En PDF från interreg-oks.eu. Det här är en pdf-version av information från interreg-oks.eu.Titta alltid på webbplatsen interreg-oks.eu för aktuell information. Denna version skrevs ut: 18 september 2017 11.54

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

1

Innehållsförteckning

Genomföra

Tidigare versioner av den digitala handboken

Skriv ett partnerskapsavtal

Dokumentera aktiviteter

Krav på att hålla handlingar tillgängliga

Informera om stödet

Det ni måste göra

Kommunikationsplan

Så använder ni logotypen

Loggans konstruktion

Så använder ni loggan

Storlek

Färgkoder för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak-loggan

Ladda ner loggan

En gemensam logotyp

Guide till kommunikationsplan

Bakgrund

Nuläge

Strategi

Mål

Målgrupper

Budskap

Kanaler och aktiviteter

Budget

Uppföljning

Mall för kommunikationsplan

Affisch i A3-format

Så får ni affischen

Vil du veta mer?

Skab værdi med kommunikation

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

2

Integrér kommunikationen i projektet

Lägesrapport/Slutrapport

Rapportens innehåll

Slutrapport

Ekonomi

Ekonomistyrning löpande redovisning

Var uppmärksam på att:

Stödberättigande kostnader

Kostnader är stödberättigande om de;

Stödberättigande kostnader ska också

Exempel på utgifter som inte är stödberättigande

Projektredovisning

Kostnadsslag

Personalkostnader

1 Allmänt om personalkostnader

2 Särredovisning av lön

3 Redovisning av lön för heltidsanställda och deltidsanställda med fast procentsats av sin

arbetstid i projektet

4 Redovisning av lön för anställda med varierande antal arbetstimmar per månad

5 Timanställd personal

Kontor - och Administrationskostnader

Indirekta kostnader

Direkta kostnader

Schablonkostnader

Kostnader för resor och logi

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster

Krav på fakturor

Offentlig upphandling

Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner/finansiär

Kostnader för Utrustning

Anläggningstillgångar

Förbrukningsmaterial

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

3

Begagnad utrustning

Intäkter

Upphandling

Sammanfallende intressen mellan köpare och säljare

Offentliga aktörer

Danska projektpartner

Svenska projektpartner

Norsk projektägare

Privata aktörer

Svenska projektpartner

Danska projektpartner

Norsk prosjekteier

Rapportering och revision

Ansökan om utbetalning

För svenska och danska partner

Bilagor

För norska partner

Valuta

Nationell kontroll/Revision

Dokumentation för revision

Varför godkänns inte utgifterna?

Vem kan kontrollera ert projekt?

Second Level Control

Överklaga beslut om utbetalning

Felaktiga utbetalningar

Dokumentation och arkivering

Vanligt förekommande frågor

Vad händer om vi avviker från vår budget?

Ska vi använda betaldatum eller bokföringsdatum?

Kan vi använda oss av andra EU-medel i projektet?

Hur hanterar vi moms?

Är det tillåtet att betala i förskott?

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

4

Kan vi få stöd för gåvor i projektet?

Kan vi köpa varor eller tjänster från vår egen organisation?

Kan vi få stöd för representation?

Förbättra genom löpande utvärdering

Utvärdering av störra projekt

Utvärdering av större projekt

Så här gör ni

Vad bör utvärderingen innehålla?

Ni ska delta i programmets utvärdering

Budget för utvärdering

Om förutsättningarna ändras

När krävs ett ändringsbeslut?

Ändringar där det inte krävs något godkännande

5

Genomföra Är ni intresserade av att veta hur ett projekt, meddelfinansiering från Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak, skagenomföras? Här publicerar vi information som ni behöver känna till när ert projekt har beviljats stöd.  Vi rekommenderar att ni besöker webbplatsen kontinuerligt. Är du osäker om Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak er något för dig? Gör vårt snabbtest och seom du kan ansöka. Avsnitten Ansöka, Genomföra och Avsluta En handbok för projekt inom Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak 2014–2020 Innehållet under avsnitten Ansöka, Genomföra och Avsluta utgör en digital handbok för projektinom Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak 2014–2020. För att ert projekt ska beviljas stöd och för att stödet ska betalas ut krävs det att ni följer de kravoch villkor som anges i denna handbok. Om inte annat framgår av beslut om stöd, gäller denversion av handboken som är publicerad vid datum för beslut om stöd från Europeiska regionalautvecklingsfonden. Den digitala handboken finns online i version 1.4. Läs om de största förändringarna vid uppdateringen den 8 september 2017. Tidigare versioner av den digitala handboken Läs tidigare versioner av den digitala handboken.

••••

•••

•

•••••

•••••

6

Skriv ett partnerskapsavtal Du ska skriva ett partnerskapsavtal som ska skrivas under av allaprojektets partner. Avtalet ska huvudsakligen regleraansvarsfördelning och vem som gör vad i projektet. Lead Partner har ansvar för att alla deltagande partner skrivs in i ett partnerskapsavtal somreglerar vem som gör vad i projektet och vilka personer som bidrar med vilken expertis. Partnerskapsavtalet skall innehålla bestämmelser som ger garantier för en sund ekonomiskförvaltning, inklusive rutiner för hur felaktigt utbetalda belopp ska återbetalas. Lead Partner ska setill att alla partner har skrivit under avtalet innan projektets första ansökan om utbetalning. Avtalet ska sändas till sekretariatet, för kännedom, senast vid första ansökan om utbetalning. Partnerskapsavtalet bör inkludera följande: Regler för partnerskapet

Tidsperiod för avtaletSyfte med avtalet (att reglera ansvarsfördelningen i projektet)Villkor för att göra ändringar i avtaletVad som händer om någon partner inte följer avtaletInformation om partnerskapet Projektets organisationMöjliga samarbeten med tredje partFastställ vilka organisationer som ska vara Lead Partner, koordinerande partner ochProsjekteierFastställ ansvar för Lead Partner, norsk Prosjekteier, koordinerande partner samt övrigapartner i projektet. ill exempel projektledning, ekonomi och kommunikation.Ekonomisk förvaltning Förtydliga vilka aktiviteter (enligt beslut om stöd) som är stödberättigande i projektetFörtydliga partners ansvar för att följa regler för finansiell kontroll och revisionHur ska gemensamma kostnader för projektets genomförande finansierasFörtydliga vilka partner som koordinerar kontakt med nationell kontrollFördelning av utbetalat stöd från Interreg till projektets partnerProjektet ProjektmålDeadlines och vad som händer om någon partner inte iakttar demHur ska projektets partner rapportera och dokumentera projektets aktiviteterHur ska projektets partner informera om projektet och sprida dess resultatHänvisning till aktivitetsbudget, där det framgår med vilka resurser varje partner bidrarReglerna om partnerskapsavtal står i förordning 1299/2013 art. 13.

7

8

Dokumentera aktiviteter Ni ska löpande dokumentera projektets aktiviteter.Lägesrapporter och ekonomisk redovisning ska sparas ocharkiveras tillsammans med övrig dokumentation för eraaktiviteter. Allt som ni gör i projektet ska dokumenteras och arkiveras för att ni ska få stöd för era utgifter. Tillexempel ska ni skriva tidredovisningar, spara originalinbjudningar, kvitton, biljetter ochreseräkningar. Denna dokumentation är underlag för den ansökan om utbetalning som ni skalämna in varje sjätte månad i samband med ansökan om utbetalning. Krav på att hålla handlingar tillgängliga Alla partner i projektet ska hålla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet,inklusive räkenskapsinformation, tillgängliga fram till årsskiftet 4 år efter att Lead Partner erhållitbeslut om slututbetalning. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd. Alla partner i projekt som rör statsstöd eller innehåller investeringar ska hålla handlingartillgängliga fram till årsskiftet 10 år efter att Lead Partner erhållit beslut om slututbetalning. Dettagäller om inte annat anges i beslutet om stöd. Partnerna ska bevara dokument i form av original, bestyrkta kopior eller på allmänt godkändadatabärare. Handlingar och uppgifter ska vara tillgängliga för förvaltande myndighet, norsk förvaltandeorganisation, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella och EU-myndigheter,revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan avdessa organ utsedd person. Tidsperioderna kan avbrytas vid rättsliga förfaranden eller efter begäran från Kommissionen. Omdin verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv och dokumentationsplaner varoriginalverifikationer återfinns. Projektets partner har ansvaret för att regler om dokumentation och arkivering följs. Läs mer om lägesrapport.

•

•

•

9

Informera om stödet I det här avsnittet framgår de krav på informationsansvar som nisom stödmottagare har för ert projekt. Här kan ni bland annatläsa om hur ni ska använda logotypen och vad som gäller föraffischer. Ni som stödmottagare är skyldiga att informera om det stöd ni erhållit från Europeiska regionalautvecklingsfonden och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Observera att programmet kanåterkräva hela eller delar av stödet om ni inte uppfyller informationskraven. Det ni måste göra Stödmottagaren är skyldig att informera allmänheten om stödet från Europeiska regionalautvecklingsfonden genom: Att i allt material som framställs för att informera om och/eller marknadsföra projektets verksamhetanvända logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak.

Även i filmer, radioreklam och dylikt ska Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak och Europeiskaregionala utvecklingsfonden nämnas eller synas.Att på webbplatsen, om en sådan finns, ge en kort beskrivning av verksamheten, inklusive syfteoch resultat, och framhäva unionens ekonomiska stöd. På webbplatsen ska logotypen förInterreg Öresund-Kattegat-Skagerrak vara väl synlig utan att besökaren behöver skrolla.Att sätta upp minst en affisch med information om projektet på en plats som är synlig förallmänheten, exempelvis i entrén till en byggnad. Affischen måste vara i minst A3-format, och avden ska framgå att projektet har fått stöd från Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak ochEuropeiska regionala utvecklingsfonden.Hur ska ni använda logotypen?

Kommunikationsplan Varje projekt ska också utarbeta en kommunikationsplan och utse en kommunikationsansvarig förprojektet. Guide till kommunikationsplan.

•

•

•••••

10

Så använder ni logotypen Det finns krav på hur ni använder programmets logotyp. Ni kanockså använda logotypen för att göra er egen projektlogotyp. Ni ska använda logotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak i alla typer av material som niproducerar i ert projekt. Den ska också användas i alla typer av informationsmaterial och reklamsom ni producerar i samband med exempelvis konferenser, seminarier, mässor, utbildningar,utställningar och tävlingar. Ni kan också använda Interreg-loggan som grund för ert projekts logotyp. Kontaktalise@interreg.oks om ni har frågor kring detta. Loggans konstruktion Loggan består av följande element: logotypen med en färgad båge, den europeiska flaggan ochtexten ”European Union”, programmets namn och en hänvisning till den Europeiska regionalautvecklingsfonden.

Så använder ni loggan

Loggan ska vara i ett lämpligt förhållande till produktionens storlek. Loggan måste ha minstsamma höjd som övriga logotyper.Ni får inte förvränga, sträcka ut eller ändra logotypens format på något sätt. Beskär intelogotypen så att delar av den försvinner.Rotera inte logotypen.Separera inte flaggan från resten av logotypen.Ni får inte heller ändra storleken på de olika elementen i logotypen.Skapa inte en linje eller ram runt logotypen.Använd inte logotypen i brödtext. Om du ska nämna programmet i brödtext så ska du baraskriva ut dess fulla namn: Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak.

•••

11

Storlek

Färger Ni får inte ändra färgerna i logotypen. Logotypen ska alltid användas i färg eller monokrom.Placera alltid logotypen på en vit bakgrund. Om ni placerar logotypen på en mörk bakgrund så skani sätta en vit rektangel bakom logotypen, som passar logotypens proportioner. Grundfärgarna i programmets logotyp är blå, ljusblå och gul. Färgkoder för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak-loggan Blå (Reflex Blue):

Pantone: Reflex Blue UCMYK 100/80/0/0RGB: 0/0/153Ljusblå (Light Blue):

••••••

12

Pantone: 2716 UCMYK: 41/30/0/0RGB: 159/174/229Gul (Yellow):Pantone: Yeallow UCMYK: 0/0/100/0RGB: 255/204/0Placering

Runt logotypen måste det finnas ett fritt utrymme på minst en basenhet i höjd och bredd. Inomdetta område får inga andra grafiska element eller logotyper placeras. Likaså ska detta utrymmebeaktas gällande positionering och kraven för avståndet till sidmarginalerna. Det fria utrymme somvisas på loggan nedan är det minsta kravet på rent utrymme – vi rekommenderar att ni ökar detfria utrymmet när det är möjligt.

Interreg-loggan bör placeras högst upp i vänster hörn på en sida. På webbsidor ska loggan varatydlig utan att man behöver scrolla. Har ni frågor om logotypen? Kontakta kommunikationsansvarig Lise Moltved på lise@interreg-oks.eu. Ladda ner loggan Färg .eps (tryckfil) .jpg (bildfil) Monokrom .eps (tryckfil) .jpg (bildfil)

13

En gemensam logotyp Interreg-program över hela Europa har ett gemensamt varumärke: Interreg. Det symboliserar attsamarbete i Europa för människor närmare varandra. Förhoppningen är att Interreg blir tydligare i den europeiska världsbilden. Detta innebär attlogotypen för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerak har många likheter med till exempel logotypen för Interreg Danmark-Tyskland och Interreg Botnia-Atlantica.

•••

•••••

•••

•

•••

•••

14

Guide till kommunikationsplan Ni ska också ta fram en kommunikationsplan. Som underlag för kommunikationsaktiviteterna ska ni göra en kommunikationsplan.Kommunikationsplanen ska skickas in med första lägesrapporten (sex månader efter projektstart). Kommunikationsplanen kan innehålla följande delar: Bakgrund

Hur kan er kommunikation hjälpa er att uppnå ert projekts mål?Ert övergripande syfte med ert kommunikationsarbete.Ert övergripande mål med ert kommunikationsarbete.

Nuläge

Hur kommunicerar projektets olika partner idag?Vad påverkar att kommunikationen ser ut som den gör?Hur kommunicerar liknande projekt?Kan ni utnyttja kommunikationen bättre?Ta med eventuella tidigare erfarenheter inom Interreg-projekt, om ni har sådana.

Strategi

Vilka särskilda insatser kommer ni att fokusera på i er kommunikation?Hur kommunicerar ni det övergripande målet med ert projekt?Hur kommunicerar ni hur projektet dockar in i det specifika målet för Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak som ni har valt?Hur säkerställer ni att er kommunikation når ut till era målgrupper?

Mål Vad vill ni att målgrupperna ska:

kunna (kunskap)tycka (attityd)göra (beteende)

Målgrupper Vilka är projektets interna och externa målgrupper?Vilka målgrupper finns på lokal, regional, nationell och europeisk/internationell nivå?Vilka målgrupper är viktigast att nå?

Budskap

•••

••

•••

•

15

Vilket budskap har ni?Finns det huvudbudskap och sekundärbudskap?Har ni olika budskap till olika målgrupper?

Kanaler och aktiviteter Vilka kanaler vill ni använda?Vilka kanaler är effektiva?Exempel på kanaler och aktiviteter: Egna: Exempelvis brev, telefonsamtal, webb, sociala medier, nyhetsbrev.Köpta: Exempelvis annonser, filmer, trycksaker.Ej köpta: Exempelvis massmedia, samarbetspartners som regionalt tillväxtansvariga,strukturfondspartnerskap samt andra regionala aktörer.Egna och andras arenor: Möten, workshoppar, seminarier, konferenser, m.m.

Budget Hur mycket kommer kommunikationsarbetet kosta? Uppföljning Hur ska resultatet av er kommunikation följas upp och utvärderas? Grafiske retningslinjer. Mall för kommunikationsplan Ladda ner mall för kommunikationsplan.

16

Affisch i A3-format Ni som tagit emot stöd ska sätta upp minst en affisch medinformation om projektet på en plats som är synlig förallmänheten, exempelvis i entrén till en byggnad. Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak har tagit fram affischer i A3-format på danska, svenska ochnorska som ni i projektet kan använda. På affischen framgår att ert projekt har fått stöd frånEuropeiska regionala utvecklingsfonden och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak. Alla parter ska sätta upp minst en affisch på en plats som är synlig för allmänheten, exempelvis ientrén till en byggnad. Så får ni affischen Affischerna är redan tryckt och du kan få dem av projektrådgivarna. Kontakta sekretariatet. Vil du veta mer? Reglerna om kommunikation hittar ni i förordningarna (EU) nr 1303/2013 och (EU) nr 821/2014.

17

Skab værdi med kommunikation God kommunikation kan give en mere fokuseret problemstillingog føre til et bedre og tydeligere projekt, som andre kan se nyttenaf. Erfaringer fra tidligere Interreg-programmer viser, at graden af succes i et projekt ofte hængersammen med, hvor godt projektet har arbejdet med kommunikation. God kommunikation med fokus på projektets resultater skaber værdi. Ikke bare for og i dedeltagende organisationer, men også for Interreg Öresund Kattegat Skagerrak og EU. Samtligegennemførte projekter bidrager til værdifuld viden om EU, Öresund-Kattegat-Skagerrak-områdetog grænseoverskridende samarbejde. Gennem at arbejde med kommunikation både internt og eksternt vil du samtidig kunne fokuseredin problemstilling og definere de aktiviteter, som kræves for at nå dit projekts mål og målgrupper. Integrér kommunikationen i projektet Kommunikationsarbejdet skal være en integreret del af dit projekt og udgøre én af dinehovedaktiviteter. Ved at integrere kommunikationsarbejdet i hovedaktiviteterne vilsammenhængen mellem projektets mål og midlerne som bruges for at opnå målene blivetydeligere. Hvis du allerede fra starten af dit projekt arbejder med at definere behovet for dit projekt hospartnere og i samfundet og arbejder med en kommunikationsplan, som indeholder tydeligebudskaber om projektet, er du godt på vej. Ved at have tydelige budskaber på plads kan du sikreog styrke forankringen i partnerskabet, forenkle finansieringen og styrke muligheden for attiltrække ressourcer til projektet. Informera om stödet.

18

Lägesrapport/Slutrapport Ni ska lämna in en gemensam lägesrapport var sjätte månad.Rapporten beskriver vilka aktiviteter ni har haft underredovisningsperioden. Syftet med lägesrapporterna är att kontrollera att projektet genomförs enligt ansökan och beslut.Lägesrapporterna fungerar också som ett underlag för att ansöka om utbetalning frånprogrammet. Lägesrapporten ska löpande skrivas under 6-månadsperioden och ett utkast till lägesrapportenskickas till respektive projekts rådgivare direkt efter periodens slut. När lägesrapporten är godkändav rådgivaren laddas den upp i Min Ansökan ihop med Ansökan om utbetalning. Vid varje lägesrapportering ska norsk prosjekteier fylla i de fält som berör statusrapportering iRegionalforvaltning.no. Norsk prosjekteier ska också lägga till den projektgemensammalägesrapporten som en bilaga i Regionalforvalning.no. Rapportens innehåll Lägesrapporten ska beskriva, kommentera och innehålla information om: • Genomförda aktiviteter • Näringslivets medverkan • Resultat och utfall • Gränsregionalt mervärde • Uppföljning utvärdering och lärande • Förändringar och avvikelser jämfört med beslut om stöd • Aktivitetsindikatorer • Horisontella kriterier Ytterligare information om vad som ska ingå i rapporten framgår av mall för lägesrapport som nihittar under Verktyg. Slutrapport I samband med slutredovisning ska slutrapport bifogas i ansökan om utbetalning. Slutrapporten äruppdelad i två delar: lägesrapport för de sista 6 månadera och slutrapport för hela projektperioden.För mer information om slutrapporteringsperiod, se avsnittet Avsluta.

•••

•••

19

Ekonomi Här hittar ni svar på ekonomiska frågor under genomförandet avert projekt. Ekonomi är en viktig del av att genomföra ett projekt inom Interreg. Ni ska följa upp ekonomin iprojektet löpande och rapportera var sjätte månad. Tänk därför på att involvera en ekonom iprojektarbetet så tidigt som möjligt. På följande sidor kan ni läsa mer om:

Ekonomistyrning och löpande redovisningOffentliga aktörerPrivata aktörer

Rapportering och revisionDokumentation och arkiveringVanligt förekommande frågor

•

•

•

•

•

•

•

•

20

Ekonomistyrning löpanderedovisning De utgifter som ni har inom projektet ska redovisas var sjättemånad tillsammans med en beskrivning av vad ni gjort undertidsperioden, en så kallad lägesrapport. Varje projektpartner ska ha rutiner för kontroll, ekonomistyrning och löpande redovisning avprojektets transaktioner, så att de kan leva upp till de krav som ställs av programmet, EU:sregelverk samt de nationella regelverken. Varje projektpartner har ansvar för sina eventuella oriktigheter i sina redovisade utgifter. För att fåersättning ska utgifterna vara godkända av nationella kontrollanter och de villkor som gäller förstödet måste följas. Var uppmärksam på att:

Det ska finnas dokumentation som styrker att utgifterna är projektrelaterade i förhållande tillbeslutet.Alla utgifter, inklusive utgifter för personal och intäkter (undantag för schabloner) som redovisas iansökan om utbetalning ska finnas i projektpartens ekonomisystem samt vara redovisad på enprojektspecifik kod. Det ska vara möjligt att få en rapport ur projektpartens ekonomisystem sombara innehåller utgifter som tillhör projektet. Se särskilda regler för Norge och Danmark här.Avstämning ska göras mellan de utgifter som tas upp i ansökan om utbetalning och det beloppsom projektbokförts i ekonomisystemet hos projektpartnern. Om beloppen i projektpartnernshuvudbok och i ansökan om utbetalning inte stämmer överens ska differensen skriftligenförklaras med hänvisning till underliggande verifikat, vilka ska finnas tillgängliga och arkiveradetillsammans med avstämningarna enligt programmets regelverk för arkivering.Till varje utgift som redovisas ska det finnas ett underliggande verifikat i form av faktura,lönespecifikation, tidsredovisning som styrker utgiften och som helst också påvisarprojektrelevans. Undantag görs för indirekta kostnader som redovisas med schablon.Verifikat ska arkiveras och vara försedda med löpnummer motsvarande kolumnenbilagsnummer i excel-filen sammanställning projektkostnader, så att de kan kopplas tilltransaktionslistan i ansökan om utbetalning.Det ska finnas dokumentation som styrker att utgiften har blivit betald i form av ett kontoutdragfrån banken. I Norge är det bokföringsdatum dokumenterat med utskrift från huvudbok somanvänds för att styrka att en utgift tillhör den period i vilken utgiften är registrerad i AOU.De tidsfrister som anges i beslutet om stöd för att lämna ansökan om utbetalning tillprogramsekretariatet måste följas.Uppföljning av utfall och budget ska göras löpande och eventuella avvikelser ska förklaras ilägesrapporten som lämnas i samband med ansökan om utbetalning.

21

•••••

••

•

•

•

••••••••••

•

22

Stödberättigande kostnader För att en kostnad ska vara stödberättigande krävs att denuppfyller ett antal grundläggande krav. Kostnader är stödberättigande om de;

är relaterade till projektets aktiviteterär tillkommande utöver projektpartnerns ordinarie verksamhetföljer beslut om stöd avseende budget och verksamhetär ställda till projektpartnerär uppkomna och bokförda hos projektpartner under den tidsperiod som anges i beslut om stödoch kan dokumenteras (i Norge är det tillräckligt att utgiften är bokförd under projektperioden)är betaldaär projektbokförda

Stödberättigande kostnader ska också präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sundekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.I praktiken betyder det att kostnader som framstår som oskäliga inte är stödberättigande, varkenhelt eller delvis.följa gällande nationella upphandlings- eller inköpsregler, eller om upphandling inte krävs, enligtbeaktande av principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännandesamt proportionalitetfölja reglerna om informationsskyldighet

Exempel på utgifter som inte är stödberättigande Det finns ett antal typer av utgifter som inte är stödberättigande:

Utgifter som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum för projektperiodenUtgifter som överstiger projektets totala budgetSchablonberäkningar med undantag för schablonberäkning för indirekta kostnaderRänteutgifter på lån, växelkursförluster, dröjsmålsränta eller motsvarandeBöter, straffavgifter eller rättgångsuetgifterIndividuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtalUtgifter som har ingått som underlag i ett annat EU-projektMervärdesskatt som inte utgör en slutlig utgift för projektpartnernIdeellt arbete (oavlönat)Utgifter för aktiviteter som inte nämns i ansökan och som därmed inte ligger som underlag förbeslutetUtgifter för att ställa/infria ansvarsförbindelser, garanti- och andra åtaganden för projektetsräkning (inklusive bonus till projektmedlemmar)

••

•••

23

Försäljning av tjänst eller vara mellan projektpartnersUnderentreprenörskontrakt, eller konsultavtal, där utgiften utgör en procentuell andel avprojektets budget.Köp av vara eller tjänst från leverantör med sammanfallande ekonomiskt intresse.StipendierKostnader för gåvor, om inte värdet är högst 50 euro per gåva och de hör samman medmarknadsföring, kommunikation, reklam eller information

24

Projektredovisning Projekt ska särredovisas i bokföringen hos alla parter som deltar iprojektet. Det innebär att kostnader, intäkter och finansiering som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt urredovisningen oavsett om annan verksamhet pågår samtidigt. Samtliga kostnader i projektet skavara ställda direkt till projektparten. För danska projektpartners är det inte ett krav att lön bokförs på en för projektet unik kod iekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften skagodkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation. I Norge skall samtliga kostnader, utom underpartnernas personalkostnader, vara bokförda hosNorsk Prosjekteier på en egen projektkod. När underpartnerna har andra kostnader änpersonalkostnader ska dessa vidarefaktureras till norsk Prosjekteier. Alla fakturor och bilagor ska vara märkta med projektnamn.

••••••

•

25

Kostnadsslag Här kan ni läsa mer om respektive kostnadsslag. Följande kostnadsslag är aktuella för Interreg-programmet Öresund-Kattegat-Skagerak 2014-2020:

PersonalkostnaderKontor- och administrationskostnaderSchablonkostnaderKostnader för resor och logiKostnader för extern sakkunskap och externa tjänsterKostnader för utrustningUtöver detta finns budgetposten IntäkterReglerna om stödberättigande kostnader står i EU-kommissionens delegerade förordning (EU)

nr 481/2014.

•••

•

••

••

1.

2.

26

Personalkostnader Här hittar ni regler för att redovisa personalkostnader. Ni kan snabbt hitta den information ni söker genom att klicka på länken direkt härunder. 1 Allmänt om personalkostnader Under kostnadsslaget personal ska ni redovisa bruttokostnader för personal med följande typ avanställning hos stödmottagaren:

HeltidsanställningDeltidsanställning med fast andel av arbetstiden per månadDeltidsanställning med varierande antal arbetstimmar per månadTimanställningGrundläggande krav för att kostnaderna ska vara stödberättigande är att: Personalkostnaderna enbart består av bruttolön och andra kostnader som arbetsgivaren har haftmed direkt koppling till lön, såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner. Inga andrapåslag är stödberättigande.Personalkostnaderna har uppstått genom arbete i projektet, ej ordinarie verksamhet.Det finns ett anställningsavtal eller tillägg till anställningsavtal som verifierar attpersonalkostnaderna avser projektet. OBS För danska stödmottagare gäller attanställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtalet ska vara daterat och undertecknat innankostnader får tas upp i projektet. Detta regleras i § 13 i Bek. nr. 586/03/06/2014.Det finns en arbetsbeskrivning för arbetet i projektetPersonalkostnaderna är betalda och projektbokförda hos projektpartner.Personalkostnader som kan återkrävas av arbetsgivaren genom refusion, subvention,

lönebidrag eller andra typer av ersättningar, är inte stödberättigande. Övertidsersättning för anställda som arbetar motsvarande 100% av en heltidsanställning förprojektet kan utgöra en stödberättigande kostnad om den är faktisk och dokumenterad.Övertidsersättning är inte stödberättigande vid deltidsanställning. Registreringen av löneutgifter i Ansökan om utbetalning bör göras per anställd och per månad (Itextfältet ska den anställdes namn och månad framgå) 2 Särredovisning av lön Det finns två metoder för att särredovisa lön.

Med den attesterade tidsredovisningen som underlag beräknas den totala utgiften för lönför en månad. Det beräknade beloppet debiteras projektet; lämpligen genom att använda ettkonto för interndebiteringar, eller motsvarande. Observera att det måste gå att härleda debokförda beloppen i tidsredovisningen.Den andra metoden är att bokföra direkt i lönesystemet, vilket kan vara lämpligt vidheltidsanställning eller när den anställde arbetar en fast procentsats i projektet.

••••

•

•

•

•

27

För danska projektpartner är det inte ett krav att lön bokförs på en för projektet unik kod iekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften skagodkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation. För Norsk prosjekteier är det ett krav att lönen bokförs på en för projektet unik kod. Detrekommenderas att norska underpartner också bokför sina lönekostnader på en projektkod i sittsystem och sedan bifogar ett utdrag från deras huvudbok när norsk prosjekteier redovisarprojektets norska kostnader. 3 Redovisning av lön för heltidsanställda ochdeltidsanställda med fast procentsats av sinarbetstid i projektet Personal som arbetar heltid eller deltid med en fast procentsats av sin arbetstid i projektet,behöver du inte tidsredovisa. Det ska framgå i anställningsavtalet eller i ett tillägg till anställningsavtalet;

hur många procent av arbetstiden den anställde arbetar i projektetvilka arbetsuppgifter den anställde har i projektetperiod för anställningenOBS För danska stödmottagare gäller att anställningsavtalet eller tillägget till anställningsavtaletska vara daterat och undertecknat innan kostnader får tas upp i projektet. Detta regleras i § 13 iBek. nr. 586/03/06/2014.Lönekostnaden styrks genom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp

kostnader i projektet samt vid ändringar. Mall för intyg gällande deltidsanställning hittar ni här Beräkning av stödberättigande lönekostnader för heltidsanställda och deltidsanställda med fastprocentsats av sin arbetstid i projektet:

Stödberättigande lönekostnader i projektet beräknas utifrån den anställdes totalabruttolönekostnad/månad, vilket inkluderar skatter samt sociala avgifter inklusive pensioner.Utgå från periodens lönespecifikation och redovisa periodens lön multiplicerat med andelenarbetstid den anställde arbetar i projektet, även vid semester och annan betald frånvaro.När arbetsgivaren har reducerade kostnader på grund av att den anställde exempelvis ärsjukskriven, ledig för vård av sjukt barn, föräldraledig eller tjänstledig, ska bruttolönen somredovisas på projektet reduceras motsvarande.Observera att semesterlöneskulden inte kan tas med som kostnad då den inte är betald.

4 Redovisning av lön för anställda med varierandeantal arbetstimmar per månad Personal som varken arbetar heltid i projektet eller deltid med en fast procentsats varje månad iprojektet ska tidsredovisa. Tidsredovisningen ska göras dagligen i den mall som finns påprogrammets hemsida. Det är tillåtet att använda organisationens eget system för tidsredovisning,men om programmets krav inte uppfylls med avseende på innehåll finns det risk för atttidsredovisningen blir underkänd och därmed underliggande utgifter. Därför rekommenderas attprogrammets mall för tidsredovisning används. Tidsredovisningen ska;

••

••

•••••

28

täcka 100 % av den anställdes arbetstid, även tid som inte avser projektarbete.attesteras av medarbetare och arbetsgivaren varje månadvisa vilka aktiviteter den anställdearbetar med.När programmets nationella kontrollanter granskar ansökan om utbetalning, kontrollerar de

tidrapporterna och jämför, vid behov, med de aktiviteter som projektet har beviljats stöd för. Observera att semester, sjukdom och annan frånvaro inte är stödberättigande och ska redovisaspå ordinarie verksamhet när man tidsredovisar. Mall för tidsredovisning hittar ni här Utöver tidsredovisning ska även timkostnadsberäkning samt lönespecifikation finnas tillgängligt föratt styrka kostnaderna. Timkostnadsberäkning för svenska och danska partner För alla som tidsredovisar i projektet ska en timkostnad beräknas. För svenska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen:

Bruttolön enligt lönespecifikationLönebikostnader såsom sociala avgifter samt kollektivt avtalade lönebikostnader som gäller allaanställda.Personalförmåner (som inte utgörs av kontanter) får inte inkluderas i beräkningen av timkostnad.

För danska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen: GrundlønOverenskomstmæssige tillægArbejdsgiver betalt ATPArbejdsgivers betaling til AER mvPension (arbejdsgiversandel)Fri bil, fri telefon, belopp till ”multimediebeskatning” och liknande får inte inkluderas i den betalda

lönen. Det finns två olika modeller för att räkna ut timkostnad:

1.

2.

••

••••

•

29

Bruttopersonalkostnaden per år divideras med 1 720 timmar.Denna metod (metod 1)för beräkning av timkostnad ska användas i första hand. Årsarbetstiden för heltidsanställdaberäknas till 1 720 timmar per år (SE och DK). För deltidsanställda justeras årsarbetstidenvid timkostnadsberäkningen enligt anställningsgrad.Timkostnaden beräknas enligt följandemodell:Månadslön inklusive lönebikostnader*12/1720= timkostnad.Observera attsemesterersättning är inkluderad i beräkningen och att en anställd inte får ta upp mer tidän 143,33 timmar per månad eller 1 720 timmar per år.Timkostnaden styrks genom attbifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader i projektet samtvid ändringar.Observera att bruttolönen i timkostnadsuträkningen i förekommande fall skareduceras med lönebidrag, refusion, subvention eller andra typer av ersättningar, som kanåterkrävas av arbetsgivaren.Bruttopersonalkostnaden per månad divideras med det antal arbetstimmar permånad som anges i anställningsbeviset.Uträkning av timkostnad baseras på antalarbetstimmar per månad i anställningsbeviset samt faktiskt antal arbetade timmar permånad. Den anställde räknar med denna modell ut en timkostnad för varje enskild månad,vilket innebär att timkostnaden varierar under rapporteringsperioden.Timkostnaden styrksgenom att bifoga lönespecifikation vid första tillfället den anställde tar upp kostnader iprojektet samt vid ändringar.Observera att bruttolönen i timkostnadsuträkningen iförekommande fall ska reduceras med lönebidrag, refusion, subvention eller andra typerav ersättningar, som kan återkrävas av arbetsgivaren.Här hittar ni mallen som används föruträkning enligt denna modell.

Timkostnadsberäkning för norska partner Norska projektparter kan använda sig av två metoder vid beräkningen av timkostnad:

Faktisk årslön inklusive sociala kostnader / 1720 timmar per år, ellerFast timkostnad på 500 NOK /timme (Kräver enbart tidsredovisning som dokumentation)För norska projektpartner får följande kostnader ingå i löneuträkningen: Faktisk årslön

ArbetsgivaravgiftFeriepengarPensionsförsäkring

5 Timanställd personal Om projektet har timanställd personal ska ni beräkna den stödberättigande lönekostnaden enligtföljande modell:

Timlön + semesterersättning enligt anställningsavtal eller lönespecifikation x antalarbetade timmar i projektet.Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag, och tidsredovisningen ska täcka 100

procent av den anställdas arbetstid.

30

••

•••••••••

•

31

Kontor- ochadministrationskostnader Här hittar ni information om kontor- och administrationskostnader. Kostnader inom detta kostnadsslag ska endast bestå av följande:

Hyra för kontorslokalerFörsäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personal är inhyst och förkontorsutrustning, t.ex. försäkring mot brand och stöldAllmänna nyttigheter som t.ex. el, värme och vattenKontorsmaterielAllmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisationArkivUnderhåll, städning och reparationerSäkerhetIt-systemKommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkortBankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av en insats kräver att detöppnas ett separat kontoAvgifter för ekonomiska transaktioner över gränsernaKostnader som rör kontor och administration kan redovisas på två sätt, som indirekta kostnader

eller som direkta kostnader. Direkta kostnader redovisas i kostnadsslaget Kontor ochadministration medan indirekta kostnader redovisas under Schabloner. Observera att det inte går att redovisa både direkta och indirekta kostnader utan varjeprojektpartner måste välja ett av alternativen! Indirekta kostnader Ert projekt kan få ersättning för denna typ av kostnader med ett belopp som motsvarar 15 procentav personalkostnaderna. Denna schablon kräver ingen dokumentation utöver stödberättigandepersonalkostnader. Om du väljer att använda dig av schablonen för att få ersättning för indirektakostnader kan du inte samtidigt redovisa direkta utgifter för kontor och administration. Direkta kostnader Om du väljer att inte använda dig av schablonen ska de utgifter som redovisas underkostnadsslaget kontor och administration vara direkt ställda till projektet, ha en direkt koppling tillgenomförandet och kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.

32

Schablonkostnader Här ska projektet redovisa sina kostnader för kontor ochadministration om projektet har valt möjligheten att användaschablonen på 15 procent av stödberättigandepersonalkostnader. Om ert projekt ger upphov till indirekta kostnader ska dessa redovisas enligt en fastställdschablonsats på 15 procent av de direkta personalkostnaderna. De kostnaderna redovisas i dettakostnadsslag, Schabloner. Genom att använda schablonsatsen behöver stödmottagaren inte redovisa faktiska underlag, detvill säga inget krav på dokumentation såsom fakturor eller andra bokföringsunderlag. Om projektetanvänder schablonsatsen går det inte att redovisa direkta kostnader i kostnadsslaget Kontor ochadministration.

•

••••

33

Kostnader för resor och logi Här hittar ni information om kostnader för resor och logi. När det gäller kostnader för resor och logi ska utgifterna endast omfatta följande:

Kostnader för resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar ochparkeringsavgifterKostnader för måltiderKostnader för logiKostnader för visumDagtraktamenten. För utgifter ovan som täcks av ett dagtraktamente ska ingen annanåterbetalning göras.Rese- och logikostnader för projektpersonal inom stödmottagarens organisation samt norska

underpartner redovisas i detta kostnadsslag. Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp ikostnadsslaget ”Extern sakkunskap och externa tjänster”. De utgifter som betalas direkt av stödmottagarens anställda ska styrkas med ett kvitto på attstödmottagaren återbetalat utgifterna till den anställde. Utgifter för resor ska alltid dokumenteras med syfte, inbjudningar, kallelser till möten, underskrivnadeltagarlistor m.m. Observera att kravet på dokumentation av syfte och behov i relation tillprojektets aktiviteter är högre vid resor utanför programområdet.

•

••••

••

••

••

•

••

34

Kostnader för extern sakkunskapoch externa tjänster Här kan ni hitta information om kostnader för extern sakkunskapoch externa tjänster. När det gäller kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska utgifterna enbart omfattaföljande tjänster och sakkunskap (som tillhandahålls av ett offentligt eller privat organ eller enannan fysisk person än stödmottagaren för insatsen):

Studier eller kartläggningar till exempel utvärderingar, strategier, projektbeskrivningar,konstruktionsritningar, handledningarUtbildningÖversättningarUtveckling, ändring och uppdatering av it-system och webbplatserMarknadsföring, kommunikation, reklam eller information i samband med en insats eller ettsamarbetsprogramEkonomisk förvaltningTjänster i samband med anordnande och genomförande av evenemang eller möten bl.a. hyra,catering eller tolkningDeltagande i evenemang t.ex. deltagaravgifterJuridisk rådgivning och notarietjänster, teknisk och ekonomisk sakkunskap, andra konsult- ochredovisningstjänsterImmateriella rättigheterKontroller enligt artikel 125.4a i förordning (EU) nr 1303/2013 och artikel 23.4 i förordning (EU)nr 1299/2013Garantier som tillhandahålls av bank eller något annat finansinstitut när detta krävs enligtunionens och medlemsstatens lagstiftning eller i ett programdokument som antagits avövervakningskommitténResor och logi för externa experter, talare, mötesordförande samt tjänsteleverantörerAndra specifika sakkunskaper och tjänster som behövs för insatsen

Krav på fakturor Fakturor från konsulter ska vara specificerade så att det tydligt framgår vilken typ av arbete somhar utförts, nedlagd tid och timutgift. Om sådan information inte framgår av fakturan skaleverantören tillhandahålla informationen genom tidredovisning eller motsvarande. Skriftliga avtalsom ligger till grund för arbetet ska kunna visas upp för FLC på begäran. Om ett fast pris är angivet i fakturan ska avtalet bifogas i samband med revision för attdokumentera att kostnaderna är projektrelaterade. Om det finns ramavtal hos den partner som tar upp utgifter för externa tjänster ska man hänvisa tilldessa och kunna visa upp dem för nationell kontrollant på begäran. Det bör framgå tydligt av fakturan att den projektrelaterad.  

•

•

•

••

•

35

Offentlig upphandling När du köper varor eller tjänster ska du följa de regler som gäller för upphandling i EU och pånationell nivå. Projektets partner har eget ansvar för att reglerna för upphandling följs. Omnationella regler inte följs kan utgifter underkännas. För ytterligare information omupphandlingsregler i Danmark, Sverige respektive Norge läs mer i avsnittet Upphandling

Köp av tjänst eller vidarefakturering mellanprojektpartner/finansiär

Försäljning/Köp av tjänst eller vidarefakturering mellan projektpartner är inte tillåtet. Det medföratt projektredovisningen blir svår att följa och därmed revidera. De partners som belastas avgemensamma utgifter som ska kompenseras, kan istället kompenseras genom att få enmotsvarande större del av finansieringen från Interreg. Läs mer om detta underProjektgemensamma kostnader.Det är inte tillåtet att köpa tjänster av finansiärer på grund av att den organisation som

tillhandahåller medfinansiering kan ha fått en konkurrensfördel gentemot övriga leverantörergenom sitt engagemang i projektet. Följande vidarefakturering mellan projektpartner är dock tillåtet :

Vidarefakturering för att hantera utgifter för nationell kontroll i Danmark, vilket innebär attLeadpartner eller Koordinerande partner som mottar fakturan får vidarefakturera utgiften till dendanska delen av partnerskapetVidarefakturering mellan EU och Norge för utgifter för projektledningI Norge är vidarefakturering tillåtet (utan påslag) från underpartner till norsk prosjekteier, då detendast är norsk prosjekteier som kan bokföra utgifter i projektetObservera att köp av vara eller tjänst inte är stödberättigande om det finns ett sammanfallandeekonomiskt intresse mellan köpare och säljare. Läs mer om det under Upphandling.

••••••••

•

36

Kostnader för utrustning Här hitter du information om kostnader för utrustning Kostnader för utrustning som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren ska redovisas i dettakostnadsslag och ska endast omfatta följande:

KontorsutrustningHårdvara och programvara för itMöbler och inredningLaboratorieutrustningMaskiner och instrumentVerktyg eller anordningarFordonAnnan specifik utrustning som behövs för insatsenI detta kostnadsslag redovisas utgifter för anläggningstillgångar och utrustning i form av

förbrukningsmaterial. Anläggningstillgångar Kostnader för utrustning som belastar projektet ska vara relevanta för genomförandet av projektetsamt budgeterade och godkända i ert beslut om stöd. Alla kostnader för utrustning ska följanationella regler för upphandling/udbud/inköp eller, om stödmottagaren inte omfattas av lagarna, ienlighet med det särskilda inköpsförfarandet som bygger på principerna i LOU. Om utrustningen säljs eller förs över i en annan verksamhet måste intäkten tas upp i projektet. Inköpen bedöms utifrån nationella avskrivningsregler. Stödet till anläggningstillgångar kan ges enligt två metoder:

Metod 1: Årliga avskrivningar (Investeringar som endast finansieras delvis avprogrammet)För investeringar som endast används viss del av projekttiden, eller som harlängre avskrivningstid än projektet, ska i regel metod ett användas. Den typ av investering somendast finansieras till en del av programmet kännetecknas av att den är nödvändig för attgenomföra projektet, så som datorer eller laboratorieutrustning , men investeringen i sig är intecentral för projektet utan är endast ett verktyg för att kunna genomföra projektet. Ominvesteringen används enbart för projektet får utgiften belasta projektet i sin helhet under den tidsom den används i projektet. Om investeringen används både för projektet och för annan

•

•

•••

37

verksamhet får endast en proportionerlig del av utgiften belasta projektet.Avskrivningar påanläggningstillgångar ska redovisas under utrustning. Avskrivningarna kan avseanläggningstillgångar som projektet köper in eller befintliga anläggningstillgångar som användsdirekt av projektet och som är nödvändiga för genomförandet av projektet. De avskrivningar somredovisas på projektet ska vara i enlighet med god redovisningssed och följa de bokföringsreglersom den stödmottagande organisationen omfattas av. Om, exempelvis, en investering görs somhar en livslängd på tre år, när det endast återstår ett år av projektperioden, får projektet redovisaen tredjedel av inköpspriset som avskrivningar.

Investeringen ska utgöra en central komponent i genomförandet av projektet, ska ha en starkkoppling till syftet med projektet och därigenom medverka till att en eller flera av programmetsmålsättningar uppfylls. Investeringen ska medföra ett mervärde i sig och vara kopplad tillprogrammets målsättningar.Investeringen ska vara gränsöverskridande, vilket innebär att den ska gå att tillämpa i andradelar av programområdet. Det innebär att en investering som görs i ett land, ska i ett senareskede i projektet utvärderas och förberedas för att tas i bruk i ett annat land inomprogramområdet. Investeringen ska kännetecknas av en hög grad av spridningseffekter sommedför att den kommer till nytta i andra delar av programområdet och/eller i andrasammanhang.Om investeringar som finansieras i sin helhet av programmet enligt metod 2, säljs eller

överförs till ordinarie drift ska restvärdet betraktas som en intäkt och motsvarande stöd skaåterbetalas till programmet. Det beräknade restvärdet ska vara i enlighet med godredovisningssed och följa de bokföringsregler som den stödmottagande organisationen omfattasav. Förbrukningsmaterial Till kostnader för förbrukningsmateriel räknas inköp av utrustning såsom PC/Laptops/telefoner ochövrig utrustning av mindre ekonomiskt värde (ca € 1 500 per enhet). Den stödberättigande kostnaden utgörs av kvoten av antalet månader som återstår av projektetvid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris Observera att inköp av datorer, mobiltelefoner och liknande utrustning endast är stödberättigandeför personal som arbetar minst 50 % av sin tid (50 % av en full tjänst) för projektet under helaprojektperioden. Utgifter kan endast tas upp motsvarande den del som medarbetaren arbetar iprojektet. Begagnad utrustning Kostnader för köp av begagnad utrustning kan vara stödberättigande om:

Inget annat stöd för utrustningen har mottagits från ESI-fondernaUtrustningens pris är inte högre än det gängse priset på marknadenUtrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfyller gällandenormer och standarder

•••••

38

Intäkter Här budgeteras och redovisas intäkter med koppling till projektet. Om ert projekt ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande. Med projektintäkter avses till exempel intäkter från

biljetterförsäljningdeltagaravgifteruthyrningtjänster som projektet tillhandahåller. En intäkt som har direkt samband med projektverksamheten minskar de stödberättigande

kostnaderna i projektet med samma summa. När ni redovisar projektets intäkter som minusbelopppå kostnadsslaget intäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan för intäkten. Om ert projekt genererar nettoinkomster efter projektavslut gäller särskilda regler.

••••

39

Upphandling När ni köper varor eller tjänster ska ni följa de regler som gällerför upphandling i EU och på nationell nivå. Projektets partner har eget ansvar för att reglerna för upphandling följs. För ytterligare informationom upphandlingsregler i Danmark, Sverige respektive Norge, se nedan.  Ni måste säkerställa att det finns tillräcklig kompetens på detta område inom projektet ochdeltagande organisationer. Projektpartnern skall kunna dokumentera de olika stegen i upphandlingen ochupphandlingsunderlaget skall kunna uppvisas för nationella kontrollanter. Om en projektpartner inte omfattas av lagen om offentlig upphandling/tilbudsloven/loven omoffentlige anskaffelser ska principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigterkännande samt proportionalitet beaktas vid inköp av varor och tjänster. Alla upphandlingar och köp ska präglas av kostnadseffektivitet. Sammanfallende intressen mellan köpare ochsäljare Köp av vara eller tjänst är inte stödberättigande om det finns ett sammanfallande ekonomisktintresse mellan köpare och säljare, så till vida inte annat framgår av upphandlingsregler irespektive land. Med sammanfallande intresse avses situationer där det emellan två parter råder ettinbördesägarförhållande eller annat avgörande inflytande, familje- eller släktmässiga relationereller annan gemensam koppling till en organisation. Exempel på situationer där sammanfallande intresse anses föreligga mellan parter:

Mellan moderbolag och dotterbolagMellan ett företag eller en organisation och dess ägareMellan partners i projekt som mottar stöd från strukturfondernaMellan företrädare för projektparter och leverantörer där företrädaren själv eller make, sambo,partner, förälder, barn, syskon eller annan närstående har ett ekonomiskt intresse  eller annatinflytande.Undantag görs dock för danska stödmottagare med stöd av § 15 Bekendtgørelse 586 af

03/06/2014. För danska stödmottagare innebär det att försäljning ska ske till självkostnadspris vidsammanfallande intresse mellan köpare och säljare.

40

Offentliga aktörer Varje projektpartner har ansvar att hålla sig uppdaterad samt följagällande EU-regler och nationell lagstiftning kring upphandling irespektive land. Danska projektpartner Gældende EU-regler og dansk lovgivning vedrørende udbud/licitation skal overholdes. For ethvert projekt skal det vurderes, om støttemodtager er omfattet af EU’s udbudsregler, og omprojektet involverer køb af varer eller tjenesteydelser, som er omfattet af udbudsreglerne. Derhenvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside, hvor man også kan setærskelværdierne for, hvornår køb af varer eller tjenesteydelser er omfattet af reglerne. Udgifter tilprofessionel rådgivning om udbudsreglerne og til bistand til gennemførelse af et udbud i relation tilprojektet kan medtages i tilskudsgrundlaget. EU-domstolen lægger i øvrigt vægt på, at ogsåprojekter, som ligger "tæt på" tærskelværdierne, skal opfylde principperne i udbudsreglerne. Uanset om projektet ligger over eller under tærskelværdierne, gælder EU-rettens og dansk retsprincipper om ligebehandling, ikke-diskrimination, gensidig anerkendelse, proportionalitet oggennemsigtighed, som blandt andet indebærer, at ordregiveren skal sikre en fair og ligebehandling af potentielle tilbudsgivere. Hvis du eller andre økonomiske partnere på vegne af projektet køber varer og ydelser skal dukunne dokumentere, at du i forbindelse med købet til projektet har undersøgt, hvad markedsprisenfor varen eller ydelsen er. Alle køb og ydelser over 10.000 kr. skal derfor kunne dokumenteres atvære foretaget til markedsprisen, exempelvis genom att ta in 3 stycken anbud. Eksempel Projektet kan fx ringe til tre leverandører og bede om en pris, søge efter priser på netter, ellerannoncere efter tilbud og på den måde sikre sig, at projektet ikke betaler for meget for varan ellertjenesteydelsen. Det er vigtigt, at projektet gemmer dokumentationen for de priser man fandt fremtil, samt begrundelsen for valget. Såfremt indkøb er foretaget i henhold til SKI-aftalen, betragtes dette som dokumentation for, atkravet om sparsommelighed er overholdt. Hvis projektet vedrører køb af bygninger og lignende under udbudsgrænserne samt vare- ogtjenesteydelseskontrakter med en værdi på over 500.000 kr, skal tilbudslovens regler overholdes. Dokumentation for overholdelse af udbudsreglerne, herunder samtlige indkomne tilbud, annoncer,beslutningsreferater og lignende, skal - som projektets øvrige regnskabsmateriale - som minimumopbevares frem til 31. december 2027. Svenska projektpartner Om projektpartner är upphandlande enhet måste SFS 2016:1145  Lagen om offentlig upphandling(LOU) följas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet skall dokumenteras skriftligt och

41

upphandlingsunderlaget skall på begäran kunna uppvisas. Från den 1 januari 2016 gäller nya tröskelvärden vid offentlig upphandling. Från den 1 januari2016 är gränsen för direktupphandling ändrad och går vid kontrakt med ett värde om 534.890kronor. Det finns från och med 1 juli 2014, krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandlingoch krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100.000 kronor. För mer utförlig information hänvisas till lagtexten samt Upphandlingsmyndigheten. Norsk projektägare För norsk Projektägare gäller Lov om offentlige anskaffelser LOV-1999-07-16-69 med tillhörandeföreskrifter, Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser FOR-2006-04-07-402. Projektägare som tillhör målgruppen för dessa lagar och föreskrifter rekommenderas att inhämtautförligare information här. Offentlig verksamhet kan ha ramavtal för sin verksamhet. Dessa ramavtal kan en offentligprojektägare använda sig av i genomförandet av projektet. Norska projektägare som inte omfattas av Lov om offentlige anskaffelser ska istället ageraaffärsmässigt och konkurrensutsätta alla inköp för projektet.

Upphandlingsgränser i NorgeBeløpsgrenser (uten mva) Prosedyrekrav AnsvarKr 0 til kr 100.000 Ingen krav om utlysning.

Det skal innhentes tilbud framin. 3 leverandører.

Virksomheten

Kr 100.000 til kr 500.000 Ingen krav om utlysningmen det skal føres protokollover anskaffelsen. Det skalinnhentes tilbud fra min. 3leverandører.

Virksomheten

Kr 500.000 til kr 1.550.000.Gjelder varer og tjenester. Kr500.000 til kr 39 millioner. Gjelderbygg og anlegg

Krav om utlysning nasjonalt- gjelder fylkeskommuner ogkommuner

Virksomhet ogInnkjøp

Over kr 1.550.000. Gjelder varerog tjenester.

Full EØS-utlysning Virksomhet ogInnkjøp

Over kr 39 millioner. Gjelder byggog anlegg.

Full EØS-utlysning Virksomhet ogInnkjøp

••

•

••

42

Privata aktörer För de projektparter som inte omfattas av nationellaupphandlingsregler gäller särskilda regler i de olika länderna.Grundläggande regler är att alla inköp ska vara kostnadseffektivaoch köpas in till marknadspris. Svenska projektpartner För stödmottagare i Sverige som inte omfattas av LOU eller LUF gäller särskilda regler. Detsärskilda inköpsförfarandet är baserat på principerna i LOU. Ni som stödmottagare ska, enligt förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder,följa de principer som framgår av LOU vid köp, hyra och leasing. Hyra omfattar inte hyra avfastighet utan avser hyra av tjänster, maskiner och dylikt. De principer som anges i LOU är principerna om icke-diskriminering, likabehandling, ömsesidigterkännande, proportionalitet och öppenhet. Inköpsförfarandet reglerar köp under och över beloppet för direktupphandling som framgår i 15kap. 3 § LOU. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna. Från 1 januari 2016 är beloppet för direktupphandling 534.890 kronor. Köp under beloppet för direktupphandling

För köp under beloppet för direktupphandling krävs ingen konkurrensutsättning.Vid köp som överstiger 100.000 kronor ska stödmottagare skriftligen dokumentera vad parternakommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mail, ska innehålla parternasnamn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans.Köp över beloppet för direktupphandling Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas. Ni som stödmottagare skaställa en skriftlig offertförfrågan till minst två potentiella leverantörer. Samma underlag skaskickas till samtliga leverantörer.Offertförfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga.Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om.Dokumentationen, som kan vara i form av mail, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivningav varan/tjänsten och tid för leverans

Danska projektpartner Indkøb skal ske sparsommeligt (uanset offentlig eller privat aktør) – det betyderat der skal handlespå markedsvilkår og at dette skal dokumenteres. De private aktører skal således dokumentere sparsommelighed ved alle indkøb over 10.000 kr,men ikke via en offentlig udbudsproces. I sparsommeligheden ligger dog også hensyn somligebehandling, ikke-diskrimination, gensidig anerkendelse, proportionalitet og gennemsigtighed. Norsk prosjekteier Norsk prosjekteier skal tenke kostnadseffektivitet i alle kjøp (uansett om man er offentlig eller

43

privat aktør) – det betyr at det skal handles på markedsvilkår. Lov om offentlige anskaffelsergjelder, men om prosjekteier ikke faller innenfor denne, i henhold til forretningsmessige prinsipper. Disse grunnleggende prinsippene gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art ogverdi. Dette gjelder blant annet kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet,likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. For kjøp over NOK 100.000 (eks mva.) oppfordres det til å spørre minst 3 leverandører for å sikrekostnadseffektivitet samt at de grunnleggende prinsipper for anskaffelser følges. For kjøp overNOK 1.100.000 (eks mva.) (fra 01.01.17) er det krav om nasjonal utlysning og for kjøp over NOK1.750.000 (eks mva.) er det full EØS utlysning.

44

Rapportering och revision Här ges en översiktlig beskrivning av vissa centrala moment föratt redovisa, sammanställa och ansöka om stöd för upparbetadeprojektkostnader. Ansökan om utbetalning Valuta Nationell kontroll/Revision Överklaga beslut om utbetalning Felaktiga utbetalningar

••••

45

Ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning skickas in elektroniskt. Lead Partnersammanställer projektets svenska och danska kostnader frånden senaste redovisningsperioden och laddar upp demtillsammans med lägesrapporten för samma period. NorskProsjekteier är ansvarig för detta gällande de norskakostnaderna.  För svenska och danska partner Ni ska registrera ansökan om utbetalning elektroniskt i Min ansökan. Den ska innehålla periodenssamtliga kostnader från både svenska och danska partner. Alla utgifter som är bokförda ochbetalda innan FLC påbörjar sin kontroll får inkluderas av stödmottagarna i en givenredovisningsperiod. Dessa sammanställs i excelfilen Sammanställning projektkostnader. Filen ären obligatorisk bilaga som används av nationella granskare och sekretariatet. Ni kan endast skicka in en ansökan om utbetalning i varje redovisningsperiod. Ansvaret för attskicka in Ansökan om utbetalning ligger på Lead Partner. Ladda ner instruktion för ansökan om utbetalning ÖKS och instruktion för Hantering av Exceldatavid import och export till utbetalningsansökan. När Lead Partner skickat in ansökan om utbetalning påbörjar nationella granskare revisionen avkostnaderna parallellt i Sverige och Danmark. Om komplettering krävs tar de nationellagranskarna kontakt med projektet via Lead Partner och koordinerande partner i förekommandefall. Efter att revisionen i respektive land avslutats meddelas sekretariatet om godkända ochunderkända kostnader. Efter sekretariatets kontroll utbetalas godkända EU-medel till LeadPartner. Bilagor Till Ansökan om utbetalning ska ni bifoga ett antal bilagor, max 10 megabyte per bilaga. Vid varje ansökan om utbetalning ska följande bilagor bifogas:

LägesrapportSammanställning projektkostnaderIntyg periodräkenskaper för samtliga projektpartner (dansk, svensk)En projektspecifik utskrift av huvudbok med projektets samtliga utgifter, inklusive utgifter förpersonal och eventuella intäkter. Projekt ska särredovisas i bokföringen hos alla parter somdeltar i projektet. Bokföringen ska omfatta projektets samtliga transaktioner så att det är möjligtatt löpande följa projektets ekonomi. För Norsk prosjekteier är det inte ett krav att norskaunderpartners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas. Fördanska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på en projektspecifik kodi ekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiftenska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska

•

•

•

•

•••

•

••

••

••

46

och danska partner.Avstämning som visar eventuella differenser mellan bokföring i huvudbok och redovisade utgifteri ansökan om utbetalning.Missiv till ansökan om utbetalning. Missivet, som genereras när man sänder in ansökan omutbetalning, ska skrivas ut och undertecknas av behörig företrädare hos Lead Partner. Originaletsparas hos Lead Partner och en kopia skickas till sekretaratet: oks@interreg-oks.euUtöver detta ska även följande underlag bifogas:

För svenska projektpartner

Samtliga bilagor till nationell granskare såsom, tidregistreringsschema, fakturakopior med mera.Komplett lista finns här.För danska projektpartner Vid ansökan om utbetalning ska de obligatoriska bilagorna bifogas. PwC kommer sedan attkontakta danska projektpartner för ytterligare underlag. Komplett lista över vilka underlag somska finnas tillgängliga för nationell kontrollant finns här.Vid första ansökan om utbetalning ska projektet även bifoga: PartnerskapsavtalKommunikationsplanFrågeformulär för svenska projektpartner OBS Förprojekt lämnar frågeformulär i samband medbeslut om stöd.Erklæring på forretningsgange. Dansk nationell kontrollant (PwC) ansvarar för detta.Vid sista ansökan om utbetalning/slutrapportering ska även följande bifogas: SlutrapportSlutfaktura PWC

För norska partner Ni ska registrera ansökan om utbetalning elektroniskt i regionalforvaltning.no. Den ska innehållaperiodens samtliga kostnader.  Ansvaret för att skicka in Ansökan om utbetalning ligger på Norsk Prosjekteier. Ladda ner anmodning om utbetaling OKS. När Norsk Prosjekteier skickat in ansökan om utbetalning påbörjas revisionen av kostnaderna. Omkomplettering krävs tar de nationella granskarna kontakt med projektet. Efter kontrollen utbetalasgodkända IR-medel till Norsk Prosjekteier. Bilagor/vedleg:

LägesrapportEn prosjektspesifikk utskrift av hovedbok. Bokføringen skal omfatte prosjektets samtligetransaksjoner slik at det er mulig å løpende følge prosjektets økonomi. For Norsk prosjekteier erdet ikke et krav at norske underpartners personalkostnader bokføres på prosjektspesifikk kode,men det anbefales. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiften ska godkännas somstödberättigande, så som bokföring och dokumentation.TimelisterDokumentasjon på rett lønn og beregning av timelønn (om man ikke bruker sjablong på kr 500,-)

•

•

••

47

Avstemming som viser eventuelle differanser mellom bokføring i hovedbok og rapportertekostnader i anmodning om utbetalingDokumentasjon på alle kostnader i form av faktura, reiseregning etc.Vid sista ansökan om utbetalning/slutrapportering ska även följande bifogas: SluttrapportForenklet revisjonsrapport for hele prosjektet, fra startdato til sluttdato i henhold til tilsagnsbrev.

48

Valuta Här hittar du information om valuta vid rapportering. När Lead Partner skickar in ansökan om utbetalning i Min ansökan, ska de ange växlingskurs förvarje redovisningsperiod (omräkning SEK/EUR och DKK/EUR). Använd växelkursen för denmånad som de ekonomiska underlagen skickas in. Kommissionen publicerar månadsvis kurser. Hitta aktuell månadskurs på Kommissionenshemsida. På norsk sida görs ansökan om utbetalning i NOK och utbetalning sker i NOK. Om omräkning tillEuro krävs ska Norsk Prosjekteier använda samma växelkurs som i den ursprungliga ansökan omstöd från NOK till EUR.

••••

49

Nationell kontroll/Revision Nationella kontrollanter (First Level Control) ska godkännaprojektets utgifter innan utbetalning av stöd. Projektets utgifter kontrolleras av nationell kontroll. Den nationella kontrollen består dels av enadministrativ kontroll som utförs på alla projektpartner vid varje redovisningstillfälle och dels avkontroll på plats. Syftet med kontroll på plats är att verifiera aktiviteter, levererade varor, tjänster och investeringar,att informationsplikten följs, samt få en bekräftelse på att redovisade räkenskapsunderlag ärkorrekta. I Danmark utförs kontrollen av en revisionsfirma, PwC. I Danmark betalar projektens partner förden nationella kontrollen, som är en stödberättigande utgift. I Norge är det förvaltande organisation (Østfold Fylkeskommune) som utför granskning av norskaprojektpartner. I samband med projektens slutredovisning görs även en kontroll som utförs av denrevisor som norsk projektägare normalt anlitar. I Sverige har Tillväxtverket, en statlig myndighet, fått uppdraget att granska svenskaprojektpartners utgifter. Granskningen är avgiftsfri för stödmottagarna. Dokumentation för revision För att få stöd för era utgifter måste det finnas underlag i form av fakturor, övriga verifikat ochannan dokumentation för att utgifterna är stödberättigande och är nödvändiga för projektetsgenomförande. Fakturor, anställningskontrakt, lönespecifikationer och annan dokumentation ska sparas hos denorganisation där utgiften bokförs och betalas. All dokumentation, inklusive anställningskontrakt ochupplysningar om lön, ska  finnas tillgänglig för nationella kontrollanter och ska på begäran skickastill nationell kontrollant. Nedanstående är en förteckning över den dokumentation som ska finnas tillgänglig vid varjeansökan om utbetalning.

LägesrapportSammanställning projektkostnaderIntyg periodräkenskaper / Erklæring perioderegnskab.En projektspecifik utskrift av huvudbok med projektets samtliga utgifter, inklusive utgifter förpersonal och eventuella intäkter. Projekt ska särredovisas i bokföringen hos alla parter somdeltar i projektet. Bokföringen ska omfatta projektets samtliga transaktioner så att det är möjligtatt löpande följa projektets ekonomi. För Norsk prosjekteier är det inte ett krav att norskaunderpartners personalkostnader bokförs på projektspecifik kod, men det rekommenderas. Fördanska projektpartner är det inte ett krav att personalkostnader bokförs på en projektspecifik kodi ekonomisystemet, men det rekommenderas. Dock kvarstår alla övriga krav för att löneutgiftenska godkännas som stödberättigande, så som bokföring och dokumentation, för både norska

•

••••••

•

••

••

••

••

•••

50

och danska partner.Avstämning som visar eventuella differenser mellan bokföring i huvudbok och redovisade utgifteri ansökan om utbetalning.Alla fakturor eller övriga verifikat som redovisas för perioden.Betalningsbevis från bank efterfrågas vid behov.Partnerskapsavtal.Frågeformulär för svenska projektpartner vid första ansökan om utbetalning.”Erklæring på forretningsgange” för danska projektpartner vid första ansökan om utbetalning.För de anställda som arbetar full tid för projektet ska det finnas ett anställningsavtal eller etttillägg till anställningsavtal, i vilket framgår arbetsuppgifter i projektet, period som anställningenavser och lön. För danska projektpartner gäller, enligt dansk bekendtgørelse, att utgifter för lönförst kan inkluderas i ansökan om utbetalning från det datum då avtalet eller tillägget till avtaletär undertecknat.För deltidsanställda som arbetar en fast procentsats i projektet ska det finnas ett intyg för varjeanställd. Mall för intyg finns här. För danska projektpartner kan, enligt dansk bekendtgørelse,utgifter för lön först inkluderas i ansökan om utbetalning från det datum då intyget ärundertecknat.Attesterad tidredovisning för deltidsanställda som arbetar varierande antal timmar i projektet.Uträkning av timutgift enligt programmets anvisningar, samt lönespecifikation elleranställningsavtal som styrker den lön som ligger till grund för uträkningen.Dokumentation för att ni har beaktat lagarna kring upphandling.Underlag i samband med resor och representation såsom deltagarlistor, syfte, inbjudan,program och biljetter.Vilka underlag som ska bifogas varierar beroende på land. Här kan du se vad olika

projektpartner ska bifoga vid ansökan om utbetalning. Varför godkänns inte utgifterna? De vanligaste orsakerna till att utgifter underkänns av nationell kontroll är att:

Utgifterna inte är redovisade i en projektspecifik bokföring.Utgifter har uppkommit innan/efter projektperioden. Tjänster/varor måste vara levererade underprojektperioden. Det är inte tillåtet att förskottsbetala en tjänst/vara för att utgiften ska hamnainom projektperioden.Programmets logo med Europeiska unionens emblem saknas.Tjänster/varor är inte korrekt upphandlade eller dokumentation saknas för hur upphandlingengjorts.Utgifterna är inte projektrelaterade.Dokumentation saknas för hur utgifterna är kopplade till projektet.Ofullständig tidredovisning för arbetad tid inom projektet.

Vem kan kontrollera ert projekt? Ert projekt kan bli kontrollerat av flera olika instanser vid olika tidpunkter under projektets gång. Nationella kontrollanter, förvaltande myndighet, sekretariatet, revisionsmyndigheten förprogrammet, nationella myndigheter och EU-myndigheter har rätt att följa arbetet och ta del av

51

handlingar och bokföring, som ger upplysning om ert projekt. Om kontrollen försvåras av projektets partner finns det en risk för att utbetalt stöd kan återkrävas. Second Level Control Revisionsmyndigheten (Ekonomistyrningsverket, Stockholm) är ansvarig för övervakning avprogrammets nationella kontroll och utför vissa direktkontroller (stickprov) av programmets projekti Sverige. Motsvarande kontroller utförs av Erhvervsstyrelsen i Danmark. I Norge har norsk förvaltande organisation, Østfold fylkeskommune, Riksrevisjonen ochKommunal- og moderniseringsdepartementet tillstånd att genomföra kontroll av att stödetförbrukas enligt programmets regler.

52

Överklaga beslut om utbetalning Om Förvaltande Myndighet i sitt beslut om utbetalning harunderkänt utgifter kan beslutet överklagas. Utgifter som inte har godkänts av nationell kontroll framgår som differensen mellan reviderade ochgodkända stödberättigande utgifter i partnerns granskningsintyg (SE) respektiveregnskabserklæring (DK). Om Förvaltande Myndighet i sitt beslut om utbetalning har underkänt utgifter kan beslutetöverklagas. Överklagan sker genom skriftlig handling från Lead Partner (klaganden), som ska hainkommit till Tillväxtverket, Box 3034, 831 03 Östersund, Sverige, inom tre veckor från den dagdå Lead Partnern tog del av beslutet. Detta avser även underkända utgifter som har uppkommithos övriga projektpartner. I skrivelsen ska Lead Partner (klaganden) ange vilket beslut som överklagas och den ändring ibeslutet som begärs. Ärendet avgörs av förvaltningsrätten i Stockholm. Överklagan av beslut om utbetalning i Norge skickas till norsk forvaltande organisation, Østfoldfylkeskommune. Överklagan sker genom skriftlig handling från norsk prosjekteier som ska hainkommit till Østfold fylkeskommune inom tre veckor från den dag då norsk prosjekteier tog del avbeslutet eller medlen är mottagna.

53

Felaktiga utbetalningar Medel som utbetalats felaktigt för utgift, som inte ärstödberättigande, får inte användas för andra utgifter i projektet. Det kan handla om utgifter som har underkänts av revisionsmyndigheten (i samband med ”secondlevel control”) eller som av andra skäl har blivit utbetalade trots att de inte varit stödberättigandeoch upptäcks i ett senare skede i projektet. Utgifter som underkänns av nationell kontrollant i samband med granskning, som inte är utbetalda, omfattas inte av denna regel.

54

Dokumentation och arkivering Läs mer om hur länge ni ska hålla projektets handlingar ochuppgifter tillgängliga. Alla partner i projektet ska hålla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet,inklusive räkenskapsinformation, tillgängliga fram till årsskiftet 3 år efter att Lead Partner ochNorsk Prosjekteier erhållit beslut om slututbetalning. Detta gäller om inte annat anges i beslutetom stöd. Alla partner i projekt som rör statsstöd eller innehåller investeringar ska hålla handlingartillgängliga fram till årsskiftet 10 år efter att Lead Partner och Norsk Prosjekteiererhållit beslut omslututbetalning. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd. Partnerna ska bevara dokument i form av original, bestyrkta kopior eller på allmänt godkändadatabärare. Handlingar och uppgifter ska vara tillgängliga för förvaltande myndighet, norsk förvaltandeorganisation, sekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella och EU-myndigheter,revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan avdessa organ utsedd person. Tidsperioderna kan avbrytas vid rättsliga förfaranden eller efter begäran från Kommissionen. Omdin verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv och dokumentationsplaner varoriginalverifikationer återfinns. Projektets partner har ansvaret för att regler om dokumentation och arkivering följs.

55

Vanligt förekommande frågor Har ni en fråga kring ekonomi? Kanske hittar ni svaret här! Vad händer om vi avviker från vår budget? Avvikelser mot budget ska redogöras och motiveras i lägesrapporten. Ska vi använda betaldatum eller bokföringsdatum? I Sverige och Danmark är det betaldatum som styr vilka stödberättigande kostnader som allokerastill en rapporteringsperiod. Alla utgifter som är bokförda och betalda innan FLC påbörjar sinkontroll får inkluderas av stödmottagarna i en given redovisningsperiod. Projektpartner ska påbegäran kunna dokumentera betaldatum med kontoutdrag från bank. I Norge är detbokföringsdatum (dokumenteras med utskrift från huvudbok) som styr vilka stödberättigandekostnader som allokeras till en rapporteringsperiod. Kan vi använda oss av andra EU-medel i projektet? Nej. Dubbelfinansiering inte tillåtet, det vill säga att motta stöd för samma projekt från flera olikaEU-program. Hur hanterar vi moms? För de flesta offentliga aktörer utgör moms inte en utgift och är därför inte en stödberättigandekostnad i programmet. Om en partner inte har rätt att dra av momsen inom ramen för projektets verksamhet är momsenstödberättigande om det i samband med redovisningen av utgifterna kan styrkas för nationellkontrollant. För att styrka att moms är en stödberättigande kostnad för projektet bör ett dokumentsom styrker momsstatus för organisationen bifogas i ansökan om stöd. Utländsk moms vid handel emellan EU-länder är endast en stödberättigande kostnad om momsska ingå i fakturabeloppet enligt nationell lagstiftning. Det är projektpartnerns ansvar attsäkerställa att fakturor från utländska leverantörer är utställda med korrekt moms. Moms påutländska fakturor som kan återvinnas är inte stödberättigande. Är det tillåtet att betala i förskott? Tjänster och varor  ska vara levererade under projektperioden. Det är inte tillåtet attförskottsbetala en tjänst eller en vara för att utgiften ska hamna inom projektperioden. Kan vi få stöd för gåvor i projektet? Kostnader för gåvor är i allmänhet inte stödberättigande.  Om gåvan hör samman medmarknadsföring, kommunikation, reklam eller information och uppgår till max 50 EUR bör den varastödberättigad. Kan vi köpa varor eller tjänster från vår egen

•

•

•

56

organisation? Det är relativt vanligt att tjänster köps inom en organisation genom internfakturering mellanavdelningar och detta kan utgöra en stödberättigande kostnad. Det ska finnas underlag i form av en internfaktura och tjänsten ska köpas till självkostnadsprisutan påslag för overhead eller annat påslag, vilket ska kunna dokumenteras. Om det rör sig omarbetad tid i en annan del av organisationen, ska det redovisas som personalkostnad och det ärlön, sociala avgifter, pension och dylikt som är stödberättigande (Se avsnitt ompersonalkostnader). Vid köp av interna tjänster kan det vara svårt att dokumentera självutgiftspris och det är då en godidé att inte köpa tjänsten internt och att istället ta in externa anbud (konkurrensutsätta). Kan vi få stöd för representation? Med representation avses här utgifter för mat och dryck, vilket under vissa förutsättningar kanutgöra stödberättigande kostnader. För att mat och dryck ska anses vara en stödberättigande kostnad ska följande beaktas:

Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen.Exempel på sådana tillfällen är: förtäring i samband med arbetsgruppsmöten, styrgruppsmöteneller möten med externa intressenter.Representationen ska prägla av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antaldeltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationenska begränsas till möten av det slag som anges ovan.  Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn ochorganisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

57

Förbättra genom löpandeutvärdering För att skapa förutsättningar för ett kontinuerligt läranderekommenderar vi att använda löpande utvärdering. Löpande utvärdering (tidigare kallat följeforskning) är en flexibel utvärderingsform som löper underprojektets gång. Fördelen med löpande utvärdering är att den baseras på ett samspel mellanutvärderaren och projektets ägare. Utvärderaren kan återföra de iakttagelser som görs tillprojekten genom dialog under arbetets gång. Den löpande utvärderingens uppgift är främst att se till att det innovativa och nyskapande iprojektet återförs till det regionala tillväxtarbetet. Erfarenheterna och kunskaperna från ditt projektblir därmed betydelsefulla för att öka lärandet och nytänkandet i det regionala utvecklingsarbetet. Utvärdering av störra projekt För större strategiska projekt (stöd som överstiger 2 miljoner Euro) kan ert projekt få ett särskiltvillkor om upphandling av en extern utvärderingsinsats som följer projektets genomförande. Läs mer om detta.

•

•

•

•

••

••

•

58

Utvärdering av större projekt Har ni fått beviljat mer än 2 miljoner euro i stöd ska ni koppla enextern löpande projektutvärdering till ert projekt. Projektutvärdering handlar om att fånga och beskriva hur ert projekt genomförs, och vilka resultatoch effekter som det ger. Vilka resultat hade uteblivit om projektet inte hade funnits? Hur bidrarprojektet till utvecklingen av de regioner ni verkar i och programmets mål? Projektutvärdering kan hjälpa er i att uppnå de resultat som ni har som målsättning. När niutvärderar löpande kan ni styra om projektet i god tid om ni får indikationer på att målen intekommer att nås med befintligt sätt att arbeta. Ni ska redan i början av projektperioden upphandla en extern aktör som ska följa projektetsgenomförande på nära håll. Det kan till exempel vara ett konsultföretag eller universitet. LeadPartner och projektets styrgrupp bör delta aktivt och ta ansvar för resultatet frånprojektutvärderingen. Så här gör ni

Upphandla tidigt under projekttiden för att utvärderaren ska kunna följa projektet under störredelen av projekttiden. Upphandlingen av projektutvärdering ska följa de regler för offentligupphandling och andra inköp som gäller i det land som projektets Lead Partner kommer från.Ställ krav på såväl kompetens från projektets sakområde som utvärderingskompetens.Erfarenhet från utvärdering av projekt som genomförts med hjälp av strukturfondsmedel bör varasärskilt meriterande. Betona vikten av professionalitet för att kunna göra de opartiskabedömningar som krävs.Var tydlig i beställningen. Formulera övergripande frågeställningar och var tydlig med vad somär viktigt för er att få svar på. Ställ krav på anbudsgivarna att de in sina anbud beskriver hur dekommer att använda dessa frågor.Ställ krav på att anbudsgivarna beskriver vilka metoder man kommer att använda och hur mankommer att använda dem.Ange tidplan och var tydliga med när ni förväntar er leveranser från utvärderaren.Ställ krav på utvärderaren att delta i aktiviteter för att skapa kunskap såväl inom projektet somspridning av resultat och effekter i projektets regionala sammanhang.Projektutvärderaren ska delta i aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till.Ange ett takpris och ställ krav på ungefärligt antal timmar som ni vill att utvärderaren ska läggapå projektet.

Vad bör utvärderingen innehålla? Ni bör vara tydliga kring utvärderingens syfte och innehåll i uppdraget till den externa aktörenredan från början.

Projektlogik beskriver sambandet mellan projektets aktiviteter och dess mål. Hur är det tänkt attni i projektet ska nå era mål? Vad grundar sig det antagandet på? Ligger de genomfördaaktiviteterna i linje med projektlogiken? Sker det förändringar under projektets genomförande

•

•

•

•

•

•

•

•

59

som gör att projektlogiken bör justeras?  Processen handlar om hur projektet ska ge avtryck i den lokala och regionala miljön. Vem ellervilka kan ta vid där projektet slutar, föra resultaten vidare och bidra till långsiktiga effekter? Public debate syftar på informationsspridning och är ett verktyg för att lära av och spridaprojektets resultat. Hur använder ni i projektet kommunikation och hur sprider ni kunskap för attnå målen bättre? Nyckelaktiviteter är aktiviteter som för projektet framåt, mot målen. Vad har ni gjort i projektet?Vilka dokumenterade utfall och resultat har det lett till?Nyckelpersonerär yrkespersoner och experter. Det kan vara personer som deltar igenomförandet, men det är också viktigt att involvera personer som står utanför projektet, mensom har insyn i det område där projektet försöker åstadkomma en förändring. Vad ansernyckelpersonerna om projektets förmåga att påverka och åstadkomma en förändring i riktningmot målen?Nyckeltal är kvantitativ information och statistik som skapar underlag för kvalificeradebedömningar. Anser projektets målgrupp att insatserna bidrar till att lösa de problem eller uppnåden utveckling som eftersträvas? Hur har projektet bidragit till valda aktivitetsindikatorer?Gränsregionalt mervärde. När ni jobbar över gränserna kan ni lösa gemensamma utmaningartillsammans. Hur bidrar den gränsregionala dimensionen till projektets resultat, processer ochspridning?Näringslivets deltagande. Hur bidrar näringslivets deltagande till projektets resultat ocheffekter?Horisontella kriterier handlar om jämställdhet, icke-diskriminering och hållbart miljötänkande.Hur bidrar de horisontella kriterierna till projektets resultat och effekter?

Ni ska delta i programmets utvärdering På samma sätt som att ert projekt utvärderas kommer hela Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrakatt utvärderas med fokus på resultat och effekter och bidrag till regional utveckling. Dennaprogramutvärdering kommer att ske i dialog med beslutade projekt.  Båda ni och ert projektsutvärderare ska därför medverka i de aktiviteter som programmets utvärderare bjuder in till. Budget för utvärdering Det finns inget krav på hur mycket pengar ni läggar på den externa utvärderingen. Fokus bör vårapå kvalitén och att utvärderingen fokuserar på att värdera projektets resultat och effekter.Uppföljning av utvärderingens resultat kommer att göras genom lägesrapporterna.

•••••

•

60

Om förutsättningarna ändras Ni som stödmottagare ska snarast informera sekretariatet omförutsättningarna för ert projekt ändras, om ni vill avbryta ertprojekt eller om andra ändringar som kan få betydelse för ertprojekt. Informationen ska göras skriftligen. Beskriv kortfattat vilka förutsättningar som ändrats, eller vad ni önskar ändra på, och vilkakonsekvenser det kan få för genomförandet av projektet. Ange också hur mål, aktiviteter, budgetoch indikatorer kommer att påverkas. När krävs ett ändringsbeslut? Vissa ändringar förutsätter att ni först får ett godkännande av sekretariatet och att beslutet om stödändras innan ändringen genomförs. Det gäller följande ändringar:

ändring av projektets inriktningväsentliga ändringar i projektets budget och/eller tids-och aktivitetsplan,ändringar avseende finansiering, inklusive medfinansiering,väsentliga ändringar i projektorganisationen,om stödmottagares verksamhet helt eller delvis överlåts, eller på annat sätt övergår tillannan juridisk eller fysisk person,vid annan ändring av betydelse för projektets genomförande.Exempel på ändringar som kräver sekretariatets godkännande, men inte nödvändigtvis ett

ändringsbeslut, är förlängning av projekttiden, ändring av aktiviteter genom att någon aktivitetställs in och någon annan tillkommer, ändring av medfinansiering och ändring av budgeten. En avvikelse mot budget som inte överstiger 20 procent i ett enskilt kostnadsslag bedöms intevara väsentlig och därmed behövs inte något ändringsbeslut göras. En sådan mindre avvikelsemot budget ska istället kommenteras i läges- eller slutrapporten. En avvikelse mot budget som överstiger 20 procent i ett enskilt kostnadsslag behöver intenödvänidigtvis leda till att ett ändringsbeslut ska göras. En bedömning görs av sekretariatet frånfall till fall. Tänk på att en ändring av budgeten normalt inte beviljas om projektet inte redovisatnågra kostnader än. Man ska påvisa ett faktiskt behov innan en formell ändring görs av budgeten,dvs. att redovisade kostnader överstiger en budgetlinje.

•••••

61

Ändringar där det inte krävs något godkännande Om ändringen avser något av det som anges nedan krävs det inget godkännande, men ni skaändå snarast informera sekretariatet skriftligen om ändringen:

stödmottagares namnstödmottagares adressstödmottagares plusgiro eller bankgirobehörig företrädare för stödmottagare, ellerandra uppgifter som har betydelse i projektet.