ENPI Karadeniz Havzasında Sınır

Ötesi İşbirliği Programı

“Proje Uygulama Eğitimi”

İstanbul

18-19 Şubat 2014

Program

Gün Konu

1

AB Dış yardım sözleşme usülleri uygulama Rehberinin tanıtımı

Hibe sözleşmesi: Özel koşullar ve ekler

Sözleşme değişiklikleri

Zeyilname, Bildirim hazırlama

Harcamaların uygunluğu – genel koşullar, her bütçe başlığı için özel koşullar

Hibe faydalanıcıları tarafından (ikincil) satın alma; mal ve hizmet alımları

2 Teknik ve mali dokümantasyon

Raporlama

PRAG AB Dış yardım sözleşme usülleri

uygulama rehberi

• Pratik rehber, AB tarafından finanse edilen tüm AB dış yardım sözleşmelerine ilişkin tek çalışma aracıdır.

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Pratik rehber (gövde) Ekler

Temel kurallar Genel ekler

Hizmet sözleşmeleri Hizmetlere ilişkin ekler

Tedarik sözleşmeleri Tedariğe ilişkin ekler

Yapım işi sözleşmeleri Yapım işlerine ilişkin ekler

Hibe sözleşmeleri Hibeye ilişkin ekler

Hibe Sözleşmesi

Özel koşullar ve ekleri; Ek I : Projenin tanıtımı (Başvuru formu) Ek II : Hibe sözleşmeleri için Genel koşullar Ek III: Proje bütçesi Ek IV: Satınalma prosedürleri Ek V: Standart formlar: ödeme talebi, finansal kimlik, tüzel kişilik Ek VI: Şablon: Teknik ve mali raporlar Ek VII: Şablon: Harcama doğrulama raporu Ek VIII: Ön ödeme garanti formu ( Bu programda yok) Ek IX : Demirbaşların transferi

Özel Koşullar

– Article 1 –Purpose/Amaç

– Article 2 - Implementation period of the Action/Proje uygulama süresi

– Article 3 - Financing the Action/Projenin finansmanı

– Article 4 - Reporting and payment arrangements/Raporlama ve ödemeler

– Article 5 - Contact addresses / Adresler

– Article 6 – Annexes / Ekler

– Article 7 - Other specific conditions applying to the Action (supplements and derogations to the General Conditions) /Projeye uygulanacak diğer koşullar (Genel şartlara yapılan eklemeler ve istisnai değişiklikler)

Öncelik-Üstünlük

• Özel Koşullar ve eklerinde sözleşmedeki sıra gözetilir.

Başlangıç

• Sözleşmenin başlangıcı: Sözleşmenin JMA ile Hibe Faydalanıcı arasında imzalandığı tarihtir.

• Uygulamanın başlaması: Özel Koşullar madde 2.2’de belirtilen tarih

• Son (ENPI sözleşmesi) imzanın atılmasından bir gün sonra, VEYA

• Sözleşmede belirtilen daha sonraki bir tarih

• Sadece uygulamanın başlamasından sonraki harcamalar uygun maliyet kabul edilir!

(Satınalma prosedürleri daha önce başlatılabilir ancak bu tarihten önce sonuçlandırılamaz)

Uygulama Süresi

– Uygulama süresi sonu: Başlama tarihinden XX (Ek I’de belirtilen süre) ay sonra (Ö.K. madde 2.3)

– Sözleşme süresi sonu:

• Sözleşme Makamı tarafından son ödemenin yapıldığı tarih

• Her halükarda uygulama süresinin bitiminden 18 ay sonra

• Sadece uygulama süresi içinde yapılan harcamalar uygun maliyet kabul edilir. Son aya ait vergi ve sigorta ödemeleri, denetçi raporu istisnadır.

• Uygulama süresinin bitmesinden en az 2 ay önce (Finansman Anlaşmasındaki kısıtlar da dikkate alınarak) HF süre uzatımı talebinde bulunabilir.

Hibe Faydalanıcısının Sorumlulukları

• Projenin uygulanması,

• Proje dokümanlarının sözleşmede belirtilen şekilde hazırlanması ve saklanması,

• İzleme ile ilgili tüm verilerin Sözleşme Makamına sağlanması,

• Sözleşmede belirtilen tüm raporların hazırlanması,

Ortakların Sorumlulukları

• Kendi uhdesinde olan proje faaliyetlerinin faaliyet planı ve “ortaklık anlaşması” çerçevesinde uygulanması,

• Projenin uygulanması, raporlanması ve izlenmesinde

işbirliği yapılması; dönemsel teknik ve mali raporlar ile tüm destekleyici belgelerin sağlanması

Ortakların Sorumlulukları

• Herhangi bir harcamasında usulsüzlük tespit edilmesi halinde, söz konusu miktarın Hibe Faydalanıcısına geri ödenmesi

Hibe sözleşmelerinde

değişiklik

Sözleşmede değişiklik:

Temel Kurallar (1)

• Değişikliğin gerekçesi Sözleşme Makamına bildirilmelidir.

• Değişiklik hiç bir şekilde, projeye hibe verilmesi kararının yeniden sorgulanmasına veya hibe için başvuran adayların eşit muameleye tabi tutulma şartının ihlal edilmesine yol açabilecek şekilde sözleşmenin değiştirilmesi amacı ve etkisine yönelik olmamalıdır.

Sözleşmede değişiklik: Temel Kurallar (2)

• Hibe sözleşmesinde sadece sözleşme süresi içinde değişiklik yapılabilecek olup, geçmişe dönük değişiklik yapılamayacaktır.

• Azami hibe tutarı hiç bir suretle arttırılmamalıdır.

• Yapılmasına ihtiyaç duyulan büyük değişikliğe ilişkin işlemler, sözleşme sona ermeden tamamlanmış olmalıdır.

• Değişiklik talebi, Hibe Faydalanıcısının imzaya yetkilisi (yetkilileri) tarafından imzalanmalıdır.

Sözleşmede değişiklik türleri

(1)

Küçük Değişiklik (Bildirim)

Küçük ölçekli değişikliklerdir.

Değişikliğin hayata geçirilmesinden önce veya en fazla 7 gün sonra bildirilmek kaydıyla, MFİB‘nin önceden onayı alınmaksızın yapılabilecektir. (Genel Koşullar madde 9.2).

(Yine de uygulamadan önce ABB ve MFİB’nin görüşünü almakta fayda vardır)

Sözleşmede değişiklik türleri (2)

Büyük değişiklik (Zeyilname)

Hibe sözleşmesinde yapılan büyük ölçekli ve önemli değişikliklerdir.

Değişikliğin hayata geçirilmesinden önce MFİB’den ve EUD’den onay alınması zorunludur. Bu onay, aynen sözleşmenin kendisi gibi, karşılıklı imza gerektiren bir zeyilnamedir (Özel Şartlar 7.2.3). Zeyilname talebi uygulamadan en az 2 ay önce sunulmalıdır.

Sözleşmede Küçük Değişiklik

(1)

• Faaliyetlerde, bütçe üzerinde etkisi olmayan, küçük değişiklikler

• Aynı bütçe başlığı altında yer alan bütçe kalemleri arasında, var olan bir bütçe kalemini sıfırlamak ya da yeni bir bütçe kalemini oluşturmak da dahil, aktarma

• Bir bütçe kalemine ilişkin, ayrılan bütçe miktarında değişikliğe neden olmayacak şekilde, birim adedi veya birim fiyatında değişiklik

Sözleşmede Küçük Değişiklik (2)

• Farklı ana bütçe başlıkları arasında, artırılan ve eksiltilen ana bütçe başlıklarına %15’den daha az etki yapacak aktarma (İdari giderler ve yedek akçe bütçe başlıkları için geçerli değildir)

• Adres bilgilerinde değişiklik

• Banka hesabında değişiklik

• Denetçide (YMM) değişiklik

• Koordinatör, eğitici vs. gibi kilit-uzmanlarda değişiklik

• Daha yeni tekolojiye / versiyona yönelik değişiklik

Bildirimle sunulacak belgeler

Küçük Değişiklik Bildirim ekinde sunulacak ek belgeler

Bütçe kaleminin birim

fiyatında değişiklik

Birim fiyatı değişikliğinin ilgili rayiçler doğrultusunda yapıldığını

kanıtlayan belge

Denetçi değişikliği Yeni denetçinin Yeminli Mali Müşavir (YMM) tescil belgesi

Uzman değişikliği Yeni uzmanın özgeçmişi

Yetkili kişi değişikliği

(yeni atanacak kişi tüzüğe

uygun olarak belirlenmelidir)

STK, Oda, vb; Yönetim Kurulu Kararı (“temsil ve ilzama yetkilidir”),

imza sirküsü veya kararda “ imzası aşağıdadır” denir,

Özel Üniversite; Mütevelli Heyeti Kararı, imza sirküsü fotokopisi,

Devlet Üniversitesi; Rektör ataması, imza sirküsü

Belediye / yerel yönetimler; Meclis Kararı, imza sirküsü

Faaliyet değişikliği Yapılan değişikliğin faaliyetin verimliliğini, çıktılarını ve sonucunu

olumsuz etkilemeyeceğini kanıtlayıcı bilgi ve/veya belgeler

Banka Hesap değişikliği Yeni hesap detaylarına ait mali kimlik formu (Financial Identification

Form)

Adres değişikliiği Bildirim yazısında yeni adresin verilmesi yeterlidir

Sözleşmede Büyük Değişiklik

• Sözleşmenin uzatılması veya erken kapatılması

• Önerilen değişikliklerin herhangi bir şekilde hibe verme kararını etkilememesi ve başvuranlara karşı eşit muamele şartını ihlal etmemesi kaydıyla, projenin temel amacını etkileyen faaliyetlere ilişkin önemli değişiklik yapılması

• Farklı ana bütçe başlıkları arasında, artırılan ve eksiltilen ana bütçe başlıklarına %15’den daha fazla etki yapacak bir aktarma yapılması

• Proje ortaklarının değiştirilmesi / ilavesi (ENPI ortak değişikliği dahil)

• HF Kurum ismi veya yasal statüsüyle ilgili değişiklik yapılması

Zeyilname talebiyle sunulacak belgeler

Büyük Değişiklik Zeyilname talebi ekinde sunulacak ek belgeler

Proje süresi Faaliyet planı (paraflı)

Bütçe Bütçe (paraflı) + 3 tablo eki

Ortak Yönetim Kurulu Kararı,

Ortağı temsil ve ilzama yetkili kişinin ataması

Ortaklık anlaşması (yetkili kişi imzalı)

Ortaklık tüzüğü (ilgili alanda olmalı, tüzükten alan anlaşılmıyorsa o

alanda gerçekleştirilen faaliyetler)

Faaliyet değişikliği Faaliyet Planı, Proje dokümanı (DoA)

Hibe Faydalanıcıları

tarafından satınalma

Satınalma

Satın alma, aşağıdaki ilkeler doğrultusunda mal, hizmet veya yapım işinin temin edilmesidir;

• İlgili kurumun amaçları

• Rekabet ile eşit muamele, bütünlük ve şeffaflık

• Ekonomi ve etkinlik

• Paranın karşılığının alınması

Satınalma Terminolojisi

• Satınalma: Hibe Faydalanıcısı tarafından zamanında ve AB kural ve prosedürlerine uygun şekilde mal, hizmet ya da yapım işinin teminidir.

• Sözleşme Makamı: Hibe Faydalanıcısı

• İstekli/Teklif Sahibi: Hibe Faydalanıcısı tarafında açılan ihaleyle ilgilenen ve ihaleye davete cevap veren tüzel kişilik.

• Sözleşme: Hibe Faydalanıcısı tarafından kararı verilen ve imzalanan hizmet/mal/yapım işi temin sözleşmesidir. “Hibe Sözleşmesi” ile karıştırılmamalıdır.

• Yüklenici/Alt-Yüklenici: İmzalanan Sözleşme kapsamında mal tedariğini, hizmet sunumunu ya da yapım işini taahhüt eden tüzel kişilik.

Temel kurallar:

1. Tabiyet kuralı

• Hibe Faydalanıcısı tarafından açılacak ihaleler, belli ülkelerde kurulu olması şartıyla tüm tüzel kişiliklere açıktır. Bu ülkelerin listesi “Bilgilendirme” dokümanı 5. maddede görülebilir;

• Bu kural yükleniciler tarafından teklif edilen uzmanlar için geçerli değildir.

Temel kurallar:

2. Menşe kuralı

• Alınan malzeme / ekipmanların menşei uygun bir ülke olmalıdır.

• Tüm kalemlere uygulanır.

• Birim fiyatı 5.000€ üzeri tüm kalemler için menşe belgelendirmesi zorunludur. (Menşe şehadetnamesi veya “Yerli Malı Belgesi”)

Menşe Kuralı İstisnası

Bir mal veya hizmetin belli bir ülkeye özgü olması ve uygun ülkelerin pazarlarından temin edilememesi durumunda istisna yapılabilir (Derogasyon)

Hibe Faydalanıcısı tarafından detaylı bir pazar araştırmasına dayandırılarak yapılacak istisna talepleri de, uygun bulunması halinde, MFİB ve EUD tarafından kabul edilebilecektir.

Satınalmanın temel

ilkeleri

• Ayrım gözetmeme

• Adil rekabet

• Kolay anlaşılabilir şartname

• Etkin yayım (duyuru)

• Yeterli zaman tanınması

• İlgili ve objektif kriterlerin kullanımı

• Kayıt tutma

Satınalma Türleri

Hizmet alımı: Teknik destek, araştırma, eğitim, pazarlama, promosyon, danışmanlık, basım ve yayın, vb.

Mal alımı: Ekipman, malzeme veya araç alımı vb.

Yapım işleri: Altyapı, bina inşaat ve tadilat işleri.

Satınalma prosedürleri Hizmet sözleşmeleri Mal Alım Sözleşmeleri Yapım işi Sözleşmeleri

-

150.000 Euro veya

üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası açık ihale usulü

5.000.000 Euro veya

üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası açık ihale usulü

200.000 Euro veya

üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası kısıtlı ihale usulü

60.000 - 150.000 Euro

arasındaki sözleşmeler

Yerel açık ihale usulü

300.000 - 5.000.000 Euro

arasındaki sözleşmeler

Yerel açık ihale usulü

10.000 - 200.000 Euro

arasındaki sözleşmeler

Çerçeve Sözleşme

Pazarlık usulü

(En az 3 teklif alınır)

10.000 - 60.000 Euro

arasındaki sözleşmeler

Pazarlık usulü

(En az 3 teklif alınır)

10.000 - 300.000 Euro

arasındaki sözleşmeler

Pazarlık usulü

(En az 3 teklif alınır)

10.000 Euro veya daha

düşük tutarlı sözleşmeler

Tek teklif

10.000 Euro veya daha

düşük tutarlı sözleşmeler

Tek teklif

10.000 Euro veya daha

düşük tutarlı sözleşmeler

Tek teklif

Satınalma planlama

• Proje kapsamında yapılması gereken satın alımların listesi

• Sözleşme türleri (mal, hizmet, yapım işi)

• Satın almalarda kullanılacak usuller (doğrudan temin, pazarlık usulü, açık ihale)

• Her bir satın alma sürecindeki basamaklara ilişkin planlanan tarihler

Satınalma Planı Sözleşme No: 1. İhalenin Adı

Tarihler 2. İhalenin Adı Tarihler

3. İhalenin Adı Tarihler

İhale dosyasının hazırlanması

İhale dosyasının MFİB tarafından Kontrolü (yerel açık ihalelerde)

Tahmini İhale tarihininyayımlanması (uygun olduğu durumlarda)

İhale ilanının yayımlanması

Son teslim tarihi

Açılış oturumu

Değerlendirme Oturumu

Değerlendirme raporunun incelenmesi için MFİB’ye haber verileceği /gönderileceği tarih

Sözleşmenin imzalanması

Beklenen teslim tarihi (mal alımı için teslim tarihi, hizmet alımı için işin bitiş tarihi)

Geçici kabul tarihi (mal alımı için)

Satınalma aşamaları (10.000€ üstü sözleşmeler için

zorunlu

1. Şartnamenin hazırlanması

2. Kullanılacak prosedür doğrultusunda ihaleye davet dosyasının hazırlanması

3. İhaleye davetin yapılması

4. Tekliflerin toplanması

5. Tekliflerin değerlendirilmesi

6. İhalenin sonuçlandırılması

7. Sözleşmenin imzalanması

Hizmet alımı prosedürleri

Üç farklı hizmet alımı prosedürü mevcuttur.:

• €200.000 üzeri hizmet alımı (Bu programda uygulama alanı yoktur)

• €200.000 ile €10.000 arası hizmet alımı: Davet usulü;

– €10.000-200.000 arası: İlansız davet usulü, basit prosedür (örn. €200.000’ya kadar araç kiralanması veya uzman/eğitmen kullanımı). Basitleştirilmiş usul uyulması gerekli asgari şartları verir. Bu usule normal prosedürden gerekli eklemeler yapılabilir.

• €10.000 veya altında hizmet alımı

Mal alımı süreci

• Mal alım ihaleleri çerçevesinde uygulanabilecek, tutara göre değişen dört farklı ihale usulü bulunmaktadır.

• 150,000 € ve üzerindeki bedellerde mal alım ihaleleri ihale ilanının yayınlanmasını takiben uluslararası açık ihale usulü ile verilir. (Bu programda uygulanma ihtimali yoktur)

• 150,000 € altında, 60,000 € ve üzerindeki bedellerde mal alım ihaleleri ilanın yerel olarak yayınlanmasından (= Türkiye’de ulusal olarak yapılan ihale) sonra yerel açık ihale usulü ile verilir.

• 60,000 € altında fakat 10,000 €’dan daha fazla değerde mal alım ihaleleri satın alma ilanı yayınlanmaksızın basitleştirilmiş usul ile verilir.

• 10,000 € ve altındaki bedellerde mal alım ihaleleri sipariş, tek bir teklif temel alınarak verilebilir.

Kontroller

• Ön kontroller

– ihaleye davet yapılmadan önce ve

– sözleşme imzalanmadan önce

• Son kontroller

– izleme ziyaretleri sırasında

– Ara/nihai raporlarda

Ön kontroller MFİB tarafından yerine getirilecektir. 10.000 Euro üzeri alımlardaki ihalelerde; ihale ilanına çıkılmadan veya ihaleye davet mektubu göndermeden önce, tüm ihale dosyaları ve sözleşme imzalanmadan önce ise ihaleye gelen tekliflerle beraber ihale değerlendirme raporları, ABB tarafından ve nihai olarak da MFİB tarafından kontrol edilecektir. Doğrudan yapılan alımlara ilişkin belgeler izleme ziyaretleri esnasında kontrol edilecektir.

Harcamaların

Uygunluğu

Harcamaların uygunluğu

neden önemli?

Hibenin yeniden hesaplanması ve

nihai ödemesi

Bütçe (Maliyet tahmini)

Uygun harcamalar

toplamı

Hibe hesaplaması ve

ön ödemesi

Harcamaların uygunluğu–

Genel Koşullar (GK/14.1)

• Sözleşme süresi içinde gerçekleşmeli,

• Bütçelendirilmiş olmalı (Hibe Sözleşmesi, EK III’de yer alan proje bütçesinde var olmalı),

• Projenin yürütülmesi için gerekli ve proje kapsamında yer alan faaliyetlerle ilişkili olmalı (Hibe Sözleşmesi, Ek I),

• Gerçek, kayıtlı (muhasebe kayıtlarında) ve doğrulanabilir (kanıtlanabilir) olmalı,

• Mantıklı, maliyet-etkin, gerekçelendirilebilir ve sağlıklı mali yönetim ilkeleriyle uyumlu olmalıdır

Harcamaların uygunluğu –

Her bir bütçe başlığına özel koşullar

BÜTÇE Expenses

Expense is incurred by

partner:Unit

n. of

units

Unit rate (in

EUR)Costs (in EUR)

3 Unitn. of

units

Unit rate (in

EUR)Costs (in EUR)

1. Human Resources (gross amount)4

1.1 Technical staff

1.1.1 Project coordinator Per month € 0,00 Per month € 0,00

1.1.2 (please specify) Per month € 0,00 Per month € 0,00

1.1.3 (please specify) - please add as many rows as you

needPer month € 0,00 Per month € 0,00

1.2 Administrative and support staff

1.2.1 Financial manager Per month € 0,00 Per month € 0,00

1.2.2 (please specify) Per month € 0,00 Per month € 0,00

1.2.3 (please specify) - please add as many rows as you

needPer month € 0,00 Per month € 0,00

Subtotal Human Resources € 0,00 € 0,00

2. Travel5

2.1 Travel6 Per travel € 0,00 Per travel € 0,00

2.2 Per diem7 Per day € 0,00 Per day € 0,00

2.3 Other travel expenditures Per day € 0,00 Per day € 0,00

Subtotal Travel € 0,00 € 0,00

3. Equipment and supplies8

3.1 Purchase of vehicles Per vehicle € 0,00 Per vehicle € 0,00

3.2 Rent of vehicles Per month € 0,00 Per month € 0,00

3.3 Computer hardware/software Per item € 0,00 Per item € 0,00

3.4 Machines, tools, spare parts/equipment (please

specify)Per item € 0,00 Per item € 0,00

3.5 Other (please specify) - please add as many rows as

you need€ 0,00 € 0,00

Subtotal Equipment and supplies € 0,00 € 0,00

4. Offices9

4.1 Vehicle costs Per month € 0,00 Per month € 0,00

4.2 Office rent Per month € 0,00 Per month € 0,00

4.3 Furniture and office supplies Per month € 0,00 Per month € 0,00

4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating,

maintenance)Per month € 0,00 Per month € 0,00

Subtotal Offices € 0,00 € 0,00

5. Subcontracted services10

5.1 External experts (please specify) - please add as many

rows as you needPer expert € 0,00 Per expert € 0,00

5.2 Publications, studies, research Per item € 0,00 Per item € 0,00

5.3 Costs for expenditure verification11 Per service € 0,00 Per service € 0,00

5.4 Evaluation costs Per service € 0,00 Per service € 0,00

5.5 Translation, interpreters Per page/Per day € 0,00 Per page/Per day € 0,00

5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) Per service € 0,00 Per service € 0,00

5.7 Costs of conferences/seminars Per event € 0,00 Per event € 0,00

5.8 Visibility actions12 Per action € 0,00 Per action € 0,00

5.9 Other (please specify) - please add as many rows as

you need€ 0,00 € 0,00

Subtotal Subcontracted services € 0,00 € 0,00

6. Other

(please specify) € 0,00 € 0,00

(please specify) - please add as many rows as you need ` € 0,00 € 0,00

Subtotal Other € 0,00 € 0,00

7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6) 0,00 € 0,00 €

8. Provision for contingency reserve (maximum 2% of

7.Subtotal direct eligible costs of the Action)13 € 0,00

9. Total direct eligible costs of the Action (7+8) € 0,00 € 0,00

10. Administrative costs (maximum 7% of 9. Total direct

eligible costs of the Action)14 € 0,00

11. Total eligible costs (9+10) € 0,00 € 0,00

Annex B2. Table 1 - IPA Budget1 - Overall budget by year and cost categories

TOTAL Year 12

Harcamaların uygunluğu:

1. İnsan Kaynakları

Maaş ve ücretler

• Hibe Faydalanıcısı ve/veya proje ortakları tarafından tam ya da kısmi zamanlı olarak işe alınan / görevlendirilen kişilerin maaş ve ücretleridir

• Tüzel kişiliklerden yapılan hizmet satın alımı bu başlık altında uygun gider sayılmamaktadır.

• Birim fiyatlar; fiili maaş, sosyal sigorta, vergi ve diğer ücret sayılan ödemelere ilişkin giderleri içermelidir.

• Birim fiyatlar, Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından normalde gerçekleştirilenin üzerinde olmamalıdır.

Harcamaların uygunluğu:

1. İnsan Kaynakları:

Kamu görevlileri

Aşağıda belirtilen koşullar dışında kamu görevlileri proje kapsamında istihdam edilemez ve kamu görevlilerine herhangi bir maaş ödenemez:

• Kurumlarından ücretsiz izin alırlarsa,

• Diğer kamu görevlileri, kurumlarının ve kendilerinin tabi oldukları mevzuat çerçevesinde

Harcamaların uygunluğu:

2.1. Seyahat

Yerel ulaşım

• Hibe Faydalanıcının ülkesindeki şehirlerarası seyahat giderleri karşılanabilecektir.

Uluslararası ulaşım

• Proje aktiviteleri gereği, aktivite uygulama ülkesine gidiş geliş karşılanabilecektir.

Harcamaların uygunluğu:

2.2. Harcırahlar

Harcırahlar

• Proje bütçesinde yer alması şartıyla, sadece projede görevli personel ve proje faaliyetleri ile ilgili kişiler için kullanılabilir.

• Her türlü yiyecek, konaklama ve şehir içi ulaşım giderini kapsar.

• Sadece geceleme yapılması durumunda geçerlidir ve gecelik bazda hesaplanır.

• Belge karşılığı gerçekleşen maliyet veya sabit tutarlar bazında kullanılabilir.

• Kamu personelinin harcirahı gerçek giderler üzerinden hesaplanır.

• Birim fiyatlar, projenin imzalandığı tarihteki, AB tarafından belirlenen azami tutarlardan yüksek olamaz.

• (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm)

Harcamaların uygunluğu:

3. Ekipman ve malzemeler

• Satın alımlarda hibe sözleşmesinin Ek IV’ünde tanımlanan kurallara uyulması gerekmektedir. Ayrıca kullanımınız için gerekli “ihale dosyaları” sizlere verilmiştir.

• Bütçede yer almalı ve birim fiyatları piyasa rayicinde olmalıdır.

Harcamaların uygunluğu:

4. Yerel Ofis

• Sadece hibe projesinin uygulanması için özel olarak açılan mekan (ofis, eğitim tesisi gibi) giderleri için kullanılabilir.

• Faydalanıcının (ve ortaklarının) hali hazırda kullandıkları merkezi ofislerine ilişkin masraflar bu başlıktan karşılanamaz.

Harcamaların uygunluğu:

5. Diğer giderler, hizmetler

6. Diğer

• Satın alma kuralları doğrultusunda satın alınan hizmet / yapım işi maliyetlerini kapsar (Yayınlar, çeviriler, toplantılar, konferanslar, kültürel etkinlikler, bina inşaat ve tadilat işleri, denetim giderleri, kontrolörlük hizmeti, vb.).

• Proje personeline maaş / ücret ödemeleri bu başlıklardan karşılanamaz.

Harcamaların uygunluğu:

8. Yedek akçe

Bütçenin hazırlanması sırasında öngörülemeyen ancak projenin uygulanması sırasında ihtiyaç duyulan giderleri karşılamak üzere, önceden MFİB ve EUD onayının alınması şartıyla, kullanılabilecektir.

Harcamaların uygunluğu:

10. İdari giderler

• Kullanım, projenin nihai uygun bulunan doğrudan giderleri toplamının %7’sini aşmamalıdır.

• Kullanım yeri, bütçedeki “doğrudan giderler” kapsamında bütçelendirilmemiş olmalıdır.

• Başvuru sahibi/ortaklarının, proje için yaptıkları; ağırlama, ulaşım, konaklama, iletişim vb masraflar bu kalemden karşılanabilir.

• İdari giderlerin uygunluğuna ilişkin ayrıntılı bilgi: MFİB web sitesinde www.cfcu.gov.tr “Kaynaklar” bölümünde yer alan referans dokümanlardan edinilebilir.

Uygun olmayan giderler

• Ayni katkılar

• Borçlar ve borçlarla ilgili masraflar,

• Gelecekte oluşabilecek zararlara karşı ayrılan karşılıklar,

• Faiz borçları,

• Hâlihazırda başka bir proje kapsamında finanse edilen maliyetler,

• Arazi ve binaların satın alınması;

• Döviz kuru dönüşüm masrafları,

• Vergiler, HF ve ortakları tarafından geri alınmasının mümkün olmadığı kanıtlanan KDV hariç.

• Üçüncü taraflara verilen krediler.

• Hibe sözleşmesinin imzalanmasından önceki harcamalar (başvurunun hazırlanması için HF’nin yapmış olduğu harcamalar dahil)

Hesap hareketleri

• HF ve ortaklarının proje hesabından sadece projede yer alan giderlere ilişkin proje personeli, hizmet sağlayıcılar, tedarikçiler gibi kişilere transfer yapabilir. Bütün ödemler proje hesabından başka bir banka hesabınaa transfer şeklinde gerçekleştirilmeli, elden ödeme kesinlikle yapılmamalıdır.

Döviz kurları

• Proje giderlerinin beyanı (mali rapor) Euro bazında yapılmalıdır.

• Harcamanın TL (veya Euro dışında herhangi bir başka para birimi) cinsinden gerçekleştirilmesi ve ödenmesi durumunda, kullanılması gereken kur;

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

Dokümantasyon; - Teknik

- Mali

Teknik Dokümantasyon Proje Faaliyeti Örnek Doküman

Anket / Araştırmalar Örnek anketler

Raporlar

Yayınlar Yayınların suretleri (kitaplar, haber yazıları, kitapçıklar, posterler vs.)

Seminerler,

konferanslar,

çalışma toplantıları

Program / gündem

Sunumlar / konferans raporları listesi

Bildiriler

Katılımcılar listesi

Konuşmacılar listesi

Tutanaklar (olması halinde)

Gazete kupürleri, fotoğraflar

Geri bildirim soru formları (olması halinde)

Eğitim

Eğitim – eğitim modüllerinin detaylı tanımı, ders başına eğitim saati, yöntemler, vs

Eğitim çizelgesi

Katılımcı listesi/katılım föyleri

Eğitimci listesi

Geri besleme soru formları

Eğitim değerlendirme raporu

Çalışma ziyaretleri Çalışma ziyareti raporu

Uzmanlar

Zaman çizelgeleri (her gün için açıklamalı)

Görev sonucu elde edilen çıktılar

Faaliyet raporları

Uzman CV’leri

Mali Dokümantasyon -

Tüm Harcamalar için

• Satın almanın gerçekleştiğine ilişkin kanıt (fatura, fiş gibi)

• Ödemenin yapıldığına ilişkin kanıt (makbuz, dekont gibi)

• Onaylı raporlar, seminerler, konferanslar ve eğitim kurslarına katılım kanıtı gibi hizmetlerin ifasına ilişkin kanıt

• Muhasebe kaydı (muhasebe defterleri, bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve diğer ilgili muhasebe bilgileri gibi)

Mali Dokümantasyon 1. İnsan Kaynakaları

İş sözleşmeleri

Özgeçmişler

Personel ve bordro kayıtları

Ücret pusulaları

Bu başlıkta listelenen tüm personel için; aylık zaman

çizelgeleri (uzman ve hibe faydalanıcısı tarafından imzalı)

Ücretlerin ödendiğine dair dekont / makbuzlar

Harcırah tahakkukuna ilişkin kanıtlar (harcirah bildirim)

BORDRO

Hibe Faydalanıcısı

Sözleşme No.

Ait Olduğu Dönem

Adı Soyadı

T.C. Kimlik No

Çalıştığı Kurum ve Görevi

Tlf. No.

Adresi

İstihdam Şekli (Tam/Yarı Zamanlı)

Birim Ücreti (Günlük / Saatlik)

Çalışılan Gün/Saat

TOPLAM ÜCRET TAHAKKUKU

(İşçi+İşveren Maliyeti)

AÇIKLAMALAR ORAN(%) TUTAR (TL)

BRÜT ÜCRET 0,00

Gelir Vergisi %15 15 0,00

Damga Vergisi % 06 6 0,00

VERGİ KESİNTİ TOPLAMI 0,00

NET ÜCRET 0,00

Proje Personeli: Proje Sorumlusu (Onay Makamı):

Adı Soyadı : .......................................... Adı Soyadı : ..........................................

Tarih : ............................................... Tarih : ................................................

İmzası : ................................................ İmzası : ................................................

İŞÇİ MALİYETİ (TL)

Hibe Faydalanıcısına İlişkin Bilgiler

Proje Personel Bilgileri

Tahakkuk Bilgileri

0,00

0

0,00

ÜCRET BORDROSU (Projede Görevli Diğer Personel İçin)

Hibe Faydalanıcısı

Sözleşme No.

Ait Olduğu Dönem

Adı Soyadı

T.C. Kimlik No.

Sosyal Güvenlik No.

Tlf. No.

Adresi

İstihdam Şekli (Tam/Yarı Zamanlı)

Birim Ücreti (Günlük / Saatlik- TL)

Çalışılan Gün/Saat

TOPLAM ÜCRET TAHAKKUKU

(İşçi+İşveren Maliyeti)

AÇIKLAMALAR ORAN (%) TUTAR (TL)

İşveren Sigorta Primi % 19.5 19,5 0,00

İşveren İşsizlik Sigortası Primi % 2 2 0,00

BRÜT ÜCRET TOPLAMI 0,00

AÇIKLAMALAR ORAN (%) TUTAR (TL)

BRÜT ÜCRET 0,00

İşçi Sigorta Primi %14 14 0,00

İşçi İşsizlik Sigortası Primi %1 1 0,00

SİGORTA KESİNTİ TOPLAMI 0,00

Gelir Vergisi Matrahı 0,00

Gelir Vergisi %15 15 0,00

Asgari Geçim İndirimi 0,00

Damga Vergisi %06 0,6 0,00

VERGİ KESİNTİ TOPLAMI 0,00

KESİNTİLER TOPLAMI 0,00

NET ÜCRET 0,00

Proje Personeli: Proje Sorumlusu (Onay Makamı):

Adı Soyadı : ....................................... Adı Soyadı : .......................................

Tarih : ........................................... Tarih : ...........................................

İmzası : ............................................ İmzası : ............................................

İŞVEREN MALİYETİ (TL)

ÜCRET BORDROSU (Projede Sigortalı Çalışanlar İçin)

İŞÇİ MALİYETİ (TL)

Hibe Faydalanıcısına İlişkin Bilgiler

Proje Personel Bilgileri

Tahakkuk Bilgileri

Mali Dokümantasyon

2. Seyahat Toplu Taşım: Seyahat Biletleri (uçak kullanılması durumunda

ek olarak biniş kartları)

Kiralama: Tedarikçi faturası ve katedilen mesafeyi de gösteren

Yakıt bildirim çizelgesi,

Araba: Yakıt ve benzin giderleri için katedilen mesafeye ilişkin

yakıt bildirim çizelgesi, kullanılan araçların ortalama yakıt

tüketimi, yakıt gider belgeleri

Mali Dokümantasyon

Alt sözleşmelerle mal, hizmet veya yapım işleri alımı

İhale dokümanları, teklif sahiplerinin teklifleri ve

değerlendirme raporları gibi satın alma prosedürlerine ilişkin

kanıtlar

Sözleşmeler ve sipariş formları gibi taahhüt kanıtları

Tedarikçilerin irsaliyeleri gibi malların teslim alındığında dair

kanıt

Kabul belgeleri gibi işlerin tamamlandığına dair kanıt

Menşe şahadetnamesi veya Yeminli Beyanlı Yerli Üretim

Belgesi

Raporlama

Raporlama

Yönetim ve karar vermeye ilişkin olarak; bilginin

sistematik olarak toplanması, analizi ve kullanımıdır.

Önceden belirlenmiş hedefler doğrultusunda; mevcut

gerçekleşmelerin, planlanan / beklenen bazında takip

edilmesidir.

Proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf yönleri ortaya

çıkarabilmeli, proje yöneticilerinin uygulamadaki sorunlarla

başa çıkabilmesine, çözüm alternatiflerini değerlendirmesine,

ve proje performansının artırılmasına yönelik olarak

değişen şartlara uyum sağlamasına olanak sağlamalıdır.

Önemli Tavsiyeler

• Proje başlangıcında ortaklarınızla aşağıdaki hususlarda anlaşın:

• Herbir ortağın raporlamadaki sorumlulukları ve rapor verme tarihleri,

• Ortaklar tarafından kullanılacak rapor formatları

• Dokümanların toplanması ve saklanması

• Raporlamayı idari rutininizin bir parçası haline getirin,

• Proje faaliyetleri konusunda ABB’yi sürekli bilgilendirin,

• Raporlarınızı kolay okunur şekilde hazırlayın, önemli konular üzerine odaklanın,

• Raporlarınızı zamanında gönderin!

HF tarafından

hazırlanacak raporlar

• İlerleme Raporu (Her 4 ayda bir)

• Ara rapor:

– Teknik rapor

– Mali rapor

• Nihai rapor

– Teknik rapor

– Mali rapor

– Model mali rapor

• Ödeme talebi

• Harcama doğrulama raporu,

Teknik ve Mali Raporlar

• Teknik raporlar, proje faaliyetlerinin uygulanması, proje yönetimi, ortakların katılımı, başlıca paydaşlarla ilişkiler (yerel makamlar), görünürlük, satınalma ve performans göstergeleri bazında ilerleme, projenin genel değerlendirmesini içerir.

• Bu raporlar aynı zamanda teknik uygulamadan sorumlu ABB’nin, projenin hedeflerine ulaşma performansını ölçmesine yardımcı olur. Raporlar İngilizce hazırlanmalıdır.

• Mali raporlar ise, raporun kapsadığı dönemde gerçekleşen proje

harcamalarını ve bu harcamaların dayandığı verileri kapsar.

Rapor türü Raporlama dönemi İçerik

4 aylık ilerleme raporu Proje süresince her 4

ayda bir 1 ay içinde

Projedeki ilerlemeye ilişkin bilgiler ve sonraki 4

aylık dönem için planlanan faaliyetler

Ara

rapor

Proje süresi 12

aydan az

Gerekli değildir. (Bu

programda yok) -

Proje süresi 12

aydan fazla ise

Orta dönemde (Ön

ödemenin %70’i

harcandığında)

Teknik rapor + Mali rapor + YMM raporu+

2.ödeme talebi

Nihai rapor Proje süresinin sonunda

1 ay içinde

Teknik rapor + Mali rapor + Tüm destekleyici

dokumanlar (teknik ve mali) + Nihai ödeme

talebi

Harcama doğrulama

raporu

Proje süresinin sonunda

nihai rapor ekinde

Doğrulama raporu şartnamesi YMM onaylı

harcama doğrulama raporu

HF tarafından

hazırlanacak raporlar

Ödemeler (Örnek)

Toplam Bütçe: €200.000 Hibe (%90): €180.000 Öngörülen ödeme şekli ve zamanı

İlk ön ödeme (avans) €54.000 Hibe‘nin %30’u, imzadan sonraki 45

gün içinde

Tahmini 2. Avans (ara

ödeme)

Azami €90.000 (%50) İlk ön ödemenin asgari %70’inin

harcanması/ Ara raporun

onaylanmasından sonraki 45 gün

içinde

Tahmini nihai ödeme Azami €40.000 Nihai raporun onaylanmasından

sonraki 45 gün içinde

Nihai Rapor Kontrol listesi

Başarılar dileriz..