N EL N EL MUNDO MUNDO DE LOS DE LOS

DOCUMENTOSDOCUMENTOSEE La documentación Archivo Clasificaciones Unidades de Información y correspondencia

Organización

Sistemas de Ordenación

NECESIDAD DE CONSERVAR ¿LA

DOCUMENTACIÓN?Razones:

Por interés de la organización:

Es necesario conservar o guardar los documentos debidamente organizados y clasificados

“Ellos son la memoria o información de la empresa”

Por exigencias legales El código de comercio dice:“los empresarios conservaran los libros… Debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento…. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior”

ARCHIVOEl archivo es tanto el conjunto de documentos como el lugar donde se almacenan los documentos debidamente ordenados y clasificados.

CAPTACIÓN, ELABORACIÓN Y CUSTODIA:

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

POR GRADO DE

UTILIZACION

ACTIVOS

SEMI-ACTIVOS

INACTIVO

POR GRADO DE

AUTONOMIA

CENTRALIZADO

DESCENTRALIZADO

DATOSREGISTRO/

ANOTACIÓNCODIFICACION/DENOMINACION

CLASIFICACION/ORDENACION

TRATAMIENTOS/MANIPULACION

CALCULO/ESTADISTICA

ARCHIVO/CUSTODIA.

Utilización

Persiguen que cada departamento sea independiente, pero sin perder

Utilización esporádicamen

Utilización rara

Convergen todos los doc. De la empresa por lo que se encuentran en un mismo lugar.

Gestión documental:Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

DOCUMENTO: Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas.

CLASES DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS CIENTIFICOS

Manuales, tratados, obras de consultao Monografías

especializadas o Obras colectivas,

compilaciones Publicaciones de congresos y reuniones Artículos de revistaTesis y trabajos académicosNormas técnicas Textos legales

Informes técnicos y documentos de trabajo

DOCUMENTOS COMERCIALESFactura Orden de compraRemitoReciboNota de débitoNota de créditoCheque Pagare Nota de crédito bancaria o boleto de deposito  

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVOEs el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

SOPORTES DOCUMENTALES Los  soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios:

Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.

COMUNICACIONES OFICIALES

La técnica de comunicación lingüística, lógica y sicológica que se utiliza en los organismos estatales para coadyuvar a la función de administrar que les compete a las autoridades y facilitar la prestación de servicios

a la colectividad.

CORRESPONDENCIAEs el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,

esqueletos, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc.

En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es

la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

 Importancia de la correspondencia:

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de

transacciones comerciales.De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un

negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

UNIDADES DE INFORMACIÓN

son las entidades que se dedican a la recuperación y tratamiento de documentos con el fin de difundir información documental.

ARCHIVO

GESTIÓNDocumentación de oficina que debe

estar a la mano (5 años)

INTERMEDIO

Documentación que ha terminado su

proceso en oficina, pero que podría requerirse en la

gestión ( 30 años)

HISTÓRICO

Material que ha perdido todo su

valor administrativo, pero mantiene su valor hisotirico o

probatorio

Unidades de correspondencia:

s la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de

recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de

E

Gestión, centrales e históricos. OBJETIVOG

estionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

FUNICIONES

Control de Ingreso de la Documentación.Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).Conservación.Servicio y Control de Préstamo de los documentos.Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.Digitalización de los Documentos.Atención de consultas sobre informes estudiantiles. velar por la adecuada conservación y el control en la producción documental.

SERVICIOS QUE PRESTARecepción de correspondencia Radicación de correspondenciaDistribución de la comunicación al área correspondiente

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVOSIRVE PARA:

Facilitar el acceso a los documentos y a la información

Favorecer el control por parte del encargado del archivo

Ahorrar de trabajos a las personas que los necesitan

Agilizar la Gestión de la Entidad

Beneficiar al usuario Reflejar una Buena

organización 

PROCEDIMIENTO1. ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y

documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hallan.

2. ORGANIZACIÓN: La organización permite a

la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados

3. PREVISION:Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario paraMantenerlo al día. 

4. PRONTITUD:Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata.

5. CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan. 

6. SIGILO PROFESIONAL : Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas

altamente reservadas.

7. CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo

COMENTARIO

“Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional” AUTOR: Miguel Angel Fernández García

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE ARCHIVOS Convencional:

Carpetas(Simple, clasificadora, colgantes...)

Carpeta archivador (Tipo A-Z, con anillas)Mobiliario Estanterías, conjunto de baldas

horizontales para guardar carpetas archivadoras.

Estanterías modulares; contiene una serie de cajas de plástico de colores.

Armarios para carpetas suspendidas; clásico mueble metálico para carpetas en suspensión.

Armario sobre raíles; estanterías que se desplazan por unos raíles.

Microfilme

Es un sistema que consiste en la microfilmación (grabación) Estas microfotografías se archivan y se visualizan con un visor.

Informáticos

Archivar electrónicamente todos los documentos (pedidos, facturas, albaranes, estudios, presupuestos, correspondencia, faxes...) son las bases de datos y los scanner. 

UNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVOF

Una vez la documentación haya acabo su recorrido por la oficina lo guardaremos según su futura movilidad. Bandeja de oficina Carpeta simple o colgante Archivo semi-activo (cuando deje de ser útil Archivo definitivo (cuando ya no se vaya a consultar)

Los pases entre un archivo y otro siguen un criterio racional pero cada empresa marca sus directrices según sus necesidades y preferencias.

NORMAS PRACTICAS DE UTILIZACIÓN No existe una normativa para el archivo, según la empresa adopta un sistema en función de sus necesidades, pero es recomendable:

No retrasar el archivo de documentos Detallar o tener concretado el tiempo de permanencia de cada documento en cada archivo Si se extrae un documentos es necesario dejar en su hueco una referencia de quién se llevó el documento (departamento y persona)

CONTROL DE ARCHIVOEl control del archivo va relacionado con el movimiento de los documentos.

En el archivo activo no deberían permanecer más que el tiempo imprescindible. En el semi-activo deberían permanecer un año (según empresa) y luego pasar al archivo definitivo. Las cajas de archivo definitivo deben estar correctamente etiquetadas y/o señalizadas con la documentación que contienen. 

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION

Es conveniente saber que persona o empleado necesita información y qué tipo de información y quien es el responsable de dar la información.

La Dirección de la empresa será la que decide que empleados tienen acceso, a qué tipo de documentación y establecerá los controles o filtros

reglamentarios.

FICHEROSLos ficheros son los muebles donde se guardan las fichas. Estos muebles que

contiene fichas (ya sea de clientes, de proveedores...) pueden ser simples (cajones-ficheros) o rotativos (se desplazan verticalmente). 

Actualmente las fichas se suelen llevar informáticamente.

DESTRUCCION Y PURGA DE LOS ARCHIVOSUna vez los documentos han de ser destruidos hemos de utilizar medios que los destruyan (destructora de documentos)La destrucción o purga de documentos vienen marcadas por la dirección de la empresa.Hay empresas especializadas que se encargan de la recogida y la destrucción.

BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIAhttp://es.slideshare.net/kukygirl/tema-10-el-archivo

http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

https://domingogonzalez.files.wordpress.com/2007/11/caiot-tema_1-el_archivo2.pdf

http://es.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo

http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com.co/2011/04/actividad-3-unidad-de-correspondencia.html

https://www.google.com.co/search?q=ARCHIVOS&es_sm=93&biw=1366&bih=649&sour