INTRODUCCION

El trabajo de administrar proyectos mayores es un arte antiguo y honorable. Alrededor del ao 2600 A.C. los egipcios construyeron la gran pirmide del rey Khufu. El historiador griego Herodoto proclamaba que 400.000 hombres trabajaron durante 20 aos para construir esta estructura. Aunque esos nmeros son puestos hoy en duda, no se cuestiona la enormidad del proyecto. El Gnesis dice que la Torre de Babel no se complet debido a que Dios hizo imposible la comunicacin entre los constructores. Este proyecto es de particular importancia puesto que establece el precedente histrico de la prctica siempre popular de citar la intervencin divina para justificar los fracasos.

Los proyectos modernos arrancan desde la construccin de un centro comercial suburbano hasta poner un hombre en la luna; son impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fcil. En particular, veremos que los problemas complicados surgen al programar proyectos que con frecuencia son estructurados mediante la interdependencia de las actividades. Normalmente, alguna de las actividades no puede realizarse antes de que se hayan terminado otras. Es posible que en el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales relaciones de dependencias, por lo que no es sorprendente que los administradores busquen mtodos efectivos de anlisis.

DIAGRAMA DE GANTT

Un diagrama de Gantt es una representacin grfica y simultnea tanto de planificacin como de programacin concreta de procesos y/o proyecto desarrollada por Henry L. Gantt a principios del siglo XX. Mediante el uso del diagrama de Gantt podemos representar y monitorizar el desarrollo de las distintas actividades de un proceso y / o proyecto durante un perodo de tiempo, de manera fcil y rpida.

En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un proceso y / o producto, de manera ordenada y en forma de grfica (barras horizontales), permitindonos planificar y programar las distintas fases de un proceso y/o proyecto.

Los diagramas de Gantt se utiliza concretamente para:

La planificacin y programar las actividades a realizar en la resolucin de problemas.

La planificacin y programacin de tareas derivadas de procesos de mejora.

La planificacin y programacin de proyectos.

La planificacin y programacin de planes de accin.

El diagrama de Gantt es la base para la generacin e implantacin de otras metodologas de gestin y control de proyectos como PERT, CPM, Cadena Crtica, entre otros.

GENERACION DIAGRAMA DE GANTT

Para la generacin de un diagrama de Gantt deberemos seguir los puntos que a continuacin se indican:

1. Definir el proceso y/o proyecto que deseamos planificar/monitorizar con el nivel de detalle deseado.

2. Dividir el proceso y/o proyecto en fases o tareas, determinando la duracin de cada una de estas.

3. Disear un cuadro o tabla colocando de izquierda a derecha y en el eje superior de las X las unidades de tiempo. Las fases o tareas se colocaran de arriba a bajo en el eje de las Y a la izquierda.

4. Las tareas o fases se representarn mediantes barras horizontales con una longitud equivalente al periodo de tiempo la duracin de cada una de las fases.

Mudanza de la Empresa Moreno Malav (Proyecto de ejemplo).

Quizs la complejidad de este ejemplo, no se pueda comparar con los problemas que se presentaron en la construccin de la Gran Pirmide, pero no dar una forma fcil y sencilla del uso de las tcnicas de Diagrama de Gantt, PERT y CPM.

La mudanza de las oficinas de la Empresa Moreno Malav a Ciudad Bolvar, desde Puerto Ordaz, es un importante proyecto para Luisandra Garca. La junta de directores ha puesto un plazo de 22 semanas par la mudanza que se va a realizar. Luisandra Garca es gerente del grupo anlisis de operaciones. Est a cargo de la planeacin del movimiento, cuidando de que todo acabe de acuerdo con el plan y que se cumpla con el plazo.

El traslado es difcil de coordinar porque abarca muchas divisiones diferentes dentro de la compaa.

Bienes races debe elegir uno de los tres locales para oficina disponibles.

Personal tiene que determinar:

Cuantos empleados de Puerto Ordaz se mudarn.

Cuantos nuevos se contratarn.

Cuantos debern ser entrenados.

Sistemas y Tesorera deben organizar e instrumentar los procedimientos operativos y los arreglos para la nueva operacin.

Los arquitectos tienen que disear el espacio interior y vigilar las estructuras mejoradas necesarias. Cada uno de los lugares que la junta consider son edificios existentes con la cantidad adecuada de espacio abierto. Sin embargo, debe proveerse todo, la divisin de oficinas, los medios de computacin, el amueblado, etc.

Un segundo motivo de complicacin es que hay interdependencia entre las actividades. En otras palabras, no se pueden empezar algunas actividades sino hasta que se hayan terminado otras. Por ejemplo; no se pueden construir el interior de una oficina antes de que sea diseada, tampoco se puede contratar nuevos empleados mientras no se haya determinado los requerimientos del personal necesario.

Luisandra Garcia, sabe el primer paso del proceso consiste en definir las actividades del proyecto y establecer las relaciones de precedencia entre ellas.

La siguiente tabla contiene la lista de las actividades propuestas.

TareasDescripcinPredecesorasDuracin

AElegir local.-3 Sem.

BCrear Plan.-5 Sem.

CRequerimiento de personal.B3 Sem.

DDisear medios.A, C4 Sem.

EConstruir interior.D8 Sem.

FElegir Personal a mudar.C2 Sem.

GContratar nuevos empleados.F4 Sem.

HMudar Oficinas.F2 Sem.

IHacer arreglos financieros.B5 Sem.

JEntrenar Personal.H, E, G3 Sem.

Desde el punto de vista conceptual, la tabla es sencilla, cada actividad est colocada en un rengln separado y sus predecesoras estn registradas en el mismo rengln. Las actividades predecesoras son aquellas que deben ser iniciadas o ejecutadas con anterioridad al inicio de la actividad en cuestin. Por ejemplo; la tarea Requerimientos del personal no se puede comenzar mientras no se efecte la tarea Crear Plan. De la misma manera la tarea Contratar nuevos empleados no puede comenzar sin que termine la tarea Elegir personal a mudar. La lista de tareas con sus predecesoras y los tiempos estimados proporcionarn los ingredientes esenciales para las cinco primeras preguntas formuladas al principio de este manual.

La siguiente grfica de Gantt representa en el eje vertical las actividades del proyecto y en eje horizontal el tiempo que cada una de ellas necesita para ejecutarse completamente.

Act.TareasS1S2S3S4S5S6S7S8S9S10S11S12S13S14S15S16S17S18S19S20S21S22

AElegir local.

BCrear Plan.

CRequerimiento de personal.

DDisear medios.

EConstruir interior.

FElegir Personal a mudar.

GContratar nuevos empleados.

HMudar Oficinas.

IHacer arreglos financieros.

JEntrenar Personal.

0510152022

La grfica de Gantt indica el tiempo de inicio ms temprano posible para cada actividad, por ejemplo, la tarea Requerimiento de personal no puede comenzar antes de la 5ta semana ya que primero se debe completar la tarea Crear plan, cuando cada actividad se completa o se ejecuta parte de ella la barra se sombrea de acuerdo con el porcentaje de ejecucin realizado, por lo tanto, en cualquier momento puede verse con claridad cuales tareas estn a tiempo y cuales estn retrasadas. La grfica de Gantt muestra, por ejemplo, que para la semana 13 las tareas D, E y H van retrasadas, mientras que la actividad G ya ha sido completada totalmente, por lo tanto est adelantada.

Este simple ejemplo muestra que la grfica de Gantt se usa sobre todo como un registro para llevar el seguimiento de la progresin en el tiempo de las subtareas de un proyecto. En la grfica podemos ver cuales tareas individuales estn a tiempo o retrasadas. Parece importante sealar en este punto que la frase a tiempo significa se ha completado en el plazo sealado. As la grfica muestra que la actividad D y H deban haber concluido, s mucho, en la semana 12. Puesto que en la semana 13 no ha terminado, en este sentido, est retrasada. Como se ve, es un concepto demasiado simple el de si va a tiempo o no. El punto de vista adecuado debera de ser si el proyecto total est siendo demorado o no en trminos de una fecha de terminacin como objetivo. La grfica de Gantt falla en revelar informacin importante que se necesita para abordar esta cuestin. Por ejemplo, la grfica de Gantt no revela que actividades predecesoras de otras. En este tipo de informacin sobre predecesoras lo que se debe usar para deducir el efecto del tiempo de conclusin sobre el proyecto total. Este ltimo tipo de informacin es de evidente importancia para el administrador. La debilidad fundamental de la grfica de Gantt se refleja en su inutilidad para apoyar tales interferencias.