EMPRESAS COMERCIALES

EMPRESAS COMERCIALES

En una empresa comercial el costo lo constituye el valor de las compras de mercancías que serán vendidas en un momento dado.

Los Gastos corresponderán a las erogaciones necesarias para el normal funcionamiento del negocio: arriendos, servicios, sueldos, transportes, etc.

El Estado de Resultados mostrara los ingresos derivados de las ventas logradas por la empresa y, los costos y gastos que se requirieron para generar los ingresos. La diferencia entre estos rubros (Ingresos por ventas menos costos y gastos) determinará la utilidad o la pérdida del ejercicio.

Ahora, dependiendo del tipo de administración que se haga del inventario cambiará un poco la elaboración del Estado de Resultados.

La administración o manejo de los inventarios podrá hacerse bajo el esquema de Inventarios Periódicos o de Inventarios permanentes.

Los inventarios periódicos nos obligarán siempre a contar, relacionar las existencias para finalmente valorizarlas y obtener de este modo el valor global del inventario de mercancías.

Por su parte, los inventarios permanentes y cualquiera de los diferentes sistemas que se usen, nos obligará a controlar las existencias físicas mediante tarjetas kardex individuales o mediante lecturas sistematizadas con códigos de barras.

La utilización de los sistemas de administración de inventarios obliga a cambios en el manejo contable (utilización de cuentas)

Si la empresa maneja Inventarios periódicos, el esquema sería como sigue:

Almacén La Castellana

Estado de Resultados

Diciembre 31 de 2015

Ventas 50.000.000

Inventario inicial 12.000.000

+ Compras 60.000.000

Mercancía disponible para la venta 72.000.000

– Inventario final 32.000.000

Costo de mercancía vendida 40.000.000

Utilidad Bruta 10.000.000

– Gastos de administración 2.000.000

– Gastos de ventas 1.000.000

Utilidad operacional 7.000.000

– Gastos no operacionales 500.000

Utilidad neta operacional 6.500.000

Observemos que el costo de la mercancía vendida se establece luego de restar el inventario final. (Conteo, clasificación y valorización de la mercancía en existencia al final del periodo de que se trate), valor que deduciremos de las ventas netas, para obtener el rubor de Utilidad Bruta.

El inventario inicial podría corresponder a dos situaciones concretas de registro:

1. A compra de mercancías al momento de iniciar operaciones el negocio. (Aprovisionamiento);

2. Al traslado del valor del Inventario final del periodo anterior a un nuevo periodo.

Por ejemplo, si a diciembre 31 de 2011 el inventario final de mercancías en el Estado de Resultados fue de $23.000.000, este Valor se convertirá

en el Inventario Inicial en el Balance General a enero primero del año 2012.

Hay quienes dicen, de manera equivocada, que el inventario periódico ya es historia, pues el inventario prevaleciente es el conocido como Inventario Permanente, situación que no es cierta, dado el que son muchos los negocios que a más de manejar una gama bastante amplia de productos, sus ventas son minoristas y de poco valor, que no justifican el estar generando facturas de manera permanente, lo que dificulta su control mediante inventarios controlados por tarjetas o incluso por sistemas mediante código de barras, que implicaría también contar con lectores de estos códigos y la existencia de un software que registre y descargue la salida de los productos vendidos.

Este último sistema, aún está lejos del alcance de muchos pequeños negocios.

Veamos ahora como se presenta la situación con el Estado de Resultados cuando el Inventario es administrado de manera permanente.

Almacén La Castellana



Ventas 50.000.000

Menos: costo de ventas 40.000.000


– Gastos de administración 2.000.000

– Gastos de ventas 1.000.000

Utilidad Operacional 7.000.000

– Gastos no operacionales 500.000

Utilidad neta operacional 6.500.000

Podemos observar, que lo que conocemos contablemente como juego de inventarios (Inventario inicial + Compras = Mercancía disponible para la venta – Inventario Final), ha desaparecido del esquema y en su

reemplazo solo vemos el concepto: Costo de Ventas, valor que es producto del saldo que esta acumulado en la cuenta contable con este nombre.

EMPRESAS INDUSTRIALESEn una empresa industrial el costo está formado por la suma de los desembolsos que han sido necesarios en la fabricación o transformación de nuevos productos (Materiales o Materia Prima, Mano de Obra, y Carga fabril).

Los registros contables hacen parte de la Contabilidad de Costos o Contabilidad Industrial. En este sistema la cuenta Compras es reemplazada por la de Materias Primas y se empieza a ejercer un control estricto sobre el tiempo utilizado por las personas que intervienen en el proceso productivo, de manera directa y de manera indirecta, y por otra parte de los insumos secundarios que no hacen parte del producto de manera significativa, pero que inciden en el aumento del costo en el proceso productivo.

El proceso productivo obliga entonces a establecer control de inventarios para la materia prima en general.

En la medida que vamos avanzando por las diferentes etapas del proceso productivo, se van dando, lo que conocemos como productos en proceso, que corresponden a productos que están en desarrollo y aun no están terminadas y que en la medida que avanzan en cada etapa, van adicionando materiales y mano de obra, que modifican poco a poco su costo, hasta convertirse en Productos Terminados, otro inventario que hay que implementar y controlar.

Veamos ahora como se presentaría el Estado de Resultados para una empresa industrial.

Fábrica de Camisas Condorito Limitada

Estado de Costos Simplificado


Material Directo 20.000.000

+ Mano de Obra Directa 6.000.000

Costo de producción 30.000.000

+ Inventario de productos en proceso 19.000.000

Costo de productos en proceso 49.000.000

– Inventario final de productos en proceso 5.000.000

Costo de productos terminados 44.000.000

+ Inventario inicial de productos terminados 12.000.000

Costo de productos disponibles para la venta 56.000.000

– Inventario final de productos terminados 16.000.000

Costo de productos fabricados y vendidos 40.000.000

Para destacar en el esquema anterior, la aparición de un nuevo concepto para hacer referencia al costo: Costo de Productos fabricados y vendidos, que nos muestra el valor de los productos vendidos.

Averigüemos como lo establecemos.

Para poder establecerlo debemos elaborar un esquema previo llamado Estado de Costos y que veremos en forma simplificada, como sigue:

Fábrica de Camisas Condorito Ltda.



Ventas 110.000.000

– Costo de productos fabricados y vendidos 40.000.000


Gastos de administración 15.000.000

Gastos de ventas 10.000.000

25.000.000

Utilidad Neta 45.000.000

EMPRESAS DE SERVICIOS

En una empresa de servicios, que como sabemos no entrega ningún bien material o tangible, recibirá dinero por la actividad realizada (asesorías, educación, etc.) el costo estará representado por las erogaciones que fueron necesarias para la prestación del servicio

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LTDA.



Ingresos por Servicios 35.000.000

– Gastos de operación relacionados 15.000.000


– Gastos administrativos 8.000.000


Cuentas contables que intervienen en el proceso:

Las cuentas que se utilizan para elaborar el Estado de Rendimiento Económico, son las llamadas Cuentas de Resultados o cuentas temporales, que tienen la particularidad de nacer con el periodo estudiado y morir con él.

Lo anterior quiere decir que los Ingresos, costos y gastos generados en un periodo dado, determinantes en el establecimiento o elaboración del Estado de Resultados, solo estarán relacionados con él y no tienen o tendrán ninguna relación o incidencia directa con periodos subsiguientes.

El estado de rendimiento demuestra cómo se han obtenido los ingresos y cómo se han causado los gastos de una empresa durante un período determinado.

Normas y conceptos contables a tener en cuenta:

Ingresos: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos al activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no proviene de los aportes de capital.

Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incremento del pasivo o una combinación de ambos que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no proviene de los retiros de capital o de las utilidades excedentes.

Gastos operacionales de Administración: Todos los gastos en los que incurra la empresa para desarrollar su actividad y que no estén relacionados con una actividad específica (venta, producción, etc.), pero que presten un concurso general al negocio. En este aparte se registrarán los Sueldos del personal de oficina, mensajeros, Servicio de Correo, Teléfonos, Arriendos, Depreciación de los muebles y equipos de estas dependencias, etc.

Gastos Operacionales de Ventas: Serán todas las erogaciones que han sido necesarias para llevar a cabo la labor de ventas. En ellos incluyen el pago de Sueldos y Comisiones a los vendedores, Gastos de los vehículos de reparto de mercancías, publicidad, gastos de empaque o embalaje, servicio de almacén, depreciación de los muebles y equipos de esta dependencia, etc., en fin, todos los gastos que tengan que ver con esta actividad.

Bruta operacional y el valor de los gastos operacionales.

Ingresos no operacionales: Corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en la venta de activos fijos y otras rentas extraordinarias.

A la utilidad neta operacional se le suman los ingresos no operacionales, obteniendo las Utilidades o Pérdidas Netas antes de Impuestos, según sea el caso.

A la utilidad neta antes de impuesto se le resta la provisión para impuestos, obteniendo la Utilidad Líquida.

Gastos no operacionales: Comprende los gastos ocasionales que no correspondan al objeto principal del negocio, como pérdida en la venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios.

Utilidad antes de impuestos: A la utilidad operacional se le adicionan los otros ingresos y se disminuyen los otros egresos para obtener la utilidad neta antes de impuestos.

Impuestos sobre la renta: Se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislación según el tipo de empresa.

Utilidad liquida: A la utilidad neta antes de impuestos, se le deducen los impuestos para obtener la utilidad líquida.

Apropiaciones: La parte final del estado de pérdidas y ganancias se conoce como la sección de apropiaciones, porque indica lo que se hace con la utilidad neta obtenida. Se debe hacer una provisión para los impuestos que llegue a adeudar la empresa por concepto de las utilidades obtenidas.

Reservas: La reserva legal es el 10% de la utilidad liquida. Otras reservas voluntarias se calculan de acuerdo a los porcentajes establecidos en los estatutos de la empresa.

Utilidades del ejercicio: Este valor neto corresponde a los dueños de la empresa y se establece de manera final, que para efectos didácticos, quedaría de la forma siguiente.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LTDA.



Utilidad neta antes de impuestos 3.152.270

– Impuestos 30% (sociedad limitada) 945.681

Utilidad líquida 2.206.589

– Reservas

Reserva obligatoria (legal) 220.659

Reservas 441.318

661.977

Utilidad del ejercicio 1.544.612

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