Dasar-dasarPerencanaanPerencanaan

Kuliah ke 9, 10 November 2009Erry Sukriah, MSE

Perencanaan

Sasaran

Rencana

PenetapanSasaran

Tradisional

MBO

Agenda hari ini

MenetapkanSasaran

KarakteristikSasaran

Yang Baik

MengembangkanRencana

Pendekatanterhadap

Perencanaan

FaktorKontigensi

Perencanaan

Perencanaan adala proses yang mencakup:- pendefinisian sasaran- menetapkan strategi yang menyeluruhuntuk mencapai sasaranuntuk mencapai sasaran- menyusun serangkaian rencana yangmenyeluruh untuk mengintegrasikan danmengkoordinasikan pekerjaan organisasi

Maksud Perencanaan

Ada 4 alasan manajer membuat rencana:•Memberi arah•Mengurangi dampak perubahan•Meminimalkan pemborosan dan kegiatan•Meminimalkan pemborosan dan kegiatan

rangkap•Menjadi standar yang digunakan dalam

pengendalian

Bagaimana Manajer membuatPerencanaan

•Ada 2 elemen penting dalam Perencanaan:–Sasaran hasil yang diinginkan untuk individu,kelompok dan seluruh organisasikelompok dan seluruh organisasi

–Rencana Cara-cara untuk mencapai sasaran yangmencakup alokasi SD, penyusunan jadwal,dan tindakan lain yang diperlukan untukmencapai sasaran tsb

Jenis-JenisRencana

Kerangka FrekuensiLuasnya KerangkaWaktu Kekhususan Frekuensi

Penggunaan

Stratejik

Operasional

Jangka Panjang

Jangka Pendek

Pengarah

Pemerinci

Sekali Pakai

Terus Menerus

Berdasarkan Luasnya

•Rencana Stratejik Rencana yang berlaku bagi organisasisecara keseluruhan, menjadi sasaran umumorganisasi tersebut, dan berusaha menetapkanorganisasi tersebut, dan berusaha menetapkanorganisasi tersebut ke dalam lingkungannya

•Rencana Operasional Rencana yang merinci detail cara mencapaisasaran menyeluruh

Berdasarkan Waktu

•Rencana Jangka Panjang Rencana dengan kerangka waktu labih daritiga tahun

•Rencana Jangka pendek•Rencana Jangka pendek Rencana yang mencakup satu tahun ataukurang

Berdasarkan kekhususan

•Specific Plan Rencana yang mendefinisikan dengan jelasdan tidak memberi ruang untuk penafsirangandaganda

•Directional Plan Rencana yang fleksibel dan yang menjadipedoman umum

Berdasarkan FrekuensiPenggunaan

•Rencana sekali pakai Rencana yang digunakan sekali saja yangsecara khusus dirancang untuk memenuhikebutuhan situasi yang unikkebutuhan situasi yang unik

•Rencana terus-menerus Rencana yang berkesinambungan yangmenjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yangdilakukan secara berulang-ulang

Bagaimana Menetapkan Sasaran?

2 Pendekatan dalam Menetapkan Sasaran:•Penetapan sasaran tradisional Sasaran ditetapkan di puncak dan kemudiandipecah-pecah ke sejumlah sub sasaran bagitiap-tiap tingkatan dalam organisasitiap-tiap tingkatan dalam organisasi

•Management by Objectives (MBO) Sasaran kerja yang rinci ditentukanbersama-sama oleh para karyawan dan paramanajernya. Kemudian kemajuan kearahpencapaian dikaji secara berkala, dan imbalandibagikan berdasarkan kemajuan itu

Penetapan Sasaran Tradisional

•Pembuatan sasaran berjenjang dari manajemenpuncak ke manajer-manajer dibawahnya

•Agar berhasil, sasaran yang didefinisikanManajer puncak harus jelas dan tidakManajer puncak harus jelas dan tidakmenimbulkan penafsiran ganda

•Jika hierarki sasaran organisasi didefinisikandengan jelas, hierarki itu membentuk jaringansasaran terpadu rantai sarana hasil

Management by Objectives (MBO)

•MBO menggunakan sasaran untuk memotivasikaryawan

•Ada 4 unsur MBO:– Kerincian sasaran– Pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi– Pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi– Periode waktu yang jelas– umpan balik kinerja

•Daya tarik MBO: fokus dalam pencapaiansasaran dan dapat meningkatkan kinerjakaryawan

Kelemahan dari

Penetapan sasarantradisional

•Jika Manajer Puncakmendefinisikan sasaranyang terlalu luas sehingga

Management byObjectives (MBO)

•Lingkungan yang dinamisdapat membuat programmenjadi sia-siayang terlalu luas sehingga

akan menghasilkanketidakjelasan sasaranketika sasaran itu bergerakturun ke tingkatan yanglebih rendah

menjadi sia-sia•Penekanan yang

berlebihan dapatmembuat karyawankontra-produktif

Langkah-langkah dalamPenetapan Sasaran

1. Mengkaji misi organisasi2. Mengevaluasi SD yang tersedia3. Tentukan sasaran secara individu atau

dengan masukan dari orang laindengan masukan dari orang lain4. Tulislah sasaran itu dan komunikasikan

kepada pihak yang perlu untukmengetahuinya

5. Kajilah hasil untuk melihat apakahsasaran telah tercapai

Bagaimana sasaran kita sekaranglebih baik dibandingkan lainnya?

Karakteristik Sasaran yang tersusun dengan baik•Ditulis berdasarkan hasil bukannya tindakan•Dapat diukur dan dihitung•Jelas kerangka waktunya•Jelas kerangka waktunya•Menantang sekaligus dapat dicapai•Tertulis•Dikomunikasikan kepada semua anggota

organisasi yang berhubungan

Mengembangkan Rencana

•Proses penyusunan rencana dipengaruhi3 faktor kontigensi dan pendekatanperencanaan yang diikuti

Faktor Kontigensi

Ada 3 faktor kontigensi yang mempengaruhiperencanaan

•Tingkatan dalam organisasi pada tingkatan organisasi yang tinggi, perencanaansemakin berorientasi pada strategisemakin berorientasi pada strategi

•Ketidakpastian lingkungan semakin tinggi ketidakpastian lingkungan, makarencana haruslah rinci, tapi fleksibel

•Kerangka waktu rencana semakin besar rencana sekarang mempengaruhikomitmen masa depan, semakin panjang kerangka waktuyang dibutuhkan untuk membuat perencanaan

Pendekatan terhadap Perencanaan

Bagaimana cara organisasi merencanadapat dilihat dari siapa yang merencana

•Pendekatan Tradisional perencanaan dilakukan oleh manajer tingkat perencanaan dilakukan oleh manajer tingkatatas dan dibantu oleh departemen perencanaanformal, kemudian dialirkan ke bawah

•Pendekatan Non-Tradisional proses perencanaan yang melibatkan makinbanyak anggota organisasi

SELESAISELESAI

Tugas Minggu depan

Setiap kelompok membuat slide tentangSTRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI untukdipresentasikan minggu depan.

Hal-hal yang dibahas dalam slide:•Mendefinisikan struktur organisasi•Mendefinisikan struktur organisasi Spesialisasi kerja & Departementalisasi,rantai komando & Rentang kendali,desentralisasi&sentralisasi

•Keputusan Desain organisasi•Desain organisasi umum Organisasi tradisional vs Organisasikontemporer

Contoh bentuk Sasaran

Sasaran Keuangan•Pertumbuhan

pendapatan yang cepat•Dividen yang lebih tinggi•Harga saham yg

Sasaran Stratejik•Pangsa pasar yang lebih

besar•Mutu produk yang lebih

tinggi•Harga saham ygmeningkat

•Laba yang stabil selamakrisis

•Arus kas (cash flow) yanglebih besar

tinggi•Layanan pelanggan yang

lebih unggul•Peringkat dalam industri

yang lebih tinggi danlebih aman

•Kemampuan bersaingyang meningkat