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2. De que esta compuesta una base de datos.
¿DE QUE SE COMPONE UNA BASE DE DATOS ?
Objeto:
En el mundo de la programación orientada a objetos (POO), un objeto es el resultado de
la instanciación de una clase. Una clase es el anteproyecto que ofrece la funcionalidad en
ella definida, pero ésta queda implementada sólo al crear una instancia de la clase, en la
forma de un objeto. Por ejemplo: dado un plano para construir sillas, entonces una silla
concreta, en la que podemos sentarnos, construida a partir de este plano, sería un objeto
de alguna base de datos. Es posible crear múltiples objetos utilizando la definición de la
clase anterior.
Variable:
En programación, una variable es un espacio de memoria reservado para almacenar un
valor que corresponde a un tipo de dato soportado por el lenguaje de programación. Una
variable es representada y usada a través de una etiqueta (un nombre) que le asigna
un programador o que ya viene predefinida.
Por ejemplo, en la variable de nombre "num", se almacena el número 8 (de tipo entero).
De forma genérica, para utilizarla y sumarle un uno se debería programar: num = num + 1.
Una variable puede ser del tipo boleano, entero, decimal de coma flotante, caracter,
cadena de texto, arreglo, matriz, tipo definido por el usuario, etc. Estos son tipos de datos.
Una variable, por lo general, como su nombre lo indica, puede variar su valor durante la
ejecución del programa. Dependiendo del lenguaje de programación usado, también
puede cambiar el tipo de dato que almacena.
Registro:
En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional,
un registro representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.
En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada
de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos
relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una
misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo
(número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico
es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.
La estructura implícita de un registro y el significado de los valores de sus campos exige
que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, uno en cada columna de la
tabla. La fila se interpreta entonces como una variable relacional compuesta por un
conjunto detuplas, cada una de las cuales consta de dos ítems: el nombre de la columna
relevante y el valor que esta fila provee para dicha columna.
Campos:
En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular.
En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede
acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir
campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos
son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por
ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el
tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.
los campos se dividen en:
Alfanumericos: Contiene cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
Numericos: Existen de varios tipos principalmente como enteros y reales.
Entidad:
una entidad es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos.Una entidad se describe en la estructura de la base de datos empleando un modelo de datos.Por ejemplo, nombres de entidades pueden ser: Alumno, Empleado, Artículo, etc.Cada entidad está constituida por uno o más atributos. Por ejemplo, la entidad "Alumno" podría tener los atributos: nombre, apellido, año de nacimiento, etc.En el modelo de entidad-relación se emplean dos tipos de entidades: entidad fuerte y entidad débil.Las entidades fuertes tienen atributos claves, en tanto las entidades débiles no tienen atributos claves propios.
Relación:
una relación o vínculo entre dos o más entidades describe alguna interacción entre las
mismas. Por ejemplo, una relación entre una entidad "Empleado" y una entidad "Sector"
podría ser "trabaja_en", porque el empleado trabaja en un sector determinado.
Las relaciones se describen en la estructura de la base de datos empleando un modelo de
datos.Las relaciones son muy empleadas en los modelos de bases de datos relacional y
afines.En SQL las relaciones son llamadas tablas.
Modelamiento:
Los esquemas generalmente son almacenados en un diccionario de datos. Aunque un
esquema se defina en un lenguaje de base de datos de texto, el término a menudo es
usado para referirse a una representación gráfica de la estructura de la base de datos.Un
modelamiento de base de datos o esquema de base de datos es la estructura o el formato
de una base de datos, descrita en un lenguaje formal soportada por el sistema de gestión
de bases de datos. En otras palabras, un "modelamiento de base de datos" es la
aplicación de un modelo de datos usado en conjunción con un sistema de gestión de
bases de datos.
Llave primaria:
Una clave primaria debe identificar unívocamente a todas las posibles filas de una tabla y
no solo a las filas que se encuentran en un momento determinado. Ejemplos de claves
primarias son DNI o ISBN . Las guias telefónicas y diccionarios no pueden usar nombres
o palabras o números del sistema decimal de Dewey como claves candidatas, porque no
identifican unívocamente números de teléfono o palabras.se llama llave primaria a un
campo o a una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de
una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de
columnas. No pueden haber dos filas en una tabla que tengan la misma clave primaria.
Llave foreana:
En el contexto de bases de datos relacionales, una clave foránea es una limitación
referencial entre dos tablas. La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas
en una tabla que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla. Las
columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la
tabla referenciada.
3. Cuales son los elementos de una tabla.
-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por
filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos,
mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.
4. Que es normalización.
Normalización significa diseñar la tablas de una base de datos de tal forma
que estas sean optimas aplicando cinco reglas de normalización
5. Que es redundancia en Base de Datos.
En bases de datos o en ficheros, la redundancia hace referencia al almacenamiento de los mismos
datos varias veces en diferentes lugares. La redundancia de datos puede provocar problemas
como:
* Incremento del trabajo: como un mismo dato está almacenado en dos o más lugares, esto hace
que cuando se graben o actualicen los datos, deban hacerse en todos los lugares a la vez.
* Desperdicio de espacio de almacenamiento: ya que los mismos datos están almacenados en
varios lugares distintos, ocupando así más bytes del medio de almacenamiento. Este problema es
más evidente en grandes bases de datos.
* Inconsistencia de datos: esto sucede cuando los datos redundantes no son iguales entre sí. Esto
puede suceder, por ejemplo, cuando se actualiza el dato en un lugar, pero el dato duplicado en
otro lugar no es actualizado.
Si una base de datos está bien diseñada, no debería haber redundancia de datos (exceptuando la
redundancia de datos controlada, que se emplea para mejorar el rendimiento en las consultas a
las bases de datos).
Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de características mejoradas que
simplifican el proceso de creación de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de
datos con anterioridad, probablemente apreciará estas características por su capacidad de
agilizar el proceso de creación.
Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de
datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros
objetos de base de datos. Incluye asimismo una descripción detallada de algunas técnicas
que puede utilizar para incluir información en la nueva base de datos.
¿Qué desea hacer?
Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access
Crear una base de datos mediante una plantilla
Crear una base de datos sin plantilla
Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access
Importar, anexar o vincular a datos de otro origen
Abrir una base de datos de Access existente
Crear una plantilla personalizada en blanco
Conocer la página Introducción a Microsoft Office
Access
Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access,
aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.
Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos
existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar
que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una
tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de
las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas
plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar
su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede
personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a
crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro
programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de
datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar
muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.
1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y
luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a
Microsoft Office Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias
plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de
plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio
Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener
información detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos
en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de
archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos
y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de
datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario
en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro
atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o
informes que tal vez desee utilizar.
Descargar una plantilla de Office Online
Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción
a Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office
Online, donde encontrará una gran variedad de plantillas.
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online,
haga clic en Plantillas.
La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.
2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la
plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar
una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una
nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que abra un
formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos
inmediatamente.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Guía de las
plantillas de 2007.
Volver al principio
Crear una base de datos sin plantilla
Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias
tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos,
este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:
Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de
datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el
comando Tabla en la ficha Crear.
Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre
cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección
Vea también de este artículo.
Crear una base de datos en blanco
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en
blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro
Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access
la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo,
haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado
junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre
Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna
Agregar nuevo campo.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y
como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de
cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se
escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo
campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los
datos que escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó
cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga
clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en
Cancelar para dejar la tabla abierta.
Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina
toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.
Agregar una tabla
Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo
Tablas en la ficha Crear.
Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede
escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo
plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y
Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que
escribe.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo
campo.
Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista
Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga
doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la
nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.
2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra
a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades
en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más
adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de
datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se
colocará el campo.
3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una
tabla de Access.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado
de columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué
contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.
5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y,
a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una
nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la
primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título
de la última columna.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la
estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir
datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo
y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.
Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre
en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga
clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista Diseño
. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.
3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna
Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se
sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como
texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se
crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles
que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente
para informes.
4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Guardar o presione CTRL+G.
5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la
vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también
datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen
en una tabla de Access.
Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de
tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla
completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o
eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a
continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una
tabla de Access.
Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga
clic en Eliminar columna .
Para agregar una nueva columna
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra
a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades
en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más
adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de
datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se
colocará el campo.
3. Guarde la tabla:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Guardar o presione CTRL+G.
Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya
creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo
se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón
secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en
la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la
cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo
Propiedades del campo.
Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la
descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del
campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.
En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen
ajustarse.
Propiedad Descripción
Tamaño del
campo
Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de
caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255.
Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que
se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un
almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor
cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor
posteriormente si cambian sus necesidades.
Formato
Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a
los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un
formato predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de
entrada
Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos
que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos
los datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres
necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada,
haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.
Valor
predeterminado
Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que
aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea
registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()"
(sin las comillas dobles) como valor predeterminado.
Requerido
Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si
establece esta propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un
nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.
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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos
y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya
están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos
están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de
datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento
de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de
manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás
prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos, especialmente si no está
familiarizado con Access.
Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo
de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no
contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo.
Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos
Sí/No al campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de
datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas
siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres
de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las
siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos.
Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los
datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos
lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:
1. Guarde la tabla.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Guardar o presione CTRL+G.
2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a
continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer
que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres
de campo y no contiene datos.
3. Guarde la tabla de nuevo.
Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar
a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.
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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen
Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una
nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que
almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access
vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos
de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra
base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos
otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para
empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.
1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el
comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si
no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite
iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese
programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de
texto delimitado) e importar los datos a Access.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para
buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo
de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los
datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos
importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla
existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del
programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del
asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de
diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en
Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.
5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación
que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación
de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique
los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en
Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si
no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a
continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por
anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a
datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.
Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a
Access, vea los vínculos de la sección Vea también.
Volver al principio
Abrir una base de datos de Access existente
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado
especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo
establecido por una directiva administrativa.
Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un
entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y
escribir en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en
Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo
lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden
seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en
Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo.
Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que
intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en
Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en
acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos
pero estarán limitados al modo de sólo lectura.
Si no encuentra la base de datos que desea abrir
1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en
la lista desplegable Buscar en.
2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en
la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base de datos.
4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de
datos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda.
Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo,
como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también directamente
cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access
crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el
archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.
Sugerencias
Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de
archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la página
Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la
misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se
muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botón
Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de
diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el
número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta
un máximo de nueve.
Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y
utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de
datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el
cuadro de diálogo Abrir.
Para obtener más información sobre cómo abrir bases de datos de Access existentes, vea los
vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Volver al principio
Crear una plantilla personalizada en blanco
Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que
se pueden incluir datos, pero no crea ningún otro objeto en la base de datos. Si desea que
haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las
nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que
contenga esos objetos. De ese modo, la próxima vez que cree una nueva base de datos, ya
contendrá los objetos incluidos en la plantilla. Además de estos objetos, la plantilla puede
incluir tablas previamente rellenadas con datos, así como cualquier configuración especial,
propiedad de base de datos o código que desee tener en todas las bases de datos nuevas.
Por ejemplo, supongamos que tiene una colección de macros que desea usar en todos los
proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en
todas las nuevas bases de datos que cree.
Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el
formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La
plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access
2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.
Si el formato de archivo predeterminado está configurado en el formato de Access
2000 o Access 2002-2003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo
para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de
archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo
predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada
En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 2002-2003, todas las nuevas
bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003.
Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa
En_blanco.accdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco.
¿Cómo se cambia el formato de archivo predeterminado?
Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:
Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre
temporal) y, a continuación, importe o cree los objetos que desee incluir en la
plantilla.
Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que
desee incluir en la plantilla y, a continuación, elimine los objetos que no desee
incluir.
Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deberá guardarla en una ubicación
específica.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione
Guardar como.
2. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo
que desee para la plantilla.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de
plantillas:
Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de
programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access
Carpeta de plantillas personales Por ejemplo:
En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de
usuario\Documents
En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows
XP C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application
Data\Microsoft\Plantillas
Nota Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las
plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si
crea una plantilla en una versión anterior) y, a continuación, haga clic en Guardar.
Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicación, los objetos de la plantilla se incluirán de
forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en
la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en blanco
sin plantilla.
Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo
En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access).
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Access 2007
Vea también:
Abrir una base de datos existente
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear informes sencillos
Crear tablas en una base de datos
Crear un formulario
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Crear una consulta de selección sencilla
Ver más
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2007 (I)
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están
y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no
sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición
de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access 2007
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados
en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se
iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio .
Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando
realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te
explicamos aquí.
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar
Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que
cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2007 (II)
Las barras
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y
cerrar.
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar
, Imprimir o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic
en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para
elegir.
Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras
acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de
los diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque
tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar
menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña.
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2007 (III)
Las barras (cont.)
El Botón de Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como
Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú
Archivo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos
para la Banda de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al
hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del
nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la
opción Guardar para guardar el documento actual. O
también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro
de diálogo donde nos pedirá más información sobre la
acción a realizar como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque
tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese
triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por
ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de
administración de la base de datos.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la
que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BloqNum),
que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla
dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de
Datos (I)
Conceptos básicos de Access
Si quieres aprender o repasar conceptos básicos de bases de datos o
quieres conocer los objetos que maneja Access 2007, consúltalo aquí .
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del
Botón de Office (haciendo clic en el icono
de Office en la parte superior izquierda de
la pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla.
Aparecerá
la ventana
de
Introducci
ón a
Microsoft
Office
Access.
Seleccion
a la
opción
Base de
datos en
blanco.
En la
parte
inferior
también
podrás
selecciona
r una
plantilla
para crear
una nueva
base de
datos
basada en
ella.
A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el
siguiente cuadro:
Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en
el botón Buscar ubicación .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de
la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de
la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los
explicamos aquí .
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a
la base de datos.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a
Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre
que escogiste.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos
los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración,
desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados
dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará
por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar
y de qué forma.
Si quieres ver cómo funciona el Panel de Exploración te recomendamos
que visites este avanzado .
Si quieres seguir con la unidad, pasa a la página siguiente...
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de
Datos (II)
Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde
el
Botón
de
Office
:
Ir al
Botón
de
Office
.
Elegir
la
opció
n
Abrir.
..
Desde los documentos recientes del Botón de Office :
Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos
que se abrieron bajo el título de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.
Desde la ventana de
Introducción a Microsoft Office
Access:
Nada más abrir Access desde su
icono en el Escritorio o desde la
opción en Inicio → Todos los
Programas aparecerá la pantalla de
Introducción a Microsoft Office
Access.
En la parte derecha verás el marco
Abrir base de datos reciente.
Selecciona una que quieras abrir o
haz clic en el enlace Más...
para buscar el archivo de la base
de datos que quieres abrir.
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos
concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y
ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el
cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.
Unidad 3. Crear tablas de datos (I)
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos
en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos
que tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con
acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja
de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a
la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos
la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera
fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access
nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Para seguir pasa a la página siguiente...
Unidad 3. Crear tablas de datos (II)
Crear una tabla de datos (cont.).
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar
la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone
Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y
elegir otro tipo.
Para más información sobre los diferentes tipos de datos haz clic
aquí .
Si deseas información sobre el asistente para búsquedas haz clic
aquí .
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior
de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más
características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática
siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la
barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el borónanterior .
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Unidad 3. Crear tablas de datos (II)
Crear una tabla de datos (cont.).
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar
la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone
Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y
elegir otro tipo.
Para más información sobre los diferentes tipos de datos haz clic
aquí .
Si deseas información sobre el asistente para búsquedas haz clic
aquí .
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior
de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más
características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática
siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la
barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el borónanterior .
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)
Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una
tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseño de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el
menú contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y
realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la
pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos
posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y
cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo
también desaparecerán.
Por último, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar
diseño de tablas.
Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la
opción en el menú contextual.
Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.
En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para
introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se
almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedará seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el
panel Registros de la pestaña Inicio.
Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos
sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño
haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introducción
de datos.
Desplazarse dentro de una tabla.
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la
tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)
Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la
definición de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseño de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por
ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe,
borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su
diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso
de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar
Vista Diseño en el menú contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática
anterior.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el
campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón
de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se
insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la
pestaña Diseño.
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su
extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados
en el campo también desaparecerán.
Por último, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso
de modificar diseño de tablas.
Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a
rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón
Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.
En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro,
pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos
introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la
tabla.
Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro.
El registro quedará seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se
encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.
Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más
que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a
la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la
pestaña Inicio.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso
de introducción de datos.
Desplazarse dentro de una tabla.
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar
la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de
registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en
nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones
indicadas a continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de
la tabla.
Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente
forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del
registro actual.
Escribir el número del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros
pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA
IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Unidad 4. Modificar tablas de datos (II)
Buscar y reemplazar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta
Buscar de Access 2007.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista
Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y
finalmente hacer clic en el botón Find de la pestaña Inicio:
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque
en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene
porque coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre
mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en
el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda,
hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores
que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista
Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar
y finalmente hacer clic en el botón Reemplazar del marco Buscar de la pestaña Inicio.
O bien hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña
Reemplazar.
Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para
introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que
reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos
que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.
Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados
inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de
buscar datos en una tabla.
