EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO VILLA DE …

Empresa de Servicios Públicos del Municipio

Villa de San Diego de Ubaté “EMSERVILLA S.A. E.S.P.”

NIT: 900.802.091-7

Manual de Gestión Documental

Código: EM-EMS-M-003

Versión: 02

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Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté - Carrera 8 N° 11 - 90 Ubaté / Cundinamarca

Telefax 889-1037 WhatsApp 310 8188022 e-mail [email protected] web www.emservilla.gov.co

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL

MUNICIPIO VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ

EMSERVILLA S.A. E.S.P.

NIT: 900.802.091-7

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS


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1. ASPECTOS GENERALES

I. Introducción

Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de

20001, y el Decreto 2609 de 20122, la empresa de servicios públicos del

municipio villa de san diego de Ubaté EMSERVILLA S.A.E.S.P. después de

un diagnóstico realizado respecto del manejo de la documentación a nivel

interno, evidencio las falencias en que se está incurriendo por la falta de

unificar criterios en el manejo de la gestión documental, y con el fin de dar

estricto cumplimiento a la Ley General de Archivo se elabora el presente

Manual de Gestión Documental, el cual tiene como propósito la

simplificación y automatización de los procesos, procedimientos, trámites y

orientación mediante conceptos, ejemplos e ilustraciones el contenido del

proceso sobre el manejo adecuado de los documentos desde su origen

hasta su disposición final.

Esta herramienta es de suma importancia, ya que busca la preservación y

el buen manejo en todo lo relacionado con Gestión Documental, facilitará la

ejecución de las funciones de los servidores públicos en cada uno de los

Departamento o Unidades, y logrará unificar los conceptos y

procedimientos que se tienen para el manejo de los archivos buscando que

se reduzcan los tiempos de respuesta ante la resolución de trámites y

procesos de la empresa.

II. Breve Reseña Histórica de la Empresa

EMSERVILLA fue creada mediante Escritura Pública No. 1.066 del 29 de

agosto de 2014 de la Notaría Primera del Círculo de Ubaté (Cundinamarca),

aclarada mediante documento público.

1 Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos para Colombia. 2 Decreto 2609 de 2012: Compilado por el Decreto 1080 de 2015).





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La Empresa fue constituida para dar cumplimiento a las disposiciones de la

Ley de Servicios Públicos Domiciliarios, en lo relativo a creación de

empresas nuevas, pasando de una prestación directa del servicio público

de acueducto, alcantarillado y aseo por parte del Municipio de Villa de San

Diego de Ubaté, a una prestación indirecta de cualquier servicio público

domiciliario, manteniendo así los postulados constitucionales de garantizar

las múltiples, básicas y permanentes necesidades de esta Municipalidad.

Dando cumplimiento a los artículos 19, 20, 182 y concordantes de la Ley

142 de 1994, la Empresa fue constituida como una sociedad por acciones,

cuyos socios a la fecha son:

a) El Municipio Villa de San Diego de Ubaté (Cundinamarca).

b) El Municipio de Carmen de Carupa (Cundinamarca).

III. Misión

La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de

Ubaté “EMSERVILLA S.A. E.S.P.”, es la empresa encargada de la

prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo, en el Municipio de Ubaté y/o en la provincia o región

que convenga económicamente; comprometida con la prestación continua

de los servicios públicos desde una clara proyección e innovación con

sentido ambiental, que permita garantizar la satisfacción del líquido vital y

aumento en la calidad de vida a nuestros usuarios, y cuya fortaleza siempre

este marcada por el progreso y la calidad de los servicios.

IV. Visión

En el 2025, La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San

Diego de Ubaté “EMSERVILLA S.A. E.S.P.” será una empresa líder en la

prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo en los niveles local y regional, al ser reconocida por su

productividad y eficiencia en la prestación de los servicios, a partir un





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sentido humano en favor de la mejora constante de la calidad de vida de la

comunidad, desde criterios de sostenibilidad, competitividad y

responsabilidad ambiental.

V. Formulación del Programa de Gestión Documental

De conformidad con el artículo 15 de la ley 1712 del año 20143, las

directrices de este manual serán aplicables a las siguientes personas en

calidad de sujetos obligados.

Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las ramas del

poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o

descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional,

departamental, municipal y distrital.

VI. ¿Qué es un programa de gestión documental?

“Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano, y largo

plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por una Empresa, desde u origen y conservación. Este debe

ser aprobado, publicado, implementado y controlado”4

VII. Beneficios de un Programa de Gestión Documental

Con el acogimiento del Programa de Gestión Documental la Empresa podrá:

Disminuir la cantidad de documentos que no son necesarios,

dependientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento

de la información redundante.

3 ley 1712 del año 2014: ley de trasparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. 4 Archivo General de la Nación.





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Administrar la información originada en documentos para agregar valor a la

gestión del conocimiento de la Empresa.

Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la

planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad

mediante la articulación con los procesos de gestión documental.

Cumplir con los procesos de auditoria, seguimiento y control

VIII. Alcance

Aplica a todos los documentos que se generen en EMSERVILLA S.A. E.S.P.

(actos administrativos, contratos, expedientes, oficios, memorandos, circulares,

actas, etc.) generados por cada uno de los Departamentos y Unidades de la

Empresa.

IX. Objeto

Este manual se crea para establecer un instructivo para la gestión documental de

los archivos de EMSERVILLA S.A. E.S.P.

X. Público al que va Dirigido

El programa de gestión documental de la Empresa de Servicios Públicos de la

Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A E.S.P. va dirigido a usuarios

internos integrados por los funcionarios al servicio de la Empresa, en sus

diferentes dependencias y externos conformados por las entidades estatales y la

población en general que requieran una consulta en la entidad.

XI. Requerimientos para el Desarrollo

Normativos: Según las disposiciones legales que dicta el Archivo General de la

Nación “AGN” en la gestión documental, la Empresa de Servicios Públicos de la

Villa de San Diego de Ubaté EMSERIVILLA S.A E.S.P. aplica el marco normativo





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para lo cual se definen las siguientes directrices para la adopción y formalización

de la documentación y las acciones a reglamentar.

Económicos: Para un óptimo desarrollo del programa de gestión documental, se

deben asignar recursos económicos necesarios para la implementación, teniendo

en cuenta los siguientes aspectos:

Incluir en el plan anual presupuestal de la Empresa, los recursos necesarios

para la implementación del programa de gestión documental.

Incluir en el plan anual de capacitación de la entidad, los recursos

necesarios para capacitar al personal involucrado en el programa de

gestión documental.

Incluir en el presupuesto los recursos necesarios para el fortalecimiento en

mantenimiento, actualización, operatividad y mejoras en el programa de

gestión documental

Administrativos: Para el programa de gestión documental en la dependencia

administrativa de la Empresa, se requiere disponer de:

Recurso humano.

Conformación de un grupo interdisciplinario para la ejecución de las faces

para la implementación de PGD.

Infraestructura idónea para la producción, recepción, y almacenamiento de

la documentación.

Tecnológicos: El departamento administrativo de EMSERVILLA S.A. E.S.P.,

debe proporcionar toda la infraestructura tecnológica para la buena administración,

conservación, y almacenamiento de la documentación producida por todas las

dependencias de la Empresa respetando su origen y procedencia según lo dicta el





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A.G.N. con el fin de facilitar su consulta y el tiempo de respuesta frente a una

petición de algún usuario tanto interno como externo a la entidad para lo cual se

tendrán en cuenta los siguientes requisitos tecnológicos:

Software adecuado para los requerimientos de la gestión documental.

Proporcionar los equipos que se requieran para registrar, recepcionar,

tramitar, consultar y conservar la documentación.

Articular herramientas tales como DAPRE ya que cuenta con aplicativos

que permiten una buena gestión de la documentación y cuenta con una

constante actualización y mejoras de acuerdo a las tecnologías emergentes

enfocados al manejo y administración de documentos electrónicos.





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2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté

EMSERVILLA S.A. E.S.P., mediante la implementación mantenimiento y

mejoramiento del programa de gestión documental, desarrolla los procesos de

planeación, producción gestión, tramite organización, trasferencia, disposición de

documentos, preservación a todos los plazos y valoración, a través del proceso de

gestión documental.

2.1. Planeación

La planeación documental de la empresa EMSERVILLA S.A. E.S.P., se desarrolla

bajo las directrices del comité interno de archivo.

2.1.1. Aspectos a Mejorar

Tablas de retención documental.

Tablas de valoración documental

Diseñar e implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos

de archivo que garantice la normalización y la adecuada gestión y

preservación de los documentos electrónicos durante su ciclo de vida de los

documentos y los plazos en las tablas de retención.





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3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El manual de Gestión Documental de la Empresa de Servicios Públicos del

Municipio Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A. E.S.P. debe realizarse

garantizando el cumplimiento de y teniendo en cuenta que:

Se debe establecer el sistema de ordenación documental de EMSERVILLA S.A.

E.S.P. más adecuado de acuerdo con las características propias de las series

documentales, aplicando la Ley 594 de julio 14 de 20005.

De acuerdo al Artículo 4 del Acuerdo 060 de 20016 del Archivo General de la

Nación, se establece que los cargos o personas que están autorizados para firmar

la documentación externa e interna son los siguientes: Gerente, Directores de

Departamento, Jefes de Área y Secretario General; estos documentos se deben

firmar con tinta negra.

Aunque no sea de obligatorio cumplimiento, se recomienda que los documentos

se impriman a doble cara, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de

20127.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de

backups8 serán de obligatorio cumplimiento para asegurar la reproducción y

recuperación de la información.

Es importante que los documentos no presenten errores técnicos, ortográficos,

gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser

impecable, sin borrones ni repisados.

Para la elaboración de nuevos documentos se debe tener en cuenta el documento

“EM-EMS-I-001 Guía para la Elaboración y Codificación de Documentos”. 5 Ley 594 de julio 14 de 2000: Ley general de archivos. 6 Artículo 4 del Acuerdo 060 de 2001: Firmas responsables. 7 Directiva Presidencial 04 de 2012: Cero papel en la administración pública. 8 Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de almacenamiento.





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La Ley 594 de 20009, establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y

Archivo Histórico.

Archivo de Gestión: “Comprende toda la documentación que es sometida

a continua utilización y consulta administrativa por las Oficinas productoras

u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar

respuesta o solución a los asuntos iniciados”10. En el archivo de gestión se

desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión documental:

Producción.

Recepción.

Distribución.

Tramite.

Organización y consulta.

Conservación y disposición final de documentos.

Archivo Central: “En él que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es

tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta

por las propias oficinas y particulares en general”11. En el archivo central se

desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión Documental:



Archivo Histórico: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central

los documentos de archivo de conservación permanente”.12 En esta fase se

desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión Documental:



La codificación documental se realizará de acuerdo a la estructura orgánica de la

Empresa, así:

9 Ley 594 de 2000: Art. 23. Formación de archivos. 10 Ley 594 de 2000. 11 Ibíd. 12 Ibíd.





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Una vez realizada la validación, la codificación se hará de la siguiente

manera:

Fondo: Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A. E.S.P.

SECCIÓN SUBSECCIÓN CÓDIGO

Asamblea de Accionistas 1000

Revisoría Fiscal 2000

Junta Directiva 3000

Gerencia General 4000

Oficina Jurídica 4100

Unidad de Control Interno 4200

Regulación Y Asuntos Corporativos

4300

Seguridad y Salud en el Trabajo 4400

Oficina de Contratación y Financiera

4500

Unidad de Contabilidad y Costos

4510

Auxiliar Contable 4520

Departamento Administrativo y Comercial

4600

Unidad de Facturación 4610

Unidad de Recursos Humanos y Físicos

4620

Gestión Documental 4630

P.Q.R. y Ventanilla Única 4640

Toma de Lecturas 4601

Departamento de Acueducto y Alcantarillado

4700

Unidad de Laboratorio 4710

Fontanería y Atención de Novedades

4720

Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAP

4730

Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTAR

4740

Departamento de Aseo y Ambiente

4800

Supervisión de Aseo 4810

Barrido y Limpieza 4820

Recolección y Transporte de Residuos

4830





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La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de

los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a

sus funciones genere, maneje o tramite.

Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los

documentos teniendo en cuenta las T.V.D.13 T.R.D.14.

Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el

código que le corresponde según el Cuadro de Clasificación

Documental15, de acuerdo al formato “EM-GD-F-003 Cuadro de

Clasificación Documental”, y de acuerdo a la codificación de las series

documentales definidas en la siguiente tabla:

SERIES DOCUMENTALES CÓDIGO

Contratos 01

Actas 02

Informes 03

Comunicaciones Oficiales 04

Directivas 05

Comités 06

Circulares 07

Actos Administrativos 08

Certificaciones y Constancias 09

Planes, programas y proyectos 10

Acuerdos 11

Sistema Integrado de Gestión 12

Historias Laborales 13

Auditorías 14

Cartera 15

Información Financiera 16

13 Según el Archivo General de la Nación son un producto del análisis y organización de un fondo acumulado

que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición. 14 Según el Archivo General de la Nación son un listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 15 Según el Archivo General de la Nación son un esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.





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Comprobantes Contables 17

Conciliaciones Bancarias 18

Declaraciones Tributarias 19

Inventarios 20

Servicios Complementarios 21

Caja Menor 22

Nómina 23

Pagos de Servicios 24

Usuarios 25

Recaudo 26

Facturación 27

Registro de Suspensión del Servicio 28

Registro de Actividades 29

Planos 30

Análisis de Agua 31

Expedientes de Equipos 32

Expedientes de Vehículos 33

Gestión Ambiental 34

Herramientas Archivísticas 35

Control Interno Disciplinario 36

Clasificación de Archivos Electrónicos

El proceso de almacenamiento de los mensajes de archivos electrónicos se

realizará así:

Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por

medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite o

trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó o

recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y

subcarpetas electrónicas de acuerdo a las T.R.D.

Ordenación Documental

El proceso de ordenación documental se realizará así:





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La actividad de ordenación documental será realizada por el

responsable de cada carpeta.

Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada

serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación

(carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el

documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es

el último documento de la carpeta.

Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se

tiene en cuenta la fecha de radicación del documento.

Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al

momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se

debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha

de los anexos.

Ilustración 1 Ordenación Cronológica

Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos

de cosedora, ganchos de legajar y clip.

Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el

borde superior de cada folio, ver Ilustración 02.





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Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como

referencia una hoja tamaño oficio como se muestra en la Ilustración 02.

Ilustración 2. Alineación de Documentos.

Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador

plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o

subserie.

Foliación Documental

La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un

expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni

repetir números, como tampoco adicionar subíndices.

La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente.

Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y

blanda, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al

primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia,

corresponde a la fecha más antigua.





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4 5

Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio

recto (Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido

del texto del documento.

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o Bis.

En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la

hoja, se registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara

de un folio, la que se numera).

No se deben foliar las hojas blancas y las guardas.

Los folletos, revistas y periódicos se deben foliar como un solo folio.

Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre

un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o

numeraciones originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño

irreversible al papel.

En caso de que la foliación se realice con tinta, y si hay errores en esta,

se anulará mediante una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de

nuevo los documentos, quedando valida la última foliación realizada.

Se recomienda realizar la foliación con lápiz.

En el momento de imprimir un documento, si es posible y se tienen los

elementos necesarios, se debe hacer la impresión utilizando ambas

caras del folio; aunque se tenga información por ambas caras, es un

solo folio.

Ilustración 3 Corrección de foliación.





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Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados

y foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.

Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (máximo un 5% más), sin

que se afecte la integridad de la unidad documental.

Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga más de 200

folios y requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma

continua.

Ejemplo de foliación de expedientes de más de 200 folios:

Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios.

Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200 folios.

Carpeta 3. Inicia con el folio 401…

Organización de Carpetas

La apertura y organización de las carpetas o expedientes se hará de acuerdo con

las series y/o subseries definidas en las Tablas de Retención Documental.

La identificación de las carpetas se hará con un sello sobre la cara externa de la

tapa de la carpeta, ubicándola horizontalmente en parte superior con los

siguientes datos:

Ilustración 4 Identificación de carpeta y ubicación del sello.





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Almacenamiento y Ubicación de la Documentación

En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de

izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia

la parte del entrepaño. En caso de contar con archivadores, las carpetas se

deben ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como

referencia el orden de las series establecido en la Tabla de Retención

Documental.

Para las transferencias documentales se deben utilizar unidades de

conservación (cajas) para archivo.

Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservación (cajas),

deben de ir de izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta

debe ir hacia la parte inferior de la caja o unidad de conservación.

Las unidades de conservación (cajas) se deben ubicar en estantes fijos o

estantería rodante en el archivo central, las cuales deben ir de izquierda a

derecha y de arriba hacia abajo.

Tapa de la caja

Tapa de la caja

Lomo de carpeta Lomo de carpeta

Ilustración 5 Ubicación de las carpetas dentro de la caja.





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Ilustración 6 Ubicación de las cajas en estantería fija.

Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo,

como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador o gaveta identificando

cada una de las partes.

Pasos para la Organización de Archivos

Los archivos están constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes,

que son unidades archivísticas en las que se reúne un conjunto de los

documentos relacionados con un mismo asunto, los cuales sirven como

antecedentes y fundamentos de las actuaciones administrativas, los documentos

se deben ordenar sucesivamente de acuerdo a como se produzca cada uno de

ellos, posteriormente se organizan dentro del archivo según lo establecido en las

Tablas de Retención Documental.

Los responsables de cada Unidad o departamento realizarán la ubicación física de

los documentos dentro de los espacios físicos asignados para ello.

En EMSERVILLA S.A. E.S.P., para la ubicación y conservación de los documentos

se utilizan de manera generalizada los archivadores rodantes y los de estantería

fija.

CAJA 1

Derecha Izquierda

CAJA 2

CAJA 3

CAJA 4

CAJA 5

CAJA 6

CAJA 7

CAJA 8

CAJA 9

CAJA 10





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Actualización de Tablas de Retención Documental

Cada vez que se requiera realizar ajustes o cambios a las tablas de retención

documental se deben seguir los siguientes pasos:

Identificar los cambios estructurales o funcionales en la Empresa, ya sea de la

misma o de una o varias dependencias.

Identificar las funciones que afectan la gestión documental en la Empresa o

alguna dependencia.

Los funcionarios de la dependencia junto con los miembros del comité de

archivo elaboraran la propuesta de actualización de las Tablas de Retención

Documental, determinando las series documentales, subseries documentales y

tipos documentales, dándole una valoración primaria y secundaria a la

documentación, con el fin de determinar el tiempo de retención en cada fase

del ciclo vital del documento.

Enviar la propuesta de actualización Tabla de Retención Documental a

Gerencia o Dirección General de Servicios Públicos para su revisión y

aprobación.

Si la actualización no es aprobada, se devolverá con las respectivas

sugerencias.

Una vez aprobada se pondrá en ejecución y seguimiento. Los jefes y directores

de las distintas áreas deben con fundamento en la Tabla de Retención

Documental, velar por la conformación, organización y control de los archivos

teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo vital del documento y la

normatividad archivística vigente.

Préstamo de Documentos

El servicio de préstamo consiste en suministrar, en calidad de préstamo una

carpeta o unidad documental a un usuario. La dependencia que presta el

documento debe controlar de préstamo del mismo a través del Formato “EM-GD-

F-007 Préstamo de Documentación”. Para realizar la anterior tarea se debe:





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Realizar una solicitud verbal, por escrito o correo electrónico, al responsable de

la dependencia o archivo de gestión, según sea el caso.

El funcionario de la dependencia o archivo, realizará la búsqueda en la base de

datos y ubicará del documento solicitado.

El funcionario de archivo o dependencia, diligenciará el Formato “EM-GD-F-

007 Préstamo de Documentación”.

El usuario debe firmar el formato de préstamo de documentos de archivo y

recibir por parte del funcionario de la dependencia o del archivo de gestión el

documento solicitado.

Cuando los documentos sean devueltos a la dependencia o Archivo de

Gestión, el funcionario del archivo o dependencia debe verificar el estado y

contenido de los documentos (folio por folio).

Posteriormente, el funcionario de la dependencia o del Archivo de Gestión

escribe la fecha de devolución y firma en el Formato de Solicitud y Registro del

Servicio de Préstamo.

Finalmente, ubica físicamente el documento en la estantería o gaveta, según

sea el caso.

El tiempo de préstamo no debe ser superior a diez (10) días hábiles. En caso

de necesitar más tiempo el documento, el usuario puede renovar el préstamo

hasta por diez (10) días hábiles más. Vencido el plazo, el responsable de la

dependencia productora deberá hacer exigible la devolución inmediata.

Transferencias Documentales

Las transferencias documentales deberán efectuarse teniendo en cuenta los

tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.

Los jefes de cada área, deberán verifican que los documentos ya cumplieron el

tiempo de retención en el Archivo de Gestión establecido en la T.R.D.

Disposición Final de Documentos

La disposición final de documentos conduce a:





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Eliminación: Proceso mediante el cual se extrae de los Archivos de Gestión y del

archivo central los documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención y

que su disposición final es la eliminación.

Revisar la T.R.D. para identificar los documentos del Archivo de Gestión o

Central, con el fin de determinar aquellos que hayan cumplido el tiempo de

retención documental y que además su disposición final sea la eliminación.

Extraer físicamente del archivo la documentación que cumpla con el requisito

anterior.

El responsable de cada área o departamento, deberá verificar que en el

proceso se eliminen todas las cajas, carpetas o documentos que ya han sido

dispuestos para tal fin.

Conservación Total: Proceso mediante el cual se extrae del archivo central los

documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención documental y que su

disposición final es la conservación total.

Revisar los documentos del archivo central, para identificar aquellos que hayan

cumplido el tiempo de retención documental y que además su disposición final

sea la conservación total.

Extraer físicamente del archivo central la documentación que cumpla con el

requisito anterior.

Ubicar la documentación en el archivo histórico.

Cuidados Básicos que se deben tener con la Documentación

Los responsables de los archivos de gestión deben mantener algunos principios

básicos de cuidado de los documentos y de los muebles y elementos utilizados

para tal fin.





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No almacenar alimentos y bebidas en los muebles y/o estantes utilizados para

la conservación de los documentos, ya que estos pueden atraer insectos y

roedores, además de arriesgar el estado físico de los documentos.

Limpiar periódicamente los muebles y/o estantes con líquidos no inflamables,

con el fin de evitar acumulación de partículas de polvo que pueden llegar a

producir ácaros y hongos.

Condiciones ambientales y técnicas. Los muebles destinados a albergar

material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que

incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes

atmosféricos e iluminación.

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no

incremente la humedad ambiental.

Correspondencia

El envío y recepción de correspondencia debe realizarse garantizando que ésta

sea recibida y tramitada en los términos y tiempos establecidos.

Al llegar la correspondencia, el jefe de P.Q.R. y Ventanilla Única, la

recepcionan diligenciando en el libro de correspondencia recibida la fecha,

nombre del documento y firma de quien entrega la correspondencia.

Toda la correspondencia recibida, debe ser verificada antes de ser radicada,

para garantizar el destino de la misma efectivamente a los funcionarios de


Una vez recibida la correspondencia, los funcionarios de EMSERVILLA S.A.

E.S.P. verificarán la solicitud o requerimiento recibido y de ser necesario

realizarán respuesta a este mediante un oficio.

El número de consecutivo del oficio deberá ser solicitado al jefe de P.Q.R. y

Ventanilla Única quien lleva la relación de números consecutivos en el formato

“EM-VU-F-004 Registro de Ventanilla Única”, este deberá llevar el registro

desde el número 001 que corresponde al primer oficio del año; el libro se debe

llevar y numerar desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.





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4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL.

EMSERVILLA S.A. E.S.P., por medio del comité interno de archivo, tiene la

responsabilidad de establecer a corto, mediano, largo plazo, la implementación del

programa de gestión documental institucional, determinando las faces necesarias

a desarrollar, incluyéndolo dentro del plan estratégico y el plan operativo. Para el

desarrollo del PGD del departamento administrativo de la Empresa.

Fase de Ejecución y Puesta en Marcha: Para la fase de ejecución y puesta en

marcha del programa de gestión documental – PGD, se establecerá un

cronograma de implementación.

Fase de Seguimiento: Bajo el siguiente esquema de revisión, monitoreo y

análisis permanente del programa de gestión documental – PGD.

Fase de Revisión:

Comité interno de archivo.

Responsable de la dependencia de archivo.

Archivista encargado del Proceso de gestión.

Fase de Verificación:

Oficina de archivo.

Área de informática.

Oficina de control interno de la Empresa.

Seguridad de la información.

Proceso de gestión documental.

Responsable de la dependencia de archivo en la Empresa.





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Fase de Evaluación y Control:

Archivo general de la nación.

Contraloría General de la Republica.

ICONTEC.

Oficina de control interno de la Empresa.

Fase de Mejora: Esta fase tiene como propósito, mantener los procesos y

actividades de la Gestión documental de la Empresa, en disposición continua y

permanente de innovación, desarrollo y actualización, para lo cual la entidad a

través del área administrativa, coordinara la consolidación y ejecución de planes

de mejora que se formulen por las diferentes fuentes (Auditoria, autocontrol,

análisis de datos, planes, otros).





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5. GLOSARIO

Accesibilidad: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido

de la capacidad o facilidad futura de la información de poder ser reproducida y

por tanto usada.

Acceso a Documentos de Archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados

por la Ley.

Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,

tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento

de los archivos.

Archivado Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de

los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública

o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

para servir como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede

entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la

información, la investigación y la cultura.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos

por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es

constante.

Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente

Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo





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también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,

depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Bases de Datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados

de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de

ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal

efecto o lenguajes de búsqueda rápida.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo de Vida del Documento Electrónico: El ciclo vital del expediente

electrónico está formado por las distintas fases por las que atraviesa un

expediente desde su creación hasta su disposición final.

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en

la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con

la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series

y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y

que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la

entidad.

Correspondencia: Medio de comunicación escrito en medio digital o físico que

un emisor (usuario) envía a la empresa para entregar información, remitir

peticiones, quejas, reclamos o para solicitar información.

Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de

una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la

administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Destinatario: A quien va dirigida la correspondencia.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o

mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las





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tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su

conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de

reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento: Escrito en papel con que se prueba o acredita una cosa.

Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada

en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos

documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio

de conservar su información en otros soportes.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumento Archivístico: Herramientas con propósitos específicos, que

tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la

archivística y la gestión documental.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo

documental.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulación.

Oficios: Comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las

administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar

disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones.

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en

la fase de clasificación.

Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en

forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.





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Producción Documental: Generación de documentos hecha por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos

administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Rendición de Cuentas: Principio por el que los individuos, las organizaciones

y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una

explicación al respecto.

Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de

retención documental.

Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según

los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en

papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,

orales y sonoros.

Tablas de Retención Documental: Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales

a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así

como una disposición final.

Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de

retención y de valoración documental vigentes.

Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre el

movimiento y el uso de documentos de archivo.

Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser

unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los

libros o tomos.

Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.





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Vínculo Archivístico: La red de relaciones que cada documento de archivo

tiene con otros documentos de archivo que pertenecen a la misma agregación

(expediente, serie, fondo).





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6. VALIDACIÓN DEL MANUAL

Como medio de validación del presente documento, firman a continuación:

KATHERINE ANDREA OCAMPO D. GERENTE EMSERVILLA SA ESP

EDGAR ALFONSO ROBAYO YEPES JEFE UND. DE RECURSOS HUMANOS Y FÍSICOS

CYNDI J. PINILLA NIETO JEFE DPTO. COMERCIAL Y FINANCIERO

ING. SANTIAGO E. RINCON CAICEDO JEFE DPTO. DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

ING. JAIME ANDRES RODRIGUEZ SUAREZ JEFE DPTO. DE ASEO Y AMBIENTE

JUAN CAMILO FAJARDO RINCON JEFE OFICINA DE CONTRATACIÓN Y FINANCIERA

ING. FABIAN S. MORA PINILLA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

LIZETH A. DUMAR RUEDA JEFE UND. DE LABORATORIO

MARITZA R. SILVA DÍAZ JEFE P.Q.R. Y VENTANILLA ÚNICA



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EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO VILLA DE …