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Ensaio sobre Gerenciamento de Projetos em Projetos de Pesquisa e Extensão UtilizandoPMBOK
Caroline Peixoto [email protected]
Abstract: This paper aims to present an essay on project management applied to research anextension project management, based on prior analysis of learned lessons from earlier projectscoordinated. Given the importance of these projects, both for the professional growth of thoseinvolved, and for the generation of knowledge in the academic field, this work also aims toencourage the practical application of project management in IESs, benefiting them in reaching theirstrategic goals. Was used the best practices of the PMBOK in order to achieve the desired successin these projects, thus arousing the interest of both teachers, coordinators and students, and seniormanagement, to develop culture of innovation in research and extension projects.
Resumo: Este artigo tem como objetivo apresentar um ensaio sobre o gerenciamento de projetosaplicado à gestão de projetos de pesquisa e extensão, baseado em prévia análise das liçõesaprendidas em projetos anteriormente coordenados. Dada a grande importância desses projetos,tanto para o crescimento profissional dos envolvidos, quanto para a geração de conhecimento nocampo acadêmico, este trabalho também visa o incentivo à aplicação da prática do gerenciamentode projeto nas IES, beneficiando-as ao alcance de seus objetivos estratégicos. Utilizam-se asmelhores práticas do PMBOK a fim de alcançar o sucesso desejado nestes projetos, despertandoassim o interesse, tanto dos professores, coordenadores e alunos, quanto da alta administração, àdesenvolverem a cultura da inovação nos projetos de pesquisa e extensão.
Palavras-chave: Pesquisa e Extensão, Software Livre, Gerenciamento de Projetos, Inovação.
1 IntroduçãoO mercado de trabalho desafia o campo acadêmico à integrar professores e alunos na
busca de novos conhecimentos e aplicação dos conteúdos ensinados em sala de aula. A grandequestão é como despertar, em ambos, o interesse nesse desafio, já que muitos projetos depesquisa, aprovados pelos Institutos de Ensino Superior (IES), nem sempre conseguem apresentaros resultados esperados. A maioria dos projetos são abortados ou, quando chegam ao final,possuem resultados já defasados, uma equipe desmotivada e um produto incompleto.
A motivação deste trabalho vem da análise de alguns dos problemas encontrados na gestãodestes projetos, dentre eles a falta de prática metodológica e gestora e de planejamento eficaz dasatividades, além de definição incorreta do escopo do projeto e dos objetivos. Falta de mecanismoseficazes de comunicação, poucos recursos e fraca gestão dos conhecimentos, gerados e/ouadquiridos ao longo do projeto, são mais alguns fatores negativos que desmotivam a equipe àfinalização do trabalho
Os projetos acadêmicos de pesquisa representam, além de geração de conhecimentos,vantagem competitiva para as IES, seja na integração destes com o avanço social e econômicolocal, seja na criação de incubadoras, empresas juniores e habitats de inovação, além de outrasatividades que podem surgir a partir dos seus resultados. Em alinhamento com as necessidades domercado de trabalho, os alunos que se dedicam a essa atividade amadurecem seus pensamentose visualizam as oportunidades ainda dentro da faculdade.
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Para que estes projetos gerem tais vantagens, deve-se estimular a cultura dogerenciamento de projetos - prática ainda muito tímida nas organizações de ensino, sejam elascom fins lucrativos ou não. A dificuldade parte do pouco ou nenhum conhecimento das melhorespráticas atuais de gestão por parte dos gestores. Principalmente em uma IES, onde muitos projetosde pesquisa estão em desenvolvimento ao mesmo tempo, há necessidade de uma coordenaçãoresponsável pelo controle e monitoramento dos mesmos.
Por todas essas questões, desenvolveu-se este artigo com o objetivo de mostrar algumaspossibilidades, que foram previamente utilizadas e testadas, na gestão de projetos de pesquisa eextensão, utilizando como melhor prática o guia PMBOK quarta edição.
2 Gestão de Projetos AcadêmicosSegundo Machado (2008) alguns setores empresariais permanecem estáticos diante do
caos econômico e competitivo, e um desses setores é o acadêmico, que não possue tradição, enem histórico, de implantação de práticas modernas de gestão e muito menos de possuíremgestores com conhecimentos técnicos em administração.
Ricardo Vargas, em seu podcast “Gerenciamento de Projetos no Setor Acadêmico”(VARGAS, 2011) alerta que as universidades tentam prepara as pessoas para o novo, masbaseadas em modelos antigos. O autor sugere, então, a criação de um escritório de projetos paragerenciar todos os projetos de pesquisa desenvolvidos, seja qual for a área, implantando a idéia deum portfólio de projetos, avaliando se estes estão atingindo os seus objetivos e ainda, se estãoalinhados às estratégia da organização.
O caminho, então, para a mudança dos antigos paradigmas gerenciais é a aplicação doplanejamento estratégico. Atualmente, as universidades que conseguiram entender este conceito,cresceram não apenas em tamanho e ofertas de cursos, mas em atividades que as conectam coma sociedade, transformando-as em centros geradores de conhecimento e inovação, e beneficiandoo ambiente no qual estão inseridas.
Gerir projetos de pesquisa com o pensamento do gerenciamento de projeto estimula acriatividade, desenvolve a cultura inovadora e promove o crescimento e amadurecimentoprofissional, tanto para o coordenador da pesquisa, quanto para os demais participantes. É apenasa partir da gestão eficaz dos projetos de pesquisa que se pode pensar, por exemplo, emempreendimentos como empresas juniores, incubadoras de idéias e os habitats de inovação.
Todos esses projetos surgem da pesquisa científica e, mais precisamente, dos projetos depesquisa e extensão. Estes, por sua vez, envolvem muitas atividades, previamente definidas peloscoordenadores e equipe de alunos, e que normalmente seguem prazos de entrega dos relatórios eatividades à uma coordenação superior. Fala-se aqui dos projetos de pesquisa e extensão, porém,é possível também alinhar o processo de gestão descrito neste trabalho aos projetos de conclusãode curso.
Em especifico nos projetos de pesquisa e extensão, várias fases são definidas e cada umaé renovada com o tempo proposto da pesquisa. Geralmente, cada fase tem o período de um ano,que é o tempo de validade do pré-projeto aprovado pela IES. No caso proposto, a fase 1 estárelacionada à pesquisa de campo, ambiente em que alunos e professores podem colocar emprática a metodologia de pesquisa aplicada aos conhecimentos teóricos de sala de aula. É a formamais simples do aluno interagir com o ambiente até então desconhecido para ele, mas que seráseu ambiente de trabalho futuro.
Essa prática independe do campo ou área de pesquisa e estudo, servindo tanto para asáreas técnicas como tecnologias e engenharias, quanto humanas e biológicas. Na seção seguinteserá abordada uma sugestão de como deve ocorrer o alinhamento entre a metodologia dedesenvolvimento do projeto e a gestão do mesmo, acompanhando as melhores práticas degerenciamento de projetos apresentada no guia PMBOK (PMI, 2008).
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3 Alinhamento entre MetodologA prática metodológica d
autor utilizado na bibliografia do pa pesquisa deve acontecer, scoordenador da pesquisa. Os paproduto final que será entregue.
Na gestão da equipe é nerepassada para os alunos, comutilizadas as melhores práticas doacompanhar cada entrega do pro
A influência dos grupos dpesquisa, na fase 1 de pesquisprojeto é a conclusão da análiseentregas, sugeridos a partir daanálise chegou-se a conclusão ap
Neste framework quatro g• Gerenciamento do Projeto
gerenciamento, principalmgrupos de execução, moporque os processos dess
• Desenvolvimento da Equida equipe para a pesquisaexecução e monitoramentde campo deve ser muito
• Processamento de Dadosdo produto final – relatóriode processos de monitora
Figura 1: Framework de níveis de ingrupos de entregas da fase 1 de um
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gia de Pesquisa e PMBOKdos projetos acadêmicos pode ser interpretprojeto. Entretanto, a definição de objetivos,
são características que devem ser muitoarticipantes devem saber, exatamente, o es
ecessário que essa metodologia seja, entãom a prática do gerenciamento eficaz de pro
o guia PMBOK (PMI, 2008) para que a equipojeto.de processos nos grupos de entregas princisa de campo, é demonstrada na figura 1.
dos dados coletados. A fase 1 é subdivididaanálise prática de uma experiência anteri
presentada.
grupos de entregas são destacados:o: entrega fortemente influenciada pelos grmente o de iniciação e planejamento. Manonitoramento e controle e decai no encerrase grupo são menos utilizados.ipe: grupo de entrega em que o objetivo pra de campo. É fortemente influenciada pelosto e controle. Isso acontece pois a prática dabem conduzida para o sucesso da pesquisa
s: grupo de entrega voltada para levantameno com a análise dos dados. Fortemente influamento e controle e encerramento.
nfluência dos grupos de processos de gerenciamem projeto de pesquisa e extensão, considerando e
de campo.FONTE: Do autor.
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tada de acordo com ocomo, onde e quando
o bem definidas peloscopo do projeto e do
o, muito bem definida eojeto. Para isso forampe pudesse entender e
ipais de um projeto deO produto final dessea em quatro grupos deior. De acordo com a
rupos de processos dentém-se constante nosamento. Isso acontece
rincipal é a preparaçãos grupos de processos
as equipes na pesquisaa.nto e análise dos dadosuenciados pelos grupos
ento do projeto sobre osesta a fase de pesquisa
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• Fechamento do Projeto: Fortemente influenciado pelo grupo de processos encerramento.Finalização da fase 1 com os documentos de lições aprendidas e relatórios finais.
Para a decomposição das entregas utilizou-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)1 com atécnica de mapas mentais. Verificou-se que a utilização de mapas mentais facilita tanto para ocoordenador da pesquisa, que pode ou não ter prática de gestão, quanto, principalmente, para aequipe de alunos que está sendo coordenada, pois estes ainda possuem pouca ou nenhumaexperiência em trabalhos com tal nível de rigor técnico. Quando a EAP é criada em grupo, aescolha das imagens e o arranjo das atividades chamam a atenção dos alunos e tornam a práticade trabalho em equipe mais agradável e menos rígida. Essa prática também desenvolve nos alunosa maturidade e o compromisso com trabalhos de pesquisa e desperta a motivação em cadamembro à pesquisa.
A figura 2 apresenta a decomposição dos quatro grupos de entregas sugeridos para a fase1 de pesquisa de campo, em pacotes de trabalho mais facilmente gerenciáveis. Considera-seapenas um exemplo, pois cada tipo de pesquisa, e também área de estudo, pode exigir dos gruposde entregas. Basicamente, chegou-se a conclusão seguinte.
4 SoftwareLivre e Equipes VirtuaisOs projetos acadêmicos contam com recursos limitados, sejam eles humanos, tecnológicos
ou financeiros. Neste sentido, é possível a utilização de sistemas que, ao mesmo tempo em queatendem às necessidades do projeto, podem agregar valor e ainda ser pouco ou nada onerosos.Referem-se aqui aos softwares livres2.
Existe no mercado uma boa quantidade de softwares livres para gerenciamento, controle emonitoramento de projetos. Para gestores que ainda não possuem a prática do gerenciamento deprojetos – e não são menos eficazes que os demais sistemas proprietários disponíveis no mercado– sugerem-se aqui dois sistemas de fácil utilização e adaptação às melhores práticas indicadaspelo guia PMBOK. Foram utilizados o BrOffice3, FreeMind4 e o OpenProj5
O software Draw, integrado ao pacote BrOffice, foi utilizado para a criação do frameworkapresentado na figura 1. O software FreeMind foi utilizado para a criação da EAP em estrutura demapa mental, como foi apresentado na figura 2. Para auxiliar no monitoramento e controle doprojeto, utiliza-se o OpenProj para a geração do gráfico de Gannt, diagramas de rede, EAPtradicional, RBS, relatórios de uso da tarefa, do recurso, histograma e demais gráficos. Paragestores mais experientes, com projetos mais detalhados, sugere-se o software “2-plan”6.
Outro desafio neste tipo de projeto é a gestão da equipe. As equipes de projetos depesquisa e extensão possuem um ou muito alunos, e dificilmente todos podem estar presentespara as reuniões, devido a vários fatores: horários de trabalho, gastos com transporte, família,dentre outros. É entendido que, apesar das dificuldades, todos os alunos tenham o direito departicipar desses projetos. Para tentar facilitar esses encontros, e a própria gestão do projeto,utilizou-se o conceito de equipes virtuais.
As equipes virtuais são caracterizadas como ferramenta, técnica e forma de gestão queindependem do local onde está um ou vários membros da equipe, considerando apenas que ogerente defina como e quando a comunicação pode ser feita (PMBOK, 2008; SPINOLA &PILLETTI, 2011)
���������������������������������������� ������������������1Segundo o PMBOK (PMI, 2008) a EAP é “uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser
executado pela equipe para atingir os objetivos e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente daEAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.”
2“Refere-se à liberdade dos usuários executarem, copiarem, distribuírem, estudarem, modificarem e aperfeiçoarem osoftware”. Descrição retirada do site Software Livre Brasil <http://softwarelivre.org/portal/o-que-e>.
3http://broffice.org/4http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download5http://sourceforge.net/projects/openproj/6http://2-plan.com/
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5 ConclusãoA cultura do gerenciamen
extensão com o objetivo de alcanà aplicação desta prática na ppequeno ensaio sobre a aplicaçãna gestão destes projetos. Poanteriormente gerenciados, chegoa aplicação das melhores práticcabendo apenas aos coordenadaplicá-los.
Referências
MACHADO, Luís Eduardo. Gestãde Janeiro: Editora FGV, 2008.
PMI. Um Guia do Conhecimento eProject Management Institute, 20
SPINOLA, Alexandre, Waimer, PIEquipes Virtuais. Perspectiva Am(jan. 2011). Santarém, Pará: Facu
VARGAS, Ricardo. Gerenciament<http://www.ricardo-vargas.com/p
Figura 2: Exemplo de deco
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nto de projetos deve ser implantada nos pnçar o sucesso em seus resultados, e ainda,própria cultura organizacional das IES. Esão, na prática, das melhores práticas do guiaorém, com a experiência e as lições apou-se a conclusão que é possível, e com alto
cas em equipes acadêmicas e projetos dedores dos mesmos buscarem o conhecim
ão Estratégica para Instituições de Ensino Su
em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBO008.
ILLETTI, Caroline Peixoto. Fatores Críticos dmazônica: Revista de Publicação Acadêmica d
uldades Integradas do Tapajós, 2011. 120p.
to de Projetos no Setor Acadêmico. Podcastpt/podcasts/pmacademicsector/>. Acesso em
omposição dos grupos de entregas em formato deFONTE: Do autor.
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projetos de pesquisa ecomo um incentivador
ste artigo ainda é uma PMBOK (PMI, 2008)
prendidas em projetosos índices de sucesso,conclusão de cursos,
mento necessário para
uperior Privadas. Rio
OK). 4 ed. EUA: PMI
de Sucesso parada FIT. Ano I. Vol. 01
t. Disponível em:m 04 out. 2011.
e Mapa Mental.
