

Librairies an.


Einstellungen


7. Einstellungen

Über das Menü

Einstellungen Optionen

bietet sich die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen:

Sprache

Die Sprache der Applikation lässt sich unter

Einstellungen Sprache

ändern. Danach muss die Applikation neu gestartet werden.

7.1. Formulare

7.1.1. Sprache des Formularausdruckes

Unabhängig von der Sprache der Applikation kann gewählt werden, in welchen

Sprachen die Formulare gedruckt werden (D/F/I oder D/F/E).

7.1.2. Position der Adresse

Ebenfalls kann angegeben werden, ob die Adresse bei den Lohnausweisen rechts

oder links stehen soll.


Einstellungen


7.1.3. Farbe der Formularfelder

Die Farbe der Formularfelder beim Ausfüllen am Bildschirm kann angepasst werden.

Dies hat jedoch keinen Einfluss auf den Ausdruck.

7.2. Applikation

7.2.1. PDF Programm

Um PDF Dateien anzeigen zu können wird auf einen wahrscheinlich bereits installier-

ten PDF Reader zurückgegriffen. Da dies bei gewissen Programmen und Betriebssys-

temen zu Problemen führen kann, kann hier dasjenige PDF Programm explizit ange-

geben werden, mit dem die PDF Dateien geöffnet werden sollen. Normalerweise

kann diese Einstellung jedoch leer gelassen werden.

7.2.2. Speicherort der Datenbank

Ausserdem ist es möglich, den Speicherort des Datenbank-Files selber zu wählen.

Diese Funktion kann verwendet werden, um das Datenbank-File auf einem gemein-

samen Server zu halten, wenn verschiedene Personen mit der Applikation arbeiten

und dieselbe Datenbank verwenden wollen.

Dabei muss jedoch beachtet werden, dass nur eine Person gleichzeitig darauf zugreifen kann.